Liikearkistoyhdistys. Asiakirjahallinnon peruskurssi Juha Anttila IITC

Transkriptio

1 Liikearkistoyhdistys Asiakirjahallinnon peruskurssi IITC

2 Päivän ohjelma Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin standardit ja best-practices / Kouluttaja Ulla Salin-Ertama Standardeista apua arkeen. Mikä on Moreq? Mitä ISO standardit käsittelevät? Mitä on lyhenteen JHS takana? Mitä tehdään sähkeellä? Onko niitä vielä muita? Asiakirjojen/dokumenttien/tiedon elinkaarenhallinta /Kouluttaja, IITC Elinkaaren vaiheet Metatietojen rikastuminen Muutokset elinkaaren eri vaiheissa LOUNAS Asiakirjahallinnan/dokumenttienhallinnan järjestelmien arkkitehtuuri /Kouluttaja Dokumenttien hallinta osana Enterprise Content Management (ECM) konseptia Työryhmäohjelmistot ja dokumenttien/asiakirjojen hallinta Arkkitehtuurimallit Roolitus Sähköinen asiakirjojen/dokumenttienhallinta/kouluttaja Järjestelmät Vaatimukset Käyttöönotto Kehittäminen KAHVI Sähköinen arkistointi/pitkäaikaissäilytys/kouluttaja Järjestelmät Vaatimukset Päivä päättyy 2

3 IITC lyhyesti Kumppanisi informaation hallintakysymyksissä Erityisosaamisalueet Informaation hallinta Sisällön hallinta Dokumenttien ja tuotetiedon hallinta Kolme tukijalkaa Konsultointi Koulutus Julkaisutoiminta 3

4 , IITC toimii IITC:n toimitusjohtajana. Hänellä on viidentoista vuoden kokemus informaation ja erityisesti dokumenttien hallinnan kehittämisestä ja järjestelmien käyttöönotosta aiemmin eri järjestelmätoimittajien ja nykyisin konsultin roolissa. on kirjoittanut IT Pressin kustantaman Dokumenttien hallinta kirjan, joka on ainoita suomenkielisiä alan perusteoksia. Lisäksi hän on kirjoittanut mm Dokumenttien hallinnan ABC, Sisällönhallinnan ABC ja Sähköpostiarkistoinnin ABC oppaat. Tyypillisesti on mukana hankkeissa seuraavan kaltaisilla rooleilla: Nykytilaselvityksen ja tarvekartoituksen tuki Vaatimusmäärittelyn tuki Projektipäällikön sparraus Kilpailutuksen konsultointi Käyttöönoton suunnittelu ja tuki Anttila, Juha 2001, Dokumenttien hallinta. IT Press. ISBN Dokumenttien hallinnan ABC Sisällönhallinnan ABC Sähköpostiarkistoinnin ABC 4

5 Pentti Otsamo

6 1. Asiakirjojen/dokumenttien/tiedon elinkaarenhallinta Elinkaaren vaiheet Metatietojen rikastuminen Muutokset elinkaaren eri vaiheissa 6

7 Informaation hallinnan kenttä Informaation hallinta Sisällönhallinta Verkkosisällön hallinta Dokumenttien hallinta Asiakirjojen hallinta Asianhallinta Tietokantatieto 7

8 Dokumenttien hallinnan perusprosessi 8

9 Elinkaarimalli Elinkaarimalli koostuu seuraavista päävaiheista: Creation = luonti Distribution = jakelu Use = käyttö Maintenance = ylläpito Disposition = hävittäminen / arkistointi Aktiiviaika ja passiivivaihe erotettu toisistaan Arkistointi on erillinen prosessi ja se tehdään eri henkilöiden toimesta Arkistoinnin metatiedot lisätään erikseen Dokumenteilla on arkistossa oma alinkaarensa 9

10 10 Jatkumo-malli Jatkumo-malli (continuum) on syntynyt sähköisten aineistojen tarpeista Mallin mukaan dokumentilla on yksi elinkaari ja arkistointi on yksi elinkaaren vaihe Metatieto syntyy jo alkuvaiheessa eli esim. säilytysaika voidaan määrittää jo dokumentin syntyhetkellä (tarkkaan ottaen jo ennen tätä) Vanha aineisto on käytössä uuden pohjana

11 Elinkaaren vaiheet Aktiivivaihe Passiivivaihe Historiallinen vaihe 11

12 eams:n/tos/ths Tehtäväluokitus Toiminnan suunnittelu Hallintoasiat Hallituksen päätöksenteko Päätöksenteko ja johtaminen Päätös Henkilöstöasiat Johtoryhmätyöskentely Pöytäkirja Käsitteitä AMS Arkistonmuodostussuunnitelma eams Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma THS ~ eams Tiedonhallintasuunnitelma TOS ~ THS TOJ Tiedonohjaussuunnitelma Tiedonohjausjärjestelmä Sisältönä TOS 12

13 Asianhallinnan hierarkia ja asiattomat asiakirjat/dokumentit Asiat Aiheet Asia1 Asia 2 Aihe 1 Aihe 2 Toimenpide 1 Toimenpide 2 Dokumentti 1 Asiakirja 1 Asiakirja 2 13

14 AMS, eams, THS, TOS Paperi Sähköinen 14

15 AMS/THS keskeisin sisältö Tehtäväluokitus Asiakirjatyyppi Julkisuusluokka Salassapitoperuste Salassapitoaika Salassapitoajan laskentaperuste Henkilötietoluonne Säilytysajan pituus Säilytysajan peruste Säilytysajan laskentaperuste 15

16 Esimerkki KuntaIT:n tehtäväluokittelu 16

17 Esimerkki KuntaIT:n eams 17

18 Esimerkki KuntaIT:n koodistot 18

19 Laadinta käytännössä Olemassa olevien suunnitelmien kartoitus Tehtäväluokituksen rungon luonti Tiedonkeruupohjien luonti Tarkistuskierrokset Tietojen yhtenäistäminen Tehtäväkohtainen tiedonkeruu Viimeistely Hyväksyntä 19

20 THS ja ryhmätyöohjelmisto 1. Dokumenttitason linkitys THS:aan Dokumentti Tehtäväluokitus Hallintoasiat Päätöksenteko ja johtaminen Johtoryhmätyöskentely Sisältölaji Pöytäkirja 20

21 THS ja ryhmätyöohjelmisto 2. THS:an mukainen rakenne Työtila Tehtäväluokitus Hallintoasiat Päätöksenteko ja johtaminen Johtoryhmätyöskentely Dokumentti Sisältölaji Pöytäkirja 21

22 THS-yhteys Linkitys THS Linkki Dokumentti THS-koodi Tyyppi Pöytäkirja 22

23 THS-yhteys Kopiointi THS Kopiointi Dokumentti THS-koodi

24 Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä Huomioitava Sähke-vaatimukset Osa metatiedoista automaattisesti eamsista Metatietojen tulisi periytyä aktiiviajan järjestelmästä Metatietojen käsittely riippuvaista käyttöoikeuksista Metatiedot voivat muuttua säilytyksen aikana kuten: Julkisuusluokka: Salainen -> Julkinen Metatietojen muutoksista lokitieto 24

25 Metatietojen rikastuminen 25 Lähde: Jaana Kilkki

26 Metatietojen tuottamisen periaatteet Sähke-mallin mukaan Lähde: Sähke2, Normiteksti 26

27 Vastuut sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä Arkistolaitoksen Sähke-normi koskee sekä valtionhallinnon että kunnallishallinnon organisaatioita Aktiiviaika Tulisi huomioida Sähke-vaatimukset ja hyödyntää eams:ia Passiiviaika Määräajan säilytettävät Ei tarvita lupaa sähköiseen säilyttämiseen, mutta Sähke-vaatimukset on huomioitava Pysyvästi säilytettävät Tarvitaan lupa Arkistolaitokselta Sähke-vaatimukset huomioitava Pysyvästi säilytettävät Määräajan säilytettävät Aktiiviaika 27

28 Konversiot eri vaiheissa Konversioita kahta tyyppiä: Formaatti Media Konversiot voidaan sitoa dokumentin tiloihin Esim. arkistoinnin yhteydessä voi tietyille lajityypeille tapahtua automaattinen PDF-konversio ja kopion tallennus off-line-medialle AMS ohjaa tätä 28

29 Virkistäminen Virkistämisessä pyritään pitämään sähköisesti säilytettävä dokumenttiaineisto kunnossa Virkistämisessä tulee huomioida Formaatti Media Perussääntö 2 mediaa, 2 formaattia, 2 fyysistä tallennuspaikkaa => virkistysväli 5 vuotta 29

30 Yhteenveto 30

31 2. Asiakirjahallinnan/dokumenttienhallin nan järjestelmien arkkitehtuuri Dokumenttien hallinta osana Enterprise Content Management (ECM) konseptia Työryhmäohjelmistot ja dokumenttien/asiakirjojen hallinta Arkkitehtuurimallit Roolitus 31

32 Enterprise Content Management (ECM) -kokonaisuus Document Management (DM) Records Management (RM) Workflow/Business Process Management (BPM) Web Content Management (WCM) Collaboration Search Digitizing, OCR Forms management management Dokumenttien hallinta Asiakirjahallinta Työnkulku / Liiketoimintaprosessien hallinta Verkkosisällön hallinta Ryhmätyöskentely Haku Digitointi, tekstintunnistus Sähköiset lomakkeet Sähköpostin hallinta ja arkistointi 32

33 Dokumenttien hallinta Enterprise Content Management (ECM) -kokonaisuudessa Document Management (DM) Asiakirjahallinta Internet Extranet Intranet Ryhmätyöskentely Verkkosisällön hallinta Työnkulun hallinta Digitointi, tekstintunnistus Dokumenttien hallinta Sähköpostinhallinta ja arkistointi Sähköiset lomakkeet Dokumenttien hallinnan järjestelmä: On dokumenttien tallennus- ja työstämispaikka Korvaa verkkolevyt dokumenttien käsittelyssä On keskitetty informaatiovarasto, jota voivat hyödyntää useat eri järjestelmät (esim. intranet) Tarjoaa metatiedot dokumenttien luokittelua ja hakua varten Pitää huolta dokumenttien eri versioista ja käyttöoikeuksista Tarjoaa palveluita ECM-kokonaisuuden muille osille Haku 33

34 Mitä RM tuo lisää DM:ään? Records Management (RM) Asiakirjoja ei voi muokata arkistoinnin jälkeen Asiakirjasta on pääsääntöisesti tallessa vain yksi versio (ei työversioita) Asiakirjojen poistaminen on estetty muuten kuin määritellyn prosessin kautta Mahdollistaa asiakirjan automatisoidun poistamisen asiakirjan elinkaaren tietyssä vaiheessa Sisältää säilytysaikojen hallinnan Sisältää rakenteen, jonka mukaisesti asiakirjat järjestetään ja johon pohjautuen säilytysajat määritellään Sisältää välineet asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen 34

35 Työnkulut ja prosessit Workflow/Business Process Management (BPM) Työnkulun hallintaan liittyviä toimintoja Kommentointi Tarkastus Hyväksyntä Julkaisu Jakelu Tilaukset (Subscriptions) Ilmoitukset (Notifications) Prosessit Prosessien mallinnus Työnkulkujen sitominen prosesseihin Dokumenttipohjien ja ohjeiden sitominen prosesseihin Järjestelmien sitominen prosesseihin Asianhallinta 35

36 Asianhallinta Workflow/Business Process Management (BPM) Asioiden ja asiakirjojen käsittelyn hallintaa Asia -> Toimenpide -> Asiakirja Liittyy usein diaariin ja siten kukin asia ja asiakirja saa yksilöllisen tunnuksen Tukee kirjaamon toimintaa Mahdollistaa asiankäsittelyn tilan seuraamiseen Asiaryhmät helpottavat asiakirjojen arkistointia, lajittelua ja seulontaa Asianhallintajärjestelmä sisältää joko sisään rakennetun asiakirjojen hallinnan tai se on liitettävissä erilliseen dokumenttien / asiakirjojen hallintajärjestelmään 36

37 Verkkosisällön hallinta Web Content Management (WCM) Alusta intranet-, ekstranet ja Internet-sivustojen luontiin Sisällön, rakenteen ja ulkoasun hallinta Monenlaisen sisällön hallinta Dokumentit, verkkosivut, lomakkeet, rikas sisältö Metatiedot Julkaisun hallinta 37

38 Ryhmätyö Collaboration Ryhmätyötilat Pääsy tarvittaessa myös kumppaneilla Projektinhallinnan apuvälineet kuten tehtävät ja kalenterit Dokumenttien hallinta Dokumenttien työstämispaikka Dokumenttien elinkaaren hallinta Työnkulun hallinta Yhteisöllisyyden tukeminen RSS Wikit Blogit Keskustelut 38

39 Tiedonhaku Search Haku erilaisesta sisällöstä Dokumentit Verkkosivut Sähköpostit Henkilöt Taustajärjestelmät (esim. CRM, ERP) Hakutulosten luokittelu ja suodatus käyttöoikeuksiin pohjautuen 39

40 Digitointi, tekstintunnistus Digitizing, OCR Paperidokumenttien skannaus Tekstintunnistus (Optical Character Recognition, OCR) Tallennusmuodot ja konversiot Fyysisen dokumentin säilytyspaikan hallinta Erityisalueita Lomakkeet Valokuvat Videot Äänitiedostot Kirjat 40

41 Sähköiset lomakkeet Forms management Sähköinen lomake vs sähköinen asiointi Rakenteiset dokumentit Yhteydet taustajärjestelmiin 41

42 Mitä sähköpostiarkistointi on? management Kaikkien tai erikseen määritettyjen lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien tallennus keskitettyyn paikkaan (mukaan lukien sisäinen liikenne). Viestin tietojen tallennus metatiedoiksi (From, To, Cc, Bcc, Subject, Date/Time). Automaattinen luokittelu. Haku kaikista viesteistä metatietojen, viestien sisällön ja liitetiedostojen sisällön perusteella. Pääsyn valvonta ja seuranta. Yhteydet asiakirjahallinnan sovelluksiin ja sitä kautta esim. säilytysaikojen hallinta. Käyttöliittymänä selain ja/tai sähköpostiohjelma. Fyysinen tallennus eri medioille. Tuki eri sähköpostiohjelmiin vaihtelee -> Microsoft Exchange on laajimmin tuettuna. 42

43 Miksi ECM? Lähde: AIIM Conference

44 ECM-toteutusmallit Järjestelmä Data Käyttöliittymä Haku Prosessit 44

45 Järjestelmä Yksi järjestelmä, joka kattaa ECM-kokonaisuuden Edut Haitat 45

46 Data Keskitetty tietokanta ytimenä Standardoidun tietomallin merkitys suuri Mahdollistaa tiedon käytön useisiin eri tarpeisiin Raportointi Haku Liitynnät Edut Haitat 46

47 Käyttöliittymä Useita sovelluksia, jotka tuodaan yhteen käyttöliittymään Hämätään käyttäjää ja peitetään vanhojen sovellusten käyttöliittymä Edut Haitat 47

48 Haku Enterprise Search toteutus yhdistävänä tekijänä Kattaa organisaation tärkeimmät sisällöt ja järjestelmät Edut Haitat Kustannustehokas Ilman järjestelmiä ei tuota riittäviä tuloksia Sallii vanhojen sovellusten käytön Lyhyen tähtäimen toteutus Melko yksinkertainen toteuttaa Ratkaisee vain osan ongelmasta 48

49 Prosessit Prosessimoottori toimii toteutuksen ytimenä ja hoitaa kommunikointia ja tiedonsiirtoa yli järjestelmärajojen Edut Haitat Avoimet rajapinnat Yhtenevyyden hallinta voi olla vaikeaa Sallii useita sovelluksia Edellyttää prosessien tarkkaa mallintamista Periaatteeltaan ideaalinen toteutus Melko raskas toteutus 49

50 Työryhmäohjelmiston tarjoamat ominaisuudet Haku Työnkulut Rating ja tagit Wiki ja blogi Henkilöt ja kotisivut Tehtävät ja kalenteri Ilmoitukset ja linkit Keskustelu ja kommentointi Dokumenttien hallinnan perusominaisuudet 50

51 Web 2.0 toiminnallisuudet yrityssovelluksissa Sosiaaliset verkostot Projektin henkilöstö ja keskinäiset vuorovaikutus Asiantuntemus, vastuualueet, yhteiset dokumentit Läsnäolotiedot, pikaviestintä Kommentointi Dokumenttien sisällä tai niihin liittyen Keskustelut Keskustelupalsta projektiin liittyvistä asioista (vrt. sähköposti) Rating Sisällön arviointi, tähtiluokitus (esim. ohjeet) Wiki Termipankki, ohjeet, faktat kohteista Blogi Projektipäällikön blogi ajankohtaisista aiheista Kommentointi 51

52 Roolitus Työryhmäohjelmisto Asiakirjahallinnan järjestelmä Sähköinen työpöytä / Intranet Verkkolevyt Sähköinen arkistointi 52

53 Työtilatyyppejä Projektityötilat Tiimityötilat Prosessityötilat Kumppanityötilat Aiheen mukaiset työtilat 53

54 Projektityötila 54

55 Tehtävät 55

56 Listat 56

57 Wiki 57

58 Metatietopäivitys Järjestelmä Dokumentin ominaisuudet Dokumentin sisältö ja ylätunniste Välineitä Office 2007 Räätälöidyt dokumenttipohjat Järjestelmäkohtaiset liitynnät ja makrot 58

59 Kipupisteitä Tiedon elinkaari Keskitetty hallinta Liika vapaus Tiedon hajaantuminen 59

60 Hyviä käytäntöjä Selkeä omistajuus ja kontrolli Selkeä roolitus Vakioidut pohjat -> lisäykset ja tietyt muutokset sallittuja Ei massatuontia verkkolevyiltä Verkkolevyjen laittaminen lukutilaan hetkellä x Työtilojen tilaaminen Oikeuksien hallinnan hajautus, mutta perusoikeudet oletuksena Yhteys sähköiseen arkistointiin 60

61 Kumppaniverkosto Verkoston tyyppi Jatkuva toiminta Projektitoiminta Organisaatiokohtaiset toimintatavat Yhteisten toimintamallien puute Kumppanin toimintatapojen muuttamisen vaikeus Monta verkostoa Useita päämiehiä, joilla erilaiset vaatimukset Useita alihankkijaryhmiä, joilla erilaiset vaatimukset Tiedon omistajuus Projektin aikana Projektin/yhteistyön päätyttyä Tietoturva Tekniset ratkaisut Toimintatavat 61

62 Kumppaniverkoston tiedonhallinnan toteutusmalleja Suorat kumppaneiden väliset yhteydet Päämiehen järjestelmien käyttö suoraan Projektipankki 62