Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä kokemuksia sertifioinnista ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotosta

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä kokemuksia sertifioinnista ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotosta"

Kari Halttunen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä kokemuksia sertifioinnista ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotosta Mikko Punkki, Innofactor Software Oy Liikearkistoyhdistyksen päivä. Sähköinen arkistointi nytkö totta! Innofactor Oyj Luottamuksellinen

Punkki, Innofactor Software Oy Liikearkistoyhdistyksen päivä.

2 Esityksen runko Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) pähkinänkuoressa Kokemuksia tiedonohjausjärjestelmän SÄHKE2-sertifioinnista Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönoton kokemukset Espoon kaupunki TOJ:n lähitulevaisuuden näkymiä Loppukeskustelu

SÄHKE2-sertifioinnista Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönoton

3 Innofactor Oyj

4 Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) Julkishallinnon ja yksityisen sektorin tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen Asiakasorganisaatioita 77 kpl Selainpohjainen itsenäinen ohjelmisto, joka voidaan ottaa käyttöön asiakkaan omassa ympäristössä tai Innofactorin käyttöpalvelussa Tarjoaa palvelurajapinnan operatiivisille järjestelmille Voi ohjata myös kolmannen osapuolen tuotteiden tiedonohjausta Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2 määrityksen metatiedot ja kuntien yhteisen tehtäväluokituksen

omassa ympäristössä tai Innofactorin käyttöpalvelussa Tarjoaa palvelurajapinnan operatiivisille järjestelmille Voi ohjata

5 Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Vähentää tarvetta käsitellä excel- ja word taulukoita eams-lukijan avulla excelin tiedot voidaan siirtää XMLimporttina automatisoidusti tiedonohjausjärjestelmään Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän uusin versio (1.3) on saanut SÄHKE2-sertifikaatin. --- Tiedonohjausjärjestelmän demo

automatisoidusti tiedonohjausjärjestelmään Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän uusin

6 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Prosessi vireille Asia vireille toukokuussa 2011 ensimmäiselle yhteydenotolla Inspecta Sertifiointi Oy:öön Inspecta oli valmistelemassa sertifiointiprosessia, sovimme palaavamme asiaan syyskuussa Valmistelu Ensimmäinen tapaaminen Kävimme alustavasti läpi arkistolaitoksen eams-järjestelmää koskevat vaatimukset Dynasty TOJ vastasi hyvin vaatimuksiin Sovittiin sertifiointiprosessin etenemisestä Luotiin testiympäristö sertifioijille Joulukuulle suunniteltu ennakkoarvioinnin suunnittelupalaveri siirtyi flunssakauden takia tammikuulle

7 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Sertifioinnin toteutus Ennakkoarviointi onnenpäivänä eli perjantaina Arkistolaitoksen eams-järjestelmälle asettamien vaatimusten virallinen läpikäynti Arvioinnin kohteena oli TOJ:n versio 1.2, samanaikaisesti kehityksessä oli versio 1.3 Ennakkoarvioinnin raportissa todettiin Arvioitu järjestelmä vaikuttaa täyttävän kaikki 13 kriteeristön vaatimusta.

.1.2012 Arkistolaitoksen eams-järjestelmälle asettamien vaatimusten virallinen läpikäynti Arvioinnin

8 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Ennakkoarviointi Sertifioinnin lisävaatimuksena ollut TOJ:n dokumentoitu muutoshallintaprosessi todettiin puutteelliseksi. -> kehitimme sitä Innofactorissa käyttöönotettuun Scrum - malliin sopivaksi. Käyttöönotto maaliskuussa Tuotekehitysprosessissa TOJ:n uusien ominaisuuksien SÄHKE2-yhteensopivuus tarkastetaan ideointi-, toteutusja hyväksyntä vaiheissa. TOJ:n version 1.3 suunniteltu julkaisuajankohta oli maaliskuun jälkimmäinen puolisko -> Inspectan käytössä oleva testiympäristö päivitettiin versiosta 1.2 uuteen versioon

9 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Varsinainen sertifiointiarviointi TOJ:n todettiin täyttävän kaikki kriteerit Arvioinnin aikana ohjelmistossa huomattiin pieni bugi, joka korjattiin kuitenkin saman tien arvioinnin aikana. Muutoshallintaprossin prosessikuvaus hyväksyttiin Sovitut jatkotoimenpiteet Sertifikaattitiedotteen lähettäminen tarkastettavaksi Kansallisarkistolle ja Inspectalle Myöhemmin maaliskuussa julkaistavan version 1.3 osalta Inspecta halusi tarkistaa version tuotekehityksen kulkeneen muutoshallintaprosessin läpi

10 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Sertifiointiarvioinnin jälkityöt maaliskuu-huhtikuu 2012 Jatkotoimenpiteiden toteutus käytiin läpi etäpalaverissa > jatkotoimenpiteet hyväksyttiin, mutta sertifikaattia ei voitu vielä myöntää, sillä versiota 1.3 ei vielä oltu julkaistu. Arkistolaitoksen eams-järjestelmälle asetettavat vaatimukset muuttuivat hieman maaliskuussa -> uudet vaatimukset käytiin läpi ja TOJ:n todettiin täyttävän ne palaverissa Dynasty Tiedonohjausjärjestelmälle myönnettiin Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifikaatti

11 Yhteenvetoa sertifiointiprosessista Dynasty TOJ vastasi jo sertifiointiprosessin alussa varsin hyvin vaatimuksiin, itse järjestelmään ei suuria muutoksia tarvinnut tehdä Mielenkiintoista ja tarkkaa työtä, oli harvinaista herkkua saada keskittyä yhden aihepiirin laatuun Sertifiointiprosessi alulle syksyllä 2011, varsinainen sertifiointityö tehtiin kuitenkin välillä tammikuu-huhtikuu 2012 Muutoshallintaprosessin kehittäminen osui yhteen Scrummallin käyttöönoton kanssa, ne tukivat toisiaan

keskittyä yhden aihepiirin laatuun Sertifiointiprosessi alulle syksyllä 2011, varsinainen sertifiointityö tehtiin

12 Yhteenvetoa sertifiointiprosessista Ensimmäinen SÄHKE2-sertifiointi -> puolin ja toisin hieman hakemista etenemisen suhteen -> venytti aikataulua noin kuukaudella. Käytännössä sillä ei siis ollut mitään merkitystä. Tiivistäen: KYLLÄ KANNATTI!

etenemisen suhteen -> venytti aikataulua noin kuukaudella.

13 Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki Tausta: Espoon tavoitteena siirtyminen kohti sähköistä arkistointia SÄHKE2:n mukainen tiedonohjaus on siinä tärkeä askel TOJ integroidaan osaan operatiivisista järjestelmistä, ensisijaisesti asianhallintajärjestelmä Dynasty 360:een. TOS-projektin Espoo oli aloittanut vuonna 2010 Projektin aloitus marraskuussa Projektin tavoitteena oli määritellä, asentaa, kouluttaa sekä käyttöönottaa Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Espoon kaupungille. Pohjana Espoon laadukkaat vaatimusmäärittelyt Projektilla oli selvä kytkös sertifiointiin. Sertifiointiprosessissa arvioidut versiot 1.2 ja 1.3 tehtiin molemmat osittain Espoon tarpeita ajatellen.

TOS-projektin Espoo oli aloittanut vuonna 2010 Projektin aloitus marraskuussa 2011.

14 Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki o TOJ:n metatietokentät valintalistoineen räätälöitiin SÄHKE2:sta kunnioittaen Espoon tarpeisiin palaverissa o TOJ:n versio 1.2 asennettiin Espoolle joulukuussa Espoolaiset pääsivät siten jo projektin alussa syöttämään aineistoja tiedonohjausjärjestelmään. o TOJ:n käyttöönottokoulutukset järjestettiin seuraavasti: o Versio 1.2: ja o Versio 1.3: ja

2 asennettiin Espoolle joulukuussa 2011.

15 Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki o Projektin aikana pidettiin kaksi ohjausryhmän kokousta ja viisi projektiryhmän kokousta. Työ edistyi käytännössä pitkälti asiakkaan ja toimittajan projektipäälliköiden yhteistyön kautta. o Espoon arkistolaitoksen Excel-pohjalle tallentamien TOStiedostojen osalta hyödynnettiin eams-lukijaa. Aineistot siirrettiin lukijalla exceleiltä tiedonohjausjärjestelmään. o TOJ:n version 1.3 asennus helmikuussa Espoo testasi version maaliskuussa o Testauksessa havaittiin muutamia korjaustarpeita. Korjaukset toteutettiin maalis-huhtikuun aikana.

o Espoon arkistolaitoksen Excel-pohjalle tallentamien TOStiedostojen osalta hyödynnettiin eams-lukijaa.

16 Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki o Projektin jälkeen: o Laajennettu käyttöönoton tuki kolmen kuukauden ajan o TOJ integroidaan Dynasty 360 asianhallintajärjestelmään syksyn 2012 aikana o Integrointi toteutetaan osissa (tehtäväluokkakohtaisissa erissä)

TOJ integroidaan Dynasty 360 asianhallintajärjestelmään syksyn 2012

17 Yhteenvetoa ja oppeja projektista Vaatimusmäärittelyiden merkitys on erittäin suuri. Espoon vaatimusmäärittelyt olivat poikkeuksellisen laadukkaat. Laadukkaat vaatimusmäärittelyt auttavat asiakasta saamaan haluamansa tuotteen ja nopeuttavat toimittajan työskentelyä. Projekti oli hyvähenkinen ja hyödyllinen: TOJ:ta kehitettiin merkittävästi Espoon vaatimusten kautta Aikataulussa pysyttiin, projekti kesti n. 6 kk. Työmäärä oli iso. Innofactor käytti projektiin n. 900 työtuntia eli 0,5 htv:tta.

Laadukkaat vaatimusmäärittelyt auttavat asiakasta saamaan haluamansa tuotteen ja nopeuttavat toimittajan työskentelyä.

18 Yhteenvetoa ja oppeja projektista Kolmen toimijan projekteissa kannattaa varautua aikatauluhaasteisiin. Espoon projektissa asia heijastui version 1.2 asennusaikataulun venymisenä (palvelin toiselta toimittajalta) kahdella viikolla. Käytännön merkitystä asialla ei projektissa ollut.

Espoon projektissa asia heijastui version 1.

19 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän lähitulevaisuuden näkymiä Paperiarkiston hallinnointi siirretään Dynastyn arkistonhallinta -moduulista tiedonohjausjärjestelmään: arkistoluettelot, kuvailu, hävitysluettelot. Koodistopalvelu ja perustiedon hallinta Hierarkiat kuten organisaatiorakenne, tilikartta ja kustannuspaikat Arvojoukot kuten postinumerot ja postitoimipaikat TOJ-ohjelmiston toteutus pilviteknologialla

20 KIITOS Lisätietoja: Mikko Punkki

21 Innofactor Oyj