KUNTATOIMISTO -ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄN PÄIVITTÄMINEN. Konsernipalvelut, hallintojohtaja Hanna Vuojela:

Transkriptio

1 KUNTATOIMISTO -ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄN PÄIVITTÄMINEN Asia, hallintojohtaja Hanna Vuojela: Nokian kaupungissa on ollut käytössä pitkään KuntaToimisto - asianhallintajärjestelmä diaarin, asianhallinnan, kokoushallinnan, viranhaltijapäätösten ja julkaisun osalta. Ohjelmisto on tarpeen päivittää nykyaikaiseen selainpohjaiseen versioon, joka mahdollistaisi myös sähköisen arkistoinnin pidemmällä tähtäimellä. Vuoden 2018 talousarvion konsernipalveluiden tukipalveluiden tavoitteena on, että hankitaan ja otetaan käyttöön nykyaikainen asianhallintaohjelmisto ja sopimusten hallintaohjelmisto. Talousarvioon on varattu määrärahat ohjelmistojen hankintaan. Ohjelmistojen käyttöönottoprojekti ja siihen liittyvä tiedonohjaussuunnitelman laatiminen on tarkoitus aloittaa mahdollisimman pian hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja toteuttaa käyttöönotto vaiheittain vuoden 2018 Hallintojohtaja ja KuntaToimiston pääkäyttäjänä toimiva toimistosihteeri ovat tutustuneet Tampereen kehyskunnissa käytössä oleviin asian- ja asiakirjahallintajärjestelmiin sekä arvioineet myös konvertoinnin laajuutta., hallintojohtaja Hanna Vuojela: Nokian kaupungissa on ollut käytössä pitkään KuntaToimisto - asianhallintajärjestelmä diaarin, asianhallinnan, kokoushallinnan, viranhaltijapäätösten ja julkaisun osalta. Ohjelmisto on tarpeen päivittää nykyaikaiseen selainpohjaiseen versioon, joka mahdollistaisi myös sähköisen arkistoinnin pidemmällä tähtäimellä. Vuoden 2018 talousarvion konsernipalveluiden tukipalveluiden tavoitteena on, että hankitaan ja otetaan käyttöön nykyaikainen asianhallintaohjelmisto ja sopimusten hallintaohjelmisto. Talousarvioon on varattu määrärahat ohjelmistojen hankintaan. Ohjelmistojen käyttöönottoprojekti ja siihen liittyvä tiedonohjaussuunnitelman laatiminen on tarkoitus aloittaa mahdollisimman pian hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja toteuttaa käyttöönotto vaiheittain vuoden 2018 Hallintojohtaja ja KuntaToimiston pääkäyttäjänä toimiva toimistosihteeri ovat tutustuneet Tampereen kehyskunnissa käytössä oleviin asian- ja asiakirjahallintajärjestelmiin sekä arvioineet myös konvertoinnin laajuutta. Selvitysten perusteella on päädytty siihen, että nykyinen KuntaToimisto -järjestelmä päivitetään saman ohjelmistotalon, Triplan Oy:n, uudempaan Tweb -järjestelmään. Triplan Oy:n tarjoukseen tarjoukseen sisältyvät seuraavat lisenssipäivitykset ja laajennukset: Tweb Asiakirjahallinnan käyttöoikeus, Tweb Asiahallinnan päivitys, Tweb Toimeksiantojen käsittely/päivitys, Tweb Viranhaltijajärjestelmän päivitys, Tweb Ko-

2 koushallinnan päivitys, Tweb Julkaisun päivitys, Tweb Lähtevän sähköpostin tuki, Selainpohjainen raportointi, PDF-skannauksen tuki, WebArkki -arkistonhallinnan tiedonohjaus, Tweb Julkaisu viranhaltijapäätöksiin, Portaalin perustoiminnallisuus, sähköinen kokous ja kokouksen hallinta sekä Tweb Sopimustenhallinta. Lisäksi tarjoukseen kuuluu käyttöönottoprojekti, koulutus, diaarimateriaalin konversio sekä tuotevaihdon jälkeisen ylläpidon kustannukset. Ohjelmisto on tarkoitus ottaa käyttöön toistaiseksi. Hankinnan ennakoitu arvo on ,66 euroa (alv 0 %). Toimivalta Talousjohtajan viranhaltijapäätöksen mukaan tukipalveluiden tulosaluejohtajan ratkaisuvaltaan (tietohallintopäällikkö) kuuluu päättää tavaroiden ja palveluiden hankinnoista määrärahojen puitteissa euroon saakka. Päätös Allekirjoitus ja virka-asema Päätän hankkia Triplan Oy:ltä asianhallintajärjestelmän päivityksen Tweb -asian- ja asiakirjahallintajärjestelmään päivätyn tarjouksen mukaisesti. Anne Holopainen Tietohallintopäällikkö Muutoksenhaku hankinta-asioissa Muutoksenhaku liitteen mukaisesti. Tiedoksiantotapa ja päivämäärä Tämä päätös on asetettu yleisesti nähtäville kaupungin verkkosivuille: Tämä päätös on annettu asianosaiselle tiedoksi: sähköisesti henkilökohtaisesti postitse Tiedoksiantajan allekirjoitus Jakelu Triplan Oy/Asko Laine, asiakirjahallinnon suunnittelija Johanna

3 Soikka, toimistosihteeri Aila Hankkila, talousjohtaja Mikko Koskela, hallintojohtaja Hanna Vuojela Liite Oikaisuvaatimusohje

4 OIKAISUVAATIMUSOHJE Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tehtyyn hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä) 133 :ssä tarkoitetun hankintaoikaisun tai kuntalain 134 :ssä tarkoitetun oikaisuvaatimuksen. Oikaisua koskevan vaatimuksen voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen voi lisäksi tehdä kunnan jäsen. Määräaika oikaisua koskevien vaatimusten tekemiselle Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun oikaisuvaatimuksen tekijä on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä oikaisuvaatimusohjeineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Tiedoksianto Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä liitteineen sinä päivänä sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin. Jos päätös liitteineen annetaan tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin. Mikäli käytetään todisteellista tiedoksiantotapaa, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi kaupungin verkkosivuille. Hankintaoikaisun ja oikaisuvaatimuksen sisältö: Hankintaoikaisusta ja oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativat nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksiön hallussa. Toimitusosoite Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

5 Hankintayksikön yhteystiedot: Nokian kaupunginhallitus Postiosoite: PL 2, Nokia Käyntiosoite: Harjukatu 23, Nokia Puh. (03) (vaihde) Fax. (03) sähköposti: