LUKIJALLE Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 1 21.3.2013 Lukijalle... 1 Kevan tarkastukset palkansaajan turvana... 2 BIP video -ohjeet avuksi perehdytykseen... 4 Asiakasraportointi uudistuu... 5 Asiakastyytyväisyys laski odotetusti... 6 Maksut BIP:llä nopeasti ja kätevästi... 6 Uusia laskutusosoitteita... 7 M2:een joitakin muutoksia... 7 Laskutusosastolla muutettiin palvelualuejakoa vuoden 2013 alussa... 8 Talpan johtokunta 2013 2014... 9 S-Pankki liittyi verkkopalkkatoimijoiden joukkoon... 9 Uudet arvonlisäverokoodit... 9 Perintä käynnistymässä kirittävää riittää... 10 Perintälain muutokset voimaan 16.3.2013... 11 Yleisökassalla Kallion virastotalossa ajoittain ruuhkaa... 12 Lyhyesti... 13 Vuoden 2012 tilinpäätös on kaikkien haasteiden jälkeen sittenkin valmistunut. Sitä voidaan pitää melkoisena työvoittona. Kiitos kaikille, jotka osaltanne autoitte sen tekemisessä. Tilinpäätös-työtila osoittautui kelpo välineeksi tilinpäätöksen laadinnassa. Se vähensi huomattavasti sähköpostiliikennettä ja varmisti, että sama tieto oli käytettävissä kaikilla tietoa tarvitsevilla. Turha sählääminen väheni huomattavasti. Teemme Talpassa kaiken voitavamme, että vuoden 2013 raportointi saadaan kaikilta osin mahdollisimman nopeasti ajantasalle. Ulkoisen kirjanpidon tulot ja menothan ovatkin jo koko ajan olleet raportoitavissa. Seuraava suuri haaste on välitilinpäätöksen laadinta alkusyksystä. Taloushallinnon ohjeiden uusiminen jäi viime vuonna järjestelmän käyttöönoton jalkoihin. Ohjeiden uusiminen vastaamaan nykytilannetta on Talpan tämän vuoden yksi keskeisistä tehtävistä, mihin paneudumme välittömästi. Vuoden 2012 asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset jäivät odotetusti alle edellisen vuoden tason. Vastausprosentti jäi hyvin alhaiseksi ja toivon, että vastaamattomuus oli vain vuoden 2012 ongelmista johtuvaa eikä jää pysyväksi. Asiakastyytyväisyydestä on kerrottu enemmän jäljempänä tässä tiedotteessa. Siirryimme tänä vuonna käytäntöön, jossa laskutamme asiakkailta koko vuoden arvioidun suoritemäärän mukaan lasketun euromäärän tasasuuruisina erinä kuukausittain ja laskutus oikaistaan toteutuneiden suoritemäärien mukaiseksi vuoden lopussa. Olemme myös muuttaneet asiakasraportointiamme siten, että asiakkaat pystyvät seuraamaan vuoden varrella toteutuneita suoritemääriä ja vertaamaan niitä laskutettuihin suoritemääriin. Näin asiakkaat näkevät onko vuoden lopussa tulossa lisälaskutusta vai hyvitystä. Tämä käytäntö koskee vain sitä osaa laskutusta, joka perustuu suoritemääriin. Laske-järjestelmä saatiin keskeisiltä osin toimimaan viime vuoden puolella. Näkyvin yksittäinen toiminnallisuus, joka jäi toteutumatta, on perintä. Yrityksiä perinnän käynnistämiseksi on tehty, mutta huonolla menestyksellä. Kerromme tilanteesta enemmän jäljempänä tässä tiedotteessa. Vuonna 2013 pidämme tärkeänä Laske-järjestelmän käytettävyyden ja raportoinnin kehittämistä ja vakiinnuttamista siten, että niiden käyttöönotolle asetetut hyödyt saadaan realisoitua. Tämä edellyttää myös, että kaikki loppukäyttäjät hallitsevat järjestelmien käytön. Uskon, että Laske-järjestelmä ja Heta yhdessä tulevat muodostamaan järjestelmäkokonaisuuden, joka antaa oivat mahdollisuudet talouden ja toiminnan seurannalle. Aurinkoista kevättä! Tuula Jäppinen, toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Kevan tarkastukset palkansaajan turvana Keva tarkastaa Helsingin kaupungin tekemät eläkeilmoitukset joka neljäs vuosi. Suomen suurin kuntatyönantaja ja Kevan suurin tarkastettava on hoitanut työeläkevelvoitteensa moitteettomasti. Työeläketarkastuksen ajankohdasta sovitaan työnantajan kanssa aina etukäteen. Helsingin kaupungilla tarkastus toteutetaan joka neljäs vuosi. Keskeisenä tavoitteena tarkastuksella on turvata eläkkeenkäsittelyprosessin sujuva toiminta huolehtimalla palvelussuhderekisterin tietojen ajan tasalla olosta ja oikeellisuudesta. Keva siis varmistaa, että työntekijän etu toteutuu ja hänelle kertyy oikea määrä eläkettä. Tavoitteena on myös katkeamaton toimeentulo eli että eläkkeelle siirtyvän eläkehakemus käsitellään ripeästi, eikä tietoja tarvitse kaivella mistään kertovat Kevan tarkastajat. Viime vuosien eläkeuutiset karua kertomaa Tehovalvonta paljasti ennätysmäärän maksamattomia työeläkemaksuja: Eläketurvakeskus löysi tehovalvonnassaan laiminlyötyjä työeläkemaksuja. Vakuutuksista puuttui palkkoja noin 90 miljoonan euron arvosta. Laiminlyönnit koskivat noin 14 500 työntekijän palkkoja. Kreikkalaiset jättivät maksamatta 11 miljardin eläkemaksut: Kreikkalaisten eläkkeet ovat vaarassa, kun eläkekassoista uupuu miljarditolkulla saatavia. Eläkemaksuja maksamatta kymmenissä seurakunnissa: Kuntien eläkevakuutus, Keva, on havainnut luterilaisen kirkon eläkejärjestelmästä lukuisia puuttei- tiedottaa 1 2013 2
ta. Kymmenissä seurakunnissa on Kevan mukaan jäänyt ilman eläkevakuutusta työskennelleiden yrittäjien eläkemaksut maksamatta. Lisäksi ansioita on merkitty puutteellisesti eläkepäätösten pohjana toimivaan palvelussuhderekisteriin. Puutteellisten eläkemaksujen koot esimerkiksi viimeksi mainitussa seurakunnan ta- Kenelle eläkettä kertyy? Kunnallisen eläkelain (KuEL) piiriin kuuluu lain 3 :n mukaan eläkelaitoksen jäsenyhteisöön virka- tai työsuhteessa oleva henkilö, perhe- tai omaishoitosopimuksen jäsenyhteisön kanssa tehnyt henkilö ja kunnallinen luottamushenkilö. Vuoden 2005 alusta lukien lain piiriin kuuluu myös toimeksianto- tai konsulttisopimuksen perusteella tehty työ, mikäli toimeksisaaja ei ole yrittäjä, yhtiö tai muu yhteisö. Tämä KuEL:n 3 :n 2 momenttiin lisätty 4 kohta ei kuitenkaan muuttanut työsuhteen ja ostopalvelun välistä rajanvetoa. Jos työsuhteen tunnusmerkit täyttyvät, henkilö kuuluu KuEL:n piiriin. KuEL:ssa ei ole määritelty työsuhteen käsitettä eikä siinä ole viittausta muuhun lainsäädäntöön. Työeläkelakeja sovellettaessa työsuhde määritellään lähtökohtaisesti työsopimuslaissa olevien työsopimussuhteen tunnusmerkkien avulla. Keva on lain nojalla toimivaltainen viranomainen ratkaisemaan sen, kuka kuuluu kunnallisen eläkelain piiriin. pauksessa vaihtelivat muutamasta kympistä korkeintaan viiteentuhanteen euroon. Tarkastajat toteavatkin, että joskus on kyse enemmän periaatteesta kuin suurista summista. Kuntien ja seurakuntien eläkejärjestelmän suurimmat puutteet liittyvät usein palvelussuhderekisteriin, johon kirjattuja tietoja käytetään eläkepäätösten pohjana. Virheet voivat johtua siitä, että esimerkiksi lomarahat tai vuorolisät jäävät merkitsemättä tai rekisteriin päätyy virheellisesti kokouspalkkioiden kaltaisia suorituksia. Keva on tarkastuksissaan löytänyt myös tapauksia, joissa työsuhteessa olevilta henkilöiltä on ostettu palveluita. Jos työsuhteen tunnusmerkit täyttyvät, se kuuluu aina työnantajan kustantaman eläketurvan piiriin, eikä siitä voi tehdä ostopalvelua. Tavoitteena katkeamaton toimeentulo Tietojen ajantasainen oikeellisuus on tärkeää myös rekisteristä annettavien työeläkeotteiden kannalta. Henkilöillä on oikeus milloin tahansa tarkistaa palvelussuhdetietonsa, eikä tämä onnistu ilman ajantasaisia tietoja. Tämä helpottaa suuresti myös työnantajaa henkilön jäädessä eläkkeelle, koska silloin ei enää tarvitse alkaa selvittää hyvinkin vanhoja tietoja. Pääpaino tarkastuksessa on palvelussuhderekisteriin ilmoitettavien tietojen ja eläkemaksujen oikeellisuudessa verrattuna verottajan vuosi-ilmoituksen tietoihin. Nämäkin velvoitteet on Helsingin kaupunki hoitanut hienosti, kehuvat tarkastajat. Kuin salapoliisin työtä Tarkastus tehdään pistokoetyyppisesti. Talpa kokoaa Kevan tarkastajalle etukäteen valmiiksi tiettyjä tietoja ja asiapapereita, joita ovat esimerkiksi n palkanlaskentajärjestelmän tuottamat tulosteet maksetuista palkoista ja henkilöluettelot ja yhteenvedot, mikäli mahdollista eläkejärjestelmittäin eriteltynä n henkilöluetteloista tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: KuEL-maksu Kuntasektorin keskimääräinen KuEL-kokonaismaksu on vuonna 2013 noin 29,5 prosenttia. Kun tästä vähennetään työntekijöiden keskimääräinen eläkemaksu 5,6 prosenttia, niin työnantajan keskimääräinen KuEL-maksu vuonna 2013 on 23,9 prosenttia, eli 0,3 prosenttiyksikköä korkeampi kuin vuonna 2012. tiedottaa 1 2013 3
n henkilön nimi n henkilötunnus n ammattinimike n vuosiansio. Luettelossa pitää olla kustakin ryhmästä ansiot henkilöittäin sekä ryhmittäiset yhteissummat n työnantajan ilmoitukset palvelussuhderekisteriin n verottajan vuosi-ilmoituksen yhteenveto ja vuosi-ilmoitukset henkilöluetteloineen n kirjanpidon listaukset ostopalvelujen selvittämiseksi niistä tileistä, joille ostopalvelut esim. asiantuntijapalvelut kirjataan n käytettyjen kirjanpitojärjestelmien tilikartat. Haasteellisin tarkastettavien eläkkeiden ryhmä on eläkejärjestelmiin kuulumattomat eläkkeet, joita voivat olla esim. Kuel-pykälät 3 ja 68 Keva käy jäsenyhteisöissä rutiininomaisesti tarkistamassa sille ilmoitettuja tietoja. Kunnallisen eläkelain (KuEL) mukaan jäsenyhteisö on velvollinen ilmoittamaan Kevalle sen määräämällä tavalla KuEL 3 :ssä tarkoitetut palvelussuhteet. Lisäksi jäsenyhteisö on mm. velvollinen antamaan eläkelaitokselle tiedot KuEL 68 :n mukaisista eläkkeen perusteena olevaa työansiota määrättäessä huomioon otettavista ansioista ja muut jäsenyhteisöjen maksuvelvollisuuteen liittyvät tiedot. Ote tarkastuskertomuksesta Keva kävi KuEL:n 146 :n perusteella tehtävällä tarkastuksella Helsingin kaupungissa 28.1. 12.2.2013. Tarkastuksen kohteena olivat KuEL 3 ja 68 :iin liittyvät asiat eli kunnallisen eläkelain piiriin kuuluminen, palvelussuhteiden ilmoittaminen rekisteriin, eläkkeen perusteena olevat ansiot ja muut työnantajan maksuvelvollisuuteen liittyvät seikat. Tarkastettavat vuodet olivat 2008 2011. Palkkojen tarkastuksen lisäksi tarkistettiin palkkioiden maksatus. n ansiot, joita on maksettu alle 18-vuotiaille KuEL:n piiriin kuuluville henkilöille n ansiot, joita on maksettu yli 68-vuotiaille KuEL:n piiriin kuuluville henkilöille n kokouspalkkiot n työkorvaukset, joita on maksettu ennakkoperintärekisteriin kuulumattomille henkilöille. Joskus tarkastustyö muistuttaa salapoliisin työtä, kun soitellaan ja selvitellään. Kiitos Kevan tarkastajat kiittävät Helsingin kaupunkia erittäin hyvin sujuneesta yhteistyöstä. BIP video -ohjeet avuksi perehdytykseen Rahoitusjohtajan 12.10.2012 antaman ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymisohjeen mukaan Viraston ja liikelaitoksen vastuulla on varmistaa, että kaikille prosessissa toimiville saatetaan tiedoksi prosessiin liittyvä ohjeistus ja heille annetaan riittävä koulutus tai perehdytys tehokkaan ja turvallisen tilausten ja ostolaskujen käsittelyn varmistamiseksi. Ostolaskuosasto haluaisi muistuttaa, että BIP-sovelluksen käytöstä on olemassa kattavat ja selkeät video-ohjeet, joita virastot ja liikelaitokset voivat hyödyntää uusien tarkastajien ja hyväksyjien perehdytyksessä. Ohjeet avautuvat BIP ThinClientin vasemmassa laidassa näkyvästä Miten Video -painikkeesta. BIP video-ohjeiden aiheet n BIP-aloitussivu yleisohje n Laskun tarkastaminen n Tiliöinti Tiliöinnin merkitseminen suosikkien tallennus Jako useammalle riville Mallitiliöinnin teko ja sen käyttö Tiliöinnin korjaus n Liitteen lisääminen laskulle n Laskun hyväksyminen n Hyväksyjäsalasanan määrittäminen n Laskun palautus tilausnumero puuttuu n Laskun mitätöinti hyvityslasku n Laskun tiedoksi saattaminen informatiivinen kierto n Lasku ei kuulu minulle En tiedä kenelle lasku kuuluu Tiedän kenelle lasku kuuluu laskun välitys n Toistuvaismaksun teko CM-pyyntö n Laskujen selaaminen arkisto n Poissaolon asetus varahenkilön määrittely Linkki video-ohjeisiin ja muutakin ostolaskuihin liittyvää ohjeistusta löytyy myös Talpan ostolaskujen Helmi-sivuilta (Yhteiset palvelut -> Taloushallintopalvelut -> Ostolaskupalvelut). tiedottaa 1 2013 4
Asiakasraportointi uudistuu Prosessien johtamisen on perustuttava oikeaan tietoon, ei mutu-tuntumaan. Erilaisten tietojen raportointi on parhaimmillaan tärkeä osa organisaation ohjausjärjestelmää ja myös hyvä johtamisen väline. Talous- ja palkkahallinnon prosessien kehittäminen tehokkaasti ja yhdessä asiakkaan kanssa on mahdollista vain, jos käytössä on asiakaskohtaista tietoa prosesseista. Lisäksi on tärkeää, että tietoa jaetaan ja että se on kaikkien osapuolten saatavilla. Talpan asiakasvirastoilla on vuodesta 2010 alkaen ollut mahdollisuus seurata palvelujensa toteutuneita lukumääriä sekä palvelujen tunnuslukuja kuukausittaisella raportoinnilla. Sähköiset, flash-muodossa olevat raportit ovat luettavissa Helmi-intrassa, Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Talpan palveluraportointi. Nyt asiakasraportointia ollaan uudistamassa. Uudistustyön takia vuoden 2013 ensimmäinen raportti julkaistaan vasta huhtikuussa. Tavoitteena sujuvat prosessit Uudistetulle asiakasraportille kerätään ainakin kaikki suoriteperusteiseen hinnoitteluun kuuluvat tuotteet sekä palvelusopimuksen mukainen tuntiperusteisesti veloitettava työ. Näiden lisäksi on pyritty löytämään raportointikohteita, jotka kuvaisivat mahdollisimman hyvin prosessien sujuvuutta. Työtuntien seuraamiseen ja kohdentumiseen Talpassa on käytössä TimeFlies -työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla jokainen talpalainen voi helposti kohdistaa työnsä oikealle asiakkaalle ja prosessille. Talpan tavoitteena on entistä tehokkaammin seurata esimerkiksi aikaa, joka kuluu prosessipoikkeamien selvittelyyn tai työaikaa, jolloin tehdään palvelusopimuksiin kuulumattomia lisätöitä, jotka voivat johtua esimerkiksi muutoksista Talpan asiakasviraston organisaatiossa. Suoritemäärien seuranta tehostuu Uudistuneella palveluraportilla löytyy entiseen tapaan kumulatiiviset toteumat kuluvalta vuodelta, vertailu edelliseen vuoteen sekä muutosprosentti. Näiden lisäksi tulee neljäs seurattava kohde: laskutettu suoritemäärä. Tämä sarake ilmoittaa palvelusopimuksen mukaisesti laskutetut suoritteet. Ko. luku on laskettu jakamalla sopimuksen mukainen vuotuinen suoritemäärä kahdellatoista ja kertomalla se raportointikuukausien määrällä. Seuraamalla laskutettuja ja toteutuneita suoritemääriä asiakkaalla on mahdollisuus ennakoida koko vuoden tasauslaskua. Vertailussa on syytä muistaa mahdollinen vuotuinen kausivaihtelu. Toivomme, että uudistunut raporttimme palvelee mahdollisimman hyvin kaikkia Talpan asiakkaita. ja pystymme jatkossakin kehittämään raportointiamme yhdessä asiakkaittemme kanssa. Kaikki ideat ovat siis jatkossakin ehdottoman tervetulleita. Palautetta ja kehitysehdotuksia raportointiin liittyen voi lähettää osoitteeseen talpa.asiakkuudenhallinta@hel.fi. tiedottaa 1 2013 5
Asiakastyytyväisyys laski odotetusti Talpan asiakastyytyväisyyttä on tutkittu vuodesta 2005 asti. Vuonna 2011 tyytyväisyystaso nousi ensimmäistä kertaa 3,7 yläpuolelle, mutta laski viime vuonna alle 3,6. Myös vastausprosentti jäi alhaiseksi. Maksut BIP:llä nopeasti ja kätevästi Laske-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä Talpasta lähtevien maksujen kulkua ja ohjeistusta täsmennettiin. Suurin osa reskontran ulkopuolisista maksuista siirtyi viime vuonna ostoreskontran eli BIP:n kautta käsiteltäviksi. Uudessa käytänteessä on vielä hiomista. Oiva Akatemia toteutti 12.11. 30.11.2012 Talpan palveluja koskevan asiakastyytyväisyyskyselyn sähköisenä kyselynä. Asiakastyytyväisyys laski ollen 3,6. Myös vastausprosentti jäi kaikkien aikojen pienimmäksi (24 %), vaikka otosta suurennettiin edellisvuodesta (jakelu 1 233 henkilölle, v. 2011: 1 114). Eniten vastaajia oli kolmesta suurimmasta asiakasvirastosta: sosiaalivirastosta (27,6 % vastaajista), terveyskeskuksesta (10,75 %) ja opetusvirastosta, jonka osuus nousi edelleen (10,39 %). Mitä on hyvä asiakaspalvelu? Talpan esimiehet ja johtoryhmä kävivät kyselyn tulokset läpi tuoreeltaan Oivan kehittämiskonsultti Marita Raitarannan kanssa. Tilaisuudessa listattiin asioita, joista hyvä asiakaspalvelu koostuu ja mietittiin esteitä, joita hyvän asiakaspalvelun tiellä mahdollisesti on. Lisäksi todettiin, että kulunut vuosi oli Laske- ja Sote-muutosten takia poikkeuksellinen ja että tämä heijastui paitsi tyytyväisyystason laskuna, myös vastaajien vähäisenä määränä. Asiakastyytyväisyyskyselyn avoimissa vastauksissa oli tällä kertaa tavallista enemmän rohkaisevia ja ymmärtäviä kommentteja, mikä viime vuoden vastoinkäymisten jälkeen tuntui Talpan esimiehistä hienolta. Tulosten analysointia osastoilla jatketaan ja tietenkin toivotaan asiakkailta aktiivista palautetta myös kyselyn ulkopuolella! Ostoreskontran ulkopuolisia maksuja ovat esimerkiksi erilaiset kuluveloitukset, luottokorttimaksut, matkalaskut, jne. Erilaisten maksujen ja niiden yhteydessä tarvittavien asiakirjojen kirjo on suuri. Jos asiakkaan lasku täyttää laskuvaatimukset (jotka löytyvät www.vero.fi-sivustolta), ei siitä kirjoiteta erillistä maksuosoitusta. Ulkomaanmaksusta täytetään ulkomaanmaksun toimeksiantolomake. Kaupungin omalle henkilöstölle pienkulut ja matkalaskut maksetaan pääsääntöisesti M2-järjestelmän kautta. Ostolaskuista ei voida maksaa kaupungin henkilöstölle kuuluvia maksuja. Tavoitteena selkeä ja yhtenäinen maksuprosessi Helmi-intraan on maksutyypeittäin koottu avainsanahakemisto. Hakemistoon on listattu maksut sekä tieto siitä, mille osastolle ja minkälaisin liittein maksut Talpaan lähetetään. Helmi > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Talpasta lähtevät maksut Otamme Talpassa mielellämme palautetta avainsanahakemistosta sekä maksuihin liittyvästä ohjeistuksesta. Palautetta voi lähettää os. talpa.viestinta@hel.fi. BIP-järjestelmä tuo maksujen käsittelyyn selkeitä etuja: n Maksuosoitukseen ei tarvita hyväksymismerkintää, vaan se laitetaan BIP-järjestelmässä kiertoon ja hyväksyttäväksi. n Maksuosoitus voidaan toimittaa sähköpostitse. n Kaikki maksut on nähtävissä ja raportoitavissa samassa paikassa, omassa BIP-arkistossa tai BIP Monitorissa. Käytä aina uusinta lomaketta SAPin käyttöönotto toi muutoksia myös maksuliikenteessä käytettävien lomakkeiden tietoihin (esim. maksuosoitus- ja ulkomaanmaksun toimeksianto). Uusimmat lomakkeet löytyvät kaupungin yhteisistä lomakkeista. Muuttuneiden tiliöintitietojen takia on erityisen tärkeää käyttää voimassa olevaa lomaketta. Puutteellisesti täytetyt tai vanhat maksuosoituslomakkeet tai käteiskassatilitykset palautetaan laatijalle ja maksutapahtuma peruuntuu. tiedottaa 1 2013 6
Uusia laskutusosoitteita M2:een joitakin muutoksia Helsingin kaupungin sosiaalivirasto sekä terveyskeskus yhdistyivät vuoden alussa sosiaali- ja terveysvirastoksi. Samalla sosiaalivirastosta erotettiin suomenkielinen lasten päivähoito uudeksi varhaiskasvatusvirastoksi. Uusien virastojen laskutusosoitteisiin tuli muutoksia. Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen vanhat laskutusosoitteet pidetään vielä voimassa ja niihin lähetetyt laskut ohjautuvat automaattisesti uusiin osoitteisiin. Uusille virastoille siirtyi osa aiemmin sosiaalivirastolla ja terveyskeskuksella käytössä olleista laskutusosoitteista seuraavasti: Sosiaali- ja terveysvirasto n Hallinto ja tukipalvelut, PL 6027, verkkolaskuosoite 003702012566407 n Perhe- ja sosiaalipalvelut, PL 7327, verkkolaskuosoite 003702012566305 n Terveys- ja päihdepalvelut, PL 6127, verkkolaskuosoite 003702012566416 n Sairaala-, kuntoutus- ja hoiva, PL 6627, verkkolaskuosoite 003702012566446 Varhaiskasvatusvirasto Verkkolaskuosoite säilyi samana kuin sosiaaliviraston lasten päivähoidolla (003702012566301). Uusi PL-osoite on PL 9127 (korvaa vanhan PL-osoitteen 7127). Tarkempi erittely uusien virastojen laskutusosoitteista (pdf). Lista kaikista Helsingin kaupungin käyttämistä laskutusosoitteista (pdf). Lisätietoja laskutusosoitteista: Talpan ostolaskuosasto, Suvi.Flinkman@hel.fi. M2-matka- ja kulunhallintajärjestelmään tehtiin vuoden vaihteessa muutamia muutoksia, kun matkasuunnitelman lomakepohja ja koulutustietojen lisääminen muuttuivat. Muutokset on päivitetty M2-video-ohjeisiin. Matkasuunnitelman lomakepohja on nyt matkalaskun kaltainen: n Suunnitelmalle viedään kulut kuten matkalaskulle Lisää kulu -toiminnolla. n Alasvetovalikosta löytyvät samat kulujen kustannusarviot kuin vanhassa suunnitelmassa. n Verollinen korvaus (passi ja valokuvat). n Ennakkotarve. Koulutustiedot kopioituvat suunnitelmalta matkalaskulle. Annettuja koulutustietoja voi tarkentaa/muokata matkalaskulla. n Koulutustiedot lisätään seuraavasti: valitaan koulutuksen tyyppi ja koulutuksen järjestäjä. n Kirjoitetaan koulutuksen nimi. n Lisätään koulutus päivät sekä kellonajat (koulutuksen aloitus ja lopetus). n Tallenna. tiedottaa 1 2013 7
Laskutusosastolla muutettiin palvelualuejakoa vuoden 2013 alussa Sote-uudistuksen myötä pitkäaikaisen laitoshoidon tulosidonnaisten maksujen määrittely keskitettiin 1.1.2013 alkaen sosiaali- ja terveysvirastoon ja Talpan laskutusosastolta siirrettiin kolme työntekijää tehtävineen uuteen virastoon. Laskutusosastolla tuotettavien ns. erillispalveluiden määrän vähetessä oli luontevaa uudistaa osaston palvelualue- ja tehtäväjakoa. 1.1.2013 alkaen Asiakasmaksulaskutus-palvelualueella hoidetaan kaikki asiakasmaksulakiin liittyvät palvelut: sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksujen laskutus, vapaakorttien myöntäminen sekä hammashuollon ostopalveluihin liittyvät palvelut. Asiakasmaksulaskutus-palvelualueen asiakkaita ovat paitsi sosiaali- ja terveysvirasto, myös varhaiskasvatusvirasto, opetusvirasto ruotsinkielisen päivähoidon osalta sekä pelastuslaitos sairaankuljetusten omavastuuosuuksien osalta. Palveluvastaavana asiakasmaksulaskutuksen palvelualueella on Sari Hallikainen. Palvelualueen yhteinen asiakaspalvelunumero on 310 25300. Yleislaskutus-palvelualueella hoidetaan kaikki muu julkisoikeudellinen ja yksityisoikeudellinen laskutus. Palvelualueen asiakkaita ovat kaikki laskutusosaston asiakasvirastot. Palveluvastaavana yleislaskutuksen palvelualueella toimii Salla Backman ja palvelualueen yhteinen asiakaspalvelunumero on 310 25630. Myyntireskontra-palvelualueen tehtävät ovat entisellään: laskutusosaston pankkitilien päivittäinen tiliöinti, suoritusten kohdistaminen myyntireskontraan, saatava- ja pankkitilien täsmääminen, suoraveloitusaineistojen lähettäminen, asiakkaiden liikasuoritusten maksuunpano jne. Palvelualueen palveluvastaavana toimii Pekka Sarni- Laskutuksen asiakaspalvelunumeroissa lisämiehitystä Laskutuksen asiakaspalvelunumeroissa palvellaan arkisin kello 8.15 16.00. Numeron 25300 puhelinpalvelurinkiin kuuluu pääsääntöisesti seitsemän taloussihteeriä, kertoo palveluvastaava Sari Hallikainen. Myös lounasajan ja loma-aikojen miehitykset on turvattu lisäämällä asiakaspalvelijoiden määrää. Äkilliset poissaolot ja sairastumiset pyritään nekin paikkaamaan entistä joustavammin. Lisäksi olemme asettaneet minimimiehitykselle rajat. Asiakaspalvelunumeroissa vastaa nauhoite palvelualueen yhteisen viikkopalaverin aikana, korkeintaan 2 tunnin ajan. ola. Myyntireskontran yhteinen asiakaspalvelunumero on 310 25540. Perintä-palvelualueen tehtävänä on entiseen tapaan huolehtia Talpan ylläpitämässä myyntireskontrassa olevien saatavien perinnästä, velallisten velkajärjestelyihin liittyvistä selvityksistä sekä saatavien luottotappioksi kirjaamisesta. Perinnän palvelualueen palveluvastaavana toimii Anita Andsten ja perinnän yhteinen asiakaspalvelunumero on 310 25310. tiedottaa 1 2013 8
Talpan johtokunta 2013 2014 Kaupunginhallitus päätti 4.2.2013 kokouksessaan valita Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu -liikelaitoksen johtokuntaan toimikaudeksi 2013 2014 jäsenet ja varajäsenet seuraavasti: Jäsenet Tapio Korhonen, rahoitusjohtaja Riitta Simoila, osastopäällikkö Tauno Sieranoja, talousjohtaja Matti Lahdenranta, toimitusjohtaja Paula Sermilä, kehittämisjohtaja Samalla kaupunginhallitus päätti valita puheenjohtajaksi Tapio Korhosen ja varapuheenjohtajaksi Riitta Simoilan. Kaupunginhallitus päätti 21.1.2013 nimetä edustajakseen ja varaedustajakseen Talpan johtokuntaan seuraavat henkilöt: n Tatu Rauhamäki n Ulla-Marja Urho Varajäsenet Tuula Saxholm, talousarviopäällikkö Jussi Lind, talous- ja strategiapäällikkö Eve Tuomola, toimistopäällikkö Harri Huttunen, yksikönpäällikkö Sampo Pajari, talouspäällikkö S-Pankki liittyi verkkopalkkatoimijoiden joukkoon Maaliskuusta lähtien myös ne Helsingin kaupungin palkansaajat, joiden palkkatili on S- Pankissa, voivat vastaanottaa palkkakuittinsa sähköisenä. Nordean, Danske Bankin, OP- ja Säästöpankkiryhmien, Handelsbankenin, Tapiolan, Ålandsbankenin ja nyt myös S-Pankin asiakkaalla on mahdollisuus tarkastella omaa palkkalaskelmaansa verkkopankissa ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköisen palkkalaskelman selailuun tarvitaan vain internet-yhteys sekä henkilökohtaiset pankkitunnukset. Verkkopalkkalaskelma näkyy verkkopankissa 2 3 arkipäivää (kuukausipalkkaiset) tai yksi arkipäivä (tuntipalkkaiset) ennen maksupäivää. Uudet arvonlisäverokoodit Kaikkia arvonlisäverokantoja korotettiin vuoden alussa yhdellä prosenttiyksiköllä. Myös eräät arvonlisäverolain säännökset muuttuivat. Päivitetyt arvonlisävero-ohjeet ja ALVkoodiluettelot löytyvät Helmi-intrasta, Laske-sivustolta. Suomen arvonlisäverotuksessa on käytössä kolme eri verokantaa: yleinen verokanta ja kaksi alennettua verokantaa. Verokannat nousivat yhdellä prosenttiyksiköllä 1.1.2013. Uudet verokannat ovat 24, 14 ja 10 prosenttia. Verokantamuutoksia on käsitelty Verohallituksen ohjeessa Dnro 348/40/2010 (www.vero.fi). Alv-koodien kirjaus Osto- ja myyntitapahtumien kirjauksissa käytetään Laske-järjestelmässä määriteltyjä verokoodeja. Käytettävät koodit tulee valita kirjattavan hankinta- ja luovutustilanteen mukaisesti. Verokoodit määrittävät tapahtumien verokäsittelyn. Järjestelmä laskee käytetyn verokoodin avulla suoritettavan tai vähennettävän/ palautettavan/ laskennallisen arvonlisäveron määrän ja vero kirjautuu tämän jälkeen järjestelmässä automaattisesti koodille määritellylle arvonlisäverotilille. Oman käytön arvonlisäverot kirjataan omilla koodeillaan. Myös verottomille hankinnoille ja luovutuksille on määritelty verokoodit. Oikea arvonlisäverokäsittely ja verokoodi tulee määrittää jokaisen tapahtuman osalta tapauskohtaisesti erikseen. Ohjeessa on verokoodien yhteydessä mainittu suluissa ennen vuotta 2013 voimassa olleet alv-koodit ja verokannat. Ellei tätä mainintaa ole, verokoodi on pysynyt samana. Sekä myynti- että ostolaskupuolella syntyy vielä pitkään tilanteita, joissa joudutaan käyttämään vanhoja vuoden 2012 loppuun voimassa olleita verokantoja ja verokoodeja. Kosti-käyttäjille Uusien alv-prosenttien vuoksi Kostissa olevia vanhoja vapaatekstitilauksia EI SAA käyttää uusien pohjina. Jos käyttää vanhaa pohjaa ja muuttaa siihen uuden prosentin, niin tilauksen tiedoissa oleva alv-koodi ei päivity ja tieto menee virheellisenä eteenpäin. Hankintakeskus päivittää Kostin tuoteluetteloihin muuttuneet alv:t sitä mukaa kun toimittajat päivittävät katalogejaan. tiedottaa 1 2013 9
Perintä käynnistymässä kirittävää riittää Tätä kirjoittaessani SAP-järjestelmän perintätoiminnallisuudet ovat edelleen pahasti kesken. Olemme päässeet tuotannossa tutustumaan vasta perintäajo I -toiminnallisuuteen eli muodostamaan ensimmäisiä maksumuistutuksia. sä. Tämä tulee työllistämään koko osastoamme kevään ajan. Koska maksumuistutukset vuoden 2012 avoimista saatavista lähetetään ilman 5 euron perintäpalkkiota ja viivästyskorkoa, uskomme selviävämme myös asiakaspalvelun haasteesta. Totuus kuitenkin on, että maksumuistutusten lähettäminen on vasta ensimmäinen askel perinnän polulla. Kirittävää riittää koko loppuvuoden ajaksi mm perintätoimeksiantojen lähettämisessä perintätoimistoon ja oikeuspalveluille, maksusuunnitelmien laadinnassa sekä luottotappioiden kirjaamisessa ja purkamisessa. Tavoitteenamme on, että olemme ajan tasalla vuoden 2013 lopussa. Elina Tirkkonen Laskutusosaston palvelupäällikkö Ensimmäinen varsinainen maksumuistutusajo onnistuttiin ajamaan helmikuun 8. päivänä ja pilottina käytettiin Tukkutorin vuokrasaatavia vuodelta 2012. Velallisille lähetettiin noin 500 maksumuistutusta, jotka ensi silmäyksellä näyttivätkin halutun kaltaisilta. Tarkempi tarkastelu kuitenkin osoitti, että joissakin tapauksissa maksumuistutuksen seliteosion tekstirivit olivat menneet päällekkäin ja ns. jäännöserien osalta järjestelmä oli laskunumeron tilalle kirjoittanut osasuoritukseen liittyvän pankkitilitiedon. Totesimme, että maksumuistutusten lähettämistä ei voitu jatkaa. Nyt, maaliskuun puolivälissä, odotamme edelleen lupaa perinnän käynnistämiselle. Kun lupa saadaan, maksumuistutukset vuoden 2012 saatavien osalta tullaan lähettämään virastoittain niin, että yksityisoikeudellisista saatavista muistutetaan mahdollisimman pian. Ensimmäisinä lähetämme maksumuistutukset Palmian ja kiinteistöviraston saatavista. Avoimia saatavia eli maksamattomia laskuja vuodelta 2012 on yli 100 000 kpl ja tavoitteenamme on lähettää kaikki maksumuistutukset toukokuun loppuun mennes- tiedottaa 1 2013 10
Perintälain muutokset voimaan 16.3.2013 Perintälaissa säädetään erääntyneen saatavan vapaaehtoisesta perinnästä sekä kuluttaja- että yrityssaatavien osalta. Perintälaki ei koske ulosottoviranomaisen toimintaa. Perintälain muutoksella pyritään n Hyvän perintätavan sisällön täsmentämiseen n Hyvän perintätavan noudattamisen tehostamiseen ja n Perintäkulujen enimmäismäärien tarkistamiseen. Talpan ja asiakasvirastojen yhteistyön näkökulmasta tärkeitä muutoksia/lisäyksiä laissa ovat: Hyvä perintätapa Hyvää perintätapaa käsittelevään perintälain 4 :ään on lisätty maininta Perinnässä on suhtauduttava vastuullisesti maksujärjestelyihin. Tavoitteena on luonnollisesti se, että velallisen kanssa sovitaan realistinen maksusuunnitelma ja suunnitelmaa noudatetaan. Talpan ja asiakasvirastojen välisessä työnjaossa maksujärjestelyjen sopiminen on vastuutettu Talpalle. Talpa myös vastaa siitä, että myyntireskontrasta löytyy tieto tehdyistä maksusuunnitelmista. Maksuvelvollisuuden kiistäminen Perintälain 4 b määrittelee velallisen oikeuden kiistää maksuvelvollisuus. Vapaaehtoista perintää ei saa jatkaa, jos velallinen kiistää maksuvelvollisuutensa. Velallisen tulee kuitenkin esittää peruste, johon hän vetoaa kiistäessään maksuvelvollisuutensa. Käytännössä tämä säännös tarkoittaa sitä, että määrämuotoinen kirjeenvaihto Talpan/virastojen ja velallisten kesken tulee jatkossa lisääntymään. Mikäli velallinen ei esitä pyydettyä perustetta kiistämiselle, perintää saa jatkaa. Suoraan ulosottokelpoisen saatavan perintää saa kiistämisestä huolimatta jatkaa, jollei velallinen ole tehnyt perustevalitusta tai muuta siihen rinnastettavaa oikeussuojakeinoa. Talpan ja asiakasvirastojen välinen hyvä yhteistyö korostuu velallisen kiistäessä maksuvelvollisuutensa. Perintälain muutos lisää asian painoarvoa entisestään. Talpan laskutusosastolla on oltava ajantasainen tieto asiakkaista, jotka ovat kiistäneet maksuvelvollisuutensa lähettämämme laskun osalta. Tieto asiakkaan maksuvelvollisuudesta eli alkuperäisen laskun oikeellisuudesta on virastoissa. On tärkeää, että kysymykset maksuvelvollisuudesta ratkaistaan virastoissa kohtuuajassa ja tieto ratkaisusta toimitetaan ripeästi sekä velalliselle että Talpaan (jossa perintää mahdollisesti päästään jatkamaan). Velallisen oikeus kuluttajasaatavan perinnän keskeyttämiseen Kuluttajasaatavaa perittäessä velallisella on oikeus pyytää perinnän keskeyttämistä ja asian siirtämistä oikeudelliseen perintään. Keskeytyspyyntö on tehtävä kirjallisesti tai muulla pysyvällä tavalla. Vapaaehtoista perintää saa keskeytyspyynnöstä huolimatta jatkaa, mikäli siitä ei aiheudu perintäkuluja velalliselle. Mikäli näin menetellään, velalliselle ilmoitetaan vapaaehtoisen perinnän jatkumisesta ilman lisäkuluja. Vapaaehtoisen perinnän keskeyttäminen kuuluu Talpan laskutusosaston tehtäviin eli asiakasvirastot eivät ole suoraan yhteydessä perintätoimistoon. Mahdolliset asiakkaiden yhteydenotot tulee ohjata aina meille. Kuluttajasaatavan perintäkulujen enimmäismäärät Vapaaehtoisen perinnän osalta perintätoimista saa vaatia seuraavat määrät: 1 Kirjallisesta maksumuistutuksesta enintään 5 euroa. 2a Perintätoimiston lähettämästä maksuvaatimuksesta 14 euroa, kun kyseessä enintään 100 euron pääoma. 2b Perintätoimiston lähettämästä maksuvaatimuksesta 24 euroa, kun kyseessä pääoma 100 1000 euroa. 2c Perintätoimiston lähettämästä maksuvaatimuksesta 50 euroa, kun kyseessä yli 1000 euron pääoma 3 Perintätoimiston lähettämästä maksuvaatimuksesta 14 euroa, kun kyseessä suoraan ulosottokelpoinen saatava. 4 Perintätoimiston lähettämästä toisesta maksuvaatimuksesta puolet ensimmäisen vaatimuksen määrästä. 5 Maksuajan pidennyksestä 5 euroa. 6 Maksusuunnitelmasta 20, 30 tai 50 euroa (porrastus kuten 1. maksuvaatimuksissa). Velallisen kokonaiskuluvastuu kuluttajasaatavan perinnässä Saman kuluttajasaatavan perinnästä velalliselta saa vaatia perintäkuluina yhteensä enintään seuraavat määrät: 1 60 euroa, jos saatavan pääoma on enintään 100 euroa. 2 120 euroa, jos saatavan pääoma on 100 1 000 euroa. 3 210 euroa, jos saatavan pääoma on yli 1 000 euroa. 4 51 euroa, jos kyseessä on suoraan ulosottokelpoinen saatava. On ilmeistä, että perintälain muutoksesta on tarpeen järjestää koulutusta, johon myös virastojen edustajat voivat osallistua. Koulutuksen ajankohta tulee kuitenkin olemaan vasta kesän kynnyksellä, koska perinnän prosessimme tulee täsmentymään vasta SAP-järjestelmän käyttöönoton myötä. Lisätietoja n Elina Tirkkonen, laskutusosaston palvelupäällikkö n Laskutusosaston perintä -palvelualue. Perinnän palvelualueen palveluvastaavana toimii Anita Andsten. Perinnän asiakaspalvelunumero on 310 25310. tiedottaa 1 2013 11
Yleisökassalla Kallion virastotalossa ajoittain ruuhkaa Taloushallintopalvelun kassat (os. Toinen linja 4 A) palvelevat suurta määrää kuntalaisia. Tiettyjen maksupäivien takia kassoilla voi ajoittain olla ruuhkaa. Kassat palvelevat arkipäivisin kello 8.15 16. Vuoden 2013 kiireisimmät päivät ovat etukäteen tiedossa. Jos et halua jonottaa, vältäthän paikan päällä asiointia seuraavina päivinä. Kiireisiä päiviä Talpan yleisökassoilla: Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu 1.3.2013 2.4.2013 2.5.2013 3.6.2013 1.7.2013 1.8.2013 2.9.2013 1.10.2013 1.11.2013 2.12.2013 4.3.2013 3.4.2013 3.5.2013 4.6.2013 2.7.2013 2.8.2013 3.9.2013 2.10.2013 4.11.2013 3.12.2013 5.3.2013 4.4.2013 6.5.2013 5.6.2013 4.7.2013 5.8.2013 5.9.2013 3.10.2013 5.11.2013 4.12.2013 6.3.2013 5.4.2013 7.5.2013 6.6.2013 5.7.2013 6.8.2013 6.9.2013 4.10.2013 6.11.2013 5.12.2013 14.3.2013 15.4.2013 14.5.2013 13.6.2013 15.7.2013 15.8.2013 13.9.2013 14.10.2013 14.11.2013 13.12.2013 15.3.2013 16.4.2013 15.5.2013 14.6.2013 16.7.2013 16.8.2013 16.9.2013 15.10.2013 15.11.2013 16.12.2013 18.3.2013 18.4.2013 17.5.2013 17.6.2013 17.7.2013 19.8.2013 18.9.2013 17.10.2013 18.11.2013 18.12.2013 26.3.2013 26.4.2013 29.5.2013 26.6.2013 29.7.2013 28.8.2013 26.9.2013 29.10.2013 27.11.2013 27.12.2013 27.3.2013 29.4.2013 30.5.2013 27.6.2013 30.7.2013 29.8.2013 27.9.2013 30.10.2013 28.11.2013 30.12.2013 28.3.2013 30.4.2013 31.5.2013 28.6.2013 31.7.2013 30.8.2013 30.9.2013 31.10.2013 29.11.2013 31.12.2013 tiedottaa 1 2013 12
Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa l http://primapaper.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Teija Sjöholm Laskutus kaupungintalolla Talpan laskutusosasto ja Lasken hanketoimiston henkilökunta kokoontuivat rahoitusjohtaja Tapio Korhosen ja Tasken viestintäpäällikkö Sirpa Jyrkänteen kutsumina kaupungintalon juhlasaliin 12.2.2013. Tilaisuudessa muisteltiin viime vuoden kuntalaislaskutuksen myöhästymisestä aiheutunutta ruuhkaa, joka näkyi mm. moninkertaisina puhelumäärinä laskutuksen asiakaspalvelussa. Kesä heinäkuussa 2012 asiakaspalvelunumeroon tuli jopa 13 000 puhelua kuukaudessa, kun puheluiden määrä normaalisti on noin 2 000-2 500. Suma saatiin onnistuneesti ja hyvällä yhteistyöllä purettua ja tätä juhlistettiin juhlasalin kristallikruunujen loisteessa. BIP ja Kosti päivitetty BIP:n osalta vuoden alun päivityksessä ei tullut käyttöön uusia toiminnallisia ominaisuuksia, vaan päivitys vaikutti lähinnä suorituskykyyn. Kostissa on uutena ominaisuutena mahdollisuus tallentaa toimittajia omaan suosikkikansioon vapaatekstitilauksella. Alkuvuoden 2013 viivästyskorko ennallaan Viivästyskorkoprosenttiin ei tullut muutosta vuoden vaihteessa. Ajalla 1.1. 30.6.2013 viivästyskorkoprosentti on edelleen 8 %. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 1 2013 13
Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 2 12.6.2013 Lukijalle... 1 Lisää laatua oman toiminnan arvioinnilla... 2 Palautekysely sähköisestä Tilinpäätös 2012 -työtilasta... 4 Kaupungin välitilinpäätös laaditaan ensimmäistä kertaa... 5 Opinnoista uutta näkökulmaa työhön... 6 Talousalan ammattilaisia koolla Talpassa... 7 Lisälaskua tulossa?... 8 Uudistettu palveluraportti julkaistu... 8 Maksumuistutuksia satelee... 9 Hankintahetkestä sujuvasti maksuun... 10 Tapio Korhosesta kanslianeuvos... 11 Palvelukassa-toiminnot siirtyivät CPU:lle... 11 Rakennusalan verovalvontaa tehostetaan... 11 Loma-aika lähenee... 12 LUKIJALLE Minulle on viime aikoina suotu useampikin mahdollisuus vaihtaa ajatuksia hieman erilaisista palvelukeskuksista tulevien kollegoiden kanssa. Kuten aina, keskustelut ovat olleet erittäin hedelmällisiä ja osin virittäneet omiakin ajatuksia uusille taajuuksille. Jo vuosia olemme säännöllisesti kokoontuneet suurimpien kaupunkien palvelukeskusten kesken ns. Tapas-ryhmänä. Aluksi olimme kaikki kaupunkien sisäisiä palvelukeskuksia, mutta joukossamme on nykyisin myös osakeyhtiöitä, jotka palvelevat seutukuntansa kuntia, kuntayhtymiä ja kuntien omistamia yhtiöitä. Tapaamisemme ovat olleet tärkeitä vertaistukena varsinkin siinä vaiheessa, kun palvelukeskuksia perustettiin. Tänä päivänä saamme toisiltamme vinkkejä hyvistä käytännöistä ja hyvää vertailutietoa toiminnan taloudellisuudesta ja tehokkuudesta. Olin myös seminaarissa, jossa oli useita esimerkkitapauksia palvelukeskusten perustamisesta, toiminnan vakiinnuttamisesta käynnistymisen jälkeen ja palvelukeskusten ulkoistamisesta. Tapaukset olivat valtaosin yritysmaailmasta, mutta joukossa oli myös muutamia julkishallinnon alustuksia. Valtaosa Suomessa toimivista palvelukeskuksista on suhteellisen pieniä. Herääkin kysymys, olisiko aika miettiä palvelukeskusten yhdistämistä suuremmiksi kokonaisuuksiksi? Jo pidempään toimivien palvelukeskusten haasteena on tehokkuuden jatkuva parantaminen. Esille nousi myös organisaation kokonaisprosessien hallinta ja tehostaminen. Palvelukeskukset ovat hioneet omaa toimintaansa saadakseen tapahtumakohtaiset kustannukset alemmaksi. Mutta jälleen nousee esiin kysymys: voitaisiinko liiketoimintayksiköiden prosesseja kehittää siten, että niiden avulla pystyttäisiin entistä paremmin automatisoimaan myös taloushallinnon prosesseja? Entä kuinka operatiivisia järjestelmiä kehitettäessä voitaisiin entistä paremmin huomioida myös taloushallinnon tarpeet? Kun verrataan taloushallinnon palvelukeskusten tehokkuutta, nousee yhdeksi tärkeäksi tekijäksi työnjako ja sen kurinalainen noudattaminen. Palvelusopimusten ulkopuoliset laskuttamattomat työt nakertavat palvelukeskuksen taloudellisuutta ja nostavat peruspalvelujen yksikköhintoja sekä johtavat kustannusten epäoikeudenmukaiseen kohdistumiseen asiakkaiden kesken. Tämän vuoksi tulemme jatkossa seuraamaan entistä tarkemmin sopimusten ulkopuolista työtä ja laskuttamaan siitä. Uskon, että jatkossa tällä on alentava vaikutus sopimusten mukaisten palvelujen yksikköhintoihin. Luin juuri erästä työhyvinvointia käsittelevää lehteä. Silmiini osui Työturvallisuuskeskuksen asiantuntijan Päivi Rauramon artikkeli Kuinka voin ja miten jaksan?. Ehkä meidän kaikkien tulisi asettaa tämä kysymys itsellemme. Mielestäni työhyvinvointi ja etenkin sen kauaskantoiset vaikutukset oli edellä mainitussa artikkelissa kiteytetty osuvasti: Mitä enemmän on ihmisiä, jotka haluavat tehdä työnsä hyvin, osallistua sen kehittämiseen, kiinnostua ja olla aktiivisia, sitä parempi ilmapiiri organisaatiossa on ja sitä parempaa tulosta se tekee. Suomen suvi on taas kauneimmillaan ja olemme saaneet nauttia todellisesta lämpöaallosta. Monilla meistä on kuitenkin kesäloma vielä kaikkine mahdollisuuksineen edessäpäin. Toivottavasti saamme kesälomalta niitä elämyksiä ja onnen tunteita, jotka kantavat meitä tulevissa koitoksissa. Tuula Jäppinen, toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Talpassa käynnistyi itsearviointi Lisää laatua oman toiminnan arvioinnilla Asiantuntijuus, tiimi, asiakas, kiire, projekti, tietojärjestelmä, tuottavuus nykypäivän työyhteisön avainsanoja, joiden äärelle harvoin on kuitenkaan aikaa pysähtyä ja miettiä, missä ollaan hyviä ja missä olisi vielä kehitettävää. Talpassa päätettiin näin kuitenkin tehdä ja toteuttaa koko taloa koskeva itsearviointi. Talpa osallistui vuonna 2010 kaupunginjohtajan laatupalkintokilpailuun. Arviointi tehtiin johtoryhmävetoisesti liikelaitostasolla. Arviointiraporttia ja sen tuloksia on sittemmin hyödynnetty toiminnan kehittämiseen ja sillä on ollut vaikutusta myös laadittaessa Talpa-tasoisia tuloskorttitavoitteita. Tänä vuonna toiminnan laadun arviointi päätettiin ulottaa palvelualueille asti. Arviointi toteutetaan yhdessä Oiva Akatemian kanssa. Koko Talpan henkilöstö osallistuu yhden päivän arviointitilaisuuteen, jossa jokainen palvelualue arvioi omaa toimintaansa käyttäen pisteytyksessä EFQMmallia. Lisäksi jokainen palvelualue valitsee arviointipäivän aikana kehittämiskohteet ja listaa myös oman toimintansa vahvuudet. Ennen arviointitilaisuutta Oivan Ritva Pöntinen piti Talpan esimiehille laatukoulutustilaisuuden, jossa harjoiteltiin arviointia ja keskusteltiin toiminnan laadun mittaroinnista. Kun kaikki palvelualuetasoiset arviot on syksyllä tehty, kunkin osaston esimiehet kokoontuvat vielä yhdessä tekemään osastotasoisen yhteenvedon. Itsearviointikierros on tarkoitus jatkossa toteuttaa muutaman vuoden välein. Itsearvioinnin tuloksiin etenkin asiakasnäkökulmasta palataan myöhemmissä tiedotteissa. Kaupunginjohtajan laatupalkintokilpailu 2010, ote Talpan palauteyhteenvedosta: Arviointiryhmään teki vaikutuksen Talpa-vierailun aikana työntekijöiden Talpaa kohtaan osoittama arvostus, tunne kuulumisesta Talpaan ja myönteinen ylpeys Talpasta. Monien muutosvaiheiden läpikäymälle ja muutosta edelleen elävälle organisaatiolle tämä ei ole mitenkään itsestään selvä tila. tiedottaa 2 2013 2
Mitä on itsearviointi? Itsearvioinnissa organisaatio vertaa omaa toimintaansa ja tuloksiaan erinomaisesti menestyneiden yritysten kokemusten perusteella laadittuun malliin. Helsingin kaupungilla sovellettava kokonaisvaltaisen laadun (TQM) itsearviointimalli perustuu Suomen ja Euroopan laatupalkintomalliin, EFQMmalliin. EFQM-malli jakautuu yhdeksään arviointialueeseen, joista viisi liittyy organisaation toimintaan ja neljä tuloksiin. Toiminta -arviointialueilla tarkastellaan toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta ja järjestelmällisyyttä. Tulokset -arviointialueilla arvioidaan organisaation saavutuksia ja sitä, miten ne ovat seurausta toiminnasta. EFQM-mallin keskeiset periaatteet ovat kaikille menestyville yrityksille yhteisiä: n Asiakassuuntautuneisuus n Johtajuus ja toiminnan päämäärätietoisuus n Prosesseihin ja tosiasioihin perustuva johtaminen n Henkilöstön kehittäminen ja osallistuminen n Jatkuva oppiminen, parantaminen ja innovatiivisuus n Kumppanuuksien kehittäminen n Tuloshakuisuus n Yhteiskunnallinen vastuu. saation toiminnan kannalta tärkeitä, hyvin toimivia ja järjestelmällisiä menettelyjä sekä näiden käytäntöön soveltamista. Tunnistetuista kehittämisalueista valitaan parannettaviksi toiminnan kehittymisen kannalta tärkeimmät ja kriittisimmät. Onnistuneeseen itsearviointiin kuuluu olennaisesti kehittämiskohteiden, parantamissuunnitelmien ja toteutuksen seuranta. Itsearvioinnin perimmäinen tarkoitus on synnyttää organisaatioon jatkuvan kehittämisen kulttuuri. Itsearviointi on tehokas toiminnan kehittymisen seurantaväline. Vuosittain tai parin vuoden välein toteutettuna se auttaa organisaatiota kohdentamaan voimavaransa kehittymisen ja menestyksen kannalta olennaisiin asioihin. Lähde: Helsingin kaupungin HEP-julkaisu: Tulosyksikön laadun arviointi Palveluvastaava Vuokko Hottinen Talpan ostolaskuosastolta kertoo itsearviointitilaisuudesta ja siihen valmistautumisesta. Etukäteen vähän jännitti, minkälaiset tulokset itsearvioinnista tulee. Esimiehenä sitä pohti, että missä asioissa olemme onnistuneet ja missä emme. Miten henkilöstö kokee esimies- ja johtamistoiminnan, minkälaisia kehittämiskohteita löytyy ja onko meillä ylipäänsä kykyä arvioida omaa toimintaamme? Ritva Pöntisen pitämä koulutus onneksi avasi hyvin itsearviointia ja sen merkitystä. Toimintojen dokumentointi tuo näkyväksi sen, mitä tehdään ja miten. Hyötyä on erityisesti siitä, että oman palvelualueen kanssa pohditaan mitä tehdään ja millä tavalla. Itsarviointipäivänä monesta asiasta syntyi hyvää keskustelua. On hyvä huomata, että ihmiset voivat kokea asioita eri tavoin. Jokainen osallistui itsearviointiin ja toi näkemyksensä esiin. Jotkut arviointialueet olivat vähän vieraampia ja siten vaikeampia ymmärtää niiden tarkoitusta, mutta kaikki kehittämistarpeet koottiin hyvässä yhteisymmärryksessä. Tilanne oli mielettömän rento ja nauroimme paljon. Luulen, että tämä lähensi meitä tiiminä. Itsearviointi oli niin laajalta alueelta, että yhteisiä päiviä olisi voinut olla kaksikin. Uskon, että seuraavalla kerralla on paljon helpompaa. Oli hienoa huomata, että koko palvelualue on tosissaan sen kanssa, että olemme olemassa asiakasta varten. Asiakas hyötyy, kun itse olemme varmempia toiminnoissamme ja tiedämme, missä olemme vahvoja. Kun tiedämme kehittämiskohteemme, voimme yhdessä asiakkaan kanssa kehittää toimintaa. Itsearvioinnin avulla organisaatio tunnistaa omat vahvuutensa ja kehittämisalueensa. Vahvuudet ovat organi- tiedottaa 2 2013 3
Palautekysely sähköisestä Tilinpäätös 2012 -työtilasta Helsingin kaupungin vuoden 2012 tilinpäätöksen laadinnassa hyödynnettiin sähköistä Helmi-intra -työtilaa varsin laajasti. Tilinpäätös 2012 -työtilaa käytettiin muun muassa aineiston koonnissa, yhdistelyssä sekä oikoluvussa. Myös tilintarkastajat ja aineiston taittajat olivat työtilan käyttäjiä. Huhtikuussa 2013 Talpan kirjanpito ja maksuliikenneosasto selvitti Tilinpäätös 2012 -työtilan käyttäjien mielipiteitä ja kehitysideoita erillisellä palautekyselyllä. Palautekyselyyn vastasi 35 henkilöä. Kyselyn tulokset olivat erittäin myönteiset. Tilinpäätös-työtilan käyttöä tilinpäätöksen laadinnassa pidettiin hyödyllisenä sekä nykyaikaisena ratkaisuna. Yksikään vastaajista ei halunnut palata entiseen käytäntöön. Näin ollen voidaan sanoa, että tilinpäätöksissä työtila on tullut jäädäkseen. Avoimista vastauksista ilmeni, että työtilan rakennetta pidettiin toimivana. Käyttäjien mukaan aineisto löytyi työtilasta vaivattomasti ja asiakirjat oli nimetty ohjeistuksen mukaisesti. Työtilan käyttäjät arvostivat myös työtilaan tallennettuja valmiita ilmoituspohjia. Työtilaan kirjautumisessa oli ongelmia varsinkin tilinpäätösprosessin loppuvaiheessa. Palautekyselyn pohjalta työtilaa kehitetään entistä käyttäjäystävällisemmäksi. Talousarvion toteutumista koskevat ilmoituspohjat eli tilinpäätöstekstit sekä tunnuslukutaulukot uudistetaan tilinpäätöstä 2013 varten. Virastojen ja liikelaitosten tilinpäätösyhteyshenkilöiden lukuoikeuksia laajennetaan todennäköisesti ainakin Toteumataulukot- ja Talousarvion toteutuminen -sivustoille. Välitilinpäätös 2013 -työtilasta saadut kokemukset vaikuttavat siihen, millaisia muutoksia työtilan käyttöoikeuksiin päätetään tehdä tilinpäätöksessä 2013. Kiinnitämme huomiota myös ohjeistukseen sekä työtilan tekniseen käyttövarmuuteen. Hanna Kuittinen suunnittelija Tilinpäätös-työtila sai seuraavat arvosanat (5 = erinomainen, 1 = heikko) tiedottaa 2 2013 4
Kaupungin välitilinpäätös laaditaan ensimmäistä kertaa Helsingin kaupunki on päättänyt tehdä välitilinpäätöksen. Tilinpäätös tehdään 30.6.2013 tilanteesta ja nyt ensimmäistä kertaa. Tavoitteena on nopeuttaa varsinaisen tilinpäätöksen laadintaa sekä tehostaa talousarvioseurantaa. Välitilinpäätöksessä taseet ja tuloslaskelmat raportoidaan ensi kertaa uudesta laskentajärjestelmästä Laskesta. Myös Heta on käytössä normaalisti. Talpan kirjanpito- ja maksuliikenneosaston palvelupäällikkö Niina Vasarainen: Välitilinpäätöksen toteutus aikataulussa edellyttää, että hallintokunnat huolehtivat nyt laskutuksestaan siten, että tammi-kesäkuun myynnit saadaan kirjattua ao. kaudelle. Sama koskee kauden ostolaskujen tarkastusta ja hyväksyntää. Lisäksi merkittävimmät jaksotukset tehdään hallintokunnittain. Talpan asiakaspäivässä esitetty kuukausittainen työnjako (Taloushallinto, ppt)! Talpan ja asiakkaan välillä takaa sen, että välitilinpäätösprosessi saadaan suunnitellussa aikataulussa läpi, toteaa Niina Vasarainen. Tarvittaessa työnjakoa tarkennetaan vielä syksyllä, kun on saatu kokemukset ensimmäisen välitilinpäätöksen laadinnasta. Välitilinpäätökseen liittyvät ohjeet, yhteyshenkilöt ja aikataulut löytyvät Helmi-intran työtilasta, johon on hallintokunnittain myönnetty tallennusoikeudet tilinpäätöksen laadinnasta vastaaville. tiedottaa 2 2013 5
Opinnoista uutta näkökulmaa työhön Osastoltamme yhteensä kymmenen työntekijää lähti keväällä 2012 mukaan suorittamaan ammattitutkintoa työn ohessa oppisopimuskoulutuksena. Tutkintotodistuksen saamme näyttökokeen hyväksytyn suorituksen jälkeen. Kaikki mukaan lähteneet suorittivat opintonsa loppuun. Nimenomaan palkkahallinnolle suunniteltu koulutus järjestettiin yhteistyössä Helsingin kaupungin oppisopimustoimiston ja Markkinointi-Instituutin kanssa. Talpan lisäksi opiskelijoita oli Starasta ja Palmiasta. Vaikka opiskelu ajoittain tuntui rankalta, oli se ehdottomasti sen arvoista. Sekä yhdeksän lähiopetuspäivää, että omalla ajalla tehdyt tehtävät toivat rutkasti lisää palkanlaskennan osaamista. Opettajalla oli pitkä kokemus kunnallisen puolen palkka- ja henkilöstöhallinnosta. Hän antoi konkreettisia eväitä esimerkiksi lainsäädännön tulkintaan. Opiskelun parasta antia oli ehdottomasti opintojen suora kytkös omaan, jokapäiväiseen työhön. Näkökulma tiettyihin asioihin avartui ja toisaalta olemassa oleva ammatti-identiteetti sai vahvistusta. Tehtävät ja niistä saatu palaute kertoivat, että Helsingin kaupungin palkanlaskenta on osaavissa käsissä! Timo KAUPPILA Palveluvastaava Heidi Pasanen ja palkkasihteeri Mikko Lehtonen palkanlaskentaosastolta suorittivat työn ohessa taloushallinnon ammattitutkinnon. Heidin ja Mikon haastattelujen lisäksi mielenkiintoisia esittelyjä talpalaisista löytyy Talpan henkilöstöraportista 2012. Myös viime vuoden toimintakertomus löytyy Talpan internet-sivuilta. n www.hel.fi/talpa > Talpan esittely tiedottaa 2 2013 6
Lähes 100 talous- ja palkanlaskennan ammattilaista koolla Talpassa Talpa järjesti asiakasvirastojen ja -liikelaitosten yhteistyökumppaneille ajankohtaistilaisuuden 21.5.2013. Toimitusjohtaja Tuula Jäppinen kertoi tänä vuonna ensimmäistä kertaa toteutuvasta, todellisten suoritemäärien perusteella tehtävästä laskutuksesta. Talpan asiakasvirasto voi uudistuneen palveluraportoinnin avulla seurata, onko vuoden lopulla tulossa lisäveloitusta vai hyvitystä. Talpan tavoitteena on vuonna 2014 entistä paremmin kohdistaa kustannukset asiakkaille ja tuotteille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Näin ylimääräiset tai prosessivirheistä johtuvat työt eivät rasita normaalihintoja. Haluamme saada lisää näkyvyyttä sille työlle, jota Talpassa tehdään. Tämä on mahdollista tehokkaalla ja tähän suunnitellulla työajanseurannalla. Tuula Jäppinen kertoi, että toteutuneeseen työaikaan perustuva laskutus vaikuttaa etenkin kirjanpito-, maksuliikenne- ja laskutuspalveluiden hinnoitteluun. Esimerkiksi entinen manuaalilaskutus ja normaalin laskutuksen ulkopuoliset työt laskutetaan toteutuneen työajan mukaan, samoin ns. manuaalimuistioiden käsittely. Kaiken tavoitteena on vähentää prosessipoikkeamia ja tietenkin nostaa laatua yhdessä asiakkaan kanssa totesi Tuula Jäppinen. Työajanseurannasta kerrotaan lisää syksyn asiakastiedotteessa. Asiakastilaisuuden materiaali on koottu Helmiintraan > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Ajankohtaista Yksittäisiin esityksiin pääsee myös alla olevan tilaisuuden ohjelman kautta. Talous- ja palkkahallinnon ajankohtaistilaisuus 21.5.2013, ohjelma Yhteinen tilaisuus auditoriossa (ppt) n Toimitusjohtaja Tuula Jäppinen n Tietohallintopäällikkö Lauri Mattila: Kaupunkiyhteiset järjestelmät ja käyttöoikeuksien myöntäminen n Palvelupäällikköjen ajankohtaiskatsaukset Taloushallinto (ppt) n Kirjanpito ja maksuliikenne n Välitilinpäätös, toteutuksen laajuus ja käytännön tehtävät virastojen kannalta n Asiakkaan ja Talpan välinen työnjako kauden vaihteessa n Tase-erittelyiden laadinta n Laskutus n Suoraveloitukset ja suoramaksu (pdf) n Perinnän tilanne n Luottotappiokirjaukset 2013 n Ostolaskut n Hankinnasta maksuun -toimintaohje käytännön ohjeistusta prosessin hallintaan Yhteistyö ja rajapinnat HR-neuvonnan käynnistyessä n Talpan palkanlaskenta (ppt) n Tiimipäällikkö Inkeri Rehtilä, Heke (pdf) tiedottaa 2 2013 7