Hyvinkään kaupungin hankinnat Riskienhallinta Hankintapäällikkö Janne Mäki 3.10.2007 Esityksen sisältö Hyvinkää lukuina Kaupungin hankintapalvelut Hankintojen riskienhallinta 1
Hyvinkää on pohjoisen Uudenmaan palvelukeskus Asukkaita reilut 44 500 Väkimäärä on kasvussa Suomen 18. suurin kaupunki Tuloveroprosentti 18,50 on maan keskitasoa Talous ja palvelut ovat kunnossa Kulttuuri ja vapaaaika Kaupunginhallitus 52 % 4 % 12 % Tekniikka ja ympäristö Opetus Perusturva 22 % 10 % Vuoden 2006 toimintamenot 205 miljoonaa euroa Peruspalvelut hyvässä hoidossa Monipuoliset terveyspalvelut Päivähoitopaikka kaikille tarvitsijoille Eturivin kunnallistekniikka 2
Kansainvälisen teollisuuden ja logistiikan kaupunki Työntekijöitä noin KCI Konecranes International Oyj 950 Kone Corporation 900 VR-Yhtiöt 640 Onninen Oy 230 Tradeka -yhtymä 230 Saint-Gobain Isover Oy 215 Kirjavälitys Oy 205 Reka Corporation 165 Hyvinkään kaupungin hankintapalvelut Hankintapäällikkö, 2 ostajaa, keskusvarasto 5 henkilöä Kaupungin yhteishankinnat 16 % kokonaisvolyymista, lähes yksinomaan tavarahankintoja Yhteishankintatuotteet (n. 110 kpl) Esim. rakennusurakat tilapalvelu Erilliskilpailutukset ja -toimeksiannot 3
Hankintapalvelut Tuotteiden vakiointi ja määritys yhteistyössä palvelualueiden kanssa Tarjouspyynnöt, vertailut, tilaukset, neuvonta/ohjaus Asiantuntija hankintamenettelyissä Neuvottelut toimittajien kanssa ja sopimusten laadinta/valvonta Raportointi kustannuksista ja volyymeista Hankintojen volyymi Hyvinkäällä HANKINNAT 2002-2006, 1000 2006 2005 2004 2003 2002 0 10000 20000 30000 40000 50000 Käyttötaloushankinnat Investointihankinnat V. 2006 ulkoiset hankinnat 77 miljoonaa euroa Palveluostojen muutos vv. 2002 2006 + n. 40 % Ei sisällä ostoja kuntayhtymiltä ja muilta kunnilta 4
Hankintojen ABC-analyysi Luokka Toim. lkm Osuus Hankinnat yht. Osuus A 11 0,3 % 68 589 001 50,9 % B 78 2,2 % 39 349 655 29,2 % C 677 19,3 % 24 106 765 17,9 % D 2 735 78,1 % 2 763 469 2,0 % Yhteensä 3 501 100,0 % 134 808 890 100,0 % Mukana kaikki hankinnat Yli puolet toimittajista (54 %) laskutti tavaraa tai palveluja alle 1.000 eurolla vuodessa. Hankinnan riskienhallinta julkisen ostajan näkökulmasta 5
Hyvinkään kaupungin riskienhallintapolitiikka Kaupungin tärkein tehtävä järjestäminen peruspalvelujen Riskienhallinta olennainen osa johtamista Keinot riskeiltä suojautumiseen Ennalta ehkäisevät toimenpiteet Selkeät vastuut ja valtuudet Oikein kohdennetut resurssit Hankinnan riskit vs. arvo 6
Hankintalaki julkisen hankinnan reunaehtona Ei määrää, mitä tai millaisin ehdoin hankitaan Säätää, miten kilpailutusprosessi tehdään, jotta julkisten varojen käyttö olisi tehokasta saadaan aikaan kilpailua toteutuu ehdokkaiden ja tarjoajien syrjimätön kohtelu toteutuu julkisuus ja avoimuus edistetään markkinoiden toimintaa Kilpailutus Riskit Markkinoiden toimimattomuus Tilaajaosaaminen ei riittävää Epäonnistuminen tarjouspyynnössä, epäselvät hankintaehdot ja määrittelyt Kustannusten hallinta Markkinaoikeus Hallinta Palvelustrategia, hankintakalenteri Hankintarenkaat, yhteishankintayksiköt ulkoiset palvelut Yhtenevät menettelytavat Hankintojen ajoitus Väliaikaiset, purkautuvat sopimukset 7
Sopimuskumppani Ennen sopimusta Hankintalaki: tarjoajalle asettavat vaatimukset Tilaajavastuulaki: vuokratyövoima, alihankintasopimukset Kaupungin ostajaprofiili Vaatimukset ja valintaperusteet sopeutettava alan kilpailutilanteeseen ja tarjontaan Kuinka monta toimittajaa? Yksi Partneruuden ennakkoehto Toimittajalla suurempi halua satsata kehitykseen Keskittäminen saattaa laskea ostohintaa Toimittaja voi olla ainoa todellinen vaihtoehto Monta Paine toimittajapuolelle, minikilpailutus Markkinatilanteiden hyödyntäminen Riippumattomampi toimintaympäristö Riskit pysyvät paremmin hallinnassa Laatu, toimitusvarmuus ja hintariski yleensä pienenee kun tehdään yhteistyötä harvojen toimittajien kanssa Yhden toimittajan kapasiteetti voi olla riittämätön» Lähde HKKK/Tarkkala 8
Sopimukset Sopimusehdot Määrämuotoisuudet, sopimuspohjat Vastuut tiedostettu ja hallinnassa Takuuajat, vakuudet, sopimussakot Ajantasainen sopimusrekisteri Kaupunki ei ota tietoisia riskejä, varovaisuuden periaate Henkilöstö Riskienhallinta osa esimiestyötä Henkilöstön koulutus Yhtenevät toimintamallit koko kaupungissa ostokulttuuri 9
Hyvinkään hankintojen haasteet Toimittajien lukumäärä / hankintakokonaisuus (ABC) prosessikustannusten vähentäminen Sopimusten kattavuuden lisääminen volyymien hyödyntäminen Hyvinvointipalveluiden ostaminen markkinoiden kehittyminen, markkinatuntemus erityisosaaminen hankinnassa tuotteistus sopimusosaaminen Kiitos! Lisätietoja: janne.maki@hyvinkaa.fi www.hyvinkaa.fi/tarjouspyynnot 10