Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään?

Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? Johan Groop, TkT Kuntamarkkinat 10.9.2014

Kysyntä kasvaa, mutta kuinka paljon? Väestöennuste: eri ikäryhmien muutos 2013-2040 Suomi 20-64v 75v+ 120% 75v täyttäneiden osuus väestöstä on vuonna 2040 kaksinkertainen 100% Työikäinen väestö pysyy kuitenkin nykytasolla 80% 60% 40% +98% 20% 0% Meillä ei tule olemaan varaa palkata niin paljon lisää henkilöstöä kuin kehitys vaatisi -20% Hoitajien saatavuus tulee heikkenemään työikäisen väestön osuuden pienentyessä Lähde: Suomen virallinen tilasto (SVT): Väestöennuste [verkkojulkaisu]. ISSN=1798-5137. Helsinki: Tilastokeskus [viitattu: 12.3.2013]. Saantitapa: http://tilastokeskus.fi/til/vaenn/index.html 2

Miten vastata ikäihmisten palvelujen kasvavaan kysyntään? TAVOITE Ikäihmiset pystyvät elämään arvokkaasti ja mahdollisimman omatoimisesti kotona, mahdollisimman pitkään Oikeat palvelut kohdennetaan Vaikuttavuus oikeille asiakkaille (tehdään oikeita asioita) (tehdään oikeita asioita) Kustannusvaikuttavuus (hyöty / eur) Palvelutuotanto Tuottavuus & laatu toimii (tehdään asiat oikein) Palvelurakenne: tarjotaan oikeita palveluita Osataan kohdentaa palvelutarjoamaa yksilöllisesti asiakkaan tarpeiden mukaan Toteutetaan hoito- ja Toiminta on palvelusuunnitelma kustannustehokasta asiakaslähtöisesti Esityksen ja fokus virheettömästi Ajantasainen tieto palvelutarjoamasta Laaja-alainen osaaminen (mm. tarpeiden tunnistaminen) Kokonaisvaltainen ymmärrys asiakkaan tilasta Hyödynnetään resurssit täysimääräisesti ja joustavasti Henkilöstön työhyvinvointi ja jaksaminen (poissaolot) 3

Sisältö 1 Ilmiö 1: Toiminta on vahvasti aamupainotteista (ruuhkahuippu) 2 Ilmiö 2: Tiimin hoitajien määrä ei vastaa vaihtelevaa asiakastarvetta 3 Mitä tulisi tehdä? 4 Yhteenveto

Valtaosa kotihoidon merkittävimmistä haasteista johtuu joko suoraan tai epäsuorasti ruuhkahuippu -ilmiöstä Esimerkki eräästä kunnasta Välittömät asiakastunnit ja hoitajakapasiteetti (työtunnit) päivän eri kellonaikoina* 16 14 12 Työtunnit Matka-aika Asiakastunnit 10 8 6 4 2 0 *Viiden minuutin tarkkuudella 6

Perustuuko ruuhkahuippu vain todelliseen asiakastarpeeseen? Esimerkki eräästä kunnasta Välittömät asiakastunnit eri kellonaikoina (asiakkaiden käyntitiheyden mukaan) 8 6 37 % ruuhkahuipun asiakastyöstä 4 Yli 1 käynti / pv 2 Alle 1 käynti / pv 0 7

Palvelutuotannon tasaaminen on välttämättömyys kasvavaan asiakastarpeeseen vastaamiseksi Aika (h) Nykytilanne Tavoite Hoitajakapasiteetti Sijaiset/vuokratyövoima Ulkopuolisen työvoiman tarve vähenee Työvoimapuskuri Ainoastaan aikakriittisiä käyntejä 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Kellonaika 8

Kapasiteetti ei perustu todelliseen asiakastarpeeseen Kapasiteetti perustuu vakansseihin, joita monesti kohdennetaan kotihoidon eri lähipalvelualueille Alueellinen vakanssimäärä perustuu yleensä historiallisen kehitykseen, EI kysyntään (joka vaihtelee). 10

Hoitajien kuormitus vaihtelee lähipalvelualueittain koska mitoitus on epätasapainossa Lähi-, perus-, ja kotihoitajien välittömät asiakastunnit per työvuoro (7h 39min) 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Lähipalvelualueita 11

Kapasiteetti ei perustu todelliseen kysyntään Kapasiteetti perustuu vakansseihin, joita tyypillisesti kohdennetaan kotihoidon eri lähipalvelualueille/tiimeihin Alueellinen vakanssimäärä perustuu yleensä historiallisen kehitykseen, EI kysyntään (joka vaihtelee). Alueen asiakastarve vaihtelee päivittäin, mutta hoitajien määrä pysyy lähes vakiona 12

Krooninen vajaamiehitys: väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan Esimerkki eräästä kuntayhtymästä Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (viikkotasolla) 60% 40% 20% 0% -20% -40% Kuntayhtymä -60% 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Viikko 13

Krooninen vajaamiehitys: väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan Esimerkki eräästä kuntayhtymästä Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (viikkotasolla) 60% 40% 20% 0% -20% Kunta -40% Kuntayhtymä -60% 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Viikko 14

Krooninen vajaamiehitys: väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan Esimerkki eräästä kuntayhtymästä Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (viikkotasolla) 60% 40% 20% 0% -20% Tiimi 1 Tiimi 2-40% -60% Tiimi 3 Kunta Kuntayhtymä 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Viikko 15

Krooninen vajamiehitys syntyy kun tiimin hoitajamäärä ei vastaa päivittäin muuttuvaa asiakarvetta (1/2) Esimerkki kunta 1 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 40% 30% Kunta 20% 10% 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä 16

Krooninen vajamiehitys syntyy kun tiimin hoitajamäärä ei vastaa päivittäin muuttuvaa asiakarvetta (1/2) Esimerkki kunta 1 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 40% 30% 20% Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta 10% 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä Kysyntä on koko kotihoidon tasolla melko tasaista, mutta se kohdentuu eri päivinä eri alueille/tiimeihin. Tiimien suunniteltu vuorovahvuus on kuitenkin lähes vakio. Koko kotihoidossa työvoimaa on usein enemmän kuin riittävästi, mutta krooninen vajaamiehitys syntyy kun alue-/tiimikohtainen hoitajamäärä ei vastaa muuttuvaa asiakastarvetta. 17

Krooninen vajamiehitys syntyy kun tiimin hoitajamäärä ei vastaa päivittäin muuttuvaa asiakarvetta (2/2) Esimerkki kunta 2 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 30% 20% 10% Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä Kysyntä on koko kotihoidon tasolla melko tasaista, mutta se kohdentuu eri päivinä eri alueille/tiimeihin. Tiimien suunniteltu vuorovahvuus on kuitenkin lähes vakio. Koko kotihoidossa työvoimaa on usein enemmän kuin riittävästi, mutta krooninen vajaamiehitys syntyy kun alue-/tiimikohtainen hoitajamäärä ei vastaa muuttuvaa asiakastarvetta. 18

Tiimin todellinen hoitajatarve vaihtelee asiakastarpeen mukaan, mutta vuorovahvuus on lähes vakio Vuorovahvuus (tunneissa) Työvuoron suunniteltu vuorovahvuus Työvoimapuskuri jolla tiimi varautuu kiireellisiin päiviin Suunniteltu vuorovahvuus ei aina toteudu poissaolojen takia Vajaamiehitys Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Todellinen työvoimatarve Tällä vuorovahvuudella tavoiteltu välittömän työajan osuus toteutuisi Aika (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 19

Tulevaisuus: mitoitus ajattelusta luovutaan ja siirrytään tarvepohjaiseen resursointiin ja käyntilistasuunnitteluun Vuorovahvuus (tunneissa) Tiimin oman henkilöstön suunniteltu vuorovahvuus Työvoiman tarve (välittömän työajan tavoite toteutuu) Tarpeen mukaan vaihteleva määrä työvoimaa resurssipoolista Useammassa työvuorossa osan työntekijöistä tulevat resurssipoolista Omat hoitajat riittävät kattamaan asiakastarpeen esim. 30% ajasta Tiimin omat hoitajat Tiimin vakituiset työntekijät hoitavat suuremman osan asiakkaiden käynneistä, vähentäen asiakkaiden hoitajien vaihtelua Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Aika (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 21

Perinteinen tapa suunnitella työvuoroja ja käyntilistoja vahvistaa ruuhkahuipun syntymistä Nykytila Hoitaja 1 Käynti Tauko Toimisto Hoitaja 2 Hoitaja 3 Hoitaja 4 Hoitaja 5 Hoitaja 6 Hoitaja 7 Välitön työaika 40% Hoitaja 8 Hoitaja 1 Hoitaja 2 Hoitaja 3 Hoitaja 4 Hoitaja 5 Hoitaja 6 Hoitaja 7 Hoitaja 8 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Asiakkaiden hoitajien vaihtelu vähenee Tulevaisuus Välitön Työaika >60% Siirrä resurssipooliin 22

Resurssipoolin avulla parannetaan hoitajien liikkuvuutta Tiimin todellinen asiakastarve määrittää hoitajamäärän, EI ennalta määrätyt vakanssit 1. Varmistaa että hoitajia on saatavilla kun sairauspoissaoloja ilmenee 2. Sijaisten tarve vähenee (asiakkaan hoitajien vaihtuvuus pienenee) 3. Kiireen tunne vähenee kun hoitajien kuormitus päivästä toiseen tasaantuu (ei enää raskaita ja helppoja päiviä) 4. Parantaa johdettavuutta kun resurssitarpeen läpinäkyvyys paranee 5. Tuo tasavertaisuutta niin eri tiimien ja hoitajien kuormitukseen kuin hoidon alueelliseen saatavuuteen 6. Mahdollistaa vaihtelevampaan työtä sitä haluaville (poolityöntekijät) Poolista Alue A Lähi- ja perushoitajat Alue B Resurssipooli Sairaanhoitajat Alue C Alue D Poolista lainattuja hoitajia (vaihteleva työvoima) Tavoitteen mukainen määrä välitöntä asiakastyötä per lista (esim.: yli 65% = 5 tuntia per lista) Alueen omat hoitajat Alueen oma kiinteä hoitajamäärä varmistaa hoidon jatkuvuuden 23

Miten resurssipooli eroaa varahenkilöstömallista? Varahenkilöstö (tarjontalähtöisyys) Lähtökohtana on tarjonta (vakanssit): ennalta määrätty vuorovahvuus pitäisi aina toteutua Kysymys: Montako hoitajaa tarvitaan poissaolojen korvaamiseksi? Tiimin lisäavun tarve määritetään suhteessa kiinteään vuorovahvuuteen joka on lähes vakio eikä asiakastarpeeseen perustuva Resurssipooli (tarvelähtöisyys) Lähtökohtana on asiakastarve Kysymys: Montako hoitajaa tiimissä/alueella vähintään tarvitaan? Kaikki ylimääräiset siirretään resurssipooliin Hoitajien määrä säädetään työvuorokohtaisesti asiakastarvetta vastaavaksi Hoitajien kuormitus pysyy tasaisena kun työvoima säädetään tarpeen mukaan Vuorovahvuus (tunneissa) Ennalta määrätty vuorovahvuus pitäisi aina toteutua Vuorovahvuus (tunneissa) Vuorovahvuus säädetään tarpeen mukaan Suunniteltu vuorovahvuus ei vastaa tarvetta Todellinen työvoimatarve Poissaolot korvataan Tiimin omat hoitajat Minimivuorovahvuus: riittää vain osan päivistä Aika Aika 24

Tuloksia tarvepohjaisen resursoinnin ja sitä tukevan resurssipoolimallin implementoinnista Peruspalvelukuntayhtymä Kalliossa lyhytaikaisten sijaisten käyttö laski 34% (2012 2013) Rahaa säästyy Laatu paranee Palvelutuotanto rauhoittuu Porvoossa välittömän työajan osuus nousi noin 20% (n. 8%-yks.) jo 6kk:ssa* Toukokuussa (2014) sijaismäärärahoja oli johdon mukaan kulunut puolet vähemmän edelliseen vuoteen (2013) verrattuna Nämä ovat alustavia tuloksia. Huomattavasti merkittävimpiä tuloksia on odotettavissa! *Tulokset perustuvat Porvoon sisäiseen arviointiin 25

Yhteenveto Ruuhkahuippu lisää työvoiman tarvetta, pahentaa hoitajien kiirettä ja heikentää palvelun laatua Palvelutuotannon tasaaminen on lähes mahdotonta, jos työvuorossa on väärä määrä hoitajia Hoitajia olisi usein yksikkötasolla enemmän kuin riittävästi. Krooninen vajaamiehitys kuitenkin syntyy kun väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan. Asiakastarve vaihtelee, mutta alueelle suunniteltu vuorovahvuus pysyy lähes vakiona Koska asiakastarpeen ja hoitajamäärän vaihtelua ei voida kokonaan poistaa, tarvitaan keino vaihtelun hallitsemiseen (resurssipooli) Jos vaihteluun varaudutaan aluetasolla paikallisella työvoimapuskurilla hoitajat eivät ole siellä missä heitä eniten tarvitaan Ratkaisun ydin on tarvepohjainen resursointi, jossa alueen vuorovahvuus mukautetaan asiakastarpeeseen päivittäin Toimintaedellytys: suunnitellaan joka ( listalliselle ) hoitajalle tavoitteen mukainen määrä välitöntä asiakastyötä 27

Kriittiset menestystekijät 1. Tasaisen palvelutuotannon mahdollistaminen 1. Määrittele aikakriittisten ja ei-aikakriittisten tehtävien ja käyntien kriteerit 2. Päivitä asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmat tehtävien ja käyntien aikakriittisyydet huomioiden 3. Tasaa palvelutuotantoa (suunnitelmassa) läpi päivän: Myöhäistä ei-aikakriittiset käynnit Aikaista osan aikakriittisistä käynneistä (vaatii usein työvuorojen aikaistamista) Lyhennä viivettä hoitajan vuoron alkamisajan ja ensimmäisen käynnin välillä Jaa ruuhka-ajan käynnit kahtia (jos mahdollista) siten, että ei-aikakriittiset tehtävät hoidetaan ruuhkaajan ulkopuolella 4. Pyri vähentämään kuormituksen vaihtelua myös eri viikonpäivien välillä 2. Tarvepohjainen resursointi ja käyntilistasuunnittelu 1. Määrittele sopiva välittömän työajan tavoite eri ammattiryhmille 2. Mukauta tiimin vuorovahvuutta asiakastarpeeseen mukaan siten, että välittömän työajan osuuden tavoite toteutuu kaikilla tiimin hoitajilla Yksittäisten hoitajien kuormitus tulee pysyä lähes samana vuorosta toiseen, mutta hoitajien määrää säädetään vastaamaan asiakastarvetta Pyri pitämään hoitajia vapaina ( listattomina ) 3. Keskitä käyntilistojen suunnittelu yhdelle ihmiselle osaoptimoinnin välttämiseksi 4. Priorisoi palvelutuotannon tasaisuutta ja asiakkaan hoitajien vaihtuvuuden minimoimista Matka-aikojen vähentäminen on toissijaista 5. Varmista että suunniteltu palveluaika toteutuu 3. Hoitajien kohdentaminen tiimeihin resurssipoolin avulla (vaihtelun hallinta) 1. Siirrä vapautuvat hoitajat yhteiseen resurssipooliin (ts. keskitä tiimien työvoimapuskurit ) 2. Lainaa päivittäin/vuoroittain hoitajia eri tiimeihin näiden todellisen tarpeen mukaan (asiakastarve ja hoitajamäärä vaihtelee päivittäin) 28

Lisää aiheesta Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? (2014) Julkaisu on vapaasti ladattavissa osoitteesta: http://shop.kunnat.net/product_details.php?p=3 014 29

Kiitos! Johan Groop, TkT johan.groop@nhg.fi 050-3581610 30