Lomake.fi-hallinnointiliittymän käyttöohjeet :sta varten 17.2.2014
Rosa Hildén 2 (33) Muutoshistoria 28.10.2010 Mika Tukiainen Salasanan muoto (uusi) Salasanan lukkiutuminen virheellisten kirjautumisyritysten jälkeen (uusi) Salasanan lukkiutuminen mikäli tunnus on ollut käyttämättä 12 kuukautta (uusi) Muokkaaja loki Kaikki tiedot välilehdellä (uusi) Nimi ja kuvaus - kuvauskentän pituus (päivitetty) Saapuneet verkkolomakkeet lomakkeen käytöstä informoiminen (uusi) Käyttäjät Käyttäjät välilehti (päivitetty) Käyttäjät Käyttäjän tiedot (päivitetty). 19.4.2011 Mika Tukiainen Päivitetty YritysSuomen palveluaiheiden ylläpito (s. 13-14). Päivitetty Lomakkeiden haku, sekä hakutuloslistaukseen help ja toolmerkinnät (s. 6-7). Sivulle 17 viittaus EFSL-koodin päivitysoikeuksiin. EFSL-koodin pääsyoikeudet (s. 26). 30.12.2011 Mika Tukiainen Apua ylläpitoon lukuun Itellan Helpdeskin yhteystiedot Lomakkeet lukuun lisätty tietoa Lomake.fin Haku kentästä Hyvä tietää välilehti raportit lukuun maininta raporttien Ohjeet ja työkalut -tiedoista 23.11.2012 Rosa Hildén Salasanan lukkiutumiseen sposti Lomakkeen kunnat 28.11.2012 Rosa Hildén Lisäohje linkitettyjen palvelujen ääkkösiä sisältävistä linkeistä 24.9.2013 Rosa Hildén Ota pohjaksi ohje 17.2.2014 Irma Hannula korjattu linkit
Rosa Hildén 3 (33) Sisällysluettelo Muutoshistoria... 2 Sisällysluettelo... 3 Kirjautuminen hallinnointiliittymään... 4 Salasanan muoto... 4 Salasanan lukkiutuminen virheellisten kirjautumisyritysten jälkeen... 4 Salasanan lukkiutuminen mikäli tunnus on ollut käyttämättä 12 kuukautta... 4 Etusivu... 5 Lomakkeet... 5 Uuden lomakkeen lisääminen... 7 Lomakkeen tietojen muokkaus... 8 Kaikki tiedot... 8 Muokkaajaloki Kaikki tiedot välilehdellä... 8 Päätiedot... 9 Nimi ja kuvaus... 11 Palveluaiheet Suomi.fi... 12 Palveluaiheet YritysSuomi.fi... 12 Asiasanat... 13 Verkkolomake... 15 Hyvä tietää... 17 Linkitetty palvelu... 18 Tulostettavat tiedostot... 19 Ohjeet ja työkalut... 20 Liitteet... 21 Saapuneet verkkolomakkeet... 22 Verkkolomakkeen tarkistus... 23 Verkkolomakkeen PDF-muodostus... 25 Omat tiedot... 25 Käyttäjät... 26 Perustiedot... 27 Organisaation perustiedot... 28 Logo... 29 Raportit... 29 Kun kaikki lomakkeen tiedot on annettu, miltä se näyttää Suomi.fissä... 30 Verkkolomakkeiden tekeminen Lomake.fi-alustaa hyödyntäen... 32 Apua ylläpitoon... 32
Rosa Hildén 4 (33) Kirjautuminen hallinnointiliittymään Lomake.fi-alustan hallinnointiliittymään kirjaudutaan osoitteessa www.lomake.fi/admin. Kirjautumista varten tarvitset käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka saat oman organisaatiosi Lomake.fi-pääkäyttäjältä. Salasanan muoto Salasanan vähimmäispituus on kahdeksan merkkiä. Salasanan tulee sisältää vähintään yksi iso kirjain, numero ja erikoismerkki. Järjestelmä pakottaa vaihtamaan salasanan viiden kuukauden välein. Salasanan lukkiutuminen virheellisten kirjautumisyritysten jälkeen Hallinnointiliittymän salasana lukkiutuu viiden virheellisen kirjautumisyrityksen jälkeen. Virheellisten kirjautumisyritysten laskuri nollautuu kerran vuorokaudessa. Lukkiutuneen käyttäjätunnuksen avaaminen onnistuu ylemmän tason tunnuksilla määrittelemällä lukkiutuneelle tunnukselle uusi salasana. Lukkiutuneen ylläpitäjätunnuksen uudelleenaktivointia pyydetään organisaation pääkäyttäjältä Lukkiutuneen pääkäyttäjätunnuksen uudelleenaktivointia pyydetään Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorista osoitteesta lomakefi@valtori.fi Käyttäjät listauksessa lukkiutuneen käyttäjätunnuksen tila on merkitty Pas -merkinnällä. Katso lisää tunnuksen aktivoinnista luvusta Käyttäjät. Salasanan lukkiutuminen mikäli tunnus on ollut käyttämättä 12 kuukautta Hallinnointiliittymän käyttäjätunnus lukkiutuu mikäli käyttäjätunnusta ei ole käytetty 12 kuukauden aikana. Käyttämättömät tunnukset tulee poistaa käytöstä, mikäli niiden käytölle ei ole tarvetta. Käyttäjät listauksessa lukkiutuneen käyttäjätunnuksen tila on merkitty Pas -merkinnällä. Katso lisää tunnuksen aktivoinnista luvusta Käyttäjät.
Rosa Hildén 5 (33) Etusivu Kirjautumisen jälkeen avautuu hallinnointiliittymän etusivu. Etusivulta löydät linkit hallinnointiliittymän eri osioihin. Huomaa, että organisaation ja käyttäjän käyttöoikeuksista riippuen listalla näkyvät asiat voivat vaihdella. Lomakkeet Lomakkeet-osiossa näet listauksen oman organisaatiosi lomakkeista. Voit myös hakea lomakkeita lomaketunnuksella, nimellä, kuvaustekstissä olevilla sanoilla ja lomakkeelle annetuilla asiasanoilla.
Rosa Hildén 6 (33) Lomakehaun voit tehdä asiasanalla, lomaketunnuksella, nimellä tai sen osalla. Haku kohdistuu myös lomakkeen ohjeen tai työkalun nimeen ja kuvaukseen. Lomakkeet listautuvat lomakkeen nimen mukaiseen aakkosjärjestykseen. Monikielinen lomake listautuu suomenkielisen nimen mukaan. Listalla näet kustakin lomakkeesta seuraavat tiedot: Lomakkeiden haku kohdistuu myös lomakkeelle liitettyihin ohjeisiin ja sähköisiin työkaluihin. Tunnus: järjestelmään syötetty lomaketunnus Tila: Kun lomake on julkaistu, on tilana Julkaisussa. Kun lomake on testipalvelussa, näkyy tilana TESTI. Lomakkeen nimi: Järjestelmään syötetty lomakkeen nimi. Monikielisen lomakkeen tiedoista listauksessa näkyy ainoastaan suomenkielinen nimi. Suomeksi: Listaus lomakkeelle määritellyistä suomenkielisistä tiedostomuodoista (pdf, doc, rtf, excel, linkki, verkkolomake, help ja tool). Help ja tool merkinnät kertovat, että lomakkeelle on linkitetty ohjetiedostoja tai sähköisiä työkaluja. Ruotsiksi: Listaus lomakkeelle määritellyistä ruotsinkielisistä tiedostomuodoista (pdf, doc, rtf, excel, linkki, verkkolomake, help ja tool). Help ja tool merkinnät kertovat, että lomakkeelle on linkitetty ohjetiedostoja tai sähköisiä työkaluja. Englanniksi: Listaus lomakkeelle määritellyistä englanninkielisistä tiedostomuodoista (pdf, doc, rtf, excel, linkki, verkkolomake, help ja tool). Help ja tool merkinnät kertovat, että lomakkeelle on linkitetty ohjetiedostoja tai sähköisiä työkaluja. Muokkaa-painikkeesta pääset muokkaamaan lomakkeet tietoja. Poista-painikkeella saat poistettua lomakkeen ja sen kaikki tiedot järjestelmästä. Lomakkeet-osion alasivuilta voit myös lisätä palveluun uusia lomakkeita (Lisää lomake tai asiointipalvelu), voit tarkastella organisaatiosi vastaanottamia verkkolomakkeita (Saapuneet verkkolomakkeet), pystyt tarkistamaan verkkolomakkeen kuvailukielen toimivuuden (Verkkolomakkeen tarkistus) ja voit määritellä, mistä saapuneista verkkolomakkeista voidaan muodostaa PDF-tiedosto (Verkkolomakkeen PDF-muodostus). Näihin kuhunkin löydät tarkemmat ohjeet tästä dokumentista.
Rosa Hildén 7 (33) Uuden lomakkeen lisääminen 1. Valitse Lomakkeet-osion vasemmasta reunasta Lisää lomake tai asiointipalvelu. Valinta avaa oheisen lomakkeen Päätiedot -sivun. 2. Anna ensimmäiseksi lomakkeen päätiedot. Lomaketunnus: Identifioi lomakkeen. Tunnuksen saa olla enintään 20 merkkiä pitkä. Tunnukseksi suositellaan paperilomakkeen lomakenumeroa. Mikäli lomakkeella ei ole virallista lomaketunnusta, ei lomaketunnuksena kuitenkaan tulisi käyttää lomakkeen nimeä. Tunnuksessa ei saa käyttää skandinaavisia kirjaimia (å, ä, ö), muita erikoismerkkejä eikä välilyöntejä. Välilyönnit tulee korvata _ -viivalla. Lomaketunnuksessa tulisi käyttää pieniä kirjaimia. Tunnuksessa käytettävät merkit ovat: -, _, a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o, p, q, r, s, t, u, v, w, x, y, z, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0, Käytä samaa lomaketunnusta lomakkeen kaikkiin kieliversioihin. Vie saman lomakkeen eri kieliversiot samalla lomaketunnuksella näin lomakkeiden kieliversiot linkittyvät automaattisesti Suomi.fi-portaalissa. Myös lomakkeen tietojen ylläpitämien eri kielillä on helpompaa, kun kieliversiot on syötetty samalla tunnuksella. Tutustu myös erilliseen ohjeeseen kieliversioiden linkittämisestä. Laatija: Laatijaorganisaatioksi tulee automaattisesti järjestelmästä organisaation nimi. Sisäinen kommentti: Kommenttikenttään voit kirjoittaa lomaketta tai ylläpitäjää koskevia tietoja (esim. lomakkeesta vastaavan osaston tai henkilön nimen). Kommentti näkyy ainoastaan hallinnointiliittymässä. 3. Tallenna tiedot. 4. Tietojen tallentamisen jälkeen sivuille avautuu kaikki lomakkeiden tietoihin liittyvät välilehdet, joilla määritellään tarkemmin lomakkeen tiedot. Välilehdistä on tietoa tarkemmin seuraavassa luvussa.
Rosa Hildén 8 (33) Lomakkeen tietojen muokkaus Muistathan, että tarvitset lomakkeen tietojen muokkaamiseen tai poistamiseen lomakkeen muokkausoikeudet. Muokkausoikeudet määritellään organisaatiosi pääkäyttäjätunnuksilla. Tarvittaessa pyydä muokkausoikeuksia organisaatiosi pääkäyttäjältä. Kaikki tiedot Kaikki tiedot on lomakkeen tietojen koontisivu. Tältä sivulta näet kaikki samalle lomaketunnukselle määritellyt tiedot. Tiedot on ryhmitelty välilehtien mukaan. Pääset kullekin välilehdelle joko yläreunan linkeistä tai Kaikki tiedot -sivulla olevista Muokkaa-painikkeista. Sivun alareunan Palaa listaukseen -painikkeesta pääset takaisin organisaatiosi lomakelistaukseen. Muokkaajaloki Kaikki tiedot välilehdellä Kun lomake on julkaistu, Muokkaaja tietoon lokittuu kolme viimeistä lomakkeelle tehtyä muutosta. Lokittuvia tietoja ovat käyttäjätunnus, muutoksen ajankohta sekä sen välilehden nimi jota käyttäjä on muuttanut.
Rosa Hildén 9 (33) Lokiin ei kerry muutokset, jotka on tehty lomakkeen ollessa testissä. Päätiedot Lomakkeen päätiedot ovat: Lomaketunnus: Identifioi lomakkeen. Tunnuksen saa olla enintään 20 merkkiä pitkä. Täsmälleen samaa lomaketunnusta saa käyttää vain yhden kerran. Tunnukseksi suositellaan paperilomakkeen lomakenumeroa. Mikäli lomakkeella ei ole virallista lomaketunnusta, ei lomaketunnuksena kuitenkaan tulisi käyttää lomakkeen nimeä. Tunnuksessa ei saa käyttää skandinaavisia kirjaimia (å, ä, ö) ja muita erikoismerkkejä sekä välilyöntejä. Lisätietoja lomaketunnuksessa käytettävästä merkistössä sivulla 5. Huom! Käytä samaa lomaketunnusta lomakkeen kaikkiin kieliversioihin. Vie saman lomakkeen eri kieliversiot samalla lomaketunnuksella näin lomakkeiden kieliversiot linkittyvät automaattisesti Suomi.fi-portaalissa. Myös lomakkeen tietojen ylläpitämien eri kielillä on helpompaa, kun kieliversiot on syötetty samalla tunnuksella. Tutustu myös erilliseen ohjeeseen kieliversioiden linkittämisestä. Laatija: Laatijaorganisaatioksi tulee automaattisesti järjestelmästä organisaation nimi. Vastaanottaja: Vastaanottajaorganisaatioksi tulee automaattisesti järjestelmästä organisaation nimi.
Rosa Hildén 10 (33) Muu vastuuorganisaatio: Voit valita lomakkeelle muun vastuuorganisaation, joka näkyy lomakkeen tietojen yhteydessä Suomi.fissä. Muu organisaatio on valittavissa pudostusvalikosta verkkolomakkeilla vain silloin, kun ominaisuus on määritelty organisaatiosi käyttöön. Määrittelyä varten ota yhteys Itellaan. Lomakkeen tila: Julkaisussa oleva lomake löytyy sekä Suomi.fi-portaalista että Lomake.fin testipalvelusta (www.lomake.fi/test). Testipalvelussa oleva lomake näkyy ainoastaan testissä. Testiympäristön käyttöön tarvitset erillisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka saat Suomi.fi-toimituksesta tai Itellasta. Huom! Kun syötät uuden lomakkeen järjestelmään, lomakkeen tilaksi tulee aina ensin "Testipalvelussa". Julkaise lomake vasta, kun olet täyttänyt kaikki lomakkeen tiedot ja varmistanut lomakkeen toimivuuden testipalvelussa. Testipalvelussa lisätty lomake näkyy heti mutta Suomi.fi-portaalissa julkaistu lomake näkyy seuraavana päivänä. Kohderyhmä: Kohderyhmällä määritellään lomakkeen esityspaikka: o Kansalaiset valinta ohjaa lomakkeen näkymään Suomi.fi-portaalissa o Yrittäjät valinta ohjaa lomakkeen näkymään www.yrityssuomi.fi portaalissa o Viranomaiset valinta ohjaa lomakkeen www.suomi.fi/tyohuone Lomakkeen viennin yhteydessä kannattaa miettiä lomakkeen kohderyhmä. Mikäli lomaketta voi käyttää myös yrittäjä sille kannattaa valita Yrittäjät kohderyhmä. Jos lomake on pelkästään yrittäjälle tarkoitettu, valitaan vain Yritykset kohderyhmä. Tällöin lomake näkyy vain YritysSuomi.fi portaalissa. Jos lomaketta voi käyttää kuka tahansa, kannattaa valita kaikki kolme kohderyhmää. Mikäli lomakkeen kohderyhmänä on yrittäjät, lomakkeelle tulee uusi metatietoja koskeva välilehti YritysSuomi.fi palveluaiheet. Sisäinen kommentti: Kommenttikenttään voit kirjoittaa lomaketta tai ylläpitäjää koskevia tietoja (esim. lomakkeesta vastaavan osaston tai henkilön nimen). Kommentti näkyy ainoastaan hallinnointiliittymässä. Lomakkeen kunnat: Suomi.fi-portaalissa kunnalliset asiointipalvelut ja lomakkeet esitetään kuntaan kohdistuvana palveluna. Lomakkeen käyttö voi rajoittua tiettyyn / tiettyihin kuntiin. Kuntavalinnalla ohjataan lomakkeen näkyvyyttä Suomi.fissä. Huomioittehan, että kuntavalinta tai Käy kaikkiin kuntiin -valinta tehdään ainoastaan lomakkeille, jotka palautetaan kuntaan kunnan virkailijoiden käsiteltäviksi. Jos lomakkeen vastaanottaja on jokin muu viranomainen kuin kunta, sille ei tehdä kuntavalintaa lainkaan. Jos laatijaorganisaationa on kunta, tulee kaikkiin kunnan syöttämiin lomakkeisiin automaattisesti valituksi kyseinen kunta. Jos samaa lomaketta käyttää mahdollisesti useampi kunta, lomake voidaan viedä Lomake.fihin kerran ja kohdistaa se kaikkiin haluttuihin kuntiin käyviksi. Vastuuorganisaatioksi tulee lomakkeen Lomake.fihin syöttänyt kunta. Jos lomake on valtakunnallinen, voidaan valita valinta Käy kaikkiin kuntiin. Kuntavalintaa käytetään erityisesti kuntien tai kunnan alaisten organisaatioiden tuottamien lomakkeiden yhteydessä. Valtionhallinnon organisaatioiden tuottamille lomakkeille kuntavalintaa ei tarvitse tehdä ellei lomakkeen käyttöä ole rajattu tapahtuvaksi tiettyjen kuntien alueella. Esimerkkinä tällaisesta on verokokeilut tiettyjen kuntien alueella.
Rosa Hildén 11 (33) Nimi ja kuvaus Lomakkeen nimi ja kuvaus tallennetaan niillä kielillä, joilla lomakkeen tiedot halutaan esittää. Nimen ja kuvauksen kieliversiot näkyvät Suomi.fi-portaalin vastaavassa kieliversiossa. Lomakkeen nimi: Kirjoita nimi pääosin siinä muodossa, jossa se esiintyy lomakkeella. Jos lomakkeella oleva nimi on pitkä tai sillä on paljon täydentäviä tietoja, kannattaa nimikenttään kirjoittaa nimen päämuoto ja kaikki täydentävät tiedot lisätä kuvaus-kenttään. Nimi voi olla enintään 150 merkkiä. Lomakkeen nimen yhteydessä oleva laskuri osoittaa käytetyn merkkimäärän / sallitun merkkimäärän. Lomake tulee näkyviin ruotsin- tai englanninkieliseen palveluun ainoastaan, jos lomakkeen nimi ja lomaketiedosto löytyvät kyseisellä kielellä. Lomakkeen kieliversiotiedostot on myös tallennettava palveluun oikean kieliversion mukaisesti. Kuntaorganisaatioiden tuottamien lomakkeiden nimen yhteyteen lisätään kunnan nimi sulkeisiin. Esimerkiksi: Toimeentulotukihakemus (Rovaniemi) Lomakkeen kuvaus: Kuvauksen tehtävänä on kertoa lomakkeen käyttötarkoitus. Kiinnitä erityistä huomiota kuvaustekstiin, koska se kertoo lukijalle usein enemmän kuin lomakkeen nimi. Älä toista kuvauksessa lomakkeen nimeä. Kuvaustekstin pituus on enintään 1500 merkkiä. Lomakkeen kuvauksen yhteydessä oleva laskuri osoittaa käytetyn merkkimäärän / sallitun merkkimäärän. Kuvauskenttään syötettävän tekstin voi jakaa maksimissaan kuuteen kappaleeseen. Uuden kappaleen voit tehdä painamalla näppäimistöllä Enter-painiketta. Yhden kappaleen pituutta ei ole erikseen rajoitettu. Lomakkeen kutsumanimi: Lomakkeelle on myös mahdollista antaa kutsumanimi. Tällainen voi olla esimerkiksi kansalaisten tai hallinnon yleisesti käyttämä nimitys lomakkeesta. Kutsumanimen enimmäispituus on 100 merkkiä. Lomakkeen kutsumanimen yhteydessä oleva laskuri osoittaa käytetyn merkkimäärän / sallitun merkkimäärän
Rosa Hildén 12 (33) Palveluaiheet Suomi.fi Sivulla näet listan kaikista Suomi.fi-portaalin palveluaiheet. Palveluaiheen nimeä klikkaamalla avautuu pääpalveluaiheen toisen- ja kolmannentason aihealueet. Valitse listalta, millä Suomi.fin sivuilla haluat lomakkeen näkyvän. Sivun valinta tuo lomakkeen näkymään kyseisen aiheen asiointipalvelujen ja lomakkeiden listaukseen. Jokaiselle lomakkeelle täytyy valita vähintään yksi palveluaihe. Esimerkiksi verotusta käsittelevät lomakkeet kuuluvat Verotus-palveluaiheeseen, mutta voivat kuulua myös joihinkin muihin palveluaiheisiin. Kotitalousvähennyksen hakemislomake kuuluu sekä Verotus ja rahoitus / Verotus -sivulle että Asuminen ja rakentaminen / Rakentaminen ja remontointi -sivulle. Sivu kannattaa aina valita mahdollisimman tarkkaan. Älä siis valitse päätason sivua, jos alasivuilla on lomakkeeseen paremmin sopiva sivu valittavana. Kun valitset sivun, valinta kohdistuu automaattisesti myös saman sivun kieliversioihin. Lomake tulee näkyviin ruotsin- tai englanninkieliseen palveluun ainoastaan, jos lomakkeen nimi ja lomaketiedosto löytyvät kyseisellä kielellä. Kun olet valinnut sivun, jolle lomake kuuluu, tallenna valintasi sivun alalaidasta Tallennapainikkeesta. Tämän jälkeen voit valita lomakkeelle asiasanat. Palveluaiheet YritysSuomi.fi Mikäli valitsit Päätiedot välilehdellä lomakkeen kohderyhmäksi Yrittäjät kohderyhmän, sinulle näkyy Palveluaiheet YritysSuomi.fi välilehti. Tällöin lomake siirtyy näytettäväksi YritysSuomi.fi-portaalissa. Sivulla näet listan kaikista YritysSuomi.fi-portaalin palveluaiheet. Palveluaiheen nimeä klikkaamalla avautuu pääpalveluaiheen kolmannentason aihealueet. Valitse listalta, millä Yritys-
Rosa Hildén 13 (33) Suomi.fi-portaalin sivuilla haluat lomakkeen näkyvän. Sivun valinta tuo lomakkeen näkymään kyseisen aiheen asiointipalvelujen ja lomakkeiden listaukseen. Jokaiselle lomakkeelle täytyy valita vähintään yksi palveluaihe. YritysSuomen palveluaiheeksi tulee valita aina alin kolmas taso. Lomakkeita voi liittää pää- tai kakkostason palveluaiheeseen. Kun valitset sivun, valinta kohdistuu automaattisesti myös saman sivun kieliversioihin. Lomake tulee näkyviin ruotsin- tai englanninkieliseen palveluun ainoastaan, jos lomakkeen nimi ja lomaketiedosto löytyvät kyseisellä kielellä. Kun olet valinnut sivun, jolle lomake kuuluu, tallenna valintasi sivun alalaidasta Tallennapainikkeesta. Tämän jälkeen voit valita lomakkeelle asiasanat. Asiasanat Sivuvalinnan jälkeen saat listan kyseiseen sivuun liittyvistä asiasanoista. Valitse lomakkeelle yksi tai useampi asiasana. Valitse sellaisia asiasanoja, jotka kuvastavat lomakkeen tietosisältöä mahdollisimman tarkasti. Älä esimerkiksi valitse asiasanaa verotus vaan yritysverotus, jos lomakkeesi aihe on yritysverotus. Lomakkeelle voi valita sekä yleisiä että yksityiskohtaisia asiasanoja. Yleisistä asiasanoista esimerkkejä ovat asuminen ja verotus. Yksityiskohtaisia asiasanoja ovat esim. omistusasunnot ja arvonlisävero. Käytä aina sekä yleisiä että yksityiskohtaisia asiasanoja lomakkeiden löydettävyyden varmistamiseksi. Asiasanoituksessa on muistettava käyttää myös erityis- ja ikäryhmiä palvelevia sanoja, kuten lapset, nuoret, vammaiset silloin, kun lomake koskee näitä ryhmiä. Saman organisaation ylläpitäjien on syytä sopia keskenään yhteisistä käytännöistä, minkälaisia asiasanoja organisaation lomakkeille valitaan.
Rosa Hildén 14 (33) Valitsemasi asiasanat auttavat käyttäjää löytämään lomakkeesi Suomi.fi-portaalin kautta. Käyttäjät voivat hakea lomaketta asiasanan avulla joko haun kautta tai A Ö-hakemistosta. Jos et löydä listalta sopivia asiasanoja, mieti vielä tekemääsi sivuvalintaa: oletko valinnut linkille sopivimman sivun? Jos haluat, että asiasanastoon lisätään uusia asiasanoja, ota yhteys Suomi.fi-toimitukseen (suomifi@valtiokonttori.fi). Asiasanoituksesta voit lukea tarkemmin Työhuoneen sivustolta Suomi.fitietoa/Sisällöntuotanto/JHS-suositukset: http://www.suomi.fi/suomifi/tyohuone/suomifi_tietoa/sisallontuotanto/jhssuositukset_metatiedot_ja_asiasanat/suomifin_asiasanasto/index.html Vapaat asiasanat: Voit antaa lomakkeelle myös vapaita asiasanoja. Vapaisiin asiasanoihin voit kirjoittaa esimerkiksi organisaatiosi käyttämiä tarkempia asiasanoja, hallinnon käyttämiä termejä, synonyymejä, kutsumanimiä tai muita hakusanoja, joilla odotat käyttäjän hakevan lomaketta. Erota vapaat asiasanat toisistaan pilkulla ja välilyönnillä. Voit lisätä lomakkeen eri kieliversioihin haluamasi vapaat asiasanat. Vapaita asiasanoja voi olla enintään 250 merkin verran. Laskuri osoittaa käytetyn merkkimäärän / sallitun merkkimäärän. Vapaat asiasanat toimivat hakusanoina Suomi.fi-portaalissa, mutta eivät tule näkyviin käyttäjille Suomi.fi:n A Ö-hakemistossa tai muualla.
Rosa Hildén 15 (33) Verkkolomake Verkkolomake-sivulle on koottu kaikki Lomake.fi-alustalle toteutettuun verkkolomakkeeseen liittyvät tiedot. Uusi verkkolomake: Voit lisätä palveluun verkkolomakkeesta useita versioita, mutta vain yksi versio voi kerrallaan olla palvelussa aktiivisena ja käyttäjien käytössä. Verkkolomaketiedoston oikeellisuuden voi tarkistaa Verkkolomakkeen tarkistus -osiosta. Verkkolomakkeen voimassaoloajalla voimaan ajastaa lomakkeen näkyvyys ja toimivuus. Päättymispäivän jälkeen lomake poistuu käyttäjien saatavilta. Jos olet vienyt verkkolomakkeen uutena lomakkeen Lomake.fihin ja ajastat sen voimassaolon muista julkaista lomake Päätiedot välilehdeltä. Jos voimaantulo on ajastettu lomake tulee käyttäjien saataville vasta haluttuna ajankohtana. Verkkolomakkeen tarkistus: Lomaketarkastaja on työkalu, jonka avulla EFSL-kielellä toteutettuja verkkolomakkeita voi testata ennen niiden lisäämistä Lomake.fi-alustalle. Lomaketarkastaja kääntää verkkolomakkeen sellaiseksi kuin se tulisi palvelussa näkymään, ja näyttää lomakkeen selaimessa. Samalla tarkistetaan verkkolomakkeen muodon oikeellisuus ja ilmoitetaan, jos verkkolomakkeessa on virheitä. Versiot: Verkkolomakkeen eri versiot näkyvät listauksessa. Kun olet siirtänyt verkkolomaketiedoston, merkitse versio testattavaksi ja testaa sen toimivuus testiympäristössä. Kun olet varmistanut, että lomake toimii oikein, voit asettaa version aktiiviseksi. Verkkolomakkeen versioista vain yksi voi kerrallaan olla julkaisussa (käyttäjien nähtävissä ja täytettävissä). Lisäksi yksi versio voi olla testattavana viranomaisten testiympäristössä. Vanhentuneen tai muuten tarpeettoman lomakeversion voi poistaa siinä tapauksessa, että kyseistä versiota ei ole täytetty kertaakaan. Näet myös lataamasi verkkolomakkeen version tiedostonimen. Tiedostonimi tallentuu verkkolomakkeen luonti- ja voimassaolopäivämäärien alle. Verkkolomakkeen metatiedot: Täytä verkkolomakkeeseen liittyvät tiedot tunnistautumisesta, allekirjoituksesta, palvelun maksullisuudesta, verkkolomakkeen luontipäivästä ja voimassaoloajasta. Lomake.fi-alustalle on toteutettu yhteys VETUMA-palveluun eli Kansalaisen tunnistus- ja maksamispalveluun. VETUMA-palvelusta löytyvät sähköisen tunnistamisen, allekirjoituksen ja maksamisen ominaisuudet ovat otettavissa käyttöön kaikissa Lomake.fi-alustalle toteutetuissa verkkolomakkeissa. Tunnistautumiseen, allekirjoitukseen ja palvelun maksullisuuteen liittyvien toiminnallisuuksien käyttöönotto Lomake.fi-alustalla edellyttää organisaatiolta VETUMAsopimusten tekoa tarvittavien osapuolien kanssa sekä yhteydenottoa Itellaan. Lomake.fi-alustalla on toteutettu alustan yleisenä ominaisuutena VTJ-kysely VE- TUMAn kautta. VTJ-kyselyn käyttö edellyttää VETUMA-sopimuksen sekä tietolupahakemuksen tekoa VRK:n kanssa. Lisätietoa VETUMA:sta: o VETUMAsta www.suomi.fi/vetuma
Rosa Hildén 16 (33) o o VTJ-kyselyn käyttöönotosta Lomake.fi-alustalla http://www.suomi.fi/suomifi/tyohuone/yhteiset_palvelut/lomakefi_alusta/tunnistu spalveluiden_ja_vtj-kyselyn_kayttoonotto/index.html Verkkolomakkeella lähetettävä liitetiedostot: Liiteominaisuudella tarkoitetaan toimintoa, jossa asiakas voi lähettää verkkolomakkeen mukana liitetiedostoja. Määrittele tässä liitetiedostojen sallittu lukumäärä ja koko. Liitetty asiointitiliin: Asiointitilillä tarkoitetaan VIP:ssä tuotettua asiointitiliä. Mikäli asiointipalvelusta on yhteys Asiointitiliin, valitaan tämä metatieto. Liitetty asiointitiliin valinta näkyy Suomi.fi:ssä lomakkeen tiedot -sivulla linkin alla tekstinä Liitetty asiointitiliin. Salli pohjaksi ottaminen Tallennetut lomakkeet -osiossa: Verkkolomakkeet jotka voi tallentaa Tallennetut lomakkeet osioon voi ottaa uuden lomakkeen pohjaksi. Käytäjälle näkyy valinta ota pohjaksi ja aukeaa lomake täytetyillä tiedoilla. Loppukäyttäjän näkymä: Lisätietoja verkkolomakkeiden ominaisuuksista on Lomake.fi-alustan toiminnallisesta kuvauksesta. Mikäli pääkäyttäjä on estänyt ylläpitäjää muokkaamasta verkkolomakkeen EFSLkoodia, ylläpitäjä ei pysty muuttamaan Lomake.fihin toteutetun verkkolomakkeen sisältöä tai siihen liittyviä maksamiseen ja tunnistautumiseen liittyviä valintoja. Katso lisää kohdasta Käyttäjät.
Rosa Hildén 17 (33) Hyvä tietää Hyvä tietää välilehteä voidaan käyttää Lomake.fihin toteutetulla verkkolomakkeella kun halutaan helposti ja nopeasti tiedottaa lomakkeen käyttäjiä jostakin asiasta. Hyvä tietää laatikon käyttö ei vaadi muutoksia lomakkeen koodaukseen ja on siten helppo väylä esittää käyttäjille tiedotteita esimerkiksi palvelun käyttöön liittyen ja se voidaan esittää halutulla kielellä. Hyvä tietää laatikko näkyy loppukäyttäjälle verkkolomakkeen yhteydessä lomakkeen oikealla puolella. Hyvä tietää laatikkoon voidaan kirjoittaa käyttäjille tietoa yhteensä 500 merkkiä tarvittaessa kolmeen kappaleeseen. Kappaleet erotellaan Enter-painikkeella. Hyvä tietää laatikko toimii reaaliaikaisesti siten, että se julkaistuu / poistuu julkaisusta välittömästi tiedon tallennuksen jälkeen.
Rosa Hildén 18 (33) Linkitetty palvelu Linkitetty palvelu -sivulla määritellään tiedot muualla kuin Lomake.fi-alustalla sijaitsevasta sähköisestä asiointipalvelusta. Myös organisaation lomakkeiden koontisivujen tiedot annetaan täällä. Linkitetyt palvelut: Näet listassa kaikki linkitetyt palvelut tietoineen. Uuden linkitetyn palvelun lisääminen: Määrittele linkitetystä palvelusta tyyppi, kieli, tunnistautuminen, maksullisuus, luontipäivämäärä ja voimassaoloaika. Valitse Vaatii tunnistuksen silloin, kun linkin takaa avautuu palvelu, jota käyttäjä ei voi käyttää ilman tunnistautumista. Mikäli linkki avaa esimerkiksi yleisen asiointipalvelujen aloitussivun, josta käyttäjä pääsee niin tunnistautumista vaativiin kuin avoimiin palveluihin, kannattaa valita Ei vaadi tunnistusta. Vaatii tunnistuksen -valinta näkyy Suomi.fi:ssä lomakkeen tiedot -sivulla linkin alla tekstinä Vaatii tunnistuksen. Liitetty asiointitiliin: Asiointitilillä tarkoitetaan VIP:ssä tuotettua asiointitiliä. Mikäli asiointipalvelusta on yhteys Asiointitiliin, valitaan tämä metatieto. Liitetty asiointitiliin valinta näkyy Suomi.fi:ssä lomakkeen tiedot -sivulla linkin alla tekstinä Liitetty asiointitiliin.
Rosa Hildén 19 (33) Tulostettavat tiedostot Tällä sivulla määritellään kaikki lomakkeen tulostettavat versiot Tallennetut tiedostot: Näet listassa kaikki eri tiedostot, jotka lomakkeelle on määritelty. Muokkaa-painikkeella pääset muokkaamaan tietoja ja Poista-painike poistaa kyseisen tiedot palvelusta. Tiedoston lisääminen: Voit siirtää tiedoston Lomake.fi-alustalle tai tehdä linkin organisaation omalla palvelimella olevaan tiedostoon. Määrittele tiedostosta lomaketyyppi, tiedostomuoto, lomakkeen kieli, luontipäivämäärä ja mahdollinen voimassaoloaika. Osoitteet, joissa on ä, ö, å jne. -kirjaimia näkyvät selaimessa toisinaan väärin. Kun kopioit lomakkeen osoitteen Lomake.fihin, tarkistathan, että siinä mahdollisesti olevat ääkköset ovat koodattu auki (esim. päivähoitohakemus.pdf:n pitäisi näyttää tältä: p%c3%a4iv%c3%a4hoitohakemus.pdf) IE:n osoiteriviltä osoitetta kopioidessa Lomake.fi ei aina muunna ääkkösiä oikein jos ääkköset eivät muutu aukikoodatuksi, kopioi lomakkeen osoite Firefox-selaimesta ja liitä sen jälkeen se Lomake.fissä lomakkeen osoitekenttään. Jos vaihdat lomakkeen tiedostomuotoa esim. pdf:stä wordiksi määrittele poistettavalle lomakkeelle voimassaoloaika päättymään seuraavana päivänä. Tällöin vanha lomake näkyy Suomi.fin kautta vielä siihen asti, kunnes uudet tiedot siirtyvät yön aikana Lomake.fistä Suomi.fihin. Tiedoston kieli tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, minkäkielisessä Suomi.fi:ssä kyseinen tiedosto näytetään. Kieliversioiden viemisestä on tarkemmin käyttöohjeen liitteessä Lomakkeiden kieliversioiden linkittäminen.
Rosa Hildén 20 (33) Ohjeet ja työkalut Tällä sivulla määritellään lomakkeeseen liittyvät ohjetiedostot ja työkalut. Voit lisätä lomakkeelle viisi ohjetiedostoa sekä viisi sähköistä työkalua. Välilehden ideana on tarjota kaikki asiointiin liittyvät tukipalvelut ja ohjeet käyttäjälle yhdeltä lomakesivulta. Ohjeet voivat olla ohjetiedostoja tai linkkejä muualla verkossa oleviin ohjeisiin. Voit tallentaa tiedostot Lomake.fi-alustalle tai antaa ohjetiedoston osoitteen, jossa tiedosto sijaitsee. Ohjetiedosto voi olla myös linkki esimerkiksi organisaatiosi omilla verkkosivuilla olevaan ohjeeseen. Työkalut ovat asiointipalveluun tai lomakkeeseen läheisesti liittyviä sähköisiä palveluita, joita voidaan käyttää asiointitapahtuman yhteydessä. Esimerkki työkalusta on Verohallituksen veroprosenttilaskuri. Laskuri liittyy läheisesti asiointipalveluun, jossa voit tilata itsellesi uuden verokortin. Tallennetut ohjeet ja työkalut: Näet listassa kaikki tallennetut ohjeet ja työkalut sekä näihin liittyvät tiedot kieliversioineen. Tarvittaessa voit poistaa haluamasi kieliversion tiedot tai muokata jo antamiasi tietoja. Vinkki: Jos olet aikaisemmin vienyt suomenkielisen ohjeen tai työkalun ja haluat liittää ohjeeseen muita kieliversioita, valitse Muokkaa toiminto ja täytä puuttuvan kieliversion tiedot. Tietojen lisäämisen jälkeen valitse toiminto Tallenna.
Rosa Hildén 21 (33) Ohjeen tai työkalun lisääminen: Valitse oletko lisäämässä ohjetiedostoa vai sähköistä työkalua. Anna ohjeen tai työkalun nimi ja kuvaus haluamillasi kielillä. Nimi on pakollinen tieto mutta kuvaus on valinnainen tieto. Anna verkko-osoite, jossa ohjetiedosto sijaitsee tai siirrä ohjetiedosto Lomake.fialustalle. Valitse tiedostomuoto. Sähköinen työkalu on aina linkki toisaalla sijaitsevaan verkko-osoitteeseen. Suomi.fi-portaalissa ja YritysSuomessa työkalut näkyvät Katso myös otsikon alaisuudessa. Liitteet Mikäli tiettyyn lomakkeeseen liittyy muita lomakkeita, voidaan ne määritellä liitelomakkeiksi. Linkit liitelomakkeisiin tulevat näkyviin Suomi.fi-portaalissa kyseisen lomakkeen tietosivulla. Tämä mahdollistaa sen, että käyttäjä saa koko palvelukokonaisuuden yhdeltä sivulta. Jotta lomakkeelle voi valita liitelomakkeita, on liitelomake vietävä ensin Lomake.fi-palveluun omana, erillisenä lomakkeenaan. Liitetyt lomakkeet: Näet listassa kaikki tähän lomakkeeseen liitetyt lomakkeet. o Mikäli teet päälomakkeelle liitoksen liitelomakkeelle, hallinnointiliittymä tekee valitsemasi liitelomakkeen Liitteet välilehdelle liitoksen päälomakkeeseen. Tämä tarkoittaa sitä, että halutessasi voit katsoa liitelomakkeelta, mihin lomakkeeseen lomake on liitetty. Uuden lomakkeen liittäminen: Näet listauksessa kaikki organisaatiosi lomakkeen lomaketunnuksen mukaisessa järjestyksessä. Valitse liitettävä lomake näpäyttämällä haluamaasi riviä.
Rosa Hildén 22 (33) Liitos tehdään siten, että ns. päälomakkeelle tehdään liitos Liitteet välilehdellä haluttuun liitelomakkeeseen. Kun kaksi lomaketta on liitetty toisiinsa, kumpaakaan lomaketta ei voi poistaa tai siirtää Lomake.fissä testiin ennen liitoksen purkamista. Tällaisessa tapauksessa hallinnointiliittymä antaa huomautuksen mistä lomakkeista liitos tulee purkaa. Tarvittaessa siirrä myös liitelomake testiin. Suomi.fi- ja YritysSuomi.fi portaaleissa käyttäjä löytää päälomakeen yhteydessä linkin liitelomakkeeseen. Käyttäjän löytäessä liitelomakkeen, hänellä on pääsy automaattisesti myös päälomakkeeseen. Tämän liitelomakkeen liittymisen päälomakkeeseen Lomake.fi tekee automaattisesti eli hallinnointiliittymässä lomakkeiden liittäminen tarvitsee tehdä vain yhden kerran. Saapuneet verkkolomakkeet Saapuneet verkkolomakkeet -sivulla näet organisaatiosi vastaanottamat täytetyt verkkolomakkeet. Listassa näkyvät vain ne lomakkeet, joihin sinulla on katseluoikeus. Voit rajata listalla näkyviä lomakkeita sivun yläosan ehtoja muuttamalla: Voit rajoittaa kerralla näytettävien lomakkeiden lukumäärän. Voit valita näytetäänkö listalla vastaanotetut lomakkeet, pankkimaksuun pysähtyneet vai käsitellyt lomakkeet. Voit rajata listaan ainoastaan tietyn lomakkeen valitsemalla pudotusvalikosta haluamasi lomakkeen nimen. Valitse Tila-kohdasta haluatko listauksen testissä vai julkaisussa olevista saapuneista lomakkeista.
Rosa Hildén 23 (33) Lomakelistaan voi myös valita vain tietyn aikavälin aikana lähetetyt lomakkeet. Voit myös hakea viimeisen viikon tai viimeisen kuukauden aikana lähetetyt lomakkeet hakuruudun alareunassa olevien painikkeiden avulla. Jos tiedossasi on lomakkeen lähetysnumero (tulostuu asiakkaan lähetyskuitille), voit hakea lomaketta myös sen avulla. Lomakelistassa näkyvät lomakkeet voi järjestää lomaketunnuksen, lomakkeen nimen tai vastaanottoajan mukaan klikkaamalla sarakkeen alleviivattua otsikkoa. Voit katsella täytettyjä lomakkeita selaimessa klikkaamalla lomaketunnuksessa olevaa linkkiä. Jos avaat yksittäisen saapuneen verkkolomakkeen tiedot Lomake.fin hallinnointiliittymässä, lomake lukkiutuu sinulle käyttöön. Jos toinen käyttäjä avaa saman lomakkeen, lomakkeen vastaanottotiedoissa näkyy tieto siitä, että toinen käyttäjä on käsittelemässä parhaillaan samaa lomaketta. Kun poistut lomakkeelta, lomakkeen lukkiutumine poistuu eikä muille samanaikaisille käyttäjille välity tietoa siitä, että lomake olisi käytössäsi. Täytetyn lomakkeen tiedot voi myös siirtää omalle koneelleen klikkaamalla Toiminnot/Tiedosto-sarakkeessa olevaa xml-linkkiä. Mikäli tiedoston tallennus ei onnistu tavallisella klikkaamisella, klikkaa linkkiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse esiin tulevasta valikosta "Tallenna kohde nimellä... / Save target as...". Voit merkitä lomakkeen käsitellyksi rastittamalla listan viimeisessä sarakkeessa olevan kohdan. Samasta sarakkeesta löydät myös linkin PDF-muotoiseen tiedostoon, jos PDF-muodostus on määritelty kyseiselle lomakkeelle. Määrittelyn tekee organisaation pääkäyttäjä Verkkolomakkeen PDF-muodostus -sivulla. Kannattaa muistaa, että PDF-tiedoston lataaminen on maksullista: jokaisen latauskerran hinta on sama kuin organisaatiosi vastaanottaman yksittäisen verkkolomakkeen kustannus. Verkkolomakkeen tarkistus
Rosa Hildén 24 (33) Lomaketarkastaja on työkalu, jonka avulla sähköisesti täytettäviä ja lähetettäviä verkkolomakkeita voi testata ennen niiden lisäämistä palveluun. Lomaketarkastaja kääntää verkkolomakkeen sellaiseksi, kuin se tulisi palvelussa näkymään, ja näyttää lomakkeen selaimessa. Samalla tarkistetaan verkkolomakkeen muodon oikeellisuus ja ilmoitetaan, jos verkkolomakkeessa on virheitä. Verkkolomakkeen tarkistus on mahdollista tehdä joko EFSL- tai XForms-kielellä toteutetuille verkkolomakkeille. Verkkolomakkeen tarkistus työkalua ei voi käyttää, mikäli käyttäjätunnukselle ei ole annettu tähän oikeutta. Katso lisätietoja kohdasta Käyttäjät.
Rosa Hildén 25 (33) Verkkolomakkeen PDF-muodostus Verkkolomakkeen PDF-muodostus näkyy ainoastaan organisaation pääkäyttäjälle. Sivulla voi määritellä, mistä organisaatiosi vastaanottamista verkkolomakkeista tuotetaan automaattisesti PDF-muotoinen tiedosto. PDF-tiedostossa näkyvät käyttäjän verkkolomakkeella lähettämät tiedot. Määrittelyn voi tehdä ainoastaan organisaation pääkäyttäjätunnuksilla. Voit tehdä määrittelyn joko kaikille lomakkeille yhdellä kertaa tai kullekin lomakkeelle erikseen. Voit myös valita, tuotetaanko lomakkeen tiedot PDF-tiedostoon pysty- vai vaakasuuntaan. Kun verkkolomakkeelle on määritelty PDF-tiedoston muodostus, löytyy ladattava PDFtiedosto löytyy Saapuneet verkkolomakkeet -sivulta. Linkki PDF-tiedostoon löytyy listauksen viimeisestä sarakkeesta aina kyseisen lomakkeen kohdalta. Mikäli organisaatiollasi on käytössä räätälöity tiedonsiirtoyhteys, voidaan PDF-tiedosto välittää sopimuksesta myös tätä kautta. Kannattaa muistaa, että PDF-tiedoston lataaminen on maksullista: jokaisen latauskerran hinta on sama kuin organisaatiosi vastaanottaman yksittäisen verkkolomakkeen kustannus. Omat tiedot Omat tiedot välilehdellä jokainen ylläpitäjä voi vaihtaa oman käyttäjätunnuksen salasanan milloin tahansa. Omat tiedot välilehdellä ylläpitäjä voi myös päivittää omat tavoitettavuustie-
Rosa Hildén 26 (33) tonsa. Tavoitettavuustietoja käytetään tarvittaessa vain YritysSuomen ja Suomi.fin ylläpitäjää koskevissa yhteydenotoissa. Käyttäjät Vain organisaation pääkäyttäjällä on oikeus lisätä uusia ylläpitäjätunnuksia Lomake.fin hallinnointiliittymään. Käyttäjät välilehdellä pääkäyttäjä näkee luettelon organisaatiolla käytössä olevista käyttäjätunnuksista. Käyttäjätunnuksen tilassa on joko merkinnät Act tai Pas. Mikäli käyttäjätunnuksen tila on Pas, käyttäjätunnuksen käyttö on estetty. Syynä käyttäjätunnuksen passivointiin voi olla tunnuksen käyttämättömyys viimeisen 12 kuukauden aikana tai virheelliset kirjautumisyritykset. Lisätietoa löydät luvusta Kirjautuminen hallinnointiliittymään. Passiivitilassa olevan käyttäjätunnuksen voi aktivoida käyttöön pääkäyttäjätunnuksilla Käyttäjän tiedot välilehdellä määrittelemällä tunnukselle uuden salasanan. Tarpeettomat käyttäjätunnukset tulee poistaa käytöstä. Passivoituneen pääkäyttäjätunnuksen aktivoimiseksi joudut ottamaan yhteyttä Suomi.fitoimitukseen.
Rosa Hildén 27 (33) Käyttäjän tiedot: Organisaatio: Määrittää, minkä organisaation tunnusta ollaan tekemässä. Tieto tulee automaattisesti järjestelmästä eikä sitä voi muuttaa. Käyttäjätunnus: Määrittele käyttäjän tunnus. Salasana: Et voi nähdä käyttäjätunnukselle määriteltyä salasanaa, mutta voit määritellä tässä uuden salasana. IP-osoiterajaus: IP-osoiterajauksella määritetään, että käyttäjä voi kirjautua palveluun vain tietystä osoitteesta. IP-osoitteen pitää koostua neljästä pisteellä erotellusta osasta. IPosoite voi olla täydellinen (esim. 192.168.1.234) tai osittainen (192.168.1.*). Rajaukseen voi laittaa useita IP-osoitteita pilkuilla eroteltuina. IP-osoiterajaus on pakollinen! Oman IP-osoitteesi voit tarkistaa esimerkiksi osoitteesta http://lomake.fi/ip. Tarvittaessa tarkasta organisaatiosi IT-tuesta, mitkä ovat organisaatiosi ulospän näkyvät iposoitteet. Käyttäjän nimi ja yhteystiedot näkyvät palvelussa vain hallinnointiliittymän puolella. Erityisesti nimi ja sähköpostiosoite ovat tärkeitä, koska näiden yhteystietojen kautta Suomi.fitoimitus pystyy tiedottamaan mm. palvelun kehittämiseen liittyvistä asioista. Toimintaoikeudet: Määrittele käyttäjän oikeudet hallinnointiliittymän eri osioihin. Katseluoikeus tarkoittaa, että käyttäjä näkee tiedot hallinnointiliittymässä. Käsittelyoikeus tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus muuttaa hallinnointiliittymässä kyseisessä osiossa näkyviä tietoja. Mikäli pääkäyttäjä määrittelee, ettei ylläpitäjällä ole oikeutta EFSL-koodin muuntamiseen, ylläpitäjällä ei ole pääsyä Lomake.fi-alustalle toteutetun verkkolomakkeen EFSLkoodiin. Tällöin ylläpitäjä ei voi myöskään päivittää lomakkeeseen liittyviä tunnistautumiseen ja maksamiseen liittyviä metatietoja. Ylläpitäjä voi kuitenkin siirtää verkkolomakkeen testiin sekä määrittää lomakkeelle voimassaoloajat. Ylläpitäjä pystyy myös muokkaamaan kaikkia muilla välilehdillä olevia metatietoja. Pääkäyttäjä voi halutessaan määritellä ylläpitäjälle oikeuden katsoa organisaatiokontaisia raportteja Lomake.fissä. Lisätietoja raporteista luvussa Raportit. Lomakekohtaiset oikeudet: Listassa näkyvät kaikki organisaation lomakkeet. Uudelle käyttäjälle pitää määritellä, mitä kaikkia lomakkeita hän pystyy käsittelemään. Ylimälle riville (kaikki) tehty määrittely antaa saman oikeuden kaikkiin organisaation lomakkeisiin. Huom! Käyttäjällä pitää siis olla sekä toimintaoikeus tiettyyn osioon että lomakekohtainen katselu- ja käsittelyoikeus tiettyyn lomakkeeseen, jotta hän pystyy käsittelemään kyseisellä lomakkeella lähetettyjä tietoja hallinnointikäyttöliittymän avulla. Perustiedot Vain organisaation pääkäyttäjällä on oikeus muokata organisaation perustietoja.
Rosa Hildén 28 (33) Organisaation perustiedot Linkitettäessä käytettävä lyhenne: Organisaatiolle on määritelty lyhenne, jota käytetään lomakkeiden suoria linkitysosoitteita määriteltäessä. Lyhennettä voi muuttaa ainoastaan Suomi.fi-toimitus tai Itella. Organisaation nimi: Kirjoita organisaation virallinen nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Nimi näkyy Suomi.fi:ssä lomakkeen tietojen yhteydessä. Jos organisaatio löytyy Suomi.fi:n A Ö-hakemistosta, kirjoita organisaation nimi samassa muodossa. Yhteystiedot: Anna organisaation yhteystiedot sisältävän verkkosivun osoite suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Tämä osoite muodostuu automaattisesti linkiksi organisaation lomakkeiden tietosivuille.
Rosa Hildén 29 (33) Logo Logo-sivulla voit tallentaa organisaatiosi logotiedoston, joka voidaan näyttää Lomake.fialustalle toteutetuissa verkkolomakkeissa. Logon tulee olla GIF- tai JPEG-muodossa, ja tiedoston koon oltava verkkolomakkeelle sopiva (esim. noin 150 pikseliä leveä, pienehkö tiedosto). Raportit Raportit välilehdellä organisaation pääkäyttäjä saa tietoa organisaation julkaisussa olevista lomakkeista ja näiden käytöstä Lomake.fi-alustalla. Raportit ovat organisaation käytössä vain pääkäyttäjätunnuksilla. Hallinnointiliittymän kautta organisaation käytettävissä on Lomakkeiden lataustiedot Raportissa näet organisaatiosi lomakkeiden latausmäärät Lomake.fi-alustalla. o o o Lomaketiedot Voit valita kaikki lomakkeet tai valita haluamasi lomakkeet. Voit valita kaikki lomaketyypit tai kohdistaa haun tiettyyn lomaketyyppiin Voit määritellä ajanjakson, josta haluat lataustiedot Raportissa näet organisaatiosi kaikkien julkaisussa olevien lomakkeiden nimet, kuvaukset, aiheet, asiasanat, mahdolliset kuntavalintoja vastaavat kuntanumerot sekä ohjeiden ja työkalujen nimet ja kuvaukset kaikilla kielillä.
Rosa Hildén 30 (33) o o o Voit valita kaikki lomakkeet tai valita haluamasi lomakkeet. Voit valita kaikki lomaketyypit tai kohdistaa haun tiettyyn lomaketyyppiin Voit hakea lomakkeiden tiedot myös julkaisuajankohdan mukaan. Saapuneet verkkolomakkeet ja lähetetyt päätökset Raportissa näet Lomake.fi-alustalle toteutettujen tuotannossa olevien verkkolomakkeiden lähetysmäärät. o o Voit valita kaikki lomakkeet tai haluamasi lomakkeet. Voit hakea saapuneiden verkkolomakkeiden ja lähetettyjen päätösten määrät haluamaltasi ajalta. Lomake.fi-alustan käyttöä koskevat kokonaistilastot julkaistaan noin kerran kuukaudessa www.suomi.fi/lomakefi Kun kaikki lomakkeen tiedot on annettu, miltä se näyttää Suomi.fissä Muistathan, että Lomake.fi-alustalle tuodut uudet lomaketiedot sekä metatietojen muutokset näkyvät Suomi.fissä seuraavana päivänä. Jos olet päivittänyt lomaketiedostoa tiedostomuodon muuttumatta, uusi versio on heti käytettävissä Suomi.fissä. Kun lomakkeen yhteydessä on ohjeita, työkaluja ja liitteitä, Suomi.fin lomakesivu voi näyttää esimerkiksi tältä:
Rosa Hildén 31 (33)
Rosa Hildén 32 (33) Suomi.fin lomakesivulta linkit avautuvat omaan ikkunaan. Tämä helpottaa erilaisten ohjeiden ja työkalujen käytön lomaketta täytettäessä. Verkkolomakkeiden tekeminen Lomake.fi-alustaa hyödyntäen Verkkolomakkeiden määrittelyssä käytettävän EFSL-kielen ohjeen linkki löytyy hallinnointiliittymän oikeasta yläkulmasta. Verkkolomakkeiden määrittelyyn tarvitaan myös perusosaaminen HTML-kielestä. Lomake.fissä on saatavissa myös kolme malliverkkolomaketta. Malliverkkolomakkeista näkee ohjeistuksen kohta kohdalta EFSL-kielen tekemiseksi ja HTML:n määrittelyksi. Malliverkkolomakkeet löytyvät Lomake.fin testipalvelusta (www.lomake.fi/test) hakusanalla sfi_esim* Testipalvelussa tarvittavat käyttäjätunnuksen ja salasanan saat halutessasi Suomi.fitoimituksesta. Vuoden 2011 alusta lähtien verkkolomakkeiden koodaus itse ei ole uusille organisaatioille mahdollista! Apua ylläpitoon Lomake.fi-alustaan liittyvissä teknisissä kysymyksissä voit kääntyä suoraan Itellan Help- Deskin puoleen: Itella Information Service Desk palvelee teknisissä että yleisissä asiakaspalveluasioissa Lomake.fin pääkäyttäjiä ja ylläpitäjiä Sähköpostitse information.fi@itella.com Puhelimitse 020 452 9348 Fax 020 452 9271 Palveluaika 9-16 yleisissä asiakastiedusteluissa Palveluaika 24/7 teknisissä ja tuotannollisissa virhetilanteissa Virhetilanteissa käytäthän Lomake.fin hallinnointiliittymän oikeasta yläkulmasta löytyvää Korjauspyyntö lomaketta! Lomakkeiden ylläpidon sisällöllisissä ja hallinnollisissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä sähköposti: lomakefi@valtori.fi
Rosa Hildén 33 (33)