Tuottavuus ja sen mittaaminen Petri Suomala, TTY petri.suomala@tut.fi
Voimassa olevassa hallitusohjelmassa sana tuottavuus esiintyy 31 kertaa
Perusasetelma Yritykset, joiden keskeinen tavoite on kannattavuus, voivat pyrkiä vaikuttamaan monipuolisesti Tuottojen määrään Kustannusten määrään Meillä julkisella sektorilla osa keinoista rajautuu pois Budjettirajoite ja kustannuskehitys
Tuottavuus ja kannattavuus (Nine-Box) muutos tuotosten määrässä muutos tuotoissa muutos tuotosten yksikköhinnoissa muutos tuottavuudessa muutos kannattavuudessa muutos hintasuhteessa muutos panosten määrässä muutos kustannuksissa muutos panosten yksikköhinnoissa
Muutos kirjastoissa Keskeisten tuotosten painotukset muutoksessa Sähköiset aineistot nousussa Kävijät ja lainaukset laskussa Painetta myös uusille tuotteille/tuotoksille? Resurssit eivät ainakaan selvästi kasva Yhtälön ratkaisu?
Tuottavuus ilmiönä Reaaliprosessin ilmiö Tuotantokyvyn mittari Ei ole taloudellisen tuloksellisuuden mittari (vrt. kannattavuus) Määritellään tuotosten ja panosten suhteeksi Panokset Prosessi Tuotokset
Kokonaistuottavuus Toiminnon tai prosessin kaikki panokset ja tuotokset huomioitu Tuotosten summa/panosten summa Entä jos prosessi tuottaa erilaisia tuotoksia tai käyttää usean tyyppisiä panoksia? Henkilöt, pääoma, materiaali, muut
Erään valtion laitoksen johtaja kertoi minulle, että heidän laitoksessaan on ulkoistettu kaikki, mikä ei kuulu laitoksen ydinosaamiseen; esimerkiksi aulan vahtimestarin palvelut ostetaan ulkopuoliselta yritykseltä. Kysyin paljonko tämä säästää, ja sain vastaukseksi, että se lisää menoja, mutta on välttämätöntä tuottavuusohjelman tavoitteiden saavuttamiseksi. Talouselämä 09/2010
Osatuottavuudet Työn tuottavuus Pääoman tuottavuus Materiaalin tuottavuus Muiden panosten tuottavuus Kokonaistuotos per x, panostekijäryhmää missä x edustaa
Tuottavuuden merkitys johtamisessa Organisaation vaikutettavissa oleva asia Yksittäisen yrityksen/kansakunnan keskeinen kilpailutekijä Tuottavuuden parantaminen on: Sopeutumista ympäristöstä johtuviin muutospaineisiin (kuten materiaalien hinnan nousuun) Tuhlauksen vähentämistä
Tuottavuus ja laatu Tuotoksen pitää täyttää jotkin laadulliset normit Tuottavuus ja vaikuttavuus on hyvä pitää käsitteellisesti erillään Tarkastelumittakaava Roolit ja vastuut Tuottavuus ja vaikuttavuus eivät saisi olla ristiriidassa
Tuottavuuteen vaikuttaminen Erikoistuminen Menetelmäkehitys Prosessien kehittäminen Käyttöasteen parantaminen Laadun kehittäminen (Julkisissa) palveluissa tunnetaan nk. Baumolin laki
Ei vain hien kautta Asiakkaan aiheuttamat kustannukset 25 000 20 000 Kustannukset 15 000 10 000 Ostoskorit Lomakkeet yms. Jälkitoimitukset Asiakaskäynnit 5 000 0 Asiakas 1 Asiakas 2 Asiakas 3
Tuottavuuteen vaikuttaminen Työn kiinteys Mikä osa työajasta menee työn tekemiseen Menetelmäkehitys Mikä on paras mahdollinen työtapa käsillä olevaan tehtävään Työn joutuisuus Ennen Jälkeen Muutos Kiinteys (h/päivä) 4 5 25 % Menetelmä (kpl/h) 10 11 10 % Työn laatu Joutuisuus (työtahti) 1 1,05 5 % Tuotos 40 57,75 44 %
Miksi mitata? Tavoitteiden ja nykytilan konkretisointi Tavoitteiden ja nykytilan viestintä Motivointi Palkitseminen Kilvoittelun tukeminen Suoriutumisen vertailu
Tuottavuuden mittaaminen Absoluuttinen tuottavuus Tuottavuuden muutos Fyysiset mittarit (julkaisut tai tonnit per tunnit) Jalostusarvopohjainen mittaus (JA per palkat tai tunnit tai henkilömäärä) Varianssianalyysi (esim. tuloslaskelmasta, vrt. nine-box)
Kokonaistuottavuuden mittaaminen Tuotosten purkaminen riittävän pieniin osiin Painottaminen ja painokertoimet Tuotokset Panokset Muutosten mittaaminen
Esimerkki (Jääskeläinen 2010) Calculating productivity change: 40/50*101+10/50*92 = 99 Top level Total costs 50 Productivity change: 99 Calculating productivity change: 20/40*105+15/40*92+5/40*110 = 101 Department 1 Total costs: 40 Productivity change: 101 Administration at top level Total costs: 10 Productivity change: 92 Sub-unit 1 Total costs: 20 Productivity change: 105 Base year productivity described with 100 Sub-unit 2 Total costs: 15 Productivity change: 92 Administration of Department 1 Total costs: 5 Productivity change: 110
Epäsuora mittaaminen Tuotokset Laatuvirheet Hylätyt tarjoukset Työ Poissaolot Odotusajat ja joutokäynti Ylimääräisen työn määrä Pääoma Koneiden käyttöaste Materiaali Susivalmistus Hukkamateriaalin määrä
Tuottavuusmatriisi Julkaisut/työtunnit Henkilöt per neliöt Julkaisut/ajetut kilometrit Kriteeri Toteuma 0,005 0,2 0,000667 Taso 10 0,0063 0,20 0,0040 9 0,0056 0,17 0,0020 8 0,0050 0,14 0,0013 7 0,0044 0,13 0,0010 6 0,0038 0,11 0,0008 5 0,0031 0,10 0,0007 4 0,0025 0,09 0,0006 3 0,0019 0,08 0,0005 2 0,0013 0,08 0,0004 1 0,0006 0,07 0,0004 Pistemäärä 8 10 5 Paino 40 % 20 % 40 % Painotettu tulos 3,2 2 2 Tulosindeksin arvo 7,2
Evidence-based decision making Lord Nelson Decision-based evidence making
Kolme tärkeää asiaa mittaamisessa Kokonaisuus juonellisuus Vaikutus henkilöiden motivaatioon Mittarin osuvuus, validiteetti
Kokonaisuus Onko mittaristo vain joukko mittareita vai mietitty jäsennys siitä miten organisaatio toimii? Juonellisuus pitää aktiivisesti rakentaa Analyyttisesti Dataan perustuen Sudenkuoppia Tärkeys vs. mitattavuus Mitattavuus vs. banalisoituminen
Motivaatio Organisaation toimintaa parantavat toimenpiteet tai ajatukset edellyttävät sitä, että osallistuvat ihmiset ovat motivoituneita toteuttamaan ajatukset Motivaatio ja mittaaminen (Vansteenkiste et al.) Autonomian tarve Tarve kokea itsensä suhteessa toisiin Tarve osaamisen ja saavuttamisen kokemukseen
Validiteetti mitä mittari kuvaa? Käsitteellinen tarkkuus on osa mittaamisen uskottavuutta Tuottavuuden mittaamisessa erityinen riski on kustannus- tai hintakehityksen sekoittuminen perusilmiöön Usein joudutaan hakemaan kompromissia validiteetin ja mitattavuuden välillä
Mainos Aki Jääskeläisen väitöskirja Productivity Measurement and Management in Large Public Service Organizations tarkastetaan huomenna TTY:ssa klo 12