NAKKILAN KUNTA TILAHANKKEIDEN JA TOIMINNALLISTEN HANKKEIDEN YLEISSUUNNITTELUOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 20.10.1997/496 Voimaantulo 6.11.1997 Tarkistettu kunnanhallituksessa 16.8.1999/271 Voimaantulo 2.9.1999
2 SISÄLLYSLUETTELO TARVESELVITYS JA HANKESUUNNITELMA 0 Johdanto 1 Hankkeen toiminnalliset lähtökohdat ja tarpeet 2 Tilan tarve 3 Vaihtoehtoiset ratkaisut 4 Hankkeen laajuus ja alustava huonetilaohjelma 5 Laatuvaatimukset 6 Sijainti ja ympäristövaikutukset 7 Arvio kustannuksista 8 Vaikutukset käyttötalouteen ja henkilöstöön 9 Rahoitussuunnitelma 10 Aikataulu
3 0 Johdanto Kunta voi kehittää toimintaansa ja hankkia käyttöönsä toimitiloja joko rakentamalla, ostamalla tai vuokraamalla. Tämän lisäksi voidaan peruskorjata olemassa olevia tiloja joko entiseen tai uuteen käyttöön. Kunnan talouden ja tehtävien hoito edellyttävät toiminnan kehittämisessä ja toimitilojen hankinnassa tarkkaa harkintaa tilojen määrän, laadun, toimivuuden ja kustannusten osalta. Tämä voidaan saavuttaa vain kehittämällä kunnan toiminnan laatua ja yleissuunnittelua tältä osin. Tällä tilahankkeiden ja toiminnallisten hankkeiden yleissuunnitteluohjeella pyritään parantamaan kunnan toiminnallisten hankkeiden ja tilahankkeiden suunnittelun tasoa ja yhdenmukaistamaan sitä käsitteistön, sisällön ja käytännön suorittamisen osalta. Yleissuunnittelun tavoitteena on kytkeä toiminnallisten hankkeiden ja tilahankkeiden valmistelu muuhun suunnitteluun, jaksottaa valmistelut tarkkuudeltaan ja sisällöltään eri päätöksentekovaiheiden mukaan, varmistaa erilaisten näkökohtien huomioon ottaminen ja monipuolinen asiantuntemuksen käyttö valmistelussa, korostaa toiminnallisten ja muiden lähtökohtien tavoitteiden merkitystä suunnittelussa ja päätöksenteossa sekä tehdä mahdolliseksi hankkeiden johdonmukainen seuranta siten, että asetettujen tavoitteiden toteutumista voidaan valvoa. Yleissuunnittelun tulee sopeutua taloussuunnitelmaan. Tämä tarkoittaa, että esitettäessä hanketta talousarvioon tai taloussuunnitelmaan, siitä on laadittava tarveselvitys ja hankesuunnitelma. Näin ollen yleissuunnitteluun on yleensä ryhdyttävä riittävän aikaisessa vaiheessa ennen hankkeen toteuttamista. Yleissuunnittelun yhteydessä arvioidaan hankkeen ympäristövaikutukset. Yleissuunnittelu edellyttää yhteistyötä eri hallintokuntien ja kunnan johdon kesken. Ellei riittävää yhteistyötä muutoin aikaansaada, se on syytä käytännössä varmistaa muodostamalla erityinen hankeryhmä.
4 1 Hankkeen toiminnalliset lähtökohdat ja tarpeet Toimitilojen ja toiminnan muutoksen tarvetta perusteltaessa tuodaan esille ne näkökohdat, joiden mukaan hanke on tarpeellinen. Toimitilan tarpeeseen vaikuttavat olemassa oleva tilanne mahdollisine epäkohtineen ja toiminnan tuleva kehittämistarve, jonka perustana ovat mm. väestösuunnitteet, palvelujen muuttunut kysyntä ja lainsäädännön muutokset. 2 Tilan tarve Tilahankinnan ohella esitetään muut, vaihtoehtoiset mahdollisuudet palvelutarpeen tyydyttämiseksi sekä ne hyödyt, mitä tilan hankinnalla saavutetaan. Vaihtoehdoissa tarkastellaan myös yhteistyömahdollisuudet muiden lautakuntien ja muiden kuntien kanssa. Ehdotettava ratkaisu on yleensä perusteltava eri vaihtoehtojen vertailulla ja myös niistä suoritetuilla kustannuslaskelmilla. 3 Vaihtoehtoiset ratkaisut Toiminnan kehittämistarve ja tilahankintatapa tulee tarvittaessa perustella vaihtoehtoisista ratkaisuista suoritettujen vertailulaskelmien ja muiden tarkastelujen avulla. Vertailussa on kiinnitettävä huomiota toiminnan muutoksen ja rakennushankkeen kunnalle mahdollisesti aiheuttamiin liitännäiskustannuksiin, kuten esim. kunnallistekniikan verkostojen rakentamiseen tai henkilöstökustannuksiin. 4 Hankkeen laajuus ja alustava huonetilaohjelma Hankkeen toiminnallinen laajuus selvitetään eri kriteerein esim. kohderyhmän tai asiakasryhmän laajuudella. Tarveselvityksen ja hankesuunnitelman valmistelija esittää tässä kohdin ehdotuksensa hankkeen laajuudeksi ja alustavaksi huonetilaohjelmaksi. Tässä vaiheessa tulisi voida esittää arvio hyötyalasta ja, mikäli mahdollista, kerrosalasta. (Lomake)
5 5 Laatuvaatimukset Tilojen tulevan käytön rakenteille ja laitteistoille asettamat erityiset laatuvaatimukset on esitettävä. Rakenteiden ja laitteiden tulisi olla kestäviä, helposti korjattavia ja niiden ympäristökuormituksen tulisi olla mahdollisimman vähäinen. Tarvittaessa on perusteltava, miksi tavanomaisesta laatutasosta on poikettava. 6 Sijainti ja ympäristövaikutukset Ehdotettavalle rakennuspaikalle asetettavat vaatimukset esitetään tässä. Näiden perusteella arvioidaan ehdotettavan toimintapaikan tai rakennuspaikan yleinen soveltuvuus tarkoitukseen sekä selvitetään käyttöönoton kannalta keskeiset seikat kuten omistussuhteet, kaavoitukseen liittyvät seikat ja liittymismahdollisuus teknisiin verkostoihin. Ympäristövaikutuksissa arvioidaan rakentamisen ja toiminnan vaikutusta maisemaan ja lähialueen asumisviihtyvyyteen. Tarkastellaan hankkeen energiansäästömahdollisuudet, kotimaisten polttoaineiden käyttömahdollisuudet ja hankkeen vaikutukset autoliikenteen määrään. Lisäksi tarkastellaan jätteiden ja vedenkulutuksen minimointi sekä jätevesien asianmukainen käsittely. Selvitetään voidaanko hankkeen yhteydessä vähentää melua ja ilman pilaantumista. Toiminnallisissa hankkeissa voidaan tarkastella myös vaikutuksia sosiaaliseen ympäristöön ja -rakenteeseen. 7 Arvio kustannuksista Hankkeen kustannusten arvioinnissa voidaan käyttää apuna rakennustyyppien kokemusperäisiä kustannuksia pinta-alaa tai tilavuusyksikköä kohti. Kustannusten jakaminen eri vuosille on ilmoitettava. Investointikustannukset ja investoinnin vaikutus käyttötalouteen ilmoitetaan myös erillisellä lomakkeella, joka on tämän ohjeen liitteenä. (Lomake)
6 8 Vaikutukset käyttötalouteen ja henkilöstöön Tässä esitetään ne taloudet seuraamukset, jotka hankkeen toteuttamisella on käyttökustannuksiin ja henkilöstöön. Tiedot esitetään myös kiinteistön tulevan ylläpidon osalta. Henkilöstökustannusten vaikutus esitetään myös erillisellä lomakkeella, joka on tämän ohjeen liitteenä. (Lomake) 9 Rahoitussuunnitelma Kustannusarvion perusteella laaditaan hankkeen rahoitussuunnitelma. Rahoitussuunnitelmassa selvitetään miten hankkeen toteuttaminen aiotaan rahoittaa. (Lomake) 10 Aikataulu Hankkeen valmistumisajankohta on perusteltavaa toiminnan kehittämistarpeiden ja muiden vastaavien tekijöiden avulla. Eri suunnitteluvaiheisiin tarvittava aika on esitettävä ja laadittava aikataulu. (Lomake)