Euroopan unionin osarahoittama URBANworks Yhdennettyjä ratkaisuja kestävän kehityksen ohjaukseen ja johtamiseen Itämeren kaupungeissa Työkalupakki, joka auttaa paikallisviranomaisia kehittämään organisaatioyksikön, jolla varmistetaan kaupungin yleisen kehityksen kestävyys.
Kiitokset URBANworks syntyi SUSTAINMENT-hankkeen osana ja pitkän mutta mukavan prosessin tuloksena. Osaavien ja aktiivisten kumppanikaupunkien työtä on ollut ilo koordinoida. Nämä kaupungit ovat Gdansk, Kaliningrad, Kalmar, Kouvolan seudun kuntayhtymä, Kristiansand, Malmö, Novgorod, Örebro, Panevezys, Riika, Siauliai, Turku ja Växjö. Erinomaiset kouluttajat, KaosPilots, ICLEI:n Euroopan sihteeristö ja Itämeren alueen yliopistojen yhteistyöohjelma (BUP), ovat vaikuttaneet merkittävällä tavalla työn onnistumiseen laatimalla koulutusmateriaalia ja kouluttamalla kaupunkeja. Haluan kiittää myös Itämeren kaupunkien liiton muita kaupunkeja ja organisaatioita, jotka ovat esittäneet rakentavia huomioita URBANworksin kehitystyön aikana. Koordinoinnin onnistumiseen on vaikuttanut erityisesti kaksi henkilöä: Heidi Tuhkanen ja Eija Eloranta, jotka ovat koonneet yhteen hyviä käytäntöjä, kaupunkien ja kouluttajien koulutusmateriaalia ja laatineet URBANworksin tekstit. Kiitän heitä lämpimästi. Lisäksi kiitän Itämeren kaupunkien liiton ympäristöasioiden ja kestävän kehityksen sihteeristön johtajaa Björn Grönholmia ja hänen henkilökuntaansa työstä, jota he ovat tehneet prosessin kriittisissä vaiheissa. Projektikoordinaattori Kyösti Lempa URBANworks - Yhdennettyjä ratkaisuja kestävän kehityksen ohjaukseen ja johtamiseen Itämeren kaupungeissa Itämeren kaupunkien liitto on kehittänyt URBANworksin SUSTAINMENT-hankkeen aikana. Hanke saa osarahoitusta Euroopan unionilta (Euroopan aluekehitysrahastosta), BSR INTERREG IIIB naapuruusohjelmasta, TACIS-hankkeesta, Suomen ympäristöministeriöltä ja kumppaneina toimivilta kaupungeilta. Hanketta koordinoi Itämeren kaupunkien liiton (UBC) ympäristöasioiden ja kestävän kehityksen sihteeristö. Hanke on osa Itämeren kaupunkien liiton vuosien 2004-2009 Agenda 21 toimintaohjelmaa, jonka nimi on Kaupunkien kestävän kehityksen tiekartta. SUSTAINMENT-hanke saa tukea myös Baltic 21 ohjelmasta, ja sille on myönnetty alueellista kestävää kehitystä edistävän Lighthouse Project hankkeen asema. Opaskirja on tekijöidensä näkemys, eikä sen pidä katsoa missään tapauksessa edustavan Euroopan komission kantaa. Itämeren kaupunkien liiton ympäristökomissio Opasta voi tilata lisää kirjana tai CD-ROM-levynä osoitteesta www.sustainment-project.net. Toimituskunta: Heidi Tuhkanen, Eija Eloranta ja Kyösti Lempa Kuvat: Liisa Kanerva. Layout: Sari Bowie. Internet layout: Dimmi Oy, CD- ja Internet-sovitus: Kaj-Michael Lang Tätä asiakirjaa saa jäljentää vain tekemättä siihen muutoksia. Sen lainaaminen ja levittäminen on sallittua, kunhan lähteenä mainitaan URBANworks työkalupakki, joka auttaa paikallisviranomaisia luomaan kaupungin kestävästä kehityksestä vastaavan organisaatioyksikön. Tämä teksti on käännös englanninkielisestä alkuperäisversiosta. Mikäli eri kieliversiot ovat keskenään ristiriidassa, alkuperäisversio katsotaan viralliseksi.
Kestävää kehitystä käytännössä -suunnittelukehys Luonnoksesi on valmis, joten olet valmis aloittamaan ohjausyksikkösi varsinaisen kehittämisen. Tämä resursseja käsittelevä osa muodostuu neljästä työtäsi tukevasta osiosta. Asiakirja Kestävää kehitystä käytännössä -suunnittelukehys sisältää harjoituksia ja prosesseja, jotka auttavat sinua keräämään tarvitsemiasi tietoja ja valmistautumaan organisaatioyksikkösi kehittämiseen. Kestävää kehitystä käytännössä -suunnittelukehyksessä käsitellään yksitellen neljää samaa aihetta kuin asiantuntijaneuvoja sisältävillä sivuillakin. Nämä aiheet ovat hallintotapa, viestintä, johtaminen ja kestävän kehityksen välineet. Asiakirja auttaa sinua järjestämään tietoja ja laatimaan ohjeiden pohjalta konkreettiset käsitteet kaupunkisi päättäjiä varten. Hallintotapa Viestintä Johtaminen Kestävän kehityksen välineet Toivotamme sinulle onnea ja menestystä työhösi ja kestävää tulevaisuutta! URBANworks - toolkit 3
Kestävää kehitystä käytännössä -suunnittelukehys 1 Johdanto: kestävä kehitys ja organisaatiot Miksi kestävää kehitystä pitäisi edistää muuttamalla kaupunginhallinnon tai muiden vastaavien tahojen hallintaorganisaatiota? Yksinkertaisesti siksi, että kaikki alkaa kestävästä kehityksestä ja päättyy siihen. Kaupunkien kestävään kehitykseen on kiinnitettävä huomiota, sillä maailman kaupunkien asukasluku kasvaa joka päivä. Kaupungeilla on siis keskeinen rooli tähän haasteeseen vastaamisessa. Kehotammekin kaupunkeja tukemaan kestävää kehitystä edistäviä prosesseja, sillä niiden avulla kaupungeista kehitetään tuleville sukupolville uusia mahdollisuuksia tarjoavia elinvoimaisia keskuksia Kestävä kehitys ei ole tavoite, vaan tietoinen ja dynaaminen prosessi. Voidakseen kehittää yhteisöstä kestävämmän ja luodakseen valoisamman tulevaisuuden organisaatioiden täytyy kyetä sopeutumaan yhteiskunnan muutoksiin ja haasteisiin sekä hyödyntämään erilaisia voimavaroja, kuten tuotettua tietoa, innovaatioita, kulttuuria ja historiaa. Tuotettu tieto Yhteiskunnan kehittyminen Organisaation kehittyminen Organisaatiosta, joka ei kykene sopeutumaan riskeihin, tulee staattinen ja lyhytaikainen osa jatkuvasti muuttuvaa maailmaamme. Jotta tämä riski jäisi mahdollisimman pieneksi, organisaation pitäisi tarkastella suoritustaan kokonaisvaltaisella tavalla ja tämä edellyttää puolestaan sitä, että organisaatio kiinnittää huomiota toimintaperiaatteidensa ja toimenpiteidensä ekologisiin, sosiaalisiin ja taloudellisiin näkökohtiin. Jotta kaupunki voi varmistaa kehittyvänsä kestävällä tavalla kohti pitkän aikavälin tavoitteitaan, sen on tutkittava uusia johtamis-, hallinto-, viestintä- ja oppimistekniikoita. Kestävä kehitys edellyttää visiota, joustavuutta, sopivaa rakennetta, luovuutta, resursseja, osallistumista, sitoutumista ja suunnittelua. Kussakin kaupungissa aikaan saadut tulokset ovat ainutkertaisia. 4 URBANworks - toolkit
1.1. Kestävän kehityksen yksikkö Tässä asiakirjassa kuvataan prosessi, josta saat käyttöösi menetelmän ja välineet, jotka tukevat kaupunkisi kestävää kehitystä. Asiakirjassa annetaan ohjeet suunnitteluprosessiin, jossa erityisenä tavoitteena on kehittää kestävän kehityksen yksikkö yksikkö, joka koordinoi kaupunkisi kestävää kehitystä. 1.2. Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelman kehys Tämän prosessin ja tässä asiakirjassa kuvattujen harjoitusten tuloksena syntyy kehityssuunnitelma, Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelma, jossa keskitytään kaupunkisi tai alueesi kestävän kehityksen yksikön suunnitteluun. Suunnitelman pitäisi olla selvä ja yksityiskohtainen asiakirja, jonka voit toimittaa kaupunginhallinnolle täytäntöön pantavaksi. Asiakirja (eli kehys) on tarkoitettu käytettäväksi yhdessä URBANworks-työkalupakin interaktiivisen oppaan kanssa, mutta sitä voi myös käyttää erikseen. Työkalupakista on eniten hyötyä, kun näitä osia käytetään yhdessä. Asiakirja on jaettu neljään osaan, jotka ovat hallintotapa, viestintä, johtaminen ja kestävän kehityksen välineet. Käydessäsi näitä osia läpi voit havaita eri osien välillä yhteisiä uhkia ja yhteyksiä. Voit lujittaa suunnitelmaasi kehittämällä näitä yhteyksiä johdonmukaisesti. Työn tuloksena syntyvä kestävän kehityksen yksikkö on hyödyksi paitsi itselleen myös kansalaisille, organisaatioille, sidosryhmille ja koko kaupungille. Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelman osatekijät: - Houkutteleva ja osallistava johdanto - Yksikkösi visio: puuttua kestävän kehityksen vajeisiin ja tarttua tilaisuuksiin - Yksikkösi missio - Hallintotapaa koskevat periaatteet - Viestintästrategia - Johtamisstrategia - Kestävän kehityksen välineet / raportointi URBANworks - toolkit 5
2. Kestävää kehitystä käytännössä suunnitelmasi Houkutteleva ja osallistava johdanto kaupunkisi tilanteeseen Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelmasi ensimmäisen sivun kaupunkiasi koskevan johdannon pitäisi houkutella kohdeyleisöäsi (poliitikkoja ja keskeisiä päättäjiä) jatkamaan lukemista. Tavoitteena on saada heidät tukemaan suunnitelmaa paikallisesta kestävän kehityksen yksiköstä, jota olet kehittämässä. Voit esimerkiksi kirjoittaa johdannon niin, että kuvittelet olevasi kotikaupungissasi vieraileva matkailija. Kuvittele kulkevasi kaupungissa kartta kädessäsi nautiskellen ja katsellen ihmisiä ja maisemia. Kun tarkastelet kaupunkiasi tästä uudesta näkökulmasta, mitä voimavaroja ja mahdollisuuksia sillä mielestäsi on? Tutki sitten kaupunkisi ohjausasiakirjoja kaupunkisi strategisia suunnitelmia, ohjelmia ja strategioita ja määrittele, millaisia innoittavia visioita näistä teksteistä on havaittavissa. Laadi kaikista ajatuksistasi lyhyt yhteenvetoteksti, jossa esittelet kaupunkiasi koskevan tulevaisuudenvision sellaisen, joka edellyttää kestävää kehitystä. Kestävän kehityksen yksikön visio Siirtyminen kaupungista yksikköön Kun lukija on kiinnostunut kaupunkikuvauksestasi, on aika siirtyä kaupungista organisaatioyksikköön. Tuo selvästi esiin, miten kaupunki hyötyy siitä, että sillä on kestävään kehitykseen keskittyvä yksikkö. Tämä on tilaisuutesi osoittaa, kuinka tällaisen yksikön perustaminen tai jo olemassa olevan yksikön kehittäminen voisi lisätä huomattavasti kaupunkisi kestävää kehitystä. Määrittelemällä selvästi tämän yksikön vision ja mission luot vakaat lähtökohdat, joista sinun on hyvä jatkaa yksikön kehittämistä. Tämä visio selventää sitä, mihin suuntaan kestävän kehityksen yksikköä kehitetään. Aivan kuten kaupungin visiosta, joka esitellään kaupungin strategia-asiakirjoissa, myös yksikön visiosta pitäisi käydä ilmi se, mitä toivot ja odotat sen tulevaisuudelta. Yksikön vision pitäisi myös tukea suoraan kaupungin vision toteutumista. Kestävän kehityksen yksikön selvä visio kertoo, miten se hyödyttää sekä sisäisiä että ulkoisia sidosryhmiä. Kun lähtökohdaksi otetaan siis kaupunkisi visio kestävästä kehityksestä, kuvittele, miten tällainen yksikkö voisi auttaa luomaan ns. win-win-win-tilanteita. Mitä hyötyä haluat kestävän kehityksen yksikön tuottavan kaupungillesi, yksikölle ja henkilöille, joita asia koskee? 6 URBANworks - toolkit
Kehitä kaupungin visioita edelleen ja laadi yksiköstä aikaisempaa konkreettisempi visio, jossa puutut merkittäviin kestävän kehityksen vajeisiin ja tartut tilaisuuksiin, joita käsitellään myös kaupunkisi strategia-asiakirjoissa. Mikä on yksikkösi visio? Mitä toivot tulevalta yksiköltä? Mihin kestävän kehityksen vajeisiin yksikkö puuttuu, ja mihin tilaisuuksiin se tarttuu? Millä tavalla yksikkösi visio on sinulle tärkeä? Entä muille? Keistä sidosryhmät muodostuvat? Millaista lisäarvoa haluat luoda? Määrittele kestävän kehityksen yksikkösi visio selvästi ja tarkkaan. Kestävän kehityksen yksikön missio Kuvaile kestävän kehityksen yksikön missio. Missiolla tarkoitetaan yksikön ensisijaista päämäärää, ja se on Kestävää kehitystä käytännössä suunnitelmasi tärkein osatekijä. Selvä missio auttaa varmistamaan, että sinä ja sidosryhmät tiedätte konkreettisesti, mihin tavoitteeseen kestävällä kehityksellä pyritään. Missiosi pitäisi myös käsittää yksikkösi viralliset valtuudet. URBANworks - toolkit 7
2.1. Hallintotapaa koskevat periaatteet hyvää hallintoa koko kaupungissa Hallinnon määritelmä Paikallishallinnolla tarkoitetaan avointa ja osallistavaa julkista päätöksentekoprosessia, jossa tähdätään aktiivisesti kansalaisten, sidosryhmien ja etujärjestöjen osallistumiseen ja sitoutumiseen. Hallintotapaa koskevat periaatteet ja lisäarvo Hyvän hallintotavan periaatteet avoimuus osallistuminen vastuuvelvollisuus tehokkuus johdonmukaisuus Hyvällä hallintotavalla tuetaan aktiivisesti demokratiaa, joka on puolestaan äärimmäisen tärkeää kestävälle kehitykselle: Se edistää osallistumista ja lisää näin myös yhteisymmärrystä ja tukee valistusta. Se paitsi lisää sitoutumista tavoitteisiin myös estää kansalaisten etääntymistä ja vieraantumista yhteiskunnasta, joka on omiaan heikentämään kehitystä kohti kestävämpää yhteiskuntaa. Olettamus: Hyvä hallintotapa lisää kansalaisten keskuudessa ymmärrystä, hyväksyntää ja vastuunottoa sen suhteen, miksi yhteiskunnassa toteutetaan tarpeellisia, innovatiivisia ja tähän mennessä epäsuosittuja poliittisia toimia, joilla pyritään vähentämään resurssien käyttöä ja lisäämään sosiaalista osallisuutta. Arviointi Osallistumalla Paikallisarviointi 21 -tutkimukseen kaupunkisi voi antaa arvokasta tietoa omasta hallintotavastaan. Jos kaupungissasi on tehty vuoden sisällä Paikallisarviointi 21 -tutkimus, voit käyttää kyseistä tutkimusta. Mikäli tutkimuksesta on kulunut enemmän aikaa, uusi arviointi kertoo sinulle ajan mittaan syntyneistä suuntauksista. Paikallisarviointi 21 -tutkimus löytyy osoitteesta www.localevaluation21.org. 8 URBANworks - toolkit
Hallintotavan keskeiset osatekijät Hallintotapaa koskeva kappale perustuu seuraaviin Fanon ohjeisiin (http://www.localcapacity21.org) : oppiminen organisaationa siirtyminen pois paikallishallinnon poliittisista siiloista liittoutuminen ihmisten ja organisaatioiden kanssa prosessin tukeminen ja uskottavan johtajuuden kehittäminen rohkaiseminen luovuuteen ja innovointiin päätöksenteossa tulosten saavuttaminen viestinnän keinoin toimien käynnistäminen järjestämällä valistusta ympäristöasioista jatkuva sitoutuminen pitkän aikavälin visioon kokemusten jakaminen vertaisryhmien kanssa vaikuttaminen hallinnon kaikkiin tasoihin. Osatekijöiden parissa työskentely Käytä Fanon kymmentä ohjetta ja Paikallisarviointi 21 -tutkimuksen tuloksia keskustelun pohjana määrittääksesi, mitä hyvän hallintotavan periaatteita kaupungissasi noudatetaan ja missä asioissa olisi parantamisen varaa. Keskustele yksityiskohdista kaupunkisi tiimin ja työryhmän kanssa sekä muiden sisäisten sidosryhmien kanssa. Laadi näiden keskustelujen pohjalta seuraavien ohjeiden ja kysymysten avulla Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelmasi hallintotapaa koskeva kappale. Kaupunkisi hallintostrategia Fanon ohje nro 1 Oppiminen organisaationa Ohje työhösi: Investointi sekä virkamiehille että poliitikoille tarkoitettuun, kestävää kehitystä koskevaan koulutukseen kehittää paikallishallinnon voimavaroja. Kun pysymme sosiaalisten ja teknologisten muutosten tahdissa, voimme tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja pyrkiä samalla kohti kestävää tulevaisuutta. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi kehittää kaupungin henkilökunnan osaamista? Kuinka se edistää kokonaisvaltaisen ajattelun kulttuuria ratkaisujen etsimisen yhteydessä? Tämä on tärkeä syy perustaa yksikkö. Mitä uuden julkishallinnon välineitä yksikkösi voisi tarjota käyttöön (esimerkkeinä uudet tietokanavat, kansalaisten osallistuminen jne.)? URBANworks - toolkit 9
Fanon ohje nro 2 Siirtyminen pois paikallishallinnon poliittisista siiloista Ohje työhösi: Koska kestävä kehitys on monimutkainen asia, tarvitaan toimia, jotka perustuvat kaikkien politiikanalojen tietoihin ja joissa hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti kaikkia käytettävissä olevia resursseja. Vastataksemme tähän haasteeseen vaihdamme ajatuksia ja puhumme erilaisista lähestymistavoista eri osastojen välisissä työryhmissä sekä teemme päivittäin eri politiikanalojen välistä yhteistyötä. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi rakenteella ja strategialla voidaan varmistaa eri osastojen välinen yhdentymiskehitys, jonka myötä ekologiset, sosiaaliset ja taloudelliset kriteerit otetaan huomioon kaupungin kaikessa politiikassa? Millaisina näet kestävän kehityksen suurlähettilään tai eri osastojen välisen työryhmän roolin ja tehtävät? Tuleeko mieleesi muita tapoja toteuttaa eri osastojen välinen yhdentyminen? Fanon ohje nro 3 Liittoutuminen ihmisten ja organisaatioiden kanssa Ohje työhösi: Niin yritykset, organisaatiot kuin yksilötkin voivat vaikuttaa kestävään kehitykseen ja tuottaa sitä koskevaa tietoa. Toimimme niiden kanssa yhteistyössä hyödyntääksemme niiden panosta ja rakentaaksemme vastavuoroista luottamusta. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi kehittää tehokkaita, sekä muodollisia että epämuodollisia kumppanuussuhteita sidosryhmäjärjestöjen, paikallisten virkamiesten ja kansalaisyhteiskunnan jäsenten kanssa? Millaisia kumppanuuksia on jo olemassa, ja mitä kumppanuuksia on ylläpidettävä tai lujitettava? Entä mitkä muut sidosryhmät on saatava vielä mukaan kehittämällä niiden kanssa kumppanuussuhde? Fanon ohje nro 4 Prosessin tukeminen ja uskottavan johtajuuden kehittäminen Ohje työhösi: Näyttämällä esimerkkiä kestävän kehityksen ohjaamisen alalla ja toteuttamalla kestävään kehitykseen tähtääviä toimenpiteitä yksikkösi lisää omaa uskottavuuttaan ja kasvattaa kansalaisyhteiskunnan luottamusta. Paikallishallintomme toimii mallina muille ja edistää samalla vuoropuhelua, saattaa kestävän kehityksen periaatteet osaksi paikallista poliittista ohjelmaa ja kanavoi osallistumista poliittisten päätösten tekemiseen. Keskeisiä kysymyksiä: Millä tavoin kestävä kehitys, jota yksikkösi pyrkii edistämään paikallishallinnossa, näkyy yksikössä itsessään? Mitä osallistumisen välineitä jo käytät ja mitä uusia välineitä haluaisit kehittää? Missä määrin ja millaisissa asioissa yksikkösi ottaa kansalaisia mukaan toimintaan (tiedonlevitys, suunnitelmia koskeva kuuleminen, osallistuminen hankkeiden täytäntöönpanoon)? 10 URBANworks - toolkit
Fanon ohje nro 5 Rohkaiseminen luovuuteen ja innovointiin päätöksenteossa Ohje työhösi: Haasteisiin vastaamiseksi on tärkeää, että paikallishallinnosta ja sen ulkopuolelta löytyy luovia ihmisiä. Toteutamme uusia, innovatiivisia toimenpiteitä, jotta epätavallisia ratkaisuja voitaisiin kokeilla ja testata. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi voi muuttaa ajattelutapoja ja tukea innovatiivisten ratkaisujen kehittämistä kaupunkisi paikallisiin ongelmiin? Millaisissa pilottihankkeissa se voisi testata uutta teknologiaa ja uusia menetelmiä? Fanon ohje nro 6 Tulosten saavuttaminen viestinnän keinoin Ohje työhösi: Tietoon perustuvassa yhteiskunnassa viestintä on hyvin tärkeää, kun ihmisiä halutaan valistaa siitä, millaisia toimintatapojen muutoksia kestävä kehitys edellyttää. Suhtaudumme avoimesti kansalaistemme ajatuksiin ja viestimme aktiivisesti käyttäen tarkkaan kohdennettuja viestintäkanavia ja -välineitä, jotta viestimme saavuttaisi kohdeyleisönsä. Keskeisiä kysymyksiä: Mitä kanavia yksikkösi käyttää ja millä tavoin se käyttää multimediaa ja perinteisiä viestintävälineitä tiedottamiseen ja varmistaakseen todellisen vuoropuhelun? Miltä viestinnän innovatiiviset mallit ja toimintatapojen muutokset voisivat näyttää? Kuinka tiedotat kaikille kansalaisille kestävään kehitykseen liittyvästä toiminnasta? Fanon ohje nro 7 Toimien käynnistäminen järjestämällä valistusta ympäristöasioista Ohje työhösi: Voit herätellä ihmisten mielenkiintoa kestävää kehitystä koskevia asioita kohtaan valistamalla heitä ympäristöasioista. Parannamme kaupunkimme taloudellista ja sosiaalista tilannetta ottamalla käyttöön laadukkaita ympäristönhallintajärjestelmiä. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi voi varmistaa, että ympäristöasiat otetaan huomioon kaupungin taloussuunnittelussa ja sosiaalipalveluissa? Kuinka se voi opastaa kaupungin asukkaita ottamaan ympäristöasiat huomioon jokapäiväisessä elämässään? URBANworks - toolkit 11
Fanon ohje nro 8 Jatkuva sitoutuminen pitkän aikavälin visioon Ohje työhösi: Kestävää kehitystä on edistettävä vaiheittain, mutta sen johtotähtenä täytyy olla pitkän aikavälin visio. Toteutamme toimia, jotka ovat tehokkaita mutta hyväksyttäviä ja jotka edistävät vakaasti visiomme toteutumista. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi voi lujittaa paikallisten toimijoiden jatkuvaa sitoutumista kestävään kehitykseen, jota se pyrkii edistämään? Kuinka yksikkösi voi toisaalta välttää sen, että hankkeet jäävät pieniksi ja irrallisiksi eräänlaiseksi tilkkutäkiksi? Tällaisiin hankkeisiin ei nimittäin sovelleta yleistä, ohjaavaa strategiaa, joten niiden vaikutukset jäävät lyhytaikaisiksi. Fanon ohje nro 9 Kokemusten jakaminen vertaisryhmien kanssa Ohje työhösi: Kun kaupunki verkostoituu muiden kaupunkien kanssa, syntyy yhteinen syy muuttaa paikallisen kehityksen suuntaa. Kun esittelemme edistysaskeleitamme muille, saamme tunnustusta ja intoa jatkaa kunnianhimoista työtämme. Keskeisiä kysymyksiä: Kuinka yksikkösi voi kehittää verkostoyhteistyötään muiden kaupunkien kanssa? Millä tavoin verkostossa jaetaan jo kokemuksia? Mitä tapoja haluaisit kehittää edelleen? Minkä kaupunkien kanssa teet yhteistyötä? Fanon ohje nro 10 Vaikuttaminen hallinnon kaikkiin tasoihin Ohje työhösi: Tekemällä yhteistyötä hallinnon muiden tasojen kanssa parannetaan mahdollisuuksia saattaa paikalliset näkökohdat osaksi kansallista lainsäädäntöä ja strategioita, joilla edistetään kestävää kehitystä. Edistämme vuoropuhelua paikallisen kestävän kehityksen kehyksestä, ja tämä vuoropuhelu tukee puolestaan meitä. Keskeisiä kysymyksiä: Millä tavoin yksikkösi vaikuttaa hallinnon muihin tasoihin ja tekee niiden kanssa yhteistyötä? Millaista yhteistyötä yksikkösi tekee aluehallinnon ja kansallisen hallinnon kanssa? Minkä esteiden ylittäminen on vaikeinta? Miten nämä ongelmat voitaisiin ratkaista? 12 URBANworks - toolkit
2.2. Viestintästrategia Viestinnän määritelmä Viestinnällä on kestävän kehityksen yksikön kannalta keskeinen tehtävä. Tuloksekasta viestintää syntyy, kun tarkkaan määritetylle kohdeyleisölle esitetään huolella valittua sisältöä. Itse asiassa viestinnällä voit saada mukaan uusia sidosryhmiä, luoda uusia mahdollisuuksia ja löytää henkilökunnan, organisaatioiden ja yhteiskunnan hyödyntämättömiä voimavaroja. Puhuttaessa sisäisestä viestinnästä painopiste on viestinnässä, jolla valistetaan kaupunginhallinnon toimijoita ja pyritään turvaamaan poliittinen tuki. Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan viestintää, jolla pyritään saamaan ulkopuolisia kumppaneita mukaan työhön ja hankkimaan yhteiskunnan tukea. Viestinnän keskeiset osatekijät Viestintää koskeva luku muodostaa kestävän kehityksen yksikön viestintästrategian. Se perustuu Viestinnän keskeiset osatekijät -nimiseen malliin. Laadi seuraavan rakenteen pohjalta keskeisistä osatekijöistä kuusi yhtenäistä ja selkeää kappaletta, joilla motivoit sidosryhmiä osallistumaan kaupunkisi kestävän kehityksen yksikön työhön. Lyhyesti sanottuna tekstissä pitäisi kiinnittää huomiota sekä sisältöön että muotoon. Lisäksi siinä pitäisi käsitellä toimenpiteitä, joita on toteutettava sisäisten tai ulkoisten sidosryhmien saamiseksi mukaan yksikön yhteisiin perustamistoimiin ja yksikön organisaation jatkuvaan kehittämiseen. Strategia luo vahvan pohjan yksikön viestinnälle ja tarjoaa mahdollisuuden kytkeä kestävä kehitys osaksi kaupungin kehitystä sekä sisäisesti että ulkoisesti. Muista, että eri tarkoituksiin tarvitaan erilaista viestintää. Viestintää koskevan kappaleen pitäisi sisältää seuraavat osatekijät: Johdanto Tavoitteiden määrittäminen Kohdeyleisön määrittäminen Keskeinen viesti Strategioiden määrittäminen Toimenpiteiden määrittäminen Arviointimekanismien määrittäminen Tulevaisuudennäkymät URBANworks - toolkit 13
Viestinnän keskeiset osatekijät Viestintäsykli Lähde: KaosPilot Arviointimekanismien määrittäminen Tavoitteiden määrittäminen Toimenpiteiden määrittäminen Kohdeyleisön määrittäminen Strategioiden määrittäminen Keskeinen viesti Syklin käyttäminen Syklisestä viestint ämallista kannattaa ottaa julisteen kokoinen tuloste. Keskustele viestinnän osatekijöistä työryhmässäsi sekä muiden sisäisten sidosryhmien kanssa. Kirjoita päätökset, tarpeet tai muut päätöksenteon kannalta tärkeät näkökohdat post-it-muistilapuille ja kiinnitä ne julisteeseen. Tarkastele sykliä tämän jälkeen uudelleen ja varmista, että nämä seikat ovat yhdenmukaisia keskeisten osatekijöiden kanssa. Peilaa niitä visioosi, missioosi, arvoihisi, periaatteisiisi ja päätöksiisi, jotka liittyvät johtamiseen, hallintotapaan ja kestävän kehityksen välineisiin. Ohjaako viestintästrategiasi sinua oikeaan suuntaan? Tämän mallin ansiosta voit arvioida joustavasti päätöksiäsi ja tarkistaa niitä jatkuvasti. Se helpottaa suunnitteluprosessia, koska haasteet ja esteet pyritään ennakoimaan. Sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa käytävästä vuoropuhelusta saat uudenlaisia näkökulmia ja lisää tietoa. Se mahdollistaa myös uuden tiedon tuottamisen. 14 URBANworks - toolkit
Kaupunkisi viestintästrategiat Viestintää käsittelevään kappaleeseen pitäisi laatia lukijaa varten lyhyt johdanto, jossa kuvaillaan yksikkösi yleisen viestintästrategian päämäärä. Tavoitteiden määrittäminen Tehokkaan yleisen viestintästrategian suunnittelu edellyttää tavoitteiden ja toivotun lopputuloksen määrittämistä. Sinun on määriteltävä, haluatko tiedottaa, muuttaa asenteita vai saada viestisi vastaanottajan ryhtymään toimiin. Muista, että tavoitteita voi olla useita ja että ne voivat olla joko sisäisiä tai ulkoisia (ts. ne voivat koskea joko organisaatiotasi tai sen ulkopuolisia asioita). Siksi strategiassasi on käsiteltävä erikseen kumpaakin ryhmää. Pidä mielessäsi eri kohdeyleisöt ja pohdi seuraavia kysymyksiä: Mihin tähtäät viestintätoimillasi? Haluatko tiedottaa toimistasi vai saada viestin vastaanottajat sitoutumaan? Haluatko kertoa tuloksista vai tulevista tarpeistasi? Kuinka toivot viestintätoimiesi vaikuttavan: tavoitteletko tunnustusta työllesi vai houkuttelevia ehdotuksia? Kohdeyleisön määrittäminen Kun olet määrittänyt viestintästrategiasi tavoitteet, sinun on määritettävä viestintäsi kohderyhmät. Mitä tarkemmin kohderyhmä on rajattu, sitä tehokkaammin strategia toimii. Sinun kannattaa määritellä ainakin yksi sisäinen ja ulkoinen kohderyhmä sekä laatia kustakin kohderyhmästä erillinen osa yleiseen viestintästrategiaasi. Sovella viestintämallia ensin sisäiseen viestintään ja sitten ulkoiseen viestintään. Vertaa lopuksi näitä malleja keskenään varmistaaksesi, että ne ovat yhtenäiset ja että sisäiset toimet tukevat ulkoisia toimia ja päinvastoin. Ulkoiset vastaanottajat voivat olla kansalaisia, yhtiöitä, kansalaisjärjestöjä, kansallisia viranomaisia, yhdistyksiä, yliopistoja ja muita oppilaitoksia. Sisäisiin vastaanottajiin voivat kuulua esimerkiksi kaupunginhallinnon osastot, poliitikot, kaupunginjohtajan toimisto tai sisäiset työryhmät. The following questions must be considered: Pohdi seuraavia kysymyksiä: Onko kuhunkin tavoitteeseen liitettävissä ainakin yksi kohderyhmä? Keitä tähän kohderyhmään kuuluu? Miksi nämä kohderyhmät ovat toiminnallesi tärkeitä? Kuinka valistuneita kohderyhmät ovat tällä hetkellä, ja millaisesta näkökulmasta ne tarkastelevat asioita? Kuinka hyvin tunnet kohderyhmäsi, ja kuinka hyvin ne tuntevat sinut? Mitä teidän on tiedettävä toisistanne? URBANworks - toolkit 15
Keskeinen viesti Keskeisen viestisi on oltava lyhyt ja selvä. Sen pitää käsittää yksikkösi visio ja toimenpiteet. Concerning content, it is important to decide on one of the three types of appeal that the message should send: On myös tärkeää päättää, mitä sisällöllä halutaan saada aikaan. Vaihtoehtoja on kolme: Vetoaminen järkeen Viesti kohdistuu yleisön käytännöllisiin tai toiminnallisin tarpeisiin, ja siihen reagoiminen on yleisön oman edun mukaista. Vetoaminen tunteisiin Viestillä pyritään herättämään kielteisiä tai myönteisiä tunteita, jotka saavat yleisön reagoimaan toivotulla tavalla. Vetoaminen moraaliin Viesti kohdistuu siihen, mitä yleisö pitää oikeana ja sopivana. Voit innostaa ihmisiä toimimaan käyttämällä viestissäsi joko myönteistä tai kielteistä sisältöä. Tekemällä tällaisia valintoja voit kannustaa ja motivoida sidosryhmien keskuudesta valitsemaasi kohdeyleisöä osallistumaan. Valitse viestisi muoto ja arvioi sitä sen mukaan, millainen kohdeyleisösi on ja kuinka haluat sen reagoivan. Vaihtoehtoja on useita, esimerkiksi visualisointi (video, valokuvat ym.), iskulauseen käyttäminen jne. Mikä on keskeinen viestisi? Millainen se on muodoltaan ja sisällöltään? Mitä haluaisit kohdeyleisösi muistavan viestinnästäsi? Mitä keskeisiä asioita kaikessa viestinnässäsi on toistettava? Pitäisikö viestin vedota järkeen, moraaliin vai tunteisiin? Pitäisikö viestissä käyttää myönteistä vai kielteistä sisältöä? Missä muodossa viesti esitetään? Pitäisikö se esittää kuvana, iskulauseena, tekstinä vai jossakin muussa muodossa? On tärkeää, että viestisi ja toimesi ovat keskenään linjassa. Myös viestintästrategiasi ja Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelman muiden osien pitäisi tukea toisiaan. Alistrategioiden valinta Yleisessä viestintästrategiassasi tarkastellaan erikseen sisäistä ja ulkoista viestintää. Sen pitäisi sisältää pienempiä, erillisiä strategioita, joita sovelletaan kuhunkin erikseen määrittelemääsi kohdeyleisöön tai tavoitteeseen. Pohdi kunkin alistrategian osalta seuraavia kysymyksiä: Millä strategioilla tavoitat (parhaiten) kohdeyleisösi ja saavutat tavoitteesi? Kuinka voit hyödyntää (ja käyttää) kaupunkisi nykyisiä viestintästrategioita ja viestintäkanavia? Mitkä ovat potentiaaliset kumppanisi ja sidosryhmäsi? 16 URBANworks - toolkit
Alistrategiat voivat olla esimerkiksi työntekijöiden koulutusta, yleistä valistusta, erityisten, viestinnässä jo esiin tuotujen toimenpiteiden painottamista ja myönteisen ilmapiirin luomista kestävälle kehitykselle tai kansalaisliikkeen käynnistämistä. Voit luoda myönteisen ilmapiirin kaupunginhallintoon uusilla aloitteilla taikka hyödyntää ja kasvattaa sellaisten asioiden suosiota ja kattavuutta, jotka koskevat esimerkiksi kestävää kehitystä, paikallisia ja globaaleja aloitteita sekä kaupungissasi kehitettäviä strategisia suunnitelmia. Kun hyödynnät olemassa olevaa toimintaa, sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen. Toimenpiteiden valitseminen Tehdessäsi päätöksiä toimenpiteistä mieti, millaiset toimenpidetyypit ovat parhaita yksikkösi viestintätavoitteiden, kohdeyleisön ja viestin kannalta. Uusien viestintäfoorumeiden kehittäminen ja niistä tiedottaminen yleisölle vaatii paljon työtä. On myös tärkeää hyödyntää olemassa olevia tai helposti kehitettäviä viestintäkanavia ja -välineitä, jotka ovat osoittautuneet tehokkaiksi. Tutki organisaatiosi nykyisiä viestintävälineitä sekä verkostoja, joihin voit liittyä. Mieti, millaisilla uusilla innovatiivisilla tavoilla saat yhteyden ihmisiin ja saat heidät mukaan uusiin toimiin, joilla kestävää kehitystä viedään astetta pidemmälle. Esimerkkejä eri viestintätavoista: Mainonta Edistämistoimet Suhdetoiminta Suoramarkkinointi Lehti-, televisio- ja Kilpailut, pelit Lehdistölle tarkoitettu Joukkokirjeet radiomainokset mainosmateriaali Elokuvat Näyttelyt Puheet Puhelinkonferenssit Esitteet ja kirjaset Viihde Seminaarit Faksilla lähetettävät kirjeet Julisteet ja mainoslehtiset Vuosikertomus Sähköposti Mainostaulut Sponsorointi Puheposti Merkit ja kyltit Julkaisut Symbolit ja logot Suhteet yhteisöön Videonauhat Lobbaus Filmit Tapahtumat Internet Intranet Toimenpiteitä valittaessa pohdittavia kysymyksiä: Mitä konkreettisia toimia tavoitteiden saavuttamiseksi on toteutettava? Kuinka nämä toimet vastaavat kohderyhmien tarpeita? Kuinka varmistat, että keskeinen viestisi tulee esiin kaikissa toimissa? Onko toimenpiteet mahdollista toteuttaa strategiasi puitteissa? Mitä viestintäkanavia pitäisi käyttää? Kuinka varmistat, että toimenpiteesi ovat innovatiivisia ja että niissä käytetään uusia lähestymistapoja? URBANworks - toolkit 17
Arviointimekanismien määrittäminen Jotta viestintästrategiasi tuottaisivat varmasti tuloksia, niitä on arvioitava. Strategioiden ja toimenpiteiden jatkuva uudelleenarviointi tehostaa yksikön aloitteita ja kehittää yksikköä. Kuinka mitata tuloksia? Käytätkö verkkosivujesi kävijämäärän sekä tapahtumien ja toimenpiteiden osallistujamäärän mittaamisen lisäksi muita arviointitapoja? Millaisia ovat kaupunginhallituksen tai sidosryhmien kriteerit (tai vaatimukset)? Kuinka mittaat sekä pehmeitä arvoja että kovia faktoja? Mielenkiinnon herättäminen Monille hallintovirkamiehille ja ulkoisille sidosryhmille ajanpuute on merkittävä haaste. Kiinnitä heidän huomionsa tuomalla esiin, millaisia hyötyjä yksikkö tarjoaa, ja hyödynnä tilanteita, joissa tapaat heitä (esimerkkeinä lounaat ja tapaamiset käytävässä tai jopa hississä). Valmistaudu laatimalla hissipuhe : jos sinulla on vain kolme minuuttia aikaa, mitkä asiat on tärkeintä tuoda esiin? Millä asioilla vangitset keskustelukumppanisi mielenkiinnon ja saat häneltä lisää aikaa? Sisältövinkkejä: Esitä faktat (myyntivaltit) lyhyesti. Motivoi. Herätä keskustelukumppanin uteliaisuus. Tarjoa keskustelukumppanille mahdollisuus havaita potentiaali. Rohkaise häntä vuoropuheluun. Seuraavat vaiheet Suunnittele lopuksi seuraavat vaiheet, joita viestintästrategian toteuttaminen edellyttää. Kuka vastaa strategian etenemisestä? Mitä aloitteita on suunnitteilla tai käynnissä? Pidä mielessäsi kaikki resurssit, jotka ovat käytettävissäsi joka päivä tämä koskee myös kaupunkisi asukkaita! Keskustelukutsu herättää ihmisissä usein uteliaisuutta, joka saa heidät osallistumaan ja lopulta sitoutumaan. Siksi sinun kannattaa pitää silmäsi auki ja tarttua tilaisuuksiin, joissa voit saada selville, mistä asioista sisäiset sidosryhmäsi eli kollegasi sekä ulkoiset sidosryhmäsi ovat kiinnostuneita. Tästä voi olla sinulle hyötyä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä, kun perustat kestävän kehityksen yksikön ja ohjaat sen toimintaa. Esitä sidosryhmille kysymyksiä, joita pidät itse päivänpolttavina, ja anna niiden auttaa sinua ratkaisemaan yksikkösi kohtaamia haasteita. Kun pyydät niitä osallistumaan yhteiseen kehitystyöhön, niiden sitoutuminen ja osallistuminen todennäköisesti lisääntyvät. 18 URBANworks - toolkit
2.3. Johtaminen Johtamisstrategian määritelmä Tässä tekstissä johtamisen määritellään olevan työtä organisaation ja johdon parissa. Millaisia tehtäviä tarvitset? Miten organisoit ne? Kuinka määrittelet johdon rakenteen? Kuinka tunnistat, motivoit ja sitoutat tulevan yksikön keskeisiä kumppaneita? Kaupungin kestävän kehityksen edistämisen kannalta on tärkeää, että yksikön johdon rakenne on selvä. Se edellyttää myös innovointia ja voimavarojen kokoamista uusilla tavoilla. Kuinka saamme aikaan uusia ideoita? Kaikki uudet ideat saavat alkunsa siitä, että joku ymmärtää, että tarvitaan muutos myönteiseen suuntaan. Johtamistyössä keskitytään siihen, että yksilöt voivat panna nämä ajatukset täytäntöön. Tällaiset uudistusmieliset henkilöt ovat muutosten alullepanijoita, ja he voivat saada aikaan huomattavaa myönteistä kehitystä, jos he saavat toimia oikeanlaisessa ympäristössä. Onneksi heitä löytyy kaikista organisaatioista. Perustaessasi yksikön ja johtaessasi sitä sinun on tarjottava tällaisille yksilöille mahdollisuus saada yhdessä aikaan muutoksia. He parantavat yksikön edellytyksiä tukea kaupungin kestävää kehitystä. Kun otat strategisten suunnitelmiesi kehittämistyössä huomioon osaamisen kehittämisen, luovuuden, visualisoinnin ja osallistumisen kaltaiset tekijät, motivoit muita ja saat heidät sitoutumaan muutokseen. Nyky-yhteiskunnassa luovimisen haasteet: ohjaavat periaatteet ja arvot Kestävän kehityksen yksikön perustamisen ja sen toiminnan johtamisen kannalta on hyvin tärkeää määrittää työtä ohjaavat periaatteet ja arvot. Nämä arvot auttavat sinua luovimaan ja selviytymään myrskyisinä aikoina, kuten vaalien alla, taloudellisesti vaikeina aikoina taikka työhön osallistuvien henkilöiden tai työntekijöiden vaihtuessa. Millainen ohjausyksikkö voi auttaa kaupunkiasi luovimaan monimutkaisessa globaalissa ympäristössä, joka muuttuu jatkuvasti? Määritä nämä periaatteet ja arvot ja muotoile ne muutamaksi lauseeksi. Nämä lauseet toimivat johtamisstrategiasi johdantona. Miksi nämä arvot ja periaatteet ovat tärkeitä kaupunkisi kestävän kehityksen yksikön johtamisen kannalta? Johtamisen keskeiset osatekijät Johtamista koskeva luku muodostaa kestävän kehityksen yksikön johtamisstrategian. Se perustuu Johtamisen keskeiset osatekijät -nimiseen malliin. Koska tämän syklisen lähestymistavan on tarkoitus viedä ajatuksiasi pidemmälle riippumatta siitä, mitkä lähtökohdat ovat, sitä voidaan käyttää säännöllisesi sekä kehitysprosessissa että heti, kun se on otettu käyttöön. Alla esitetty johtamisstrategian rakenne on ainoastaan strategian muotoa koskeva ehdotus, ja se sopii yhteen muiden rakenteiden kanssa (ks. esimerkiksi Aalborgin sitoumusten täytäntöönpano-opas). Tärkeintä on, että strategia sisältää kaikki osatekijät. URBANworks - toolkit 19
Johtamisen keskeiset osatekijät Johtamisykli Läde: KaosPilot Menestyksen kriteerit Tehtävä Talous Sijainti Ihmiset Painopiste Voit jäsentää johtamisstrategiasi seuraavalla tavalla: Ohjaavat arvot ja periaatteet Johtamisen keskeiset osatekijät Tehtävä Sijainti Painopiste Ihmiset Menestyksen kriteerit Talous Tulevaisuudennäkymät Muista, että sidosryhmäsi saavat tästä johtamisstrategiasta tietoja, joiden pohjalta ne päättävät, haluavatko ne tukea tämän ohjausyksikön kehittämistä edelleen vai eivät. Syklin käyttäminen Sinun kannattaa ottaa johtamismallista suurikokoinen tuloste ja käyttää sen kanssa post-itmuistilappuja, aivan kuten viestintästrategiankin kohdalla. Sykli alkaa yksikkösi tehtävästä. Käy sykli läpi työryhmäsi ja muiden sisäisten sidosryhmien kanssa läpi useammin kuin kerran. Kirjoita päätökset, tarpeet tai muut päätöksenteon kannalta tärkeät näkökohdat post-it-muistilapuille. Joka kerta tämän jälkeen käydessäsi syklin uudelleen läpi kyseenalaista mallisi varmistaaksesi sen olevan yhdenmukainen keskeisten osatekijöiden kanssa ja peilaa niitä visioosi, missioosi, arvoihisi, periaatteisiisi ja päätöksiisi, jotka liittyvät hallintotapaan ja kestävän kehityksen välineisiin. Ohjaako johtamisstrategiasi sinua oikeaan suuntaan? 20 URBANworks - toolkit
Kaupunkisi johtamisstrategia Tehtävä Millaisia tehtäviä yksikölläsi pitäisi olla, ja miten sen pitäisi hoitaa niitä? Missä roolissa yksikkösi toimii analyysi- vai koordinointiyksikkönä (vai molempina)? Millaiset valtuudet ja vastuut yksikölläsi on? Mihin ne perustuvat? Mitä etua näistä tehtävistä on? Sijainti Mihin yksikkösi sijoittuu kaupunginhallinnon organisaatiossa? Miten ja miksi yksikölle on valittu tämä sijainti? Miksi ja miten yksikkösi pitäisi toimia tällä tasolla (fyysinen yksikkö, rakennus tai toimisto)? Painopiste Mihin yksikkösi keskittyy työssään? Miksi nämä painopistealueet on valittu? Missä määrin yksikkö toivoo sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien osallistuvan työhön? Onko yksikölle tarvetta suunnitella erityisiä kehitysvaiheita (versio 1.0, 2.0 jne.)? Miksi ja miten turvaat yksikön jatkuvan kehityksen? Millainen on näiden päätösten sekä kestävän kehityksen kolmen eri ulottuvuuden (ekologinen, taloudellinen ja sosiaalinen) välinen suhde? Ihmiset Se, millaisia työntekijöitä yksikköösi tarvitaan, riippuu tehtävää, sijaintia ja painopistettä koskevista strategisista valinnoista. Millaisia henkilöstöresursseja ja millaista osaamista yksikkö tarvitsee? Millaisia työntekijöitä yksikössä pitäisi olla? Keitä ovat kestävän kehityksen, organisaation kehittämisen yms. uudistusmieliset edistäjät? Keiden avainhenkilöiden pitäisi mielestäsi osallistua yksikön perustamiseen tai sen toiminnan johtamiseen? Kuinka yksikkö hyötyy näiden henkilöiden osallistumisesta? Kuinka osallistuminen hyödyttää kyseisiä henkilöitä ja heidän osastojaan? Kuinka yksikön pitäisi koordinoida eri hallinnonalojen välistä yhteistyötä? URBANworks - toolkit 21
Menestyksen kriteerit Mistä työntekijät, johto ja muut sidosryhmät tietävät, että yksikkö kehittyy oikeaan suuntaan? Millaisia määrällisiä ja laadullisia kriteereitä on käytössä (arvioitavat seikat)? Miksi? Kuinka voit varmistaa yksikön aloitteiden johtavan ns. win-win-win-tilanteisiin? Millaisella ajanjaksolla menestyskriteereitä tarkastellaan? Kannattaisiko tulevalle yksikön perustamisprosessille asettaa välitavoitteita? Talous Kuinka yksikön toimintaa rahoitetaan? Millaisia mahdollisuuksia sinulla on, ja voitko järjestää yksiköllesi rahoitusta? Onko sidosryhmien mahdollista tukea yksikön toimintaa muilla tavoilla kuin tarjoamalla suoraa rahoitusta, esimerkiksi tarjoamalla luontoissuorituksia tai palveluja? Sen lisäksi, että arvioit keskeisiä osatekijöitä, sinun pitäisi peilata päätöksiäsi usein missioosi, visioosi, arvoihisi ja periaatteisiisi, hallintotapaasi ja hankeryhmiä koskeviin päätöksiisi varmistaaksesi, että ne vastaavat toisiaan. Mieti myös, millaisia myönteisiä juttuja haluat nähdä paikallislehden julkaisevan yksiköstäsi etusivullaan kymmenen vuoden päästä. Seuraavat vaiheet Lopuksi sinun on tarkasteltava, mitä vaiheita johtamisstrategiasi toteuttaminen edellyttää seuraavaksi. Millaisia aloitteita on käynnissä? Millaisia on vielä toteutettava? Ennakoiva suunnittelu on välttämätöntä, jotta voit perustaa yksikön, luovia strategisesti monimutkaisessa ympäristössä ja saada sidosryhmät osallistumaan. Pyydä sidosryhmiä pohtimaan, kuinka ne voivat osallistua tuleviin toimenpiteisiin, osallistua yksikön perustamiseen kanssasi ja hyötyä yksikön kanssa tehtävästä yhteistyöstä lähitulevaisuudessa. Pidä mielessäsi resurssit, jotka ovat käytettävissäsi joka päivä Keskustelukutsu herättää ihmisissä usein uteliaisuutta, joka saa heidät osallistumaan ja lopulta sitoutumaan. Pidä siksi silmäsi auki ja tartu myös tilaisuuksiin, joissa voit saada selville, mistä asioista sisäiset sidosryhmäsi kollegasi ovat kiinnostuneita. Tästä voi olla sinulle apua lyhyellä ja pitkällä aikavälillä, kun suunnittelet ja perustat kestävän kehityksen yksikön ja ohjaat sen toimintaa. Muista, ettei innostaminen ja innostuminen edellytä välttämättä useiden tuntien mittaisia kokouksia sisäisten sidosryhmien kanssa voit keskustella niiden kanssa myös epävirallisesti lounaalla tai lyhyemmissä rakentavissa tapaamisissa. Eri osastojen välinen yhteistyö voi tuottaa paljon hyötyä. 22 URBANworks - toolkit
2.4. Kestävän kehityksen välineet Kestävän kehityksen välineet siirtyvät hanketasolta hankeryhmätasolle ja sitten kaupungin järjestelmän tasolle. Kullakin tasolla toistetaan samankaltaisia ajatuksia tavoitteista, indikaattoreista ja suunnittelusta. Näin säilytetään johdonmukaisuus ja rakennetaan uutta alemmalla tasolla tehdyn työn varaan. Tavoitteena on tarjota käyttöön käsite- ja raportointityökalu, jolla voidaan ohjata ja seurata kaupungin kestävää kehitystä. Kysymykset ja harjoitukset muodostavat Kestävää kehitystä käytännössä -suunnitelmasi Kestävän kehityksen välineet -osan sisällön. Hankkeiden määritelmä Hanke on toimenpide, jonka alku ja loppu on tarkkaan määritelty ja jolla on usein tarkka budjetti. Hankkeiden kesto voi vaihdella. Jotkin hankkeet tuottavat tuloksia välittömästi, toiset vasta pitkällä aikavälillä. Kestävää kehitystä edistävät hankkeet Kaupungin hankkeet ovat keinoja saavuttaa kaupunkisi kehitysstrategian tavoitteet. Siispä kaupungin strategiat ja tavoitteet muodostavat perustan tuleville, kestävää kehitystä edistäville hankkeille. Vaikka joitakin hankkeita voidaankin toteuttaa kokonaan yhden hallinnonalan rajojen sisällä, kestävää kehitystä edistäviin hankkeisiin on järkevää ottaa mukaan myös muita aloja. Kaupunginhallinnon edustajat ja ulkoiset asiantuntijat (konsultit, tutkijat jne.) voivat tuoda hankkeen suunnittelutyöhön erilaisia näkökulmia. Hankkeen ohjauksen nykytilan arviointi Kaupunkisi käynnissä olevat projektit toimittavat tiedot ja tulokset, joiden pohjalta ohjausyksikön on käynnistettävä kestävän kehityksen ohjaustyönsä. Määrittele asioiden nykytila vastaamalla seuraaviin kysymyksiin keskusteltuasi työryhmäsi ja muiden sisäisten sidosryhmien kanssa. 1. Keillä tai millä osastoilla on paras yleiskuva kaikista kaupungissasi meneillään ja suunnitteilla olevista hankkeista? 2. Onko käytössä tietokantaa, joka sisältäisi tietoa kaupungissasi meneillään ja suunnitteilla olevista hankkeista? 3. Millaisia kaupungin hankekatsauksia yksikkösi on mahdollista saada käyttöönsä? 4. Liittyvätkö kaupunkisi hankkeet yleensä johonkin erityiseen ohjelmaan tai suunnitelmaan? 5. Miten tyypillinen hanke suunnitellaan ja toteutetaan kaupungissasi? 6. Millaista indikaattorijärjestelmää ja raportointijärjestelmää kaupungissasi käytetään? URBANworks - toolkit 23
Indikaattorit, kestä vän kehityksen tavoitearvot ja kestävän kehityksen vaje Indikaattoreilla mitataan kestävästä kehityksestä kertovia erityisiä ominaisuuksia. Niiden avulla voidaan seurata, kuinka hankkeilla edistetään kestävää kehitystä. Indikaattoreista tulee sitä hyödyllisempiä, mitä kauemmin suuntauksia seurataan. Seuranta voi kestää vaikkapa useita vuosia. Siispä olemassa olevia indikaattoreita on helpointa käyttää. Jotta kestävässä kehityksessä tapahtuvia muutoksia voidaan seurata, indikaattorit on liitettävä selvään kestävän kehityksen tavoitearvoon tai ainakin sitä koskevaan arvioon. Tavoitearvo poikkeaa yleensä kaupungin poliittisista tavoitteista, mutta sen pitäisi olla samansuuntainen. Kulloisenkin arvon ja kestävän kehityksen tavoitearvon välistä eroa kutsutaan kestävän kehityksen vajeeksi. Tämä vaje kertoo ongelmasta, ja jos se on riittävän suuri, se näkyy kaupungin kehitysstrategioissa. Näihin vajeisiin voidaan puuttua hankkeilla tai hankeryhmillä. Indikaattoreille ei ole helppoa määrittää kestävän kehityksen tavoitearvoja, mutta se on välttämätöntä. Se saattaa edellyttää tutkimusta ja tietyt kriteerit täyttävää keskustelua. Aineellisten resurssien käytöstä kertovien indikaattoreiden tavoitearvot saattavat olla selvemmät kuin sosiaalisten indikaattorien arvot. Kestävänä pidetään esimerkiksi puolen tonnin hiilidioksidipäästöjä henkeä kohden vuodessa. Kaupunkisi strategiat tai kaupunkisi visio ja missio saattavat auttaa vastaamaan vaikkapa sellaisiin kysymyksiin, missä kulkee kaupunkiliikenteen määrän hyväksyttävä raja tai kuinka monen asukkaan on käytävä työssä. Poliittisesti realistisen tavoitteen pitäisi olla vähintään 30 prosenttia kestävän kehityksen tavoitteesta. Joillakin aloilla, esimerkiksi jäteveden käsittelyn alalla, tavoitteita saatetaan asettaa rohkeammin, kun taas muissa tapauksissa, esimerkiksi ilmastoasioissa, globaalit suuntaukset rajoittavat tavoitteiden asettamista. Ovatko poliittiset tavoitteesi merkityksellisiä tai riittäviä kestävän kehityksen tavoitteen kannalta? Hankeryhmiä koskeva lähestymistapa Hankeryhmän määritelmä Hankeryhmällä tarkoitetaan kokonaisuutta, johon kuuluvilla hankkeilla puututaan kestävää kehitystä koskevaan ongelmaan eli kestävän kehityksen vajeeseen. Hankeryhmä rajataan jonkin seuraavan tekijän mukaan: 1. kaupungin jokin prosessi (jätteidenkäsittely, talouskehitys jne.) 2. maantieteellinen alue, kuten jokin kaupunginosa 3. kohderyhmä (koululaiset, vanhukset, liiketoimintayhteisö tai kansalaisjärjestöt). Prosessilähtöinen hankeryhmä voi muodostua esimerkiksi jo käynnissä olevasta kunnallisesta ohjelmasta, kuten jätteidenkäsittelyohjelmasta. Prosessin onnistuminen edellyttää useita samanaikaisia toimia, esimerkiksi tiedotuskampanjoita jätteiden lajittelusta ja niiden syntymisen ehkäisemisestä sekä jätteiden oikeanlaisesta lajittelusta, keräyksestä ja käsittelystä. 24 URBANworks - toolkit
Ohjeita tehokkaan hankeryhmän muodostamista varten Tehokkaan hankeryhmän ominaisuuksia: 1. Hankkeilla pitäisi puuttua havaittuun kestävän kehityksen vajeeseen: parantaa esimerkiksi sellaisen alueen tilannetta, jolla esiintyy sosiaalisia ongelmia, tai kehittää kaupunkiliikennettä. 2. Hankeryhmällä pitäisi olla selvästi määritellyt tavoitteet, aikataulu ja kokonaisbudjetti. 3. Hankeryhmään pitäisi kuulua tasapainoinen joukko hankkeita: sekä suuria että pieniä hankkeita ja sekä kovia hankkeita (investointihankkeita) että pehmeitä hankkeita (esimerkiksi koulutusta ja tiedonlevitystä). 4. Hankkeet eivät saa olla keskenään ristiriidassa, vaan niiden on tuettava toisiaan. Ihannetilanteessa ne tuottavat koko hankeryhmälle ekologisia, taloudellisia ja sosiaalisia hyötyjä. 5. Hankkeet on rajattava selvästi maantieteellisen alueen, prosessin tai kohderyhmän perusteella. 6. Hankkeet on liitettävä kestävän kehityksen indikaattoreihin niiden edistyksen mittaamiseksi. Ohjelmien muuttaminen hankeryhmiksi 1. Tarkastele kaupunkisi ohjelmia nähdäksesi, voidaanko ne muuttaa hankeryhmän muotoon. Kartoita ohjelmien periaatteet ja hallintajärjestelmät, tavoitteet, aikataulut, budjetit, indikaattorit ja niihin osallistuvat toimijat (kaupunginhallinnon osastot, poliittiset elimet ja eri sidosryhmät). Valitse ne, jotka voisivat toimia hankeryhmänä. 2. Pohdi seuraavia kysymyksiä erikseen kunkin sellaisen ohjelman osalta, joka voisi toimia hankeryhmänä. a. Mitä ongelmia haluat ratkaista työskentelemällä juuri tämän ohjelman parissa? b. Millaisia ovat ohjelman toimet, päämäärät ja tavoitteet? Viitataanko ohjelmassa kaupunkia koskevaan pitkän aikavälin visioon? Mihin kansallisiin ja kansainvälisiin tavoitteisiin ja päämääriin ohjelmassa viitataan? Viitataanko siinä kestävään kehitykseen? c. Mitä indikaattoreita seurantatyössä käytetään? d. Kuvaile ja analysoi tähän uuteen hankeryhmään kuuluvia hankkeita. e. Määrittele tämän analyysin pohjalta, millä tavoin hankeryhmää voidaan kehittää tasapainoisempaan suuntaan. Millaisia hankkeita puuttuu (puuttuuko esimerkiksi pehmeitä koulutushankkeita)? Onko resurssit jaettu tehokkaasti hankkeiden kesken? Hankeryhmää voidaan tasapainottaa ja lujittaa lisäämällä siihen uusia hankkeita. f. Mitä resursseja hankeryhmällä on käytettävissä? Hankeryhmän tasapainottaminen 1. Varmista, että hankeryhmä on yhtenäinen ja että hankkeilla puututaan kestävän kehityksen vajeeseen, vastaamalla seuraaviin kysymyksiin kunkin hankeryhmän osalta: a. Mihin kestävän kehityksen vajeita hankkeilla on tarkoitus korjata? Mihin strategioihin ne perustuvat? b. Millainen niiden aikataulun pitäisi olla? c. Kuinka niissä käsitellään kestävän kehityksen kolmea eri ulottuvuutta? d. Mitä hankkeita ryhmään on lisättävä, jotta se tukisi paremmin kaikkia kolmea ulottuvuutta? e. Millä indikaattoreilla hankkeita voitaisiin seurata? 2. Valitse muutama indikaattori, jotka ovat keskeisiä hankeryhmän yleisen seurannan kannalta. Ainakin muutamien indikaattoreiden arvojen pitäisi olla peräisin pidemmältä aikaväliltä. URBANworks - toolkit 25
Kaupunki järjestelmänä Käsitteiden määrittely järjestelmän analysointi Kaupunki on järjestelmä, joka koostuu osista yksittäisistä hankeryhmistä. Kutakin hankeryhmää voidaan analysoida yksitellen: näin selviää, kuinka sitä voidaan kehittää, seurata ja ohjata. Laadullinen järjestelmäanalyysi voi auttaa selvittämään, kuinka hankeryhmät vaikuttavat toinen toisiinsa. Seuraavassa kerrotaan yksinkertaisista vaikutusmekanismeista ja kierteistä. Positiivisella vaikutuksella tarkoitetaan sitä, että A:n kasvu johtaa B:n kasvuun. Jos esimerkiksi kodin ja työpaikan välinen etäisyys kasvaa, myös työmatkakustannukset ja työmatka-aika kasvavat. Negatiivisella vaikutuksella tarkoitetaan sitä, että A:n kasvu johtaa B:n pienenemiseen. Nämä vaikutukset voivat myös johtaa kasvukierteeseen, jossa A:n kasvu johtaa B:n kasvuun, joka puolestaan kasvattaa A:ta entisestään jne. Tämä johtaa eksponentiaaliseen kasvuun. Yleinen esimerkki tästä on kasvukierre, johon vaikuttavat (1) kaupunkiliikenne, (2) esikaupunkien kehittyminen, (3) kauppakeskusten rakentaminen kaupungin keskustan ulkopuolelle sekä (4) toimistojen keskittyminen kaupungin keskustaan. Tarkastele kaupunkia järjestelmänä 1. Käy läpi hankeryhmäsi ja etsi niistä useisiin hankeryhmiin liittyvä maantieteellinen tai toiminnallinen järjestelmä. Kuinka hankeryhmät vaikuttavat järjestelmässä toisiinsa eri vaikutusten tai kierteiden näkökulmasta? Ovatko hankeryhmät keskenään ristiriidassa, vai tukevatko ne toinen toisiaan? 2. Kerro, heijastaako hankeryhmien joukko kestävän kehityksen eri ulottuvuuksia. Onko järjestelmään lisättävä muita ryhmiä? Koko kaupungin indikaattorit 1. Kokoa yhteen indikaattorit, jotka olet valinnut kaikille hankeryhmillesi kohdassa (Hankeryhmän tasapainottaminen). Mahdollistaako tämä kokonaisuus koko kaupungin kestävän kehityksen seuraamisen? Mitkä kaupungin kannalta tärkeät näkökohdat eivät ole mukana, ja millä indikaattoreilla näitä puuttuvia näkökohtia voitaisiin mitata? 26 URBANworks - toolkit