KOTEPA TIETOJÄRJESTELMÄT PROJEKTI

Loppuraportti 1 (12) KOTEPA TIETOJÄRJESTELMÄT PROJEKTI Loppuraportti Luotu Pvm 28.2.2011 ASIAKAS PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ Kouvolan kaupunki Saku-Petri Immonen (Kouvola) Kirsi Joronen (Medi-IT) Marketta Eskelinen (Tieto)

Loppuraportti 2 (12) Sisällys 1. Projektin taustat... 3 2. Projektin tavoitteet ja tuotokset... 3 3. Aikataulun pitäminen... 7 4. Budjetin pitäminen... 7 5. Toimittajien henkilöresurssien pitäminen... 8 6. Kokemukset ja opit... 9 7. Tarvittavat jatkotoimenpiteet...11 8. Yhteenveto projektin kehittämistoimenpiteistä...12 Liitteet 1. Projektinhallinnan palautekysely keskiarvotaulukko 2. Projektinhallinnan palaute PowerPoint esitys

Loppuraportti 3 (12) 1. Projektin taustat Kouvolan kaupungin terveyspalveluja (KoTePa) on järjestetty uudelleen. Kuusankosken aluesairaalan (KAS) toiminnot siirtyivät Carealta (Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä) Kouvolan kaupungin perusturvaan 2011 alkaen. KoTePan yhtenä tavoitteena on ollut perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon raja-aitojen kaataminen. Vuonna 2011 tavoitteena on yhdistää toimintaa päivystyksen, kuntoutuspalveluiden ja sairaala- ja laitosinfektioiden sekä tartuntojen torjunnan toimintojen osalta. Erikoissairaanhoitoa ovat operatiivinen toiminta, erikoispoliklinikat ja aikuispsykiatrian sekä yleissairaalapsykiatrian poliklinikka. Perusterveydenhuoltoa ovat terveysasemat ja suun terveydenhuolto. Tietojärjestelmät projektissa toteutettiin Kouvolan kaupungin terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän (KouvolaEffica) ja Kuusankosken aluesairaalan(carean) asiakastietojärjestelmän (KymshpEffica) integrointi siten, että Kouvolan asiakastietojärjestelmään kopioitiin kouvolalaisten tietoja Carean asiakastietojärjestelmästä ja Kuusankosken aluesairaala siirtyi käyttämään Kouvolan asiakastietojärjestelmää 1.1.2011 alkaen. Myös ICT-infastruktuuri uusittiin sairaalan liittämiseksi Kouvolan kaupungin käyttämään tietoverkkoon. Kaupunginjohtaja Talous 2. Projektin tavoitteet ja tuotokset Projektin tavoitteet, mittarit ja saavutetut tuotokset on kuvattu alla olevassa taulukossa. ( 0 = Ei tuloksia, 1 = välttävä, 2 = tyydyttävä, 3 = hyvä, 4 = kiitettävä, 5 = erinomainen ) Tavoite ja mittari Saavutettu tuotos Arvosana Huomiot jatkossa Kouvolan kaupungin ja Kuusankosken aluesairaalan asiakastietojärjestelmien integrointi. KouvolaEfficassa KAS:n taustat ja potilastiedot kopioitu tai siirretty manuaalisesti tarvittavilta osin. Kopioitu KouvolaEfficaan KymshpEfficasta kouvolalaisten kertomustiedot, hoitokertomukset, purkamattomat sanelut, käyttäjien viestejä ja lähetteitä. Effican taustatietoja on kopioitu sekä perustettu manuaalisesti. Käyttöönoton jälkeen taustatietoja on jouduttu joiltain osin paikaamaan. Ajan- ja hoidonvaraukset on siirretty manuaalisesti ja liitetty niihin hallinnol- 5 3 1 Työ on nyt loppusuoralla. Aikaa on varattu 31.3.2011 saakka.

Loppuraportti 4 (12) liset lähetteet (kopioidut). Asiakastietojärjestelmien ja muiden tietojärjestelmien välisten liittymien muutosten toteutus Suunnitellut liittymät toimivat Kaikkien kouvolalaisten potilastiedot käytettävissä kaikissa Kouvolan terveydenhuollon yksiköissä ilman monia lupamenet- Kaikkia ajan- ja hoidonvarauksia ei saatu siirrettyä projektin päättymiseen mennessä koska - Työasemia Kouvolan verkkoon ei saatu ajoissa. - Siirtotyö on tehty oman työn ohessa. - Effican av-osio toimi hitaasti. Kuumekurvan ja osastolääkityksen käyttö laajentui PoKS-osastoille. Uusia sovelluksia ja tietojärjestelmiä otettiin käyttöön: Arkistotilaus, Ateriatilaus, Hoitoisuusluokitus, Hoitokertomus, WinLTP ja SAI infektiojärjestelmä. Toteutettiin uudet liittymät SAI-, WINLTPjärjestelmään, eshlääkäreiden palkkioliittymä Personecjärjestelmään ja lähetepalaute KymTTH- Kouvola. Lähete palaute liikenne Kouvola- Carea välille muutettiin kaksisuuntaiseksi. HUS lähete-palaute liittymä jäi toteuttamatta projektista riippumattomista syistä. Kouvolaisten potilastiedot sekä erikoissairaanhoidon että perusterveydenhuollon osalta ovat käytettävissä samassa 5 3 4 Kymijoen työterveys - Kouvola lähete-palaute liittymä joudutaan rakentamaan uusiksi 1.1.2012 mennessä koska Kymijoen työterveys ottaa käyttöön Acute asiakastietojärjestelmän. 5 Huom! Titania ei kuulunut tähän projektiin.

Loppuraportti 5 (12) telyjä Käyttäjä näkee potilaan tiedot riippumatta siitä missä Kouvolan yksikössä ne on kirjattu Kouvolan kannassa ilman lupakyselyä Tietojärjestelmien sovittaminen muuttuviin toimintamalleihin ja prosesseihin, toimintaprosessien sujuvuus sekä käytettävyys Mittari Käyttäjien haastattelut ja/tai kysely, jossa arvionti, tarvoitekeskiarvo 4 Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yhdistäminen siten, että erikoisalat erottuvat edelleen selvästi Mittarit: Tilastot erikoisaloittain käytettävissä, tilastojen vertailu mahdollista ennen ja jälkeen KAS:n siirron Kouvolalle Kuusankosken aluesairaalan työasemien yhdistäminen Kouvolan kaupungin tietoverkkoon Kouvolan käyttäjillä työasemilla KouvolaEffica ja Kouvolan yhteiset verkkolevyt ja intra kannassa ilman lupamenettelyä. Tavoitetta ei voida arvioida näin lähellä käyttöönottoa. Haastattelut ja kyselyt tulee toteuttaa myöhemmin. Toteutus mahdollistaa sen, että tilastot erikoisaloittain ovat käytettävissä ja tilastot vertailtavissa ennen ja jälkeen KAS:n siirron Kouvolalle. Käytännössä tätä ei ole vielä todennettu koska Kouvolan PoKSraportointikuutioista vain osa saatiin valmiiksi projektin aikana. Vertailutietojen (historia) saanti Carean kuutioista jäi selvitysvaiheeseen. Kouvolan käyttäjillä työasemilla KouvolaEffica ja Kouvolan yhteiset verkkolevyt ja intra - Tulevissa projekteissa haastattelut/kysely kannattaisi tehdä ensin lähtötilanteessa, sen jälkeen heti muutoksen jälkeen ja uudelleen myöhemmin, kun aikaa muutoksesta on kulunut pidemmän aikaa. 1 Loput Kouvolan PoKSraportointikuutiot valmistuvat maaliskuun 2011 loppuun mennessä. Ratkaisu on tarkoitettu tilapäiseksi odoteltaessa Effica-seurannan korvaavaa terveydenhuollon raportoinnin ja/tai alueellisen raportoinnin ratkaisua. 4 Osalle Kouvolan käyttäjistä on annettu pääsy ja oikeus käyttää myös Carean Efficaa. Tekninen toteutus on tällä hetkellä KymshpEffican käynnistys (scripti) Kouvolan verkon työasemalta. Tämä edellyttää, että Kouvolassa ja Careassa on käytössä sama Effican versio. Tämä on tarkoitettu tilapäiseksi ratkaisuksi. Mikäli Carean Effican käyttö jatkuu pidempään,

Loppuraportti 6 (12) ratkaisu kannattaa miettiä uudelleen. Suostumuksenhallintamenettelyn toteutus KOKS:sta kopioitujen tietojen osalta Toimiva suostumuksenhallintamenettely järjestelmässä Kymenlaakson alueen tulevan yhteisen asiakastietojärjestelmän huomioiminen Toimiva suostumuksenhallintamenettely järjestelmässä Kopioidut tiedot erotettavissa organisaatiotiedon avulla. 4 4 Kopioinnit ja taustojen muutokset toteutettu tuleva yhteinen kanta huomioiden Laskutuksen oikeellisuus Potilaslaskutus: Otettiin käyttöön Effica - Pro el liittymä, laskujen tulostus. ProeLlaskuhotellin kautta. Kuntalaskutus: Effican suoritepohjainen kuntalaskutus käytössä ainoastaan erikoissairaanhoidossa. Kouvolan osalta kuntalaskutus on sisäistä laskutusta. 1 Ongelmat on selvitettävä. Muiden tietojärjestelmien mahdollisten käyttöönottojen aikataulutus Laskutuksessa on ollut ongelmia mm. tileissä, tuoteryhmissä ja ohjelmien ohjaustiedoissa. Korjauslaskuja on jouduttu tekemään. Kukin KoTePa työryhmäaikataulutti käyttöönottonsa itse. Keskitettyä aikataulutusta ei tapahtunut koska siihen tarvittavaa yhteistyötä ei muodostunut projektin ja muiden KoTePa työryhmien kesken. Koulutus- 1

Loppuraportti 7 (12) Historiatietojen helppokäyttöisyys Tiedot käytettävissä oikeilla lomakkeilla aikajärjestyksessä ten aikataulutuksessa tehtiin yhteistyötä henkilöstö työryhmän kanssa. Historiatietoja ei kopioitu tiukan aikataulun takia 0 Tiedon työmääräarvio (17.8.2010) kertomustietojen kopioinnista vanhasta KuusioEffica-kannasta on 5-10 htp. 3. Aikataulun pitäminen Projektin suunniteltu aloituspvm Projektin todellinen aloituspvm Projektin suunniteltu lopetuspvm Tammikuu 2010 27.5.2010 28.2.2011 28.2.2011 Projektin todellinen lopetuspvm Potilastietojärjestelmien (Effica, Multi-/WebLab, ARIS) käyttöönotto tapahtui sovitusti 1.1.2011. Muiden potilastietojärjestelmien (SAI, WinLTP) ja niiden liittymien käyttöönotto tapahtui suunnitellusti tammi-helmikuun 2011 aikana. Projektin aloitus viivästyi poliittisen päätöksenteon viivästymisen takia. Aikataulussa pysymisen mahdollisti se, että projektissa pyrittiin toteuttamaan vain välttämättämättömät tehtävät. Pikapäätöselimen eli ns. päättäjäryhmän kokoontuminen säännöllisesti oli tärkeää nopeiden päätösten saamiseksi ja projektin etenemiseksi. 4. Budjetin pitäminen Budjetoitu Toteutunut 763 679,35 Toteuma ei sisällä sovellusasiantuntijoiden/tietohallinnon työpanosten kustannuksia. Kouvolan kaupungin omat sovellusasiantuntijat kouluttivat useamman kuukauden ajan henkilökuntaa sekä Effican toiminnallisuuksiin että uusiin toimintamalleihin. Sovellusasiantuntijoiden työpanos oli merkittävä, sillä he tallensivat myös taustatietoja sekä toimivat useiden eri työryhmien vetäjinä ja jäseninä. Projektissa ei seurattu sovellusasiantuntijoiden eikä tietohallintohenkilöstön työpanosta.

Loppuraportti 8 (12) 5. Toimittajien henkilöresurssien pitäminen Toimittaja Suunniteltu Toteutunut Erotus http http Medi-IT 182 194 12 Tieto 49 57 8 MyLab 8 12,5 4,5 Affecto 17,5 KS-Tieto (PK-Tieto 200 115 (palveluun 23 31.12.2010 saakka) kuuluvat) 108 (laskutetut) Yhteensä 456,5 486,5 47,5 Tiedon toimesta toteutettiin tietojen kopiointi alkuperäistä suunnitelmaa laajempana. Projektin kuluessa sovittiin, että kopioidaan myös hallinnolliset lähetteet, arkistotilausten sijaintitiedot ja taustatietoja laajemmin kuin lähtötilanteessa oli arvioitu. Projektin aikana tehtiin tilauksia liittymistä (mm. ProE, Esh:n palkkioliittymä) ja uusista sovelluksista (mm. ateriatilaus, hoitoisuusluokitus), joiden asennuksista ja käyttöönotoista aiheutui lisätyötä. Medi-IT: erikoissairaanhoidon asiantuntijuutta tarvittiin ennakoitua enemmän, kun organisaatiosta ei ollut irrotettavissa henkilöitä. Käyttöönoton jälkeiseen tukeen panostettiin antamalla lähitukea. Laskutuksen toteutukseen ja tukeen on tarvittu aikaa arvioitua enemmän. MyLab: projektin aikana päätettiin toteuttaa WebLab Clinicaliin linkki vanhoihin tuloksiin. Tuloskertymien määrittelyyn ja käyttöönotoon meni arvioitua enemmän aikaa. SAIkäyttöönoton suunnitteluun käytettiin aikaa. Affecton toteuma selviää, kun Kouvolan raportointikuutiot valmistuvat (arvio maaliskuun 2011 loppuun mennessä). Fujitsulta tilattiin asiantuntijatyötä PoKS:n infran muutostöihin ja vuodenvaihteen tukeen. PK-Tieto/KS-Tieto toimitti KS-Tiedon verkon liittymineen ja kytkimineen n. 200 työasemaa / 300 käyttäjää varten. Kaikille käytäjille tehtiin uudet käyttäjätunnukset sekä ICTperuspalvelut (sähköposti, intra, verkkolevyt ym.). Sairaalan kaikki työasemat vakioitiin ja siirrettiin KS-Tiedon verkkoon. Toimitukseen kuului myös uusi puhelinratkaisu koko sairaalaa varten. Kaikki toimitukset tapahtuivat tilauksien mukaisesti sekä sovitussa aikataulussa. Ongelmia aiheutti kymmenien dokumentoimattomien käytössä olleiden työasemien löytyminen siirtoprojektin yhteydessä sekä kaikkien työasemien vakioimattomuus. Toimittajien työmäärien ylitys on yhteensälaskettuna 11%.

Loppuraportti 9 (12) 6. Kokemukset ja opit Aihealue 1 Sisäinen lähete Kokemus- ja oppimisaluvät käytännöt, kokemuk- Havainnot, löydetyt hyset ja ongelmat Efficassa toiminnallisuuden parantaminen Koulutus, ohjeistus ja ohjeiden lukeminen Toimintamalli Dialogi ei ohjaa käyttäjää toimimaan oikein Osallistumisprosentti heikko koulutuksissa, ohjeita ei luettu tai noudatettu Tarvitaan vielä toimintamallin selkeyttämistä - lähetteiden sulkeminen - jonojen käytön lisääminen - pth tekee lähetteen sovitusti - esh hakee kattavasti Kehitysehdotukset Järjestelmän kehitysehdotukset koottu ja toimitettu 24.1.2011 Tiedolle, joka järjestää asiakasryhmän, jonne kutsutaan edustaja(t) Kouvolasta. Jatkossa järjestetään perehdytyksenä, johon esimiehet velvoittavat osallistumaan. Huomioitava ohjeiden versiointi ja tallennuspaikka. Hyödynnetään alueella toteutettujen konsultointien pohjalta suunniteltuja toimintamalleja. Toimintamallin jalkauttamisessa käytäntöön korostettava esimiesten vastuuta. Vastuuhlön nimi Laura Moisio Aihealue 2 Resurssointi Kokemus- ja oppimisaluvät käytännöt, kokemuk- Havainnot, löydetyt hyset ja ongelmat Asiantuntevaa projektihenkilöstöä riittävästi Projektin aikataulu Henkilöstöä ei ollut irrotettu projektityöhön, koskee myös toimittajia Projektin laajuuteen nähden liian kireä aikataulu. Esim. sisäistä lähetettä ei ehditty testaamaan käytännössä ennen käyttöönottoa. Kehitysehdotukset Henkilöresurssit suunnittelussa huomioitava riittävän hyvissä ajoin ja saatava johdolta tuki riittävän resurssin saamiseksi Poliittisen/alueellisen päätöksenteon viivästyminen saattaa nousta projekteissa merkittäväksi riskitekijäksi. Vastuuhlön nimi

Loppuraportti 10 (12) Aihealue 3 Työryhmien toiminta Kokemus- ja oppimisaluvät käytännöt, kokemuk- Havainnot, löydetyt hyset ja ongelmat Työryhmien rooli ja tehtävät Työryhmien kokoonpano Asioiden valmistelu Terveydenhuollon ja mielenterveyden työryhmien piti tuottaa toimintamallit, näin ei tapahtunut. Käytännössä projektin työryhmät ja Medi-IT tuottivat toimintamallit. Terveydenhuollon työryhmä otti kantaa toimintamalleihin jälkikäteen. Työryhmissä paljon jäseniä, mutta käytännössä muutamat henkilöt toteuttivat projektin tehtäviä Alussa työryhmien toiminta takkuili, kun asioita ei oltu valmisteltu riittävästi ennen kokouksia. Tilanne parani projektin loppua kohti. Kehitysehdotukset Toimintamalleja tarkastellaan uudelleen, kun yhteistä järjestelmää on käytetty jonkin aikaa. Tulevissa projekteissa työryhmien rooli ja tehtävät määriteltävä etukäteen tarkemmin. Mietittävä työryhmien kokoonpanot tarkemmin. Henkilöstönkäytön periaatteet linjattava projektin alussa. Asiat tulisi tuoda riittävästi valmisteltuina työryhmiin. Työryhmien vetäjien vastuuta painotettava tässä. Vastuuhlön nimi Aihealue 4 Päätöksenteko Kokemus- ja oppimisaluvät käytännöt, kokemuk- Havainnot, löydetyt hyset ja ongelmat Projektin päätöksen teko ja johdon tuki Heräsi suuri riski, että projektin tarvitsemia päätöksiä ei saataisi ajoissa ja oli epäselvää mikä taho päättää -> perustettiin pikapäätöselin (PPE) ryhmä, joka kokoontui viikoittain ja ryhmällä oli valtaa päättää asioista Kehitysehdotukset Projektin päätöksenteko huomioitava suhteessa organisaation vastuisiin ja päätöksentekoon Vastuuhlön nimi

Loppuraportti 11 (12) Aihealue 5 Tiedottaminen Kokemus- ja oppimisaluvät käytännöt, kokemuk- Havainnot, löydetyt hyset ja ongelmat Päätöksistä tiedottaminen PPE:n päätökset eivät aina saavuttaneet työryhmien vetäjiä ajoissa PoKS:ssa projektin jakelema tieto ei aina saavuttanut loppukäyttäjiä. Toisinaan asioita hoidettiin linjaorganisaatiossa tai linjaorganisaation ja toimittajien kesken ilman, että asioiden käsittelystä olisi tiedotettu projektipäälliköitä tai projektin työryhmien vastuuhenkilöitä. Tämä johti siihen, että samaa asiaa saattoi hoitaa yhtäaikaa useampi henkilö. Kehitysehdotukset Muistiot ajoissa jakeluun. Uusien ryhmätyökalujen käyttöönotto. Esimiehet vastuutettava muutoksessa viemään tietoa ja keskustelemaan muutoksista yksiköissään Tiedottaminen, vastuut ja roolit sovittava etukäteen ja sovittua noudatetaan Vastuuhlön nimi 7. Tarvittavat jatkotoimenpiteet Tekemättä jäänyt/ kesken oleva asia Historiakantojen kopioinnit (kseutu, kuusio) HUS Lähete-palaute yhteys Yksityisten Lähetepalaute yhteydet Ostopalvelusovelluksen käyttöönotto Lääkäripalkkioliittymän toteutus pth:n osalta Koulutusta täydennetään - Osastonhallinnan tukikäyttäjät - Osastosihteerit - Toimintamallit - PoKs esimiehille ra- Vastuu henkilö Aikataulu Muut huomiot 2011 Taustoja ei ole tehty. Edellyttää liittymän määrittelyä Tiedon kanssa

Loppuraportti 12 (12) portoinnin koulutusta Kouvolan raportointikuutiosta osa ei valmiina Raportoinnin Vertailutietojen saanti Careasta Potilaan hoito joustavasti eri erikoisaloilla samalla vuodeosastolla, vaatii potilastietojärjestelmän kehitystä ja yhteistyötä THL:n kanssa. Laskutuksen ongelmien selvitys SAI MMKR yhteyden avaaminen Carean ja Kouvolan välille Ateriatilaus aineistojen Control-M valvonnan käyttöönotto Videoneuvotteluyhteyksien siirto Kouvolan verkkoon Carean Effican käyttö Kouvolan työasemilta kestävämmän ratkaisun luominen Marja Tuominen Maaliskuu 2011 Kati Myllymäki Maaliskuu 2011 Jaana Palosara, Kati Myllymäki Hannu Marttinen (Kouvola), Tiina Hirvi (Medi-IT) Palaveri 21.3.2011 Maaliskuu 2011 Maaliskuu 2011 Maaliskuu 2011 Tarvitaan lupa Careasta Sovittava käyttöönotosta ja kustannusten jaosta Kouvolan, Kymijoen Ravintopalveluiden ja Carean (Medi- IT) kesken. Kouvola tekee tarvittavista jatkotoimenpiteistä erillisen suunnitelman aikataulusta ja vastuuhenkilöistä. 8. Yhteenveto projektin kehittämistoimenpiteistä Asia Toimenpiteet Vastuu Aikataulu Projekti osana organisaation strategiaa Projektien strateginen merkittävyys pitää arvioida ja sen täytyy näkyä johdon sitoutumisessa ja päätöksenteossa