Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous

Transkriptio

1 Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous Kela, Kanta-palvelut, Viimeisin versio: Kanta.fi > Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja

2 Käsiteltävät asiat Kelan rooli ja Potilastiedon arkisto Liittyminen Potilastiedon arkistoon Organisaation omat valmistelut Hakemus ja sitoumus Käyttöönottokoe ja Arkistonhoitajan käyttöliittymä Tekninen käyttöönottovaihe Tuotannonaikainen tuki Jatkotoimista sopiminen Kansallinen Terveysarkisto 2

3 Kelan rooli ja Potilastiedon arkisto

4 Kela ja Potilastiedon arkisto -palvelu Kanta-palvelut-yksikkö, Kela Kanta-palvelujen toteuttaminen, ylläpito ja kehittäminen Tekniset ohjeet ja määritykset Testauspalvelu Liittyminen Rekisterinpitäjä Potilastiedon arkiston tekninen rekisterinpitäjä Tiedonhallintapalvelun varsinainen rekisterinpitäjä Kansalaisviestintä Kansallinen Terveysarkisto 4

5 Potilastiedon arkisto ja lainsäädäntö Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (Asiakastietolaki, /159) velvoittaa julkiset terveydenhuollon organisaatiot tallentamaan potilastiedot valtakunnallisesti keskitettyyn arkistoon Kansallinen Terveysarkisto 5

6 Potilastiedon arkisto Sanomavälitteinen keskitetty tietojärjestelmä sähköisten potilasasiakirjojen arkistointiin määräaikaiseen säilytykseen sekä luovutuksiin ja omaan käyttöön Arkistolaitokselta saatu SÄHKE2-lupa potilastiedon asiakirjojen pysyväissäilytykselle Jakautuu kahteen osaan Potilastiedon arkisto Tiedonhallintapalvelu (rekisterinpitäjä Kela) Otetaan käyttöön vaiheittain Kansallinen Terveysarkisto 6

7 Potilastiedon arkistoon liittymisen päävaiheet 1. Valmistautumisvaihe (6 kk tukikokous) Käyttöönoton suunnittelu 2. Hakemusvaihe (3 kk tukikokous) a) Hakemus & Sitoumus b) Muutosilmoitus 3. Tekninen käyttöönottovaihe (tarvittaessa edeltää 1 kk tukikok.) a) Käyttöönottokoe b) Tuotantovalmiuden varmistaminen 4. Raportointivaihe Raportti Kelalle 5. Hyväksymisvaihe Lopullinen hyväksyminen Ilmoitus arkistoon liittämisestä eri osapuolille Kansallinen Terveysarkisto 7

8 Liittyminen Potilastiedon arkistoon

9 Hakeminen ja edellytykset Arkistoon liittymiseksi Organisaatio on tehnyt vaadittavat valmistelevat toimet, kuten tilannut palvelinvarmenteet ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet VRK:lta tehnyt päätöksen Potilastiedon arkistoon liittymisestä suorittanut tarvittavat auditoinnit organisaatio, välittäjä ja potilastietojärjestelmä liittyvillä oltava tietoturvallisuuden arviointilaitoksen antama vaatimustenmukaisuustodistus, sitä ennen liittyvien auditointi voimassa enintään 2 v. Kelan päätöksellä Liittymishakemus täytetään Kanta Ekstranetissä käyttäjä tarvitsee Katso-tunnisteen hakemukseen tarvitaan mm. arkistonhoitajan tiedot Hakemus lähetetään Kelaan hyvissä ajoin ennen ensimmäistä käyttöönottokoepäivää (1-1,5 kk) Kansallinen Terveysarkisto 9

10 Hakemus on sitoumus Liittymishakemus on samalla sitoumus Potilastiedon arkisto -palvelun ehtojen noudattamisesta Allekirjoituksellaan hakija sitoutuu seuraaviin asioihin ja liitteisiin* 1. Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot liitteineen 2. Potilastiedon arkisto -palvelun palvelukuvaus liitteineen 3. Kansalliset auditointivaatimukset (STM) *Ks. Kanta.fi > Asiakkuus > Liittymisen materiaali > Potilastiedon arkisto Kansallinen Terveysarkisto 10

11 Hakemuksen allekirjoittaminen Hakemus tulostetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään Kelaan Allekirjoittajalla tulee olla organisaation nimenkirjoitusoikeus Selvitä hallintosäännöstä tms. riittääkö yksi allekirjoitus, vai vaaditaanko kaksi nimeä Hakemuksen liitteeksi tarvitaan dokumentti, josta selviää allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeus Voimassa oleva hallintosääntö, lautakunnan päätös tms Kansallinen Terveysarkisto 11

12 Käyttöönottokokeen merkitys Organisaatio lähettää ennen käyttöönottokoetta liittymishakemuksen ja saa sähköposti-ilmoituksen hakemuksen vastaanottamisesta Organisaation tekninen tuotantovalmius varmistetaan käyttöönottokokeen avulla Ajallisesti rajattu, hallittu ja suunniteltu koetilanne HUOM! Arkistonhoitajan varmistettava osaltaan SÄHKE2-kuvailutietojen oikeellisuus Käyttöönottokokeeseen liittyy käyttöönottokoesuunnitelma ja raportti Löytyy Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja > Käyttöönottokoe Kansallinen Terveysarkisto 12

13 Arkistonhoitajan käyttöliittymä Web-käyttöliittymä Potilastiedon arkistoon rekisterinpitäjän omiin tietoihin Käytetään käyttöönottokokeessa Käyttäjällä on oltava varmennekortti Käyttöliittymällä näkee asiakirjat juuri sellaisena kuin ne ovat Arkistossa asiakirjojen kaikki kuvailutiedot (myös arkiston lisäämiä SÄHKE2-tietoja) asiakirjojen kaikki versiot Arkistonhoitajan käyttöliittymää käsitellään tarkemmin 3 kk:n tukikokouksessa Kansallinen Terveysarkisto 13

14 Arkistonhoitajan valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon Tulee perehtyä etukäteen seuraavaan materiaaliin Potilastiedon arkiston verkkokoulu Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät -moduuli ja sieltä löytyvä oheismateriaali Arkistonhoitajan käyttöliittymästä julkaistu materiaali Kanta.fisivustolta kohdasta Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja > Käyttöönoton tukikokoukset ennen liittymistä Kansallinen Terveysarkisto 14

15 Tekninen käyttöönottovaihe Katso erillinen esitys

16 Tuotannonaikainen tuki ja jatkotoimista sopiminen

17 Tuotannonaikainen toimintamalli Loppukäyttäjän tukipiste Kanta-palveluita koskien on pääkäyttäjä / lähituki / keskitetty palvelupiste / järjestelmätoimittajan tuki Kanta-palveluiden häiriönhallintaan sovelletaan olemassa olevia kanavia ja tukipalvelumalleja Jokainen toimija vastaa osaltaan tuottamiensa palveluiden toiminnasta, käytönaikaisen tuen järjestämisestä sekä häiriöviestinnästä Ks. Kanta.fi > Häiriötilanneohje Kansallinen Terveysarkisto 17

18 Jatkotoimet 3 kuukauden tukikokous Pääpaino kansalaisviestinnässä hakemuksen tekemisessä käyttöönottokokeeseen valmistautumisessa Sopiva ajankohta ja kokousjärjestelyt Kansallinen Terveysarkisto 18

19 Kanta-palveluihin liittymisen kysymykset Kansallinen Terveysarkisto 19