Yhteistyöryhmän kokous

Kokousmuistio VM043:00/2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija 10.6.2008 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä VALTIPA Yhteistyöryhmän kokous Aika 10.6.2008 klo 13-15.30 Paikka Kansallisarkisto, Rauhankatu 17 Osallistujat Asiantuntijat: Päivi Happonen Kansallisarkisto, puheenjohtaja, Pertti Nummela UM (kohdat 1-6) Aki Hietanen OM Manu Herna SM Anna-Maija Marttila VM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Sanna Piiroinen MMM Johanna Hartman STM Ulla Virtasalo YM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV( kohdat 1-5) Pekka Kuittinen VNK, Senaattori, asiantuntijajäsen Maija Jussilainen, VM/VNTHY, sihteeri Ari Haasio, HAAGA-HELIA-ammattikorkeakoulu Laila Heinemann VM/VNTHY, asiantuntija Anne Kauhanen-Simanainen, CIM Communication & Information Management Poissa: Pentti Vesanen VNK, varalla Leena Vanhanen Päivi Tommila TEM, varalla Päivi Hämäläinen Anne Miettinen LVM, varalla Maria Wigell Aulikki Pakanen PLM, varalla Liisa Sipola Kimmo Hanhimäki TPK, varalla Anitta Niemi Kimmo Tuominen eduskunta, varalla Antti Rautava Pekka Lahti VM/VNTHY asiantuntijajäsen id Valtiovarainministeriö Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9

2 (6) 1 Kokouksen avaus ja osallistujien toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin, muuttaen kohtaan 5. Valtioneuvoston tietopalvelustrategia 2008-2010, 1 kappaleen 2. lause muotoon Hän [Anne Kauhanen-Simanainen] on viimeistellyt varsinaisen strategiatekstin. 4 TITU - tiedonhankintataidot hallintaan 5 Mahti tilannekatsaus YTL, FM, yliopettaja Ari Haasio HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulusta esitteli TI- TU-tutkimus- ja kehittämisprojektia. Hankkeen tavoitteena on parantaa eri organisaatioiden ja yritysten työntekijöiden tiedonhankinta- ja hallintataitoja. Esitys liitteenä. HAAGA-HELIA:n opetusalana on mm. tietoasiantuntijuus johdon sihteereille. Ammattikorkeakoulu ei tee tieteellistä perustutkimusta, vaan selvityksiä ja kehittää organisaatioiden valmiuksia mm. tiedonhankinnassa ja hallinnassa. TITU verkkoopetusmateriaalissa on perusosio ja organisaation mukaan räätälöity osio. Verkkopedagogiikka on otettu paketissa huomioon. Paketti tulee koko organisaation käyttöön. Paketin laatiminen voidaan käytännössä aloittaa elokuun puolivälin jälkeen ja on mahdollista saada se käyttöön vuodenvaihteen jälkeen. Tarpeiden ja pakettiin otettavien tietojärjestelmien kartoittamiseen on varattava aikaa. Painopiste on maksuttomassa aineistossa, mutta myös maksullinen on mahdollista ottaa mukaan, sopimuksen mukaan. Paketin hinta (2000 ) kattaa koko organisaation. Tuotteen elinkaari ja päivitys sovitaan sopimuksessa erikseen. Konsultaatiosta ja koulutuksesta esim. tiedonhaussa voidaan sopia erikseen, erillistä korvausta vastaan. Keskustelussa todettiin mm., että - saattaa olla tarvetta valtioneuvoston yhteisten prosessien ja järjestelmien koulutuspaketti, joka voitaisiin julkaista Senaattorissa. Yhteinen tiedonhakupaketti säädös- ja EUlähteistä on jo kerran tehty. On tärkeää, että paketilla on omistaja ostajaorganisaatiossa, jotta markkinoinnista, koulutuksesta ja käytöstä huolehditaan ja suunnitellaan ylläpito. Yhteisen paketin kustannuksista pitää sopia (Senaattori eli VNK vai ministeriöille jaettu?). Yhteisen paketin lisäksi ministeriöt saattavat tarvita omia substanssialueitaan varten omia erillisiä paketteja. Neuvotteluja päätettiin jatkaa elokuun puolivälin jälkeen. Pekka Kuittinen on yhteyshenkilönä yhteispaketin suhteen, ollen yhteydessä myös säädösvalmistelun tietotukiryhmään. Ari Haasio ottaa yhteyttä elokuun puolivälin jälkeen yhteistyöryhmän jäseniin ministeriökohtaisten pakettien tiimoilta. Tietoasiantuntija Anna-Maija Marttila /VM esitteli viiden organisaation yhteistä asiankäsittelyjärjestelmähanketta MAHTIa. Esitys liitteenä. Kullakin organisaatiolla on omat, toisistaan poikkeavat AMS:t, sisällönhallintaryhmässä on käynnistymässä yhteistoimintaa AMS:ien sisällön kehittämiseksi. Metatiedot tulevat

pääosin automaattisesti AMS:sta, käyttäjä antaa vain asiakirjan otsikon ja asiakirjatyypin. Hanke on edennyt aikataulussaan. Kullakin osallistuvalla organisaatiolla on oma käyttöönottoprojektinsa, VM:n toteutusprojektin aikataulu on 06/08-02/09. VM-Mahtissa on keskusteltu, otetaanko järjestelmä käyttöön vaiheittain, toistaiseksi ollaan sitä mieltä, että kirjatuissa asioissa otetaan käyttöön kaikissa asioissa, kaikilla virkamiehillä. Keskustelussa todettiin mm.: - tilanne muissa ministeriössä: MMM:ssä on asiakirjajärjestelmä, UM:ssä otettu kesäkuussa käyttöön asiankäsittelyjärjestelmä, OPM:ssä hanke meneillään, SM:ssä asiankäsittelyjärjestelmä ASDO on otettu käyttöön kesäkuun alussa (osa virkamiehistä), vaiheittain. Muissa ministeriössä on asiankäsittelyjärjestelmät jo käytössä. - MAHTI:ssa on seurattu Valda-hanketta ja Valda on seurannut MAHTI-hanketta. MAHTI:n ohjausryhmässä on ValtIT:n edustajana O-P Rissanen. Valda-tilannekatsaus on tarkoitus esittää syyskuun Valtipa-kokouksessa. - VN-yhteisistä järjestelmistä HARE-integraatioon mukana LVM:n toimituserässä 1- vaiheen projektin puitteissa. PTJ:n ja EUTORI:n osalta ei päätöksiä, siirretty 2- vaiheeseen. VM:n osalta HARE-integraatiota suunnitellaan, mutta sitä ei ole määritelty. Todennäköisesti nojataan HARE-Oskari-integraatioon, mutta missä laajuudessa, ei ole päätetty. 3 (6) - Toimisto-ohjelmistoissa on integroiduttu MS-Office-tuotteisiin. Kukaan osallistujista ei ole vaihtamassa toimisto-ohjelmiaan; jos joku haluaa vaihtaa toimistojärjestelmänsä, tarvitaan oma projektinsa. Open office (avoimen lähdekoodin) -asiakirjoja käsitellään kuten mitä tahansa tiedostoja, muuta integraatiota ei ole suunniteltu. 6 Metatietohankkeen tilannekatsaus Tietoasiantuntija Laila Heinemann VM/VNTHY esitteli asian. Esittelykalvot liitteenä. Yhteiset metatiedot ja tietorakenteet hankkeen (VM003:00/2007) loppuraportti julkaistaan kesäkuun puolivälissä VM:n julkaisusarjassa, vain sähköisessä muodossa. Myös muissa julkishallinnon alalla toimivissa organisaatioissa on meneillään erilaisia asiaan liittyviä hankkeita. Esimerkiksi Juhtan tämän vuoden toimintasuunnitelmassa on mm. JHS-suositus Sähköisten asiakirjojen rakenteelle sekä OID-tunnussuosituksen (JHS 159) ajantasaisuustarkistus. Hyväksyttiin esitys ohjausryhmätyyppisestä metatietoryhmästä. VM lähettää virallisen pyynnön ministeriöille, OKV:lle, TPK:lle, eduskunnalle, Kansallisarkistolle ja kansalliskirjastolle kesäkuussa, jos pyynnön allekirjoitukset saadaan. Vastaukset pyydetään elokuun 2008 puoliväliin mennessä VM:n tietopalveluun sähköisessä muodossa. 7 Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Projektinjohtaja Anne Kauhanen-Simanainen CIM Communication & Information Management esitteli asian. Esityslistan mukana oli jaettu Valtipan troikan hyväksymä esitys Valtioneuvoston tietopalvelustrategiaksi sekä strategian esittelykalvot ja viestintäsuunnitelma versio 0.1. Käsiteltiin strategia luvuittain.

8 Troikan kokoonpano 9 Muut asiat Tiivistelmä: Keskusteltiin, pitäisikö visiossa ilmaista, mistä tiedosta on kysymys, mutta todettiin, että konteksti selvittää, että kysymys on valtioneuvostotiedosta, ilman että sitä tarvitsee visiossa ilmaista. Kuvaan s. 4 muutetaan EU-tietopalvelun sijaan EUtiedonhallinta. Muilta osin hyväksyttiin tiivistelmä esitetyssä muodossa Luku 1. Jätetään 1-alaviite pois, muilta osin hyväksyttiin esitetyssä muodossa 4 (6) Luku 2. Ensimmäinen lause muutettiin kuuluvaksi: Hyvä hallinto ja päätöksenteko perustuvat kykyyn hyödyntää tietoa sekä asiantuntemusta ja osaamista sekä toimia näiden pohjalta. 1. kappaleen viimeiseen lauseeseen lisättiin kuuluvaksi... tuottavuuden ja työelämän laadun samanaikaiseen parantamiseen, sekä monimutkaisten... Sivulle 8 kohtaan Tietopalvelun ja tietohallinnon suhteesta muotoillaan siten että toteutuu ajatus: Vaikka toiminnat on eri ministeriöissä ja valtioneuvostotasolla organisoitu eri tavoin eikä yhteistä käsitystä ole niiden keskinäisestä suhteesta, yhteistyössä tulisi päästä yhteisiin tavoitteisiin ja suunnitelmiin. Esimerkiksi tietojärjestelmien yhteen toimivuus on kehittämiskohde, jossa tarvitaan monipuolista asiantuntemusta. Muilta osin luku 2 hyväksyttiin esitetyssä muodossa. Luku 3. Hyväksyttiin esitetyssä muodossa. Luku 4. Numeroitu kohta 3. lisätään ensimmäiseen lauseeseen luodaan ( Valtioneuvoston informaatio- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri luodaan ja päivitetään yhdessä tietohallinnon kanssa. Luku 5. kohtaan 5.1. lisättiin viimeiseksi kohdaksi: Valtiokonsernitason tietopalvelutoiminnan tehostamisen mahdollisuudet. Luku 6: hyväksyttiin esitetyssä muodossa. Sanasto ja Lähteitä: hyväksyttiin esitetyssä muodossa. Hyväksyttiin näillä muutoksilla strategia. Strategia julkaistaan sähköisessä muodossa VM:n julkaisusarjassa. Ministeriöitä pyydetään miettimään kesän aikana täydennyksiä strategian viestintäsuunnitelmaan, tavoitteena strategian toteuttaminen. Troikan uudeksi jäseneksi heinäkuun alusta tulee Aki Hietasen tilalle kevään 2009 puheenjohtajaksi Manu Herna SM. Laila Heinemann osallistuu troikan kokouksiin. Vuoden 2009 troikan jäsenyys (puheenjohtajuus syksyllä 2009 ja keväällä 2010) on sopimatta, asiasta on sovittava syksyllä 2008. Kiitettiin Päivi Happosta puheenjohtajuudesta kevään 2008 aikana. - Syksyllä 2008 on syytä käsitellä palkkausuudistusta ja tietopalvelun tehtäväkuvien vertailua. Kutsutaan koolle tietopalvelupäälliköt elokuussa 2008, koolle kutsujaksi lupautui Aki Hietanen OM. 10 Ilmoitusasiat

5 (6) Tietojohtamista käsitellyt palaveri pidettiin 9.6.08. Tilaisuuteen osallistui 9 henkilöä, myös hallinnonaloilta; palaverista ei tehty muistiota. Seuraava palaveri pidetään 8.9.08 klo 13 Eduskunnan kirjastossa. Päivikki Karhula lähettää kutsun kesäkuun kokoukseen osallistuneille siten, kutsu jaetaan edelleen myös Valtipa-jakelulla. Alla linkit Eduskunnan kirjaston julkaisuihin, joista mainittiin palaverissa: - "Paratiisi vai panoptikon näkökulmia ubiikkiyhteiskuntaan" http://lib.eduskunta.fi/dman/document.phx?documentid=dz11508114736413&cmd= download - tulevaisuusvaliokunnan ja Tietotekniikan liiton ubiikkijulkaisu "Silmät auki. Tietoyhteiskunnan uhat ja mahdollisuudet" http://web.eduskunta.fi/dman/document.phx?documentid=xe11608093708578&cmd =download - Informaatiotutkimuksen yhdistys ITY ry:n ja Eduskunnan kirjasto järjestivät seminaarin tietovarantopolitiikasta 24.5.2008 Eduskunnan kirjastossa: http://lib.eduskunta.fi/resource.phx/kirjasto/organisaatio/tapahtumat/tietovaranto.htx (mm. Tuomas Pöystin puheenvuoro Kansalaisen oikeus oikeudelliseen tietoon). - Chilen parlamentin aihepalvelu - http://www.bcn.cl/carpeta_temas_profundidad/temas_profundidad.2007-09- 13.2330905950 (huom. näytön alalaidan kuvakkeet, joiden kautta aiheeseen on usein myös lainsäädäntö-, tutkimus-, artikkeli- ja tilastolinkkejä) - Eduskunnan kirjaston blogi - http://parlamenttikirjasto.blogspot.com/ Eduskunnan kirjaston blogiin otetaan mielellään vastaan myös ulkopuolelta tulevia asiantuntijoiden kirjoituksia, myös tietojohtamisesta (max. 1 x A4 tekstiä fontilla 12, voi olla kuva- ja julkaisulinkkejä). Kirjoitukset voi lähettää Kimmo Tuomiselle (kimmo.tuominen@eduskunta.fi) tai Päivikki Karhulalle (paivikki.karhula@eduskunta.fi SM:n uusi asiankäsittelyjärjestelmä (ASDO) on otettu käyttöön 1.6.08. Käyttöönoton tukea varten on palkattu ma suunnittelijaksi Maarit Rajala. Hänen sijaisenaan ma arkistonhoitajana toimii Mari-Anna Kallio-Soukainen. SM:n hallinnonalan kirjastojen verkostoryhmä on aloittanut toimintansa. Agendalla on jo kaksi selvitettävää asiaa: hallinnonalan kirjastojen mahdollinen tietojärjestelmäyhteistyö ja sähköisten aineistojen hankintayhteistyö. Ympäristöhallinnon kirjastoissa on otettu käyttöön PrettyLib-kirjastojärjestelmä. Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen - HARE:n uudistaminen, esiselvitysprojektin (VM086:01/2008) käynnistystilaisuus oli 5.6.08. Tilaisuuden muistio ja esitykset lähetetään osallistuneille ja tallennetaan HARE:en hankkeen asiakirjoihin. VNTHY siirtyy 1.1.2009 lukien Valtiokonttoriin, osaksi valtion it-palvelukeskusta (VIP). Ks. VIP:n palveluiden kuvaus: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20080513valti o23338/name.jsp;jsessionid=cblhpkmhfpko VNTHY tulee tarjoamaan myös Valtipa-koordinointipalveluita, vastaavalla tavalla kuin Valtti-koordinointipalveluita. Palvelukuvaus on tekeillä. Uusi organisointi merkitsee tilaaja-tuottaja malliin siirtymistä. Tietopalveluiden osalta syksyn 2008 aikana on ratkaistava, kuka tilaa ja miten tilataan Valtipa-koordinointipalvelut ja Valtipa-hankkeet. Tilaaja-tuottaja malli merkitsee myös sitä, että tilaaja maksaa tilaamistaan palveluista. Osa VNTHY:n ra-

11 Kokouksen päättäminen hoista on jo siirretty ministeriöiden käyttöön; tietohallintojen ja tietopalveluiden on pidettävä huoli siitä, että rahat tulevat siihen käyttöön, mihin ne on tarkoitettu. Puheenjohtaja päätti kokouksen 15.30. Seuraava kokous pidetään ympäristöministeriössä 10.9.2008 klo 13.30. 6 (6)

TITU Tiedolla tuloksiin Ari Haasio 2008

Mikä on TITU? - HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun tietoasiantuntijuuden T&K-projekti - Kesto 15.8.2008 31.12.2009 2 HAAGA-HELIA kalvopohja 10.11.2006

TITUn tavoitteet Hankkeessa toteutetaan seuraavat tutkimus- ja kehittämistoimintaa yrityksissä ja organisaatioissa palvelevat osiot: Tietovaatimusten nykytilan ja tulevaisuuden haasteiden kartoitus organisaatiossa. Tiedonhallintataitojen (sis. tiedon haku, tiedonhankinta, tiedon tuottaminen, tiedon käyttö, tiedon varastointi) kehittäminen yrityksissä konsultatiivisiin toimintamenetelmiin perustuen. Samalla voidaan myös luoda malleja ja hyviä käytänteitä tiedonhallintataitojen kehittämiseksi. Verkko-opiskelumateriaalin räätälöinti osallistujaorganisaation tarpeisiin HAAGA-HELIA kalvopohja 3 10.11.2006

Tiedonhaun ja hankinnan verkko-oppimisympäristö Kaikkien organisaation jäsenten käytössä Voidaan tarvittaessa räätälöidä organisaation omien toiveiden mukaan alakohtaisesti (esim. oikeustiedon lähteet, terveystiedon lähteet, 4 HAAGA-HELIA kalvopohja 10.11.2006

Kustannukset Osallistujilta peritään 2000 euron suuruinen osallistumismaksu Maksu kattaa verkko-opintojakson ja selvityksen osallistujaorganisaation koulutustarpeista Konsultointi ja koulutus tiedonhausta ym. Teemoista erikseen sovittuna erillistä korvausta vastaan Verkko-opintojakso on osallitujien käytössä hintaan sisältyen 31.12.2009 saakka ja sen jälkeen erillistä korvausta vastaan 5 HAAGA-HELIA kalvopohja 10.11.2006

Projektin tekijät HAAGA-HELIAn opettajat (4 kpl) Johdon assistenttityön opiskelijat 6 HAAGA-HELIA kalvopohja 10.11.2006

TITU - yhteyshenkilöt Projektipäällikkö, yliopettaja Ari Haasio, 050-3288932 Yliopettaja Päivi Aarreniemi-Jokipelto Etunimi.sukunimi@haaga-helia.fi 7 HAAGA-HELIA kalvopohja 10.11.2006

KIITOS! HAAGA-HELIA kalvopohja 8 10.11.2006

MAHTI-hanke, Valtipa 21.5.2008 Jaana Koivunen, VM/VNTHY, MAHTI-hankkeen projektipäällikkö

MAHTI Ministeriöiden VNK, valtioneuvoston kanslia VM, valtiovarainministeriö LVM, liikenne- ja viestintäministeriö KTM, kauppa- ja teollisuusministeriö / TEM ja OKV:n (oikeuskanslerinvirasto) asianhallintajärjestelmän toteuttaminen Kaikkien osallistuvien organisaatioiden yhdessä 22.9.2006 asettama hanke, toimikausi 2009 loppuun saakka. Hanke on jatkoa MAHTI-organisaatioiden omille esiselvityksille ja Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys hankkeelle (LVM062:00/2005) VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 2

MAHTI ja edeltävät vaiheet (Käynnistysseminaarissa 4.10.2006 esitetty kuva) Organisaatioiden omat esiselvitykset Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys (VNK, VM, LVM, KTM, OKV), eli MAHTI 10.5.2005 31.3.2006 MAHTI -jatkotyö 1.4. 29.6.2006 MAHTI-hanke Org5 Org4 Org3 Org2 Org1 Käyttöönotot Kilpailutus Yhteinen osuus Toteutus Asettaminen (22.9.06), käynnistäminen ja kilpailutuksen valmistelu Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Q4 VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 3

MAHTI hankkeen tavoite Hankkeen tuloksena saadaan asianhallintaratkaisu, joka vastaa mahdollisimman hyvin osallistuvien organisaatioiden määrittelemiin tarpeisiin, on valtioneuvoston IT-arkkitehtuurin linjausten mukainen ja tukee kustannustehokkaasti organisaatioiden toiminnan kehittämistä (joustavuus, tulevan toiminnan tarpeet). (Ote asettamispäätöksestä 22.9.2006) Järjestelmä tarjotaan organisaatioiden käyttöön VNTHY:n Tuotteistamana palveluna. Ratkaisun elinkaari on 5-8 vuotta. VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 4

MAHTI kilpailutus Tarjouspyyntö 12.2.07 13.4.07, avoin menettely Tarjouksia saatiin 6 kpl: Tarjousten vertailu 13.4.07 6.6.07, projektiryhmä Päätöksen teon valmistelu 7.6.07 14.9.07, ohjausryhmä ja organisaatiot Tarjouskilpailun voitti Hewlett-Packard Oy -> toimitussopimus solmittiin 29.11.07. Alihankkijoina Triplan Oy ja Microsoft VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 5

MAHTI kilpailutus Kilpailutuksessa haettiin tuotepohjaista ja mahdollisimman vähän sovitustyötä vaativaa tietojärjestelmäkokonaisuutta. yhtä järjestelmäkokonaisuutta, joka sisältää sekä yhteiskäyttöisen alustan että mahdollisuuden mallintaa tämän pohjalta eri organisaatioille asiakaskohtaisia sovituksia. yhteiskäyttöistä alustaa, johon tulee voida kuvata yhteisiä metatietoja, asiakirjapohjia ja asianhallintaprosesseja, joiden varaan voidaan mallintaa usean erillisen organisaation omia, itsenäisiä prosesseja, asiakirjapohjia ja arkistonmuodostussuunnitelmia. ratkaisua (lisenssit, sovitus, käyttöönotto), tukea ja ylläpitoa 5 v kaudelle, organisaatioiden omaa sovitusta, käyttöönottoa (konversiot, koulutus,...) yhtä kokonaisvastuullista toimittajaa, jonka kanssa toimituksesta ja palveluista tehdään toimitus- ja palvelusopimus Fyysinen alusta ei sisältynyt kilpailutukseen. Sen hankkimisen, toteutuksen ja käyttöpalvelut hoitaa VNTHY. Hankintayksikkönä: yhteisen ratkaisun ja palvelualustan osalta VNTHY, mukana olevien valtuutuksin organisaatiokohtaisten osuuksien osalta kukin organisaatio VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 6

MAHTI ratkaisun periaatekuva Asiakaskohtaiset sovitukset VNK VM LVM KTM OKV Käyttäjätuki Käyttöönotto Käyttöönotto Käyttöönotto Käyttöönotto Käyttöönotto Yhteiskäyttöinen asianhallintaratkaisu (sovellusosa) & sen ylläpito Raportointi Perustoiminnallisuus Työryhmätyöskentely Asiakirjanhallinta hallinta Metatietojen Haku / Asian hallinta Työnkulku Tapahtumaloki indeksointi AMS hallintatekniikka Käyttöliittymä Julkaiseminen Käyttöönotto Liittymäpalvelut, rajapinnat, Office VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 7

MAHTI karkea kokonaisaikataulu, tilanne 05-08 Kilpailutuksen valmistelu Kilpailutus ja hankinta Toimitusprojekti, Yhteis-MAHTI 12/207 5/08 Toimitusprojekti, OKV, 5/08 9/08 Toimitusprojekti, VM, 8/2008 12/07 Toimitusprojekti, VNK, 10/08 2/09 Toimitusprojekti, KTM, 2/09 5/09 22.9.06 Hankintapäätös 14.9.07 12.2.07 14.9.07 Ratkaisun yhteisen osuuden toimitussopimus 29.11.07 Palvelusopimuksen ja organisaatiokohtaisten toimitusten neuvottelut Toimitusprojekti, LVM, 3/09 5/09 2006 2007 2008 2009 Q3 Q4 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q Organisaation sisäinen projekti/ryhmä Projektit yhteistyössä HP:n kanssa Tuotantokäyttö VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 8

MAHTI hankeorganisaatio 10-2007 Organisaatioiden omat hankkeet Terja Ketola VNK Suvi Metsärinta-Lehmusvaara VM Anne Miettinen, LVM Kimmo Hanhimäki KTM Pekka Liesivuori OKV MAHTI-alustan toteutusprojekti Asiantuntijat Ohjausryhmä Projektiryhmä Irja Peltonen VM, pj Pentti Vesanen VNK Kari Kekki VM/VNTHY Olli-Pekka Rissanen VM/HKO Pekka Sinkkilä LVM Päivi Tommila KTM Pekka Liesivuori OKV Jaana Koivunen VM/VNTHY, sihteeri Leena Vanhanen/Terja Ketola VNK Anna-Maija Marttila/Suvi Metsärinta-lehmusvaara VM Jaana Koivunen VM/VNTHY, pp Osmo Moisio VM/VNTHY, MAHTI-palveluvastaava Anne Miettinen/Maria Wigell LVM Kimmo Hanhimäki/Päivi Tommila, pj KTM Pekka Liesivuori, varapj/marko Kulppi OKV Leena Vanhanen, Mikko Eskola Sisällönhallintaryhmä & Tarja Puustinen VNK Raija Pyykkö & Suvi Metsärinta-Lehmusvaara Anne Miettinen & Maria Wigell LVM Kimmo Hanhimäki & Anne Hurmalainen TEM Pekka Liesivuori & Tuula Heimola OKV Tekninen ryhmä Niina Moarjomaa VM/VNTHY, sopimusasiantuntija Taru Vainio VM, hankeassistentti Terja Ketola VNK Anna-Maija Marttila VM Hannu Korkeala, VM/VNTHY Pekka Sinkkilä & Jan Elho LVM Olli Nykänen KTM Marko Kulppi OKV VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 9

Yhteis-MAHTI ja MAHTI, toimijoita Mahti-hankkeen ohjausryhmä Yhteis-MAHTI ohjausryhmä MAHTI-hankkeen projektiryhmä MAHTI-hankkeen sisällönhallintaryhmä MAHTI-hankkeen tekninen ryhmä MAHTI-hankkeen vetäjäverkosto VNTHY Yhteis-MAHTI projektiydin Yhteis-MAHTI sopimusneuvottelut Yhteis-MAHTI määrittely-yhteistyö Yhteis-MAHTI tekniikkaryhmä: tekninen yhteistyö HP Triplan Microsoft MAHTI-hankkeen tr-yhteistyö MAHTI-infra (VNTHY) VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 10

JK2 Yhteis-MAHTI, tilanne 05.2008 Pojektin aloitus Palvelun suunnittelu, sopimusneuvottelut Tekninen suunnittelu ja dokumentointi Palvelun käynnistäminen Hankinnat Asennukset Infra, erä 1 Määrittely Katselmointi Konfigurointi, parametrointi koulutussuunnittelu, Koulutus Testaussuunnittelu Hankinnat Infra, erä 2 Toteutus Asennukset Konfigurointi, parametrointi Testaus Hyväksymis testaus Yhteis-MAHTI-tuotanto OKV:n tuotanto Testausohjelmiston pilotointi Viestintäsuunnittelu Määrittelyn tarkennus Toteutus Testaus Hyv.testaus Täydennystoimitus 1207 01/08 02/08 03/08 04/08 05/08 06/08 07/08 08/08 koulutustilaisuus: tiedonhallintasuunnitelma Pääkäyttäjä- ja testaajakoulutus VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 11

Dia 11 JK2 Ei kopioihin vmkoivuj; 19.5.2008

MAHTI, ratkaisun komponentit Hallinta Käyttöliittymä Tweb Diaarinäkymä AMS hallinta Toimisto-ohjelmistot Työryhmätoiminnallisuus (optio) Asian käsittely Asiakirjan käsittely MS Office Asian hallinta Metatietojen hallinta Käyttöpalvelutoimittajan käyttämät monitorointivälineet Tapahtumaloki Raportointi Työnkulku Tweb Liittymät ja rajapinnat MS Sharepoint, MS Live Communications (MOM, OV, Tivoli jne.) Tiedonhallinta Asiakirjan hallinta Meridio Haku/ indeksointi Liittymät ja rajapinnat MS SQL Server Alustateknologia MS Windows VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 12

MAHTI, tavoitteet Tulokset: ketteryys: tuotepohjaisuus, modulaarisuus, nopeat käyttöönotot standardit, normit, yhtenäistäminen yhteinen perusjärjestelmä -> synergia laaja ja nopea soveltaminen organisaatioissa järjestelmän on saavutettava loppukäyttäjät, jotta investointi on kannattava prosessien kehittämisen tuki, tuottavuuden kasvu Resurssit: elinkaarelle tasoitetut kustannukset kustannukset ennakoitavissa, kaikki komponentit huomioitu yhteiset hankinnat -> synergia organisaatioiden osaamisen jakaminen Aikataulu: tavoiteaikataulussa pysyminen usean organisaation hankkeessa välttämätöntä budjetointija toiminnallisista syistä sekä hankeriippuvuuksien vuoksi VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 13

MAHTI-hankkeen vahvuudet Yhteistyössä on voimaa ja tuottavuutta! Erityisesti ministeriöille tarkoitettu toimintajärjestelmä. Tietämys ja osaaminen koottuna useasta organisaatiosta kaikkien hyödyksi. Kehitystyö hyödynnettävissä kaikissa mukana olevissa organisaatioissa. Tehdään yhdelle, monistetaan kaikille. Tekninen ja semanttinen yhteensopivuus toimivat rajapinnat. VNTHY:n tarjoama palvelu ratkaisun hankintaan ja käyttöön. Palvelun hallinnointimalli suunniteltu ja sovittu. Kustannusten arviointi ja seurantamenettelyt, palvelun hinnoittelumekanismi ja periaatteet sovittu. VNTHY:n palvelun hinnoittelumekanismissa hankinnan kustannukset jaetaan elinkaarelle ja kaikille organisaatioille. Kustannukset ovat ennakoitavissa (5 + 3 vuotta). Asiakkuuden painoarvo toimittajiin nähden suurempi. Modulaarinen, pitkän elinkaaren laadukas, käyttäjäystävällinen, tuotepohjainen ratkaisu. Integraatiot yhteiskäyttöisiin ratkaisuihin. Esim. Hare, tulossa oleva metatietopalvelu, pääsynhallinta, Eutori, PTJ, tulossa oleva valtioneuvoston työryhmäratkaisu. Ratkaisun laajennettavuus ja skaalattavuus. Hyvä tietoturva. Varautuminen valmiustilanteisiin. Mahdollisuus tukea poikkihallinnollisia prosesseja. Valtion IT-strategialinjausten mukainen hanke. VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 14

MAHTI, tavoitteena helppokäyttöinen järjestelmä? asiakirjojen laatiminen ja kuvailu on yksinkertaista ja vaivatonta suuri osa metatiedoista tuotetaan suoraan arkistonmuodostussuunnitelmasta ajantasaiset sähköiset asiakirjat (kirjatut ja harmaa aineisto ), tiedot niiden käsittelyvaiheista sekä päätökset löytyvät samasta paikasta hakutoiminnot ovat joustavia ja sisältävät myös yhdistetyn vapaatekstihaun (sisältö & metatiedot samassa haussa) asianhallinnan elementtien uusiokäyttöön poimiminen on yksinkertaista VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 15

MAHTI, tavoitteena helppokäyttöinen järjestelmä? jatkuu asioihin ja asiakirjoihin liittyvät sähköiset työnkulut sekä hyväksymis/allekirjoitustoiminnot ovat yksinkertaisia ja loogisia asiakirjojen jakelu ja julkaiseminen on helppoa eri kanaviin sähköposti, toimistojärjestelmät ja työryhmäratkaisu integroitu käyttöliittymä noudattaa yleisiä käytettävyysperiaatteita VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 16

Muutoksia työhön? jokainen osaa hakea tietoa järjestelmästä jokainen laatii kaikki asiakirjansa asianhallintajärjestelmällä jokainen vastaa omien asiakirjojensa hallinnasta asianhallintajärjestelmässä jokainen tuntee omat tehtävänsä osana organisaation tiedonohjaussuunnitelmaa jokainen saa ja välittää sähköisiä toimeksiantoja ratkaisija hyväksyy ja allekirjoittaa sähköisesti jokainen ymmärtää asianhallinnan roolin tietoarkkitehtuurissa VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 17

MAHTI, onnistumisia Onnistumisia Eri organisaatioiden osaamisen yhdistäminen, erityisesti sisällönhallintayhteistyössä: prosessimäärittelyjä yhteiset metatiedot yhteiset asiakirjapohjat yhteinen käytettävyysanalyysi käyttöliittymälle yhteinen näkemys ratkaisun kiireisestä sovitustarpeesta ja kehitysehdotuksista Monen osapuolen projektin päätöksenteko ja yhteistyö toimii Kokemukset kokonaisvastuullisesta toimittajasta hyviä Asetettujen tavoitteiden mukaisen aikataulun toteutuminen hankkeessa ja yhteisen osuuden toimitusprojektissa Hankkeessa on kehitetty vastaanotto- ja hyväksymistestauskäytäntöjä, pilotoitu testausohjelmistoa VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 18

MAHTI, riskejä/oppeja Aiempien vaiheiden haasteita/oppeja: yhteisen tavoitteen löytyminen monen omistajan hankkeen yhteistyötavat organisaatiomuutokset henkilövaihdokset tavoiteltava toiminta kannattaa määritellä ennen kilpailutusta organisaatioiden toiminnan kehittämisestä vastaavat tahot tarvittaisiin mukaan asianhallintahankkeisiin muutos mahdollistetaan sitouttamalla johto VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 19

MAHTI, haasteita Tämän vaiheen huolia: Sisältö- ja tekniikkaosaajien vuorovaikutus. Kompromissi tuotteen ominaisuuksien ja tavoitteiden välillä - sovitus vs. tuotteen kehitys Teknisen kerroksen osatehtävän viive -> aikataulun uudelleensuunnittelu. Usean päällekkäisen projektin ja tehtävän läpivienti -> aikatauluriskejä arkistonmuodostussuunnitelman (TOS) laatiminen organisaatioiden prosesseille on laaja ja työläs tehtävä Pitkä tähtäin: Odotettavat hyödyt realisoituvat ainoastaan, mikäli toiminnan kehittäminen onnistuu. Riittävätkö sähköisten työnkulkujen ominaisuudet? Hyväksyvätkö loppukäyttäjät tuotoksen? Vaikuttaako VIP-muutos hankkeeseen? VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 20

Projektinhallinnan näkökulmasta osavaiheet yhteen hankkeeseen hanke/projekti kannattaa jakaa n. puolen vuoden jaksoiksi, joista osatulokset saadaan valmiiksi vaatimusmäärittely tehdään tavoitetilan mukaisesti valmisohjelmistojen räätälöinti kannattaa minimoida hankkeen tavoitetta ja rajauksia, kustannuksia ja aikataulua muutetaan vain ohjausryhmän päätöksellä organisaatioiden tulee varautua riittävillä henkilövoimavaroilla it-projekteissa tyypillisesti aikataulu laaditaan liian optimistiseksi ja resurssitarve aliarvioidaan koeteltu teknologia pienentää riskejä testaus on tärkeä osa järjestelmähankkeita toiminnan muuttaminen on hidasta. Muutosprojekteissa muutoksen johtaminen ja viestintä ovat erityisasemassa VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 21

MAHTI, sähköinen tiedonvaihto hankkeessa tavoitteena 1. vaiheessa sähköinen asianhallinta organisaatioissa. Tämä mahdollistaa sähköisen asioinnin ja organisaatiorajat ylittävien prosessien kehittämisen. Ratkaisussa mahdollisia tiedonjakotapoja: kirjaamon kautta arkistojen ristiin käyttö (hallituksen AMS?) asioiden ja asiakirjojen vastaanotto ja välittäminen manuaalisesti/palvelurajapinnan kautta/esim. XML-pohjaisia tiedonsiirtoina julkaisu organisaation intranettiin julkaisu VN Senaattoriin julkaisu internettiin HARE-integraatio intergaatio työryhmäratkaisuihin (VATRY?) VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 22

Liityntä Valtion IT-toimintaan MAHTI-hankkeen ohjausryhmässä valtion IT-toiminnan johtamisyksikön edustus: O-P Rissanen MAHTI on antanut VALDA-hankkeen käyttöön tuotoksiaan MAHTI seuraa ValtIT-kärkihankkeita ja ottaa niiden tuotokset huomioon VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 23

MAHTI tuotosten hyödynnettävyys Kilpailutus on tehty valtuutuksen antaneiden organisaatioiden puolesta. VNTHY:n ja järjestelmätoimittajan välinen toimitussopimus ja ratkaisun pohjana olevien tuotteiden lisenssisopimukset mahdollistavat yhteisen MAHTI-järjestelmäalustan palvelujen laajentamisen VNTHY:n asiakaskuntaan. Tekninen alustaratkaisu on joustavasti laajennettavissa uusien organisaatioiden käyttöön. MAHTI-hankkeen toimintaa voidaan laajentaa. VNTHY:n tuottamaan MAHTI-palveluun on mahdollista liittyä palvelusopimuksin. VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 24

JK1 VNTHY:n ja ministeriöiden vastuista MAHTI:ssa Ministeriöiden vastuulla: organisaation oman asianhallintajärjestelmän käyttöönoton valmistelu (hanketyö, toiminnan kehittäminen ja kuvaamien, käyttöönoton ja koulutuksen suunnittelu jne.) organisaation oman toimitusprojektin hankinta ja läpivienti organisaatioiden tavoitteiden ja vaatimusten kuvaaminen yhteisten osuuksien testaus viestintä omassa organisaatiossa VNTHY:n vastuulla: hankkeen projektipäällikköpalvelu (koordinointi ja suunnittelu, projektiryhmän ja ohjausryhmän toiminta, dokumentointi, hankkeen sisäinen viestintä) yms. hanketyötä tukeva työryhmäsivusto valtuutusten pohjalta kilpailutuksen hoitaminen ja yhteisen ratkaisun sopimukset järjestelmän yhteisen osuuden toimitusprojektin ja tuotannonaikaisen tuki- ja ylläpitopalvelun osalta vastuu toimittajayhteistyöstä ratkaisun tuotteistaminen mukana olevien organisaatioiden käyttöön VNTHY:n palveluna ratkaisun teknisen alustan toteutus VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 25

Dia 25 JK1 ei kopioihin vmkoivuj; 19.5.2008

MAHTI-palvelu Pohjautuu 21.3.2007 MAHTI ohjausryhmässä esiteltyihin periaatteisiin. Palvelun suunnittelu jatkuu MAHTI-hankkeen ohjausryhmän valvonnassa. VNTHY tarjoaa yhteiskäyttöisen MAHTIratkaisun organisaatioiden käyttöön tuotteistettuna palveluna. Kunkin organisaation kanssa solmitaan palvelusopimus (sekä sopimus toimitusprojektin ajaksi). VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 26

MAHTI-palvelun hallinnoinnin periaatteet Mahti-ohjausryhmä Palvelun kokonaisohjaus Sisällön koordinointiryhmä Yhteiskäyttöisen sovituksen hallinnointi VNTHY Teknisen ympäristön hallinnointi Asiakasorganisaatio Asiakaskohtaisen sovituksen hallinnointi Asiakasorganisaatio Asiakaskohtaisen sovituksen hallinnointi... Asiakasorganisaatio Asiakaskohtaisen sovituksen hallinnointi Hallinnoinnissa erotellaan kokonaisohjaus, sisällön koordinointi sekä teknisen ympäristön hallinnointi Ministeriöt ja OKV huolehtivat itsenäisesti omista sovituksistaan VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 27

MAHTI-palvelu, Hallinnoinnin tehtävät Jatkuvan palvelun hallinnoinnin keskeiset tehtävät (prosessit) ovat: Muutoshallinta Ongelmanhallinta Kehittämishankkeiden hallinta ( pienkehitys ) Yhteisen sovituksen koulutusmenetelmien ja -dokumenttien koordinointi Asianhallinnan yleinen kehittäminen Sidosryhmäyhteistyö Huom. Varsinaiset kehittämishankkeet projektoidaan tapauskohtaisesti VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 28

KIITOS Jaana.Koivunen@vm.fi 09-160 32563 0400-923 431 Projektipäällikkö Valtiovarainministeriö Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö VNTHY/JK 21.5.2008 21.5.2008 29

Metatietohanke Taustaa

Mitä metatieto on? Metatietojen avulla kuvataan järjestelmään tallennettavan aineiston tietosisältöä rakennetta kontekstia asioiden ja asiakirjojen hallintaa ja käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan VALDA-järjestelmän toiminnallinen vaatimusmäärittely, v 0.8 Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 2

Metatietojen käyttö Kun organisaatioissa etsitään pitkäikäisiä, järjestelmäriippumattomia ratkaisuja, metatietoja täytyy tarkastella toimijoiden, toimintojen sekä ohjelmistojen välisen yhteistyön näkökulmasta, ei yksittäisen ohjelmiston näkökulmasta. Toimintaympäristössä luotavat metatietokuvaukset pitää tallentaa sellaisiksi sisältöyksiköiksi, joita on mahdollista käyttää erilaisilla ohjelmilla, eri osallistujaorganisaatioissa ja käsitellä tietoresursseina niin kuin muutakin tallennettua tietoa. Airi Salminen, Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa, RASKE2 seminaari 2.6.2005 Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 3

SILAVA-hanke VM165:00/2003 Tieto sujuvasti yhteiskäyttöön tieto- ja viestintäammattilaisten verkoston avulla (VALTIPA strategia 2005-2007), esittää mm.: Kehitetään semanttista yhteen toimivuutta ja selkeä informaatioarkkitehtuuri tiedon yhteis-, moni- ja uudelleenkäyttöisyyden tueksi. > Keinoina ovat - - yhteiset metatietokoodistot, yhtenäiset metatietorakenteet ja -arvot, tiedon tallennukseen, metatietoihin ja sisällönkuvailuun liittyvä osaaminen - - Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot (JHS 143) - soveltamisohjeet ja tietojärjestelmätuki valtioneuvostossa. > Tavoitteena on metatietopalvelu, joka sisältää mm. valtioneuvoston asiakirjatyypit, valtioneuvoston asiasanaston, URN-identifiointitunnukset, julkisuusluokitukset ja skeemat Metatietoelementtien arvojen yhdenmukaistaminen Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 4

Muita valtioneuvoston hankkeita Sanastot siltana saumattomalle tiedonvaihdolle (2005) RASKE (1994-1998) / RASKE 2 (2003-2006) hajallaan olevien tietojärjestelmien ja web-palveluiden integrointi metatietojen standardoinnin avulla näkökulma julkishallinnollinen, fokus: lainsäädäntöprosessi http://www.it.jyu.fi/raske/ VALDA (2006-) Esitutkimuksen loppuraportti: keskeisenä tavoitteena tulisi olla kehittää tietojärjestelmiä siten, että tiedon käsittelyssä hyödynnetään metatietoja eikä suoraan tietoja http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiaki rjat/20070621dokume/name.jsp Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 5

Muita hankkeita TOJ - Kansallisarkiston tiedonohjausjärjestelmä vaatimusmäärittelyn toiminnalliset vaatimukset sisältävät mm. metatieto-ohjauksen http://www.narc.fi/arkistolaitos/a/tiedostot/pdf/toj- Vaatimusmaarittely-V01.pdf FinnONTO/Semantic Web 2.0 ASKI-paja = Sähköinen asiakirjanhallinta Partnereina mm. VM/ValtIT+Kansallisarkisto SÄHKE-mallin ontologisointi, KAn luokitusten yhdistämisen mallinnus (2008-2009) Eduskunnalla asianhallinnan projekti TaYn kanssa http://www.seco.tkk.fi/projects/sw20/ Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 6

Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet -hanke VM 003:00/2007 Projektiryhmän esitys sis. mm. Suositus käytettävistä yhtenäisistä metatiedoista Toimintaohjelma yhtenäisten metatietovarantojen käyttöönottamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi Suunnitelma metatietopalvelujen toteuttamiseksi eduskunnassa ja valtioneuvostossa Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 7

Metatietohanke miten tästä edetään?

Ensimmäinen vaihe Metatietopäätoimittajan valinta määräaikainen virka perustettu ajalle 1.5.- 31.12.2008 jatkuu mahdollisesti... Tukiryhmän nimeäminen ohjausryhmä? työrukkanen? molemmat? vai ei lainkaan? Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 9

Ryhmän tehtävä (esitys) Metatietoryhmän tehtävänä on yhdessä metatietopäätoimittajan kanssa koordinoida ja kehittää valtioneuvostossa ja eduskunnassa käytettäviä metatietoja ja metatietokäytäntöjä. Ryhmän tehtävänä on seurata alan kansallista ja kansainvälistä kehitystä ja standardointia, antaa ja valmistella siihen liittyviä suosituksia, toimia asiantuntijana tietojärjestelmien metatietoihin liittyvissä kysymyksissä sekä konsultoida ja tukea metatietojen käyttöönottoa valtioneuvoston ja eduskunnan järjestelmissä sekä edistää yhdenmukaisuutta koko julkishallinnossa. Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 10

Ryhmän toiminta Metatietoryhmän tueksi kootaan käytännön työtä varten alatyöryhmiä eri osa-alueiden asiantuntijoista ja voidaan tarvittaessa koota metatietoverkosto. Metatietoryhmä tekee yhteistyötä valtion tietoarkkitehtuurityön, Valtipan verkostoryhmien, hallinnonalojen metatietoryhmien ja vastaavien sekä Suomen standardoimisliitto SFS:n alaisen Tietohuoltokomitean ja JUHTAn kanssa. Metatietoryhmän on tarkoitus kokoontua 2 kertaa vuodessa tai tarpeen mukaan. Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 11

Ryhmän kokoonpano Kokoonpano: ministeriöitä, oikeuskanslerinvirastoa, eduskuntaa, Kansallisarkistoa ja Kansalliskirjastoa pyydetään nimeämään ryhmään edustajansa. Ryhmällä on oikeus kutsua asiantuntijoita. Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 12

VALTION IT- KEHITTÄMINEN Eli siis: METATIETO- RYHMÄ VALTIPA HALLINNONALOJEN METATIETORYHMÄT JUHTA METATIETO- PÄÄTOIMITTAJA TIETOHUOLTO- KOMITEA VALTIPAN ASIASANASTO- RYHMÄ MUUT VALTIPAN RYHMÄT AD HOC ASIANTUNTIJA- RYHMÄT Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 13

Työn eteneminen 2008 Käytettyjen standardien ja normien kartoitus ja vertailu pääosin tehty jo 2007 vaatii vielä jonkin verran tarkentamista Teknisten ratkaisujen kartoitus kesällä 2008 Käytännön toteutusohjelma käyntiin syksyllä 2008 Osasto Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 10.06.2008 pp.kk.vvvv 14

Valtioneuvoston tietopalvelustrategia 2008-2010 Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön! 30.5.2008

Valtioneuvoston tietopalveluvisio 2015 Tieto ja osaaminen yhteiskäytössä Valtioneuvostossa, kansalaisilla ja muilla asiakkailla ja sidosryhmillä on toiminnassa tarvittava tieto käytettävissään nopeasti, luotettavasti ja sopivassa muodossa. 30.5.2008

Lähtökohtia tietopalvelustrategialle Konserniajattelu: koko valtionhallintoa tarkastellaan ja kehitetään yhtenä kokonaisuutena. Valtioneuvosto on johtava osa valtiokonsernia. Horisontaalinen yhteen toimivuus ja yhteispalvelut tärkeä tuottavuustekijä. Erityishuomio valtioneuvoston poikkihallinnollisiin prosesseihin. Sisällönhallinnan ja yhteisen tietoarkkitehtuurin avulla tietovarannot yhteiskäyttöön. Yhteistyö toiminnan kehittäjien, tietopalvelujen, tietohallinnon ja viestinnän kesken. 30.5.2008

Valtioneuvoston tietopalvelustrategia 2008-2010 Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön! Sisällönhallinta yhteen toimivuus tietoarkkitehtuuri, yhteiset informaatioprosessit, standardit, metatietomallit, sanastot, käytännöt OPM 30.5.2008 LVM VNK UM PLM TEM STM VM OM KA YM SM OKV Yhteistyössä: VALTIPA/ Tietopalvelut Tietohallinto Viestintä MMM TPK Eduskunta Yhteispalvelut ja järjestelmät Metatietopalvelu Julkaisupalvelu VNLib Senaattori EU-tiedonhallinta EUTORI, HARE, PTJ Asianhallintajärjestelmät Yhteiset hakujärjestelmät Sähköinen arkistointi Kysy tietopalvelusta Help Desk Kansalaisten verkkopalvelut

Strategiset tavoitteet Tietojohtamisen merkitys ja näkökulma tunnetuksi valtioneuvostossa. Konserniohjausta tarvitaan myös valtioneuvostotasolla. Tietopalvelujen aktiivinen osallistuminen toiminnan kehittämiseen. Yhteistyötä toiminnan kehittäjien, tietohallinnon ja viestinnän kanssa. Sujuvat informaatioprosessit toimintaprosessien tueksi. Yhteispalveluja, yhteen toimivuutta, yhteisiä tietorakenteita ja rajapintoja. 30.5.2008

Toimenpiteitä Tietojohtamisen seminaari, perehtyminen ryhmätyövälineiden ja uusien tietotyökalujen mahdollisuuksiin tiedon jakamisessa ja muodostamisessa Valtioneuvoston informaatio- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin luominen ja päivittäminen yhdessä tietohallinnon kanssa Informaatioprosessien analysointi ja kuvaaminen Säädösvalmistelun tietotuen kehittäminen Yhteisten järjestelmien tietosisältöjen laatukriteerit, työnjako ja toimintamalli Pelisäännöt yhteisille järjestelmille Metatietopalvelu Yhteisten hakujärjestelmien kehittäminen Kysy tietopalvelusta helpdesk Kirjastoaineistot yhteiskäyttöön VNLibin avulla Sähköisten julkaisujen saatavuuden, metatietokäytäntöjen ja julkaisuprosessien kehittäminen 30.5.2008

Organisoituminen ja resurssit Verkostomainen toiminta ja ministeriöiden väliset sopimukset lähtökohtana jatkossakin. Kun VNTHY osaksi IT-palvelukeskusta, selvennettävä tietopalvelujen asema ja koordinointi. Valtiokonsernitason tietopalvelun tehostamismahdollisuudet selvitetään. Yhteiset metatietomallit, standardit ja käytännöt tulisi ulottaa koko valtionhallintoon, jopa kuntiin asti. Selvitettävä, miten voimavarat saadaan riittämään yhteisiin tehtäviin ja riittääkö verkostomainen toimintatapa jatkossa. 30.5.2008