Naantalin kaupunki Ohje sopimusjohtamisen ja sopimus- 1 Sisällysluettelo Sivu 1 Sopimusprosessi 2 2 Sopimusten vastuuhenkilöt ja vastuuhenkilöiden tehtävät 2 3 Sopimusten valmistelu 2 4 Sopimusten riskit ja riskiarvioinnin laatiminen 3 5 Jatkuvuuden hallinta häiriötilanteissa 3 6 Sopimusten syntyminen ja sopimusten allekirjoittaminen 4 7 Sopimusten valvonta ja sopimuksiin liittyvä raportointi 4 8 Sopimushäiriöistä reklamointi ja sisäinen tiedonkulku häiriötapauksissa 4 9 Sopimuksen muuttaminen, irtisanominen tai purkaminen 6
Naantalin kaupunki Ohje sopimusjohtamisen ja sopimus- 2 1 Sopimusprosessi Sopimus on asiakirja, joka ratkaisee sopijapuolten vastuut ja velvoitteet. Mitä sopimukseen ei ole kirjattu, ei käytännössä ole olemassa. Myös sopimuksen solmimisen jälkeen sopijakumppanin ehtojen noudattamista on valvottava. Kuntalaissa kunnan johtamisen yhtenä osa-alueena on sopimuksiin perustuva johtaminen. Sopimusten nostaminen kunnan johtamisen keskiöön edellyttää vahvaa omistajaohjausta. Käytännössä tämä omistajaohjaus toteutetaan sopijakumppaneiden kanssa käytävissä neuvotteluissa, sopimusten valmistelussa, laadituissa sopimuksissa sekä sopimusten valvonnalla. Sopimusten elinkaaren jokaisen vaiheen tulee olla kaupungin johdon hallinnassa. Kuntalain riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa koskevat säännökset koskevat myös sopimuksia sekä niiden hallintaa. Kuntalain järjestämisvastuun käsitteeseen sisältyy velvoite valvoa tehtyjä sopimuksia. Valvonnan laiminlyönti tarkoittaa, että järjestämisvastuuta ei ole toteutettu. Kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja vastaavat sopimusten hallinnan operatiivisesta järjestämisestä. Tässä toimintaohjeessa määritellään sopimusprosessin organisointi Naantalin kaupungissa. Sopimusprosessi jakautuu sopimuksen suunnitteluun ja valmisteluun, hankinnan kilpailutusvaiheeseen sekä itse sopimuskauteen. Sopimuksia ja hankintoja määrittelevät lainsäädäntö sekä kaupungin strategiset linjaukset ja päätökset toiminnan järjestämisestä ja hankinnoista. Näiden on muodostettava johdonmukainen kokonaisuus. Toiminnassa on huomioitava julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet syrjimättömyydestä, yhdenvertaisuudesta, avoimuudesta sekä suhteellisuudesta (HankL 3 ). Kaikissa sopimusehdoissa kaupungin etu tulee ottaa huomioon tarkasti. Kustannuksissa tulee huomioida kaikki palvelujen tuottamisesta sekä tavaroiden hankkimisesta aiheutuvat kulut. 2 Sopimusten vastuuhenkilöt ja vastuuhenkilöiden tehtävät 3 Sopimusten valmistelu Toimivalta ja vastuu sopimusasioissa määräytyvät pääasiassa hallintosäännön toimivaltajaon ja henkilöstön toimenkuvien mukaisesti. Toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden tehtävänä on huolehtia, että kaupungin taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutuvat sopimuksissa. Sopimuksessa nimetty vastuuhenkilö tai työryhmä vastaa sopimusseurannasta eli tarkemmin seuraa ja tarkastelee laatua sekä seuraa ja valvoo laskutusta. Sopimusta valmistellessa toimielinten ja viranhaltijoiden on huolehdittava, että kaupungin taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutetaan sopimusehdoissa ja että hankinta on linjassa kaupungin ohjeistusten kanssa. Viranhaltijoiden velvollisuus sopimuksia valmisteltaessa on pitää huolta siitä, että sopimuksenmukaiset palvelut ovat osa kaupungin toiminnallista kokonaisuutta. Sopimusehtojen tulee olla valmisteltuna jo tarjouspyyntöä laadittaessa. Sopimukselle täytyy asettaa tavoite, eli mitä hankintasopimuksella halutaan. Myös
Naantalin kaupunki Ohje sopimusjohtamisen ja sopimus- 3 hankinnan laatu täytyy yksilöidä. Laatuvaatimukset vaikuttavat hintaan ja saatavien tarjousten määrään. Hankintasopimuksissa on huomioitava myös mahdolliset riskit ja sopimusehtojen noudattamisen valvonnalla on varmistettava, että sopimusehtoja myös tältä osin noudatetaan. Sopimuksiin tulee tarvittaessa ottaa kirjaukset EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (14.4.2016) henkilötietojen käsittelyä koskevista säännöksistä. Hankintaa valmisteleva viranhaltija vastaa tulevista hankinnoista tiedottamisesta, tarvittavan tiedon hankkimisesta, sopimuksen tavoitteiden asettamisesta ja sopimuksen tai hankinta-asiakirjojen (hankintailmoitus, tarjouspyyntö, sopimusluonnos) laadinnasta. Hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista sekä kaupungin hankintaohjeita. 4 Sopimusten riskit ja riskiarvioinnin laatiminen Kaikkiin sopimussuhteisiin liittyy riski. Riski voi olla taloudellinen ja/tai toiminnallinen, joka edellyttää sopimusosaamista ja kykyä hallita sopimuksia koko niiden elinkaaren ajan. Hankintaa kilpailutettaessa on tilaajan aina etukäteen selvitettävä hankinnan sisältö, hankintaan liittyvät riskit ja hankinnan vaikutus kaupungin toimintaan. Sopimuksissa voi olla sovittuna sopimussakko tai muu seuraamus sopimusehtojen noudattamatta jättämisestä. Liian tiukat sanktiot voivat kuitenkin rajoittaa tarjousten määrää tai vaikuttaa korottavasti hintaan. Esimerkiksi rakennusurakkasopimukset tehdään YSE -ehtojen mukaisesti, jolloin vakuudet ja sopimussakot ovat niiden mukaiset[sr1]. Yleiset sopimusehdot on käytävä huolellisesti läpi Riskien hallintaan kuuluu riskien tunnistaminen ja niiden arviointi sekä riskien seuranta ja vastuuhenkilö. Riskien hallintaa voidaan tehdä seuraavan taulukon avulla: Riskitekijä (tunnistaminen) 1. 2. 3. 4. Arvio (matala, keskitaso, korkea, kriittinen) Seuranta Vastuuhenkilö 5 Jatkuvuuden hallinta häiriötilanteissa Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallintapolitiikassa on tarkemmat säännökset sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta. Kaupungilla tulee olla valmius ja kyky hoitaa kaupungin kriittiset tehtävät sekä turvata asukkaiden hyvinvointi ulkoisen tai sisäisen toimintaympäristön häiriöistä, uhkista sekä riskeistä huolimatta. Nyky-yhteiskunnassa toimintamallia, jolla organisaatio rakentaa valmiuden ja kyvyn hoitaa keskeisimmät tehtävänsä kaikissa tilanteissa, kutsutaan jatkuvuudenhallinnaksi. Jatkuvuuden hallinnan kannalta kriittisiin sopimuksiin tulee aina kirjoittaa sopimusehdot häiriötilanteisiin varautumisesta sekä asetettujen vaatimusten valvonnasta. Sopimuskumppaneille tulee asettaa sopimuksissa selkeät velvoitteet häiriötilanteisiin varautumisesta.
Naantalin kaupunki Ohje sopimusjohtamisen ja sopimus- 4 Varautuminen ja jatkuvuuden hallinta täytyy sijoittaa luonnolliseksi osaksi kaupungin toimintaa. 6 Sopimusten syntyminen ja sopimusten allekirjoittaminen Kaupungin puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet tekee kaupunginhallitus tai muu hallintosäännössä määrätty viranomainen. Oikeustoimen tekemisessä on erotettava kaupungin sisäinen päätöksenteko ja suhde ulkopuoliseen sopimuskumppaniin. Jos sopimuskumppani on vilpittömässä mielessä, kaupunki ei useinkaan voi vedota omassa päätöksenteossaan tapahtuneisiin virheisiin. Sopimussuhdetta arvioidaan yksityisoikeudellisten säännösten mukaan ja tehty sopimus sitoo kuntaa (oikeustoimilaki 25 ). Hankintapäätökseen tulee aina kirjata, että sopimus syntyy vasta, kun toimivaltaisen viranomaisen päätös on lainvoimainen ja sopimusasiakirja on asianmukaisesti allekirjoitettu. Muutoin sopimus syntyy jo päätöksen tiedoksiannolla. Hallintosäännössä määrätään nimenkirjoituksesta ja asiakirjojen allekirjoittamisesta. 7 Sopimusten valvonta ja sopimuksiin liittyvä raportointi Sopimuksiin tulee kirjata sopimusten valvontaa koskevat ehdot. Dynasty-ohjelmiston sopimushallinnassa ylläpidetään kaupungin sopimuksia sekä niiden hallitaan kuuluvia vastuita. Sopimuksille nimetään vastuuhenkilöt, joiden tehtävänä on vastata kaikista sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanoon liittyvistä asioista. Sopimukset arkistoidaan tai hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Sopimuksiin liittyviä eräpäiviä on seurattava systemaattisesti. Sopimusten voimassaoloa on seurattava, jotta ehditään ajoissa neuvotella sopimusten jatkamisesta tai kilpailuttaa sopimuskohde. Sopimushallinnan hälytystoiminto lähettää hälytyksen/muistutuksen sopimuksen vastuuhenkilölle. Hälytykset näkyvät myös Dynasty-ohjelmistossa. Kaupunki voi menettää sopimuksen nojalla saamiaan oikeuksia, jos se toimii väärin sopimuksen toteutusvaiheessa esim. laiminlyömällä reklamaation. Koska kaupungilla on velvollisuus valvoa sopimuksen toteuttamista, saattaa passiivisuus aiheuttaa oikeuden menetyksiä. 8 Sopimushäiriöistä reklamointi ja sisäinen tiedonkulku häiriötapauksissa Sopimusrikkomuksiin tai muihin puutteisiin on reagoitava välittömästi. Mikäli reklamoinnissa viivyttelee liian kauan, kaupunki voi menettää oikeutensa vedota kyseiseen puutteeseen. Sopimuksen vastuuhenkilön on välittömästi ilmoitettava esimiehelle kirjallisesti havaitsemastaan sopimushäiriöstä ja/tai - rikkomuksesta ja käynnistettävä asian selvittäminen. Sopimushäiriöistä ja -
Naantalin kaupunki Ohje sopimusjohtamisen ja sopimus- 5 rikkomuksista ilmoitetaan toimivaltaiselle viranomaiselle mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten. Reklamointi tulee tehdä heti, vaikka esimerkiksi sopimusrikkomuksesta aiheutuneiden vahinkojen määrä ei ole vielä tiedossa. Tällöin reklamaatiossa varataan tilaisuus täsmennettyjen vaatimusten tekemiseen myöhemmin. Heti reklamoinnin tarpeen ilmentyessä tulee myös tarkistaa, onko sopimukseen kirjattu reklamointia koskevia ehtoja. Suullista reklamaatiota on vaikea todentaa jälkikäteen. Esimerkiksi sopimuksen purkaminen tai tarjoajan poissulkeminen huonojen kokemusten vuoksi edellyttää kirjallista reklamaatiota, joka on selkeästi dokumentoitu. Reklamaation lähettäjän tulee pystyä näyttämään toteen, että vastaanottaja on saanut tiedon reklamaatiosta. Varmin tapa on lähettää reklamaatio postitse saantitodistuksella tai haastemiehen välityksellä. Käytännössä reklamaatiot lähetetään usein sähköpostin välityksellä. Tällöin on syytä pyytää vastaanottajaa kuittaamaan sähköpostiviesti omallaan ja toteamaan, että hän on vastaanottanut kyseisen reklamaation. Kirjallisten reklamaatioiden merkitys korostuu mahdollisessa oikeudenkäynnissä. Kaupungin on voitava todistaa reklamoineensa asiasta ja että vastaanottaja on saanut reklamaatiosta tiedon. Reklamaatiot tulee dokumentoida huolellisesti ja tallentaa esimerkiksi Dynasty-ohjelmistoon tai muuhun vastaavaan paikkaan, josta kaikki kyseistä sopimusta koskeva materiaali on helposti löydettävissä. Näin sopimuskumppanin puutteet tai rikkomukset ovat sopimuksesta vastaavien henkilöiden tiedossa myös mahdollisissa henkilömuutostilanteissa. Sopimuksen seuranta ja tarpeen mukaan reklamoiminen ovat laadukkaan ja toimivan sopimuskauden edellytys. Tällöin myös varmistetaan, että kaupunki saa palvelua, jota se on tilannut ja josta se maksaa. Sopimusrikkomuksiin liittyvät sanktiot kirjataan sopimuksiin silloin, kun se on mahdollista. Reklamaation sisältö Reklamaatioon kannattaa kirjata ainakin seuraavat asiat: asioiden taustat sopimus ja osapuolet mitä suorituksesta on sovittu reklamaation syy, eli miten suoritus poikkeaa sovitusta (yksilöidään puutteet, virheet, sopimusrikkomus) yksilöidään rikkomuksesta reklamoijalle aiheutuneet seuraamukset esitetään vaatimukset ja yksilöidään ne niin hyvin kuin tässä vaiheessa on mahdollista (esim. korvattavien vahinkojen määrä) varataan oikeus täsmennettyjen yksilöityjen vaatimusten esittämiseen myöhemmin (esim. vahingon määrä ei ole tässä vaiheessa vielä välttämättä tiedossa) päiväys ja allekirjoitukset.
Naantalin kaupunki Ohje sopimusjohtamisen ja sopimus- 6 9 Sopimuksen muuttaminen, irtisanominen tai purkaminen Sopimuksiin tulee aina kirjata ehdot sopimuksen mahdollisesta muuttamisesta sekä irtisanomisesta. Oikeus sopimuksen yksipuoliseen muuttamiseen ratkeaa ensisijaisesti sen mukaan, onko tällaisesta muutosoikeudesta sovittu. Mikäli muutosoikeudesta ei ole sovittu, ei toinen osapuoli voi lähtökohtaisesti omin päin muuttaa sopimusta. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen ovat erilaisia tapoja päättää sopimuksen voimassaolo. Irtisanominen on tapa lakkauttaa sopimussuhde, kun sopimuksen jatkumista ei enää pidetä tarkoituksenmukaisena. Purkaminen puolestaan tarkoittaa yleisesti sopimuksen välitöntä lakkauttamista ja suoritustoimien mitätöintiä. Sopimuksen purkaminen on toisen osapuolen sopimusrikkomukseen liittyvä oikeuskeino. Irtisanomistilanteessa sopimus loppuu yleensä sovitun irtisanomisajan kuluttua. Sopimuksessa voidaan tosin myös sopia, että se päättyy välittömästi ilman irtisanomisaikaa. Joissain tilanteissa irtisanomisajasta on säädetty laissa, esim. asunhuoneiston tai liikehuoneiston vuokrasopimuksen osalta, mutta näistäkin voidaan sopimuksella poiketa. Jollei irtisanomisajasta ole sovittu osapuolten kesken eikä niitä ole määrätty laissa, sopimus päättyy kohtuullisen irtisanomisajan kuluttua umpeen. Tämä kohtuullinen aika ratkaistaan tapauskohtaisesti, ja sen pituus vaihtelee sopimukseen ja sen osapuoliin liittyvien olosuhteiden mukaan. Siksi tällaisen kohtuullisen irtisanomisajan pituudesta syntyy helposti kiistaa osapuolten välillä, kun sopimussuhdetta ollaan päättämässä. Purkaminen vaatii lähtökohtaisesti perusteeksi toisen osapuolen tekemän sopimusrikkomuksen, kun irtisanominen voidaan normaalisti tehdä ilman perustetta. Sopimuksen purkamisella ja irtisanomisella on Suomessa laissa säädetty ero muun muassa työsuhteessa ja huoneenvuokrasuhteessa, joissa purkaminen vaatii huomattavasti vakavampia perusteita sopimuksen päättämiseen kuin irtisanominen. Purkuperusteen täyttyminen luo sopijakumppanille oikeuden sopimuksen purkamiseen. Hän voi kuitenkin aina pysyä sopimuksessa ja vaatia vastapuolelta sopimuksen mukaista suoritusta sekä mahdollista vahingonkorvausta. Sopimusta rikkoneella osapuolella ei oman rikkomuksensa perusteella ole oikeutta purkaa sopimusta, vaan purkuoikeus on ainoastaan vastapuolella. Määräaikainen sopimus solmitaan nimensä mukaisesti määräajaksi, jolloin se päättyy sovittuna aikana. Osapuolilla ei lähtökohtaisesti ole irtisanomisoikeutta, vaan luottamusta järjestelyn pysyvyyteen suojataan. Lainsäädännössä on kuitenkin poikkeustapauksia, jotka oikeuttavat määräajaksi tehdyn sopimuksen irtisanomiseen, esim. vuokrasopimukset. Jos osapuoli irtisanoo määräaikaisen sopimuksen perusteettomasti, voi toinen osapuoli vaatia sopimuksen jatkamista. Tällöin oikeudettomasti irtisanoutuneen tulee tehdä sopimuksen loppuaikaiset suoritukset. On myös mahdollista, että irtisanova osapuoli suorittaa osansa vahingonkorvauksena. Sopimuksen päättyessä kaikki sopimusvelvoitteet, esimerkiksi takuut, salassapitovelvoite ja vahingonkorvausvastuu, eivät kuitenkaan pääty sopimuksen päättymiseen.