OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 1(9) TURUN SEUDUN PUHDISTAMO OY KUNNOSSAPITOPALVELUIDEN, NIIHIN LIITTYVIEN MATERIAALIEN JA INVESTOINTILUONTEISTEN PROJEKTIEN HANKINTA Turun seudun puhdistamo Oy (jäljempänä myös puhdistamo, tilaaja, hankintayksikkö ) pyytää osallistumishakemuksia Hilma-ilmoituskanavaan 19.5.2017 julkaistavaksi lähetetyn hankintailmoituksen sekä tämän osallistumishakemusohjeen ja sen liitteenä olevan alustavan tarjouspyynnön mukaisesti puhdistamon kunnossapitopalveluiden, niihin liittyvien materiaalien ja investointiluonteisten projektien hankinnasta (jäljempänä kunnossapidon hankinta ). 1. Hankinnan kohde Turun seudun puhdistamo Oy on 14 kunnan omistama palveluntuottaja, joka tarjoaa omistajilleen sekä muille asiakkailleen hyvänlaatuista jätevedenpuhdistuspalvelua kustannustehokkaasti. Puhdistamo vastaa ja huolehtii Kakolanmäen jätevedenpuhdistamon operoinnista ja sen puhdistustuloksesta. Lisätietoa hankintayksiköstä löytyy nettisivuilta osoitteesta: http:///. Kunnossapitopalveluita hankitaan Turun seudun puhdistamo Oy:n laitoksiin ja kohteisiin: Kakolanmäen jätevedenpuhdistamo Aurajoen alitustunnelin luolatilat Puhdistamon hallintorakennus Merimiehenkadun pumppaamo Kaarinan pumppaamo Raision pumppaamo Raisionjoen pumppaamo Kaarinan paineviemärin mitta-asema siirtoputkistot Maskun, Naantalin, Paimion, Piikkiön, Liedon, Jaaninojan, Ruskon, Mynämäen, Nousiaisten, Peltolan, Kaistarniemen, Auran, Pöytyän, Oripään ja Marttilan mitta-asemien osalta tietoliikennejärjestelmien huolto ja huollon hallinnointi (HUOM: näiden mitta-asemien / pumppaamoiden huolto ja kunnossapito eivät muilta osin kuulu hankintaan). Hankintaan sisältyvät kunnossapitopalvelun lisäksi kaikki ennakkohuoltoihin, korjauksiin ja muutostöihin tarvittavat varaosat, materiaalit, tarvikkeet ja työt.
2. Hankintamenettely OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 2(9) Lisäksi kunnossapidon hankintaan sisältyvät laitosten ja kohteiden investointiluonteiset projektit, joiden arvo on korkeintaan 300.000 (alv 0 %) / projekti. Investointiluonteisilla töillä tarkoitetaan laitosten ja muiden kohteiden kehitys- ja korvausinvestointeja, joihin tyypillisesti sisältyy yhdessä tai erikseen mm. suunnittelu-, putkisto-, teräsrakenne-, laite-, sähkö-, instrumentointi-, rakennusteknisiä ja LVI-järjestelmien asennustöitä hankintoineen sekä automaatiojärjestelmän muutostöitä yhdessä tilaajan automaatiopalveluntuottajien kanssa. Tällaisia investointiluonteisia projekteja on tyypillisesti yhdestä viiteen vuosittain. Sopimus ei muodosta palveluntuottajalle yksinoikeutta hankinnan kohteena olevien palveluiden tai töiden tekemiseen tai materiaalien hankkimiseen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden harkintansa mukaan kilpailuttaa tai ostaa investointiluonteisia projekteja sekä hankkia kunnossapidon materiaaleja sopimuskauden aikana tästä hankinnasta erillisinä. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteellä 1, Alustava tarjouspyyntö. Tilaaja on järjestänyt hankintaan liittyvän markkinakartoituksen huhtikuussa 2017 (vapaaehtoinen hankintailmoitus julkaistu Hilmassa 1.3.2017). Näiden tilaisuuksien yhteenvetona tilaaja on antanut kaikille markkinakartoitukseen osallistuneille yritykselle seuraavan tiedon: Arvostamme kunnossapidon järjestämisessä palveluntuottajan omaaloitteisuutta, aktiivista toimintaa ja aktiivista viestintää tilaajalle päin. Palveluntuottajan erityisosaaminen, toimiva tilaajan käyttöön nimetty tiimi sekä näiden henkilöiden motivointi ja sijaisjärjestelyt ovat tilaajalle tärkeitä. Tarjousten vertailuvaiheessa painotamme vahvasti laatua ja annamme tarjoajille mahdollisuuden osallistua palvelutason määrittelyyn. Hankinnan sisältö ja vertailuperusteet tarkentuvat menettelyn aikana. Käsityksemme mukaan kunnossapidon hankinnassa ei ole kyse liikkeenluovutuksesta, sillä kyseessä ei ole toiminnallisesti itsenäinen kokonaisuus, jonka liiketoimintaa olisi mahdollista harjoittaa itsenäisesti. Tilaajan henkilöstö osallistuu vahvasti kunnossapidon johtamiseen ja tilaajalla on mm. oma varallaolojärjestelmä, jota ulkoinen kunnossapidon palveluntuottaja vahvistaa. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki ). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain mukaista neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltua, sillä hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Tilaaja voi vertailla ja valita alustavan tarjouksen myös ilman neuvotteluja (hankintalain 35 ).
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 3(9) Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta korvausta. Korvausta ei makseta myöskään siinä tapauksessa, että hankinta keskeytetään. Hankintailmoitus, osallistumishakemusohje ja alustava tarjouspyyntö lähetetty julkaistavaksi 19.5.2017 Osallistumispyyntöä koskevat kysymykset 31.5.2017 klo 12.00 Vastaukset kysymyksiin lähetetään viimeistään 2.6.2017 Osallistumishakemusten jättöaika ma 19.6.2017 klo 12.00 Neuvottelukutsut ja pyyntö jättää alustava tarjous aikaisintaan ke 16.8. to 14.9 ja pe 15.9.2017 Tutustumiskierros hankinnan kohteisiin (kierros (tarkempi ohjelma on pakollinen ja kestää n. 1,5 päivää) toimitetaan myöhemmin) Alustavat tarjoukset to 21.9. klo 14.00 Neuvottelut Turussa tarvittaessa (alustavasti 1 arkipäivä / tarjoaja) lokakuun alku Lopullinen tarjouspyyntö tarvittaessa loka-marraskuussa [tarkennetaan lopullisessa Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tarjouspyynnössä] [tarkennetaan lopullisessa Vastaukset tarjoajille tarjouspyynnössä] Tarjousten jättöaika alustavasti 24.11.2017 Hankintapäätös ja tiedoksianto joulukuu viimeistään 1.1.2019 Sopimuskauden aloitus [huom. vuosi] Aikatauluun voi tulla muutoksia ja hankinta voidaan myös keskeyttää perustellusta syystä. Hankinnan kieli on suomi ja hankintaan liittyvät asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. 3. Pakolliset soveltuvuusvaatimukset Tilaaja on asettanut ehdottomia vaatimuksia hankintaan osallistumiselle. Osallistumishakemusohjeen liitteenä 2 on ESPD-lomake, jolla ehdokas vakuuttaa, ettei sitä koske mikään hankintalain poissulkemisperusteista. Lisäksi ehdokas vakuuttaa täyttävänsä tilaajan asettamat soveltuvuusvaatimukset ESPD-lomakkeen osassa IV, Valintaperusteet, kohdassa a: Kaikkia valintaperusteita koskeva yleinen ilmoitus. Jäljempänä kohdassa 3.1 on yksilöity nämä vaatimukset.
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 4(9) ESPD-lomakkeen lisäksi ehdokas toimittaa osallistumishakemusohjeen liitteenä 3 olevan Referenssilomakkeen täytettynä. Referenssilomakkeella ehdokas kuvaa tarkemmin referenssien sisällön sekä liikevaihtonsa suuruuden. Soveltuvuusvaatimusten täyttäminen on edellytys hankintaan osallistumiselle. Soveltuvuusvaatimukset koskevat kaikkia ehdokkaita, tarjoajia sekä valittua palveluntuottajaa myös koko sopimuskauden ajan. AMMATTIREKISTERIIN KUULUMINEN Ehdokas on merkitty asiaankuuluvaan ammattirekisteriin jos ehdokkaan sijoittautumismaan lainsäädäntö sitä edellyttää (Suomessa kaupparekisteri). TALOUDELLINEN TILANNE JA RAHOITUSASEMA Liikevaihto Liikevaihtovaatimus on vähintään 6.000.000 euroa / vuosi viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Tiedot ilmoitetaan Referenssilomakkeella, liite 3. Vastuuvakuutus Ehdokas vakuuttaa, että sillä on toimintaansa varten kattava ja euromäärältään riittävä vastuuvakuutus. TEKNINEN JA AMMATILLINEN PÄTEVYYS Työvälineet, kalusto ja tekniset laitteet Ehdokas vakuuttaa, että sillä on hankinnan kohteen kannalta riittävät työvälineet, kalusto, tekniset laitteet ja henkilöstö käytettävissään koko sopimuskauden ajan. Referenssit Kaikki referenssit ilmoitetaan Referenssilomakkeella, liite 3. Pakollinen referenssivaatimus Palveluntuottajalla on vähintään yksi (1) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssi (aiempi sopimus) prosessiteollisuuden tai jätevedenpuhdistamon kunnossapitopalveluista. Referenssisopimuksen arvo on vähintään 350.000 /vuosi (arvo sisältää ainoastaan kunnossapidon palvelua, ei materiaaleja).
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 5(9) Tilaaja edellyttää, että palveluntuottaja on hoitanut referenssikohteessa mekaanisen, sähkö- ja instrumentoinnin kunnossapidon. Työt on suoritettu ammattimaisesti ja laadukkaasti useamman kuin yhden henkilön voimin. Palveluntuottaja on ollut referenssisopimuksen päätoteuttaja / pääsopimuskumppani (tilaaja ei hyväksy alihankintasopimuksia näytöksi referenssivaatimuksen täyttämisestä). Pakolliseksi referenssiksi hyväksytään edellä esitetyt vaatimukset täyttävä sopimus, joka on ollut voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta viimeisen kolmen (3) vuoden aikana (19.6.2014-19.6.2017). Vertailussa huomioitavat referenssit Tilaaja valitsee neuvottelumenettelyyn ehdokkaiden joukosta neljä (4) tarjoajaa. Siinä tapauksessa, että jatkoon valittavien ehdokkaiden määrää joudutaan rajoittamaan, tilaaja vertailee ehdokkaiden kokemusta alla olevista referensseistä. Ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen referenssien pisteytyksen perusteella. Useampia kunnossapidon referenssejä Palveluntuottajalla on useampia referenssejä prosessiteollisuuden, elintarviketeollisuuden, puhdasvesilaitoksen tai jätevedenpuhdistamon kunnossapidon sopimuksista ilman euromääräistä rajaa. Tilaaja arvioi sopimusten sisältöä eri osa-alueiden (= mekaaninen, sähkö-, instrumentointi- sekä kiinteistötekninen kunnossapito*) sekä sopimuksen euromääräisen arvon mukaan. Myös vertailtavissa referensseissä palveluntuottaja on ollut referenssisopimuksen päätoteuttaja / pääsopimuskumppani (tilaaja ei hyväksy alihankintasopimuksia). Vertailtavana referenssinä huomioidaan edellä esitetyt vaatimukset täyttävä sopimus, joka on ollut voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta viimeisen viiden (5) vuoden aikana (19.6.2012-19.6.2017). Palveluntuottaja voi ilmoittaa enintään kymmenen (10) vertailussa huomioitavaa referenssiä. Huom: vertailussa ei voida huomioida referenssiä, jolla palveluntuottaja osoittaa täyttävänsä pakollisen referenssivaatimuksen. *Mekaanisella kunnossapidolla tarkoitetaan mm. koneiden, laitteiden, pumppujen, teräsrakenteiden, putkistojen, nostimien, nostureiden ennakkohuolto- ja korjaustöitä. Mekaanisia töitä ovat esimerkiksi koneiden ja laitteiden laakereiden ja tiivisteiden vaihtotyöt sekä kiinnityspulttien kiristystyöt, teräsrakenteiden hitsaamalla tehtävät korjaustyöt, putkistojen hitsaamalla tehtävät
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 6(9) korjaustyöt ja putkistojen kierreliitosten kiristäminen, nostimien- ja nostureiden määräaikaistarkastukset jne. Sähkökunnossapidolla tarkoitetaan mm. koneisiin ja laitteisiin sekä laitokseen liittyvien sähkölaitteiden ja -järjestelmien ennakkohuolto- ja korjaustöitä. Instrumentointikunnossapidolla tarkoitetaan mm. automaatiojärjestelmiin liittyvien kenttälaitteiden ennakkohuoltoja korjaustöitä. Kiinteistöteknisellä kunnossapidolla tarkoitetaan rakennusten ja niihin liittyvien järjestelmien, kuten LVI-järjestelmien ennakkohuolto- ja korjaustöitä. Kiinteistöteknisellä kunnossapidolla ei tässä hankinnassa tarkoiteta siivousta, jätehuoltoa tai ulkoalueiden hoitoa. Pisteet: a) Sopimuksen sisällön pisteytys: - 5 pistettä = Referenssi sisältää kaikkien osa-alueiden (mekaaninen, sähkö-, instrumentointi- ja kiinteistötekninen) kunnossapidon. - 3 pistettä = Referenssi sisältää useampia kuin yhden, mutta alle neljä osa-aluetta (mekaaninen, sähkö-, instrumentointi-, kiinteistötekninen kunnossapito). - 1 piste = Referenssi sisältää yhden osa-alueista (mekaaninen, sähkö-, instrumentointi-, kiinteistötekninen kunnossapito). b) Sopimuksen arvon pisteytys: Edellä mainitun lisäksi kyseisistä referensseistä saa pisteitä sopimuksen arvon perusteella seuraavasti (kaikki arvot alv 0 %; arvoihin ei lasketa mahdollisia materiaalitoimituksia vaan ainoastaan kunnossapitopalveluiden arvo): - 5 pistettä = Referenssisopimuksen arvo on vähintään 300.000 (alv 0 % ) / vuosi. - 3 pistettä = Referenssisopimuksen arvo on vähintään 200.000, mutta alle 300.000 / vuosi. - 1 pistettä = Referenssisopimuksen arvo on vähintään 100.000, mutta alle 200.000 / vuosi. (Huom: alle 100.000 arvoisista sopimuksista ei saa pisteitä.)
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 7(9) Lopuksi ehdokkaan kohdasta a) ja kohdasta b) saamat pisteet lasketaan yhteen. Neuvottelumenettelyyn valitaan neljä (4) eniten pisteitä saanutta ehdokasta. Mikäli useampi kuin neljä ehdokasta saa samat maksimipisteet (5x10+5x10=50p), tilaaja arpoo neuvottelumenettelyyn valittavat neljä näiden joukosta. LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄT JA YMPÄRISTÖASIOIDEN HALLINTAA KOSKEVAT STANDARDIT 4. Hankintamenettelyn kulku Ehdokas vakuuttaa, että sillä on sertifioitu ISO9001 laatujärjestelmä. Päästäkseen mukaan neuvottelumenettelyyn, hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät: - Osallistumishakemuksen (liite 4) - Täytetyn ESPD-lomakkeen pdf-muodossa (liite 2). ESPD:n toimittavat ehdokas, ryhmittymän kaikki jäsenet sekä sellaiset alihankkijat, joiden voimavaroihin ehdokas vetoaa osallistumishakemuksen kohdassa 3.1 asetut soveltuvuusvaatimukset täyttääkseen. - Tiedot referensseistä sekä liikevaihdon suuruudesta Referenssilomakkeella (liite 3). Jos osallistumishakemuksessa on ehdokkaan liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi. Ehdokas voi osallistua hankintaan ryhmittymänä tai käyttää alihankkijoita. Ehdokkaan on osoitettava näyttö tällaisten voimavarojen käytettävyydestä. Jos ehdokas vetoaa alihankkijan voimavaroihin, kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Ehdokkaalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka voimavaroihin ehdokas on vedonnut osallistumishakemuksessa. Ehdokkaan määräysvallassa olevien konserniyhtiöiden voimavaroja ei automaattisesti pidetä ehdokkaan itsensä voimavaroina. Jos ehdokas haluaa vedota määräysvallassaan olevien konserniyhtiöidensä voimavaroihin, osallistumishakemus ja tarjous on tehtävä ryhmittymänä, jossa ko. voimavaroja luovuttavat konserniyhtiöt ovat mukana. Konserniyhtiön on tällöin tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen.
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 8(9) Menettelyyn valituille tarjoajille toimitetaan alustavaa tarjouspyyntöä (liite 1) tukevaa lisämateriaalia alustavan tarjouksen tekemistä varten elokuussa (aikaisintaan 16.8.) sekä kutsu neuvotteluihin. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisen edullisuuden hinta laatu-peruste (ks. tarkemmin liite 1). Tilaaja käy neuvottelut tarjoajien kanssa alustavan tarjouspyynnön, sitä tukevan lisämateriaalin sekä tarjoan alustavan tarjouksen perusteella. Neuvottelut käydään lokakuun alussa Turussa erikseen kunkin tarjoajan kanssa. Tilaaja ei paljasta tarjoajien esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella, lopullisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä. 5. Osallistumishakemusohjeeseen liittyvät kysymykset Hankinnasta kiinnostunut yritys voi esittää kysymyksiä ja pyytää lisätietoja sähköpostitse ke 31.5.2017 klo 12.00 mennessä osoitteeseen. Ystävällisesti pyydämme kirjoittamaan sähköpostin aihekenttään Kunnossapito: Kysymykset. Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti ja saman sisältöisinä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille viimeistään pe 2.6.2017. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan myös tilaajan nettisivuilla osoitteessa /hankinnat. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Yritys on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta antaessaan. 6. Osallistumishakemuksen toimittaminen Osallistumishakemus liitteineen on toimitettava sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@ptcs.fi viimeistään ma 19.6.2017 kello 12.00. Määräajan jälkeen saapuneita osallistumishakemuksia ei oteta huomioon. Sähköpostiviestin liitteiden on oltava joko pdf-muodossa tai Microsoft Office - ohjelmilla luettavassa muodossa. Pyydämme otsikoimaan osallistumishakemuksen sisältävän viestin: TSP Kunnossapito / Osallistumishakemus / [Yrityksen nimi].
OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE 9(9) Turussa 19.5.2017 Turun seudun puhdistamo Oy LIITTEET Liite 1 Alustava tarjouspyyntö [Huom: alustava tarjous pyydetään vain neuvottelumenettelyyn valituilta tarjoajilta] Liite 2 ESPD-kooditiedosto (ESPD palautettava täytettynä pdf-muodossa) Liite 2.1 Ohje: ESPD-lomakkeen käyttö Liite 3 Referenssilomake ja selvitys liikevaihdosta (palautettava täytettynä) Liite 4 Osallistumishakemuslomake (palautettava täytettynä)