Visma Fivaldi -käsikirja Ostoreskontra ja ostolaskujen kierrätys

Visma Fivaldi -käsikirja Ostoreskontra ja ostolaskujen kierrätys

2 Sisällys 1 Ohjaustiedot ja perusasetukset... 4 1.1 Yrityksen perustiedot... 4 1.2 Pankkitiedot... 5 1.3 Verokannat... 6 1.4 Valuutat... 7 1.5 Maksuehdot... 7 1.6 Tilikartta... 8 1.7 Tilikartan seurantakohteet... 9 2 Ostoreskontran perustiedot... 10 2.1 Tiliöintien perustiedot... 10 2.2 Maksujen perustiedot... 11 3 Toimittajan perustaminen... 13 3.1 Yritysrekisteri... 13 3.2 Pankkitilit... 14 4 Ostoreskontran käyttäminen... 15 4.1 Ostolaskun tallentaminen... 15 4.2 Maksun syöttö... 17 4.3 Tiliote... 19 4.4 Hyvityslaskun tallentaminen... 20 4.5 Hyvityslaskun- ja veloituslaskun kohdistaminen... 21 5 Maksatus... 22 5.1 Maksatuserien luominen... 22 5.2 Maksatustapahtumat... 25 5.3 Laskukohtaiset toiminnot... 26 5.4 Maksatuserien käsittely... 27 5.5 Maksatus Fivaldi -pankkiyhteyttä käytettäessä... 32 6 Raporttitulostin / Ostoreskontra... 33 7 Ostolaskujen kierrätys... 34 8 Yleistä... 34 9 Palvelunhallinta... 35 10 Perusasetukset... 37 11 Laskun tallentaminen... 43 12 Laskun käsittely... 48 13 Laskun tiliöinti ja reskontraan vienti... 52 14 Ostoreskontra... 54

10.3.2014 Visma Software Oy 3

1 Ohjaustiedot ja perusasetukset 1.1 Yrityksen perustiedot 10.3.2014 Visma Software Oy 4

1.2 Pankkitiedot Reskontrien käytössä olevat pankkitiedot ja maksajatunnus on määritelty pankkitiedot -välilehdellä. C2B XML valinnalla määritellään kyseisen pankkitilin ostoreskontran maksatuksen muodostama aineisto SE- PA -muotoiseksi c2b (customer to bank) xml -aineistoksi. Valuuttamaksut -valinnalla määritellään muut kuin SEPA -alueen sisäiset euromääräiset maksuaineistot. Mikäli c2b xml valinta on päällä, muodostetaan Cross Border Payment c2b aineistoa. Cross Border Payment voi olla sekä SEPAn ulkopuolista, että sisäistä maksuaineistoa, mutta kuitenkin aina muussa valuutassa kuin euro. 10.3.2014 Visma Software Oy 5

(Esim. maksu ruotsiin = SEPAn sisäinen, ei euromääräinen). Mikäli c2b xml valinta ei ole päällä muodostetaan LUM2-aineistoa. 1.3 Verokannat Reskontrien käytössä olevat verokannat kirjanpidon tileineen on määritelty yrityksen perustiedoissa. Yritykseen luettu tilikartta muodostaa alv-kannat sekä määrittelee alv-kantojen asetukset (esim. brutto-/nettokäsittely sekä kirjanpidon tilit). 10.3.2014 Visma Software Oy 6

1.4 Valuutat Perustettaville valuutoille määritellään yrityksen perustiedoissa oletus valuuttakurssi. Tapahtumat (laskut ja suoritukset) voidaan aina kirjata millä tahansa kurssilla. 1.5 Maksuehdot Reskontrien käytössä olevat maksuehdot on määritelty maksuehdot välilehdellä. Toimittajan taakse voidaan määritellä oletusmaksuehto. 10.3.2014 Visma Software Oy 7

1.6 Tilikartta Yrityksen tilikartta, tilin oletus ALV-käsittely ja tilin käyttö eri sovelluksissa on määritelty tilikartassa. Mikäli yrityksen käytössä on TITO (tiliote tositteena), on tilikarttaan määriteltävä ostoreskontran välitili. (Välitilit sisältyvät uusimpaan liikekirjurin alv-nettokäsittely tilikarttaan, ostoreskontrassa tili 2899). 10.3.2014 Visma Software Oy 8

1.7 Tilikartan seurantakohteet Yrityksen käytössä olevat seurantakohteet on määritelty tilikartan seurantakohteet -välilehdellä. Seurantakohteen valinta on mahdollista määritellä pakolliseksi. Seurankohteille voidaan määritellä vyörytyksiä, joilla tietyn seurantakohteen kirjaukset saadaan vyörytettyä halutussa suhteessa muille seurantakohteille ja/tai kirjanpidon tileille esim. hallinnon kulut. 10.3.2014 Visma Software Oy 9

2 Ostoreskontran perustiedot 2.1 Tiliöintien perustiedot Tiliöintien perustiedot on määritelty ostoreskontran perustiedoissa. ALV-käsittelyn oletuksena on nettokäsittely. Poikkeuksena KH:n taloyhtiöt sekä yritykset, jotka eivät ole arvonlisäverovelvollisia käyttävät yleensä bruttokäsittelyä. Tositelajit: - 5=Ostolaskut - 6=Maksut - 30=Kassamaksut (Kassamaksut käsitellään erillisessä ohjeessa) Kausien käsittely: Ostoreskontran laskujen ja maksujen kausien avaaminen ja sulkeminen. 10.3.2014 Visma Software Oy 10

Tiliöintikoodit: Toimittajan tietoihin on mahdollista tallentaa tiliöintikoodi (oletustiliöinti). Tiliöintikoodit kannattaa perustaa yritysrekisterissä toimittajaa perustettaessa. (Poikkeuksena KH:n taloyhtiöt, joissa on yhteinen yritysrekisteri. Tällöin ostoreskontran perustiedoissa tiliöintien yrityssuhteisiin valitaan yhteisrekisteri kohtaan Laskujen tiliöinti pääyritytyksenä käytetään. Tällä asetuksella laskujen tiliöintikoodit pystytään jakamaan taloyhtiöille.) Kausien käsittely: Ostoreskontran laskujen ja maksujen kausien avaaminen ja sulkeminen. 2.2 Maksujen perustiedot 10.3.2014 Visma Software Oy 11

Maksujen perustiedot välilehdellä määritellään laskun maksun tiliöinti. Jos käytössä on TITO (konekilinen tiliote) on maksun vastatili ostoreskontran välitili. Muutoin vastatili on pankkitili. Mahdollisia kassa-alennuksia sekä valuuttakurssieroja on mahdollista seurata omilla kirjanpidon tileillään. 10.3.2014 Visma Software Oy 12

3 Toimittajan perustaminen 3.1 Yritysrekisteri Toimittajat perustetaan yritysrekisteriin. Y-tunnus kannattaa tallentaa toimittajaa perustettaessa (mahdollisien verkkolaskujen kohdistusta varten). Ostotiedoissa on mahdollista määritellä oletusmaksuehto sekä tiliöintikoodi. Jos tiliöintikoodia ei löydy valikosta, uusi tiliöintikoodi voidaan perustaa toimittajalle suoraan klikkaamalla uusi. 10.3.2014 Visma Software Oy 13

3.2 Pankkitilit Pankkitili syötetään toimittajan pankkitilit välilehdelle. Tallentaessa kansallista tilinumeroa, ohjelma luo IBANtilinumeron ja pankkiryhmää vastaavan BIC/Swift tunnuksen. Tallentaessa IBAN-muotoista tilinumeroa, ohjelma luo kansallisen tilinumeron ja pankkiryhmää vastaavan BIC/Swift tunnuksen. 10.3.2014 Visma Software Oy 14

4 Ostoreskontran käyttäminen 4.1 Ostolaskun tallentaminen Laskun tallennus aloitetaan enterillä tai uusi lasku painikkeella. Tallennuksessa edetään enterillä tai tabulaattorilla. Toimittajan pankkitilit määritellään omalla välilehdellään. Pankkitilin maa määrittelee SEPA-maksun / Valuuttamaksun (Cross Border-maksun) muodostumisen. Kirjauspäivä määrittelee kirjanpidon kauden. Yritystunnus kenttään voidaan kirjoittaa suoraan osa toimittajan nimeä, hakua ei välttämättä tarvitse avata. Laskunpäivä määrittelee eräpäivän laskennan. HUOM! Laskun päivä määrittelee myös käytettävän alvkannan. Esim. ennen 1.7.2010 oleva laskun päivä ehdottaa laskulle vanhaa alv-kantaa (esim. 22%). Alkuperäiselle laskunnumerolle saadaan perustiedoissa tarkistus, jotta samalle toimittajalle ei voida tallentaa samaa laskua kahdesti. 10.3.2014 Visma Software Oy 15

Maksuehto tulee joko toimittajan takaa yritysrekisteristä tai se voidaan valita laskua tallennettaessa. Laskunpäivä + maksuehto = eräpäivä. Valuutta valitaan laskujen tallennuksen yhteydessä, mikäli sitä ei ole tallennettu toimittajan tietoihin. Muu kuin EUR-valuutta määrittelee maksun valuuttamaksuksi. Kurssi syötetään laskua kirjattaessa, muutoin käytetään yrityksen perustietojen oletusvaluuttakurssia. Summa kenttään tallennetaan laskun verollinen loppusumma. Viite = kansallinen viite. Kentässä on tarkistus näppäilyvirheiden osalta. RF-viite SEPA viite, kansainvälinen viitenumero. Ohjelma generoi kansallisen viitteen RF-viitteen perusteella (esim. LMP-aineistoa varten). Hyväksytty valinnalla voidaan estää laskun maksetuksi kuittaaminen sekä maksatuserään noutaminen. Tiliöintikoodi voidaan tallentaa yritysrekisteriin toimittajan tietoihin, jolloin ohjelma automaattisesti ehdottaa oletustiliöintiä laskua kirjattaessa. Osto-/kulutili valitaan tilikartan tileistä mikäli tiliöintikoodit eivät ole käytössä. Seurantakohteille on omat valintansa mikäli ovat ostoreskontrassa käytössä. Selite kenttään voidaan tallentaa kirjanpidon selite osto-/kulutilille. Verokanta valikosta valitaan ostolaskun alv-kanta (vain alv nettokäsittely). Pankkitili kansallinen pankkitilinumero IBAN Ohjelma generoi automaattisesti kansallisesta tilinumerosta IBAN-tilinumeron sekä IBAN-tilinumerosta kansallisen tilinumeron. Maksatustapa Huom! Mikäli yrityksen perustiedoissa pankkitiedoissa on yhdelläkin tilillä c2b-valinta päällä, näytetään valintoina SEPA-maksu ja Valuuttamaksu. Mikäli c2b -valintoja ei ole valittuna, näytetään Kotimaa ja Ulkomaa. 10.3.2014 Visma Software Oy 16

Mikäli lasku tiliöidään useammalle kirjanpidon tilille, seurantakohteelle tai verokannalle, syötetään useita tiliöintirivejä. Rivin summa voidaan syöttää joko verottomana tai verollisena. Ohjelma ilmoittaa kun laskun kirjaus on valmis. Tallennuksen jälkeen ostolasku on kirjanpidossa sekä reskontrassa avoimena laskuna. Maksa heti painikkeella on lasku mahdollista maksattaa välittömästi Fivaldi pankkiyhteydellä (erikseen tilattava sovellus). 4.2 Maksun syöttö 10.3.2014 Visma Software Oy 17

Maksun syöttö -toiminnolla kirjataan lasku maksetuksi sekä kohdistetaan veloitus- sekä hyvityslaskut toisiinsa. Toiminnolla voidaan käsitellä yhden toimittajan laskuja kerallaan. Tiliöinti on vaihdettavissa ostoreskontran perustiedoissa määriteltyjen vaihtoehtojen mukaisesti. Mikäli kyseessä on valuuttalasku, tulee maksulle määritellä maksuhetken valuuttakurssi. 10.3.2014 Visma Software Oy 18

4.3 Tiliote Tiliote ruudulla voidaan tarkastella yhden toimittajan laskuja ja maksuja. Kaksoisklikkaamalla laskun tositenumeroa saadaan valittu lasku avattua syöttöruudulle käsittelyyn. Kaksoisklikkaamalla tilioteruudun kuittausriviä saadaan avattua suorituksen tiliöinti. Poista tosite -toiminnolla kuittaus saadaan poistettua, jolloin lasku palautuu takaisin avoimeksi. 10.3.2014 Visma Software Oy 19

4.4 Hyvityslaskun tallentaminen Hyvitettävä lasku etsitään ruudulle ja valitaan laskun kopioinnissa valinta Tee hyvityslasku. Hyvityslasku on mahdollista tallentaa myös kuten veloituslaskukin syöttämällä summa miinusmerkkisenä. 10.3.2014 Visma Software Oy 20

4.5 Hyvityslaskun- ja veloituslaskun kohdistaminen Hyvitys-ja veloituslaskun kohdistaminen tehdään maksun syöttö -ruudulla valitsemalla kuitattavat laskut. Tiliöitävää jäljellä summan tulee olla nolla. HUOM! mikäli veloituslasku on suurempi kuin hyvityslasku, eikä niiden erotusta haluta kirjata maksetuksi, tulee veloituslaskun kuitataan kenttään kirjoittaa hyvityslaskua vastaava summa, muutoin erotus kirjataan pois ostoreskontran välitililtä tai pankkitililtä (ohjelma olettaa, että erotuksen verran on maksettu tililtä). Näytä kirjaus painikkeella saadaan näkyville maksun tiliöinti. 10.3.2014 Visma Software Oy 21

5 Maksatus 5.1 Maksatuserien luominen Maksatus avautuu ostoreskontra ylävalikosta Maksatus. Maksatuserät luodaan maksatuksen Luo maksatuseriä painikkeella, jolla avautuu Luo maksatuserät näyttö. Ruudulla voidaan samanaikaisesti muodostaa maksatuserät yhdelle tai useammalle yritykselle pankkiryhmittäin. Valuuttamääräiset (muu kuin euro) maksuaineistot tehdään omalla valinnallaan. Huom! Mikäli yrityksen perustiedoissa pankkitiedoissa on yhdelläkin tilillä c2b-valinta päällä, näytetään valintoina SEPA-maksu ja Valuuttamaksu. Mikäli c2b -valintoja ei ole valittuna, näytetään Kotimaan ja Ulkomaan 10.3.2014 Visma Software Oy 22

Luo maksatuserät -näytöllä määritellään maksatuserien hakuehdot. Valitse kaikki yritykset Valitaan kaikki yritykset mukaan maksatukseen. Poista kaikki valinnat Painiketta klikkaamalla valitaan kaikki yritykset pois maksatuksesta. Pankkitili Valitaan pankkitili (yrityskohtaisesti), josta maksut halutaan maksaa. Hakuehdot Eräpäivämääräväli Valinnalla määritellään eräpäivämäärävälin mukaiset laskut maksuaineistoon. Tyhjäksi jätetty ruutu tuo kaikki avoimet ja hyväksytyt laskut. Kassapäivämääräväli Valinnalla haetaan kassa-eräpäivämääräiset laskut maksuaineistoon ja hyödynnetään kassa-alennus. Tyhjä päivämääräkenttä tuo kaikki kassa-alennuslaskut aineistoon. Tuo myös hyvityslaskut Jos maksun saajalle on maksettavia laskuja, voidaan valinnalla tuoda myös hyvityslaskut maksuaineistoon. Hyvityksiä sisältävä aineisto ei välity saajalle viitemak- 10.3.2014 Visma Software Oy 23

Huomio kassa-alennukset suna, vaikka viitteet olisi tallennettu, vaan tulee erillistapahtumana näkyviin maksun saajan tiliotteelle eriteltynä lasku / hyvityslaskukohtaisesti. Huomioi kassa-alennukset automaattisesti, mikäli maksupäivämäärä ei ole kassapäivämäärää suurempi. Erien määrä Yksi per yritys Valinnalla muodostetaan yksi maksuaineisto kaikista maksettavista laskuista. Eräpäivämääräkohtaiset Valinnalla muodostetaan jokaista laskun eräpäivämäärää / kassapäivämäärää vastaavat maksuerät. Erien maksupäivät ovat eräpäivämäärät. Mikäli laskun eräpäivä on jo mennyt, kirjaa ohjelma erän maksupäiväksi kuluvan päivän. Maksupäivä Annetaan maksutiedostolle maksupäivä, mikäli halutaan muodostaa vain yksi erä. Hae laskujen määrät Tuo yrityslistaan laskujen lukumäärät sekä yhteissummat muodostamatta vielä maksutiedostoja. Tee maksatus erät Muodostaa maksatuserät ja siirtyy erät välilehdelle. Poistu Sulkee Luo maksatuserät ruudun. Avoin SEPA-maksatuserä (c2b), jossa 5 laskua yhteissummaltaan 679,17 EUR. Tapahtumat välilehdeltä nähdään erän maksut. 10.3.2014 Visma Software Oy 24

5.2 Maksatustapahtumat Tapahtumat -välilehdellä voidaan tarkastella ja muuttaa yhden maksuerän maksuja. Välilehden saa näkyviin joko kaksoisklikkaamalla jotain eristä tai valitsemalla suoraan Tapahtumat -välilehden, jolloin valitun erän tiedot tulevat näkyviin. Pankkitili Erän maksujen pankkitili. Jos pankkitiliä muutetaan, muuttuvat myös maksuaineiston maksuille uudet saman pankkiryhmän mukaiset pankkitilit, mikäli sellaiset on tallennettu kyseisten toimittajien taakse yritysrekisteriin. Jos toimittajan pankkitili on tallennettu suoraan joko maksutapahtumalle tai laskulle, se ei muutu vaikka maksajan pankkitili vaihdettaisiin. Maksupäivä Erän maksupäivä Saajan pankkitili Yritysrekisteriin tallennettava toimittajan pankkitili. Saajan pankkitilin voi muuttaa suoraan maksatustapahtumaan. Jos joltain erän tapahtumista puuttuu pankkitili, lukee kyseisen tapahtuman kohdalla pankkitili puuttuu ilmoitus. Samalla koko aineisto on tilassa V ( = virheellinen ), eikä maksuaineistoa muodosteta, ennen kuin pankkitili on lisätty tai kyseinen tapahtuma poistettu erästä. 10.3.2014 Visma Software Oy 25

Kassa-alennus Laskun kassa-alennuksen määrä Maksetaan Laskun maksettava määrä, voidaan tarvittaessa muuttaa, mikäli maksetaan vain osa. Lisää lasku Yksittäisen laskun lisääminen aineistoon, avaa ostolaskuhaku-ikkunan. 5.3 Laskukohtaiset toiminnot Laskukohtaiset toiminnot saadaan esiin painamalla valitun laskun kohdalla hiiren oikean puoleista painiketta. Maksuerän on oltava tilassa A (= avoin). Lisää lasku tapahtumaan Toiminnolla voidaan lisätä hyvityslasku aineistoon. Ohjelma osaa hakea kyseisen toimittajan laskut, jonka laskun kohdalla hiiren oikeaa painiketta on painettu. Poista tapahtuma Poistaa valitun tapahtuman maksatuserästä ja palauttaa laskun saldon takaisin avoimeksi. Myös yläpalkista Tietue_poista -valinnalla voidaan suorittaa maksun poisto aineistosta. 10.3.2014 Visma Software Oy 26

5.4 Maksatuserien käsittely Mikäli hoidetaan useamman yrityksen ostoreskontraa, voidaan maksuaineistot muodostaa kerralla kaikille Fivaldi -kannasta löytyville yrityksille pankkiryhmittäin. Kun aineisto on valmis pankkiin lähettäväksi: A) Lähetetään maksatusaineisto Fivaldi-pankkiyhteyteen B) muodostetaan maksatusaineisto Luo tiedosto valinnalla. Tiedosto tallennetaan haluttuun hakemistoon ja lähetetään pankkiyhteydellä pankkiin. HUOM! aineistot on hyväksyttävä pankkitililtä veloituksen jälkeen. 10.3.2014 Visma Software Oy 27

Tiedoston luominen HUOM! Mikäli käytössä on Fivaldi pankkiyhteys niin Luo tiedosto korvataan Lähetä pankkiohjelmaan. Aineiston hyväksyminen Kun aineisto on veloitettu tililtä, se hyväksytään. Vasta hyväksyntä tekee maksukirjauksen kirjanpitoon. Aineisto voidaan hyväksyä Fivaldi pankkiyhteyttä käytettäessä automaattisesti. 10.3.2014 Visma Software Oy 28

SEPA-aineistoissa on mahdollista hylätä aineistossa olevia yksittäisiä maksuja. Valuuttamääräisille laskuille annetaan maksuhetken valuuttakurssit. Maksusuoritteet -tuloste voidaan tulostaa hyväksynnän jälkeen. 10.3.2014 Visma Software Oy 29

Pankkiyhteys Valinnalla voidaan määritellä näkyviin SEPA-maksatuserät, LMP- ja LUM2 - maksatuserät sekä Fivaldin omalla pankkiyhteysohjelmalla (erikseen tilattava sovellus) maksatettavat erät. Yritys Valitaan yritys, jonka maksatuseriä halutaan käsitellä. Näkymään voidaan valita myös <kaikki>, jolloin näytölle saadaan kaikkien niiden yritysten maksatuserät, joihin käyttäjällä on oikeudet. Pankkiryhmä Pankkiryhmä -kenttään voidaan valita se pankki, jonka aineistoja halutaan käsitellä tai vaihtoehtoisesti <kaikki>. Tätä toimintoa tarvitaan erityisesti silloin kun halutaan lähettää useampi saman pankkiryhmän aineisto kerralla. Näytä Voidaan valita näkymään kaikki / lähettämättömät / hyväksymättömät / hyväksytyt aineistot valinnan mukaan. Luo tyhjä aineisto Toiminnolla avataan tyhjä maksatusaineisto, jonne laskut voidaan poimia yksitellen. Tulosta valitut Tulostaa valitut maksuaineistot. Aineistot valitaan klikkaamalla aineiston vasemmassa reunassa olevaan ruutuun ruksi päälle. Jos halutaan käsitellä vain yhtä aineistoa, voidaan myös klikata rivillä hiiren oikeanpuoleista näppäintä, jolloin näkyviin tulee lista toiminnoista: Tulosta aineisto Luo tiedosto/lähetä pankkiohjelmaan Hyväksy aineisto Poista erä Listasta valittu toiminto käsittelee vain sen rivin maksutiedostoa, jonka kohdalla se on klikattu auki. 10.3.2014 Visma Software Oy 30

Luo tiedosto Maksuaineisto voidaan muodostaa valituista saman pankkiryhmän eristä. Ennen erien valintaa on valittava pankkiryhmä, johon aineisto halutaan lähettää maksettavaksi. Aineisto tallennetaan haluttuun hakemistoon. Aineiston tila vaihtuu tilasta A (avoin) tilaan L (lähetetty. Mikäli tila on V (virheellinen), maksunsaajan tilinumero puuttuu aineistosta. Hyväksy valitut Aineistot hyväksytään, kun summat on veloitettu tililtä. Aineistot voidaan hyväksyä kerralla. Vain tilassa L (=lähetetty) olevat aineistot voidaan hyväksyä. Maksut saavat hyväksynnän jälkeen tositenumeron ja ne kirjaantuvat maksutositteiksi ostoreskontraan sekä kirjanpitoon. Hyväksyntä on myös mahdollista automatisoida Fivaldi pankkiyhteyden avulla. Valitse kaikki Painikkeella tulevat kaikki erät valituiksi kerralla. Poista valinnat Painikkeella ohjelma poistaa kaikki valinnat kerralla. 10.3.2014 Visma Software Oy 31

5.5 Maksatus Fivaldi -pankkiyhteyttä käytettäessä Fivaldin omaa pankkiyhteysohjelmaa käytettäessä maksatuserät siirtyvät suoraan ostoreskontran maksatuksesta pankkiyhteysohjelmaan, eli erillisiä tiedoston tallennuksia ei tarvitse tehdä. Fivaldin pankkiyhteyttä käytettäessä Luo aineisto tekstit muuttuvat Lähetä pankkiohjelmaan. Maksatuserät on mahdollista hyväksyä noutamalla pankista kolmannen tason SEPA-maksun palaute, jolloin erän veloitustieto noudetaan konekielisesti pankista. Myös käyttäjän itsensä tekemä hyväksyntä on silti mahdollinen. 10.3.2014 Visma Software Oy 32

6 Raporttitulostin / Ostoreskontra Ostoreskontran raportit löytyvät Fivaldi - Raporttitulostin Ostoreskontra. 10.3.2014 Visma Software Oy 33

7 Ostolaskujen kierrätys 8 Yleistä Fivaldi ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on Fivaldi- ostoreskontraan liitettävä lisäpalvelu. Ostolaskujen kierrätys mahdollistaa ostolaskujen sähköisen kierrätyksen ja hyväksynnän olemassa olevien käyttäjätunnusten kesken. Verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista Finvoice muodossa. Paperilaskut skannataan järjestelmään pdf.muodossa tai ulkoisella älyskannausohjelmalla Finvoice muodossa. Ostolaskujen kierrätykseen on myös mahdollista liittää Itellan ostolaskujen skannauspalvelu erillisellä sopimuksella. Ostolaskujen kierrätystä varten on mahdollista hankkia käyttäjätunnuksia, joilla ainoastaan laskun hyväksyntä on mahdollista, eikä niillä näin ollen ole pääsyä Fivaldi sovelluksiin. 10.3.2014 Visma Software Oy 34

9 Palvelunhallinta Palvelunhallinnan Rekisterit valikosta kytketään Kierrätysryhmät niille käyttäjätunnuksille, joille halutaan antaa oikeus perustaa ja muokata ostolaskujen kierrätyksen kierrätysryhmiä sekä muita perustietoja. 10.3.2014 Visma Software Oy 35

Web sovelluksissa määritellään ostolaskujen käsittelijöiden käyttöoikeudet. Ostolaskujen kierrätys käyttö: pääsy ostolaskujen kierrätykseen muutos: laskun tietojen ja tiliöinti tietojen muutosoikeus lisäys: tiliöintirivin lisäys poisto: oikeus poistaa lasku kierrätyksestä Kaikkien laskujen lukuoikeus: käyttäjä näkee muutkin kuin itsellensä osoitetut laskut Laskujen syöttö: oikeus tallentaa uusia laskuja kierrätykseen Laskun hylkäys: oikeus hylätä käsiteltävänä oleva lasku 10.3.2014 Visma Software Oy 36

10 Perusasetukset Ostolaskujen kierrätyksen perustiedot määritellään Kierrätysryhmät rekisterissä. 10.3.2014 Visma Software Oy 37

Kierrätysryhmien perustaminen aloitetaan Uusi kierrätysryhmä painikkeella. Laskun tallennusvaihetta ei huomioida kierrätysryhmiä perustettaessa, tallennusvaihe tapahtuu ennen laskun lähettämistä kierrätysryhmään. Uusia askeleita saadaan lisättyä kierrätysryhmään hiiren kakkospainikkeella. Askeleita tulee olla vähintään yksi, mutta niiden maksimimäärää ei ole rajattu. Edellisen askeleen tulee käsitellä lasku, ennen laskun siirtymistä seuraavan askeleen käsiteltäväksi. Jokaiselle askeleelle määritellään vähintään yksi käyttäjätunnus. Käsittelijöille voidaan valita varahenkilöt askelkohtaisesti. Aika, jonka jälkeen lasku siirtyy varahenkilön käsiteltäväksi määritellään perustiedot välilehdellä. Kenttätietojen muokkaus painikkeella voidaan askelkohtaisesti määritellä ruudulla näytettävät kentät tai kenttien muokkaus oikeudet laskua käsiteltäessä. Askeleen käsittelytapa: Kaikki käsittelevät: mikäli askeleessa on useita käsittelijöitä, täytyy jokaisen kyseisen askeleen käsittelijän käsitellä lasku, ennen kuin lasku siirtyy seuraavan askeleen käsiteltäväksi. Yksi käsittelee: mikäli askeleessa on useita käsittelijöitä, riittää että yksi käsittelijä käsittelee laskun, jolloin lasku siirtyy seuraavan askeleen käsiteltäväksi. Ei kaikille käsitteljöille: Asetus määrittelee askeleen käsittelijän tai useamman käsittelijän joko valituksi käsittelijäksi tai jättää valinnan tekemättä (käyttäjän pitää valita laskua syötettäessä haluttu/halutut käsittelijät). Reskontraan: Ominaisuus ei ole toistaiseksi tuettu, eikä ko. valintaa pidä kytkeä päälle missään askeleessa. Laskut siirtyvät aina reskontraan kierrätysryhmän viimeisen askeen käsiteltyä laskun. 10.3.2014 Visma Software Oy 38

Pakollinen askel: Kaikki askeleet ovat oletuksena pakollisia. Mikäli asetus poistetaan, mahdollistaa se askeleen ohittamisen laskun kierrätyksessä. Käsittelee tässä yrityksessä: Mikäli em. Ei kaikille käsittelijöille -valinta on päällä (käsitteljiää ei ole automaattisesti valittuna) voidaan Käsittelee tässä yrityksessä - valinnalla määritellä yksi tai useampi askelkohtainen oletuskäsittelijä. Kenttätietojen muokkaus: Laskun käsittelyruudun näkymää on mahdollista muokata kierrätysryhmä sekä askel kohtaisesti. Valittuja kenttiä voidaan poistaa käsittelyruudulla siirtämällä ne Valitsematta kenttään. Näkyvissä olevien kenttien muokkaaminen on mahdollista estää Ei muokattavissa - toiminnolla. Rivi otsikossa valinta asettaa valitun tiedon näkyviin ostolaskun tiliöintirivin otsikkotietoon. 10.3.2014 Visma Software Oy 39

Perustiedot välilehdellä määritellään monenko päivän jälkeen laskut annetaan varahenkilön käsiteltäväksi. Laskuista on mahdollista lähettää sähköposti- sekä tekstiviestimuistutukset, lähettäjät ja ajankohdat määritellään perustiedoissa. Tekstiviestilähetys on erikseen tilattava lisäpalvelu. 10.3.2014 Visma Software Oy 40

Verkkolaskujen ohjautuminen uuteen ostolaskujen kierrätykseen Verkkolaskujen vastaanotto Fivaldi pankkiyhteydellä asetus tulee olla päällä kaikissa yrityksissä, joissa verkkolaskut halutaan uuteen ostolaskujen kierrätykseen. Ko. asetus poistaa verkkolaskujen vastaanoton vanhasta versiosta. Mikäli esim. tilitoimistolla on asiakkaita, joilla on käytössä sekä vanha, että uusi versio, tulee ko. asetus valita sekä vanhaan, että uuteen kierrätyksen versioon verkkolaskut jakelevassa yrityksessä (se yritys, joka on Fivaldi pankkiyhteyden perustiedoissa verkkolaskut noutava yritys). Verkkolaskut ohjautuvat Fivaldi pankkiyhteydellä noudettaessa automaattisesti ostolaslujen kierrätyksen pääsivulle syötössä -tilaan oranssillä värillä korostettuna. Rivit tiliöidään toimittajan tiliöintikoodilla Mikäli toimittajalle on perustettu oletustiliöinti, tiliöi ohjelma myös saapuneen verkkolaskun laskurivit automaattisesti. Itellan Skannauspalvelu Skannauspalvelun tilaus on aktivoitava Finnvallin myynnistä. Jos et pysty tilaamaan Itellan skannauspalvelua, olethan yhteydessä myyntiimme. Ennen skannauspalvelun tilaamista OVT-tunnus on täydennettävä yrityksen perustietoihin. Skannauspalvelussa tarvittava OVT-tunnus muodostetaan itse Y- tunnuksesta, ellei sitä ole jo käytössä. Tunnuksella kohdistetaan yritykselle skannatut paperilaskut. 10.3.2014 Visma Software Oy 41

IBAN-tili soveltuu sähköisten verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen, mutta ei skannattujen paperilaskujen vastaanottamiseen. Yrityksen tiedot tulevat Yrityksen perustiedoissa. Yhteyshenkilön tiedot tulevat kirjautuneen käyttäjätunnuksen takaa. Arvioitu laskujen määrä vuodessa kertoo ainoastaan laittamasi arvion laskuista. Tämä ei ole esim. laskutuksen peruste. 10.3.2014 Visma Software Oy 42

11 Laskun tallentaminen Ostolaskujen kierrätystä käytetään Fivaldi Web sivulta. Uuden laskun tallentaminen aloitetaan Tuo laskujen kuvia valinnalla. Tässä vaiheessa laskujen tulee olla skannattuina pdf-muotoon ja tallennettuna koneelle tai siirrettävälle muistivälineelle. 10.3.2014 Visma Software Oy 43

Skannatut laskut noudetaan Browse painikkeella valitusta hakemistosta ja siirettän Upload painikkeella ostolaskujen kierrätykseen odottamaan laskun tietojen tallentamista. 10.3.2014 Visma Software Oy 44

Useita laskuja voidaan valita kerralla normaaleilla Windowsin komennoilla. Esim. pitämällä pohjassa vaihto näppäintä alimman kuvan kohdalla, saadaan valittua kaikki kuvat ensimmäisestä alimmaiseen kuvaan. Ctrl+A valinnalla saadaan valittua kaikki hakemiston tiedostot kerralla. 10.3.2014 Visma Software Oy 45

Ohjelma ilmoittaa kuvien lataamisen valmistuttua. Latausikkuna suljetaan latauksen valmistuttua. 10.3.2014 Visma Software Oy 46

Laskun syöttö valinnalla aloitetaan em. kuvien syöttäminen laskuiksi. Skannatut tiedostot näkyvät valikossa. Laskun tiedot tallennetaan tiedosto kerrallaan. Tallentamisessa voidaan käyttää viivakoodin lukijaa. Kun kaikki laskun tiedot on tallennettu, saadaan lasku lähetettyä valitun kierrätysryhmän käsiteltäväksi Lähetä kiertoon - painikkeella. Pankkiyhteydestä tulleet laskut näkyvät suoraan pääsivulla oranssilla värillä korostettuna laskun syöttö- tilassa. 10.3.2014 Visma Software Oy 47

Kierrätysryhmän vaihetiedot on mahdollista avata ruudulle. Perustietojen asetuksilla saadaan määriteltyä, mitkä käyttäjät ovat oletuksena valittuina laskun käsittelijöiksi tai voidaan mahdollisesti jokin kierron vaihe ohittaa kokonaan. 12 Laskun käsittely Kun lasku on onnistuneesti tallennettu ja lähetetty valittuun kierrätysryhmään, ilmestyvät kyseiselle tarkastajalle osoitetut laskut vihreällä värillä ostolaskujen kierrätyksen pääsivulle. Lasku valitaan käsiteltäväksi klikkaamalla haluttua laskua. Laskuille on suodatukset ja järjestelyt ruudulla olevilla kriteereillä. Jos haet laskuja yritys tai toimittaja rajauksilla, ainoastaan klikkaamalla kohtaa poista rajaukset näiden kriteerien käyttö laskujen suodattamisessa poistuu. 10.3.2014 Visma Software Oy 48

10.3.2014 Visma Software Oy 49

Laskulle voidaan lisätä vapaamuotoinen kommentti. Vaihetiedoista nähdään kyseisen kierrätysryhmän rakenne ja kierron tilanne. Lasku tiliöidään ruudun alareunan Laskurivit osiossa Lisää rivi komennolla. Kommentin lisäys 10.3.2014 Visma Software Oy 50

Vaihetiedot Vaihetietojen alapuolella olevilla toiminnoilla lasku voidaan palauttaa/siirtää edelliselle käsittelijälle uudelleen käsiteltäväksi. Vaihda ryhmää/poista -toiminnolla lasku palautuu takaisin syöttövaiheeseen, jolloin laskun kierrätysryhmää on mahdollista vaihtaa. Laskun poistaminen on mahdollista em. toiminnon jälkeen Lisää toimintoja pudotusvalikon kautta. Laskuun voidaan lisätä liite lisää toimintoja pudotusvalikosta. 10.3.2014 Visma Software Oy 51

13 Laskun tiliöinti ja reskontraan vienti Lasku tiliöidään ruudun alareunan Laskurivit osiossa. Lisää rivi valinnalla lisätään uusia tiliöintirivejä. Mikäli lasku tiliöidään useammalle tiliöintiriville, saadaan uusia rivejä Lisää rivi toiminnolla. Tiliöintirivit on myös mahdollista poistaa joko yksitellen tai useita kerralla valitsemalla ensin poistettavat rivit. Lasku voidaan käyttöoikeuksista riippuen tiliöidä missä tahansa kierrätyksen vaiheessa. Lasku on oltava kokonaan tiliöity kierron viimeisessä vaiheessa ennen reskontraan siirtoa. 10.3.2014 Visma Software Oy 52

Kun lasku on käsitelty, lasku siirtyy kierrätysryhmässä seuraavalle askeleelle käsiteltäväksi. Laskun vihreä väri muuttuu valkoiseksi laskuilta jotka ovat jollain toisella käsittelijällä käsiteltävänä tai lasku on jo kiertänyt kierron läpi ja siirretty reskontraan. 10.3.2014 Visma Software Oy 53

Laskun ollessa kierrätysryhmän viimeisellä askeleella, näkyy ruudulla Vie reskontraan valinta. Laskun täytyy olla kokonaan tiliöity ennen reskontraan vientiä. Reskontraan viennin yhteydessä lasku saa tositenumeron ja siirtyy myös kirjanpitoon. 14 Ostoreskontra Laskun kuvaa ja kierrätystietoja päästää tarkastelemaan ostoreskontran Näytä kierrätys painikkeella. 10.3.2014 Visma Software Oy 54