Ostoreskontra. Visma Fivaldi

Transkriptio

1 Ostoreskontra Visma Fivaldi

2 1(36) Sisällysluettelo 1 Yleistä Muut aiheeseen liittyvät käsikirjat Ohjaustiedot ja perusasetukset Yrityksen perustiedot Pankkitiedot Verokannat Valuutat Maksuehdot Tilikartta Tilikartan seurantakohteet Ostoreskontran perustiedot Tiliöintien perustiedot Laskujen tiliöinti Maksujen perustiedot Tiliöintien yrityssuhteet Toimittajan perustaminen Yritysrekisteri Pankkitilit Ostoreskontran käyttäminen Ostolaskun tallentaminen Maksujen syöttö Tiliote Hyvityslaskun tallentaminen Hyvityslaskun ja veloituslaskun kohdistaminen Maksatus Erät-välilehden kuvaus Maksatuserien luominen Tapahtumat-välilehden kuvaus Laskukohtaiset toiminnot Maksatuserien käsittely Aineiston hyväksyminen Raporttitulostin / Ostoreskontra... 36

3 2(36) Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy,

4 3(36) 1 Yleistä Tässä dokumentissa kuvataan Visma Fivaldin Ostoreskontra-sovelluksen toiminta ja käyttö. Ostoreskontra on Visma Fivaldin Java-puolen sovellus. 1.1 Muut aiheeseen liittyvät käsikirjat Visma Fivaldi Ostolaskujen kierrätys Visma Fivaldi Kassamaksut

5 4(36) 2 Ohjaustiedot ja perusasetukset 2.1 Yrityksen perustiedot Yrityksen yleiset tiedot on määritelty yrityksen perustiedoissa (Visma Fivaldin Java-puolella Taloushallinto > Yrityksen perustiedot) Yritys-välilehdellä. Y-tunnus tulee syöttää heti yritystä perustettaessa. Siitä muodostetaan maksuliikenteelle välttämättömiä tunnisteita automaattisesti (maksajatunnus ja viitemaksutunnus). Pankkiyhteys ei toimi, jos maksajatunnus puuttuu.

6 5(36) 2.2 Pankkitiedot Reskontrien käytössä olevat pankkitiedot ja maksajatunnus on määritelty Pankkitiedotvälilehdellä. Maksajatunnus muodostuu automaattisesti y-tunnuksen perusteella, kun y-tunnus on tallennettu ennen tilin lisäämistä. Maksajatunnuksen voi tarpeen mukaan vaihtaa tai tallentaa manuaalisesti. C2B XML -valinnalla muodostetaan SEPA-maksuaineistoa. SEPA-maksuaineisto voi olla myös ulkomaanmaksu. Valuuttamaksut-painikkeella aukeaa ikkuna, jossa määritellään muut kuin SEPAalueen sisäiset euromääräiset maksuaineistot. Mikäli C2B XML -valinta on päällä, muodostetaan ISO20022-standardin mukaista C2B (customer to bank) -aineistoa. Valuuttamaksuaineisto voi olla sekä SEPAn ulkopuolista että sisäistä maksuaineistoa, mutta kuitenkin aina muussa valuutassa kuin euro. (Esimerkiksi maksu Ruotsiin = SEPAn sisäinen, ei euromääräinen.)

7 6(36) 2.3 Verokannat Reskontrien käytössä olevat verokannat kirjanpidon tileineen on määritelty yrityksen perustiedoissa Alv-määritykset -välilehdellä. Yritykseen luettu tilikartta muodostaa alv-kannat sekä määrittelee alv-kantojen asetukset (esim. brutto-/nettokäsittely sekä kirjanpidon tilit).

8 7(36) 2.4 Valuutat Perustettaville valuutoille määritellään yrityksen perustiedoissa oletusvaluuttakurssi Valuutatvälilehdellä. Tapahtumat (laskut ja suoritukset) voidaan aina kirjata millä tahansa kurssilla. Uudet valuuttakurssit tulee aina perustaa, jonka jälkeen kurssit voidaan päivittää Visma Fivaldin Pankkiyhteys-sovelluksella (Maksuliikenne > Pankkiyhteys).

9 8(36) 2.5 Maksuehdot Reskontrien käytössä olevat maksuehdot on määritelty yrityksen perustietojen Maksuehdotvälilehdellä. Toimittajan taakse voidaan määritellä oletusmaksuehto.

10 9(36) 2.6 Tilikartta Yrityksen tilikartta, tilin oletusarvoinen ALV-käsittely ja tilin käyttö eri sovelluksissa on määritelty tilikartassa (Taloushallinto > Tilikartta).

11 10(36) Tilikartan seurantakohteet Yrityksen käytössä olevat seurantakohteet on määritelty tilikartan Seurantakohteet-välilehdellä. Seurantakohteen valinta on mahdollista määritellä pakolliseksi. Seurantakohteille voidaan määritellä vyörytyksiä, joilla tietyn seurantakohteen kirjaukset saadaan vyörytettyä halutussa suhteessa muille seurantakohteille ja/tai kirjanpidon tileille esimerkiksi hallinnon kulut. Vyörytykset on kuvattu tarkemmin Visma Fivaldi Tilikartta -käsikirjan luvussa 8.1.

12 11(36) 3 Ostoreskontran perustiedot 3.1 Tiliöintien perustiedot Tiliöintien perustiedot on määritelty ostoreskontran perustiedoissa (Ostot > Ostoreskontra, ylävalikosta Ostoreskontra > Perustiedot). Yleiset määritykset Riviselite käytössä: Syötetäänkö rivikohtainen selite. Tarkistetaanko laskunnumero: Tarkistetaan, että samalle toimittajalle ei voi tallentaa saman numeroista laskua. Tiliöidäänkö laskut vasta hyväksymisen jälkeen: Ei käytössä. Tulosta maksulista hyväksynnän jälkeen: Laskut tulostuvat maksulistalle vasta laskuerän hyväksynnän jälkeen.

13 12(36) Kirjauspäivä kopioidaan laskupäiväksi syötettäessä: Laskun tietoja syötettäessä kopioituu laskun Kirjauspäivämäärä -kenttään syötetty päivämäärä Laskun päivämäärä - kenttään. Ostotilausten poiminta käytössä: Varastonhallinnan ollessa käytössä voidaan ostotilaukselta poimia laskun tietoja. Viikonlopulle tai pyhäpäivälle osuva erä-/kassapäivä muutetaan automaattisesti seuraavaan arkipäivään: Mikäli erä- tai kassa-alennuksen päivä osuu viikonlopulle tai arkipyhäpäivälle, sovellus siirtää erä- tai kassa-alennuksen päivän seuraavaan arkipäivään. Oletusostovelkatili: Valintalistasta valitaan kirjanpidon tili, jolle ostovelka kirjataan. Tuo rivin seurantakohdetaso 1-4 ostovelkavientiin: Ostovelkatilille on mahdollista kirjata perustettuja seurantakohteita. Valinnalla määritetään, minkä seurantakohdetason laskentakohteita on valittavissa ostovelkatilin syötössä. Vero käsittely: Oletuksena on nettokäsittely. Kiinteistöhallinnan taloyhtiöt sekä yritykset, jotka eivät ole arvonlisäverovelvollisia käyttävät yleensä bruttokäsittelyä. Oletuksena syötettävä summa: Valitaan, syötetäänkö summat sisältäen arvonlisäveron vai ei. Oletuksena verollinen. Oletuskoodi, jos ei tilillä annettu: Valintalistasta valitaan verokanta jota käytetään mikäli kirjanpidon tilille ei ole määritetty verokantaa. Tositelajit: o 5=Ostolaskut o 6=Maksut o 30=Kassamaksut HYVÄ TIETÄÄ: Ennen kuin kassamaksu on valittu, ostoreskontraan kirjautuessa näkyy ilmoitus kassamaksun tositelajin määrityksen puuttumisesta. Kun tämä Kassamaksun tositelaji -valinta on tehty, ilmoitusta ei enää tule. Kassamaksut on kuvattu tarkemmin Visma Fivaldi Kassamaksut käsikirjassa.

14 13(36) Maksatusaineistot Suurin osa tämän osion valinnoista ei ole enää käytössä. Tietoja ei täydennetä, mikäli käytetään Visma Fivaldin pankkiyhteyttä. Kausien käsittely Ostoreskontran laskujen ja maksujen kausien avaaminen ja sulkeminen tehdään tämän osion painikkeilla. 3.2 Laskujen tiliöinti Toimittajan tietoihin on mahdollista tallentaa tiliöintikoodi (oletustiliöinti). Tiliöintikoodit perustetaan Laskujen tiliöinti -välilehdellä. Tiliöintikoodit voi perustaa myös yritysrekisterissä.

15 14(36) 3.3 Maksujen perustiedot Maksujen perustiedot -välilehdellä määritellään laskun maksun tiliöinti. Jos käytössä on konekielinen tiliote (TITO), on maksun vastatili ostoreskontran välitili. Muutoin vastatili on pankkitili. Mahdollisia kassa-alennuksia sekä valuuttakurssieroja on mahdollista seurata omilla kirjanpidon tileillään.

16 15(36) 3.4 Tiliöintien yrityssuhteet Ostoreskontran laskujen ja maksujen tiliöinneille voidaan käyttää omassa yrityksessä määriteltyjä tiliöintejä, tai jossain toisessa yrityksessä määriteltyjä tiliöintejä. Yritys, jossa määriteltyjä tiliöintejä käytetään, valitaan Tiliöintien yrityssuhteet -välilehdellä pääyritykseksi. Laskuille ja maksuille voidaan käyttää eri pääyritystä. Tiliöintien yrityssuhdetta ei voi muuttaa, kun ostoreskontraan on lisätty laskuja.

17 16(36) 4 Toimittajan perustaminen 4.1 Yritysrekisteri Toimittajat perustetaan yritysrekisteriin (Ostot > Yritysrekisteri, Yritystiedot-välilehti). Y-tunnus tulee tallentaa toimittajaa perustettaessa (mahdollisien verkkolaskujen kohdistusta varten). Ostotiedoissa on mahdollista määritellä oletusmaksuehto sekä tiliöintikoodi.

18 17(36) 4.2 Pankkitilit Toimittajalle voidaan perustaa useita pankkitilejä yritysrekisterin Pankkitilit-välilehdellä. Laskuja maksettaessa Fivaldi pyrkii valitsemaan saman pankkiryhmän tilin kuin mistä maksu tehdään. Verkkolaskun mukana tulevat uudet pankkitilit perustuvat toimittajan tietoihin automaattisesti.

19 18(36) 5 Ostoreskontran käyttäminen 5.1 Ostolaskun tallentaminen Ostolaskun tallentaminen tapahtuu ostoreskontran (Ostot > Ostoreskontra) Laskujen syöttö - välilehdellä. Laskun tallennus aloitetaan enterillä tai näkymän vasemmassa reunassa olevalla Uusi lasku -kuvakkeella ( ). Tallennuksessa edetään enterillä tai tabulaattorilla. Valitaan maksatustapa. Pankkitilin maa määrittelee SEPA-maksun / Valuuttamaksun muodostumisen. Kirjauspäivä määrittelee kirjanpidon kauden. Yritystunnus-kenttään voidaan kirjoittaa suoraan osa toimittajan nimeä, hakua ei välttämättä tarvitse avata. Laskun päivä määrittelee eräpäivän laskennan. Alkuperäinen laskunumero -kentän arvolle saadaan perustiedoissa tarkistus, jotta samalle toimittajalle ei voida tallentaa samaa laskua kahdesti. Maksuehto tulee joko toimittajan takaa yritysrekisteristä, tai se voidaan valita laskua tallennettaessa. Laskun päivä + Maksuehto = Eräpäivä.

20 19(36) Valuutta valitaan laskujen tallennuksen yhteydessä, mikäli sitä ei ole tallennettu toimittajan tietoihin. Muu kuin EUR-valuutta määrittelee maksun valuuttamaksuksi. Kurssi syötetään laskua kirjattaessa, muutoin käytetään yrityksen perustietojen oletusvaluuttakurssia. Summa-kenttään tallennetaan laskun verollinen loppusumma. Viestityyppi-kentässä määritetään maksatuksessa käytettävä viesti tai viite. Jos valintana on Viite tai RF-viite, syötetään maksatusta varten viite joko Viite- tai RF-viite-kenttään. Jos valintana on Viesti tai Veroviesti, syötetään maksatusta varten viesti Viesti-kenttään. Viite on kansallinen viitenumero. Kentässä on tarkistus näppäilyvirheiden osalta. Syötetään joko tämä tai RF-viite. RF-viite on kansainvälinen viitenumero. Ohjelma generoi kansallisen viitteen RF-viitteen perusteella. Syötetään joko tämä tai Viite. Hyväksytty-valinnalla voidaan estää laskun maksetuksi kuittaaminen sekä maksatuserään noutaminen. Tiliöintikoodi voidaan tallentaa yritysrekisteriin toimittajan tietoihin, jolloin ohjelma automaattisesti ehdottaa oletustiliöintiä laskua kirjattaessa. Osto-/kulutili valitaan tilikartan tileistä, mikäli tiliöintikoodit eivät ole käytössä. Seurantakohteille on omat valintansa. Seurantakohteiden valinnat ovat näkyvissä, jos seurantakohteet ovat ostoreskontrassa käytössä. Selite-kenttään voidaan tallentaa kirjanpidon selite osto-/kulutilille. Verokanta-valikosta valitaan ostolaskun alv-kanta (vain alv nettokäsittely). Mikäli lasku tiliöidään useammalle kirjanpidon tilille, seurantakohteelle tai verokannalle, syötetään useita tiliöintirivejä. Rivin summa voidaan syöttää joko verottomana tai verollisena.

21 20(36) Ohjelma ilmoittaa, kun laskun kirjaus on valmis. Tallennuksen jälkeen ostolasku on kirjanpidossa sekä reskontrassa avoimena laskuna. Tallennuksen jälkeen aktivoituu BIC-kentän viereinen Maksa heti -painike, jolla lasku on mahdollista maksattaa välittömästi Fivaldi-pankkiyhteydellä. Jos lasku on siirretty ostolaskujen kierrätyksestä ostoreskontraan, laskun kuvaa ja kierrätystietoja pääsee tarkastelemaan ostoreskontran Näytä kierrätys -painikkeella.

22 21(36) 5.2 Maksujen syöttö Ostoreskontran Maksujen syöttö -välilehdellä lasku kirjataan maksetuksi manuaalisesti (mikäli lasku on maksettu jollain muulla tavalla kuin Visma Fivaldin ostoreskontralla) sekä kohdistetaan veloitus- ja hyvityslaskut toisiinsa. Toiminnolla voidaan käsitellä yhden toimittajan laskuja kerrallaan. Tiliöinti on vaihdettavissa ostoreskontran perustiedoissa määriteltyjen vaihtoehtojen mukaisesti. Mikäli kyseessä on valuuttalasku, tulee maksulle määritellä maksuhetken valuuttakurssi.

23 22(36) 5.3 Tiliote Ostoreskontran Tiliote-välilehdellä voidaan tarkastella yhden toimittajan laskuja ja maksuja. Kaksoisnapsauttamalla tiliotenäkymässä laskun tositenumeroa saadaan valittu lasku avattua syöttöruudulle käsittelyyn (Laskujen syöttö -välilehdelle). Kaksoisnapsauttamalla tiliotenäkymässä kuittausriviä saadaan avattua suorituksen tiliöinti. Poista tosite -painikkeella kuittaus saadaan poistettua, jolloin lasku palautuu takaisin avoimeksi. Kuittausriviä ei näy avoimilla laskuilla.

24 23(36) 5.4 Hyvityslaskun tallentaminen Hyvitettävä lasku etsitään ruudulle ja valitaan ylävalikosta Ostoreskontra > Kopioi lasku. Laskun kopiointi -ikkuna avautuu. Ikkunassa ruksataan valinta Tee hyvityslasku. Hyvityslasku on mahdollista tallentaa myös kuten veloituslaskukin syöttämällä summa miinusmerkkisenä.

25 24(36) 5.5 Hyvityslaskun ja veloituslaskun kohdistaminen Mikäli hyvitys- ja veloituslasku ovat saman suuruiset, tulee ne kohdistaa toisiinsa, koska maksettavan summan tulee olla vähintään 0,01 EUR. Osahyvitykset voidaan käsitellä suoraan maksatuksen kautta, jolloin veloitus- ja hyvityslaskujen kohdistaminen tapahtuu automaattisesti. Hyvitys- ja veloituslaskun kohdistaminen tehdään Maksujen syöttö -välilehdellä valitsemalla kuitattavat laskut. Tiliöitävää jäljellä -summan tulee olla nolla. Näytä kirjaus -painikkeella saadaan näkyville maksun tiliöinti.

26 25(36) 5.6 Maksatus HUOMIOI: Maksatus on nyt mahdollista tehdä myös Visma Fivaldin Web-puolelta Ostolaskujen käsittelystä. Web-maksatuksen ohje löytyy Visma Fivaldi Ostolaskujen kierrätys -käsikirjan luvusta 5. Visma Fivaldin Java-puolen Maksatus-sovellus avataan ostoreskontran (Ostot > Ostoreskontra) ylävalikosta, Ostoreskontra > Maksatus Erät-välilehden kuvaus Maksatus avautuu Erät-välilehdelle. Tällä välilehdellä luodaan maksatuserät sekä käsitellään ne. Tässä luvussa kuvataan välilehden kentät ja toiminnallisuudet. Pankkiyhteys-valintakenttä Yritys-valinta / Yritysryhmä-valintakenttä Pankkiryhmä-valintakenttä Valinnalla voidaan määritellä näkyviin Fivaldin omalla pankkiyhteysohjelmalla maksatettavat erät sekä Fivaldin ulkopuolisella pankkiyhteydellä maksettavat erät. Valitaan yritys tai yritysryhmä, jonka maksatuseriä halutaan käsitellä. Näkymään voidaan valita myös <kaikki>, jolloin näytölle saadaan kaikkien niiden yritysten maksatuserät, joihin käyttäjällä on oikeudet. Voidaan valita se pankki, jonka aineistoja halutaan käsitellä, tai vaihtoehtoisesti <kaikki>. Tätä toimintoa tarvitaan erityisesti silloin, kun halutaan lähettää useampi saman pankkiryhmän aineisto kerralla.

27 26(36) Näytä-valinnat Voidaan valita näkymään kaikki / lähettämättömät / hyväksymättömät / hyväksytyt aineistot valinnan mukaan. Luo maksatuseriä -painike Luo tyhjä maksatuserä -painike Tulosta valitut aineistot -painike Lähetä pankkiohjelmaan -painike / Luo aineisto -painike Hyväksy valitut -painike Valitse kaikki -painike Poista valinnat -painike Toiminnolla avataan maksatuserien luontinäkymä. Toiminnolla avataan tyhjä maksatusaineisto, jonne laskut voidaan poimia yksitellen. Tulostaa valitut maksuaineistot. Aineistot valitaan napsauttamalla aineiston vasemmassa reunassa olevaan ruutuun ruksi päälle. Jos halutaan käsitellä vain yhtä aineistoa, voidaan myös napsauttaa sen rivillä hiiren kakkospainiketta, jolloin näkyviin tulee lista toiminnoista: Tulosta aineisto Luo tiedosto/lähetä pankkiohjelmaan Hyväksy aineisto Poista erä Näytä SEPA-palaute Listasta valittu toiminto käsittelee vain sen rivin maksutiedostoa, jonka kohdalla se on napsautettu auki. Käyttöliittymässä näkyvän painikkeen teksti riippuu siitä, onko Fivaldipankkiyhteys käytössä (Lähetä pankkiohjelmaan) vai käytetäänkö ulkopuolista pankkiohjelmaa (Luo aineisto). Maksuaineisto voidaan muodostaa valituista saman pankkiryhmän eristä. Ennen erien valintaa on valittava pankkiryhmä, johon aineisto halutaan lähettää maksettavaksi. Aineisto lähetetään Fivaldi pankkiohjelmaan (Lähetä pankkiohjelmaan) tai tallennetaan haluttuun hakemistoon (Luo aineisto). Aineiston tila vaihtuu painikkeen käytön jälkeen tilasta A (avoin) tilaan L (lähetetty). Mikäli tila on V (virheellinen), maksunsaajan tilinumero puuttuu aineistosta. Aineistot hyväksytään, kun summat on veloitettu tililtä. Aineistot voidaan hyväksyä kerralla. Vain tilassa L (=lähetetty) olevat aineistot voidaan hyväksyä. Maksut saavat hyväksynnän jälkeen tositenumeron ja ne kirjaantuvat maksutositteiksi ostoreskontraan sekä kirjanpitoon. Hyväksyntä on myös mahdollista automatisoida Fivaldi-pankkiyhteyden avulla. Valitsee kaikki erät. Poistaa kaikki erävalinnat.

28 27(36) Maksatuserien luominen Maksatuserät voidaan muodostaa maksatuksen Erät-välilehdeltä samanaikaisesti yhdelle tai useammalle yritykselle pankkiryhmittäin. Valuuttamääräiset (muu kuin euro) maksuaineistot tehdään omalla maksutyyppivalinnallaan. Maksatuserät luodaan Luo maksatuseriä -painikkeella, jolla avautuu Luo maksatuserät -ikkuna.

29 28(36) Luo maksatuserät -ikkunassa määritellään maksatuserien hakuehdot. Valitse taso -painike Kun tehdään rajaus tason mukaan, valitaan kaikki tasoon liitettyjen yritysten erät maksatusaineistojen muodostamiseen. Yritykset-osio: Valitse kaikki yritykset -painike Poista kaikki valinnat -painike Pankkitili -valinta Valitaan kaikki yritykset mukaan maksatukseen. Painiketta napsauttamalla valitaan kaikki yritykset pois maksatuksesta. Valitaan pankkitili (yrityskohtaisesti), josta maksut halutaan maksaa. Hakuehdot-osio: Eräpäivämääräväli Kassapäivämääräväli Tuo myös hyvityslaskut -valinta Valinnalla määritellään eräpäivämäärävälin mukaiset laskut maksuaineistoon. Tyhjäksi jätetty ruutu tuo kaikki avoimet ja hyväksytyt laskut. Valinnalla haetaan kassa-eräpäivämääräiset laskut maksuaineistoon ja hyödynnetään kassa-alennus. Tyhjä päivämääräkenttä tuo kaikki kassa-alennuslaskut aineistoon. Jos maksun saajalle on maksettavia laskuja, voidaan valinnalla tuoda myös hyvityslaskut maksuaineistoon. Hyvityksiä sisältävä aineisto ei välity saajalle viitemaksuna, vaikka viitteet olisi

30 29(36) Huomio kassa-alennukset -valinta Huomioi pankkitilien saldot -valinta tallennettu, vaan tulee erillistapahtumana näkyviin maksun saajan tiliotteelle eriteltynä lasku- / hyvityslaskukohtaisesti. Huomioi kassa-alennukset automaattisesti, mikäli maksupäivämäärä ei ole kassapäivämäärää suurempi. Valinta estää maksatusaineiston muodostamisen mikäli tilin käyttövara ei riitä erän maksamiseen. Erien määrä Yksi per yritys -valinnalla muodostetaan yksi maksuaineisto kaikista maksettavista laskuista. Eräpäiväkohtaiset-valinnalla muodostetaan jokaista laskun eräpäivämäärää / kassapäivämäärää vastaavat maksuerät. Erien maksupäivät ovat eräpäivämäärät. Mikäli laskun eräpäivä on jo mennyt, kirjaa ohjelma erän maksupäiväksi kuluvan päivän. Maksupäivä Ostolaskut-valinta Kassamaksut-valinta Hae laskujen määrät -painike Tee maksatuserät -painike Poistu-painike Annetaan maksutiedostolle maksupäivä, mikäli halutaan muodostaa vain yksi erä. Haetaan ostolaskuja. Haetaan kassamaksuja. Tuo yrityslistaan laskujen lukumäärät sekä yhteissummat muodostamatta vielä maksutiedostoja. Muodostaa maksatuserät ja siirtyy Erät-välilehdelle. Sulkee Luo maksatuserät -ikkunan. Alla olevassa esimerkissä on avoin SEPA-maksatuserä, jossa 2 laskua yhteissummaltaan 1500,00 EUR. Tapahtumat-välilehdeltä nähdään erän maksut.

31 30(36) Tapahtumat-välilehden kuvaus Tapahtumat-välilehdellä voidaan tarkastella ja muuttaa yhden maksuerän maksuja. Välilehden saa näkyviin joko kaksoisnapsauttamalla jotain eristä Erät-välilehdellä, tai valitsemalla suoraan Tapahtumat-välilehden, jolloin valitun erän tiedot tulevat näkyviin. Pankkitili Maksupäivä Saajan pankkitili Kassa-alennus Maksetaan Lisää lasku Erän maksujen pankkitili. Jos pankkitiliä muutetaan, muuttuvat myös maksuaineiston maksuille uudet saman pankkiryhmän mukaiset pankkitilit, mikäli sellaiset on tallennettu kyseisten toimittajien taakse yritysrekisteriin. Jos toimittajan pankkitili on tallennettu suoraan joko maksutapahtumalle tai laskulle, se ei muutu vaikka maksajan pankkitili vaihdettaisiin. Erän maksupäivä. Yritysrekisteriin tallennettava toimittajan pankkitili. Saajan pankkitilin voi muuttaa suoraan maksatustapahtumaan. Jos joltain erän tapahtumista puuttuu pankkitili, lukee kyseisen tapahtuman kohdalla pankkitili puuttuu -ilmoitus. Samalla koko aineisto on tilassa V ( = virheellinen ), eikä maksuaineistoa muodosteta, ennen kuin pankkitili on lisätty tai kyseinen tapahtuma poistettu erästä. Laskun kassa-alennuksen määrä. Laskun maksettava määrä, voidaan tarvittaessa muuttaa, mikäli maksetaan vain osa. Yksittäisen laskun lisääminen aineistoon, avaa Ostolaskuhaku-ikkunan.

32 31(36) Laskukohtaiset toiminnot Laskukohtaiset toiminnot saadaan esiin maksatukset Tapahtumat-välilehdellä painamalla valitun laskun kohdalla hiiren kakkospainiketta. Maksuerän on oltava tilassa A (= avoin). Lisää lasku tapahtumaan Poista tapahtuma Toiminnolla voidaan lisätä hyvityslasku aineistoon. Ohjelma osaa hakea sen toimittajan laskut, jonka laskun kohdalla hiiren kakkospainiketta on painettu. Poistaa valitun tapahtuman maksatuserästä ja palauttaa laskun saldon takaisin avoimeksi. Maksun poisto aineistosta voidaan suorittaa myös yläpalkista Tietue > Poista -valinnalla.

33 32(36) Maksatuserien käsittely Mikäli hoidetaan useamman yrityksen ostoreskontraa, voidaan maksuaineistot muodostaa kerralla Erät-välilehdeltä kaikille Fivaldi-kannasta löytyville yrityksille pankkiryhmittäin. Kun aineisto on valmis pankkiin lähettäväksi, tehdään jompikumpi seuraavista (A / B): A) Fivaldin omaa pankkiyhteysohjelmaa käytettäessä maksatuserät siirtyvät suoraan ostoreskontran maksatuksesta pankkiyhteysohjelmaan, eli erillisiä tiedoston tallennuksia ei tarvitse tehdä. Fivaldin pankkiyhteyttä käytettäessä näkymän Luo aineisto -tekstit muuttuvat muotoon Lähetä pankkiohjelmaan. Valitaan lähetettävät erät ja napsautetaan Lähetä pankkiohjelmaan -painiketta. Tämä painike näkyy vain, kun Fivaldi-pankkiyhteys on käytössä. Maksatusaineisto lähetetään pankkiin Fivaldipankkiyhteydellä. B) Mikäli ei käytetä Fivaldin omaa pankkiyhteysohjelmaa, valitaan lähetettävät erät ja napsautetaan Luo aineisto -painiketta. Tämä painike näkyy vain, kun Fivaldi-pankkiyhteyttä ei ole käytössä. Maksatusaineisto lähetetään pankkiin Fivaldin ulkopuolisella pankkiyhteydellä. HUOMIOI: Aineistot on hyväksyttävä veloituksen jälkeen. Tämä on kuvattu luvussa

34 33(36) Aineiston hyväksyminen Kun aineisto on veloitettu tililtä, se hyväksytään joko noutamalla SEPA-maksun palaute Fivaldipankkiyhteydellä (Nordea, OP, Danske), tai tekemällä hyväksyntä manuaalisesti. Vasta hyväksyntä tekee maksukirjauksen kirjanpitoon. Laskun hyväksyntä tehdään valitsemalla hyväksyttävät laskut ja napsauttamalla Hyväksy valitut -painiketta, tai yksitellen valitsemalla hiiren kakkospainikkeen takaa avautuvasta valikosta Hyväksy aineisto.

35 34(36) SEPA-aineistoissa on mahdollista hylätä aineistossa olevia yksittäisiä maksuja. Valuuttamääräisille laskuille annetaan maksuhetken valuuttakurssit.

36 35(36) Hyväksynnän jälkeen hiiren kakkospainikkeen takaa avautuvasta valikosta on mahdollista tulostaa Maksusuoritteet -tuloste Tulosta suoritteet -valinnalla.

37 36(36) 6 Raporttitulostin / Ostoreskontra Ostoreskontran raportit löytyvät Visma Fivaldin Web-puolelta, Ostot > Raportit Ostoreskontra.