1 (6) Tarkastuslautakunta 23.3.2017 TOIMINTAKERTOMUS TARKASTUSLAUTAKUNNAN JA ULKOISEN TARKASTUKSEN TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2016 I KAUDEN 2013-2017 TARKASTUSLAUTAKUNTA Tarkastuslautakunnan lakisääteisenä tehtävänä on valtuuston asettamien toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisen arviointi sekä hallinnon ja talouden tarkastusta koskevien asioiden valmistelu valtuuston päätettäväksi. Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu myös kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Mikäli kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, on tarkastuslautakunnan arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä. Espoon tarkastussäännön perusteella on vuosittain arvioitu hallinnon, taloudenhoidon ja palveluiden tarkoituksenmukaisuutta. Uuden kuntalain myötä tarkastuslautakunnan tehtäviin lisättiin toiminnan järjestämisen tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi. Espoon kaupungin tarkastuslautakunnan toimintaa sääntelee kuntalain lisäksi kaupungin tarkastussääntö. Tarkastuslautakunta arvioi kaupungin toiminnan vaikuttavuutta kuntalaisen näkökulmasta. Tarkastuslautakunnassa ovat vuonna 2016 toimineet seuraavat 13 jäsentä sekä varajäsentä: Jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja Susanna Rahkonen, varapuheenjohtaja Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Marita Backman Antero Krekola Antero Laukkanen Mika Levänen Tapio Valli Jaakko Ravald Simo Repo 31.12.2016 saakka/ Eila Uotila 23.1.2017 Maija Saimalahti Arja Sääksvuori Ken Thilman Henkilökohtaiset varajäsenet Pirjo Söderström Rolf Heikkinen Janne Koski Liisa Sarvimäki-Paananen Tuija Kinnunen Kristiina Drotár Marko Kivelä Tapio Valli/ Raija Meriläinen Juhani Backman Susanna Aho Jari Äyhynmäki Ulla Vuolle Gustav Båsk
2 (6) Tarkastuslautakunnan jäsenet Kuva: Compic-Photos Oy/ Kimmo Brandt Tarkastuslautakunnan ja jaostojen arviointitoiminta ja kokoukset vuonna 2016 Tarkastuslautakunnan arviointi perustuu kuntalain mukaiseen valtuustokauden kattavaan arviointisuunnitelmaan sekä vuosittain laadittavaan yksityiskohtaisempaan arviointiohjelmaan. Valtuustokauden 2013-2017 arvioinnin teemana on kaupungin palvelujen laadukkuuden, kustannusvaikuttavuuden ja asiakaslähtöisyyden sekä palvelujen tuotantotapojen arviointi tuotettaessa palveluja omana toimintana tai ostopalveluina. Arviointikaudella on seurattu Espoo-tarinan tavoitteiden asettamista, toteutumista ja vaikuttavuutta sekä investointi- ja kehittämishankkeita. Lisäksi tehtiin aiempien arviointikertomushavaintojen jälkiseurantaa. Vuonna 2016 arvioinnin painopistealueena olivat lasten ja nuorten palvelujen, maahanmuuttoasioiden sekä kaupungin palveluverkon ja toimitilojen arvioinnit. Tarkastuslautakunnan arviointityö on pohjautunut Espoo-tarinan ja kaupungin muun asiakirja-aineiston lisäksi asiantuntijaviranhaltijoiden ja lautakuntien puheenjohtajien kuulemisiin sekä ulkoisen tarkastuksen yksikön laatimiin arviointimuistioihin, tarkastuksiin ja selvityksiin. Lisäksi arvioinneissa on hyödynnetty vertailutietoja muista suurista kaupungeista. Tarkastuslautakunta on osallistunut vuosittain pääkaupunkiseudun tarkastuslautakuntien arviointiyhteistyöhön. Pääkaupunkiseudun ulkoisten tarkastustoimien viranhaltijoiden yhteisarviointityöryhmän ohjausryhmänä toimivat tarkastuslautakuntien puheenjohtajat. Keväällä 2016 valmistui Nuorisotakuun toteutumista ja vaikuttavuutta käsittelevä arviointiraportti, jonka yhteenveto sisällytettiin arviointikertomukseen ja raportti kokonaisuudessaan annettiin valtuustolle arviointikertomuksen oheismateriaalina toukokuussa 2016. Kesällä 2016 aloitetun arvioinnin aiheena on Asunto- ja maankäyttöpolitiikka hyvinvoinnin edistämisessä pääkaupunkiseudun kaupungeissa. Arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle vuoden 2016 arviointikertomuksen yhteydessä toukokuussa 2017.
3 (6) Tarkastuslautakunnalla oli 14 kokousta vuonna 2016. Lisäksi puheenjohtajistolla ja yksikön henkilöstöllä oli arviointikertomuksen valmistelukokous keväällä 2016. Lautakunnan kokouksissa on käsitelty yleishallintoon, rahoitukseen, investointeihin, liikelaitoksiin ja konserniin liittyvät asiat sekä laajemmat arviointikokonaisuudet. Tarkastuslautakunnan kokoukset ja käsitellyt aiheet vuonna 2016 28.1.2016 Kaupungin ja konsernin johtaminen: Espoon Asunnot Oy 18.2.2016 Palveluliiketoimi: Espoo Catering -liikelaitos 9.3.2016 Arviointikertomuksen valmistelu 10.3.2016 Pääkaupunkiseudun tarkastuslautakuntien yhteisarviointiraportti: Nuorisotakuun toteutuminen ja vaikuttavuus 23.3.2016 Kaupungin ja konsernin tilinpäätös sekä TATU -ohjelman toteutuminen 7.4.2016 Henkilöstökertomus ja henkilöstöresurssit 14.4.2016 Arviointikertomuksen valmistelu 21.4.2016 8.6.2016 31.8.2016 22.9.2016 27.10.2016 Tilintarkastuskertomus vuodelta 2015 Vuoden 2015 arviointikertomuksen hyväksyminen Tarkastuslautakunnan vierailu eduskunnassa ja Valtiontalouden tarkastusviraston johtavien viranhaltijoiden tapaaminen, Tarkastuslautakunnan arviointiohjelma 2016 JHT-tilintarkastajan työohjelma 2016, Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelma 2016, Tarkastuslautakunnan lausunto Seurantaraportti I:stä valtuustolle Espoo-tarina: Palvelujen järjestäminen ja tuottaminen sekä kaupungin palveluverkko Vuoden 2015 arviointikertomuksesta annetut vastineet (valtuustokäsittely) Sosiaali- ja terveystoimi: Soten sekä aluehallintouudistuksen tilannekatsaus sekä kaupungin sosiaali- ja terveystoimen palveluverkko 29.11.2016 Tilintarkastuksen kilpailutuksen tarjouspyyntö 30.11.2016 Tekninen ja ympäristötoimi:tilapalvelut -liikelaitos JHT-tilintarkastajan ja UTA:n raportointi I Tarkastuslautakunnan lausunto lokakuun kuukausiraportista valtuustolle Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunta voi asettaa keskuudestaan jaostoja, jotka suorittavat kaupungin arviointia päätetyn vastuualuejaon mukaisesti ja raportoivat lautakunnalle. I-jaostolla oli neljä ja II-jaostolla viisi kokousta vuoden 2016 aikana. Tarkastuslautakunnan I jaoston kokoukset ja aiheet vuonna 2016 14.1.2016 Sivistystoimi, liikuntapalvelut: Liikuntapaikkojen palveluverkko ja tilojen käyttö 7.9.2016 5.10.2016 24.11.2016 Sosiaali- ja terveystoimi: Kotihoito ja kotisairaanhoito, kotihoidon tukipalvelut sekä seniorineuvonta ja palveluohjaus Sosiaali- ja terveystoimi sekä sivistystoimi: Koulu- ja opiskelijaterveydenhuolto ja oppilashuolto Keskushallinto ja sivistystoimi sekä sosiaali- ja terveystoimi: Maahanmuuttajapalvelut sekä monikulttuurisuusohjelma
4 (6) Tarkastuslautakunnan II jaoston kokoukset ja aiheet vuonna 2016 21.1.2016 Kaupungin keskitetyt tietotekniikkapalvelut sekä sähköiset palvelut ja niiden kehittäminen, tieto- ja viestintätekniikka opetustoimessa 29.9.2016 Yleishallinto: Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos 13.10.2016 Tekninen ja ympäristötoimi: Ympäristökeskus 17.11.2016 Yleishallinto: Hankintaprosessi ja sopimukset 15.12.2016 Tekninen ja ympäristötoimi: Rakentamisen ja peruskorjausten laatu ja valvonta, Viranomaistoiminta: pysäköinninvalvonta ja romuautojen siirrot Tarkastuslautakunnan raportointi valtuustolle vuonna 2016 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2015 käsiteltiin valtuustossa 23.5.2016. Arviointikertomus sisälsi vuoden 2015 havainnot ja suositukset sekä aiempien arviointikertomushavaintojen jälkiseurannan. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Paula Viljakainen käytti arviointikertomuksen käsittelyn aloituspuheenvuoron valtuustossa. Valtuusto velvoitti kaupunginhallituksen pyytämään lautakunnilta selvitykset toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai on ryhdyttävä arviointikertomuksessa esitettyjen epäkohtien korjaamiseksi sekä toimittamaan ne valtuustolle ja tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Lisäksi valtuusto antoi kaupunginhallitukselle tehtäväksi huomioida seuraavassa talousarviovalmistelussa ja tilinpäätöksen laadinnassa arviointikertomuksessa esitetyt havainnot. Lautakuntien selvitykset olivat kaupunginhallituksen ja valtuuston käsiteltävinä syyskuussa 2016 Seurantaraportti I:n yhteydessä. Tarkastuslautakunta antoi valtuustolle erillislausunnot Seurantaraportti I:stä elokuussa sekä lokakuun kuukausiraportista joulukuussa 2016. Tarkastuslautakunnan vierailut, koulutukset ja seminaarit Arviointityönsä kehittämiseksi tarkastuslautakunta vieraili kesäkuussa 2016 eduskunnassa ja tapasi Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV) johtavat viranhaltijat. Tilaisuudessa esiteltiin mm. eduskunnan tarkastusvaliokunnan työtä sekä VTV:n tuloksellisuustarkastuksen ja finanssipolitiikan tarkastuksen ajankohtaisia asioita. Lisäksi tarkastuslautakunnan jäsenet osallistuivat vuonna 2016 useisiin koulutuksiin ja seminaareihin, kuten Auditio-seminaariin Tallinnassa toukokuussa, Arviointikertomusseminaariin Helsingissä marraskuussa sekä pääkaupunkiseudun tarkastuslautakuntien yhteiseen koulutukseen Kauniaisissa marraskuussa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja käytti pks-tarkastuslautakuntien seminaarissa puheenvuoron tarkastuslautakuntien yhteistyöstä ja sen edelleen kehittämisestä.
Vuosien 2013-2016 tilintarkastus 5 (6) Kuntalain mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tehtävässään virkavastuulla toimivan tilintarkastajan. Tilintarkastajaksi valittavan tilintarkastusyhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Valtuusto on valinnut vuosille 2013-2016 kaupungin lakisääteiseksi tilintarkastajaksi JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy:n. Vastuunalaisena tilintarkastajana on vuonna 2016 toiminut JHT, KHT Tiina Lind. JHT-tilintarkastaja antoi huhtikuussa 2016 tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2015 tarkastuslautakunnalle ja edelleen valtuustolle. Vastuunalainen JHT-tilintarkastaja antoi tarkastuslautakunnalle tiedoksi tarkastussuunnitelman elokuussa 2016 ja raportoi vuoden 2016 tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta ensimmäisen kerran marraskuussa. Lakisääteistä tilintarkastusta ostetaan 180 päivää vuosittain. Lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ostetaan tarpeen mukaan esimerkiksi ulkopuolisten rahoittajien rahoittamien hankkeiden tilintarkastuksia ja muita tarpeellisia erillistarkastuksia ja -selvityksiä. II ULKOISEN TARKASTUKSEN YKSIKKÖ Kaupungin ulkoiseen tarkastukseen kuuluvat kaupungin muusta organisaatiosta ja johdosta riippumattomina tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan lisäksi tarkastuslautakunnan alaisuudessa toimiva ulkoisen tarkastuksen yksikkö. Ulkoisen tarkastuksen yksikön tehtävät Ulkoisen tarkastuksen yksikön tehtävänä on tarkastussäännön mukaan valmistella tarkastuslautakunnan ja sen jaostojen käsiteltäväksi tulevat asiat sekä avustaa JHTtilintarkastajaa ja tehdä yksikön tarkastusohjelman mukaisia tarkastuksia, joista raportoidaan vuosittain tarkastuslautakunnalle. Ulkoisen tarkastuksen yksikkö on avustanut työohjelmassa sovitun mukaisesti JHT-tilintarkastustiimiä tilikauden 2016 aikaisissa tarkastuksissa sekä tilinpäätöstarkastuksessa. Tarkastusten tulokset on raportoitu tarkastuslautakunnalle JHT-tilintarkastajan antamissa raporteissa. Yksikkö on lisäksi osallistunut vuonna 2016 pääkaupunkiseudun tarkastustoimien yhteisarviointityöhön. Yksikön toimintaa ohjaa tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelman ja vuosittaisen arviointiohjelman sekä tilintarkastajan tarkastusohjelman lisäksi ulkoisen tarkastuksen yksikön tarkastusohjelma, jonka mukaiset tarkastukset raportoidaan tarkastuslautakunnalle JHT-tilintarkastajan raportoinnin yhteydessä. Ulkoisen tarkastuksen yksikköä johtava kaupunginreviisori, JHTT Virpi Ala-aho toimii tarkastuslautakunnan asioiden esittelijänä ja vastaa yksikön arviointi- ja tarkastustyöstä. Tarkastuslautakunnan ja sen II jaoston sihteerinä toimii kaupunkitarkastaja Riitta Björklund, jonka vastuualueena on teknisen ja ympäristötoimen sekä kaupungin investointien tarkastus- ja arviointitehtävät. Kaupunkitarkastaja Anneli Tiainen toimii I jaoston sihteerinä ja vastaa sosiaali- ja terveystoimen arviointi- ja tarkastustehtävistä. Lisäksi yksikössä työskenteli vuonna 2016 yleishallinnon ja kaupunkikonsernin arviointi- ja tarkastustehtävissä konsernitarkastaja Ira Kaukanen. Yksikön henkilöstön koulutukset ja muu toiminta Arviointi- ja tarkastustyönsä kehittämiseksi yksikön viranhaltijat osallistuivat suurten kaupunkien ulkoisten tarkastusten yhteiseen Tuloksellisuusarvioinnin kehittämisen koulutusohjelmaan sekä muihin ulkoisiin koulutuksiin ja seminaareihin vastuualueidensa mukaisesti, esimerkiksi Kuntatarkastajien yhdistyksen koulutuspäiville touko-
6 (6) kuussa. Lisäksi osallistuttiin useisiin tarkastusalan seminaareihin ja koulutuksiin tarkastuslautakunnan jäsenten kanssa. Henkilöstö on osallistunut myös Espoon kaupungin sisäisiin koulutuksiin. Kaupunginreviisori on vuonna 2016 toiminut julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajien (JHTT) yhdistyksen hallituksen puheenjohtajana ja Tilintarkastusvalvonnan pysyvän asiantuntijan varajäsenenä sekä Patentti- ja rekisterihallituksen asettaman laatujaoston julkissektorin tilintarkastusta edustavana jäsenenä. Kaupunginreviisori on pitänyt puheenvuorot toukokuussa Kuntatarkastajien yhdistyksen koulutuspäivillä julkishallinnon tarkastuksen yhdistystoiminnan tulevaisuudesta sekä julkishallinnon tarkastajien ja valtionhallinnon tarkastajien yhdistysten yhteisessä JUTTA-seminaarissa marraskuussa JHTT-yhdistyksen ajankohtaisasioista. III VUODEN 2015 TALOUSARVION TOTEUTUMINEN JA TILINPÄÄTÖS Valtuusto myönsi tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2016 toimintamenoihin 846 000 euroa. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen toimintamenot olivat vuoden 2016 tilinpäätöksessä yhteensä 678 000 euroa. Menot alittuivat henkilöstökuluissa sekä palvelujen ostoissa. Yksi kaupunkitarkastajan virka oli avoinna koko vuoden ja asiantuntija- ja koulutuspalvelujen hankinnat eivät toteutuneet suunnitellusti. Virpi Ala-aho Kaupunginreviisori, JHTT