1 (9) PUUTAVARAN URAKOINNIT Seutukeskus Oy Häme pyytää Hämeenlinnan kaupungin Yhdyskuntarakenteen toimeksiannosta tarjoustanne puutavaran urakoinneista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi (urakka-aika) on 1 vuosi + optio 1 vuosi. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Hämeenlinnan kaupungin puutavaran urakoinnit (valmistus, lähikuljetus ja energiapuun ajo). Urakointikohteet sijaitsevat Hämeenlinnan ympäristön ja Padasjoen alueilla. Työt toteutetaan kaupungin osoittamassa hakkuujärjestyksessä ja aikataulussa. Kukin työkohde on aloitettava kolmen viikon sisällä urakanantajan ilmoituksesta. Pääsääntöisesti kohteiden ajoitus kuitenkin tiedetään jo aiemmin. Mikäli valittu toimittaja ei aloita työkohdetta kolmen viikon sisällä urakanantajan ilmoituksesta, seuraa ensimmäisestä viivästymisestä huomautus. Toisen viivästymisen jälkeen Hämeenlinnan kaupungilla on oikeus sopimuksen välittömään yksipuoliseen irtisanomiseen. Mikäli valittu toimittaja ei aloita työkohdetta kolmen viikon sisällä urakanantajan ilmoituksesta, on Hämeenlinnan kaupungilla oikeus hankkia urakka joltain toiselta toimittajalta (valitulla toimittajalla ei ole tällöin oikeus saada minkäänlaista korvausta Hämeenlinnan kaupungilta). Työt ajoittuvat vuosittain pääosin loppukesästä talveen (pois lukien rakennettavien alueiden hakkuut, jotka voivat ajoittua mihin vuodenaikaan tahansa). Taajamametsäkohteilla työaika on arkisin klo 7.00-22.00. Urakointiin tarjotaan noin 2 000-5 000 m 3 :n (määrä on arvio, joka ei sido ostajaa) yhteismäärää/vuosi. Tarjottavat työkohteet ovat pääosin taajama-alueilla ja työmuodot ovat seuraavat: - ensiharvennukset - muut harvennukset - energiapuukohteet - uudistushakkuut (sis. rakennusalojen ym. hakkuut) - lähikuljetus metsurihakkuilta HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 17.10..
2 (9) ASIAKIRJOJEN JULKISUUS HINNAT JA HINNOITTELU Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen tarjouksen pyytäjä tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta. Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 3). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Hintojen on sisällettävä kaikki kustannukset. Hintojen on oltava viikonpäivistä ja kellonajoista riippumattomia, eli riippumattomia siitä, minä päivänä tai mihin kellonaikaan työ suoritetaan. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät koko hankintakauden ajan (koskien myös mahdollista optiovuotta). Hintavaraumia ei hyväksytä. Pääasiallinen taksoitusjärjestelmä perustuu hakkuu- ja kuljetustaksaan. Taksoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero ja ne sisältävät kaluston siirtokustannukset. Pääsääntöisesti kaikki kohteet korjataan urakalla ja mahdollisista tuntitöistä sovitaan aina etukäteen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Ostajalla ei ole velvollisuutta maksaa palvelusta mitään, jos työtä ei ole suoritettu sovitulla tavalla.
LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN 3 (9) MAKSUEHTO JA LASKUTUS Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Maksuehto on 14 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Laskutus sopimuksen mukaan. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT ja niiden jälkeen metsäalan auto- ja koneurakoinnin yleisiä sopimusehtoja. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä (sama tarjoaja ei voi tehdä kahta tai useampaa eri tarjousta). Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 PALVELUT 5. Metsäalan auto- ja koneurakoinnin yleiset sopimusehdot 6. Tarjous liitteineen Hämeenlinnan kaupungin Yhdyskuntarakenne tekee hankintapäätöksen.
4 (9) Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan aikaisintaan silloin, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Optiovuoden käytöstä neuvotellaan erikseen. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on ostajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava etukäteen kirjallisesti ostajaa. SOVELTUVUUS- JA HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Hankintapäätösperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi tai postitse osoitteeseen Seutukeskus Oy Häme, Hankintaja kilpailuttamisyksikkö, Aapo Korte, Arvi Kariston katu 1 b, 13100 Hämeenlinna. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 27.10. klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi/kirjekuoren päälle on merkittävä Kysymykset puutavaran urakoinneista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Hämeenlinnan kaupungin yhteyshenkilö: metsätalousinsinööri Mika Rantonen, puhelin (03) 621 4685, sähköposti: mika.rantonen@hameenlinna.fi
5 (9) TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA VASTAUSOSOITE Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 3). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KY- SYTTY. Tarjouksen tulee olla virallisesti allekirjoituksella vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Tarjoukset on jätettävä 7.11. klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään neljä (4) kuukautta em. päivästä lukien. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Puutavaran urakointitarjous ). osoite: Hämeenlinnan kaupunki Yhdyskuntarakenne Luontopalvelut PL 63 13101 Hämeenlinna PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 17.10. SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta Jussi Oksa hankintajohtaja
6 (9) TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake
SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 7 (9) LIITE 1 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi. 4. Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat täyttävät lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) 5 :n mukaiset perusteet. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava selvitys siitä, että tarjoajayritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Valitun toimittajan mahdollisten alihankkijoiden osalta on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava vastaavat selvitykset sekä kohtien 2 ja 3 mukaiset otteet ja todistukset. - Kohtien 2, 3 ja 4 mukaiset selvitykset, otteet ja todistukset on pyydettäessä toimitettava (myös mahdollisten alihankkijoiden osalta) sopimusaikana ostajalle kerran kalenterivuodessa. 5. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava selvitys taloudellisista edellytyksistään, esimerkiksi kahden (2) edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase. 6. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 7. Tarjoajan metsäkone-, laite- ja henkilöstö- yms. resurssit ovat riittävät hankinnan kokoon ja laatuun nähden. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava yhden (1) viikon sisällä selvitys tähän hankintaan kohdistettavista resursseista. 8. Tarjoajalla on käytössään ajokoneen vaakamittausmahdollisuus energiapuukohteita varten. 9. Tarjoajalla on riittävä kokemus ja ammattitaito. Riittäväksi kokemukseksi ja ammattitaidoksi katsotaan puutavaran urakointien suorittaminen vähintään yhden (1) vuoden ajan. 10. Tarjoaja vastaa työntekijöidensä kouluttamisesta ja perehdyttämisestä sekä siitä, että työntekijät pystyvät suorittamaan työnsä itsenäisesti. Tarjoaja on sitoutunut noudattamaan toiminnassaan Suomen työturvallisuuslainsäädäntöä, -määräyksiä ja -ohjeita. 11. Tarjoajan on toimittava metsälain ja hyvän metsänhoidon suositusten sekä PEFC-sertifikaatin mukaisesti. 12. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.
HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätöksen perusteena on halvin hinta. 8 (9) LIITE 2
TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 9 (9) LIITE 3 Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/