Seuranta ja raportointi Erasmus+ KA2 strategiset kumppanuushankkeet
Esityksen sisältö 1. Projektin sisäinen seuranta ja raportointi 2. Raportointi kansalliselle toimistolle & hankkeiden monitorointi a) Väliraportti b) Loppuraportti c) Monitorointi & hanketarkastukset
Projektin sisäinen seuranta ja raportointi
Projektin sisäinen seuranta Seurataan miten hanke etenee tavoitteitaan kohden, samalla huomataan mahdolliset heikot kohdat tai puutteet. Keskeiset asiat: sisältö, raha ja aika eli analysoidaan, miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa tietyllä rahalla. Koordinaattorilla koko ajan tieto ja kokonaiskuva hankkeen etenemisestä. Seuranta on johtamisen väline Koordinaattori rakentaa seurannan
Suunnitelmallisuus on osa hyvää työtä: koska olette saaneet rahoituksen, hyviä suunnitelmia on jo olemassa! Arvioi Mikä on päätavoite? Mikä muuttuu? Mikä kehittyy? Vaikutukset? Suunnanmuutos? Seuraa Suunnittele Osaaminen Työympäristö Toimintaympäristö Toimintatavat Osallistuminen Yhteinen tekeminen Toteuta
Seurannan työkaluja Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Toiminnan peilaaminen hankesuunnitelmaan Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintatavat, avoimuus) Kokousmuistiot Jne
Seurannan kohteet Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Partnereiden talous Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Arviointi Miten hankkeen eri toimintoja dokumentoidaan? D O K U M E N T O I N T I
Kohtuullisuus arvioinnissa ja seurannassa Sopivat suhteessa hankkeeseen Ei liian kuormittavia suhteessa hanketyöhön Keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työskentelyalustalla (document library)
Miten seuranta ja arviointi tukevat vaikuttavuutta? Miten seurataan haluttujen vaikutusten syntymistä? Pohdintaan heti hankkeen alussa. Millaista tietoa kerätään, jotta voidaan osoittaa hankkeen vaikutukset? Miten ja keneltä tietoa kerätään? Opiskelijat, opettajat, työelämä, muut sidosryhmät ym.? Kyselylomakkeet, haastattelut, keskustelut jne.? Miten vaikutuksia mitataan? Laadulliset ja määrälliset mittarit? Kerätyn tiedon analysointi?
Sisäinen raportointi On välttämätön jokaisessa hankkeessa Partnerit toimittavat tiedot koordinaattorille kaikesta toiminnastaan hankkeessa Raportointi linkittyy myös toteutuneiden kulujen seurantaan, jonka perusteella maksetaan tukea partnereille Partnereiden kanssa sovitaan, miten usein raportoidaan, mitä asioita raportoidaan, miten tiedot toimitetaan koordinaattorille Raportoinnin pelisäännöt vahvistetaan partnerisopimuksessa
Miten usein raportoidaan? Riippuu mm. Hanketoiminnan moninaisuudesta Partnerien määrästä ja niiden tehtävien tärkeydestä Rahasummista, mitä suurempi budjetti sitä tiheämpi raportointi Miten hyvin tunnet partnerit (luotettavuus, kokemus) Sisäisen raportoinnin deadlinet suhteessa raportointiin kansalliselle toimistolle
Raportointi mistä muusta päätettävä? Mistä tietoa: raportit, kokoukset Keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työalustalla (document library) Kuka vastaa (hoitaa) raportoinnista partneriorganisaatiossa Sovittava heti aloituskokouksessa Raportoinnin periaatteet selviksi partnereille (partnerisopimus) Miten motivoit partnereita?
Why a good report? Contractual Builds analytical skills + teamwork capacity Secures financing Shows professional skills Improves future fund-raising Can be used for other purposes Builds relationship + open communication Gives you a competitive edge Lähde: Survival Kit www.european-project-management.eu/
Pohdittavaksi Mitä seurannan lomakkeita ja työkaluja käytätte? Mitä tietoja keräätte partnereilta? Miten seurannan työnjako (sisäinen tiimi) on organisoitu? Miten usein tietoja kerätään? Millainen on hankkeenne seurantajärjestelmä? Miten dokumentoitte ja arkistoitte tiedot (s-posti, intra, Dropbox, Moodle, wiki tm.)?
Raportointi kansalliselle toimistolle
Erasmus+ raportointityökalut Sopimus Article I.9: Use of IT tools I.9.1 Mobility tool+ https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ verkkopohjainen raportointityökalu väli- ja loppuraporttien toimittamiseen KAIKKI Tietoja on suositeltavaa päivittää hankkeen edetessä säännöllisesti mm. eri toimintojen (esim. kokousten, koulutusjaksojen) toteutumisen myötä Ohjeet tietojen syöttämiseen alustalle sekä väli- ja loppuraportin laadintaan löytyy verkkosivuiltamme: http://bit.ly/2iiuos5 I.9.2 Erasmus+ Project Results Platform http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ KOORDINAAT- TORI koordinaattori tallentaa hankkeen tuotokset ohjeiden mukaan, määräaika on sama kuin loppuraportin toimittamisessa
Mikä Mobility Tool+? Mobility Tool+ on Erasmus+ -hankkeiden sähköinen hallinnointi- ja raportointialusta, jossa hankkeiden kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu. KA219 hankkeissa jokainen partneri vastaa omien toteutuneiden aktiviteettien viemisestä Mobility Tooliin sekä tietojen oikeellisuudesta. Sisältöraportti poikkeaa laajuudeltaan koordinaattorilla ja partnerilla, koordinaattorin raportti on aavistuksen laajempi kuin partnereiden, koska siinä koordinaattori raportoi hanketta myös kokonaisuutena. Kansallisella toimistolla pääsy hankkeiden tietojen seurantaan ja loppuraporttitietojen hyväksymiseen MT+ lähettää automaattisen viestin hankkeen yhteyshenkilölle, kun hankkeen tiedot siirretty alustalle 2017 hyväksytyt koulujen väliset hankkeet siirretään alustalle syksyllä 2017. Hankkeen yhteyshenkilöllä oikeudet järjestelmään; lisäoikeuksia voi antaa kollegoille.
Mikä Erasmus+ -hanketietokanta? Hanketietokanta kaikille Erasmus+ -hankkeille ja Luova Eurooppa -ohjelmalle Perustiedot kaikista rahoitetuista Erasmus+ -hankkeista Julkinen tietokanta levityksen tukena Tietokannan raportointipuoli hankkeiden tuloksille Promoters/Beneficiaries dashboard (alusta) KA2 hankkeiden sopimuksellinen velvoite KA1 hankkeille vapaaehtoinen Julkisen tietokannan hakuominaisuudet Ohjelma, kohderyhmä, vuosi, maa, alue (vain 2014 ), avainsana, hankenumero, projektikriteeristö TAI organisaatiokriteeristö Raportointipuolen kirjautuminen EU Login -tunnuksilla
Ilmoitus hanketietokannasta, kun hanke on alkanut:
Perusasioita raportin laatimisessa rahoittajalle Ohjeista partnerit selkeästi: mitä tietoja kerätään & mitä työkaluja käytetään Tiedot partnereilta ajoissa, varaa riittävästi aikaa Kaikki pyydetyt tiedot sisältäen tuotokset Muista, että raportti arvioidaan suhteessa hakemukseen Raportista tulee näkyä eri partnereiden osuus Raportin teksti ei ole hakemustekstiä, älä kopioi sitä!
Raportointi KA219 hankkeille Yhteyshenkilö vastaa ja hoitaa raportoinnin omaan kansalliseen toimistoon Tarkista oman hankkeen raportointiaikataulut ja -velvoitteet hankesopimuksesta (Artikla I.4) Väliraportin jättöaika : 12-18 kk hankkeet: ei väliraporttia 19-29 kk hankkeet: 1.9.-31.10.18 (raportoidaan hankkeen alusta 31.8.18 asti) 30-36kk hankkeet: 1.1.-28.2.19 (raportoidaan hankkeen alusta 31.12.18 asti) Loppuraportin hyväksymisen jälkeen loppumaksu enintään 20%
Loppuraportti Edunsaaja toimittaa loppuraportin Mobility Tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotosten tallentamiselle levitysalustalle - Erasmus+ Project Results Platform hankkeen koordinaattorin vastuulla Loppuraportin tulee kertoa, paljonko tukea on käytetty, miten ja mihin sitä on käytetty ja mitä on saatu aikaan Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti / hankkeen yhteinen työkieli
Loppuraportin arviointi Loppuraportti arvioidaan suhteessa hakemukseen: Toteutus suhteessa hakemukseen Toimintojen, tuotteiden ja tulosten laatu Vaikutus osallistuviin organisaatioihin Toteutettujen tulostenlevitystoimien laatu ja laajuus Loppuraportti pisteytetään 0-100 p Heikkoon, osittaiseen tai myöhästyneeseen hankkeen toteutukseen liittyvä vähennys: o 25 % jos loppuraportin pistemäärä on 41-50 o 50 % jos loppuraportin pistemäärä on 26-40 o 75 % jos loppuraportin pistemäärä on 0-25
Monitoroinnit, hanketarkastukset ja vierailut (ks. sopimuksen Annex III) Kansallinen toimisto seuraa hankkeita eri tavoin Väli/loppuraporttien tarkastus kaikille o Lopullinen tuki määritellään loppuraportin pohjalta, ellei hankkeelle tehdä perusteellisempaa tarkastusta. Toimistotarkastus desk check 10% satunnaisotannalla osalle hankkeista dokumenttitarkastukseen, loppuraportin yhteydessä Edunsaajan tiloissa tehtävät tarkastukset on the spot check satunnaisotannalla osalle hankkeista o o Hankeen toteuttamisen aikana tehtävä tarkastus on the spot check during action Hankkeen päättymisen/loppuraportin tarkastamisen jälkeen tehtävä tarkastus on the spot check after action Tarpeen mukaan vierailu koululle Kutsuttaessa tullaan koululle, jos mahdollista!