KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous [ 16.9.2016 ]
Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (1/2) Hakuvaiheessa Erasmus+ Programme Guide (2016): Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. 117-124* EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 241-244* (*sivunumerot 7.1.2016 päivätyn version mukaiset) 2
Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (2/2) Grant Agreement (hankkeen sopimus) Article I.3. Maximum amount and form of the grant Article I.4 Reporting and payment arrangements Article 1.5 Bank account for payments (=ANNEX VI) Annex I General conditions Part A: Legal and administrative provisions Part B: Financial provisions Annex II: Decription of the project, Estimated budget, List of participating organisations Annex III: Financial and Contractual rules Annex IV: Applicable rates 3
Yleiset kulujen kelpoisuuskriteerit Rahoitetaan Erasmus+ ohjelmaoppaan mukaisia toimintoja (Erasmus+ Programme guide) Hankesopimuksessa (hakemuksessa) hyväksyttyjä toimintoja (Annex II description of the project) Rahoitetaan hankesopimuksen (Annex II Estimated budget) kululuokkien mukaisia kuluja rajoituksia kululuokkien välisissä siirroissa Raportoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja 24 kk: 1.9.2016-31.8.2018 tai 36 kk: 1.9.2016-31.8.2019 4
Maksut hankkeelle CIMOsta 1. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen (1. pre-financing payment) 2. Hankkeen puolivälissä väliraportin jälkeen (2. pre-financing payment) 3. Loppuraportin hyväksymisen jälkeen (Balance payment) 5
Maksut hankkeelle CIMOsta Yleissivistävä (KA201): Ammatillinen (KA202): Korkeakoulutus (KA203): Aikuiskoulutus (KA204): 80 % + 20 % (24kk) 40 % + 40 % + 20 % (25-36kk) Grant Agreement: Article I.4 Reporting and payment arrangement Nuoriso (KA205): 80 % + 20 % (lyhyet ja pienet hankkeet) 40 % + 40 % + 20 % (isot ja pidemmät) 6
Vastuut hankkeessa Sopijaorganisaatio hallinnoi koko projektin budjettia ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan. esim. raportointi koko partneriryhmän puolesta CIMOlle Hakuvaiheessa partneri on siirtänyt vastuun mandaattikirjeellä hakijaorganisaatiolle. Hankkeen alussa: Partnerin oikeudet/velvollisuudet määritellään tarkemmin partnerin ja sopijan välisessä sopimuksessa (contract between partner and contractor) esim. hankkeen sisäiset maksu- ja raportointikäytännöt ja aikataulut 7
Maksut partnereille: partnerisopimus 1/2 Sopijaorganisaatio hallinnoi koko projektin budjettia ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan Partnerien oikeudet/velvollisuudet määritellään partnerin ja sopijan välisessä sopimuksessa (contract between partner and contractor) Maksuissa partnereille useita käytäntöjä, suositellaan maksuja useammassa osassa Partnerisopimuksessa sovitaan maksuaikataulu ja hankkeen sisäiset raportointikäytännöt. yleensä maksetaan pieni ennakko partnerisopimuksen allekirjoituksen jälkeen ja muut maksut (hyväksyttäviä) kuluja vastaan, eli raporttia ja tuloksia vastaan CIMO maksaa sopijaorganisaatiolle esim. 80 % + 20 % Eri partnereille voidaan maksaa eri tahdissa 8
Maksut partnereille: dokumentointi 2/2 Rahansiirrot partnereille tehtävä pankkisiirtona (bank transfer) Todiste partneriorganisaatiolle tehdystä maksusta: pankin tiliote ja merkintä kirjanpidossa Grant Agreement Article I.4: I.4.8 Payments from the coordinator to the other beneficiaries 9
Kirjanpidon järjestäminen Hankkeen koordinaattori sekä kukin partneri seuraavat omia kulujaan oman organisaationsa kirjanpidossa. Kirjanpitoon oma kustannuspaikka (tunniste tai projektinumero) hankkeelle. Suositellaan, että kukin organisaatio laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista. Hankkeen koordinaattori kokoaa partnereilta saaduista tiedoista hankkeen yhteisen raportin CIMOlle. (Mobility Tool MT+) 10
Omarahoitus EU-tuki ei kata kaikkia hankkeelle syntyviä kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on omarahoitusta. Syytä seurata organisaatiossa, vaikka ei raportoida CIMOlle Ennakoi mahdolliset EU-tuen ulkopuoliset kustannukset Selvitä, miten organisaatiossasi EU-tuen ulkopuoliset kulut katetaan. Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ainoastaan EU-tuen käyttö (EU grant). Omarahoitusta ( tai %) ei ole merkitty hankkeen budjettiin tai eikä sitä raportoida CIMOon. 11
Raportointi hankkeissa: Mobility Tool + Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu onlinena webin kautta käytettävässä Mobility Tool +:ssa (MT+). Hankkeen koordinaattori vastaa Mobility Tooliin tietojen viemisestä ja niiden oikeellisuudesta. Partnerille voi luoda oikeuden syöttää raportointitietoja suoraan Mobility Tooliin. Tietoja voi kerätä myös määrämuotoisella Excelillä, jonka pohjalta koordinaattori syöttää tiedot Mobility Tooliin. Koordinaattorin tulee tarkistaa partnerien raportoimat tiedot. CIMO on tehnyt tietojenkeruuta varten Excel-pohjia, joita voi hyödyntää 12
Kululuokat 13
Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökustannus Taulukossa määritelty summa x toteutunut määrä CIMOlle raportoidaan kappalemäärät + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään eurot ( ). kappalemäärä on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa = kirjanpito + tositteet + dokumentointi Tarkastetaan kulun kelpoisuus hankkeelle (ei euroja). Actual (real) cost = todellinen kulu CIMOlle raportoidaan toteutuneet eurot + tarvittavat todisteet kirjanpito + tositteet + dokumentointi 14
Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) Unit cost = yksikkökustannus 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs)(palkkakulu) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Actual (real) cost = todellinen kulu 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) 15
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 1/2 Tuki hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen (mm. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk = 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk= 3 000 /vuosi Rahanjako konsortion sisäinen asia asia kuitenkin sovittava kaikkien osapuolten kesken. 16
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 2/2 Raportointi ja dokumentointi: Hankkeen toiminta ja tuotokset on toteutettu sopimuksen mukaisesti ja raportoitu asianmukaisesti (proof of activities undertaken and outputs produced) Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Erasmus+ Projects Results Platform). Lopullisen tuen määräytyminen: Sopimuksessa määritelty hankkeen kesto kk x 500 tai kesto kk x 250 Koordinaattori raportoi koko hankkeen puolesta (MT+) 17
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 1/3 Matkat hankekokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100-1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Matkan tai hankekokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Transnational project meeting kohdasta voi käyttää myös kotimaassa toteutettavan hankkeen kansainvälisen (transnational) hankekokouksen matka- ja oleskelukuluihin, mikäli matka on yli 100 km. Osallistuja vähintään 2:sta maasta. 18
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 2/3 Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Matkan pituus (distance band) merkitään Mobility Tooliin. Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. 19
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3/3 Hankekokouksiin voi osallistua ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta, tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät. Jos opiskelijat osallistuvat partnerikokoukseen, heillä pitää olla selkeästi määritelty rooli tai tehtävä kokouksessa. Muodollinen linkki (esim. työsuhde) henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan (Audit, hanketarkastukset). Dokumentointi: Vastaanottaneen organisaation allekirjoittama osallistumistodistus tai kokouksen osallistujalista (sis. väh. kokouksen tarkoitus, määränpää, kokouksen alkamis- ja päättymisajankohta; osallistujien osalta nimi ja sähköpostiosoite, lähettävä organisaatio). Osallistujalistassa pitää olla myös osallistujien allekirjoitukset. Kokouksen ohjelma ja muut kokouksessa jaetut asiakirjat Jos matka alkaa muualta kuin lähettävästä organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin vastaanottava organisaatio, silloin tarvitaan myös matkaliput ja laskut. Kokousmuistio on hyvää hankehallintoa. 20
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 1/2 Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Manager Researcher/teacher/trainer/youth worker Technician Administrative staff Palkkakategoria määräytyy henkilön tuotoksen kehittämiseen liittyvän tehtävän mukaan Käytännössä yksinkertaisinta määritellä henkilön omassa organisaatiossa olevan tehtävän mukaan, muutoin perusteltava vakuuttavasti ja todennettavasti Johtajista ja hallintohenkilöistä aiheutuvat kustannukset odotetaan katettavan hankkeen hallintoa ja toteutusta koskevasta budjettikohdasta. Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician - kategorioihin. Jos Manager- ja Administrative staff -luokkiin ei ole myönnetty tukea, niin sitä ei voi myöskään käyttää raportoinnissa. Tässä kululuokassa ei voi raportoida projektihallintoon, -talouteen tai levitykseen liittyviä tehtäviä. 21
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 2/2 Henkilön suhde organisaatioon Hankkeen tuotteita voivat tehdä (raportoida) ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan esim. työsopimus. HUOM: Intellectual outputin tekoa ei voi ostaa alihankintana ja raportoida tässä kohdassa.(vrt. Exceptional costs) Dokumentointi: työaikaseuranta (timesheet) Henkilön nimi, palkkakategoria, työn ajankohta (pvm), työpäivien määrä, työtehtävä (mikä hankkeen tuote) CIMOsta mallipohja työajan dokumentointia ja sisäistä raportointia varten 22
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 1/2 Tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Jos intellectual outputtia ei ole tehty -> tilaisuuttakaan ei voi olla. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/ käyttäjille. Partneriorganisaatioiden jäsenet voivat osallistua tilaisuuksiin, mutta heidän osallistumisia ei lasketa hyväksyttäviin määriin mukaan. Tuki lasketaan hyväksyttävän osallistujamäärän mukaan ja se on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin kustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 23
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 2/2 Tilaisuuden dokumentointi: Osallistujalista, jossa näkyy tilaisuuden nimi, päivämäärä ja paikka tilaisuuden järjestäneen organisaation nimi kunkin osallistujan nimi, allekirjoitus, sähköpostiosoite sekä osallistujan lähettäneen organisaation nimi ja osoite. Tilaisuuden ohjelma ja kaikki muut tilaisuudessa jaetut materiaalit 24
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 1/5 Toiminnon oltava oleellinen KA2-hankkeen päämäärien saavuttamiseksi (=hankesuunnitelman mukaista) Liikkuvuusjaksolle osallistuvien kelpoisuus vaihtelee Erasmus+ - ohjelman toiminnon ja hankkeen sisällön mukaan. Yleisperiaate: muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan. (esim. oppilaitoksen kirjoilla oleva opiskelija) Koordinaattori syöttää kaikkien osallistujien tiedot Mobility Tooliin (myös oman organisaation osallistujat) (MT+) auttaa myös laskelmien teossa. 25
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 2/5 2 kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5-60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 3 eri kululuokkaa / matkustaja: A. Matkatuki (Travel) B. Yksilötuki (Individual support) C. Kielivalmennustuki (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv-12 kk) liikkuvuudessa. Tukea voi käyttää myös järjestämismaan osallistujille, jos Osallistujan lähtö- ja toiminnon järjestämispaikan välinen matka on vähintään 100km yhteen suuntaan Tilaisuudessa osallistujia vähintään 2 eri ohjelmamaasta 26
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 3/5 A. Matkatuki, perustuu matkan pituuteen Minimikesto 5 päivää ohjelmaa/toimintaa Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator -välimatkalaskinta: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Matkan pituus merkitään Mobility Tooliin. Matkakululaskelman oletus: Lähtöpaikka on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. jos joku muu, selitys Mobility Tooliin 27
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 4/5 B. Yksilötuki Asumis- ja oleskelukustannukset Kohdemaa ja keston mukaan Minimikesto on 5 päivää ohjelmaa/toimintaa. Lisäksi tuen voi saada tuen enintään 2 matkustuspäivää varten. Short term mobility 5 60 päivää: päiväkohtainen tuki Long term mobility 61 pv 12 kk: Kuukausiapuraha 1 kk = 30 pv. C. Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö 28
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 5/5 Dokumentointi: A) Matkatuki & B) Yksilötuki: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus ja sisältö, määränpää, matkan alkamis- ja päättymisajankohta, osallistujan nimi ja sähköpostiosoite. Jakson ohjelma Jos matka on alkanut muualta kuin omasta organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin partneriorganisaatio ja välimatkakategoria muuttuu, silloin tarvitaan myös kopiot matkalipuista ja laskuista. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö Kielikurssin osallistumistodistus, tai Kuitti kieltenoppimismateriaalista Tarkastuksissa katsotaan myös kirjanpito + tositteet. Tarkastetaan matkan kelpoisuus ei käytettyjä. 29
6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 1/2 Työsuunnitelmassa ja myönnetyssä budjetissa hyväksytyt kustannukset: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta) Raportointi todellisten kulujen mukaan huomioiden ALV-käytäntö. 30
6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 2/2 Tätä budjettiluokkaa voi käyttää ainoastaan silloin, jos myönnetty tukea tähän kululuokkaan Poikkeuksellisten kustannusten budjetti ei voi kasvaa. Poikkeuksellista kustannuksista on sallittua siirtää varoja muihin kululuokkiin (20 % sääntö). Dokumentointi: Raportoituun kuluun liittyvät dokumentit loppuraportin liitteeksi. Tällaisia ovat esim. alihankintasopimus, kuittikopio, tosite maksusta jne. 31
7. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. Dokumentointi: kuittikopio tai muu dokumentti, mistä näkyy toteutunut maksu Budjettimuutos eli siirto toisesta kululuokasta on mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta. 32
Vaihtokurssit ei euromaat Euroalueen ulkopuolisia ohjelmamaita: Iso-Britannia Islanti Norja Ruotsi Tanska Puola Unkari Tšekin tasavalta Romania Bulgaria Kroatia Turkki 33
Valuuttakurssin muuntaminen Rahoitussopimus (ARTICLE I.4.10.) Currency for requests for payment and conversion into euro Valuuttakurssien muuntaminen: Edunsaajan on muunnettava muussa valuutassa kuin euroissa syntyneet kulut euroiksi käyttämällä Official Journal of the European Union:ssa julkaistujen päiväkohtaisten vaihtokurssien kyseessä olevan raportointikauden kattavaa keskiarvoa. Vaihtokurssit saatavilla verkossa: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html Koskee vain kululuokkia Exceptional costs ja Special needs support, joissa raportoidaan todellisia kuluja (actual costs). 34
Arvonlisävero ALV (VAT) Arvonlisäveron voi raportoida hankkeelle ainoastaan silloin, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi. Käytännössä ALV koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain kahta todellisiin kuluihin perustuvaa kululuokkaa: Poikkeukselliset kulut (Exceptional costs) (esim. alihankinta) Erityistuki (Special needs support) Erasmus+ Programme Guide, s. 243 35
Dokumenttien säilytys 5 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen Esim. 1.9.2016-31.8.2018 (hankkeen sopimuskausi) Loppuraportti CIMOon 30.10.2018 Loppumaksu 31.12.2018 Dokumenttien säilytys >> 31.12.2023 saakka PART II, General conditions, II.20.2 Duty to keep documents The beneficiaries shall keep all original documents, especially accounting and tax records, stored on any appropriate medium, including digitalised originals when they are authorised by their respective national law and under the conditions laid down therein, for a period of five years starting from the date of payment of the balance, unless a longer duration is required by the national law. 36
Budjettimuutokset 1/2 Jos kululuokka ylittyy 20 % budjetoidusta, sopimusmuutos on anottava kirjallisesti NA:lta. Alle 20 % muutoksista ei tarvitse tehdä sopimusmuutosanomusta seuraavissa kululuokissa: Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Huom. kululuokan sisällä ei saa kuitenkaan siirtää Manager ja Administrative staff luokkiin. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Grant Agreement: Article 1.3 Key Action 2 - Strategic partnerships 37
Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutos ( budjetin lisäys ) ei ole sallittua: Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs): siirrot Manager ja Administrative staff luokkiin. Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Erityistuki (Special needs support) 38
Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ yleissivistavalle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushan kkeet Osallistujalle KA202 = KA2 ammatilliselle koulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ ammatilliselle_koulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA204 = KA2 aikuiskoulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus /aikuiskoulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA205 = KA2 nuorisotoimialalle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus /nuorisotoimialalle Avaintoimi_2_yhteistyohankkeet Strategiset_kumppanuudet Raportointi KA203 = KA2 korkeakoulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ korkeakoulutukselle Avaintoimi_2_hankkeet Strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle 39