KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous [ ]

Transkriptio

1 KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous [ ]

2 Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (1/2) Hakuvaiheessa Erasmus+ Programme Guide (2015): Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s * EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s * (*sivunumerot päivätyn version mukaiset) 2

3 Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (2/2) Hankesopimus (erityisehdot) Artikla I.3. Tuen enimmäismäärä ja muoto Artikla I.4 Raportointi ja maksujärjestelyt Article 1.5 Pankkitili maksujen suorittamista varten (=Liite V) OSA II Yleiset ehdot Osa A: Oikeudelliset ja hallinnolliset määräykset Osa B: Rahoitusehdot II Avaintoimi 2 Strategiset kumppanuushankkeet Liite II: Alustava budjetti Liite III: Rahoitus ja sopimussäännöt 3

4 Yleiset kulujen kelpoisuuskriteerit Rahoitetaan Erasmus+ ohjelmaoppaan mukaisia toimintoja (Erasmus+ Programme guide) Hankesopimuksessa (hakemuksessa) hyväksyttyjä toimintoja (Liite I Hankkeen kuvaus - hakulomake) Rahoitetaan hankesopimuksen (Liite II Alustava budjetti) kululuokkien mukaisia kuluja rajoituksia kululuokkien välisissä siirroissa Raportoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja 24 kk: tai 36 kk:

5 Maksut hankkeelle CIMOsta 1. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen (1. pre-financing payment) 2. Hankkeen puolivälissä väliraportin jälkeen (2. pre-financing payment) 3. Loppuraportin hyväksymisen jälkeen (Balance payment) Yleissivistävä (KA219): 80 % + 20 % (24kk) 40 % + 40 % + 20 % (36kk) 5

6 Kirjanpidon järjestäminen Edunsaaja seuraa omia kuluja oman organisaation kirjanpidossa. Kirjanpitoon oma kustannuspaikka (tunniste tai projektinumero) hankkeelle. Suositus: sisäinen kirjausohje hankkeen kulujen kirjaamiseen ja dokumentointiin 6

7 Omarahoitus EU-tuki ei kata kaikkia hankkeelle syntyviä kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on omarahoitusta. Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ainoastaan EU-tuen käyttö (EU grant). Omarahoitusta ( tai %) ei ole merkitty hankkeen budjettiin tai eikä sitä raportoida CIMOon. 7

8 Lähtökohta: Erasmus+ -raportointi - Yksikkökorvaus & todelliset kulut vs. Oman kunnan kirjanpidon säännöt 8

9 Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökorvaus Taulukkossumma x toteutunut määrä CIMOlle raportoidaan kappalemäärät + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään eurot ( ). kappalemäärä on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa = kirjanpito + tositteet + dokumentointi Tarkastetaan kulun kelpoisuus hankkeelle (ei euroja). Actual (real) cost = todellinen kulu CIMOlle raportoidaan toteutuneet eurot + tarvittavat todisteet kirjanpito + tositteet + dokumentointi 9

10 Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) Unit cost = yksikkökustannus 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs)(palkkakulu) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Actual (real) cost = todellinen kulu 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) 10

11 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 1/2 Koordinaattori: 500 /kk = /vuosi Partneri: 250 = /vuosi Kulut projektin hallinnointiin, toteutukseen ja levitykseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto, Online-kokoukset, paikallinen toiminta, Levitykseen liittyvät perustehtävät) 11

12 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 2/2 Raportointi ja dokumentointi: Hankkeen toiminta ja tuotokset on toteutettu sopimuksen mukaisesti ja raportoitu asianmukaisesti (proof of activities undertaken and outputs produced) Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Erasmus+ Projects Results Platform). Koordinaattori raportoi koko hankkeen puolesta (MT+) Lopullisen tuen määräytyminen: Sopimuksessa määritelty hankkeen kesto kk x 500 tai kesto kk x

13 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 1/3 Matkat hankekokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Perustuu matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 ( km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Matkan tai hankekokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Transnational project meeting kohdasta voi käyttää myös kotimaassa toteutettavan hankkeen kansainvälisen (transnational) hankekokouksen matka- ja oleskelukuluihin, mikäli matka on yli 100 km. Osallistuja vähintään 2:sta maasta. 13

14 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 2/3 Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta: Matkan pituus merkitään näkyviin Mobility Tooliin. Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. Hankekokouksiin voi osallistua partneriorganisaatioiden henkilökunta ja oppilaat/opiskelijat Muodollinen linkki (esim. työsuhde) henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan (Audit, hanketarkastukset). 14

15 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3/3 Dokumentointi: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus tai kokouksen osallistujalista (sis. väh. kokouksen tarkoitus, määränpää, kokouksen alkamis- ja päättymisajankohta, osallistujat). Osallistujalistassa pitää olla osallistujien allekirjoitukset. Jos matka alkaa muualta kuin lähettävästä organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin vastaanottava organisaatio, silloin tarvitaan myös matkaliput ja laskut. Kokousmuistio on hyvää hankehallintoa. 15

16 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 1/2 Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Manager Researcher/teacher/trainer/youth worker Technician Administrative Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa (ei hankkeessa) olevan tehtävän mukaan. Huom. Manager -palkkiota voidaan raportoida vain johtotason henkilöille. Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician -kategorioihin. Jos Manager- ja Administrative staff -luokkiin ei ole myönnetty tukea, niin sitä ei voi myöskään käyttää raportoinnissa. Tässä kululuokassa ei voi raportoida projektihallintoon, -talouteen tai levitykseen liittyviä tehtäviä. 16

17 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 2/2 Henkilön suhde organisaatioon Hankkeen tuotteita voivat tehdä (raportoida) ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan esim. työsopimus. HUOM: Intellectual outputin tekoa ei voi ostaa alihankintana ja raportoida tässä kohdassa.(vrt. Exceptional costs) Dokumentointi: työaikaseuranta (timesheet) Henkilön nimi, palkkakategoria, työn ajankohta (pvm), työpäivien määrä, työtehtävä (mikä hankkeen tuote) CIMOsta mallipohja työajan raportointia varten 17

18 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 1/2 Tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Jos intellectual outputtia ei ole tehty -> tilaisuuttakaan ei voi olla. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/ käyttäjille. Partneriorganisaatioiden jäsenet voivat osallistua tilaisuuksiin, mutta heidän osallistumisia ei lasketa hyväksyttäviin määriin mukaan. Tuki lasketaan hyväksyttävän osallistujamäärän mukaan ja se on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin kustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 18

19 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 2/2 Tilaisuuden dokumentointi: Osallistujalista, jossa näkyy tilaisuuden nimi, päivämäärä ja paikka tilaisuuden järjestäneen organisaation nimi kunkin osallistujan nimi, allekirjoitus, sähköpostiosoite sekä osallistujan lähettäneen organisaation nimi ja osoite. Tilaisuuden ohjelma ja kaikki muut tilaisuudessa jaetut materiaalit 19

20 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 1/5 2 kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5-60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 3 eri kululuokkaa / matkustaja: A. Matkatuki (Travel) B. Yksilötuki (Individual support) C. Kielivalmennustuki (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv-12 kk) liikkuvuudessa. 20

21 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 2/5 A. Matkatuki, perustuu matkan pituuteen Minimikesto 5 päivää ohjelmaa/toimintaa Vähintään 100km yhteen suuntaan Osallistuja voi olla myös samasta maasta Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta: Matkan pituus merkitään näkyviin Mobility Tooliin. Matkakululaskelman oletus: Lähtöpaikka on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. jos joku muu, selitys Mobility Tooliin 21

22 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 4/5 B. Yksilötuki Asumis- ja oleskelukustannukset Kohdemaa ja keston mukaan Minimikesto on 5 päivää ohjelmaa/toimintaa. Lisäksi tuen voi saada tuen enintään 2 matkustuspäivää varten. Short term mobility 5 60 päivää: päiväkohtainen tuki Long term mobility 61 pv 12 kk: Kuukausiapuraha 1 kk = 30 pv. C. Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö 22

23 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 5/5 Dokumentointi: A) Matkatuki & B) Yksilötuki: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus ja sisältö, määränpää, matkan alkamis- ja päättymisajankohta. Jakson ohjelma Jos matka on alkanut muualta kuin omasta organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin partneriorganisaatio ja välimatkakategoria muuttuu, silloin tarvitaan myös kopiot matkalipuista ja laskuista. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö Kielikurssin osallistumistodistus, tai Kuitti kieltenoppimismateriaalista Tarkastuksissa katsotaan myös kirjanpito + tositteet. Tarkastetaan matkan kelpoisuus ei käytettyjä. 23

24 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 1/2 Työsuunnitelmassa ja myönnetyssä budjetissa hyväksytyt kustannukset: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta) Raportointi todellisten kulujen mukaan huomioiden ALV-käytäntö. 24

25 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 2/2 Tätä budjettiluokkaa voi käyttää ainoastaan silloin, jos myönnetty tukea tähän kululuokkaan Poikkeuksellisten kustannusten budjetti ei voi kasvaa. Poikkeuksellista kustannuksista on sallittua siirtää varoja muihin kululuokkiin (20 % sääntö). Dokumentointi: Raportoituun kuluun liittyvät dokumentit loppuraportin liitteeksi. Tällaisia ovat esim. alihankintasopimus, kuittikopio, tosite maksusta jne. 25

26 7. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. Dokumentointi: kuittikopio tai muu dokumentti, mistä näkyy toteutunut maksu Budjettimuutos eli siirto toisesta kululuokasta on mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta. 26

27 Vaihtokurssit ei euromaat Euroalueen ulkopuolisia ohjelmamaita: Iso-Britannia Islanti Norja Ruotsi Tanska Puola Unkari Tšekin tasavalta Romania Bulgaria Kroatia Turkki 27

28 Valuuttakurssin muuntaminen Sopimus (ARTIKLA I.4.7. ja II.17.6.) Liikekirjanpitovaluutta = -> kulut muutetaan euroiksi tavanomaisen kirjanpitokäytännön mukaisesti! Valuuttakurssien muuntaminen: Edunsaajan on muunnettava muussa valuutassa kuin euroissa synteyneet kulut euroiksi käyttämällä Komission vahvistamaa ja internetsivuilla julkaisemaa vaihtokurssia sinä päivänä, kun ennakkomaksu tilitettiin edunsaajan pankkitilille. Official Journal of the European Union: Koskee vain kululuokkia Exceptional costs ja Special needs support, joissa raportoidaan todellisia kuluja (actual costs). 28

29 Arvonlisävero ALV (VAT) Arvonlisäveron voi raportoida hankkeelle ainoastaan silloin, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi. Käytännössä ALV koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain kahta todellisiin kuluihin perustuvaa kululuokkaa: Poikkeukselliset kulut (Exceptional costs) (esim. alihankinta) Erityistuki (Special needs support) Erasmus+ Programme Guide, s

30 Dokumenttien säilytys 5 tai 3 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen Esim (hankkeen sopimuskausi) Loppuraportti CIMOon Loppumaksu Dokumenttien säilytys >> /2022 saakka II.20.2 Asiakirjojen säilyttämisvelvollisuus Edunsaajan on säilytettävä kaikki alkuperäiset asiakirjat, etenkin kirjanpito- ja veroasiakirjat, asianmukaiselle välineelle tallennettuina viiden vuoden ajan loppumaksun suorittamisesta, ellei kansallinen laki edellytä pidempää aikaa. Tämä koskee myös digitaalisessa muodossa olevia alkuperäiskappaleita silloin, kun ne sallitaan edunsaajan kansallisessa lainsäädännössä, jolloin on noudatettava kyseisessä lainsäädännössä asetettuja edellytyksiä. Edellä tarkoitettu jakso on kolme vuotta, jos artiklassa I.3.1 ilmoitettu tuen enimmäismäärä on enintään euroa, ellei kansallinen laki edellytä pidempää aikaa. 30

31 Budjettimuutokset 1/2 Jos kululuokka ylittyy 20 % budjetoidusta, sopimusmuutos on anottava kirjallisesti NA:lta. Alle 20 % muutoksista ei tarvitse tehdä sopimusmuutosanomusta seuraavissa kululuokissa: Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Huom. kululuokan sisällä ei saa kuitenkaan siirtää Manager ja Administrative staff luokkiin. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Hankesopimus, Artikla I.3. 31

32 Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutos ( budjetin lisäys ) ei ole sallittua: Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs): siirrot Manager ja Administrative staff luokkiin. Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Erityistuki (Special needs support) 32

33 Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA219 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle comenius@cimo.fi Yleissivistävän koulutuksen KA2-hankkeet: Leena Högdahl Anna Miettinen Katariina Petäjäniemi Tytti Voutilainen Etunimi.sukunimi@cimo.fi 33