Erasmus+ KA2 - Strategiset kumppanuushankkeet 2019: Budjetointi. Hakuneuvontawebinaari KA201 / KA202 / KA203 / KA204

Transkriptio

1 Erasmus+ KA2 - Strategiset kumppanuushankkeet 2019: Budjetointi Hakuneuvontawebinaari KA201 / KA202 / KA203 / KA204

2 Webinaarin sisältö Yleistä budjetin laadinnasta Budjettiluokat Miten tästä eteenpäin 2

3 Budjetoinnin periaatteita Budjetti on arvio hankkeen kustannuksista. Budjetin laadinta: a) ketä hankkeessa on mukana b) mitä hankkeessa tehdään (partnerit / työsuunnitelma / työpaketit / tulokset / tuotteet) Hakemuksessa perustellaan mihin ja miksi rahaa tarvitaan pohjana hankesuunnitelma Varaa aikaa valmisteluun ennen hakulomakkeen täyttämistä: Kerää partnereiden tiedot Suunnittele ja kirjaa ylös laskentaperusteet (esim. kokousten ja osallistujien määrät, miten tehtävät/työ, kustannukset jakautuvat partnereiden kesken jne.) Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava 3

4 Erasmus+ budjetointisäännöt SP-hankkeille Erasmus+ Programme Guide _en Alla mainitut sivunumerot päivätyn oppaan pdf-version mukaan (Version 2); linkit vievät suoraan sähköisen oppaan oikeaan kohtaan: Strategiset kumppanuushankkeet: kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. (101) EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s _en Liite I: Liikkuvuustoimintojen tarkemmat reunaehdot s

5 Distance calculator - Välimatkalaskin Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator -välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa Lähtöpaikka: oma organisaatio Kohde: partneriorganisaation toimipiste. Etäisyyskategoria (distance band) määräytyy yhdensuuntaisen matkan pituuden mukaan. Tuki määräytyy etäisyyskategorian mukaan.

6 Budjetin reunaehdot pähkinänkuoressa Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja Tuki enintään / 36 kk Tuet perustuvat laskennallisiin yksikkökorvauksiin Projektin hallinto ja toteutus tukea myönnetään enintään 10 partnerille. Huom. EU-tuki ei kata kaikkia kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on myös omarahoitusta. Huomioi tämä oman organisaation sisäisessä budjetoinnissa. Varmista, että myös partnerit huomioivat omarahoituksen tarpeen. Omarahoitusta ( tai %) ei merkitä hakemukseen eikä sitä raportoida. 6

7 Yleistä budjetin laadinnasta Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi: kaikkia budjettikategorioita ei tarvitse käyttää. 1. Syötä partnerit ensin, 2. sitten suunnitellut aktiviteetit (Esim. Transnational meetings, intellectual output, multiplier events ja Learning/teaching/training activities) 3. ja laadi viimeiseksi budjetti Nollat tyhjiin numerokenttiin. Online-lomakkeen ohjeet löydät verkkosivulta: ja Online-hakulomakkeen vasemmasta palkista kohdasta Guidelines.

8 Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget Seuranta / Arviointi The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Arviointikriteerit: 2019 Erasmus+ programme guide s & ERASMUS+: Guide for Experts on Quality Assessment s

9 Terminologia UNIT COST = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Project management and implementation (hankkeen hallinto ja toteutus) Transnational project meetings (hankekokoukset) Intellectual outputs (tuotteiden tekeminen) Multiplier events (tulostenlevitystilaisuudet) Transnational learning/teaching activities (opinto-/koulutustilaisuudet): Travel, individual support, linguistic support REAL COST = todellinen kustannus = Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Exceptional costs (poikkeukselliset kustannukset) Special needs support (erityistuki) Transnational learning/teaching activities (opinto-/koulutustilaisuudet): exceptional costs (Expensive travel costs of participants) 9

10 Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Kansalliselle toimistolle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin todelliset eurot. Real cost = todellinen kustannus Kansalliselle toimistolle raportoidaan toteutuneita Euroja + tarvittavat todisteet Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien (yksiköitten) ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. 10

11 Budjettiluokat 11

12 Hankkeen budjetti: budjettiluokat 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Learning/teaching/training activities) 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin ja toteutukseen. 12

13 Hakemuksen kohdat, joihin syötetään budjettitietoja Management: - Project management and Implementation: hallintotuki (täyttyy automaattisesti kun partnerit ja hankeen kesto on syötetty) - Transnational project meetings: hankekokoukset Intellectual Outputs: tuotteiden tekeminen Multiplier Events: tulosten levitystilaisuudet (tuotteiden tiedot on syötettävä ensin) Learning, Teaching, Training: opinto- ja koulutustilaisuudet (liikkuvuusjaksot) Special Costs: Erityistuki (Special Needs Support ja poikkeukselliset kustannukset (Exceptional Cost) Budget summary: budjettiyhteenveto (täyttyy automaattisesti sitä mukaa kun em. osiot on syötetty) 13

14 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (1) (Project Management and Implementation) Kulut hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereiden kanssa, pienimuotoinen aineiston tuottaminen ja taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbisivut, some, osallistuminen muiden järjestämiin tilaisuuksiin) 14

15 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (2) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk => /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk => / vuosi Hallintotuen enimmäismäärä 10 toteuttajalle (koordinaattori ja 9 partneria): 1 koordinaattori x 500 / kk 9 partneria x 250 / kk yhteensä enintään / kuukausi ja / vuosi Hakulomakkeen budjettitaulukko täyttyy automaattisesti, kun hankkeen kesto on määritelty kohdassa Context ja hankkeen partneritiedot (PIC) on syötetty kohdassa Participating Organisations

16 16

17 2. Hankekokoukset (Transnational Project Meetings) (1) Hankekokouksen osallistuminen: tuki kattaa sekä matkaettä oleskelukustannukset, palkkakuluja ei korvata. Kokousten ja osallistujien määrän oltava perusteltuja Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Tuki perustuu sekä osallistujien määrään että matkan pituuteen. Etäisyyksissä kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 ( km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoihin ei myönnetä tukea, eikä niitä merkitä lomakkeeseen Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: 17

18 2. Hankekokoukset hakulomakkeella (2) Management / Transnational project meetings kohdan avovastauksessa kerro hankekokouksista: kokousten määrä ja järjestämispaikat, kokousten tarkoitus ja alustavat osallistujamäärät. Transnational Projct Meetings Summary /Hankekokousten yhteenveto: 18

19 2. Hankekokoukset: kokouksen yksityiskohdat (3) Kuvakaappaus eformista 19

20 3. Tuotteiden tekeminen (=Intellectual Outputs) (1) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Ei projektinhallintoon liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Päiväpalkkaesimerkit suomalaisille organisaatioille: Manager: 280 /pv Researcher/teacher/trainer/youth worker: 214 /pv Technician: 162 /pv Administrative: 131 /pv Palkkakategoria määräytyy henkilön tuotteiden kehittämiseen liittyvän tehtävän mukaan kuitenkin yksinkertaisinta määritellä henkilön omassa organisaatiossa olevan tehtävän mukaan, muutoin perusteltava vakuuttavasti ja todennettavasti Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician -kategorioihin. Johtajista ja hallintohenkilöistä aiheutuvat kustannukset katetaan lähtökohtaisesti hankkeen hallintoa ja toteutusta koskevasta budjettikohdasta. Manager-tukea voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille (perustele) 20

21 Intellectual outputs (2) Syötä kunkin partnerin työpäivät omille sivulleen 21

22 Intellectual outputs (3) Tarkastele työpäivien kokonaismäärää per tuote: onko työpäivien määrä realistinen ko. tuotteen tuottamiseksi? 22

23 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) (1) Tilaisuudet tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan partneriryhmän ulkopuolisista organisaatioista olevien osallistujien määrän mukaan. Tuki on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Partnereiden tai partneriorganisaatioiden jäsenten matkat multiplier events - tilaisuuksiin voidaan budjetoida transnational project meetings kategoriaan. Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 24

24 Multiplier events (2) Tuki määräytyy osallistujamäärän mukaan Tilaisuuden järjestämismaasta olevat osallistujat: 100 /hlö Osallistujat muista maista: 200 /hlö Tuki enintään /hanke, riippumatta hankkeen kestosta tai partnerimäärästä. 25

25 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot = liikkuvuus (1) (Learning, Teaching and Training activities) Tuki liikkuvuusjaksolle osallistuvien matka- ja oleskelukustannuksiin (+ kielivalmennus, vain pitkäkestoisen toiminnon kohdalla) HUOM! Liikkuvuustoiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi ts. tukee kehittämistavoitteita. Liikkuvuusjaksot eivät ole hankkeen pääsisältö. Osallistujina partneriorganisaatioiden henkilöstö ja/tai opiskelijat. Järjestetään hankkeen partnerimaissa, jotka ovat Erasmus+ -ohjelmamaita 26

26 5. Transnational Learning, Teaching and Training activities (2) Type of activity Blended mobility of learners Short-term exchanges of groups of pupils Intensive Study Programmes Long-term study mobility of pupils Long-term teaching or training assignments Long-term mobility of youth workers Short-term joint staff training events Particularly relevant for All fields of education, training and youth School education, VET Higher education School education Higher education, VET, School and Adult education Youth All fields of education, training and youth Tarkista oman sektorisi liikkuvuustoiminnan tyypit, niiden reunaehdot (kohderyhmät, kestot) ja kuvaukset Erasmus+ ohjelmaoppaan s. 110 ja

27 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot = liikkuvuus (3) Erityistapaus: korkeakoulutuksen intensiivikurssit Osallistujina opiskelijoita ja opettajia, joiden oleskelutuen määrä ja oleskelun minimikesto erilaiset haetaan erikseen, vaikka kyseessä sama tapahtuma. SP-HE-IPL - Intensive programmes for higher education learners matka- ja oleskelutuki opiskelijoille SP-IP-HE - Intensive programmes for teaching staff matka- ja oleskelutuki opettajille SP-HE-IST - Invited teachers at higher education Intensive Study Programmes matka- ja oleskelutuki partneriryhmän ulkopuolelta kutsuttaville asiantuntijoille 28

28 Erityistapaus: korkeakoulutuksen intensiivikurssit hakulomakkeessa 29

29 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (4) Kululuokat A) Travel (matkakulut) D) Exceptional costs for expensive travel (ns. korotettu matkatuki) TAI B) Individual support (Asumis- ja oleskelukulut) C) Linguistic support (vain pitkäkestoinen liikkuvuus) 30

30 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (5) A. Travel / matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin km km km km km km km Distance calculator (välimatkalaskin): 31

31 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (6) D. Exceptional costs / Expensive travel costs Tukea voidaan myöntää, jos hakija pystyy perustelemaan, että välimatkalaskurin mukainen korvaus ei kata vähintään 70 % osallistujan matkakuluista. Lisätukea osallistujien kalliisiin matkakuluihin, korkeintaan 80 %:a todellisista kuluista, haetaan budjettiosiossa Exceptional costs for Expensive travel. Perustele yksityiskohtaisesti ja asiallisesti hakemuksen budjettiosiossa (esitä eritelty kustannusarvio matkakuluista ja kattava kuvaus matkareitistä, ilmoita välimatkalaskurin km-määrä). Matkat toteutetaan taloudellisimmalla tavalla. Hakemuksen perusteluissa ja loppuraportin kulujen todentamissa noudatetaan hakijan organisaation matkakorvaussääntöjä. Tuki kalliiden matkojen poikkeuksellisiin kustannuksiin korvaa välimatkalaskurin mukaisen matkatuen älä hae molempia! 32

32 5. Learning, Teaching and Training activities (7) D. Exceptional costs / Expensive travel costs - esimerkki Matkatuki Ranua FI Hull UK Etäisyys mitattuna laskurilla 1993,03 km Tuki 275 /osallistuja Poikkeukselliset kulut Ranua FI Hull UK Bussi Ranua Rovaniemi 15 Lento Rovaniemi Lontoo (Helsinki) - Rovaniemi 250 Juna Lontoo Hull Lontoo 150 Bussi Rovaniemi Ranua 15 Yhteensä 430 Tuki 344 /osallistuja (430 * 80% = 344 ) Helppoa: yksikkökuluna matkakulun kilometrimäärän saa laskurista tositteena toimii osallistumistodistus loppuraportissa ilmoitetaan kilometrimäärä toteutuman mukaan Hyöty: 69. Lisätyö: matkakulujen ennakkolaskelma, myös distance bandit kulujen kuvaukset ja kattavat perustelut hakulomakkeessa, kuittien/tositteiden/osallistumistodistusten keräys, loppuraportissa todellisten kulujen erittely ja kuittien/tositteiden skannaus / ote organisaation matkajärjestelmästä (esim. M2 matkalasku)

33 5. Transnational Learning, Teaching and Training activities (8) D. Exceptional costs / Expensive travel costs Välimatkalaskurin matkatuki linnuntietä organisaatioiden välillä Alin kulu, jolla poikkeuksellisen korvauksen voi saada 70 % = välimatkalaskurin summa / 0,7 (tukea voi anoa 80 %:a todellisesta kulusta) km = 20 /hlö km = 180 /hlö km = 275 /hlö km = 360 /hlö km = 530 /hlö km = 820 /hlö 8000 km = 1500 /hlö km = 29 /hlö km = 258 /hlö km = 393 /hlö km = 514 /hlö km = 757 /hlö km = 1171 /hlö 8000 km = 2145 /hlö

34 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (9) B. Individual support / Asumis- ja oleskelukustannukset Tuki muodostuu toimintotyypin (Activity type) ja toiminnon keston perusteella Esim. 5 päivän blended mobility of learners: 5 x yksikkötuki 58 /päivä = 290 /osallistuja Ohjelmaa sisältävien päivien lisäksi tukea voi anoa enintään kahta matkapäivää varten HUOM! Ohjelmapäiviä (pl. matkapäivät) tulee olla vähintään toimintotyypin edellyttämän minikeston verran. Tarkista minikestot Ohjelmaoppaasta. 36

35 5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (10) C. Linguistic support / Kielivalmennustuki: 150 /hlö Ainoastaan pitkät jaksot (Long-term 61 pv 12 kk) Perusteltava hakulomakkeessa 37

36 Learning, Teaching, Training Activities hakulomakkeella Kuvaa käytännönjärjestelyjä ja toimintaan valmistautumista, nuorten valintaa ja valmennusta, oppimissisältöjä jne. Mihin toimintoihin ko. henkilöt osallistuvat ja miten. Miten heidät sitoutetaan toimintaan. Miten turvallisuusseikat on huomioitu. 38

37 Valitse sopiva toimintotyyppi Leading Organisation: vastaanottava organisaatio Participating Organisations: lähettävä(t) organisaatio(t) Kesto=varsinainen ohjelma (tähän ei matkapäiviä) 39

38 Accompanying person = esim. tukihenkilö, mukana seuraava opettaja. 40

39 LTT matkakulut Tuki erityisen kalliisiin matkakuluihin 41

40 LTT asumis- ja oleskelukulut Syötä tähän LTT-jakson kesto + tarvittaessa matkapäivät, max. 2 päivää 42

41 6. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden osallistumiseen liittyviin kustannuksiin 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. 43

42 7. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut alihankinnat: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita 75 % todellisista kustannuksista, max (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan 44

43

44 Muutama huomio online-lomakkeesta Pidä lomake auki vain yhdellä välilehdellä ja yhdellä selaimella kerrallaan Järjestelmä tallentaa lomaketta automaattisesti 2 s välein Täytä kentät rauhallisesti, jotta järjestelmä ehtii tallentaa syötetyt tiedot ja hakea budjettiin oikeat summat. Hakulomakkeen voi ladata itselleen pdf-muodossa, jonka avulla hahmottaa hakemuksen kokonaisuuden (kaikki kohdat, joihin on jo vastattu) Voit jakaa hakemuksen luku- ja/tai kirjoitusoikeudet kollegoille / partnereille hakemuksen sisällysluettelon kohdasta Sharing. Hakulomakkeesta pidetty erillinen webinaari, jonka tallenne ja esitys löytyvät uuksien_materiaalit/101/0/erasmus_yhteinen_strategisten_kumppanuushankkeiden_hakuneuvontawebin aarit_hakukierroksella_

45 Summa summarum Miettikää ensin, mitä hankkeessa tehdään Varaa aikaa riittävästi Ota budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön Kerää tietoja partnereilta (esim. Google Docsin avulla) Linkki työsuunnitelmaan ja hankkeen työnjakoon Perustele toiminnot ja niiden kustannukset (yksiköiden määrät / eurot) hakulomakkeessa

46 Miten tästä eteenpäin Haku päättyy klo 12 CET (klo 13 Suomen aikaa)

47 Tukea ennen hakuajan päättymistä Yhteinen sektorien välinen (ammatillinen koulutus KA202, aikuiskoulutus KA204, korkeakoulutus KA203, yleissivistävä KA201) kyselytunti hakijoille: klo Aiempien hakuneuvontawebinaarien tallenteet ja materiaalit: aisuuksien_materiaalit/101/0/erasmus_yhteinen_strategisten_kumppanuushankkeiden_hakuneuvontaw ebinaarit_hakukierroksella_2019 Muu hakuprosessin aikainen tuki ja neuvonta: Ota yhteyttä oman sektorin yhteyshenkilöihin Yleissivistävän koulutuksen (KA201&229) webinaarit: ti klo to klo (på svenska) to klo ke klo usein kysytyt kysymykset Ks. 50

48 Kiitos ja onnea hakuun! Lisätietoja Erasmus+ -ohjelmasta: Erasmus+ hakuohjeet ja -lomakkeet: