Maaseutulautakunta 6 24.02.2016 Talousarvion täytäntööpanomääräykset 554/02.02/2015 MAALTK 24.02.2016 6 Sastamalan kaupunginvaltuusto on 16.11.2015 hyväksynyt talousarvion vuodelle 2016 ja taloussuunnitelman vuosille 2016-2018. Tämä ohje sisältää vuoden 2016 talousarvion yleiset hallinnolliset täytäntöönpanomääräykset. Lisäksi tulee noudattaa Sastamalan kaupunginhallituksen mahdollisia myöhempiä täydentäviä ohjeita. Myös kaupunginjohtaja ja/tai talousjohtaja voi täsmentää ohjeita tarvittaessa. Täytäntöönpanomääräykset saatetaan tiedoksi ja soveltuvin osin noudatettavaksi myös kaupungin tytäryhteisöille. Tytäryhteisöjen tulee käsitellä omat talousarvion täytäntöönpanomääräyksensä hallituksissaan. 1. Sastamalan kaupungin toimintaa, taloudenhoitoa ja sisäistä valvontaa koskevat ohjeet Sastamalan kaupungin toimintaa, taloudenhoitoa ja sisäistä valvontaa ohjaavat kuntalain, toimialakohtaisen lainsäädännön ja hyvää hallintotapaa koskevien periaatteiden lisäksi - hallintosääntö - konserniohje - omistajapolitiikan yleislinjaukset - sijoitus- ja rahoitustoiminnan periaatteet - sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet - sisäisen valvonnan ohje - hankintaohje - tietosuoja- ja tietoturvaohje - talousarvion täytäntöönpanomääräykset - muu päätöksentekoon, taloushallintoon ja henkilöstöhallintoon liittyvä ohjeistus. Edellä mainitut ohjeet löytyvät kaupungin intranet-sivuilta valikon Johtosäännöt ja ohjeet alta. sekä talous- ja henkilöstöhallinnon omista osioista. Jokaisen prosessin tai yksikön toiminnasta vastaavan tai muun talousarviossa tilivelvolliseksi määritellyn tulee perehtyä em. ohjeisiin ja huolehtia niiden noudattamisesta omalla vastuualueellaan. 2. Taloustilanne vuoden 2016 alkaessa Vuosien 2016-2018 taloussuunnitelmaa on laadittu vaikeassa taloudellisissa tilanteessa. Suomen talouskehitys on ollut kolmena peräkkäisenä vuonna negatiivinen ja myös vuoden 2015 kasvu jäänee lähelle nollaa. Lähivuosien talouskasvun ennakoidaan jäävän alle 1,5
prosentin. Lisäksi väestön ikääntyminen heikentää talouden kasvun edellytyksiä ja kasvattaa julkisia menoja. Myös työttömyysaste pysyy lähivuodet korkeana. Yleinen talouskehitys heikentää kuntien verotulokehitystä. Valtionosuuksien indeksitarkistukset on jäädytetty vuoteen 2019 asti, joten valtionosuustulokaan ei kasva. Maltilliset palkkaratkaisut ja alhaisena pysyvä inflaatio vähentävät osaltaan kustannusten kasvupainetta, mutta menojen kurissa pitäminen edellyttää lisäksi aktiivisia sopeutustoimia koko julkisella sektorilla. Vuosille 2016-2018 ajoittuu useita kaupungin talouteen vaikuttavia muutoksia, mm. valtionosuusuudistuksen toteutus täysimääräisesti, yhdistymisavustustulon päättyminen, yhteisöveron jako-osuuden tilapäisen korotuksen päättyminen sekä Huittisten Puhdistamon käyttötalousvaikutukset. Edellä mainitut muutokset tuovat yhteensä noin neljän miljoonan euron lisähaasteen Sastamalan taloudelle. Lisäksi Sastamalan asukasluvun väheneminen vuosina 2014 ja 2015 vaikuttaa suunnitelmakauden valtionosuus- ja verotulokertymiin. 3. Taloussuunnitelmaan sisältyvät kaupunkikonsernin keskeiset teemat ja tehtävät a. Kunkin ydin- ja osaprosessin omat talousarviosivuilla on esitetty - ydinprosessin strategiset päätavoitteet suunnitelmakaudella - ydinprosessin merkittävimmät toimintaympäristön ja toiminnan muutokset sekä riskianalyysi - osaprosesseittain toiminnan painopisteet, muutokset ja tuottavuustoimenpiteet suunnitelmakaudella - sitovat toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2016 (tuloskortti) - sitovat taloudelliset tavoitteet vuodelle 2016 (määrärahataulukko) - toimintaa kuvaavat tunnusluvut (kuvaavat toiminnan volyymia ja kehitystä, ei-sitovia) b. Talouden sopeuttaminen Kaupunginvaltuuston 10.11.2014 linjaamien talouden sopeuttamistoimenpiteiden valmistelua ja toteutusta jatketaan taloussuunnitelman kappaleessa 3.1. esitetyllä tavalla. Lisäksi prosessien tulee etsiä aktiivisesti uusia toimintaa tehostavia ja tuottavuutta lisääviä ratkaisuja. Tarpeettomista toiminnoista voidaan myös luopua ja toimintoja voidaan uudistaa ajanmukaisemmiksi ja vähemmän resursseja sitoviksi. Hallitusohjelman mukaisia kuntatalouden sopeutustoimia valmistellaan maan hallituksen määrittelemässä aikataulussa ja laajuudessa. Jokaisen viranhaltijan tulee seurata oman toimialueensa lain-säädännöllisiä muutoksia ja tarvittaessa käynnistää valmisteluprosessi mahdollisten kustannussäästöjen saamiseksi lainsäädäntömuutosten johdosta. Toteutettavien toimenpiteiden
talousvaikutukset vuodelle 2016 arvioidaan kunkin toimenpiteen valmisteluvaiheessa. Sopeuttamistoimenpiteiden toteuttamisesta päätetään hallintosäännön mukaisesti. Sopeuttamistoimenpiteiden valmistelutilanteesta ja toteutumisesta prosessit raportoivat hallitukselle ja valtuustolle osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. c. Muut yhteiset tehtävät Talousarvion luvussa 3 on esitetty muita prosessien yhteisiä tehtäviä. Erityisesti on huomioitava: - Elinvoiman vahvistaminen ja myönteinen viestintä ovat koko kaupunkikonsernin yhteinen tehtävä. Osaprosesseille on määritelty erikseen myös omia sitovia elinvoimatavoitteita. - Jokaisen prosessin ja yksikön tehtävänä on oman toimintansa kautta edistää kuntalaisten hyvinvointia. Talousarviossa on määritelty hyvinvointityön painopisteet sekä erityisesti seurattavat hyvinvointimittarit. - Perhepalveluverkoston toimintakokonaisuuden vaikuttavuutta ja tuottavuutta arvioidaan vuoden 2016 aikana toiminnan käynnistämisen yhteydessä tehdyn linjauksen mukaisesti. Suunnitelma-kaudella seurataan sote-rakenneratkaisun valmistelua ja perhepalveluverkostolle pyritään löytämään toimintatapa, joka on Sastamalan kaupungin ja kaupunkilaisten näkökulmasta toimiva ja kustannustehokas myös uudessa toimintaympäristössä. - Aktiivinen työllisyydenhoito ja kustannusten hallinta edellyttävät, että jokainen kaupunkikonsernin yksikkö tarjoaa kuntouttavan työtoiminnan paikkoja aktivointivelvoitteen piirissä oleville pitkäaikaistyöttömille ja jokaisessa yksikössä tulee olla nimettynä kuntouttavassa työtoiminnassa olevien henkilöiden ohjaustyöstä vastaava henkilö/henkilöt. - Kaupungin eri yksiköiden tulee toimia aktiivisesti myös velvoitetyöllistettyjen työpaikkojen järjestämisessä. Velvoitetyöllistettyjen palkkauksesta aiheutuvat kustannukset koordinoidaan 1.1.2016 alkaen työllisyyspalveluiden kautta siten, että työllistäminen ei lisää muiden prosessien nettokustannuksia - Vuonna 2016 yhteisiä valmistelutehtäviä ovat lisäksi johtamisjärjestelmän uudistaminen, kuljetuskokonaisuuden tarkastelu sekä maahanmuuttajien vastaanotto-/kotouttamistehtävät. - Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuudistusta koskevan suunnitelman mukaan sote-tehtävät siirtyvät itsehallintoalueiden järjestettäviksi vuoden 2019 alussa. Uudistuksella on sote-palveluiden kokonaissiirtymän ja siihen suoraan liittyvien omaisuus- ja henkilöstöratkaisujen ohella vaikutusta kaikkien tukipalveluiden tuottamiseen. Näiden palveluiden kokonaistilannetta arvioidaan sote-uudistuksen valmistelun edetessä. Sopeuttamistoimenpiteiden ja muiden yhteisten tehtävien valmistelu ja
toteutus tulee vastuuttaa ja aikatauluttaa vuoden alussa koko kaupungin tasolla sekä prosesseissa. d. Henkilöstöä koskevat toimenpiteet ja tavoitteet Henkilöstöä koskevat kaikkien prosessien yhteiset tavoitteet ja tehtävät on esitetty talousarvion luvussa 5: Henkilöstö. Talousarvioon ei sisälly lisävakansseja tai määräaikaisten vakanssien vakinaistamisia. Uuden vakinaisen henkilöstön palkkaaminen edellyttää aina vapautunutta vakanssia. Vakansseja voidaan myös siirtää toiseen ydinprosessiin toimintojen tarpeen mukaisesti. Henkilöstömuutokset käsitellään talousarviovuoden aikana henkilöstöjaoston ja/tai kaupunginhallituksen päätöksellä. Kaupungin talous ei mahdollista toimintalinjaa, jossa olemassa olevaa henkilöstövahvuutta kasvatetaan. Talouden tasapainottamisessa yhtenä merkittävänä toimenpiteenä on henkilöstömäärän hallittu vähentäminen (15 htv/v) toteutettuna siten, että syntynyttä säästöä ei käytetä korvaaviin ostopalveluihin (vastuu kaikilla prosesseilla, ohjaus ja valvonta henkilöstöjaostolla). Muita henkilöstöön ja osaamiseen liittyviä toimenpiteitä voivat olla esim. sijaisten käytön vähentäminen, hankintaosaamisen parantaminen, tietotekniikan käytön tehostaminen ja uudenlaiset toimintatavat sekä pätevöityminen organisaation muihin tehtäviin. Hallintosäännön mukaan henkilöstöjaosto päättää vakinaisten ja määräaikaisten virkojen ja toimien täyttöluvista. Henkilöstöjaoston tulee määritellä edellä mainittujen linjausten pohjalta täyttölupien tarkemmat käsittely- ja myöntämisperiaatteet. Tavoitteena on nopea ja selkeä täyttölupakäytäntö. 4. Käyttösuunnitelmat Käyttösuunnitelmien laadintavaiheen merkitys korostuu talousarvioprosessissa. Prosessien ja lautakuntien tehtävänä on valmistella helmikuun 2016 aikana talousarviomäärärahoihin sovitetut käyttösuunnitelmansa ottaen huomioon vuonna 2015 toteutuneet kustannukset ja valtuuston talouden sopeuttamista koskevat linjaukset. Käyttösuunnitelmassa tulee tarvittaessa tarkistaa määrärahojen kohdennusta osaprosessien sisällä sekä myös samaan ydinprosessiin kuuluvien osaprosessien välillä. Tarvittavat tasapainotustoimenpiteet tulee linjata ja käynnistää samassa yhteydessä. Myös toiminnalliset tavoitteet tulee käsitellä käyttösuunnitelman yhteydessä. Lautakunnat/johtokunnat asettavat tässä yhteydessä prosesseille omia operatiivisia osatavoitteittaan ja antavat/ohjeistavat myös yksikkö-tason tavoiteasettelua. Lautakuntatason tavoitteiden tehtävänä on ohjata resurssien käyttöä ja tehtävien priorisointia. Tavoitteita voidaan tarkistaa vuoden aikana seurantatiedon perusteella (resurssien
uudelleen-ohjaus). Myös investoinneista tulee laatia käyttösuunnitelma samassa yhteydessä. Toimielinten tulee hyväksyä käyttösuunnitelmansa 4.3.2016 mennessä. Käyttösuunnitelmaa koskeva päätös tulee antaa samassa ajassa tiedoksi kaupunginhallitukselle. Käyttösuunnitelman tulee sisältää - tarkistettu määrärahojen kohdennus aliprosesseille ja investoinneille - tarvittaessa esitys määrärahojen siirrosta osaprosessien välillä - selvitys käyttösuunnitelmaan sisältyvistä uusista tasapainotustoimenpiteistä - lautakuntatason operatiiviset tavoitteet Toimielinten hyväksymät käyttösuunnitelmat saatetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle. Prosessien tulee varmistaa, että kustannuspaikkarakenne vastaa talous- ja toimintatilaston luokitusten vaatimuksia. Tämä tarkastelu tulee tehdä erityisesti uusien vuoden 2016 alussa tehtävien kustannuspaikkamuutosten osalta. Kustannuspaikkarakenteen tulee olla sellainen, että jokainen kustannuspaikka kohdentuu kokonaisuudessaan aina vain yhteen tilastoluokkaan. Prosessit tallentavat käyttösuunnitelmansa WebTaloussuunnittelu-ohjelmaan sarakkeelle Valtuusto. Tallennusalusta suljetaan ja lopulliset luvut siirretään kirjanpito-ohjelmaan heti kun prosessien käyttösuunnitelmat ovat valmiina, kuitenkin viimeistään 4.3.2016. Osaprosessit voivat tehdä vuoden aikana muutoksia käyttösuunnitelmaan määrärahansa puitteissa talousarvion sitovuusmääräykset huomioon ottaen. Käyttösuunnitelmamuutokset lähetetään aiempaan tapaan SaTu Oy:lle tallennettavaksi sekä saatetaan tiedoksi lautakunnalle sekä talousjohtajalle. 5. Investointisuunnitelman tarkennus ja investointien aloituslupamenettely Suurimpien vuonna 2016 alkavien kiinteistörakennuskohteiden (Varilan koulun, Toukolan koulun kirjasto, Sylvään vesikaton uusiminen ja muutostyöt sekä Aarnokodin rakentaminen) hankesuunnitelmien ja kustannusarvioiden valmistelu oli kesken talousarviota hyväksyttäessä. Tämän vuoksi hankkeiden aikataulutus linjataan uudelleen alkuvuodesta 2016, kun tarkennetut kustannusarviot sekä mahdollisesti saatavat avustukset ovat tiedossa. Kustannusarviot tulee valmistella niin, että kiinteistöhankkeita koskeva tarkennettu investointisuunnitelma voidaan käsitellä kaupunginvaltuuston kokouksessa 15.2.2016. Investointiohjelman valmisteluprosessia uudistetaan seuraavalle
taloussuunnittelukierrokselle. Jatkossa isojen investointihankkeiden valmistelu tulee rytmittää siten, että talousarvion hyväksymisvaiheessa hankkeista on käytettävissä luotettavan tasoiset kustannusarviot. Talousarvioon sisältyvien investointimäärärahojen riittävyyden varmistamiseksi investoinneille tulee hakea kaupunginhallitukselta aloituslupa. Aloituslupahakemukseen tulee liittää arvio investointihankkeen kustannusarvion pitävyydestä ja taloussuunnitelmaan sisältyvän määrärahan riittävyydestä sekä selvitys hankkeen toteutusajankohdasta (aloitus- ja päättymisajankohta) Samalla prosessien tulee arvioida investointien sitovan kokonaismäärärahansa riittävyys. Aloitusluvat käsitellään jaksotetusti 2-3 kertaa vuodessa. Jaksotuksella pyritään varmistamaan, että talousarvion mukainen investointitaso ei ylity. 6. Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset Kuntalain 110 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion sitovuus on määritelty talousarviokirjan luvussa 9 (s. 28-29). Prosessien tulee sovittaa toimintansa siten, että valtuuston myöntämät määrärahat eivät ylity. Lähtökohtaisesti määrärahojen lisäyksiä ei talousarviovuoden aikana tehdä Mikäli osaprosessi ei käyttösuunnitelman yhteydessä päätetyistä tasapainotustoimenpiteistä huolimatta kykene toimimaan valtuuston myöntämän nettomäärärahan mukaisella tasolla, käsitellään muutostarve seuraavan prosessin mukaisesti: - jos nettomäärärahan ennakoidaan ylittyvän, prosessin tulee ottaa välittömästi käyttöön uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. - lisäystarve saatetaan välittömästi ao. ydinprosessin prosessitiimin käsiteltäväksi. Prosessitiimin tehtävänä selvittää miten tarvittava tasapainotus on toteutettavissa ydinprosessin sisällä. Pääsääntöisesti määrärahojen lisäystarpeet tulee aina kattaa ydinprosessin sisäisin määrärahasiirroin. - Mikäli tasapainotusta ei kyetä kokonaan hoitamaan ydinprosessin sisällä, on asia saatettava johtoryhmän käsittelyyn. Johtoryhmän tehtävänä on tällöin selvittää, millä tavoin muut ydinprosessit osallistuvat tasapainotukseen. Tarvittavat tasapainotukset tulee aina etsiä talouden ja toiminnan kokonaistarkastelun kautta. - Edellä mainittujen toimenpiteiden jälkeen prosessin tulee tarvittaessa tehdä lautakunnalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja valtuustolle määrärahan muutosesitys. Esitykseen tulee ehdottomasti
sisällyttää/liittää: - yksilöity perustelu määrärahan muutostarpeesta - selvitys toimenpiteistä ja keinoista, joita osa- ja ydinprosessi ovat käyttäneet toiminnan sopeuttamiseksi annettuihin resursseihin - selvitys edellä olevan määrärahamuutosta koskevan prosessin toteutuksesta (käsittely prosessissa, joryssa) - määrärahamuutoksen kattamistapa, esim. siirto toisesta osaprosessista - selvitys muutoksen vaikutuksesta sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin - erillisellä liitteellä selvitys muutoksen kohdentamisesta käyttösuunnitelmatasolla (SaTuun lähetettävä määrärahojen muutosilmoitus; kustannuspaikka- ja tilitaso) - puutteelliset esitykset palautetaan ydinprosessille täydennettäväksi. Toimielimellä, ydinprosessilla tai osaprosessilla ei ole oikeutta ilman kaupunginhallituksen suostumusta valmistella suunnitelmia tai sitouttaa kaupunkia sellaisiin kumppanuussuhteisiin tai uusiin toimintoihin, joiden seurauksena on nettokustannusten tason pysyvä kohoaminen. Suostumus tarvitaan siis myös silloin, kun toiminnan alkurahoitus on toteutettavissa vuoden 2016 talousarviomäärärahoilla, mutta toiminta aiheuttaa myöhempinä vuosina määrärahojen lisätarvetta. Yhteistoiminta- tai hankintasopimuksista tulee aina tehdä asianmukaiset päätökset ja samalla arvioida sopimuksen kustannusvaikutukset koko sopimuskaudelle. Sopimuksiin tulee aina sisällyttää myös irtisanomismahdollisuus. Sopimusten hyväksymistä koskeva ratkaisu-valta on määritelty hallintosäännössä. Hallintosäännön mukaan yli 400.000 euron investoinneista päättää kaupunginvaltuusto joko talousarviossa tai erillisellä päätöksellä. Investointimäärärahojen muutokset tulee käsitellä toimielimissä sitovuustason mukaisesti. Liikelaitoksen talousarvion ja -suunnitelman hyväksyy liikelaitoksen johtokunta valtuuston talousarviokäsittelyn jälkeen. Liikelaitosten tulee järjestää toimintansa valtuustoa talousarviossa asettamien kehystavoitteiden mukaisesti. 7. Talousarvion seuranta ja raportointi Prosessien on raportoitava kaksi kertaa talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Osavuosiraportit laaditaan huhtikuun, elokuun ja vuoden lopun tilanteiden mukaan. Ne annetaan kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Myös liikelaitosten tulee antaa vastaavat raportit samassa aikataulussa. Talousarvion toteutumisen seurantaan ja ennakointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Poikkeamiin prosessien on reagoitava välittömästi. Mikäli valtuuston myöntämän nettomäärärahan ennakoidaan ylittyvän, prosessin tulee ottaa käyttöön
uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. Prosessit ja niiden luottamustoimielimet vastaavat käyttösuunnitelmiensa seurannasta. Seurannan kohteena ovat sekä määrärahat että toiminnalliset tavoitteet. Talousarvion toteutumistilanne sekä arvio määrärahojen riittävyydestä tulee saattaa luottamustoimielimille tiedoksi kuukausittain. Talousarvion ja siihen sisältyvien tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan säännöllisesti myös prosessien ja konsernihallinnon yhteisissä seurantaneuvotteluissa sekä johtoryhmän seuranta- ja suunnittelupalavereissa. 8. Maksuvalmiussuunnittelu Maksuvalmiussuunnittelua varten prosessien tulee ilmoittaa talousjohtajalle sopimusten mukaisista maksuaikatauluista (urakkasopimukset, toistuvat maksut ym.) sekä muista yli 300.000 euron hankinnoista tai tilauksista. 9. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta: ohjeet, suunnitelmat ja raportointi Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toteutetaan valtuuston määrittelemien perusteiden ja niitä täsmentävän sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Ydinprosessit, liikelaitokset ja kaupungin tytäryhteisöt ovat laatineet suunnitelman sisäisen valvonnasta, konserniohjauksesta ja riskienhallinnasta. Em. tahot raportoivat suunnitelmansa toteutumisesta toimintavuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Samalla tarkistetaan suunnitelman ajantasaisuus. Taloussuunnitelma sisältää ydinprosesseittain selvityksen suunnitelmakauden merkittävimmistä toimintaympäristön ja toiminnan muutoksista sekä muutoksia koskevan riskianalyysin. Myös tämä tulee ottaa huomioon vuotta 2016 koskevassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmassa Valmisteluvastuu: maaseutujohtaja Katariina Pylsy Ehdotus maaseujo: Talousarvion täytäntöönpanomääräykset saatetaan maaseutulautakunnalle tiedoksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Lisätietoja: maaseutujohtaja Katariina Pylsy, p. 0500-727741