KANKAANPÄÄN KAUPUNGIN VUODEN 2016 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE

Transkriptio

1 1 Kaupunginhallitus KANKAANPÄÄN KAUPUNGIN VUODEN 2016 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt vuoden 2016 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman. Talousarvion yleisperusteluiden (s. 12) mukaisesti Toimielinten tekemät talousarvion käyttösuunnitelmat tulee toimittaa kaupunginhallituksen hyväksyttäviksi helmikuun 2016 loppuun mennessä. Käyttösuunnitelmat on laadittava toiminnan osalta siten, että käytettävissä oleva määräraha riittää. Käyttösuunnitelma ja sitovuus Selvitystehtävät Lautakuntien tulee talousarvion käyttösuunnitelmissaan ottaa huomioon talousarvion yleisperustelut sekä tulosalueiden toiminnalliset tavoitteet; toisin sanoen käyttösuunnitelmien tulee toteuttaa toiminnalliset tavoitteet annetuilla resursseilla. Talousarvion määrärahat ovat sitovuuspäätöksen mukaisesti tulosalueittain nettomääräisesti sitovia valtuustoon nähden, myös toiminnalliset tavoitteet ovat valtuustoon nähden sitovia. Muista tulosalueista poiketen tulosalueilla Mittaus- ja kiinteistötoimi ja Tukipalvelut sekä Tilapalvelut sitovuus on bruttomääräinen, ts. bruttomenot ovat valtuustoon nähden sitovia. Talousarvion käyttösuunnitelma on laadittava siten, että valtuuston hyväksymät toiminnalliset tavoitteet toteutuvat annetulla määrärahalla. Asetetut toiminnalliset tavoitteet on avattava konkreettisiksi toimenpiteiksi, jotka vastaavat kysymykseen: Mitä tekemällä asetettu tavoite saavutetaan? Tavoitteen toteuttamistoimenpiteet on myös aikataulutettava samoin kuin toteuttamiseen käytettävä määräraha. Toteutumisesta on raportoitava toimielimelle vähintään kolmen kuukauden välein. Raportissa on tehtävä selkoa tavoitteen toteutumisesta ja määrärahan käytöstä sekä mahdollisista muutoksista. Käyttösuunnitelmaa tulee tarkistaa heti, mikäli tarkistamistarvetta ilmaantuu. Kaupungin kokonaistaloudellisen tilanteen vuoksi toiminta on ehdottomasti sopeutettava annetun määrärahan mukaiseksi. Kaikista talousarvion muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion useilla tulosalueilla on toiminnallisissa tavoitteissa mainittu erilaisia selvityksiä. Näiden selvitystehtävien suorittamisesta asianomaisen tilivelvollisen viranhaltijan tulee sopia kaupunginjohtajan kanssa viimeistään käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä.

2 2 Henkilöstön palkkaaminen Henkilöstön palkkaamisesta päättää asianomainen tilivelvollinen ja määräaikaista henkilöstöä palkattaessa tulee määräaikaisuuden peruste olla työsopimuslain määrittelemällä tavalla olemassa. Henkilöstön palkkaamisessa noudatetaan toistaiseksi kaupunginhallituksen liitteenä 1 olevaa päätöstä Päätösvalta henkilöstön palkkaamisessa. Seuranta ja raportointi Sisäinen valvonta Toimielimien ja tulosyksiköiden on seurattava säännöllisesti talousarvion toteutumista sekä määrärahojen ja tuloarvioiden osalta että toiminnallisten tavoitteiden osalta. Seurannasta on raportoitava säännöllisesti ja tehtävä tarvittavat johtopäätökset valtuustolle, hallitukselle ja lautakunnille vähintään kolmen kuukauden välein. Mikäli kesken talousarviovuoden ilmaantuu tarve muuttaa talousarviota, tulee siitä heti tehdä esitys. Mikäli muutostarve valtuuston hyväksymään talousarvioon on tulosalueen nettomenoa lisäävä, on vastaavan suuruinen nettomenon alentaminen esitettävä toimielimen joltain toiselta tulosalueelta. Tilivelvollisten tulee huolehtia riittävästä sisäisestä valvonnasta. Sisäisessä valvonnassa on noudatettava kaupunginvaltuuston hyväksymää Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet ohjetta, joka on liitteenä 2. Talousarvion yleisperusteluihin on syytä tutustua huolellisesti, samoin kuin muihin edellä mainittuihin asiakirjoihin. Paavo Karttunen kaupunginjohtaja Pekka Laiho kaupunginkamreeri

3 3 Liite 1 Talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohjeeseen Kaupunginhallitus Päätösvalta henkilöstön palkkaamisessa 5/01.011/2013 KHALL Kaupunginhallituksen aikaisemmin antamat määräykset koskien henkilöstön palkkaamisen toimivaltaa on tarpeen päivittää. Tarkoituksena on siirtää toimivaltaa vastuulautakunnille ja palvelukeskusten johtajille. Tällä päätöksellä ei muuteta hallintosäännön määräyksiä (22 ) henkilöstövalinnan toimivallasta. Tämä päätös korvaa kaupunginhallituksen päätöksen Esityslistan liitteet: - Lähtökohtana on, että: - määräaikaisen työntekijän palkkaamiseen on aina olemassa perusteltu syy - palkkaukseen on varauduttu talousarviossa (projektit, tms. erilliset hankkeet) - lyhytaikaisiin sijaisuuksiin ei palkata sijaista, jos tehtävien hoito on kohtuudella järjestettävissä. Valmistelija kaupunginjohtaja Paavo Karttunen Kaupunginjohtajan esitys: Vakinaiset virat ja toimet: Kaupunginhallitus päättää viran ja toimen aukijulistamisesta vakinaista täyttämistä varten. Sijaiset ja määräaikaiset: Tulosalueesta vastuullinen toimielin (kaupunginhallitus tai ao. lautakunta) antaa luvan sijaisen tai määräaikaisen työntekijän palkkaamiseen, silloin kun sijaisuus tai määräaikaisuus kestää yli kolme (3) kuukautta. Kiireellisessä tapauksessa palvelukeskuksen johtaja tai hänen määräämänsä voi antaa em. luvan. Milloin em. määräaika on kolme (3) kuukautta tai lyhyempi päätösvalta on ao. palvelukeskuksen johtajalla. Lyhytaikaisiin sijaisuuksiin (1-3 päivää) ei palkata sijaisia ellei palkkaamatta jättäminen vaaranna lasten ja nuorten turvallisuutta. Määräaikaisuuksia ei saa ketjuttaa. Pidempiaikaiset määräaikaisuudet täytetään julkisen hakumenettelyn kautta, ellei tästä poikkeamiselle ole erityisen painavia syitä. Päätöksenteossa tulee ottaa huomioon kaupunginhallituksen päätös koskien yhteistoimintamenettelyä. Viranhaltijapäätökset saatetaan ao. toimielimen tiedoksi normaalilla tavalla. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Täytäntöönpano: Palvelukeskukset Lautakunnat Lisätietoja antaa: Kaupunginjohtaja Paavo Karttunen,

4 4 Liite 2 Talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohjeeseen Kankaanpään kaupunki SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET jonka kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Sisällys SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET... 5 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoite ja tarkoitus... 5 Vastuut ja työnjako... 5 Kokonaisvaltainen riskienhallinta ja sisäinen valvonta osana kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää... 6 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja raportointi... 7 Tilivelvollisuus... 7

5 5 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET Kuntalain 13 :n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Lain muutoksen taustalla on lainsäätäjän halu vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asemaa kuntalaissa ja kuntien hallinnossa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden tavoitteena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa kaupunkikonsernin hyvää hallintoa ja johtamista, ja ne koskevat kaikkia kaupunkikonsernin toimielimiä ja johtoa sekä kaikkea kaupunkikonsernin toimintaa, josta kaupunki vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden myötä. Tavoitteellinen, hyvä johtaminen ja ylimmän johdon tuki ovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan onnistumisen ehdoton edellytys. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoite ja tarkoitus Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaupungille ja kaupunkikonsernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Sisäinen valvonta on osa kaupungin johtamisjärjestelmää sekä kaupungin johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskienhallintaa, toiminnan kehittämistä ja tuloksellisuuden arviointia. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminta- ja menettelytapoja, joilla tilivelvolliset ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan, että - kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista - päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa - lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että - omaisuus ja resurssit turvataan. Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteisiin. Vaikutus on poikkeama odotetusta, niin myönteisessä kuin kielteisessä mielessä. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla - tunnistetaan ja kuvataan kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintaan liittyviä riskejä - arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä - määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi. Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa ja arvioinnissa tarjoamalla objektiivisen, riippumattoman ja järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintaprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Lähtökohtaisesti riskit kohdataan ja hallitaan operatiivisella tasolla, jolloin yksittäiset inhimilliset teot voivat joko estää tai aiheuttaa riskin toteutumisen. Mm. koulutuksella voidaan osaltaan parantaa kaupunkikonsernin riskienhallintakulttuuria. Vastuut ja työnjako Sisäinen valvonta ja riskienhallinta operatiivisena toimintana kuuluvat kaupunginhallitukselle, kaupunginjohtajalle sekä kunnan muulle johdolle. Kaupunginhallituksen, lautakuntien, palvelukeskusten johtajien, yksiköiden esimiesten ja konserniyhteisöiden toimielimien tulee huolehtia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä tahoillaan. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut ja työnjako Kankaanpään kaupunkikonsernissa ovat:

6 6 Kaupunginvaltuusto päättää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kaupunginhallitus vastaa siitä, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta muodostavat toimivan ja kattavan kokonaisuuden. Toimielin (lauta- ja johtokunnat) vastaa omalla hallinnonalallaan, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet tulevat täytetyiksi; viranhaltijaorganisaation tehtävänä on luoda ja ylläpitää konkreettiset muodot ja toteuttamisvälineet sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle. Kaupunginjohtaja ja muu konsernijohto vastaavat siitä, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on asianmukaisesti järjestetty kaupunkikonsernissa. Kaupunkikonsernin tytäryhteisöissä kunkin yhteisön hallitus vastaa yhteisön sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta lainsäädännön ja oman ohjeistuksensa mukaisesti. Palvelukeskukset vastaavat siitä, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty riittävässä laajuudessa toimintaan nähden. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut kohdistuvat yleisten toimivaltuuksien ja työnjakojärjestelyjen mukaisesti. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta vastaa viime kädessä se hallintokunta, jonka hoitoon tehtävä ja/tai omaisuus on uskottu. Yksikkötasolla tulosvastuullinen esimies vastaa toiminnasta oman vastuualueensa puitteissa. Johtoryhmien tehtävänä on käsitellä ja koordinoida järjestelyjä. Kokonaisvaltainen riskienhallinta ja sisäinen valvonta osana kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamisja hallintojärjestelmää Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on osa kunnan ja kuntakonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää, päätöksentekoa sekä strategista ja operatiivista toiminnan ja talouden suunnittelua ja seurantaa, poikkeamiin reagointia ja suoriutumisen arviointia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee olla kokonaisvaltaista ja sen tulee toteutua kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla. Riskienhallinnan tulee ulottua kaikkiin riskiluokkiin, sekä sisäisiin että ulkoisiin. Käytännössä sisäinen valvonta ja riskienhallinta kytkeytyvät vuosittaiseen talousarvio- ja tilinpäätösprosessiin. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, vaan se on jatkuva osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja työn toteuttamista. Sisäinen valvonta toteutuu mm. selkeinä tehtävien, toimivallan ja vastuiden jakoina, valvonta- ja raportointivelvoitteina, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamisena, omaisuuden turvaamisena, sopimusten hallintana. Toimiva sisäinen valvonta myös ehkäisee ja paljastaa väärinkäytöksiä. Johdon velvollisuutena on toteuttaa sisäistä valvontaa väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi sekä puuttua havaittuihin väärinkäytöksiin. Väärinkäytöksenä pidetään erilaisia epärehellisiä, epäeettisiä tai kuntakonsernin ohjeita rikkovia taikka lainvastaisia tekoja. Kaupunkikonsernin riskit jaotellaan neljään pääryhmään, jotka ovat - strategiset riskit, - taloudelliset riskit ja - toiminnalliset riskit sekä - vahinkoriskit. Kaikkiin näihin ryhmiin voi kuulua sisäisiä ja ulkoisia riskejä. Riskienhallintaa toteutetaan talousarvion ja merkittävien muiden päätösten valmistelun yhteydessä. Kaupunginhallituksen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen tulee talousarvion laadinnan yhteydessä analysoida toimintaympäristön muutoksia, tunnistaa tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioida niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laatia tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Kaupunginhallitus kokoaa näiden perusteella koko kaupunkikonsernia koskevan riskianalyysin ja menettelytavat merkittävimpien riskien hallitsemiseksi. Toimielimet ja konserniyhteisöt raportoivat merkittävistä riskeistään ja riskienhallinnan kehittämisestä osana toiminnan ja talouden seurantaa ja raportointia.

7 7 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja raportointi Kaupunginhallitus antaa toimintakertomuksessa arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi sekä konsernivalvonnasta. Hallituksen selonteko perustuu sen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen laatimiin selontekoihin. Hallituksen alaisten toimielinten tulee käsitellä oman tehtäväalueen selonteko merkittävimmistä riskeistä ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Selontekojen tulee perustua dokumentoituun aineistoon. Mikäli tilikaudella havaitaan merkittäviä riskejä, tulee kaupunginhallituksen alaisten toimielinten ja viranhaltijoiden sekä konserniyhteisöjen raportoida niistä ja niiden hallintakeinoista välittömästi valvontavastuussa olevalle. Valvontavastuussa olevien tulee raportoinnin perusteella ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tilivelvollisuus Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastuskertomuksessa annetaan mm. lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä sekä mahdollisesta tilivelvolliseen kohdistuvasta muistutuksesta. Tilivelvollisella on vastuu johtamansa toiminnan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi, häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Vaikka henkilö ei olisikaan lain tarkoittama tilivelvollinen, hänen on luonnollisesti hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella. Tilivelvollisaseman puuttuminen ei vapauta esimiehiä toiminnan valvontavastuusta. Tilivelvolliset on määritelty talousarviossa ja taloussuunnitelmassa vuosittain.