1 Johdanto Odoo ssa on mahdollista tehdä laskujen teko ja kirjaus usealla eri tavalla, joten käyttäjä voi valita oman yritykset toimintaan parhaiten sopivan menetelmän. Myyntilaskusta maksun kirjaukseen Usein lasku luodaan myyntimoduulin alaisuudessa. Kun seuraamme laskutusprosessia sen jälkeen (tuotteen myynnin ja toimituksen jälkeen), se sisältää tyypillisesti seuraavat vaiheet: Laskun hyväksyntä ja lähetys, Maksusuorituksen saaminen pankkiin, Maksusuorituksen tarkastus ja kirjaaminen kirjanpitoon, Lopuksi tulos on näytettävä tuloslaskelmassa, ja taseessa. Tyypillisesti laskutus tehdään, kun sopimuksen mukainen toimitusehto on täytetty. Esimerkiksi, jos toimitus lähetetään postitse, lasku voidaan lähettää kun postitus on suoritettu. Toimitusehdot voivat vaihdella tuotteesta ja projektista riippuen suuresti, mutta tyypillisimmin toimitus tulkitaan suoritetuksi silloin, kun tavara luovutetaan asiakkaalle. Laskun luominen Laskun luonnos voidaan tehdä Odoo ssa myynti- tai ostotilauksen yhteydessä (isot yritykset), mutta se voi tehdä myös suoraa täällä Laskutus ( Kirjanpito ) menun alla (pienet yritykset, jossa myynnin ja laskutuksen hoitaa yksi ja sama henkilö). Laskussa on selkeästi näytettävä toimitusta koskevat tiedot, sekä maksutapa ja pankkiyhteystiedot. 1
2 Laskun luonnos Kun lasku tehdään (luodaan), se tila on alussa aina Luonnos. Tässä vaiheessa lasku ei vielä siirry kirjanpitoon, jolloin sitä voi vielä tarvittaessa muokata. Laskun luonnoksia voi siis tehdä huoletta kirjanpitoa sotkematta. Luodaan esimerkiksi lasku seuraavilla lähtötiedoilla: Asiakas: KGU Engineering Tuote: Odoo asennus ja koulutus, päivätyö velotus Määrä: 2 päivää Lasku koostuu kolmesta pääkohdasta: Asiakastiedot lomakkeen yläosassa, Yksityiskohtaiset tuotteiden tiedot riveittäin Veroton hinta, veron määrä ja laskun kokonaissumma lomakkeen alaosassa. 2
3 Laskun hyväksyntä Hyväksy lasku, kun olet tarkastanut, että kaikki tiedot ovat oikein. Tällöin lasku muuttuu tilasta Luonnos, tilaan Avoin. Luonnos = Hyväksymätön lasku, jota voi vielä tarvittaessa muuttaa, ja Avoin = Lasku hyväksytty, mutta ei maksettu. Kun lasku hyväksytään, sille muodostetaan myös yksikäsitteinen laskunumero, ja Odoo generoi samalla laskulle viitenumeron. Raportointi ja kirjanpito toimii jatkuvasti laskutuksen taustalla, ja tiedot kirjautuvat sinne automaattisesti, kun lasku hyväksytään. Esimerkiksi, jos myynnille on asetettu myyntitavoite, merkintä näkyy välittömästi myynnin työpöydällä. 3
4 Kirjanpidon tapahtumat Odoo taustalla Laskun tiedot viedään hyväksymisvaiheessa automaattisesti myös kirjanpitoon. Tästä syystä hyväksyttyä laskua ei enää voi muuttaa, sen voi ainoastaan hyvittää. Kirjanpidossa tämä hyväksytty avoin lasku näkyy kolmella eri tilillä (tilinumerot voivat vaihdella, riippuen asetuksista): 3010 Myynti: Myynnin verotin hinta (1000 ) 2945 Arvonlisäverovelka, Myynnin ALV (240 ) 1710 Myyntisaamiset, laskun kokonaissumma (1240 ) Katso tarkemmin: Laskutus => Päiväkirjat ja tilikartta => Päiväkirjan tapahtumat Sekä osto-, että myyntilaskujen tilannetta voi seuranta laskutuksen (Kirjanpito) työpöydällä, jossa näkyy yhteenveto avoimista ja hyväksymistä odottavista laskuista. 4
5 Kirjanpidon työpöytä Kirjanpidon työpöydällä näkyvät avoimet laskut heti laskun hyväksynnän jälkeen. Tästä näkymästä näkee yhdellä silmäyksellä laskutuksen tilanteen: Laskutus => Työpöytä Katso tarkemmin kuva alla. Laskun lähettäminen Kun lasku on hyväksytty, sen voi tulostaa, tai lähettää suoraa sähköpostilla asiakkaalle. 5
6 Sähköpostin asetukset Sähköpostiviestiin generoituu automaattisesti laskun viitetiedot, sekä laskun lähettäjän tiedot. Näitä voi muuttaa editoimalla sähköpostipohjaa, ja sähköpostin sisältöä voi myös halutessaan muokata tarpeen mukaan. Itse lasku liitetään sähköpostiin automaattisesti. Lisäksi sähköpostin voi samalla lähettää useampaan osoitteeseen, ja siihen voi lisätä uusia liitteitä tarpeen mukaan. Lopuksi, Lähetä sähköposti. 6
7 Maksusuoritus Odoo ssa laskun tila on avoin niin kauan, kunnes maksusuoritus kirjataan, tai kohdistetaan pankin tiliotteesta. Maksusuorituksen voi kirjata suoraa (ilman kohdistusta), laskun lomakenäkymästä. katso tarkemmin kuvat alla. Tällöin laskun tila muuttuu tilasta Avoin tilaan Maksettu. Laskun hyväksyminen 7
8 Kirjanpidon merkinnät, kun lasku maksetaan Tyypillinen päiväkirjamerkintä, kun lasku merkitään maksetuksi, sisältää kaksi vientiä: 1710 Myyntisaamiset, valotus 1240 1920 Pankki, talletus 1240 Katso tarkemmin myös kuva alla. Laskutus on nyt valmis, ja näkyy myös kaikissa raporteissa, esimerkiksi tuloslaskelmassa ja taseessa. Usein kirjanpidossa suoritetaan maksujen kohdistus pankkitiliotteen perusteella, Tällä menettelyllä varmistetaan se, että pankkitilin saldo Odoo ssa ja pankissa on sama. Joskus myös asiakkaiden maksusuoritus voi olla vajaa. Katso tarkemmin seuraava kappale. 8
9 Maksun kohdistus pankkitiliotteesta Pankin tiliotteet voi syöttää Odoo järjestelmään joko käsin, tai vaihtoehtoisesti ne voi tuoda järjestelmään esimerkiksi CSV tai Excel tiedostosta. Luodaan seuraavaksi uusi lasku, esimerkiksi seuraavilla tiedoilla: Asiakas: KGU Engineering Ky Tuote: Kilometrikorvaukset (oman auton käytöstä) Määrä: 500 km Laskutus => Myynnin laskut => Luo Kun lasku on luotu: Talleta ja hyväksy lasku. 9
10 Pankkitiliotteen luominen manuaalisesti Kun lasku on tulostettu (tai lähetetty sähköpostilla), voidaan jäädä odottamaan maksusoritusta. Tarkastellaan ensiksi tilannetta, jossa maksettu summa vastaa laskun summaa. Luodaan käsin pankkitiliote laskutus/kirjanpito työpöydän kautta: Laskutus => Työpöytä => Pankkitili => Uusi tilitapahtuma Luo uusi pankkitilin tapahtuma valitsemalla lisää kohta, ja syötä pankkitilille maksetuksi summaksi 220 (= maksettu summa vastaa laskun summaa). Kenttään Memo on annettava yksikäsitteinen tositenumero, esimerkiksi pankin viite, tmv. tieto. Tallenna tosite! 10
11 Kohdistus, automaattinen kohdistus Seuraavaksi kohdistetaan tiliote oikeaan laskuun, valitse Kohdista. Koska tiliotteen summa vastaa laskun summaa, ja myös asiakas on määritelty, Odoo tekee kohdistuksen automaattisesti. Näyttöön tulee ilmoitus kohdistuksen onnistumisesta. Voit siirtyä esimerkiksi työpöydälle, ja tarkastaa onko kannassa vielä muita avoimia laskuja. Tositteen summa ei vastaa laskua Joskus maksettu summa ei vastaa laskun summaa, tai samaan laskuun on kohdistettava useita pankkitositteita. Tässä tapauksessa joudutaan kohdistus tekemään manuaalisesti. Luodaan samoin kuten edellä ensiksi uusi lasku, sekä uusi pankkitosite, mutta nyt maksettu summa esimerkiksi 120, ja talletetaan tosite. Valitse Kohdista. 11
12 Nyt näyttöön avautuu uusi ikkuna kohdistuksen suorittamista varten. Koska Näytössä näkyvät tiedot: 1. Yläosassa tiliotteen numero Odoo ssa 2. Otsikon alla tositteen tiedot 3. Näytön alaosassa avoimet laskut, joihin maksut voidaan kohdistaa. Jos laskuja on paljon, kohdistamisen helpottamiseksi voi käyttää suotimia ( Filter). Kun siirrät kursoria laskun kohdalle, ilmestyy laskun eteen + merkki. Valitse lasku, johon tosite ( maksusuoritus ) kohdistuu. jolloin kyseinen lasku siirtyy tositteen tietojen alapuolelle, ja Odoo laskee tositteen ja laskun loppusummien eron. 12
13 Koska maksusuoritus on vajaa, on nyt kaksi vaihtoehtoa: 1. Kirjaataan maksusta osasuoritus, jolloin loput laskutetaan uudelleen, tai 2. Hyväksytään osasuoritus, jolloin kirjapitoon on tehtävä vastaava korjaus. Osasuorituksen kirjaaminen Jos maksusuoritus ei vastaa laskun summaa, voi osasuorituksen rekisteröidä valitsemalla laskun summan edessä olevan sinisen kolmion. Valitse kolmio, ja sen jälkeen Kohdista Voit nyt tarkastaa laskun tiedot (Laskutus => Myynnin laskut). Laskussa näkyy nyt tehty osasuoritus, sekä maksamatta oleva summa. Laskun tila on edelleen avoin. 13
14 Osasuorituksen hyväksyminen Joskus on hyväksyttävä myös vajaa maksu, jos toimitus on ollut viallinen, myöhästynyt, jne. Tällöin on laskutusta (kirjanpitoa varten) korjattava vastaavalla summalla. Valitse Tee korjausvienti (= Creat write-off ) ja tee vaadittavan suuruinen korjaus myyntisaamisten tilille (1710 Myyntisaamiset). Valitse myyntisaamisten tili ( Lyhytaikaiset saamiset), jonne nämä hyvitykset ja korjaukset kirjataan. Muutoksen otsikkotieto on pakollinen tieto. Kohdista ( Reconcile ) tämä laskuun tehty muutos. Laskun tila on tämän jälkeen maksettu, ja tapahtumat näkyvät vastaavasti myös päiväkirjassa, jossa Myyntisaamisten tiliä ( 1710) on hyvitetty 100 Eurolla, ja pankin saldo on nyt 120 suurempi kuin aiemmin. 14
15 Tämän jälkeen voi käydä läpi kaikki muutkin pankkisiirtojen tiedot. Kohdistuksen voi tehdä myös kerralla suuremmalle määrälle tiliotetietoja. Katso tarkemmin myöhempänä olevat ohjeet. Maksujen seuranta Jatkuvasti yleistyvä trendi on, että asiakkaat maksavat laskunsa yhä myöhemmin ja myöhemmin. Siksi on tärkeää seurata jatkuvasti laskutuksen tilaa, ja reagoida välittömästi myöhässä oleviin maksuihin. Odoo tarjoaa työkalut tähän tarkoitukseen. Asiakasta voi esimerkiksi muistuttaa laskun myöhästymisestä, tai jos myöhästyminen on vakavampi, voi määritellä myös muita toimenpiteitä. Maksamattomat ja/tai erääntyneet laskut voi tulostaa näytölle valinnalla: Laskutus => Myynnin laskut => Valitse suodin Erääntynyt 15