SILVER Prosessin ja tarjouspyynnön esittely Sari Luostarinen Forum Virium Helsinki
Sisällys Mistä esikaupallisessa hankinnassa on kyse? SILVER -haaste: teknologiaa tukemaan ikäihmisten kotona asumista Hakuprosessi ja tarjouspyyntö Kysymykset 2
SILVER (Supporting Independent LiVing for the Elderly through Robotics) EU:n 7. puiteohjelmasta rahoitettu tutkimus- ja kehitysprojekti Luodaan eurooppalainen esikaupallisten hankintojen ylikansallinen prosessi ja siihen liittyvät yleiset dokumenttipohjat sekä toteutetaan ylikansallinen esikaupallinen hankinta, jonka kohteena on ikäihmisten kotona asumista tukevien robotiikkaratkaisujen tuotekehitystyö. Projekti on käynnistynyt tammikuussa 2012 ja kestää 51 kuukautta SILVER -projektia toteutettavat partnerit Tanskasta, Suomesta, Hollannista, Ruotsista ja Iso-Britanniasta. 3
SILVER-projektia toteuttava konsortio Hankintayksiköt Eindhovenin kaupunki, Hollanti Odensen kaupunki, Tanska Oulun kaupunki, Suomi Stockportin kaupunki, Iso- Britannia Vantaan kaupunki, Suomi Västeråsin kaupunki, Ruotsi Innovaatio-organisaatiot Technology Strategy Board (koordinaattori), Iso-Britannia Aalto Yliopisto, Suomi Brainport Development NL, Hollanti Forum Virium Helsinki, Suomi Terveysministeriön edustaja NL Agency, Hollanti Etelä-Tanskan alue VINNOVA, Ruotsi 4
Esikaupallisen hankinnan periaatteet
Esikaupallinen hankinta (Pre-Commercial Procurement, PCP) Ostetaan T&K -prosessi eli sellaisen innovaation tuotekehitysprosessi, jota ei ole vielä markkinoilla valmiina tuotteena/palveluna olemassa Vähintään 50% hankinnan arvosta tulee olla T&K -palveluja Ei hankintadirektiivien (artikla 16f) ja hankintalain (hankintalain 8 ) alaista hankintaa Riskien ja hyötyjen jakaminen oleellista Julkinen sektori rahoittaa osittain tuotekehitysprosessia Markkinahinta (valtiontukisäännöt), huomioiden että immateriaalioikeuden jäävät toimittajien haltuun (käyttöoikeus hankintayksikölle) Ideoiden jatkojalostaminen yhteistyössä, aidoissa kenttäolosuhteissa 6
Lainsäädäntötausta Hankintadirektiivi, artikla 16f Tätä direktiiviä ei sovelleta julkisia palveluhankintoja koskeviin sopimuksiin, jotka koskevat muita tutkimus- ja kehitystoiminnan palvelujen ostoja kuin niitä, joista saatava hyöty koituu yksinomaan hankintaviranomaiselle käytettäväksi tämän omassa toiminnassa, jos hankintaviranomainen korvaa suoritetun palvelun kokonaan. Hankintalaki 8 Tätä lakia ei sovelleta palveluhankintoihin, jotka koskevat tutkimus- ja kehittämispalveluja, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan. 7
Esikaupallinen hankinta Toteutetaan vaiheittaisena kilpailuna Ostaja määrittelee haasteen, johon haetaan ratkaisuja eli määrittelee ominaisuuksia muttei itse ratkaisua. Prosessi on avoin, tasapuolinen ja läpinäkyvä Osallistua voivat niin pienet kuin suuret yritykset (ja yhteisöt), jotka pystyvät osoittamaan kykynsä viedä innovaationsa markkinoille. Kenttätestauksen jälkeen (kilpailun viimeinen vaihe) tuotteet/palvelut jäävät tuottajien edelleen kehitettäviksi Ostajalle ei jää valmista tuotetta tai palvelua Esikaupallisen hankintaprosessin jälkeen voidaan käynnistää normaali julkinen hankintaprosessi 8
SILVER-haaste
SILVER esikaupallisen hankinnan haaste Vuonna 2020 voidaan hoitaa 10% enemmän asiakkaita nykyisellä henkilöstömäärällä Tarve uusille robotiikkaratkaisuille, jotka voivat tehdä työtä, jota tällä hetkellä hoitajat ja omaiset tekevät. Ratkaisuiden tulee tukea ikäihmisiä ja heitä hoitavia arjen toiminnoissa: henkilökohtainen hygienia ruokailu ja juominen liikkuminen jne. 10
Keskiössä itsenäisen asumisen tukeminen PÄÄTAVOITE: Vuonna 2020 voidaan hoitaa 10% enemmän asiakkaita nykyisellä henkilöstömäärällä Lisäksi tavoitellaan Omatoimisuuden lisääntymisen mukanaan tuomaa parempaa elämänlaatua Parempaa terveydentilaa tukemalla ikääntyneiden jäljellä olevaa omaa toimintakykyä Hoitohenkilökunnan ja omaisten työn helpottumista Hoitajien työtyytyväisyyden lisääntymistä
Tarvearvionti Projektissa on valittu varsin laaja haaste, joka konkretisoituu 6 p-adl -toimintakykymittarin (p-adl = Personal Activities of Daily Living) kautta. Kuusi p-adl -toimintakykymittaria valittiin kokonaisvaltaisen ylikansallisen tarvearvioinnin perusteella. Jokainen maa toteutti oman tarvearvioinnin ja tulokset yhdistettiin yhteiseksi näkemykseksi. Toimintakykymittarit edustavat sekä todellisia tarpeita jokaisessa maassa että yhteisiä palvelutasoja. Jokainen toimintakykymittari edustaa hankintayksikköjen todellista tarvetta. 12
P-ADL 13
Täytä keskimääräinen ajansäästö per toiminto SILVER_04b Savings excel Laskee automaattisesti arvioidun ajansäästön 14
Robotiikan määritelmä SILVER-projektissa Robotics for Healthcare is considered the domain of systems able to perform coordinated mechatronic actions (force or movement exertions) on the basis of processing of information acquired through sensor technology or through information and commands of operators, with the aim to support the functioning of impaired individuals, care and rehabilitation of patients and also to support individuals in prevention programmes. 15
Robotiikkaratkaisujen tulee mahdollistaa entistä useamman ikäihmisen (jonka toimintakyky on heikentynyt) itsenäinen asuminen kotona ilman että tarvitaan lisää hoitajaresursseja tai omaisten panosta mielellään jopa vähemmillä resursseilla, edistää ikäihmisten omatoimisuutta ja siten mahdollistaa hyvä elämänlaatu ja mahdollisimman pitkään omassa kodissa asuminen (aging-in-place), olla suunniteltuja pääasiassa tukemaan omassa kodissa asumista, vaikka ratkaisuja voisikin soveltaa myös hoitolaitoksissa/palveluasumisessa, olla käyttäjäystävällisiä ottaen huomioon iän myötä usein heikentyvän toimintakyvyn esim. näkökyvyn, kuulon, lihasvoimien, tasapainon, koordinaatiokyvyn tai liikuntakyvyn sekä kognitiivisten toimintojen kuten muistin ja oppimiskyvyn heikentymisen, olla sellaisia, etteivät ne estä toimintoja, joita ikäihmiset pystyvät edelleen tekemään itse 16
Eduksi katsotaan myös, jos ratkaisut lisäävät kohderyhmän elämänlaatua ja helpottavat hoitohenkilöstön ja omaisten työtä tukevat kohderyhmän yleistä terveydentilan kohenemista (tai vaihtoehtoisesti hidastavat terveydentilan heikkenemistä) tavoittelevat räätälöityä tukea eivätkä ota tehtäväkseen toimintoja, jotka ikäihmiset kykenevät edelleen tekemään itse tukevat fyysistä ja henkistä aktiivisuutta, auttavat ikäihmisiä toimimaan itse ilman muiden ihmisten apua 17
Kohderyhmä Ikäihmiset, joiden fyysinen toimintakyky on heikentynyt (one or more physical disabilities) Usein myös henkinen toimintakyky on heikentynyt (esim. muisti) jotka eivät pysty selviämään arkipäivän toiminnoista ilman toisen henkilön tai teknologian tuomaa tukea jotka asuvat omassa kodissaan (ei hoitolaitoksessa/ palveluasunnossa) Hoitohenkilöstö, jota teknologia voi auttaa hoitotyössä 18
Hakuprosessi www.silverpcp.eu
1 REKISTERÖIDY Hakuprosessi 1. Jos haluat tehdä tarjouksen, sinun on rekisteröidyttävä ensin kilpailuun. (HUOM: Rekisteröityminen päättyy viikkoa ennen kuin kilpailu sulkeutuu) 2. Rekisteröidyttyäsi saat sähköpostiisi käyttäjänimen ja salasanan sekä linkin suojatulle tarjoussivulle. Samassa sähköpostissa saat myös oman hakulomakkeesi, joka sisältää yksilöllisen hakunumerosi. 3. Jos olet aikeissa jättää useamman tarjouksen: kontaktoi SILVER -tukitiimiä (competitions@silverpcp.eu) ensimmäisen rekisteröitymisen jälkeen saadaksesi uudet hakulomakkeet. 20
2 HAE DOKUMENTIT Public area Hakuohjeet löytyvät täältä (SILVER_O3 Guidance.doc.pdf) 21 Klikkaa Login päästääksesi suojatulle alueelle
3 TÄYTÄ TARVITTAVAT TIEDOT Secure area Syötä käy9äjätunnus ja salasana. Klikkaa Login nappia alla. Klikkaa Upload ja seuraa ohjeita ruudulta. 22
3 TÄYTÄ TARVITTAVAT TIEDOT Ohjeita Tiedostojen nimeäminen a) Kaikkiin dokumentteihin tulee laittaa oma yksilöllinen hakunumerosi (esim. App12345.docx) b) Liite-tiedostojen nimien tulee alkaa sanalla APPENDIX. Tiedostojen formaatti a) Hakemus-lomake tulee olla Word -muodossa (.doc /.docx) b) Liitteiden tulee olla PDF -muodossa. HUOM: Tarkista, e0ä hakunumerosi on sama kuin login- käy0äjätunnuksen numerosi. 23
Täytä hakemuslomake tarkasti! Varmista, että kaikki ehdottomasti vaaditut tiedot ovat mukana Vastaa kysymyksiin mahdollisimman tarkasti ja hyödynnä lomakkeen mahdollistama vastaustila Lähetä hakemuksesi hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä Tutustu huolellisesti ohjeisiin (Guidance for Applicants) 24
Hakemusten arviointi Arvioinnin tekevät itsenäiset arvioitsijat. He ovat vanhusten palveluiden, liiketalouden tai robotiikka-alan asiantuntijoita SILVER -konsortioon kuuluvista maista. 25 Mitä he arvostavat? Selkeitä ja +iviitä vastauksia Rii.ävää ja oikeaa informaa+ota älä anna liian yksityiskohtaista Betoa tai tee oletuksia, joita ei voi todentaa Perusteluja (sekä laadullisia e.ä määrällisiä) E9ä teillä on juuri tähän haasteeseen sopiva uusi idea, ja edellytykset sen toteu9amiseen.
1. Vaiheen aikataulu Ajankohta Sisältö 1.3.2013 Tarjousaika alkaa Maalis-huhtikuu 2013 SILVER -prosessin ja tarjouspyynnön esittelytilaisuudet 5.6.2013 Rekistöröitymisaika päättyy 12.6.2013 kello 14.00 (Suomen aikaa) Tarjousaika päättyy 26 13.6. 10.7.2013 Tarjousten arviointi (ensin itsenäiset asiantuntijat ja toisessa vaiheessa päätöksentekoraati) 26.7.2013 Tarjoajille ilmoitetaan vaiheen 1. päätökset 23.8.2013 Puitesopimus lähetetään valituille toimittajille
Kysymykset suoraan osoitteeseen: compe++ons@silverpcp.eu Business Support Group: 0300 321 4357 27
SILVER Esikaupallinen tarjouskilpailu
Tarjouspyyntö-dokumentit 1. Invitation to Tender 2. Challenge Brief PCP call for tenders 3. Guidance 4. Tender Form 5. Questions and Answers 6. Framework agreement 7. End of phase report 29
Puitesopimus kattaa vaiheet 1-3 30
Vaihe 1. Ehdotettujen ratkaisujen toteutettavuuden arviointi Puitesopimus maksimissaan 8 toimittajan kanssa tuotekehityspalvelujen hankinnasta (SILVER_06 Framework agreement) toimii yleisenä sopimuksena kattaen vaiheet 1-3. Jokaisessa vaiheessa tehdään tarkempi sopimus jatkoon päässeiden toimittajien kanssa Technology Strategy Board (UK) edustaa hankintayksikköjä Vaiheen kokonaisbudjetti on 350 000 euroa (sis. ALV, UK 20%) Maksimissaan 8 toimittajaa Maksimihinta on 40 000 euroa (pl. ALV) per toimittaja Kesto on 6 kuukautta Vaiheen tarkoituksena on osoittaa ratkaisujen toteutettavuus 31
Vaihe 2. prototyyppien rakentaminen Edellyttää vaiheen yksi menestyksekästä suorittamista Puitesopimustoimittajat saavat tarjouspyynnön vaiheeseen 2. Vaiheen kokonaisbudjetti on 720 000 euroa (sis. ALV, UK 20%) Maksimissaan 4 toimittajaa jatkaa vaiheessa 2. Maksimihinta tarkentuu myöhemmin Vaiheen kesto on 12 kuukautta Vaiheen tarkoituksena on kehittää ratkaisujen prototyypit ja arvioida niiden toimivuutta Testaus tehdään laboratorio-olosuhteissa 32
Vaihe 3. ensimmäiset testisarjat Edellyttää vaiheen kaksi menestyksekästä suorittamista Puitesopimustoimittajat saavat tarjouspyynnön vaiheeseen 3. Vaiheen kokonaisbudjetti on 1 080 000 euroa (sis. ALV, UK 20%) Maksimissaan 3 toimittajaa jatkaa vaiheessa 3. Maksimihinta tarkentuu myöhemmin Vaiheen kesto on 12 kuukautta Vaiheen tarkoituksena on ensimmäisten testisarjojen kehittäminen Testaus tehdään aidoissa olosuhteissa kaikissa viidessä maassa 33
Kilpailusta voidaan sulkea pois Jos tarjoaja täyttää poissulkemisperusteet (kts. Invitation to Tender, sivu 9) Jos hallinnollisia ohjeita ei noudateta (kts. Invitation to Tender, sivu 6) Jos yksi tai useampi minimivaatimuksista (esitellään seuraavilla dioilla) ei täyty 34
Minimivaatimukset (1) 1. T&K -palvelut Vähintään 51% kokonaishinnasta on T&K-työtä Muut kustannukset eivät saa olla yli 49% kokonaishinnasta esim. välineet, matkustus, majoitus 2. T&K -palvelut tulee pääsääntöisesti toteuttaa EU-maissa tai maissa, jotka ovat liittyneet osaksi EU:n 7. puiteohjelmaa: Vaiheessa 1. vähintään 60%:sti Vaiheessa 2. vähintään 70%:sti Vaiheessa 3. vähintään 80%:sti 35
Minimivaatimukset (2) 3. Kansallisten vaatimusten noudattaminen vaiheissa 2. ja 3. Koskien turvallisuutta, etiikka ja terveydenhoidon vaatimuksia SILVER -maissa 4. Ratkaisun tulee olla käyttökelpoinen kaikissa SILVER -maissa 5. Annetun robotiikkamääritelmän tulee täyttyä (tarkemmin seuraavalla dialla) 6. Eettiset näkökulmat tulee huomioida 36
Minimivaatimukset Robotiikan määritelmä Solution must combine different technologies into single system to deliver robotic support for assisting elderly Excluded are tenders focussing on development of basic robotics components, communications tools and solutions simply interacting through a display or alerting the outer world on certain conditions Robotics definition: systems able to perform coordinated mechatronic actions (force or movement exertions) on the basis of processing of information acquired through sensor technology or through information and commands of operators, with the aim to support the functioning of impaired individuals 37
7 8 6 Arviointikriteeristö ja pisteytys Vaiheessa 1. maksimipisteet ovat 350 pistettä. Seuraavien minimipistemäärien on täytyttävä, jotta on mahdollisuus saada puitesopimus: 60% maksimipisteistä (210 / 350) 60% vaikuttavuuskriteerien maksimipisteistä (120 / 200) 38
7 8 6 Tarjousten pisteytys (1) Vaihe 1. Vaihe 2. Vaihe 3. Impact on the challenge 200 250 680 Meets challenge and has desired impact Address future / wider challenges in challenge area 40 40 80 20 20 40 Amount of time saving 40 80 240 Usability 40 40 80 Economic and financial needs of - 50 200 contracting authorities Commercial feasibility 60 20 40 39
7 8 6 Tarjousten pisteytys (2) Vaihe 1. Vaihe 2. Vaihe 3. Quality of the tender 100 100 200 Technical approach 20 20 40 Clear development plan 20 20 40 Project management 20 20 40 Dedicated resources 20 20 40 Risk management 20 20 30 Price 50 150 420 40
Tarjouksen hinnoittelu Käytä sitovia yksikkö-/tuntihintoja kaikkiin T&K -resursseihin ja erittele muut kustannukset Yksikköhinnat ovat sitovia siis myös vaiheissa 2. ja 3. (lisää inflaatiokorotus + 3% per vuosi) 41
Immateriaalioikeudet (IPR) Immateriaalioikeudet kuuluvat toimittajille Mutta hankintayksiköillä on tiettyjä oikeuksia mm. käyttöoikeus tuotekehitystyön tuloksiin (kts. tarkemmin Framework agreement, sivu 16) 42
Kiitos! www.silverpcp.eu