1. väliraportti / ryhmä B2 Demot I, 17. lokakuuta 2003 Jukka Laukkanen Marko Grönroos Pyry Liukas Tommi Mertsalmi
Tästä asiakirjasta Tämä asiakirja on PHARMACO-järjestelmänsuunnitteluprojektin toimittajaosapuolen väliraportti. Raportti on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toimittajan projektiryhmän sisäiseen viestintään. Marko Grönroos, Jukka Laukkanen, Pyry Liukas, Tommi Mertsalmi, 2003 Versiohistoria: Vuosi Versio Päivämäärä Huomautuksia 2003 1 10.10.03 Ryhmäpalaverissa käsitelty versio 2 15.10.03 Asiakkaalle toimitettava versio Sivu 2/12
Sisällysluettelo 1 Johdanto...4 1.1 Toimittajan tehtävä...4 1.2 Asiakirjan sisältö...4 2 Asiakas...5 2.1 Yleistä...5 2.2 Toimintaprosessi...5 2.3 Organisaatio...6 2.4 Toiminnan erityispiirteitä...6 2.5 Nykyinen tietojärjestelmä...7 2.6 Selvitettävää...7 3 Toimitusprojekti...8 3.1 Projektiryhmä...8 3.2 Toimintatapa...8 3.3 Projektiaikataulu...8 4 Teknologista taustaa...9 4.1 Omaverkot ja vierasverkot...9 4.2 Portaalit...9 4.3 Sisällönhallintajärjestelmät...9 5 Yhteenveto...11 Sivu 3/12
Johdanto 1 Johdanto Tämä asiakirja on PHARMACO-suunnitteluprojektin toimittajaosapuolen väliraportti. Se on tarkoitettu toimittajan ja asiakkaan väliseen viestintään, sekä myös toimittajan sisäiseen viestintään. 1.1 Toimittajan tehtävä Toimittaja tehtävänä on 1.2 Asiakirjan sisältö Tarjota perusteita asiakkaan nykyisen omaverkon korvaamiselle portaaliteknologialla Portaaliohjelmiston valinta Tämän valinnan perustelu Asiakirjojen hallinnassa ja linkityksessä ilmenevien haasteiden tunnistaminen Toteutukseen vaikuttavien sosiaalisten ja käyttäytymiseen liittyvien tekijöiden tunnistaminen Luku 1: Johdanto Luku 2: Asiakas Luku 3: Toimitusprojekti Luku 4: Teknologista taustaa Luku 5: Yhteenveto Yleiskatsaus toimittajan tehtäviin ja tämän asiakirjan sisältöön Asiakkaan organisaatio ja tehtävään liittyvät asiat Tietoja toimitusprojektista, kuten projektiryhmän kokoonpano ja projektiaikataulu. Taustaa nykyisen ja suunnitellun tietojärjestelmän teknologista Sivu 4/12
Asiakas 2 Asiakas 2.1 Yleistä Tämä luku sisältää tietoa asiakasyrityksestä ja sen nykyisestä tietojärjestelmästä. PharmaCo on suuri monikansallinen lääketutkimusyritys. Sen tärkein liiketoiminnan muoto on tutkimus ja suunnittelu. Yrityksellä on tutkimus- ja suunnitteluosastoja useissa maissa. Sen pyrkimyksenä on kasvattaa markkinaosuuttaan ja päästä Tier 1 -yritykseksi. Yrityksessä uskotaan, että tehokkaampi pääsy sekä sen sisäisiin että ulkoisiin tietoresursseihin tehostaisi liiketoimintaa. 2.2 Toimintaprosessi PHARM ACO Toimintaprosessi Asiakkaat Kirjan pito PÄÄK ON TTO RI Talou s Markkin oin ti L akiosasto HR IT L AIT TUTK IMUSRYHMIÄ LÄÄKEAINEET TUOT ANTO Keh itystyö Hakemu kset L ÄÄKELAITOKSET TUTKIM USLAITOKSIA Kliiniset tutkimukset Koelu vat Myyn tilu vat Sivu 5/12
2.3 Organisaatio PharmaCo-toimitusprojekti, 1. väliraportti Asiakas Pääkonttori Yhdysvalloissa, Tucsonissa Informaatioteknologian osasto (IT) Dan Kramer, CTO Tiedonhallintaryhmä (KM) Henkilöstöhallinto (HR) Lakiosasto Markkinointiosasto Talousosasto Kirjanpito-osasto Tutkimusyksiköitä eri maissa 2.4 Toiminnan erityispiirteitä Ainakin seuraavat asiakkaan toiminnan erityispiirteet ja muut tekijät saattavat vaikuttaa annetun tehtävän suorittamiseen. Toiminnan tutkimuskeskeisyys Monikansallisuus Lääkeainetietojen käsittely Kliiniset lääketutkimukset Eläinkokeet Ihmisillä tehtävät tutkimukset Hakemukset Yhdysvalloissa FDA:n GCP-standardin noudattaminen 21 CFR (Code of Federal Regulations) EU:ssa CTD-hakemusrakenne Hakemusmateriaalin koostaminen Laatu (erit. eheys ja ajantasaisuus) Hakemusprosessin seuranta Koetuloksia kerätään organisaation ulkopuolelta Tietoja täytyy välittää ulkoisille organisaatioille Yhdysvalloissa FDA:lle Sivu 6/12
Asiakas Esim. Suomessa Lääkelaitokselle Myyntihakemukset Lainsäädäntö eri maissa Eri maiden lääkelaitosten käytännön määräysten muuttuminen Tutkijoiden viestinnän erikoisluonne Tutkijat käyttävät keskinäisessä viestinnässä myös äidinkieltään 2.5 Nykyinen tietojärjestelmä 2.6 Selvitettävää Käsityksemme on, että asiakkaan nykyinen omaverkko on toteutettu käyttämättä portaali- tai sisällönhallintateknologiaa. Onko yrityksellä omaa tuotantoyksikköä vai onko tuotanto ulkoistettu? Onko tuotantoa vain yhdessä laitoksessa vai maassa, vai useassa maassa? Sivu 7/12
Toimitusprojekti 3 Toimitusprojekti 3.1 Projektiryhmä 3.2 Toimintatapa Toimittajan projektiryhmän kokoonpano rooleineen on seuraava: Tommi Mertsalmi, projektipäällikkö Pyry Liukas, myyntiedustaja Jukka Laukkanen, järjestelmäsuunnittelija Marko Grönroos, järjestelemäsuunnittelija, projektisihteeri Kokouskutsu ja väliraportti toimitetaan aina asiakastapaamista edeltävänä keskiviikkona. Toimittajaosapuoli tekee muistiinpanot asiakastapaamisista ja toimittaa ne asiakkaalle viimeistään seuraavan väliraportin ohessa. 3.3 Projektiaikataulu Alla olevassa taulukossa näkyvät projektisuunnitelman mukaiset tapahtumapäivämäärät. Graafinen versio projektiaikataulusta toimitetaan erillisenä asiakirjana. Päävaihe Tapahtuma Päivämäärä P-mallin kehitys 1. väliraportti 15. lokakuuta 2003 I asiakaskokous 17. lokakuuta 2003 2. väliraportti 22. lokakuuta 2003 II asiakaskokous 24. lokakuuta 2003 IO-mallin kehitys Projektikokous 31. lokakuuta 2003 3. väliraportti 5. marraskuuta 2003 III asiakaskokous 7. marraskuuta 2003 CO-mallin kehitys 4. väliraportti 12. marraskuuta 2003 IV asiakaskokous 14. marraskuuta 2003 5. väliraportti 19. marraskuuta 2003 V asiakaskokous 21. marraskuuta 2003 Loppuraportti 27. marraskuuta 2003 Sivu 8/12
Teknologista taustaa 4 Teknologista taustaa 4.1 Omaverkot ja vierasverkot 4.2 Portaalit Omaverkolla (engl. intranet) tarkoitetaan organisaation sisäiseen tiedonvälitykseen Internet-tekniikalla toteutettua verkkojulkaisukokonaisuutta. Vierasverkko (engl. extranet) taas on kohdistettu organisaatioiden väliselle julkaisemiselle ja tiedonsiirrolle. Oma- ja vierasverkot voidaan toteuttaa suoraan HTML-sivuina ja WWW-ohjelmina tai käyttäen sisällönhallintajärjestelmää. Omaverkossa voi olla portaali, joka tarjoaa yrityksen työntekijöille pääsyn omaverkkoon ja Internetiin. Portaalit ovat käyttäjän lähtöpisteitä Internetiin, omaverkkoon tai vierasverkkoon. Ne on yleensä helposti muokattavissa siten, että käyttäjä voi valita kaikki itselleen tärkeät asiat pääsivulle. Kuten sisällönhallintajärjestelmät, myös portaalit rakentuvat yleensä lisäosista eli sovelmista, joiden tarkoituksena on koota käyttäjän haluamaa tietoa portaalisivulle. Usein portaalilla tarkoitetaan myös sisällönhallintajärjestelmällä toteutettua omaverkkoa. 4.3 Sisällönhallintajärjestelmät Sisällönhallintajärjestelmät ovat WWW-pohjainen ratkaisu organisaation informaationhallinnalle. Ne tarjoavat web-pohjaisen liittymän, jonka avulla verkkojulkaisujen tekemiseen ei tarvita ohjelmointiosaamista. Niiden avulla voi toteuttaa sekä oma- ja vierasverkkoja että Internet-sivustoja. Sisällönhallintajärjestelmät koostuvat yleensä yleisestä käyttöliittymä- ja sovelluskehyksestä ja joukosta erikoistehtäviin tarkoitettuja lisäosia eli sovelmia. Tyypillisiä sovelmia ovat: Uutisten julkaisujärjestelmät Sisällönhallintajärjestelmät Sähköposti- ja postituslistajärjestelmät Viitetietokannat Sivu 9/12
Hakukoneet Projektinhallinta Tietokannat PharmaCo-toimitusprojekti, 1. väliraportti Teknologista taustaa Sisällönhallintajärjestelmissä on yleensä joustava käyttöoikeuksien hallinta, mikä mahdollistaa tiedon jakamisen kohdistetusti vain halutuille tahoille, kuten organisaation ulkopuolelle, esimerkiksi Internetiin. Sisällönhallintajärjestelmät toimivat usein myös portaaleina ja ovat usein synonyymi portaaleille. Joissain sisällönhallintajärjestelmissä/portaaleissa on tuki monikielisyydelle. Piirteitä, joissa monikielisyyttä tarvitaan, ovat Käyttöliittymät Järjestelmässä ylläpidettyjen asiakirjojen kielen merkitseminen Eri kielisten asiakirjaversioiden hallinta Sivu 10/12
Yhteenveto 5 Yhteenveto Toimittaja on muodostanut projektiryhmän asiakkaan tietojärjestelmän suunnitteluun, laatinut projektille aikataulun ja määritellyt projektiryhmän toimintatavan peruspiirteet. Projektiryhmä on tutustunut tehtävään pintapuolisesti, muodostaen hahmotelmaa asiakkaan organisaatiosta ja toimintaprosessista. Rakennettua hahmotelmaa tullaan korjaamaan ja tarkentamaan ensimmäisen asiakastapaamisen 17. lokakuuta perusteella. Odotamme saavamme tarkempia yksityiskohtia asiakkaan organisaatiorakenteesta, toiminnasta sekä olemassa olevista tietojärjestelmistä. Sivu 11/12
Yhteenveto Liite A. Projektiaikataulu 3.10 4.10 5.10 6.10 7.10 8.10 9.10 10.10 11.10 12.10 13.10 14.10 15.10 16.10 17.10 18.10 19.10 20.10 21.10 22.10 23.10 24.10 25.10 26.10 27.10 28.10 29.10 30.10 31.10 1.11 2.11 3.11 4.11 5.11 6.11 7.11 8.11 9.11 10.11 11.11 12.11 13.11 14.11 15.11 16.11 17.11 18.11 19.11 20.11 21.11 22.11 23.11 24.11 25.11 26.11 27.11 28.11 Palaverit AS PK AK AK PK AK AK AK Päiviä 1. P-mallin kehitys 22 1. väliraportin laadinta 2. väliraportin laadinta 2. IO-mallin kehitys 14 3. väliraportin laadinta 3. CO-mallin kehitys 14 4. väliraportin laadinta 5. väliraportin laadinta 4. Loppuraportti 7 Yhteensä 57 Palaverityypit: AS=Alustussessio PP=Projektiryhmän kokous AK=Asiakaskokous Sivu 12/12