Mylab Projektitoiminnan kehittäminen. PM Club Tampere

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Mylab Projektitoiminnan kehittäminen. PM Club Tampere"

Jarno Kyllönen
5 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Mylab Projektitoiminnan kehittäminen PM Club Tampere

2 Sisältö 1. Mylab terveydenhuollon sektorilla 2. Projektitoiminnan kehittäminen ja yleisiä huomioita toimialan projektitoiminnasta 3. Toimitusprojektin elinkaarimalli 4. Projektijohtamisen kokonaiskuva 5. Toimitusprojektien EVN-luokittelu 6. Riskienhallinta 7. Raportoinnin kehittäminen 2

3 1. Mylab terveydenhuollon sektorilla Mylab auttaa suomalaisia kliinisia laboratoriodiagnostiikkayksikoïta ja niiden asiakkaita menestymaä n toiminnassaan tarjoamalla niille kokonaisvaltaisia tieto-, käyttö-, integraatio- ja asiantuntijapalveluja Tietojärjestelmäpalvelut Mylabin tarjoamien kliinisen laboratorion tietojärjestelmien ja niiden jatkuvan kehitystyön muodostama kokonaisuus Käyttöpalvelut Järjestelmäpalvelun tuottamiseen, käyttöön, ylläpitoon, päivitykseen, valvontaan, operointiin ja häiriöiden selvittämiseen liittyvät tietotekniset asiantuntijapalvelut, varusohjelmistot ja laitteistot Integraatiopalvelut Tietojärjestelmäpalvelun liittämiseen kliinisen laboratorion ja laboratorioiden asiakkaiden tietotekniseen ja fyysiseen infrastruktuuriin liittyvät tietotekniset asiantuntijapalvelut Asiantuntijapalvelut Projektitoimitukset, koulutukset ja konsultointi 3

4 2. Projektitoiminnan kehittäminen ja yleisiä huomioita toimialan projektitoiminnasta Mylabin 2016 toimintasuunnitelmassa yhtenä kärkihankkeena on projektitoiminnan tehostaminen, jonka tavoitteena on kehittää Mylabin projektipäällikköroolia projektijohtamista painottaen ja edesauttaa projektin tavoitteiden mukaista valmiiksisaattamista. Terveydenhuoltoalan / Mylabin tietojärjestelmäprojektien tyypillisiä piirteitä - Mylabilla on asiakkaille toimitettavia projekteja noin vuodessa. Yli 70% projekteista ovat kokonaistyömäärältään pieniä (< 15 htp) - Mylabin toimitusprojektit voivat kuitenkin olla myös todella isoja useiden vuoden kestäviä projekteja, joissa työmäärä on > 1000 htp - tietojärjestelmillä on tyypillisesti hyvin pitkä, jopa useamman kymmenen vuoden, käyttöikä. Laajoihin järjestelmiin tehdään runsaasti integraatioita. - toimialalla hankkeiden toteutusta ei aina projektoida tai projektin vetämistä ei tehdä yhtenäisellä tavalla. - projektien johtamista ei välttämättä tunnisteta erityisosaamista vaativaksi ammattitaidoksi. Projektivastaavana toimivat kliinikot (esim. lääkärit, kemistit ) 4

5 3. Toimitusprojektin elinkaari 5

6 4. Projektijohtamisen kokonaiskuva 6

7 4. Projektijohtamisen kokonaiskuva Prosessiryhmien PDCA-sykli Etunimi Sukunimi

8 5. Toimitusprojektien EVN-luokittelu toimitusprojektien EVN-luokittelun tavoitteena on löytää tarkoituksenmukainen projektijohtamisen taso kullekin toimitusprojektille luokittelu pohjautuu projektikohtaisesti tehtävään analyysiin (tyypillisesti luokittelu tehdään projektin alustus- tai määrittelyvaiheessa) perusperiaate: Mitä enemmän projekti sisältää epävarmuutta / riskejä / haasteita ja/tai mitä suurempi merkitys projektilla on Mylabille / asiakkaalle, sitä tarkempi kontrolli halutaan tarvitaan enemmän projektin johtamista määritelty projektiluokka ei ole kiveen hakattu, sitä voidaan tarvittaessa muuttaa myös projektin toteutuksen aikana Projektinjohtamisen tason määrittelevät projektiluokat: - Erityinen (E): sisällöltään tai toteutukseltaan monimutkainen, haastavuudeltaan erityinen, ja/tai merkitykseltään erityisen tärkeä projekti verrattuna Mylabin keskimääräiseen toimitusprojektiin - Vaativa (V): sisällöltään, haastavuudeltaan tai toteutukseltaan vaativa projekti verrattuna Mylabin keskimääräiseen toimitusprojektiin - Normaali (N): Mylabin keskimääräinen (tai pienempi) toimitusprojekti Etunimi Sukunimi

9 5. Toimitusprojektien EVN-luokittelu Luokitteluanalyysin ensimmäinen sivu 9

10 6. Riskienhallinta Esimerkki projektijohtamisen "rintaman" tarkemmasta kuvauksesta riskit ovat projektin mahdollisia epävarmoja tapahtumia, jotka voivat vaikuttaa projektin toteuttamiseen negatiivisesti (uhka) tai positiivisesti (mahdollisuus) projektin riskienhallinta on järjestelmällistä ja toistuvaa prosessinomaista toimintaa, jonka kautta tunnistetaan, analysoidaan, hallitaan ja mitigoidaan projektiin liittyvät riskit. Riskienhallinnan tavoitteena on pienentää projekteissa olevien uhkien toteutumistodennäköisyyttä ja kasvattaa projekteissa olevien mahdollisuuksien toteutumistodennäköisyyttä Projektin riskienhallinta koostuu seuraavasta kolmesta toiminnasta: 8.1 Riskien arviointi (Suunnitteleminen) 8.2 Riskien käsittely (Toteuttaminen) 8.3 Riskien ohjaus (Ohjaaminen) 10

11 6. Riskienhallinta Riskien arviointi prosessin kuvaus riskien arvioinnissa tavoitteena on määrittää projektin mahdolliset riskit ja niitä aiheuttavat tapahtumat sekä arvioida riskien todennäköisyyksiä ja merkittävyyttä ja järjestää ne merkittävyysjärjestykseen Projektin asettamistiedot Alustava projektisuunnitelma Mylabin riskit yhteenveto Projektin sidosryhmät 8.1 Riskien arviointi Riskien tunnistaminen Seurausten arviointi Riskien järjestäminen merkittävyysjärjestykseen Riskienhallintasuunnitelma Riskilajit Seuraukset Merkittävyysjärjestys 11

12 6. Riskienhallinta Riskien arviointi dokumentointi riskienhallintasuunnitelmaan Riskilajit Seuraukset Merkittävyysjärjestys 12

13 6. Riskienhallinta Riskien käsittely prosessin kuvaus riskien käsittelyssä tavoitteena on määrittää toimenpiteet, joilla parannetaan mahdollisuuksien todennäköisyyttä ja vähennetään projektiin tavoitteisiin liittyviä uhkia. Etunimi Sukunimi Riskirekisteri Riskilajit Seuraukset Merkityksellisyysjärjestys Projektisuunnitelma 8.2 Riskien käsittely Riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden määrittely Tarvittavien toimenpiteiden vieminen projektin tehtävälistalle Riskienhallintasuunnitelma Riskeihin liittyvät toimenpiteet Tehtäväluettelo 13

14 6. Riskienhallinta Riskien käsittely - dokumentointi riskienhallintasuunnitelmaan Toimenpiteet 14

6. Riskienhallinta Riskien ohjaus prosessin kuvaus riskien ohjauksessa tarkoituksena on rajata projektille koituvien häiriöiden määrä mahdollisimman vähäiseksi seuraamalla, että riskeihin liittyviä

15 6. Riskienhallinta Riskien ohjaus prosessin kuvaus riskien ohjauksessa tarkoituksena on rajata projektille koituvien häiriöiden määrä mahdollisimman vähäiseksi seuraamalla, että riskeihin liittyviä toimenpiteitä tehdään ja onko niillä haluttu vaikutus. 8.3 Riskien ohjaus Riskienhallintasuunnitelma Tehtäväluettelo Edistymisraportit Tarkkaillaan tunnettujen riskien kehittymistä Arvioidaan riskien käsittelyn edistymistä ja vaikuttavuutta Tunnistetaan ja analysoidaan uusia riskejä Muutostarpeet Korjaavat toimenpiteet Riskienhallintasuunnitelma Riskien tilanne 15

16 6. Riskienhallinta Riskienhallinnan dokumentaatio Prosessi Dokumentti Erityinen Vaativa Normaali 8.1 Riskien arviointi 8.2 Riskien käsittely Riskienhallintasuunnitelma Riskienhallintasuunnitelma 8.3 Riskien ohjaus Riskienhallintasuunnitelma P S S P P S S P = pakollinen S = suositus Projektin EVN -luokittelu vaikuttaa olennaisesti projektijohtamisen dokumentaation määrään. 16

17 7. Projektiraportoinnin kehittäminen Projektiraportoinnin haasteet Aikaisemmin projektien raportointikäytännöt olivat kirjavat. Raportoitavat asiat ja tasot vaihtelivat asiakkaiden tarpeiden mukaan. Vakioraportteja on ollut olemassa, mutta eivät ole vastanneet tarpeita kaikissa kohtaa. Monasti asiakkaille toimitettavat raportit on täytynyt tehdä käsin. Raportoinnin kehittämisen toimenpiteitä Määriteltiin projektin tilanneraportin sisältö ja sovittiin yhteiset käytännöt ja tiedot, jotka projektipäälliköt syöttävät projektinhallintajärjestelmään projektipäälliköt päivittävät tilanteen vähintään kuukausittain ja projektin tilanneraportin pystyy tulostamaan toimintajärjestelmän raportointityökaluilla Monipuolisemman ja visuaalisemman raportoinnin mahdollistamiseksi selvitettiin MS Self Service BI BI työkaluilla pystytään luomaan kustomoituja ja visuaalisesti korkeatasoisia raportteja Excel Power Pivot avulla tehdään projektien analysointia Power BI:n avulla tehdään raporttien visualisointa 17

18 Kiitos! Katso lisää Me emme pysähdy. Pyrimme aina kehittymään ja kehittämään.

Samankaltaiset tiedostot

Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen malli EsPro

Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen malli EsPro EU- ja kv-verkoston tapaaminen Kuntatalo 2.10.2013 Strategiajohtaja Jorma Valve, Espoon kaupunki Mikä on projektimalli? Projektimalli on projektimuotoisen