TILAUSAJOPALVELUN KÄYTTÖOHJE ASIAKKAILLE
Sisältö KEVENNETTY KILPAILUTUS... 4 Tarjouspyyntö... 4 Hankintayksikkö ja yhteyshenkilö... 4 Laskutustiedot... 5 Tarjouspyynnön perustiedot... 5 TILAUSAJO... 5 Tilausajon reitin määrittely... 5 Lisäkysymykset tarjouspyynnöstä... 7 Tarjouspyynnön lähettäminen... 7 Tarjouspyynnön keskeyttäminen... 8 Saapuneet tarjoukset... 8 Hankinnan keskeyttäminen tarjousten saapumisen jälkeen ennen hankintapäätöksen tekemistä... 9 Hankintapäätöksen tekeminen... 10 Odotusaika... 10 Tilaaminen... 11 Tehdyn tilauksen peruuttaminen... 11 Tilausvahvistus... 11 Tapahtumaraportti, asiakastyytyväisyyskysely ja lasku... 11 VAKIOTILAUSAJO... 12 Vakiotilausajon tarjouspyynnön perustiedot... 12 Vakiotilausajon reitin määrittely... 12 Tarjouspyynnön lähettäminen... 14 Lisäkysymykset tarjouspyynnöstä... 14 Tarjouspyynnön keskeyttäminen... 14 Saapuneet tarjoukset... 14 Hankintapäätöksen tekeminen... 16 Asiakaskohtainen sopimus... 17 Tilaaminen... 18 Tehdyn tilauksen peruuttaminen... 19 Tilausvahvistus... 19 Tapahtumaraportti, asiakastyytyväisyyskysely ja lasku... 19 TOIMITTAJAT... 19 TYYTYVÄISYYSKYSELYT... 20 2
TARVITSETKO LISÄTIETOJA TAI APUA?... 20 3
KEVENNETTY KILPAILUTUS Puitesopimustoimittajan valinta tapahtuu käyttäen kevennettyä kilpailutusta. Tämä tapahtuu välilehdellä Kevennetty kilpailuttaminen. Tarjouspyyntö Tarjouspyynnöllä kilpailutetaan kevennetysti asiakkaan kilpailutuksessaan määrittämän reitin lähtö- ja päätepisteen AVI-alueella toimivat puitesopimustoimittajat. Kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnön teko aloitetaan yllä olevalta sivulta. Klikkaamalla -merkkiä saat lisätietoja kyseessä olevan kohdan täyttämisestä. Hankintayksikkö ja yhteyshenkilö Valitse organisaatio organisaatiovalikosta. Huomio että organisaation nimen vieressä olevalla nuolella saat auki tarkemman organisaatiorakenteen. Täytä tarjouspyynnön yhteyshenkilön tiedot. 4
Mikäli kevennetyn kilpailutuksen toteuttaja on eri kuin hankintayksikkö, niin rastita kyseinen vaihtoehto. Tällöin tulee täyttää kevennetyn kilpailutuksen toteuttajan yhteystiedot. Laskutustiedot Täytä tarvittavat laskutustiedot. Mikäli kyseessä on verkkolasku, tulee täyttää verkkolaskuoperaattori- ja OVT-tunnuksen tiedot. Jos kyseessä on paperilasku muuhun kuin hankintayksikön osoitteeseen, tulee täyttää maksajan nimi, katuosoite sekä postinumero ja -toimipaikka. Tarjouspyynnön perustiedot Syötä tarjouspyynnön perustiedot. Tässä annettava kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnön nimeä käytetään myöhemmin esimerkiksi raportoinnissa tämän kilpailutuksen tunnisteena. Tässä annettu nimi näkyy kaikessa hankintaan liittyvässä dokumentaatiossa. Tarjouksen viimeisessä jättöhetkessä tulee ottaa huomioon että tarjouksen tekemiselle on annettava puitesopimustoimittajalle riittävästi aikaa: tilausajossa normaalisti 2-3 vrk tarjouspyynnön lähettämisestä, mikäli on kova kiire, niin jättöaika voi olla hyvinkin lyhyt. Vakiotilausajossa tarjousten jättöaika ei voi olla lyhyempi kuin 14 päivää tarjouspyynnön lähettämisestä. Huomaathan varata riittävästi aikaa tarjousten sisäänjättöpäivän jälkeen siihen, että ehdit tekemään hankintapäätöksen palvelun kautta ja että puitesopimustoimittaja ehtii soittamaan ja läpikäymään tilauksen oleellisilta osin kanssasi ja vahvistamaan sen sähköpostitse ennen tilausajon toteuttamisen päivämäärää. Tilausajossa ajon toteutumiseen tulisi olla tarjousten sisäänjätöstä vähintään 3 vrk, mieluummin kuitenkin pitempi esimerkiksi 2 viikkoa. EU-kynnysarvon ylittävissä kevennetyissä kilpailutuksissa suosittelemme noudatettavan 21 päivän odotusaikaa hankintapäätöksen tiedoksi saannista. Puitesopimustoimittajien kevennettyyn kilpailutukseen antamat tarjoukset ovat voimassa 30 vrk tässä määrittämästäsi, viimeisestä tarjousten sisäänjättöpäivästä. Kun tarvittavat tiedot on syötetty klikkaa Tallenna ja siirry ajotietojen syöttöön -painiketta. TILAUSAJO Tilausajon reitin määrittely Tilausajossa voit syöttää vain yhden reitin. 5
Mikäli tilausajo tapahtuu suorinta tietä lähtöpisteestä päätepisteeseen täytä pyydetyt lähtöpisteen ja päätepisteen tiedot. Tässä kohdassa määrittämäsi ajon lähtöpisteen AVI-alueen valinta ohjaa myöhemmin kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyyntösi automaattisesti kaikille kyseessä olevan AVI-alueen puitesopimustoimittajille. Mikäli ajon päätepiste sijaitsee eri AVI-alueella kuin lähtöpiste, tarjouspyyntö toimitetaan automaattisesti myös päätepisteen AVI-alueen puitesopimustoimittajille. Mikäli tilausajo tapahtuu tiettyä reittiä pitkin ja matkalla on tarkoitus tehdä pysähdyksiä, klikkaa Lisää pysähdyspisteen/pisteiden tiedot (mikäli niitä on) tästä ja täytä pysähdyspisteitä koskevat tiedot lähtö- ja päätepistetietojen lisäksi. Lisätietoja reitistä -kohtaan voit halutessasi antaa lisätietoja puitesopimustoimittajalle. Mikäli tilausajo alkaa ja päättyy samaan pisteeseen, mutta välillä on pitkiäkin taukoja jolloin linja-autoa ei tarvita (esim. koulutusta jossakin pisteessä) niin tämä on hyvä kertoa Lisätietoja reitistä -kohdassa. Esimerkki tilausajon reitin valinnasta: Lähtöpaikka Helsinki -> Helsinki on lähtöpiste Koulutuspaikka Kouvola, jossa ollaan vuorokausi -> Kouvola on pysähdyspiste Takaisintulo Helsinkiin -> Helsinki on päätepiste Täytä kaikki saapumis- ja lähtöajat, mutta Lisätietoja reitistä -kohtaan voit merkitä, mitkä ajat ovat ehdottoman tärkeitä ja mitkä vain ohjeellisia esim. lähtöaika tiedetään, mutta perille saapumisaikaa ei 6
välttämättä ehkä osata arvioida. Jos haluat, että linja-autoja on joku tietty määrä, niin valitse valikosta se määrä. Näin kuljetettavat voidaan jakaa halutun kokoisiin ryhmiin. Mikäli valitset valinnan kohdan ei merkitystä, puitesopimustoimittaja voi itse määritellä, kuinka monella linja-autolla hän tilauksen suorittaa. Tämä valinta antaa puitesopimustoimittajalle mahdollisuuden optimoida kalustonkäyttöään. Mikäli kuljetukseen liittyy linja-autolle ja linja-autonkuljettajalle lähtö-, pysähdys- tai päätepisteessä odotusaikaa yhteenlaskettuna vähintään 1 tunti, valitse Odotusaika -kohtaan kyllä. Syötä odotustuntien lukumäärä/linja-auto pyöristettynä lähimpään kokonaiseen tuntiin. Puitesopimustoimittaja voi sisällyttää tarjoukseensa vain tässä kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnössä mainitun odotusajan määrän. Mikäli valitset joitain lisävarusteita, puitesopimustoimittaja on velvollinen tarjoamaan ko. varusteilla olevia linja-autoja. Mieti tarkkaan, mitä asioita valitset lisävarusteiksi tässä kohdassa tai edellytät lisätiedot - kentässä. Suosittelemme mahdollisimman vähäisiä lisävarusteita siksi, että puitesopimustoimittajat eivät ole oikeutettuja tarjoamaan palveluita, jotka eivät täytä em. tyyppisiä, ehdottomia vaatimuksia. Lisäkysymykset tarjouspyynnöstä Puitesopimustoimittajan tulee esittää mahdolliset tarkennetut kysymykset sähköpostilla asiakkaan yhteyshenkilölle riittävän ajoissa ennen tarjousajan umpeutumista. Esitettyihin kysymyksiin asiakkaan tulee vastata yhtenä samansisältöisenä sähköpostiviestinä kaikille tarjouspyynnön saaneille puitesopimustoimittajille. Tarjouspyynnön lähettäminen Ennen tarjouspyynnön lähettämistä näet yhteenvedon tekemästäsi tarjouspyynnöstä. Voit tulostaa tarjouspyynnön luonnoksen, jolloin näet millaisena tarjouspyyntö menee toimittajille. Tarkista että kaikki antamasi tiedot ovat oikein. Voit vielä halutessasi muokata tarjouspyyntöä. Voit muokata kevennetyn kilpailutuksen perustietoja (esim. tarjousten sisäänjättöaika) tai reitin tietoja. Klikkaamalla Lähetä tarjouspyyntö -painiketta, kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyyntösi välittyy ajon lähtöpisteen ja päätepisteen AVI-alueen puitesopimustoimittajille tarjouksen antamista varten. Kun tarjouksille määritelty sisäänjättöaika umpeutuu, saa tilaaja tiedon saapuneista tarjouksista sähköpostitse. Saadut tarjoukset ovat nähtävissä tämän jälkeen tilausajopalvelut-osiosta, tehdyt tapahtumat -valikosta. 7
Tarjouspyynnön keskeyttäminen Kevennetyn kilpailutuksen voi keskeyttää ennen tarjousajan umpeutumista. Mene Tehdyt tapahtumat - valikkoon, hae näkyviin oikea tarjouspyyntö ja klikkaa lähetetyn tarjouspyynnön nimeä. Näin avautuu lähetetty tarjouspyyntö, sen alareunassa on painike Keskeytä tarjouspyyntö. Klikkaamalla sitä, lähtee tarjouspyynnön keskeytysilmoitus kaikille tarjouspyynnön saaneille ja tarjouspyyntö poistuu sekä asiakkaan että toimittajien näkymästä. Saapuneet tarjoukset Kun määrittämäsi, kevennetyn kilpailutuksen tarjousten sisäänjätön määräaika umpeutuu, saat sähköpostin, jossa kehotetaan kirjautumaan Hanselin verkkopalvelun Tilausajopalvelut - osioon. Kirjaudu palveluun ja mene Tehdyt tapahtumat -valikkoon. Valitse tilausajopalvelun tyyppi ja tila esim. tyyppi Tilausajo ja tila Saapuneet tarjoukset Voit tutustua saapuneisiin tarjouksiin klikkaamalla kyseessä olevan tapahtumaketjun tarjouskohdassa olevaa nuolta, jonka jälkeen näet saadut tarjoukset tai puitesopimustoimittajan perustelut sille, miksi toimittaja ei jättänyt tarjousta. 8
Näet saapuneet tarjoukset sekä hankintapäätösluonnoksen, jossa saadut tarjoukset on asetettu puitesopimuksen valintaperusteen, eli halvimman hinnan, mukaiseen järjestykseen. Klikkaamalla toimittajan nimeä saat näkyviin tarjouksen tulostusnäkymän. Mikäli kahdella tai useammalla tarjoajalla on sama hinta, voittaja on ratkaistu arpomalla (palvelu on suorittanut arvonnan). Tutustu kevennetyssä kilpailutuksessa saatuihin tarjouksiin ja hankintapäätösluonnokseen. Tarkastele tarjouksia suhteessa määrittämääsi reittiin ja mahdollisiin edellyttämiisi ehdottomiin vaatimuksiin ennen hankintapäätöksen tekemistä. Toimittajan tarjoama tarjoushinta on kokonaishinta, joka koostuu kilometrihinnasta, lähtömaksusta ja mahdollisesta odotusajan hinnasta. Jos tarkastelu ei anna aihetta tarkentaviin kysymyksiin, käytä hankintapäätöksen pohjana hankintapäätösluonnosta. Jos tarkastelu antaa aihetta tarkentaviin kysymyksiin, pyydä lisäselvityksiä tarjouksen jättäneiltä tarjoajilta ennen hankintapäätöksen tekemistä. Hankinnan keskeyttäminen tarjousten saapumisen jälkeen ennen hankintapäätöksen tekemistä Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa asiallisesti hankintamenettelyn päättämistä hankintaa tekemättä, vaikka hankintayksikön hankintatarve pysyisikin ennallaan. Hankintayksikkö voi päätyä keskeyttämisen jälkeen käynnistämään uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden kuitenkin erillinen ja uusi prosessi. Voit keskeyttää hankinnan tekemättä hankintapäätöstä. Mikäli päädyt tähän, niin tällöin on syytä lähettää sähköposti tarjouksen tehneille puitesopimustoimittajille (sähköpostiosoitteet löydät Toimittajat - välilehdeltä) ja tiedoksi Hanselin asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@hansel.fi). Sähköpostissa kerrotaan hankinnan keskeyttäminen sekä keskeyttämisen perusteet. Hansel voi poistaa pyynnöstäsi hankintaketjun tilausajopalvelusta. Tarjousten voimassaolo päättyy 30 päivän kuluttua tarjousajan umpeutumisesta ja mikäli hankintapäätöstä ei ole tehty tässä ajassa, niin tällöin hankintaketju poistuu automaattisesti tilausajopalvelusta sekä asiakkaan että toimittajan näkymästä. 9
Hankintapäätöksen tekeminen Tulosta seuraavaksi hankintapäätösasiakirja klikkaamalla palkkia kohdasta Hankintapäätös [tulosta]. Näyttöösi avautuu tulostettavaksi hankintapäätösasiakirja, joka pitää tulostaa. Tulostettu hankintapäätösasiakirja on tarkoitettu organisaatiosi sisäiseen käyttöön, allekirjoitettavaksi ja arkistoitavaksi organisaatiosi ohjeiden mukaisesti. Kun olet hyväksynyt hankintapäätösasiakirjan (tai joku muu on sen esittelystäsi hyväksynyt), kirjaudu palveluun, mene Tehdyt tapahtumat -valikkoon ja klikkaa kevennetyn kilpailutuksen nimeä. Näkymään avautuu alla oleva sivu: Kirjoita avautuvan näkymän kenttiin hankintapäätöksen tehneen henkilön nimi ja hankintapäätöksen allekirjoituspäivämäärä sekä hankintayksikön nimi ja osoite sekä hankinnan yhteyshenkilön nimi sekä sähköpostiosoite. Palvelu poimii tästä kohdasta hankintayksikön yhteystiedot hankintapäätöksen mukana automaattisesti lähtevään oikaisuohjeeseen. On tärkeää, että olet täyttänyt tiedot ehdottomasti oikein. Tämän jälkeen klikkaa Lähetä hankintapäätös tarjoajille -painiketta, jolloin tekemäsi hankintapäätös liitteineen (valitusosoitus ja/tai oikaisuohje) lähtee automaattisesti kaikille kevennettyyn kilpailutukseen tarjouksen jättäneille puitesopimustoimittajille. Kun hankintapäätös on tehty, voidaan palvelu tilata. Odotusaika EU-kynnysarvon alittavissa kevennetyissä kilpailutuksissa ei tarvitse noudattaa odotusaikaa. Tilausajoissa on normaalia, että EU-kynnysarvo ei ylity. 10
Tilaaminen Kirjaudu palveluun ja mene Tehdyt tapahtumat -valikkoon. Valitse tilausajopalvelun tyyppi ja tila esim. tyyppi Tilausajo ja tila Tehdyt hankintapäätökset -painiketta. Klikkaa tilattavan ajon nimeä. Klikkaamalla Tilaa ajo -painiketta tilauksesi lähtee automaattisesti kevennetyn kilpailutuksen voittaneelle puitesopimustoimittajalle. Kun puitesopimustoimittaja on vastaanottanut tilauksen, hän soittaa sinulle ja läpikäy tilauksen oleellisin osin. Jos et tee tilausta heti, voit palata sen tekemiseen Tilaaminen -välilehden kautta myöhemmin. Tehdyn tilauksen peruuttaminen Tehdyn tilauksen voi peruuttaa. Peruuttamisen ajankohta määrää aiheutuuko asiakkaalle korvausvelvollisuutta. Tätä koskevat menettelyt on sovittu puitesopimuksessa. Tilausvahvistus Kun puitesopimustoimittaja on saanut tilauksesi, hän on velvollinen soittamaan ja käymään tilauksen läpi sen oleellisin osin kanssasi ja lähettää palvelun kautta tilausvahvistuksen jonka saat sähköpostitse. Tämän vaiheen jälkeen puitesopimustoimittaja tai alihankkijansa toteuttaa tilaamasi ajon. Kaikki yhteydenpito asiakkaan ja toimittajan välillä tapahtuu alihankkijaa käytettäessäkin edelleen kyseessä olevan ajosta vastaavan puitesopimustoimittajan ja asiakkaan välillä, ei siis alihankkijan ja asiakkaan välillä. Puitesopimustoimittaja vastaa alihankkijan toiminnasta kuten omastaan. Tapahtumaraportti, asiakastyytyväisyyskysely ja lasku Kun puitesopimustoimittaja on toteuttanut palvelun, hän tekee tapahtumaraportin, joka toimitetaan kevennetyn kilpailutuksen yhteyshenkilölle sähköpostitse. Tapahtumaraportti sisältää yhteenvetotiedot toteutetusta palvelusta toteutuneine hintoineen. Puitesopimustoimittaja ei saa lähettää laskua, ennen kuin 11
on toimittanut tilaajalle tapahtumaraportin. Tapahtumaraportin jälkeen kolmen päivän sisällä saat sähköpostiisi asiakastyytyväisyyskyselyn. VAKIOTILAUSAJO Puitesopimustoimittajan valinta tapahtuu käyttäen kevennettyä kilpailuttamista. Tämä tapahtuu välilehdellä Kevennetty kilpailuttaminen. Täytä lomakkeelle ensin organisaatio-, tilaaja- ja laskutustiedot. Vakiotilausajon tarjouspyynnön perustiedot Tilausajon tarjouspyynnöstä poiketen vakiotilausajon tarjouspyynnön perustietoihin tulee syöttää asiakaskohtaisen sopimuksen sopimuskausi. Sopimuskausi voi olla maksimissaan yksi vuosi. Muilta osin täytettävät tietokentät ovat vastaavat tilausajon tarjouspyynnön kanssa. Vakiotilausajon reitin määrittely Vakiotilausajossa voit syöttää rajattoman määrän reittejä. Voit siis lisätä useita reittejä yhteen kevennettyyn kilpailutukseen, mutta kaikkien reittien tulee lähteä samalta AVI-alueelta ja päättyä keskenään samalle AVI-alueelle. Yhden reitin ajo tulee toistua aina samanlaisena. Täytä lähtö- ja pysähtymispisteiden kunta- ja osoitetiedot ja kuljetettavien määrät sekä päätepisteen kuntaja osoitetieto. Anna reitille nimi sekä täytä kuinka usein reitti ajetaan. Reitti määritellään aina vain yhteen suuntaan. Tilausvaiheessa reitin ajot voidaan tilata lähtöpisteestä päätepisteeseen tai päinvastoin. Mikäli kuljetukseen liittyy linja-autolle ja linja-autonkuljettajalle lähtö-, pysähdys- tai päätepisteessä odotusaikaa yhteenlaskettuna vähintään 1 tunti, valitse Odotusaika -kohtaan kyllä. Syötä odotustuntien lukumäärä/linja-auto pyöristettynä lähimpään kokonaiseen tuntiin. Puitesopimustoimittaja voi sisällyttää tarjoukseensa vain tässä kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnössä mainitun odotusajan määrän. Merkitse lisätietoja kohtaan lähtöajankohdat sekä muita tarvittavia tietoja. 12
Klikkaamalla -merkkiä saat lisätietoja kyseessä olevan kohdan täyttämisestä. Lopuksi paina sivun alalaidan Tallenna reitti -painiketta. Jos haluat syöttää useampia reittejä samaan kevennettyyn kilpailutukseen, se tapahtuu seuraavalla yhteenvetosivulla klikkaamalla Lisää uusi reitti >> -linkkiä. Määritä tämän jälkeen reitin tiedot samaan tapaan kuten ensimmäisellekin reitille. Voit siis lisätä useita reittejä yhteen kevennettyyn kilpailutukseen, mutta kaikkien reittien tulee lähteä samalta AVI-alueelta ja päättyä keskenään samalle AVI-alueelle. 13
Tarjouspyynnön lähettäminen Mikäli yksi kilpailutus sisältää useita reittejä, huomioi että kilpailutuksen voittajaksi valitaan se toimittaja, joka tarjoaa halvimman kaikkien määriteltyjen reittien yhteishinnan. Harkitse tarkoin, kuinka monta reittiä sisällytät yhteen kevennettyyn kilpailutukseen. Jos reittejä on useita, yksikään toimittaja ei välttämättä pysty tuottamaan palvelua kokonaisuutena, eikä siten tekemään tarjousta. Jos taas teet kevennetyn kilpailutuksen jokaisesta reitistä erikseen, saattaa voittajiksi päätyä jokaiselle reitille eri toimittaja, jolloin myös asiakaskohtainen sopimus ja sen hallinnointi moninkertaistuu. Liikennöitsijän on noudatettava kuljettajien ajo- ja lepoaikasäännöksiä, jotka on määritelty tieliikenteen sosiaalilainsäädännössä. Pitkien reittien ollessa kyseessä edellä mainitut säännökset saattavat aiheuttaa taukojen pitämistä matkalla. Kun olet lisännyt kaikki haluamasi reitit, katsonut tarjouspyyntöluonnoksen läpi sekä suorittanut tarpeelliset muokkaukset suorita lähetys Lähetä tarjouspyyntö -painiketta klikkaamalla. Lisäkysymykset tarjouspyynnöstä Puitesopimustoimittajan tulee esittää mahdolliset tarkennetut kysymykset sähköpostilla asiakkaan yhteyshenkilölle riittävän ajoissa ennen tarjousajan umpeutumista. Esitettyihin kysymyksiin asiakkaan tulee vastata yhtenä samansisältöisenä sähköpostiviestinä kaikille tarjouspyynnön saaneille puitesopimustoimittajille. Tarjouspyynnön keskeyttäminen Kevennetyn kilpailutuksen voi keskeyttää ennen tarjousajan umpeutumista. Mene Tehdyt tapahtumat - valikkoon ja klikkaa lähetetyn tarjouspyynnön nimeä. Näin avautuu lähetetty tarjouspyyntö, sen alareunassa on painike Keskeytä tarjouspyyntö. Klikkaamalla sitä, lähtee tarjouspyynnön keskeytysilmoitus kaikille tarjouspyynnön saaneille ja tarjouspyyntö poistuu sekä asiakkaan että toimittajien näkymästä. Saapuneet tarjoukset Kun määrittämäsi, kevennetyn kilpailutuksen tarjousten sisäänjätön määräaika umpeutuu, saat sähköpostin, jossa kehotetaan kirjautumaan Hanselin verkkopalvelun Tilausajopalvelu -osioon. Kirjaudu 14
palveluun ja mene Tehdyt tapahtumat -valikkoon. Valitse tilausajopalvelun tyyppi ja tila esim. tyyppi Vakiotilausajo ja tila Saapuneet tarjoukset Tarkastele tarjouksia suhteessa määrittämääsi reittiin ja mahdollisiin edellyttämiisi muihin ehdottomiin vaatimuksiin. Vakiotilausajon tarjoushinta on kokonaishinta, joka koostuu kilometrihinnasta, odotusajan hinnasta sekä mahdollisista asiakkaan erikseen edellyttämien palvelujen hinnoista. Kilometrihinta ja odotusajan hinta eivät saa ylittää tarjoajan puitesopimuksen enimmäishintoja. Tarjouksen hinta koostuu pyydetyn reitin hinnasta tai mikäli pyynnössä on useita reittejä, niin niiden yhteishinnasta. Varmista, että tarjoaja ei ole ylittänyt minkään reitin osalta omia enimmäishintojaan ja varmista että tarjoaja on merkannut tarjoukseensa kilometrimäärän määrittämäsi reitin pituuden mukaan. Ennen kuin voit tehdä hankintapäätöksen, sinun on tarkastettava jokainen saatu tarjous erikseen, onko tarjous tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarkastamasi tarjous on tarjouspyynnön mukainen, merkkaa Onko tarjous tarjouspyynnön mukainen -kohdan Kyllä -ruutu. Jos tarkastelu antaa aihetta epäilyksiin, että jonkin tarjouksen jonkin reitin osalta enimmäishintaa olisi ylitetty tai kilometrimäärä olisi merkitty väärin, niin asiakasta pyydetään ottamaan yhteyttä kyseessä olevan puitesopimustoimittajan yhteyshenkilöön asian selvittämiseksi. Käydyn neuvonpidon perustella tulee harkita voiko tarjouksen sulkea suoraan pois hintavertailusta vai pyydetäänkö tarjouksen jättäneeltä tarjoajalta lisäselvityksiä kyseessä olevan asian suhteen. Hansel voi tarvittaessa avustaa tässä asiassa. Mikäli haluat voit ottaa yhteyttä Hanselin asiakaspalveluun. Jos tarjous suljetaan pois vertailusta (tarjouksen hylkäys), niin merkkaa Onko tarjous tarjouspyynnön mukainen -kohdan Ei -ruutu. 15
Tällöin avautuu kohta, johon tulee täyttää tarjouksen poissulkemisen peruste. Tämä tulee täyttää hyvin huolellisesti, sillä tähän kirjoitettu teksti kopioituu lähetettävään, valituskelpoiseen päätökseen tarjouksen sulkemisesta tarjouskilpailusta. Kun jokaisen tarjouksen kohdalla on ruksi, paina Tallenna -painiketta ja nyt tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus on suoritettu ja voidaan edetä hankintapäätöksen tekoon. Tarjoukset on asetettu puitesopimuksen valintaperusteen, eli halvimman hinnan, mukaiseen järjestykseen. Mikäli kahdella tai useammalla tarjoajalla on sama halvin hinta, voittaja on ratkaistu näiden väliltä arpomalla (palvelu on suorittanut arvonnan). Hankintapäätöksen tekeminen Ensin pitää tulostaa hankintapäätösasiakirja. Hankintapäätösasiakirjan pääset tulostamaan klikkaamalla palkkia kohdasta Hankintapäätös [tulosta]. Näyttöösi avautuu hankintapäätösasiakirja, joka pitää tulostaa. Tulostettu hankintapäätösasiakirja on tarkoitettu organisaatiosi sisäiseen käyttöön, allekirjoitettavaksi ja arkistoitavaksi organisaatiosi ohjeiden mukaisesti. Kun olet tulostanut hankintapäätösasiakirjan, et voi enää palata taaksepäin ja mennä muuttamaan tarjousten hyväksymis- /hylkäämismerkintöjä. Kun olet hyväksynyt hankintapäätösasiakirjan (tai joku muu on sen esittelystäsi hyväksynyt), kirjaudu palveluun, mene Tehdyt tapahtumat -valikkoon ja hae kyseessä oleva kilpailutus näkyviin ja klikkaa kevennetyn kilpailutuksen nimeä. Näkymään avautuu alla oleva sivu: 16
Kirjoita avautuvan näkymän kenttiin hankintapäätöksen tehneen henkilön nimi ja hankintapäätöksen allekirjoituspäivämäärä sekä hankintayksikön nimi ja osoite sekä hankinnan yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite. Hankintapäätöksessä on hankintasäädösten mukaan oltava hankintapäätöksen oikaisuohje (kynnysarvon alittavat ja kynnysarvon ylittävät hankinnat) sekä valitusosoitus markkinaoikeudelle (kynnysarvon ylittävät hankinnat). Nämä asiakirjat palvelu liittää automaattisesti lähtevän hankintapäätöksen mukaan. Näissä asiakirjoissa on oltava hankintayksikön yhteystiedot ja nämä tiedot palvelu poimii tästä kohdasta. On tärkeää, että olet täyttänyt tiedot ehdottomasti oikein. Tämän jälkeen klikkaa Lähetä hankintapäätös tarjoajille -painiketta, jolloin tekemänne hankintapäätös sekä hankintapäätöksen oikaisuohje ja valitusosoitus markkinaoikeudelle lähtevät automaattisesti kaikille kevennettyyn kilpailutukseen tarjouksen jättäneille puitesopimustoimittajille. Kevennetyn kilpailutuksen voittajalle lähtee lisäksi myös tulostamasi asiakaskohtaisen sopimuksen luonnos. Mikäli olet sulkenut jonkun tarjouksista tarjouskilpailusta ja kirjoittanut perustelusi asiasta, niin tälle tarjoajalle lähtee erillinen valituskelpoinen päätös tarjouksen sulkemisesta tarjouskilpailusta. Päätöksen liitteenä on valitusosoitus ja oikaisuohje markkinaoikeudelle. Sovi tämän jälkeen palaveri voittajatoimittajan kanssa, jossa läpikäytte asiakaskohtaisen sopimuksen oleellisin osin. Huomioithan, että EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa on odotusaika. Odotusaika 21 päivää päätöksen tiedoksisaannista koskee EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Vakiotilausajoissa on hyvin normaalia, että hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. On tärkeää, että EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintaa ei aloiteta eikä asiakaskohtaista sopimusta allekirjoiteta ennen kuin odotusaika on umpeutunut. Asiakaskohtainen sopimus Kevennetyn kilpailutuksen voittanut toimittaja saa hankintapäätöksen yhteydessä asiakaskohtaisen sopimusluonnoksen, jossa on valmiina sopimusteksti sekä liitteenä voittajatoimittajan tekemä tarjous. Toimittaja ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja sopii asiakaskohtaisen sopimuksen allekirjoittamisesta - suositus henkilökohtaisesti ja paikanpäällä läpikäyden. Asiakas ja voittajatoimittaja läpikäyvät sopimuksen ja tarkentavat keskenään liitteen sisällön, kuten reittikohtaiset aikataulut, lähtö ja paluuaikojen tarkennukset, lähtö- ja paluupisteiden tarkennukset, tilausajankohdat, tilausvahvistusten ajankohdat jne. Asiakas ja toimittaja voivat sopia tarkemmin esim. siitä, miten ajot suoritetaan jos kuljetettavien määrä poikkeaa asiakaskohtaisen sopimuksen sopimuskaudella toteutettavien ajojen osalta siitä, mitä kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnössä oli mainittu. 17
Täytä toimittajan kanssa käydyn palaverin jälkeen mahdolliset asiakaskohtaisen sopimuksen toiminnalliset tarkennukset. Jatka klikkaamalla Tallenna -painiketta. Tilaaminen Vakiotilausajon tilaaminen tapahtuu tilaaminen -välilehden kautta. Tilauksia voi tehdä sopimuskauden aikana halutun määrän. 18
Valitse tilattava reitti, määritä lähtöpäivämäärä, määritä lähtökellonaika sekä määritä kuljetettavien enimmäismäärä lähtöpisteestä. Jos haluat, että linja-autoja on joku tietty määrä, niin valitse valikosta se määrä. Näin kuljetettavat voidaan jakaa halutun kokoisiin ryhmiin. Mikäli valitset valinnan kohdan ei merkitystä, puitesopimustoimittaja voi itse määritellä kuinka monella linja-autolla hän tilauksen suorittaa. Tämä valinta antaa puitesopimustoimittajalle mahdollisuuden optimoida kalustonkäyttöään. Määritä sitten reitin ajosuunta. Tämän jälkeen tilaa ajo. Kun tilaus on tehty, tulee näytölle teksti, että tilaus on lähtenyt. Tehdyn tilauksen peruuttaminen Tehdyn tilauksen voi peruuttaa. Peruuttamisen ajankohta määrää aiheutuuko asiakkaalle korvausvelvollisuutta. Tätä koskevat menettelyt on kuvattu puitesopimuksessa. Tilausvahvistus Kun puitesopimustoimittaja on saanut tilauksesi hän soittaa sinulle ja läpikäy tilauksen sen oleellisilta osin kanssasi. Mikäli, puhelinkeskustelun aikana on tehty tarkennuksia tilaukseen, puitesopimustoimittaja kirjaa ne tarkennuksille varattuun syöttöikkunaan. Mikäli alihankkija suorittaakin ajon, niin puitesopimustoimittaja kirjaa alihankkijan nimen tähän. Kaikki yhteydenpito asiakkaan ja toimittajan välillä tapahtuu alihankkijaa käytettäessäkin edelleen kyseessä olevan ajosta vastaavan puitesopimustoimittajan ja asiakkaan välillä, ei siis alihankkijan ja asiakkaan välillä. Puitesopimustoimittaja vastaa alihankkijan toiminnasta kuten omastaan. Tilauksen läpikäynnin jälkeen puitesopimustoimittaja lähettää palvelun kautta tilausvahvistuksen, jonka saat sähköpostitse. Tämän vaiheen jälkeen puitesopimustoimittaja toteuttaa tilaamasi ajon. Tapahtumaraportti, asiakastyytyväisyyskysely ja lasku Kun puitesopimustoimittaja on toteuttanut palvelun, hän tekee tapahtumaraportin kuukausittain, jonka saat sähköpostitse. Tapahtumaraportti sisältää yhteenvetotiedot toteutetuista palveluista toteutuneine hintoineen. Tapahtumaraportin jälkeen puitesopimustoimittaja laskuttaa tapahtumaraportin tiedoin kuukausittain. Puitesopimustoimittaja ei saa lähettää laskua, ennen kuin on täyttänyt tapahtumaraportin. Lisäksi saat sähköpostiisi tiedon asiakastyytyväisyyskyselystä, johon voit vastata niin halutessasi. TOIMITTAJAT Toimittajat -näkymästä löytyy palvelun puitesopimustoimittajat AVI-alueittain jaoteltuna. Näkymästä käy ilmi myös toimittajien sähköpostiosoitteet. 19
TYYTYVÄISYYSKYSELYT Tyytyväisyyskyselyt -välilehdellä on arvosteltavat tyytyväisyyskyselyt jaoteltuna tilausajoihin ja vakiotilausajoihin. Siirry kyselyyn klikkaamalla kyselyn viereistä Siirry kyselyyn -linkkiä. Valitse kullekin arvostelukohteelle arvosana ja lisäksi on mahdollista kirjoittaa kommentteja tekstikenttään. Paina lopuksi Tallenna arvostelu -painiketta. TARVITSETKO LISÄTIETOJA TAI APUA? Voit ottaa yhteyttä Hanselin asiakas- ja toimittajapalveluun, joka palvelee arkisin klo 8.00-16.00 välisenä aikana numerossa 0294 444 300. Palautetta tai kysymyksiä voi myös lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@hansel.fi 20