Hankinnat ja kilpailutus EAKR-hankkeissa Henri Hallanoro
Välilliset ja välittömät kustannukset Välillisiin kustannuksiin eli Flat rate -osuuteen kuuluvia hankintoja ovat mm. hankehenkilöstön tila- ja laitekustannukset, työterveys, käyntikortit, matkat, koulutus, hankkeen kokouskulut, ohjausryhmään liittyvät kustannukset, taloushallinto (myös ostopalveluna hankittu) kilpailutus ja hankintaohjeet eivät koske näitä hankintoja Välittömät kustannukset liittyvät hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen ja kohderyhmän toimintaan. Hankinnat tehdään ostoina ja ostopalveluina ulkopuolisilta palvelujen/tavaroiden tarjoajilta. Näitä kustannuksia ovat esim: Markkinointi- ja tiedotusmateriaalit, julkaisut, ilmoitukset Kohderyhmälle tarkoitetut luennot, koulutukset, seminaarit, tutustumiskäynnit (ml. kuljetukset) Selvitykset, tutkimukset, asiantuntijapalkkiot Hankkeen sisällöllistä toteuttamista koskevat kone- ja laitehankinnat 2
Hankkeen hankintoja ohjaavat: Laki julkisista hankinnoista (348/2007) muutoksineen sovelletaan vähintään kansallisen kynnysarvon (30.000, alv 0 %) suuruisiin tavara- ja palveluhankintoihin. Rakennerahastohankkeita koskevat säädökset Työ- ja elinkeinoministeriön ja Uudenmaan liiton ohjeistukset hankintamenettelyistä. Hyväksytyn hankepäätöksen kohta Julkiset hankinnat Organisaation omia hankintaohjeita voidaan soveltaa, mikäli ne eivät ole ristiriidassa rahoittajan ohjeiden kanssa. Keskeistä on noudattaa lakia ja rahoittajan ohjeita. UML ei valvo noudattaako tuensaaja (esim. kaupunki) hanketta toteuttavana organisaationa omia hankintaohjeitaan vai ei. 3
Mitä rahoitusasetus sanoo hankinnoista? Jos hankkeeseen liittyvään hankintaan ei ole sovellettava julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007), on tuen saajan voitava esittää, että hankinnasta aiheutuva kustannus on kohtuullinen. (Rahoitusasetus 23 ) Kohtuulliseksi katsotaan kustannus, joka perustuu tavanomaiseen hintatasoon. Maksatuksen yhteydessä kustannusten kohtuullisuutta arvioitaessa on hakijan esitettävä perustelunsa kustannusten kohtuullisuudelle eli selvityksensä siitä, että kustannukset perustuvat tavanomaiseen hintatasoon. (Asetuksen muistio) = hankinta ei saa olla ylihintainen verrattuna muihin vaihtoehtoihin. 4
Mitä tukikelpoisuusasetus sanoo hankinnoista? Hankinnoista aiheutuvat kustannukset ovat tukikelpoisia, jos hankintamenettelyssä on noudatettu julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Jos hankintaan ei sovelleta julkisista hankinnoista annettua lakia, tuensaajan on tuen myöntäneen viranomaisen vaatiessa osoitettava, että hankinnasta aiheutuva kustannus on kohtuullinen. (Tukikelpoisuusasetus 3 ) Kohtuullisuus on kyettävä näyttämään. Se, että kustannukset ovat kohtuullisia, voidaan todentaa siten, että kynnysarvon alittavasta hankinnasta pyydetään todisteellisesti tarjous vähintään kolmelta tarjoajalta, jolloin tavanomainen hintataso ja hintojen kohtuullisuus saadaan selvitettyä. Tarjous voidaan kynnysarvojen alittavassa hankinnassa eli niin kutsutussa pienhankinnassa pyytää sähköpostilla tai muulla tavoin dokumentoidusti. (Asetuksen muistio) 5
Tukikelpoisuuden perusteet Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminen ja periaatteena avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys. Hankintoja voi olla budjetoitu palvelujen ostot, kone- ja laiteinvestoinnit sekä muut kustannukset -kustannuslajeissa Vain hankebudjetin mukaiset ja hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeelliset hankinnat ovat mahdollisia! Hanke ei voi hankkia hankkeeseen osallistuville yrityksille esim. koneita tai laitteita elleivät ko. toimenpiteet ole selkeästi kirjattu hankesuunnitelmaan de minimis -toimenpiteinä (=rahanarvoinen etuus hankkeeseen osallistuvalle yritykselle). Muutoksista ja lisäyksistä hankesuunnitelmaan on neuvoteltava rahoittajan kanssa. Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää EAKR -säädösten mukaisesti (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus) 6
Hankintalain uudistuksesta 1/2 Uusi kansallinen hankintalaki astuu viimeisimmän tiedon mukaan voimaan vasta keväällä 2017 Tietoa tulevasta hankintalaista ja sitä koskevista muutoksista löytyy esim. eduskunnan ja TEM:in hankintalain kokonaisuudistusta koskevilta sivuilta sekä www.hankinnat.fi -sivustolta. Hallituksen esitys eduskunnalle uudesta hankintalaista HE 108/2016 vp löytyy mm. eduskunnan ja TEM:in nettisivuilta 18.4.2016 alkaen kansallisen lain voimaantuloon saakka on siirtymäaika, jota koskevat säännökset hankintayksiköiden tulee ottaa huomioon kaikissa ko. päivästä eteenpäin alkaneissa hankintamenettelyissään, joissa hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Kts. lisätietoja esim. www.hankinnat.fi ja TEM:in tiedote siirtymävaiheen toimenpiteistä ja järjestelyistä 3.3.2016 Ei koske EU-kynnysarvon alle jääviä hankintoja! 7
Hankintalain uudistuksesta 2/2 Käytännössä tässä vaiheessa ei ole ajankohtaista arvioida uuden hankintalain vaikutuksia hankkeita koskeviin hankintaohjeisiin Kun uusi hankintalaki astuu voimaan, niin tarkastellaan kokonaisvaltaisesti, mitä vaikutuksia sillä tulee olemaan hankkeita koskevan hankintaohjeistuksen kannalta. Suunnitteilla Skype -hankintaklinikka uuden hankintalain voimaantulon aikoihin ensi keväänä Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ensisijaiset hankintakriteereiden määrittäjät ovat em. Rahoitusasetus (357/2014) ja Tukikelpoisuusasetus (358/2014), eikä uusi hankintalaki vaikuta niiden asettamiin perusrealiteetteihin millään tavalla. Huom! Hankepäätöksen kohta (4.3 tai 5.3) Julkiset hankinnat: Tuensaajan on kilpailutettava kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat hankintalaissa (348/2007) säädetyllä tavalla. 8 EAKR-hankkeiden rahoittajan vastuisiin ei kuulu hankintalain sisällön ohjeistaminen tuensaajille, vaan jo hankkeiden yleisissä valintakriteereissä hakijaorganisaatiolta edellytetään tarvittavaa osaamista hankinnoista. Hankintayksikön täytyy olla selvillä menettelytavoista hankintalain soveltamisen piiriin kuuluvissa hankinnoissa.
Kone- ja laitehankinnat 1/2 Kone- ja laitehankinnat ovat niissä hankkeissa tukikelpoisia välittöminä kustannuksina, missä niitä on hankesuunnitelmassa budjetoitu kustannuslajiin 3. Kone- ja laiteinvestoinnit. Niiden on oltava hankesuunnitelman mukaisia ja osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista. Tukikelpoisia ovat myös vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing tai poistokustannukset. kuitenkin muistettava tukikelpoisuusasetus 20 : tukikelpoisia eivät ole vuokraamisesta/leasingista aiheutuvat hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- tai huoltokustannukset tai muut vastaavat kustannukset. Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia ellei ko. laitteiden hankintaan ole saatu edellisten viiden vuoden aikana julkista tukea pystyttävä osoittamaan Hankehenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten hankitut koneet, laitteet (mm. tietokoneet, matkapuhelimet) ml. vuokraus/leasing ovat puolestaan välillisiä kustannuksia eli kuuluvat Flat rate -osuuteen. 9
Kone- ja laitehankinnat 2/2 Hankitut laitteet ym. omaisuus on käytettävä hyväksytyn hankesuunnitelman mukaiseen tarkoitukseen, hankepäätöksen ehtojen mukaisesti. Koneista ja laitteista on oltava erillinen hankinta- eli kalustoluettelo, joka vastaa maksatukseen esitettäviä hankintoja ja josta on käytävä hankintajärjestyksessä ilmi: Mitä on hankittu, hankintapäivämäärä, kenelle on hankittu, tavaratoimittaja, hinta, sarjanumero, säilytyspaikka ja tunnistenumero (EU-tunnukset, hankkeen tunniste + juokseva numero), jolla kone/laite on merkitty. Lisäksi luetteloon tulee merkitä, mikäli kone/laite rikkoontuu, tuhoutuu, poistetaan käytöstä tai häviää Hankinnat on pystyttävä yksilöimään hankkeen hankinnoiksi vielä 5 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen Hankkeen päättymisen jälkeen hankinnat jäävät tuensaajaorganisaation omaisuudeksi (pl. leasing koneet ja laitteet leasingajan loputtua). Tuensaajan tulee dokumentoida, kenen haltuun hankinnat ja käyttöoikeudet jäävät. 10
11 Hankintaprosessi
Hankintaprosessi Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa koko sopimuskaudelta (ml. mahdollinen optio); hankintojen suunnitelmallisuus! Samalta palveluntarjoajalta tehdyt useat perättäiset hankinnat katsotaan yhdeksi hankinnaksi Jos samalta tarjoajalta mahdollisesti tehdään useampi hankinta, pitää se mainita tarjouspyynnössä / mahdollinen optio täytyy huomioida hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa Hankintalain ja annetun ohjeistuksen vastaiset kilpailuttamattomat suorahankinnat ketjutettuina hankintoina (samalta toimittajalta useissa erissä) eivät ole perusteltavissa yksittäisten hankintojen vähäisellä arvolla. Tarjouspyynnössä tulee olla kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnan kannalta Tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. 12
Valintakriteerit Tarkat valintakriteerit tulee määritellä tarjouspyynnössä ja tarjouksista hyväksytään joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kohtuullinen hankintahinta ei välttämättä tarkoita halvinta, jos valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus! Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita voivat olla hankinnan luonteesta riippuen mm. hinta, toimitus-/toteutusaika, valmistumisaika, käyttökustannukset, laatu, tekniset tukipalvelut, käyttötarkoitukseen soveltuvuus, toimintavarmuus, tekniset ansiot, ympäristöystävällisyys, elinkaarikustannukset, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet sekä asiantuntijapalveluissa esim. aiheeseen liittyvä ammattitaito ja osaaminen. kun valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä mainittava kaikki ne arviointiperusteet, joita sovelletaan tarjousta hyväksyttäessä Vinkki: Onko palveluntarjoajalla etuja, joiden perusteella asiaa voidaan arvioida? Esim. sijainti/paikallisuus, erityisosaaminen, nopeimmin saatavilla, toimitusvarmuus, aiempi kokemus Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden asettaminen on aina hankintayksikön omassa harkinnassa. 13
Hankintaprosessi Tarjousajan tulee olla kohtuullinen ja vain ajoissa saapuneet tarjoukset käsitellään. Tarjouksista tehdään selvä dokumentoitu vertailu (hankintamuistio), jossa kerrotaan kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä valittiin ja miksi, sekä tarjouspyyntöön perustuva valintapäätös. Hankintapäätöksen jälkeen laaditaan vielä erillinen hankintasopimus, missä tarkemmin sovitaan mm. hankinnan toimittamisesta, aikatauluista, laskutuksesta ym. Hankintaprosessin dokumentointi tärkeää; toteuttaja velvollinen rahoittajan ohjeiden mukaisesti toimittamaan tarvittavat kirjalliset dokumentit maksatushakemusten liitteenä (kts. menettely eri euromääräisissä rajoissa) Maksatushakemukseen liitetään hankinnoista hankintaselvityslomake, johon merkitään yli 4000 euron hankinnat (toimittaja, hinta, onko kilpailutettu, kilpailutustapa tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle). Esim. paikan päällä varmennusten yhteydessä saatetaan tarkistaa sellaisten pienhankintojen dokumentointia, joita koskevia asiakirjoja ei tarvitse toimittaa maksatushakemusten yhteydessä. 14
Menettely eri euromääräisissä rajoissa Kaikissa hankinnoissa on noudatettava syrjimättömyyden, avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita sekä pystyttävä osoittamaan hankintahinnan kohtuullisuus hankinnan suuruudesta riippumatta. Euromääräiset rajat aina ALVittoman summan perusteella Alle 1000e Hankintahinnan oltava kohtuullinen todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa Ei tarvetta dokumentoida hankintaperusteita 1000-4000e Hankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla tai puhelimitse pyydetyt tarjoukset 3-5kpl tai jossain tapauksissa hintojen vertailu internetissä. Vastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio, josta selviää perusteet hankinnalle. Suorahankinnasta kirjallinen ja perusteltu päätös. 15
Menettely eri euromääräisissä rajoissa Yli 4000e - alle 30 000e Hankinnat ilmoitetaan hankintaselvityslomakkeella. Kirjallinen tarjouspyyntömenettely. Kirjallisesti tai sähköpostilla vähintään 3-5 dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot. Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella. Tehdään valintapäätös tarjouspyynnössä esitettyjen valintakriteerien pohjalta Päätös lähetetään tiedoksi kirjalliseen tarjouskilpailuun osallistuneille Maksatushakemuksen liitteeksi selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (esim. vertailumuistio/hankintapäätös) sekä hankintasopimus/tilaus/tilausvahvistus. Lisäksi toimitetaan tositekopiot maksatuskautta koskevista hankintaan liittyvistä menoista. 16
Menettely eri euromääräisissä rajoissa Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 30 000 euroa (alv 0%) Hankintalain mukainen menettely Muutoksenhaku markkinaoikeuteen Hankintailmoitus on toimitettava julkaistavaksi osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Myös pienemmissä hankinnoissa hankintailmoituksen voi julkaista Toimitetaan maksatushakemuksen mukana hankintaselvityslomakkeen liitteenä kopiot seuraavista hankinta-asiakirjoista: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous. EU -kynnysarvon ylittävät hankinnat Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 207 000e (Valtion keskushallintoviranomaisilla 134 000e) Kynnysarvot muuttuvat yleensä parin vuoden välein Hankinnoista ilmoitettava EU:n laajuisesti (ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus). 17
Menettely eri euromääräisissä rajoissa (EURA 2014) Maksatushakemuslomakkeella kysytään erikseen onko toteuttajan/osatoteuttajan maksatushakemuksella kansallisen tai EUkynnysarvon ylittäviä hankintoja. Mikäli maksatuskaudella on ollut kynnysarvot ylittäviä hankintoja (vastaus kyllä ), niin maksatushakemuksen taustalomakkeelle tulee näkyviin lisäkysymyksiä koskien hankintaa. EURA2014 järjestelmässä maksatushakemuksessa ilmoitetaan seuraava tiedot kansallisen ja EU:n kynnysarvon ylittävistä hankinnoista Hankinnan nimi Hankinnan arvo ( ) Hankinnan maksatuspäätöksissä hyväksytyt kustannukset (tämä tieto tulee automaattisesti maksatushakemukseen täytettyjen kustannusrivitietojen perustella) Hankintalaji: Urakka, palveluhankinta tai tavarahankinta Hankintamenettely: Avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, suorahankinta, kilpailullinen neuvottelumenettely, puitejärjestely tai suunnittelukilpailu Toimittajan/-jien nimi Toimittajan/-jien Y-tunnus/-kset 18
19 -Suorahankinnat -Sidosyksikköhankinnat -Puitesopimukset
Suorahankinnat = Tilanne, jossa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. 20 Suorahankinta on aina poikkeus, joka on perusteltava hankintapäätöksessä. Jos hankintaa ei ole kilpailutettu eikä suorahankinnalle ole esitetty riittäviä lainmukaisia perusteita, kustannus on tukikelvoton. Laki julkisista hankinnoista määrää, että hankinta voidaan tehdä suorahankintana vain erityisistä syistä Käytännössä em. hyväksyttävät erityiset syyt ovat EU-hankkeissa todella harvinaisia, niitä voivat olla esim: Kysymyksessä on vähäinen hankinta (alle 1000e) Asianmukaisesti järjestetyssä tarjouskilpailussa ei saatu lainkaan tarjouksia, tai tarjoukset eivät vastanneet tarjouspyyntöä Hankintayksikkö voi tällöin tehdä suorahankinnan valitsemansa toimittajan kanssa, mikäli ko. toimittaja täyttää tarjouspyynnössä tai hankinta-ilmoituksessa asetetut vaatimukset. Suunnittelukilpailun perusteella tehtävä palveluhankinta, joka suunnittelukilpailun sääntöjen mukaan on tehtävä kilpailun voittajalta tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa.
Suorahankinnat 2 Ennalta arvaamaton, hankintayksiköstä riippumaton, ulkopuolisesta syystä johtuva äärimmäinen kiire Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. Kyseessä on teknisiltä ominaisuuksiltaan poikkeuksellinen tuote tai henkilöresurssin kohdalla poikkeukselliseen asiantuntemusalaan, taitoon tai osaamiseen perustuva palvelu. Tällöin hankintayksikön tulee pystyä kiistattomasti osoittamaan, ettei vastaavaa tuotetta tai palvelua ole saatavissa, jolla sama lopputulos voidaan saavuttaa. Kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu tai lisäurakka, joka hankitaan alkuperäiseltä toteuttajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun tai urakan toteutumiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty eli on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuun saattamiseksi. Avoimien rajapintojen toteuttaminen jonkin IT-toimittajan järjestelmään, johon muilla IT-toimittajilla ei ole pääsyä Ohjelmistolisensseihin, ohjelmistojen kehittämiseen ja ohjelmistoihin sisäänrakennettuihin palvelualustoihin yms. liittyvissä hankinnoissa voi olla yleinenkin tilanne, jossa ainoastaan ohjelmiston kehittäjältä voidaan hankkia palvelu ja tekijänoikeudellisista syistä ei ole olemassa kuin yksi mahdollinen toimittaja. 21
Oman organisaation sisäiset hankinnat Jos hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 10 :n nojalla sidosyksikköhankintana eli in house-hankintana (saman konsernin eri yhtiöltä hankittu), on kustannuksen tukikelpoisuuden edellytyksenä lisäksi se, että kustannukseen ei ole lisätty katetta. Sisäinen kate ei ole koskaan tukikelpoista Laskuttajan pitää pystyä selvittämään, miten kustannukset ovat muodostuneet Todellisten kustannusten jakamista eri yksiköille / eteenpäin myyntihinta ei voi olla suurempi kuin ostohinta Kuitenkaan Flat Rate -hankkeissa ei voida hyväksyä välittöminä kustannuksina ns. laskennallisia (/jyvitettäviä) kustannuksia, vaan suora yhteys hankkeen toteuttamiseen on voitava osoittaa kirjanpitotosittein. tämä johtaa käytännössä useimmiten siihen, että ns. välittömiin kustannuksiin voi sisällyttää ainoastaan toteuttajaorganisaation ulkopuolelta kohderyhmän käyttöön vuokrattujen tilojen kustannuksia (jotka kilpailutetaan normaalisti) Palvelut tulee hankkia edullisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla, ulkopuolista toimittajaa tulee aina käyttää, mikäli se muodostuu edullisemmaksi kuin oma työ. 22
Puitesopimusten hyödyntäminen Hanke voi käyttää myös oman organisaationsa valmiiksi kilpailuttamia voimassaolevia tavara- tai palveluhankintasopimuksia (esim. puitesopimuksia). Puitesopimusta voidaan hyödyntää sopimuksessa määriteltyyn enimmäismäärään asti ja sen puitteissa suoritetaan vain sopimuksen mukaisia hankintoja. Puitejärjestelyjen sisällä tehdyistä yksittäisistä hankinnoista pitäisi aina tehdä ns. minikilpailutus mikäli puitejärjestelyn kautta on valikoitunut useampi mahdollinen toimittaja, eikä niitä ole puitejärjestelyssä asetettu keskinäiseen priorisointijärjestykseen. Mikäli puitejärjestelyjen kautta on valikoitunut useampi mahdollinen toimittaja, eikä keskinäistä priorisointijärjestystä ole määritelty, mutta niistä ainoastaan yksi toimittaja pystyy esim. teknisesti hankinnan toteuttamaan, niin tilanne täytyy selittää tyydyttävästi hankintapäätöksessä. Kuntatoimijat voivat hyödyntää myös KL-Kuntahankintojen kautta kilpailutettuja puitesopimuksia edellyttäen, että hankkeelle hankittava palvelu yksiselitteisesti kuuluu ko. puitesopimuksen soveltamisalaan. 23
24 Yhteishankinta
Yhteishankinta Yhteishankkeen tuensaajat pääsääntöisesti eri hankintayksikköjä (Hankintalaki 6 1 mom. 5-kohta) huomioitava hankintoja tehtäessä! Hankintayksiköt voivat pyytää yhdessä samansisältöisin tarjouspyynnöin tarjouksia tai hankintarenkaan vetovastuun ottanut yksikkö lähettää yhden yhteisesti laaditun tarjouspyynnön. Tarjouspyynnössä tulee luetella kaikki osapuolet. Jokainen hankintayksikkö tekee erillisen täytäntöönpanopäätöksen. Useamman osatoteuttajan yhteisissä hankinnoissa hankintakokonaisuutta koskevissa asiakirjoissa (kuten hankintasopimuksessa) eri osahankkeiden vastuuosat ja niille aiheutuvat/kohdistuvat kustannukset täytyy pystyä erittelemään yksiselitteisesti. Laskutus täytyy myös eriyttää osatoteuttajittain. Kustannuksen perusteiden todentamisen kannalta tulee maksatushakemuksella pystyä osoittamaan tarvittavin selvityksin, mikä osa kokonaishankinnan kustannuksista kuuluu hankkeelle ja hankintaasiakirjoissa tulee olla selkeät jakoperusteet. 25
Tapahtuman järjestäminen yhteistyössä muiden toimijoiden/hankkeiden kanssa Maksatushakemukseen liitetään selvitys siitä, mikä on hankkeen rooli tapahtuman järjestäjänä, jotta kustannuksella on selkeät ja konkreettiset perusteet. Tärkeää on selkeästi yksilöidä vastuunjako kustannusten perusteiden todentamiseksi ja rahoittajan tulee saada kokonaiskäsitys tilaisuuden laajuudesta, kokonaiskustannuksista ja siitä, kuinka paljon järjestäviä tahoja on. Kannattaa laatia sopimus, jossa määritellään hankkeen vastuut tilaisuuden osajärjestäjänä (sis. ne konkreettiset vastuut, joista hankkeelle tulevat kustannukset koostuvat. Esim. vastaa puhujien hankkimisesta, kohderyhmän tarjoiluista x osin tms.) Yhteistyössä järjestäminen ei poista kilpailutus/hintavertailuvelvollisuutta! 26
27 -Innovatiiviset hankinnat -Kilpailullinen neuvottelumenettely
Innovatiiviset hankinnat 1/2 28 Uuteen hankintalakiin on tulossa innovaatiokumppanuus Tavoitteena kumppanuuden toteuttaminen innovatiivisen palvelun tai tuotteen kehittämiseksi ja niistä myöhemmin seuraavien palvelujen hankkimiseksi Hankintamenettelynä neuvottelumenettely Valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus Toteutetaan vaiheittain: ensin tutkimus ja innovaatioprosessi, johon voi jo liittyä palvelun toteutus Tilaaja määrittelee haasteen, johon haetaan ratkaisuja Haaste, johon haetaan innovatiivisia ratkaisuja tulee olla määriteltynä mahdollisimman tarkasti Esim. erilaisten kokeilujen hankinta Tilaaja määrittelee palvelulta/tuotteelta odotettuja ominaisuuksia muttei itse ratkaisua Toimittajille jätetään vapaus esittää innovatiivisia ratkaisuja. Tulee varmistaa, että tilattava palvelu on hankesuunnitelman ja RR-ohjelman mukainen Vinkki: Käytä tulokseen sidottuja ja laadullisia tarjousten vertailuperusteita. Vertailtavien tarjousten on oltava aidosti keskenään vertailukelpoisia.
Innovatiiviset hankinnat 2/2 Hankintaprosessin dokumentointi tehtävä huolellisesti RR-sääntöjen mukaan jo markkinakartoitusvaiheesta lähtien Ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Markkinakartoitusvaiheessa saadut hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa apuna käytettävät neuvot eivät saa johtaa kilpailun vääristymiseen tai avoimuuden ja syrjimättömyyden vaarantumiseen Huom! Se, että hankinta toteutetaan innovatiivisena hankintana, ei poista hankkeen velvoitetta hankintahinnan kohtuullisuuden osoittamisesta! Hankintamenettelynä haasteellinen. Kysy neuvot oman organisaatiosi hankinta-asiantuntijalta! 29
Kilpailullinen neuvottelumenettely 1/2 = voimassaolevan hankintalain 348/2007 mukainen hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka ratkaisun perusteella menettelyyn valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Voidaan käyttää erityisen monimutkaisessa hankinnassa, jossa hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan ehtoja ja yksityiskohtia taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi. Käyttökohteita voivat olla hankinnat, joissa innovatiivisten ratkaisujen huomioiminen on erityisen tarkoituksenmukaista. Tarjousten valintaperusteena aina kokonaistaloudellinen edullisuus Ehdokkaiden ja tarjoajien kohtelu oltava tasapuolinen erityisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa. Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tasapuolisen kohtelun 30
Kilpailullinen neuvottelumenettely 2/2 Hankintayksikkö neuvottelee valitsemiensa ehdokkaiden kanssa hankinnan toteuttamiseen soveltuvien keinojen määrittelemiseksi sekä hankinnan toteuttamista koskevan yhden tai useamman ratkaisuehdotuksen löytämiseksi. Neuvotteluja jatketaan, kunnes hankintayksikkö pystyy tekemään päätöksen hankinnan toteuttamista koskevasta yhdestä tai useammasta ratkaisumallista Neuvotteluja voidaan käydä myös vaiheittain edellyttäen, että vaiheittaisuudesta ja noudatettavista perusteista on ilmoitettu hankintailmoituksessa Neuvottelujen vaiheittaisuudella voidaan keventää hankintamenettelyä valitsemalla jatkoneuvotteluihin sellaiset ehdokkaat, joiden esittämät ratkaisut vastaavat parhaiten hankintayksikön tarpeita. Ehdokkailta pyydetään neuvotteluissa esitettyihin ja määriteltyihin ratkaisuihin perustuvat lopulliset tarjoukset. Tarjousten on oltava tarjouspyynnössä esitettyjen hankinnan kohteen edellyttämien vaatimusten mukaisia. Tarjouksen valinnassa on sovellettava hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja vertailuperusteita. 31
Muuta huomioitavaa Oppilaitokselta/korkeakoululta opiskelijatyönä hankittavaa tilaustutkimusta koskevat samat hankintakäytänteet, kuin muitakin hankintoja (esim. hankintahinnan kohtuullisuuden osoittaminen hintavertailun/kilpailutuksen kautta). Tulee tarkastella mm. sitä, voisiko vastaavan opiskelijatyön saada jonkun muun oppilaitoksen kuin vain yhden kautta. Opiskelijatyössä voi olla kyse hankkeen toimenpiteisiin kuuluvan selvityksen/kartoituksen/tilaustutkimuksen hankkimisesta, jolloin tutkimusaihe on aina yksiselitteisesti yhdistettävissä hankkeen toimenpiteisiin ja tavoitteisiin. Muistettava ettei hanke voi tuottaa kaksinkertaista valtiontukea Oppilaitosten toteuttamissa hankkeissa esim. opinnäytetöistä maksetut palkkiot hylätään perustuen siihen, että ne saavat koulutustoimintaan suoraan valtion tukea, jolloin hankkeen kautta tullut tuki olisi kaksinkertaista valtiontukea Julkisen hankinnan tekemiseen on varattava riittävästi aikaa Neuvoja ja ohjeita hankintoihin liittyvissä kysymyksissä löytyy työ- ja elinkeinoministeriön ja Suomen Kuntaliiton ylläpitämiltä internet-sivuilta osoitteesta www.hankinnat.fi. 32