HSL Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä HANKINTAOHJE
2 Ohjeen päivittäminen Tämä ohje on hyväksytty HSL:n hallituksen kokouksessa 7.3.2017. Tähän ohjeeseen voidaan tehdä päivityksiä, korjauksia ja muita muutoksia. Tieto tehdyistä muutoksista kirjataan ohjeen alkuun. Päivämäärä Muutoksen aihe Muutettu kohta Muutoksen tekijä Muuta
3 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 6 1.1 Mitä hankinnat ovat?... 6 1.2 Hankintalainsäädäntö... 6 1.3 Muu hankintoihin liittyvä lainsäädäntö... 6 1.4 HSL:n hankintaohje... 7 1.5 HSL:n yhteiset hankinnat... 7 1.6 Hankintavaltuudet... 7 1.7 Hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 1.8 Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto... 9 1.9 Esteellisyys hankinta-asioissa... 9 1.10 Apua hankintojen tekemiseen... 9 2 HANKINNAN VALMISTELU... 10 2.1 Hankinnan suunnittelu... 10 2.2 Markkinakartoitus... 10 2.3 Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen... 11 2.4 Puitejärjestelyyn tai yhteishankintaan perustuva hankinta... 12 3 EU-KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT ELI PIENHANKINNAT... 13 3.1 Pienhankinnan tekeminen... 14 3.1.1 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat ehdot... 14 3.1.2 Pienhankintojen hankintamenettelyt... 15 3.1.2.1 Tilausmenettely... 16 3.1.2.2 Kevennetty kilpailutus... 16 3.1.2.3 Kevennetty julkinen kilpailutus... 17 3.1.2.4 Pienhankinnan prosessi, kun käytetään kevennettyä ja kevennettyä julkista menettelyä... 18 3.2 Suorahankinta pienhankinnoissa... 18 4 EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT... 19 4.1 Hankintamenettelyt ja hankintamenettelyn valinta... 21 4.1.1 Avoin menettely... 22 4.1.2 Rajoitettu menettely... 22 4.1.3 Neuvottelumenettely... 23 4.1.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely... 23 4.1.5 Puitejärjestely... 24 4.1.6 Suunnittelukilpailu... 24 4.1.7 Innovaatiokumppanuus... 24 4.1.8 Dynaaminen hankintajärjestelmä... 26 4.1.9 Sähköinen huutokauppa ja sähköiset luettelot... 27 4.1.9.1 Sähköinen huutokauppa... 27 4.1.9.2 Sähköiset luettelot... 27 4.10 Toimittajarekisteri... 27 4.11 Suorahankinta... 28 4.2 Hankintamenettelyn kulku... 29 4.2.1 Hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön tai tarjouspyynnön laatiminen... 30 4.2.1.1 Hankintailmoituksen sisältö... 30 4.2.1.2 Tarjouspyynnön sisältö... 32 4.2.1.3 Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön kieli... 33 4.2.1.4 Hankinnan kohteen kuvaaminen... 33 4.2.1.5 Osa- ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 35
4 4.2.1.5.1 Osatarjoukset... 35 4.2.1.5.2 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 35 4.2.1.6 Alihankinnat ja yhteenliittymät... 35 4.2.1.7 Poissulkemisperusteet ja soveltuvuus... 36 4.2.1.7.1 Pakolliset poissulkemisperusteet... 37 4.2.1.7.2 Harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet... 37 4.2.1.7.3 Tarjoajan soveltuvuus... 38 4.2.1.7.4 Tilaajavastuu... 39 4.2.1.7.5 ESPD-lomake... 40 4.2.1.7.6 Poissulkemisperusteisiin ja soveltuvuusvaatimuksiin liittyvät selvitykset... 40 4.2.1.8 Valinta- ja vertailuperusteet... 43 4.2.1.9 Lisätietojen antaminen (kysymykset ja vastaukset)... 45 4.2.1.10 Osallistumispyyntöjen ja tarjouksen jättämistapa... 45 4.2.1.11 Määräajat... 45 4.2.2 Hankintailmoitus ja tarjouspyynnön tai osallistumispyynnön julkaiseminen... 46 4.2.3 Kysymykset ja vastaukset... 46 4.2.4 Osallistumispyynnön tai tarjouspyynnön täydentäminen... 47 4.2.5 Tarjousten ja osallistumishakemusten käsittely... 47 4.2.6 Tarjousten tai osallistumishakemusten sekä tarjoajien tai ehdokkaiden tarkistaminen... 48 4.2.6.1 Tarjousten tai osallistumishakemusten tarkistaminen... 49 4.2.6.2 Poissulkemisperusteiden tarkistaminen... 50 4.2.6.3 Soveltuvuusvaatimusten tarkistaminen... 51 4.2.7 Osallistumishakemusten tai tarjousten täydentäminen... 51 4.2.8 Ehdokkaiden valinta (monivaiheiset menettelyt)... 52 4.2.9 Tarjouspyynnön lähettäminen (monivaiheiset menettelyt)... 52 4.2.10 Neuvottelut (neuvottelumenettelyt ja innovaatiokumppanuus)... 53 4.2.11 Tarjousten valinta... 53 4.2.12 Poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset... 54 4.2.13 Jälki-ilmoitus... 54 5 HANKINTAPÄÄTÖS... 54 5.1 Hankintapäätöksen sisältö... 55 5.2 Päätöksentekijä ja päätösprosessi... 56 5.2.1 Päätösprosessi kun päätöksentekijänä on viranhaltija... 57 5.2.2 Päätösprosessi kun päätöksentekijänä on hallitus... 57 5.3 Päätöksen tiedoksianto... 58 6 MUUTOKSENHAKU... 58 7 HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN... 59 8 HANKINTASOPIMUS... 60 8.1 Hankintasopimuksen tekeminen... 60 8.2 Vakuudet... 61 8.3 Maksuerät ja maksut... 61 9 SOPIMUSKAUSI... 62 9.1 Toimituksen tarkastaminen ja palvelun seuranta... 62 9.2 Tilaukset... 62 9.3 Suoritushäiriöt, reklamaatiot ja hyvitykset suoritushäiriöistä... 63 9.4 Sopimusmuutokset... 63 9.5 Sopimuskumppanin vaihdos... 64 9.6 Sopimusmuutoksia koskeva ilmoitus... 64
5 10 SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN JA VARAUTUMINEN UUTEEN KILPAILUTUKSEEN... 65
6 1 YLEISTÄ 1.1 Mitä hankinnat ovat? Hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakan toteuttamisen hankkimista taloudellista vastiketta vastaan HSL:n ulkopuoliselta toimijalta. Taloudellisen vastikkeen käsite on laaja: se ei tarkoita pelkästään maksua vaan se voi olla myös esimerkiksi palvelun tuottajalle annettu oikeus periä palvelun käyttäjiltä käyttömaksuja (ns. käyttöoikeussopimus). Hankintoja ovat kaiken arvoiset hankinnat, mutta se, millaisia sääntöjä hankintojen tekoon noudatetaan, riippuu hankinnan arvosta. Hankintalait koskevat vain niissä säädetyt kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Näiden kynnysarvojen alle jääviä hankintoja eli ns. pienhankintoja sen sijaan hankintalait eivät koske, mutta niitäkin sääntelevät hankintojen yleiset periaatteet. HSL:ssä pienhankinnat tulee tehdä tämän ohjeen mukaisesti (ks. kpl 3). Lisäksi niin kynnysarvot ylittäviin hankintoihin kuin pienhankintoihin sovelletaan monia viranomaisten toimintaa ja päätöksentekoa koskevia yleislakeja, kuten julkisuuslakia. 1.2 Hankintalainsäädäntö Julkisia hankintoja sääntelee kaksi lakia: laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2017) ja laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2017) eli ns. erityisalojen hankintalaki. HSL on erityisalojen hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö ja lähtökohtaisesti sen kaikkiin hankintoihin sovelletaan erityisalojen hankintalakia. Monin paikoin erityisalojen hankintalaki ja tavallinen hankintalaki ovat sisällöltään samanlaiset. Erityisalojen hankintalaissa viitataan paikoin hankintalakiin (esim. muutoksenhakua koskevat säännökset). Molemmat hankintalait perustuvat vahvasti EU:n direktiiveihin. Julkisten hankintojen pääperiaatteita ovat kilpailun aikaansaaminen, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä avoimuus ja suhteellisuus. Hankinnoissa otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon hankintojen sosiaaliset ja ympäristölliset näkökohdat. 1.3 Muu hankintoihin liittyvä lainsäädäntö Hankintalakien lisäksi kaikkiin hankintoihin liittyviä säännöksiä on monissa muissa laeissa, kuten julkisuuslaissa ja tilaajavastuulaissa. Riippuen siitä, mitä palvelua tai tavaraa hankitaan, lainsäädäntö saattaa asettaa myös ehtoja sille, millainen hankittavan palvelun tai tavaran tulee olla ominaisuuksiltaan. Tällaiset ehdot voivat liittyä esimerkiksi tietosuojaan, immateriaalioikeuksiin, ympäristön suojeluun tai tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen.
7 1.4 HSL:n hankintaohje Hankintaohje koskee kaikkia HSL:ssä tehtäviä hankintoja. Hankintaohjeessa on erikseen vain pienhankintoja (EU-kynnysarvon alittavia hankintoja) koskevat ohjeet ja EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat ohjeet. Lisäksi ohjeessa kerrotaan kaikille hankinnoille yhteisistä asioista, kuten hankinnan valmistelusta, päätöksenteosta, hankintasopimuksista. Hankintaohje on laadittu kuvaamaan hankintaprosessia sen etenemisjärjestyksessä. Ohjeessa keskitytään hankintaprosessin tärkeimpiin vaiheisiin ja huomioitaviin asioihin. Ohjeessa ei selosteta kaikkia hankinnan yksityiskohtia, jotka ovat usein tapauskohtaisia. Hankintaohjeessa on yhdistetty lainsäädännöstä tulevat vaatimukset HSL:n omiin toimintatapoihin. Hankintaprosessissa käytetään yhä enemmän sähköisiä menettelyjä ja siksi ohje on pyritty kirjoittamaan niin, että siinä otetaan huomioon sekä sähköiset menettelyt että perinteisemmät toimintatavat. Hankintaohje on HSL:n hallituksen hyväksymä. HSL:n hallintosäännön mukaan kaikissa HSL:n hankinnoissa on noudatettava lainsäädännön lisäksi tätä hankintaohjetta. 1.5 HSL:n yhteiset hankinnat HSL:n ICT-laitteet ja -järjestelmät (mukaan lukien mm. pysäkki-informaatiolaitteet, tietoliikenne) kilpailutetaan ja hankitaan keskitetysti teknologiaratkaisut-osastolla (TRO). Toimisto- ja kalustohankinnat yms. kilpailutetaan ja hankitaan keskitetysti hallinto- ja strategiapalveluissa (HSO). 1.6 Hankintavaltuudet Hankintavaltuudella tarkoitetaan viranhaltijalle annettua valtuutusta tehdä hankintoihin liittyviä päätöksiä. Hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan ennakoidun arvon mukaan. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta on kerrottu lisää kappaleessa 2.3. Hankintaan liittyvän lisätilauksen osalta hankintavaltuus määräytyy alkuperäisen hankinnan ja lisätilauksen yhteenlasketun hankinta-arvon mukaan. HSL:n hallitus päättää hankintavaltuuksien antamisesta. HSL:n hallituksen 13.12.2016 9 tekemän päätöksen mukaan hankintavaltuudet ovat seuraavat: Toimitusjohtaja liikenne- ja kuljetuspalveluhankintojen osalta 1 000 000 euroa Toimitusjohtaja muiden hankintojen osalta 500 000 euroa Teknologiaratkaisut-osaston johtaja 200 000 euroa Hallinto- ja strategiapalvelut -osaston johtaja 200 000 euroa Muiden osastojen johtajat 100 000 euroa Toimitusjohtajan erikseen nimeämät henkilöt 15 000 euroa. Niistä hankinnoista, joiden arvo ylittää yllä kerrotut rajat, päättää HSL:n hallitus. Päätökset hankintavaltuuksista löytyvät asianhallintajärjestelmästä (Dynasty). Hankintavaltuusrajoja ei saa kiertää jakamalla hankinta osiin.
8 1.7 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu hankinta-asian käsittelyvaiheesta. Asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki). Kesken olevaa hankintamenettelyä koskevat asiakirjat ja tiedot eivät pääsääntöisesti ole julkisia muille kuin asiaa käsitteleville. Tarjouspyyntö tulee julkiseksi asiakirjaksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Hankintapäätös liitteineen ovat julkisia päätöksen tekemisen jälkeen ja muut hankinta-asiakirjat sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Hankintasopimus tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tarjousasiakirjoissa ja hankintasopimuksessa olevat liike- ja ammattisalaisuudet ovat salassa pidettäviä. Hankintapäätös, päätöspöytäkirja tai päätösluettelo on laadittava siten, ettei siinä ilmaista salassa pidettäviä asioita. Osallistumishakemuksen jättäneellä tai tarjouskilpailuun osallistuneella on oikeus saada tietoja osallistumishakemuksista, tarjouksista ja tarjousasiakirjoista liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta päätöksen tekemisen jälkeen. Tarjouksen kokonaishinta on aina julkinen tieto. Huom! Yksikköhinnat voivat tietyissä tapauksissa olla liikesalaisuuksia. Lakimiehiltä saa tarkempaa tietoa asiakirjojen julkisuudesta. Asiakirja Asianosaisjulkisuus (tarjoajat ja ehdokkaat) Yleisöjulkisuus (tiedotusvälineet, kuntalaiset ym.) Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön allekirjoittaminen Tarjouspyynnön allekirjoittaminen Tarjousasiakirjat, jotka eivät sisällä liikesalaisuuksia Tarjousasiakirjojen sisältämät liikesalaisuudet Tarjouspyynnön täsmennyspyyntö Hankintaa koskevan päätöksen tekeminen Eivät tule julkiseksi Täsmennyspyynnön allekirjoittaminen Hankintasopimuksen tekeminen Eivät tule julkiseksi Hankintasopimuksen tekeminen Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen tekeminen Hankintayksikön edustajien muistiinpanot hankintaasiassa Eivät tule julkiseksi Eivät tule julkiseksi (Hyvönen & Kess & Piisi & Tuomela & Uotila. 2007. Julkiset hankinnat hankintayksikössä. Edita: Helsinki.)
9 1.8 Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto HSL:n palveluksessa oleva, luottamushenkilö tai toimeksiantotehtävää hoitava eivät saa paljastaa luottamuksellista tietoa muille kuin niille, joiden tehtävänä on hankinta-asian käsittely. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen, luottamustehtävän tai toimeksiantotehtävän päättymisen jälkeen. Luottamuksellisia tietoja ei saa käyttää omaksi tai toisen hyödyksi taikka toisen vahingoksi. Mahdollisille tarjoajille ei saa ennakolta antaa hankinnan kohteesta sellaisia tietoja, jotka voivat vaarantaa muiden tarjoajien tasapuolisen, syrjimättömän kohtelun ja terveen kilpailun. 1.9 Esteellisyys hankinta-asioissa Esteellisyys tarkoittaa sitä, että virkamies/työntekijä on sellaisessa suhteessa tai asemassa hankintaasiaan tai siinä mukana olevaan henkilöön, joka voi saattaa hänen puolueettomuutensa kyseenalaiseksi. Esteellinen ei saa osallistua hankinnan valmisteluun, esittelemiseen eikä päättämiseen, hankinnan valvomiseen ja vastaanottoon eikä muutoinkaan hankintaan liittyvien asioiden käsittelyyn. Hankintaa valmistelevien ja esittelevien on huolehdittava oma-aloitteisesti siitä, ettei hankinnasta anneta ennen sen julkiseksi tuloa asiakirjoja tai niiden sisältämiä tietoja sellaisille luottamushenkilöille tai HSL:n palveluksessa oleville henkilöille, jotka ovat tai todennäköisesti ovat esteellisiä. Esteellisyydestä säädetään tarkemmin sekä kuntalain 97 :ssä että hallintolain 27 30 :ssä. 1.10 Apua hankintojen tekemiseen HSL:n lakimiehet auttavat hankintojen juridisissa kysymyksissä. Lakimiehiin kannattaa olla yhteydessä hyvissä ajoin, mieluiten jo silloin, kun hankintaa vasta valmistellaan. Lakimiehet auttavat kaikissa hankintamenettelyyn liittyvissä juridisissa kysymyksissä ja tarjouspyyntöjen, hankintasopimusten sekä muiden asiakirjojen laatimisessa. Kaikissa EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tarjouspyynnöt, osallistumispyynnöt, sopimusluonnokset, hankintapäätökset perusteluineen ym. asiakirjat tulee laatia yhteystyössä lakimiesten kanssa. Pienhankinnoissa kaikki hankintapäätökset ja hankintasopimukset tulee tarkistuttaa lakimiehellä ennen niiden allekirjoittamista. Myös muissa pienhankintojen vaiheissa on suositeltavaa tehdä yhteistyötä lakimiesten kanssa. Kaikissa hankintapäätöksiin kohdistuvissa muutoksenhakuasioissa tulee olla yhteydessä lakimiehiin. Hankinnoista on saatavilla tietoa esimerkiksi sivustolta www.hankinnat.fi, joka on työ- ja elinkeinoministeriön ja Suomen Kuntaliitto ry:n Julkisten hankintojen neuvontayksikön ylläpitämä palvelu.
10 2 HANKINNAN VALMISTELU 2.1 Hankinnan suunnittelu Hankinnan suunnittelu on aloitettava hyvissä ajoin. Taloussuunnitelman yhteydessä tulee laatia hankintasuunnitelma tai arvioida muuten talousarviovuoden hankinnat ja varattava määrärahat niitä varten. Ennakoimattomia ja kiireisiä hankintoja varten voidaan varata määräraha edellisten vuosien vastaavien hankintojen perusteella arvioiden. Hankintaa suunniteltaessa on varauduttava siihen, että hankinnan läpikäynti vie runsaasti aikaa. Hankinnan valmistelu on syytä tehdä huolella. Tarvittaessa voidaan tehdä markkinakartoitusta tai käydä muuta vuoropuhelua markkinoilla toimivien toimittajien kanssa. Itse hankintamenettely (aika hankintailmoituksen julkaisemisesta hankintasopimuksen tekemiseen) kestää hankinnan kohteesta ja arvosta riippuen yleensä vähintään kolmesta kuukaudesta puoleen vuoteen. Yksinkertaisissa ja arvoltaan alle EUkynnysarvon jäävissä hankinnoissa hankinta on mahdollista tehdä tätä lyhyemmässä ajassa. EUkynnysarvon ylittävissä hankinnoissa laissa säädetyistä määräajoista johtuen ehdoton minimiaika hankintamenettelylle on 1,5 kuukautta ja tämän lisäksi on laskettava hankinnan valmisteluun, tarjousten käsittelyyn ja päätöksentekoon tarvittava aika. Hankinta on tehtävä tilanteen mukaan kertaostoin tai pitkäaikaisin sopimuksin niin, että saadaan aikaa HSL:n kannalta edullisin kokonaistulos. Hankintaa tehtäessä on varmistettava, ettei vastaavaa hankintaa ole tehty tai olla tekemässä. Samanaikaiset eri osastojen tai yksiköiden hankinnat tulee yhdistää mahdollisten määrä- tai muiden alennusten hyödyntämiseksi. Ennen hankintaa tulee varmistaa, että taloussuunnitelmassa varatut määrärahat ovat käytettävissä hankintaa varten. Hankintoja suunniteltaessa on mahdollisuuksien mukaan pyrittävä ottamaan huomioon kestävän kehityksen periaatteen toteutuminen eli suosittava tuotteita, joiden koko elinkaaren aikaiset haitalliset ympäristövaikutukset ovat vähäisimmät. Hankinta-asiakirjat (tarjouspyynnöt, tarjoukset, päätökset ym.) viedään asianhallintajärjestelmään (Dynasty). Tätä varten hankinnan valmistelijan tulee pyytää kirjaamosta diaarinumero hankinnalle viimeistään ennen hankinnasta ilmoittamista. Alkuperäinen tarjouspyyntö toimitetaan allekirjoitettuna kirjaamoon arkistoitavaksi. Tarkemmat ohjeet kirjaamisesta ja arkistoinnista löytyvät asiakirjahallinnan ja kirjaamisen toimintatapaohjeista. 2.2 Markkinakartoitus Osana hankinnan valmistelua voidaan tehdä markkinakartoitus, jolla selvitetään, minkälaisia tavaroita tai palveluja markkinoilla on saatavilla. Markkinakartoitus on tehtävä sillä tavoin, ettei se johda kilpailun vääristymiseen tai joidenkin tarjoajien syrjimiseen tai suosimiseen. Se tulisi myös tehdä mahdollisimman avoimesti. Markkinakartoitus voidaan tehdä esimerkiksi julkaisemalla sitä koskeva tietopyyntöilmoitus HILMA:ssa tai sähköisessä tarjouspalvelussa (Cloudia) ja pyytää kiinnostuneita toimittajia ottamaan yhteyttä.
11 Cloudian Tarjouspalvelussa on tätä varten oma tietopyyntölomake. Markkinakartoitus voidaan tehdä myös esimerkiksi tiedustelemalla suoraan tavarantoimittajilta tai palveluntuottajilta, millaisia tuotteita ja mihin hintaan heiltä on saatavilla. Markkinakartoituksessa voidaan käyttää apuna ulkopuolisia konsultteja. Tällöin tulee ottaa huomioon se, että jos markkinakartoituksessa apuna käytetty konsultti osallistuu myöhemmin hankintaa koskevaan tarjouskilpailuun, ei tämä saa vääristää kilpailua. Konsultilla ei saa esimerkiksi olla mitään sellaista markkinakartoituksen aikana koitunutta ja tarjouskilpailussa menestymiseen vaikuttavaa tietoa, jota muilla tarjoajilla ei ole. Viime kädessä konsultti voidaan joutua sulkemaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoajien tasapuolista kohtelun ei voida muulla tavoin turvata. 2.3 Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Osana hankinnan valmistelua täytyy tehdä arvio hankinnan ennakoidusta arvosta. Tätä arvoa tarvitaan mm. sen määrittämiseen, minkä säännösten mukaan hankinta on tehtävä ja kuka tai mikä taho voi päättää hankinnasta. Hankintaa ei saa jakaa osiin tai yhdistää keinotekoisesti lain säännösten soveltamisen välttämiseksi. Hankinnan kokonaisarvo on suurin mahdollinen korvaus ilman arvonlisäveroa mukaan lukien mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat, optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille mahdollisesti maksettavat palkkiot tai muut maksut hankintamenettelyn alkamishetkellä. Hankinnan arvoa laskettaessa tulee mahdollisimman hyvin ennakoida esimerkiksi optioin myös sellaiset mahdolliset lisähankinnat tai hankinnan kohteen laajennustarpeet, joiden toteutuminen ei ole vielä varmaa. Näin vältytään tarpeelta tehdä näitä erillisinä hankintoina. Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankinnan ennakoidun arvon laskeminen. Hankinnan tyyppi Yksittäinen tavara- tai palveluhankinta Rakennusurakka Tavaran vuokraaminen, leasing tai osamaksukauppa Toistaiseksi voimassaoleva sopimus Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- tai palveluhankintoja koskevat sopimukset Ennakoidun arvon laskeminen Suurin maksettava kokonaiskorvaus mukaan lukien mahdolliset vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot Urakan arvo ja niiden urakan toteuttamiseksi tarvittavien tavaroiden kokonaisarvo, jotka hankitaan ja annetaan urakoitsijan käyttöön Sopimuksen voimassaolon aikainen kokonaisarvo mukaan lukien jäännösarvo Ennakoitu kuukausiarvo x 48 Edellisten 12 kk tai talousarviovuoden aikana tehtyjen vastaavien hankintasopimusten yhteisarvo huomioiden seuraavan 12 kuukauden aikana tapahtuvat muutokset määrissä tai arvoissa
12 tai niiden sopimusten ennakoitu yhteisarvo, jotka tehdään ensimmäistä tavaratoimitusta seuraavien 12 kk aikana, tai jos kysymys on 12 kk pidemmästä ajasta, sitä seuraavan talousarviovuoden aikana. Palveluhankintasopimukset, joissa ei ilmoiteta kokonaishintaa Määräaikaisissa, enintään 48 kk voimassa olevissa hankintasopimuksissa arvioitu kokonaisarvo tai Toistaiseksi voimassaolevista tai yli 48 kk voimassa olevissa hankintasopimuksissa kuukausiarvo x 48. Puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät Innovaatiokumppanuus Vakuutuspalvelut Pankki- ja muut rahoituspalvelut Suunnittelua koskevat hankintasopimukset Kaikkien koko sopimuksen kestoajalle suunniteltujen hankintasopimuksien arvioitu kokonaisarvo Kaikkien suunnitellun kumppanuuden aikana tehtävien tutkimus- ja kehittämistoimintojen sekä kehitettävien ja hankittavien tavaroiden, palvelujen ja rakennusurakoiden ennakoitu kokonaisarvo Maksettavat vakuutusmaksut ja muut korvaukset Maksettavat maksut, palkkiot, korot ja muut korvaukset Maksut, palkkiot ja muut korvaukset (jos suunnittelutyön tekijältä hankitaan myös suunnittelun tuloksen mukainen palveluhankinta, lisäksi sen ennakoitu arvo) Tarkat ennakoidun arvon laskentaperiaatteet ovat erityisalojen hankintalain 14 17 :ssä. 2.4 Puitejärjestelyyn tai yhteishankintaan perustuva hankinta Hankintaa valmisteltaessa tulee tarkistaa, onko HSL:llä jo olemassa puitejärjestely (puitesopimus) koskien tarvittavaa tavaraa tai palvelua. Jos on, tulee hankinta tehdä puitesopimustoimittajalta. Puitejärjestelyyn perustuva hankinta tehdään puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman toimittajan kanssa tehtyä, kilpailutettua sopimusta, jossa on määritelty puitesopimuksen piiriin kuuluvia hankintasopimuksia/tilauksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot. Hankintayksikkö hankkii puitesopimukseen perustuvia tavaroita tai palveluja tarpeensa mukaan. Puitejärjestelyjä on kahdenlaisia: Puitejärjestely, jossa yksittäinen, puitesopimukseen perustuva hankinta voidaan tehdä suoraan puitejärjestelyssä mukana olevalta toimittajalta. Aina ennen tilauksen tekemistä täytyy kuitenkin varmistua siitä, että tilattavan tavaran tai palvelun kokonaishinta ja tarvittaessa muut tilauksen
13 yksityiskohdat ovat selvillä (esim. toimitusajankohta ja -paikka; palveluissa työn tekemiseen käytettävä aika). Tarvittaessa tämä tehdään pyytämällä puitesopimustoimittajalta tarjous, jossa toimittaja vahvistaa esim. palvelun tuottamiseen tarvittavien työtuntien määrän. Puitejärjestely, jossa puitejärjestelyssä mukana olevien toimittajien kesken tehdään puitesopimuksen ehtojen mukainen kilpailutus tarvittavasta palvelusta tai tavarasta. Tämän jälkeen yksittäistä hankintaa koskeva sopimus/tilaus tehdään parhaan tarjouksen tehneeltä toimittajalta (ns. minikilpailutus). Puitesopimukseen perustuvat tilaukset tehdään kirjallisesti (sähköposti, faksi tai kirjeposti) ja niihin pyydetään kirjallinen vahvistus. Tilaukset ja saadut vahvistukset säilytetään siten, että niihin pääsevät käsiksi myös muut kuin tilauksen tekijä. Puitesopimukseen perustuvien hankintojen määrää ja kustannuksia on seurattava. Budjettia tai puitesopimuksen ja sen taustalla olevan hankintapäätöksen laajuutta ei tule ylittää. Hankinta voi olla mahdollista toteuttaa myös hyödyntämällä yhteishankintaa. Yhteishankinnoilla tarkoitetaan useamman hankintayksikön yhdessä tekemiä hankintoja. Ne voivat koskeva yksittäistä hankintaa tai olla puitejärjestelytyyppisiä, jolloin yhteishankinnassa mukana olevat hankintayksiköt voivat tehdä hankintoja järjestelyn piirissä tarpeensa mukaan. Yhteishankintaa koskevat ehdot täytyy käydä tarkkaan läpi ennen yhteishankintaan sitoutumista, jotta ei sitouduta hankkimaan yhteishankinnan kautta myös sellaisia tavaroita tai palveluja, joille ei ole tarvetta. Yhteishankintoja, joita HSL:ssä voidaan käyttää, tekee esim. KL-Kuntahankinnat Oy. 3 EU-KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT ELI PIENHAN- KINNAT Erityisalojen hankintalakia ei sovelleta niihin hankintoihin, joiden ennakoitu arvo alittaa erityisalojen hankintalain 13 :ssä säädetyt kynnysarvot. Nämä kynnysarvot ovat: tavara- ja palveluhankinnat: 418 000 euroa sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat ja muut laissa säädetyt erityiset palveluhankinnat: 1 000 000 euroa rakennusurakat ja käyttöoikeussopimukset: 5 225 000 euroa. EU:n komissio tarkistaa kynnysarvot kahden vuoden välein. Yleensä kynnysarvoihin tulee silloin muutoksia. Voimassa olevat kynnysarvot julkaistaan mm. työ- ja elinkeinoministeriön internetsivuilla ja HIL- MA:ssa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Ne pyritään myös päivittämään tähän hankintaohjeeseen heti muutosten tullessa voimaan. EU-kynnysarvon alittava hankinnat eli pienhankinnat tehdään HSL:ssä tämän ohjeen mukaisesti. Hankintalain mukaista kilpailutusta ei tarvitse tehdä näissä ns. pienhankinnoissa. Yli 60 000 euron (sotehankinnoissa 400 000 euron, muissa erityisissä hankinnoissa 300 000 euron, rakennusurakoissa 150 000 euron ja käyttöoikeussopimuksissa 500 000 euron) hankinnoissa täytyy kuitenkin julkaista hankintailmoitus joko suoraan HILMA:ssa (www.hankintailmoitukset.fi) tai sähköisen tarjouspalvelun (Cloudia) kautta.
14 Pienhankinnoissa on noudatettava HSL:n hallintomenettelyä ja siihen liittyvää päätöksentekoa koskevia säännöksiä. Lisäksi pienhankinnoissa on noudatettava EU:n perustamissopimuksen mukaisia yleisiä periaatteita: tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja avoimuutta sekä suhteellisuutta. Myös hallintolain ja kuntalain hallintoasian käsittelyä ja päätöksentekoa koskevat säännökset ja julkisuuslain säännökset koskevat pienhankintojakin. 3.1 Pienhankinnan tekeminen 3.1.1 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat ehdot HSL:ssä edellytetään kaikissa hankinnoissa, joiden arvo on vähintään 60 000 euroa, että 1. ehdokas/tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää ko. ehdokkaalta/tarjoajalta rekisteröitymistä. 2. ehdokas/tarjoaja on hoitanut verojen maksamiseen sekä eläkevakuutusten ottamiseen ja maksamiseen liittyvät velvoitteensa Tarjouspyynnössä tarjoajaa vaaditaan vakuuttamaan, että se on hoitanut nämä velvoitteet. Ennen kuin hankintapäätös tehdään, hankintayksikkö itse tarkistaa YTJ:stä ensimmäisessä kohdassa mainitut rekisteröitymiset. Toisen kohdan vaatimusten täyttymisen tarkistamiseksi ehdokasta/tarjoajaa pyydetään liittämään tarjoukseensa seuraavat: todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty sekä todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Velvoitteet voidaan tarkistaa myös alle 60 000 euron hankinnoissa. Jos tarjoaja ei ole yritys vaan itsenäinen yrittäjä (esim. freelance-toiminta tai sivutoiminen yrittäjä), katso Rinkelistä ohje ennakonpidätys- ja eläkemaksuvelvollisuuden selvittämisestä ulkopuolisia palkkionsaajia käytettäessä. Jos kyse on rakennusurakasta, vuokratyöstä tai muusta tilaajavastuulain soveltamisalaan kuuluvasta hankinnasta, vaaditaan ehdokkaalta/tarjoajalta lisäksi seuraavat selvitykset tarjouksen liitteenä: selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Tilaajavastuulakia sovelletaan, jos vuokratun työntekijän/työntekijöiden työskentely kestää yli 10 työpäivää, tai kyseessä on tilaajavastuulaissa mainittu palvelu tai rakennusurakka ja sitä koskevan sopimuksen arvo on yli 9 000 euroa (ilman arvonlisäveroa).
15 Tilaajavastuulakia ei sovelleta, jos sopimus ei liity HSL:n tavanomaisiin tehtäviin. Tällaisia ovat esimerkiksi työterveyshuollon-, asianajo- ja pitopalvelujen hankinta tai muut vastaavat palvelut. Tilaajavastuulakia ei sovelleta myöskään konsulttipalvelujen ostoon, ellei kyse ole vuokratyövoimatyyppisestä palvelun hankinnasta, jossa konsultti työskentelee säännöllisesti HSL:n omissa tiloissa. Rakennusurakassa tulee lisäksi vaatia selvitys siitä, että kaikilla lähetetyillä työntekijöillä on voimassa olevat todistukset työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestä ennen kuin nämä aloittavat työnteon. Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Tarjoajaa ei saa vaatia toimittamaan asiakirjanäyttöä, jos hankintayksiköllä on jo tarvittavat ajantasaiset asiakirjat hallussaan esimerkiksi hiljattain toteutetun tarjouskilpailun vuoksi. Tällöin täytyy kuitenkin tarkastaa tarjoajalta, että selvitykset ovat edelleen ajan tasalla. 3.1.2 Pienhankintojen hankintamenettelyt HSL:ssä pienhankinta tulee tehdä käyttäen tilausmenettelyä, kevennettyä kilpailutusta tai kevennettyä julkista kilpailutusta. Käytettävä menettely määräytyy pienhankinnan arvon mukaan seuraavasti: Pienhankintojen kynnysarvot Pienhankintojen hankintamenettelyt Tavara- ja palveluhankinnat, suunnittelukilpailut 0 6 000 Tilausmenettely 6 000 alle 60 000 Kevennetty kilpailutus 60 000 alle 418 000 Kevennetty julkinen kilpailutus Sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat 0 6 000 Tilausmenettely 6 000 alle 400 000 Kevennetty kilpailutus 400 000 alle 1 000 000 Kevennetty julkinen kilpailutus Rakennusurakat 0 6 000 Tilausmenettely 6 000 alle 150 000 Kevennetty kilpailutus 150 000 alle 5 225 000 Kevennetty julkinen kilpailutus Muut erityiset palvelut 0 6 000 Tilausmenettely 6 000 alle 300 000 Kevennetty kilpailutus 300 000 alle 1 000 000 Kevennetty julkinen kilpailutus Käyttöoikeussopimukset 0 6 000 Tilausmenettely 6 000 alle 500 000 Kevennetty kilpailutus 500 000 alle 5 225 000 Kevennetty julkinen kilpailutus
16 3.1.2.1 Tilausmenettely Tilausmenettelyllä tarkoitetaan menettelyä, jossa hankittava palvelu tai tavara tilataan suoraan joltakin toimittajalta. Tilausmenettely soveltuu lähinnä hyvin yksinkertaisten ja tavanomaisten tavarahankintojen tekemiseen. Tilaus tehdään kirjallisesti (sähköposti, kirje tai faksi) tai sähköistä järjestelmää käyttäen ja siihen pyydetään kirjallinen tilausvahvistus. Vain poikkeuksellisesti tilaus voidaan tehdä suullisesti (esim. jos hankinnan arvo on pieni tai on kyse kiireellisestä tilanteesta). Erillistä hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä. Tilaus ja tilausvahvistus säilytetään niin, että ne ovat tarvittaessa myös muiden kuin tilauksen tekijän helposti löydettävissä. Asiakirjoja ei tarvitse kuitenkaan viedä asianhallintajärjestelmään (Dynasty). 3.1.2.2 Kevennetty kilpailutus Kevennetyssä kilpailutuksessa lähetetään tarjouspyyntö kirjallisesti (sähköposti, kirje tai faksi) suoraan niille toimittajille, joilta halutaan saada tarjous. Tarjouspyyntö voidaan tehdä myös sähköisen tarjouspalvelun (Cloudia) kautta. Tarjouspyyntö on suositeltavaa lähettää vähintään kolmelle tarjoajalle, jotta saadaan aikaan kilpailua. Lisäksi tarjouspyyntö on toimitettava kaikille sitä pyytäville tarjoajille. Tarjouspyyntö ja tarjoukset viedään asianhallintajärjestelmään. Pienhankinnat tulee tehdä ensisijaisesti sähköisiä menetelmiä (sähköinen tarjouspalvelu tai sähköposti) käyttäen. Cloudian tarjouspalvelussa on pienhankintoja varten oma palvelunsa. Tarjoukset voidaan vertailla joko pelkän hinnan perusteella tai vertailemalla sekä hintaa että laatua. Se, valintaanko toimittaja pelkän hinnan perusteella vai vertaillaanko myös laatua, riippuu hankinnan kohteesta. Samoin tarjouspyynnön muu sisältö, laajuus ja yksityiskohtaisuus riippuu siitä, mitä ollaan hankkimassa. Hankittaessa tavanomaisia tavaroita tai palveluja, voidaan hankinnan kohde kuvata yksinkertaisesti ja valita toimittaja pelkän hinnan perusteella. Tarjouspyynnössä selostetaan riittävän tarkasti, millainen hankittavan tavaran tai palvelun tulee olla. Lisäksi voidaan asettaa vaatimuksia mm. toimittajien kokemukselle (referenssit). Tarjouspyynnössä täytyy myös kertoa, millä perusteella toimittajan valinta tehdään. Valintaperusteita voivat olla esimerkiksi halvin hinta tai hinnan ja laadun yhdistelmä. Valintaperuste tulee kertoa avoimesti ja selkeästi etukäteen tarjouspyynnössä. Jos käytetään sekä hintaa että laatua, täytyy näiden keskinäinen painoarvo kertoa. Myös laadun osatekijät ja niiden painotus tulee kertoa. Tarjouspyynnön sisältöön voi ottaa mallia EUkynnysarvon ylittävissä hankinnoissa käytettävästä tarjouspyynnöstä, mutta tarjouspyynnön ei tarvitse olla niin yksityiskohtainen. Tarjouspyynnössä on yleensä oltava vähintään: Hankintayksikön nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot Hankinnan nimi Kuvaus hankinnan kohteesta
17 Tieto siitä, mihin mennessä tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymyksensä tarjouspyyntöön liittyen, milloin kysymyksiin vastataan ja mistä kaikki saapuneet kysymykset ja vastaukset ovat saatavilla Valintaperuste (hinta tai hinta ja laatu) Tarjousten jättämisen määräaika Mihin tarjoukset tulee toimittaa Mihin saakka tarjousten tulee olla voimassa Sovellettavat sopimusehdot (mm. takuut ja maksuehdot, yleiset ehdot), tarvittaessa sopimusluonnos liitteenä Jos kyseessä on rakennusurakka tai hankintaan muusta syystä sovelletaan tilaajavastuulakia, tulee tarjouspyyntöön lisäksi sisältyä tilaajavastuulain mukaiset toimittajaa koskevat vaatimukset (ks. kpl 4.2.1.7.4). Tarjouspyynnössä on syytä ilmoittaa, ettei kysymyksessä ole erityisalojen hankintalain mukainen kilpailutus, vaan lain ulkopuolelle jäävä hankinta. Tarjoajien kanssa voidaan tarvittaessa käydä neuvotteluja tarjousten sisällön tai tilaajan vaatimusten selventämiseksi tai täsmentämiseksi. Esille tulleet tiedot ja täsmennykset on saatettava kaikkien tarjoajien tietoon. Tarjouspyynnössä pyydetään toimittamaan tarjoukset sähköpostilla, faksilla tai kirjeellä tarjouspyynnössä mainittuun määräaikaan mennessä HSL:n kirjaamoon tai sähköiseen tarjouspalveluun (Cloudia), jos tarjouspyyntö on julkaistu siellä. Jos hankinnan arvo alittaa 15 000 euroa, ei toimittajan valinnasta tarvitse tehdä päätöstä. Tällöin riittää, että niille toimittajille, joilta tarjousta on pyydetty, ilmoitetaan valinnasta. Ilmoitus tehdään kirjallisesti (sähköpostitse, faksilla tai kirjeellä). Jos hankinnan arvo ylittää 15 000 euroa, toimittajan valinnasta tulee tehdä hankintapäätös. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille niille toimittajille, jotka ovat olleet mukana kilpailutuksessa. Ks. hankintapäätöksen tekemisestä ja tiedoksiannosta tarkemmin kappale 5. 3.1.2.3 Kevennetty julkinen kilpailutus Kevennetty julkinen kilpailutus on samankaltainen kuin edellä kerrottu kevennetty kilpailutus. Tässä menettelyssä kuitenkin julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö kaikkien saataville, eikä ainoastaan lähetetä tarjouspyyntöä suoraan toimittajille. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voidaan julkaista sähköisen tarjouspalvelun kautta (Cloudia) tai tekemällä erikseen hankintailmoituksen HILMA:ssa (www.hankintailmoitukset.fi) ja julkaisemalla tarjouspyyntö HSL:n nettisivuilla (www.hsl.fi/hankinnat). Sekä sähköistä tarjouspalvelua käytettäessä että suoraan HILMA:an hankintailmoitusta tehtäessä valitaan hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön pohjaksi tavallisen hankintalain mukainen kansallinen hankintailmoitus. Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaisun jälkeen tarjouspyyntö voidaan myös lähettää erikseen niille toimittajille, joilta tarjous halutaan. Tarjouksen voi kuitenkin jättää kuka tahansa tarjouspyynnön ehdot täyttävä toimittaja. Muilta osin noudatetaan kevennetyn kilpailutuksen menettelyä.
18 Hankintailmoitus tehdään näissä pienhankinnoissa sen vuoksi, että on jonkin verran tulkinnanvaraista, sovelletaanko kaikkiin HSL:n tekemiin hankintoihin erityisalojen hankintalakia vai tavallista hankintalakia. Kevennetyn julkisen kilpailutuksen euromääräiset rajat noudattelevat tavallisen hankintalain kansallisia kynnysarvoja. Tavallisen hankintalain puolella näistä hankinnoista täytyy siis julkaista hankintailmoitus. Vaikka HSL lähtökohtaisesti on erityisalojen hankintayksikkö, eikä sen siis tarvitsisi noudattaa tavallisen hankintalain mukaisia kynnysarvoja, tehdään HSL:ssä hankintailmoitus näistä pienhankinnoista siltä varalta, että niihin katsottaisiinkin sovellettavan tavallista hankintalakia. Tällöin hankintailmoituksen julkaisemisen vuoksi hankintaa ei katsottaisi laittomaksi suorahankinnaksi. 3.1.2.4 Pienhankinnan prosessi, kun käytetään kevennettyä ja kevennettyä julkista menettelyä Pienhankinnan kevennetyn ja kevennetyn julkisen menettelyn prosessi on seuraavanlainen: Tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin ja vastauksiin, tarjousten käsittelyyn ja tarkistamiseen sovelletaan soveltuvin osin EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta kerrottua (ks. 4.2.3 4.2.6). Päätöksenteosta, muutoksenhausta ja hankintasopimuksista kaikkiin hankintoihin liittyen kerrotaan kappaleissa 5 8. 3.2 Suorahankinta pienhankinnoissa Jos hankinnan arvo ylittää 6 000 euroa, tulee aina ensisijaisesti noudattaa hintatiedustelumenettelyä, kevennettyä kilpailutusta tai kevennettyä julkista kilpailutusta. Poikkeuksellisesti voidaan käyttää suorahankintaa, jos sille asetetut edellytykset täyttyvät. Suorahankinta voidaan tehdä, jos on olemassa jokin erityisalojen hankintalain 43 :ssä tai 44 :ssä säädetyistä perusteista. Laissa säädeyty perusteet ovat erittäin tiukkoja ja ne täyttyvät vain hyvin harvoin. Alle 60 000 euron (sote-hankinnoissa 400 000 euron, muissa erityisissä hankinnoissa 300 000 euron, rakennusurakoissa 150 000 euron ja käyttöoikeussopimuksissa 500 000 euron) arvoisissa pienhankin-
19 noissa suorahankinta voidaan kuitenkin tehdä laissa säädettyjen perusteiden lisäksi seuraavissa tapauksissa: Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn. Tällainen tilanne voi syntyä esim. jos hankitaan tavaraa tai palvelua, jonka hinta ja sisältö markkinoilla on kaikilla toimittajilla sama tai lähes sama. Vastaavaa tuotetta on hankittu avoimella kilpailutuksella lähiaikoina ja markkinoiden tarjonta on selvillä. Tässä tarkoitetaan avoimella kilpailutuksella kevennettyä menettelyä, josta on ilmoitettu ja EUkynnysarvon ylittäviä hankintamenettelyjä. Suorahankinnan käyttäminen ei saa johtaa hankintojen keinotekoiseen pilkkomiseen tai ketjuttamiseen. Muita potentiaalisia toimittajia ei ole. Tällainen tilanne voi syntyä esim., jos hankitaan palvelua, jonka tekemiseen tarvitaan erityisosaamista tai HSL:n tuntemusta, jota on markkinoilla vain yhden toimittajalla. Arvion täytyy olla objektiivisesti perusteltu ja perustua ajantasaiseen tietoon. Jos mikään näistä perusteista ei täyty, ei suorahankintaa voi käyttää. Yli 60 000 euron (sotehankinnoissa 400 000 euron, muissa erityisissä hankinnoissa 300 000 euron, rakennusurakoissa 150 000 euron ja käyttöoikeussopimuksissa 500 000 euron) pienhankinnoissa suorahankinta voidaan tehdä vain silloin, jos on olemassa jokin erityisalojen hankintalain 43 :ssä tai 44 :ssä säädetty peruste suorahankinnalle. Suorahankinnan käyttäminen ei saa johtaa tiettyjen toimittajien suosimiseen tai syrjimiseen. Hankinnan jakaminen osiin EU-kynnysarvon tai pienhankintojen euromääräisten rajojen alittamiseksi on kiellettyä. Suorahankinnan käyttäminen tulee aina perustella hankintapäätöksessä. 4 EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT Alla on esitetty avoimen menettelyn ja monivaiheisten menettelyjen (rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely ja innovaatiokumppanuus) prosessi pääpiirteissään. Sinisissä laatikoissa olevat vaiheet on esitetty tässä kappaleessa 4 ja harmaissa laatikoissa olevat vaiheet muissa Hankintaohjeen kappaleissa (Hankinnan valmistelu kpl 2; Hankintapäätös kpl 5; Hankintasopimus kpl 8).
20 Avoin menettely Monivaiheiset menettelyt
21 Hankintamenettelyjä käydään tarkemmin läpi seuraavaksi kappaleessa 4.1 ja sen jälkeen käsitellään hankintamenettelyn kulku kappaleessa 4.2. 4.1 Hankintamenettelyt ja hankintamenettelyn valinta Hankinnan toteutusta käynnistettäessä on valittava hankintaan soveltuva hankintamenettely. Hankinnassa käytettävä menettely riippuu mm. hankinnan arvosta, kohteesta, luonteesta, monimutkaisuudesta, valintaperusteesta, käytettävissä olevasta ajasta, neuvottelutarpeesta ja markkinoilla toimivien toimittajien lukumäärästä. Avoin ja rajoitettu menettely soveltuvat useimpiin hankintoihin. Näistä avoin menettely on kaikkien useimmin käytetty hankintamenettely. Avoin ja rajoitettu menettely soveltuvat sellaisiin hankintoihin, joissa hankittavan tavaran, palvelun tai rakennusurakan ominaisuudet voidaan määritellä tarkasti etukäteen ja markkinoiden tarjonta on hyvin tiedossa. Avoimessa menettelyssä kaikki markkinoilla olevat toimijat voivat osallistua tarjouskilpailuun. Rajoitetussa menettelyssä tarjouksen voivat jättää vain ne tarjoajat, jotka hankintayksikkö on valinnut mukaan tarjouskilpailuun. Tarjouskilpailuun mukaan pääsyä voivat kuitenkin hakea kaikki toimittajat. Rajoitettua menettelyä kannattaa käyttää silloin, jos on tiedossa, että hankittavaa tavaraa, palvelua tai rakennusurakkaa tarjoaa todennäköisesti suuri joukko tarjoajia, koska menettelyssä voidaan rajoittaa niiden tarjoajien määrää, joilta pyydetään tarjous. Avoin menettely ja rajoitettu menettely ovat hankintamenettelyistä lyhytkestoisimpia. Niiden toteuttaminen vaatii kuitenkin, että hankinta on valmisteltu huolella, koska hankinnan kohteesta ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Neuvottelumenettely on syytä valita silloin, jos hankittavan tavaran tai palvelun sisältöä ei pystytä määrittelemään etukäteen, vaan tarvitaan neuvotteluja tarjoajien kanssa. Jos toteutustavankin vaihtoehdot ovat auki, voidaan käyttää kilpailullista neuvottelumenettelyä, jossa ensin neuvotellaan toimittajien kanssa erilaisista toteutusvaihtoehdoista ja sen jälkeen valitun toteutusvaihtoehdon tarkemmasta sisällöstä. Täysin uudenlaisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan suunnitteluun, kehittämiseen ja toteutukseen voidaan käyttää innovaatiokumppanuutta. Suunnittelukilpailu puolestaan soveltuu etenkin erilaisten luovaa panosta vaatien suunnitelmien laatimiseen (kuten arkkitehtuurikilpailut). Neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely vievät jonkin verran aikaa, mikä tulee ottaa huomioon hankintaa suunniteltaessa. Hankinnan kohteen monimutkaisuudesta riippuen menettelyjen läpivientiin voi kulua useita kuukausia. Kaikkein pitkäkestoisimpia hankintamenettelyjä ovat dynaaminen hankintamenettely ja suunnittelukilpailu. Puitejärjestelyä kannattaa käyttää silloin, jos tiettyjen tavaroiden tai palvelujen tarve on pidempikestoista, mutta ei välttämättä jatkuvaa tai säännöllistä tai, kun ei tarkkaan tiedetä, kuinka paljon tavaroita tai palveluja tullaan tarvitsemaan. Puitejärjestelyssä tavaroita tai palveluja voidaan tilata joustavasti puitejärjestelyssä mukana olevilta toimittajilta (tai toimittajalta) tarpeen mukaan. Puitejärjestelyä hyödyntämällä vähennetään myös tarvetta tehdä kilpailutuksia liian nopealla aikataululla. Puitejärjestely kilpailutetaan käyttämällä mitä tahansa edellä mainittua hankintamenettelyä.
22 Tavanomaisten ja markkinoilla yleisesti saatavilla olevien tavaroiden ja palvelujen hankinnassa voidaan käyttää erilaisia sähköisiä ja automaattisia vaiheita tarjousten vertailussa (sähköinen huutokauppa, sähköiset luettelot) tai tehdä koko hankinta täysin sähköisellä menettelyllä (dynaaminen hankintamenettely). Nämä helpottavat ja nopeuttavat kilpailuttamista ja soveltuvat erityisesti usein samanlaisina tai lähes saman sisältöisinä toistuvien hankintojen tekemiseen. Erityisaloilla voidaan käyttää myös toimittajarekisteriä. Tällöin tarjouskilpailuun osallistujat valitaan toimittajarekisterissä olevista toimittajista käyttäen avointa tai rajoitettua menettelyä. Toinen erikoisalojen oma menettely on kausi-ilmoituksen käyttö kutsuna tarjouskilpailuun. Käytännössä nämä menettelyt ovat harvinaisia. Suorahankintaa voidaan käyttää vain laissa säädetyillä, tiukoilla perusteilla. Laittoman suorahankinnan tekemisestä voi koitua hankintayksikölle vakavia seuraamuksia. 4.1.1 Avoin menettely Avoimella menettelyllä tarkoitetaan yksivaiheista hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyynnön myös soveliaiksi katsomilleen toimittajille hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Toimittaja valitaan tarjousten perusteella ilman neuvotteluja. Avointa menettelyä suositellaan käytettäväksi, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. 4.1.2 Rajoitettu menettely Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan monivaiheista hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Osallistumishakemuksen lähettäneiden joukosta HSL valitsee soveltuvuuden perusteella ehdokkaat, joille se lähettää tarjouspyynnön. Tarjouksen voivat tehdä vain ne tarjoajat, joille tarjouspyyntö on lähetetty. Hankintailmoituksessa on mainittava ne ehdokkaita syrjimättömät perusteet, joilla tarjouskilpailuun hyväksyttävät ehdokkaat valitaan. Valintaperusteet voivat liittyä taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn tai ammatilliseen pätevyyteen. Tarjouskilpailuun voidaan ottaa mukaan vain ehdokkaat, jotka ovat lähettäneet osallistumishakemuksen ja täyttävät asetetut valintaperusteet. Hankintailmoituksessa voi rajata tarjouskilpailuun osallistuvien ehdokkaiden lukumäärän tai sitä koskevan vaihteluvälin. Ehdokkaita on oltava riittävä määrä, jotta kilpailua syntyisi. Tarjouskilpailuun voidaan kuitenkin valita hankintailmoituksessa ilmoitettua vähemmän ehdokkaita, jos osallistumishakemuksen jättäneitä soveltuvia ehdokkaita ei ole riittävästi. Jos hankintailmoituksessa on rajoitettu ehdokkaiden määrää ja vähimmäisvaatimukset ylittäviä ehdokkaita on tätä enimmäismäärää enemmän, tulee jatkoon pääsevät ehdokkaat valita soveltamalla hankintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä ilmoitettuja kriteerejä.
23 4.1.3 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan monivaiheista hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankinnan tarkemmasta sisällöstä ja hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Hankinnan tavoitteista ja pääasiallisesta sisällöistä julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö, jonka perusteella halukkaat ehdokkaat tekevät osallistumishakemuksen neuvotteluihin. Hankinta on kuvattava ilmoituksessa riittävällä tarkkuudella. Jos neuvotteluissa vähennetään ehdokkaiden tai tarjoajien määrää vaiheittain, on perusteet ja muut mahdolliset menettelysäännöt ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Neuvotteluihin kutsutaan osallistumishakemuksen tehneitä ehdokkaita riittävä määrä, esimerkiksi kolme, jotta kilpailua syntyisi. Neuvottelukutsun mukana on oltava alustava tarjouspyyntö. Neuvottelukutsu on lähetettävä kaikille ehdokkaille samanaikaisesti. Alustavan tarjouspyynnön sisällön tulee vastata lain minimivaatimuksia siltä osin, kuin se on mahdollista. Tarjoajat antavat alustavan tarjouspyynnön mukaisesti alustavat tarjoukset tai ratkaisukuvauksensa, joiden pohjalta neuvottelut käydään. Neuvottelukutsun yhteydessä olevaa alustavaa tarjouspyyntöä täsmennetään neuvottelujen jälkeen. Hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa alustavien tarjousten mukauttamisesta alustavassa tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvotteluissa kaikille ehdokkaille on annettava samanlaiset tiedot hankinnasta ja sen toteuttamisesta tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta noudattaen. Neuvotteluista on suositeltavaa pitää pöytäkirjaa tai tallentaa neuvottelujen kulku muulla tavalla. Neuvottelujen päätteeksi ehdokkaille lähetetään lopullinen tarjouspyyntö ja tarjoajat antavat lopulliset tarjoukset, joiden perusteella tarjouskilpailun voittaja valitaan. Hinnan tinkimiseen tähtäävät neuvottelut ovat kiellettyjä. 4.1.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely on monivaiheinen hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö valitsee ehdokkaat, joille se lähettää kutsun neuvotteluihin. Neuvottelujen kohde on laajempi kuin neuvottelumenettelyssä: kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee ehdokkaiden kanssa erilaisista tavoista ja keinoista toteuttaa hankintayksikön tarvitsema tavara, palvelu tai rakennusurakka. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan käyttää erityisen monimutkaisessa hankinnassa, jossa hankintayksikkö ei pysty ennalta määrittelemään hankinnan oikeudellisia, rahoituksellisia tai teknisiä yksityiskohtia.
24 Neuvotteluissa määritellään yhdessä ehdokkaiden kanssa yksi tai useampi ratkaisuvaihtoehto hankinnan toteuttamiseksi. Neuvottelujen lopputuloksen perusteella tarjoajilta pyydetään lopulliset tarjoukset. Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankintaan liittyviä näkökohtia, kuten teknisiä, taloudellisia tai rahoituksellisia tekijöitä. Neuvottelujen aikana ehdokkaita tai ratkaisuja voidaan karsia ja jatkaa neuvotteluja, kunnes osaston tai yksikön tarpeeseen sopiva(t) ratkaisu(t) löytyy. Tarjoajille ei saa neuvottelujen aikana paljastaa toisten tarjoajien esittämiä ratkaisuja tai muita luottamuksellisia tietoja ilman näiden suostumusta. 4.1.5 Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman tavaran- tai palveluntoimittajan kanssa tehtävää sopimusta (puitesopimus), jossa ennalta sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä tai muista ehdoista. Puitejärjestelyyn valittavat toimittajat kilpailutetaan yleensä avoimella menettelyllä, rajoitetulla menettelyllä tai neuvottelumenettelyllä. Myös muita menettelyjä voidaan käyttää. Puitejärjestelyn kohteena oleva hankinnat tehdään puitejärjestelyssä mukana olevilta toimittajilta puitejärjestelyn ehtojen eli puitesopimuksen mukaisesti. Nämä ehdot täytyy kertoa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä jo silloin, kun kilpailutetaan toimittajia puitejärjestelyyn. Ehtojen täytyy olla avoimia ja syrjimättömiä. Käytännössä puitesopimuksessa voidaan esimerkiksi määritellä toimittajille järjestys, jonka mukaisesti hankintoja heiltä tehdään. Puitejärjestelyssä voidaan myös käyttää ns. minikilpailutusta, jolloin puitejärjestelyssä mukana olevilta toimittajilta pyydetään tarjousta yksittäisistä hankinnoista. Puitejärjestely saa olla voimassa korkeintaan kahdeksan vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä puitejärjestely voi poikkeuksellisesti olla kestoltaan pidempi. 4.1.6 Suunnittelukilpailu Suunnittelukilpailua käyttäen voidaan tehdä erityisesti luovaa suunnittelua edellyttäviä hankintoja. Erityisalojen hankintalain 58 ja 59 :ssä määritellään suunnittelukilpailun ehtoja, tuomariston koostumusta ja päätöksentekoa. Ehdokkaita on kutsuttava riittävästi todellisen kilpailun varmistamiseksi. Suunnittelukilpailun sääntöjen on oltava kiinnostuneiden saatavilla ja syrjimättömiä. Tuomariston on oltava kilpailuun osallistuvista riippumaton. Jos kilpailuun osallistuvilta vaaditaan tiettyä ammatillista pätevyyttä, tulee vähintään kolmasosalla tuomaristosta olla vastaava pätevyys. Suunnittelukilpailusta julkaistaan suunnittelukilpailua koskeva hankintailmoitus. Erityisalojen hankintalain mukainen kynnysarvo on sama kuin tavara- ja palveluhankinnoissa. Suunnittelukilpailun perusteella tehtävä jatkosuunnittelu tai hankkeen toteuttamisen palveluhankinta voidaan erityisalojen hankintalain 43 :n 2 mom. 9 kohdan mukaisesti tehdä suorahankintana. 4.1.7 Innovaatiokumppanuus Innovaatiokumppanuus on monivaiheinen ja pitkäkestoinen menettely, jonka tavoitteena on innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan kehittäminen ja tämän tuloksena tuotettavien tavaroiden, pal-