Yritysviestintä ja viestintä projekteissa Viestintä ja projektinhallinta (A71A00300) Mia Leppälä mia.leppala@aalto.fi
Projektitehtävän ohjeet Tehtävä edellyttää hyvää perehtyneisyyttä valittuun yritykseen sekä uskottavaa ja oivaltavaa ongelman hahmottamisja ratkaisutaitoa. 2
Aikataulu 24.1. Kick-off luento Johdanto Projektin suunnittelu Aihe Ongelma Yritys Käyttäjät/asiakkaat 31.1. Projektin suunnittelusta ja vaiheista tiedottaminen Viestintäsuunnitelma 1.2. Projektin suunnittelu jatkuu korvaa 17.1. luennon 7.2 Suullinen esiintyminen ja esiintymistaito Vaikuttava esiintyminen 14.2. Kirjallinen viestintä paperilla ja verkossa Business vs. akateeminen kirjoittaminen 21.2. Tiimiesitykset 7.3. Projektiraportti 3
Päivän agenda Yritysviestintä ja sidosryhmät Projektiviestintä Harjoitus ja sen purku: Viestintäsuunnitelma Seuraavan tehtävän ohjeet 4
Yritysviestintä 5
Viestinnän määritelmiä Sanomien siirtämistä A:sta B:hen Prosessikoulukunta Merkitysten tuottamista ja vaihtoa Semioottinen koulukunta Yhteisyyden tuottamista ja ylläpitämistä Kulttuurinen koulukunta Kaikkea näitä! (Åberg, 2000) 6
Muuttunut toimintaympäristö Yritysviestintä ennen Yhdenmukaiset, laajoille kohderyhmille suunnatut tiedotteet, markkinointikirjeet ja verkkosivut, jne Lääkeruiskumalli Yritysviestintä nyt Nopeus, vaikea ennakoitavuus, jatkuvuus, visuaalisuus, henkilökohtaisuus, moniäänisyys Vuorovaikutteisuus, verkostomaisuus 7
Yritysviestintä Johtamistoiminto Viitekehys sisäisen ja ulkoisen viestinnän järjestämiselle Koko organisaation/tiimin asia 8
Strateginen viestintä Viestintä on osa pitkäjänteistä ja tavoitteellista toimintaa Keskeinen rooli organisaation strategian luomisessa, välittämisessä ja seurannassa Sisällöt, toiminnallistaminen, arviointi Viestintä ei vain tukitoiminto 9
Mitä viestinnällä tehdään? SUHTEIDEN HOITAMINEN Relational purposes; to join MUUTOKSEN AIKAANSAAMINEN Transformational purposes; to inspire TIEDON VÄLITTÄMINEN Informational purposes; to inform ASIAN / AJATUKSEN MYYMINEN Promotional purposes; to sell (Rogers & Hildebrandt, 1993) 10
Mitä viestintä tekee? Viestintä luo, muokkaa ja ylläpitää merkityksiä Myös epävirallinen viestintä! Vaikuttaa tulkintoihin Esim. projektista tilaajan silmissä Suostuttelee, perustelee, oikeuttaa, jne. Sidosryhmänäkökulma! 11
Case: Finnair Pakko viestiä Pörssiyhtiö (lainsäädäntö) Halutaan viestiä Julkisuus eri markkinoilla Parempi viestiä Ei salattavaa, imago, ympäristön hallinta Autamme muita viestimään Sidosryhmäsuhteiden rakentaminen 12
Mitä sidosryhmiä projektissanne on? 13
Kertaus Viestintä yrityksissä ja muissa organisaatioissa 1) Toiminto tai funktio viestinnän ammattilaisten vastuulla 2) Strateginen työkalu osa strategista johtamista 3) Osa kaikkea organisointia ja johtamista organisaation olemassaolo edellyttää viestintää 14
Projektiviestintä 15
Projektiviestintä on Viestintää, jossa 1. sitoutetaan projektiin osallisia 2. luodaan tiimille yhteishenkeä 3. sovelletaan projektin tuloksia 4. saadaan ja vastaanotetaan palautetta Osa projektinhallintaa Suunnittelu (esim. kanvaasi ja tiimisopimus) Toteutus (tiedonvaihto, osaamisen jakaminen) Päättäminen (raportointi, onnistumisen arviointi) 16
Projektiviestintä, erityispiirteitä Elinkaariajattelu (ks. 1. luennon materiaalit) Keskeiset kysymykset 1. Ketä kaikkia asia koskee, kenen tietoon asia tulee saattaa, kenen kanssa on hyvä käydä keskustelua? Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät 2. Mikä on projektin perusviesti? Projektin tarkoitus, tavoite ja aikataulu 17
Millaista on onnistunut tai epäonnistunut projektiviestintä? Esimerkkejä? 18
https://www.srv.fi/tyomaa/redi
Viestintäsuunnitelma 20
Viestintäsuunnitelma / -strategia Kuvaa sen, miten viestintä tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista 1. Viestinnän kiinnittyminen organisaation strategiaan 2. Periaatteet ja arvot 3. Sidosryhmät 4. Perusviestit, tarina 5. Tavoitteet 6. Mittaaminen ja seuranta 7. Vastuunjako 8. Resurssit (Juholin, 2008) 21
Tavoitteet 1. Tuotokset (tiedotteet, julkaisut, jne.) 2. Tulemat (esim. SOME näkyvyys, mediajulkisuus) 3. Vaikutukset (esim. poliittinen päätöksenteko) 22
23
Operatiivinen suunnittelu Tavoite Kohderyhmä 1 Kohderyhmä 2 Kanava1 Kanava2 Kanava3 Sisältö Sisältö Sisältö 24
Projektin viestintäsuunnitelma Mitä Kenelle Miten Milloin Kuka Aihe/ tarkoitus Kohderyhmä Kanava(t) ja muoto Aikataulu Vastuut Esim. Tapahtuma Kilpailu Esim. Media Rahoittaja Kullekin kanavalle oma sisältö ja muoto Milloin viestitään? Muistutukset? Seuranta? Kuka vastuussa? Kuka vastaa kyselyihin? Raportointi Johto Informointi Asiakas 25
Suunnitteluprojekti, seuraavaksi 1) Kohdeyrityksen tunteminen (missio, visio, strategia) 2) Minkä ongelman palvelunne ratkaisee? Miksi se on ongelma? Perustele esim. haastatteluilla 3) Millaista (liiketoiminnallista) arvoa ratkaisu tuottaa? Miten? Perustele esim. tutkimustuloksilla 4) Millaisia ratkaisuja on jo käytössä? Kilpailija-analyysi, asiantuntijahaastattelut Mitä voidaan oppia esim. muilta toimialoilta? 26
Projektikokous (video + muistio) Ohjeet MyCourses -sivulla Tarkoitus: Kuvata projektityön senhetkinen tila ja eteneminen, mahdolliset ongelmat, jne. Huomioitavaa: Tavoitteellisuus (valmistautuminen!) Vuorovaikutuksellisuus Agenda, keskustelun vetäjä, pöytäkirjan laatija 27
Projektikokous Tarkoitus kuitenkin on, että kaikki tiimin jäsenet valmistautuvat hyvin kokoukseen tekemällä esimerkiksi tarvittavat analyysit, selvitykset ja benchmarkkaukset sekä miettimällä etukäteen perustelut omien näkökulmiensa esittämiseen. Kokouksessa on hyvä esimerkiksi syventää jotakin kanvaasin osa-aluetta ja siten tuoda lisäarvoa kanvaasiin ja viedä projektityötä eteenpäin. Lisäksi kokouksessa kannattaa täsmentää ja kiteyttää projektin arvolupaus asiakasyritykselle. 28
Projektikokous, videointi Kuvaus: videokamera, älypuhelin, tabletti tai kannettava tietokone Palautus: linkki tai video MyCoursesiin + otsikoksi tiimin numero, asiakasyritys ja viestikenttään parilla sanalla tieto siitä, mistä kokouksessa on kyse Leikkaukset ja editointi eivät ole pääasia, vaan sisältö! 29
Muistio Muistion (pituus noin 1,5 sivua) tarkoituksena on raportoida 1) lyhyesti koko projektin tavoitteista sekä 2) tarkemmin yhdessä tapaamisessa käsitellyistä asioista. Toisin sanoen siitä, miksi ylipäätään on päätetty tavata. Muistio tulee kirjoittaa sellaisessa muodossa, että se toimii tarvittaessa myös asiakasyrityksen ja projektitiimin johdon päätöksenteon välineenä sekä tiedotteena tapaamisesta poissaolleille. 30
Kirjallisuutta Cornelissen, J. (2011). Corporate Communication. A Guide to Theory and Practice. 3rd Edition. London: SAGE. Juholin, E. (2009) Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor: Helsinki. Mitchell, R.K. & Agle, B.R. & Wood, D.J. (1997). Toward a Theory of Stakeholder Identification and Salience: Defining the Principle of Who and What Really Counts. Academy of Management Review, 22(4): 853 886. Rogers, P.S. & Hildebrandt, H.W. (1993). Competing values instruments for analyzing written and spoken management messages. Human Resource Management, 32: 121 143. Åberg, L. (2000) Viestinän johtaminen. Infor: Helsinki. 31