Maakuntauudistuksen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma Etelä- Savossa

Transkriptio

1 Maakuntauudistuksen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma Etelä- Savossa Sote- ja maakuntauudistus on yksi Suomen historian suurimmista hallinnon ja toimintatapojen uudistuksista. Muutos koskettaa Etelä-Savossa noin 5000:ta työntekijää, ja maakunnan kaikkia asukkaita ja heidän palveluitaan. Valmistelun keskeisenä arvona Etelä-Savossa on avoimuus. Avoimuus edellyttää hyvin suunniteltua, monikanavaista viestintää ja vuorovaikutusta eri sidosryhmien kanssa. Etelä-Savossa valmistelussa noudatetaan soveltuvin osin valtioneuvoston yhteisiä linjauksia kärkihankkeiden ja reformien viestinnästä. Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmaa on valmistellut maakunnan viestintätyöryhmä käyttäen pohjana valtiovarainministeriön ja sosiaali- ja terveysministeriön laatimaa uudistuksen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmaa sekä sen liiteasiakirjoja. Uudistuksen viestintää suunnitellaan ja toteutetaan jaksoissa ja tätä viestintäsuunnitelmaa päivitetään tarpeen mukaan. Tämä viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma sisältää sisäisen ja ulkoisen viestinnän. Viestintäryhmä raportoi johtoryhmälle ja tarvittaessa ohjausryhmälle. 1. Viestinnän tavoitteet Maakuntauudistuksen viestinnän tavoitteena on: Tukea muutosjohtamista ja sitouttaa uudistukseen viestinnän keinoin. Tukea hyvää ja avointa Etelä-Savon sote- ja maakuntauudistuksen valmistelua monipuolisella ja vuorovaikutteisella viestinnällä. Antaa henkilöstölle tietoa uudistuksen tavoitteista ja vaikutuksista sekä tukea henkilöstön jaksamista avoimella tiedonkululla ja vuorovaikutuksella. Varmistaa ajantasainen tieto muutoksista ja niiden vaikutuksista kansalaisille ja eri sidosryhmille. Varmistaa, että media löytää helposti ajantasaista tietoa uudistuksesta ja sen vastuuhenkilöistä. Viestiä osallistavalla tavalla aktiivisesti, avoimesti ja ymmärrettävästi uudistuksen kokonaiskuvasta, tavoitteista ja etenemisestä sekä vaikutuksista maakuntaan. Sitouttaa henkilöstö ja sidosryhmät uudistukseen ja sen valmisteluun.

2 2. Viestinnän periaatteet Viestinnän periaatteita ovat avoimuus, luotettavuus, ymmärrettävyys, tasapuolisuus, oikea-aikaisuus ja vuorovaikutteisuus. Viestinnällä huolehditaan, että kaikkien nykyisten organisaatioiden johto ja henkilöstö ovat tasapuolisesti mukana viestimässä eri kanavissa. Infoissa eri organisaatioille on varattu puheenvuoro ja kaikkien organisaatioiden logot näkyvät materiaaleissa. Henkilöstöllä on tasapuolinen mahdollisuus osallistua tilaisuuksiin ja saada äänensä kuuluviin. Työn etenemisestä uutisoidaan säännöllisesti ja saman sisältöisesti. Ulkoiset tiedotteet jaetaan samanaikaisesti myös henkilöstölle. Avoimella tiedottamisella estetään väärien tietojen leviämistä. Viestitään myös se kun mitään kerrottavaa ei ole. Maakunnallisen johto- ja ohjausryhmän sekä työryhmien kokouksista laaditaan aina vähintään sisäinen tiedote. Tarpeen mukaan laaditaan myös ulkoinen tiedote. Viestintätyöryhmän jäsenet osallistuvat ryhmien kokouksiin. Viestinnän edustajan rooli kokouksissa on olla viestinnän asiantuntijana ja kokouksissa sovittujen asioiden välittäjänä. Asiakirjat kuten esityslistat ja pöytäkirjat ovat julkisesti näkyvillä Etelä-Savon maakuntaliiton verkkosivuilla ja myöhemmin uudistuksen verkkosivuilla. Viestintää tehdään uudistuksen tavoitteista, valmisteluvaiheista, tuloksista ja vaikutuksista. Tiedotteet jaetaan kohderyhmien tarpeiden mukaan. Eri medioita kohdellaan tasapuolisesti. Yhteiset viestit, viestintätoimet, kanavat ja aikataulut suunnitellaan yhdessä maakunnallisessa viestintäryhmässä ja työryhmien kokouksissa. Sote- ja maakuntauudistuksen viestinnässä käytetään valtakunnallista yhteistä ilmettä täydennettynä Etelä-Savossa muutoksessa mukana olevien organisaatioiden logoilla.

3 3. Sote- ja maakuntauudistuksen perusviestit Sisäiset perusviestit Uudistuksessa noudatetaan hyvää henkilöstöpolitiikkaa: Uudistus tehdään laajassa vuorovaikutuksessa organisaatioiden johdon ja henkilöstön kanssa. Noudatetaan liikkeenluovutuksen periaatteita. Tehtävät ja toimenkuvat voivat muuttua. Maakuntauudistus etenee vaiheittain Uudistuksessa syntyy kokonaan uusi organisaatio joka rakennetaan yhdessä. Tehtävät hoidetaan keskeytymättömästi. Uusiin organisaatioihin siirrytään asiantuntevana ja osaavana. Ulkoiset perusviestit Maakuntauudistuksen tavoitteena on palveluiden säilyminen, kustannusten kasvun hillitseminen ja alueellisen demokratian lisääminen. Maakuntauudistus etenee vaiheittain. ELY-keskusten, TE-toimistojen, maakuntaliittojen, sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastuslaitosten palvelut jatkuvat ja niitä uudistetaan ja modernisoidaan. Tehtävät hoidetaan keskeytymättömästi. Uusiin organisaatioihin siirrytään asiantuntevana ja osaavana. Keskeiset sidosryhmät pidetään informoituina uudistuksen etenemisestä ja sen vaikutuksista heitä koskevien asioiden käsittelyyn. Uudistuksessa syntyy kokonaan uusi organisaatio joka rakennetaan yhdessä. 4. Maakuntauudistuksen viestinnän kohderyhmät Etelä-Savossa Sisäiset kohderyhmät: Kaikki uudistuksessa mukana olevat organisaatiot ja erityisesti ne henkilöt, jotka siirtyvät maakunnan palvelukseen. Ulkoiset kohderyhmät 1) Kansalaiset ja muut asiakkaat: maakunnan asukkaat ja kesäasukkaat, yritykset, yhteisöt, kumppanit ja muut sidosryhmät.

4 2) Maakunnan asukkaat ja kesäasukkaat (joilla ei ole asiakassuhdetta muuttuviin organisaatioihin) 3) Maakunnan yritykset, yhteisöt (joilla ei ole asiakassuhdetta muuttuviin organisaatioihin) 4) Maakunnallinen ja paikallinen media 5) Valtakunnan media 5. Maakuntauudistuksen viestintävastuut ja roolit Viestintäryhmän edustajat jakautuvat valmistelutyöryhmiin seuraavasti Maatalous Marjukka Manninen Sosiaali- ja terveydenhuolto Jouni Vauhkonen Alueiden käyttö Sirpa Leikas Alueiden kehittäminen Teppo Leinonen

5 Kasvupalvelut Mervi Huuskonen Ympäristöterveydenhuolto Satu-Mari Tolonen Pelastustoimi Heidi Saltiola Viestinnän päävastuu on maakuntauudistuksen johtoryhmällä. Käytännössä viestinnän toimien toteutuksesta ja suunnittelusta vastaa maakunnallinen viestintäryhmä. Viestintä ja johtaminen kulkevat käsi kädessä. Viestintäryhmän jäsenet ovat vastuussa viestinnän välittämisestä taustaorganisaatioonsa. Viestintäryhmä jakaa tietoa keskenään avoimesti ja proaktiivisesti. Viestintäryhmän jäsenet vastaavat omalta osaltaan siitä, että viestintä toimii myös työryhmien välillä eli että työryhmät tietävät toistensa työn etenemisestä. Valmistelussa hyödynnetään yhteistyökumppaneiden osaamista ja viestintäkanavia. Tärkeitä yhteistyökumppaneita ovat TEM, SM, YM, OKM, MMM, Kuntaliitto, ELYkeskus, TE-toimisto, AVI ja maakuntaliitto sekä em. tahojen verkostot ja viestintäkanavat. Uudistuksen edetessä mm. KT Kuntatyönantajat. Viestintäryhmän jäsenet informoivat omaa taustaorganisaatiotaan viestintäryhmässä käsitellyistä asioista. Muutoksessa mukana oleva henkilöstö on myös itse vastuussa osallistumisesta uudistukseen ja oman äänensä käyttämisestä tarjotuilla foorumeilla, kuten henkilöstöinfoissa, yksikkökokouksissa ja seminaareissa. Uudistukseen liittyvän tiedon henkilökohtainen käsittely antaa henkilöstölle valmiuksia olla mukana muutoksessa ja sen rakentamisessa. Etelä-Savossa kunkin organisaation johto vastaa muutosviestinnän toteuttamisesta omassa organisaatiossaan yhteisesti hyväksyttyjen viestinnän periaatteiden mukaisesti. Valtakunnalliset viestit tavoittavat myös alueelliset valmisteluryhmät ja johdon, jotka kertovat asioista omalle henkilöstölleen. Maakuntauudistuksen johto-, ohjaus-ja valmisteluryhmien kokouksissa viestintä on esityslista-asiana. Kokouksessa sovitaan, mitä kokouksen sisällöstä viestitään sisäisesti ja ulkoisesti avoimuuden periaatetta noudattaen.

6 Maakuntauudistuksen johtoryhmän alaisuudessa toimivat valmisteluryhmät tiedottavat ja uutisoivat työnsä etenemisestä säännöllisesti ja nopeasti. Työryhmät huolehtivat siitä, että niiden kokouskalenterit ovat kaikkien muutoksessa mukana olevien toimijoiden tiedossa ne tuottavat jokaisesta kokouksestaan vuorokauden sisällä lyhyen sisäisen tiedotteen, jossa kerrotaan tärkeimmät kokouksessa käsitellyt asiat ja tehdyt linjaukset ja päätökset arvioivat tarpeen ulkoiselle tiedottamiselle kertovat myös siitä, jos mitään ei ole kokouksessa päätetty. Valmisteluryhmien viestintävastaavat toimittavat kokoustiedotteen sähköpostilla maakuntaviestinnän viestintäryhmän jäsenille, jotka välittävät tiedot omille taustaorganisaatioilleen. 6. Viestinnän keinot ja kanavat Ulkoisen viestinnän kanavat Organisaatioiden verkko- ja sosiaalisen median sivut Maakunnallisen viestinnän tueksi ja tiedon kokoamispaikaksi voidaan perustaa verkkosivusto. Kaikki henkilöstöltä ja kansalaisilta tulleet kysymykset ja palautteet käsitellään ja niihin vastataan. Jos verkkosivusto perustetaan, sille luodaan myös yhteinen kanava kysymyksille ja palautteille Kokoustiedotteet ja organisaatioiden uutiskirjeet Kokousten esityslistat ja pöytäkirjat käsitellään Etelä-Savon maakuntaliiton asianhallintajärjestelmän kautta ja julkaistaan verkossa. Tiedotustilaisuudet Julkiset ohjausryhmän kokoukset Maakunnalliset mediatapaamiset Maakunnalliset yleisötilaisuudet Uudistuksen valtakunnalliset viestintäkanavat ensisijaisesti Alueuudistus.fisivusto Sisäisen viestinnän kanavat: Henkilöstöinfot Tiedotteet ja uutiskirjeet Esimies-alaisviestintä Kokoukset ja tapaamiset Alueuudistus.fi-sivusto

7 Etelä-Savon mahdollinen maakunnallinen uudistussivusto Organisaatioiden omat viestintäkanavat kuten intranetit, uutiskirjeet ja sähköpostilistat 7. Tunnistetut riskit Asiat nousevat esille ennakoimattomasti. Viestintäsuunnitelmaan ei sitouduta Uudistuksen laajuus Aikataulun viivästyminen, päätökset puuttuvat Vaikea terminologia, hallintokeskeisyys Poliittinen keskustelu - mikä julkisuuskuva ihmisille tulee tehdyistä ratkaisusta? Useat intressiryhmät ja vastakkaiset viestit Sote- ja maakuntauudistuksen yhtenäisyyden ja yhtäaikaisuuden yhteensovittamisen vaikeus Sisäisen viestinnän rajaustarpeet vs. avoimuuden tavoite ja valmistelussa mukana olevan joukon suuruus - sisäinen viestintäkin on hyvin julkista. Sosiaalisessa mediassa ei ehditä olla tarpeeksi, Rajallinen kyky reagoida ja oikaista vääriä tietoja Viestinnän vastuuhenkilöiden sijaistukset lomien ja muiden poissaolojen aikana. Organisaatioiden erilaiset toimintakulttuurit 8. Seuranta Viestinnästä kerätään henkilöstöltä ja sidosryhmiltä palautetta ja palautteeseen reagoidaan. Viestintäryhmä raportoi johtoryhmälle ja tarvittaessa ohjausryhmälle Mediaseuranta Henkilöstölle järjestetyt tilaisuudet ja niihin osallistumisen seuranta Organisaatioiden sisäiset keskustelut