Kirjallinen viestintä

Transkriptio

1 Kirjallinen viestintä Viestintä ja projektinhallinta Mia Leppälä

2 Aikataulu Johdatus projektinhallintaan Vuorovaikutus ja esiintyminen Projektin suunnittelu Kirjallinen viestintä Projektin suunnittelusta ja vaiheista tiedottaminen Tiimiesitykset Loppuraportti DL 2

3 Päivän agenda 1) Kirjoittaminen ja genre 2) Harjoitus tiimeissä 3) Akateeminen kirjoittaminen Loppuraportti esimerkkinä 4) Seuraava tehtävä 3

4 Kirjoittaminen ja genre 4

5 (HS ) 5

6 Prosessikirjoittaminen 6

7 Kirjallisen projektiviestinnän haasteita Muodon, kanavan, kielen ja käsitteistön valitseminen Viestinnän suunnitteleminen korostuu Edellyttää mm. tyylilajien, kieliopin ja käsitteiden hallitsemista Monimutkaisia asioita käsiteltäessä pelkkä kirjallinen viestintä harvoin riittävää Monikanavaisuus ja multimodaalisuus Mikä dokumentoidaan ja raportoitaan, mikä ei Viestinnän suunnitteleminen ja suunnitelman päivittäminen 7

8 Kirjoittaminen Perustietojen hallinta Harjaantunut muotoilutaito Kehittynyt silmä Luova ongelmanratkaisutaito Luovuus ei ole vapaata, ennakoimatonta toimintaa, vaan koeteltujen ja toimivien ratkaisujen ja periaatteiden taitavaa soveltamista ja yhdistämistä. Kauppinen (2004, 9) 8

9 Vaikuttava kirjoittaminen edellyttää eri genrejen eli tekstilajien osaamista ja (luovaa) soveltamista 9

10 Kuvalähde: 10

11 Genre eli tekstilaji Tunnistettava sosiaalisen ja kielellisen toiminnan muoto Ohjaa tekstien tulkitsemista ja tuottamista tietyssä tilanneyhteydessä Tiedeyhteisö Tutkielma, artikkeli, katsaus, jne. Ammattiyhteisö Tiedote, raportti, viestintäsuunnitelma, jne. 11

12 Mitä viestinnällä tehdään? Esim. strategia-tekstit, referenssitarinat SUHTEIDEN HOITAMINEN MUUTOKSEN AIKAANSAAMINEN Esim. Blogit, asiakaspalvelu chatit Relational purposes; to join TIEDON VÄLITTÄMINEN Informational purposes; to inform Transformational purposes; to inspire ASIAN / AJATUKSEN MYYMINEN Promotional purposes; to sell Esim. markkinoivat tekstit Esim. tiedotteet ja raportit (Rogers & Hildebrandt, 1993) 12

13 Genren tunnistaminen Toistuvat rakenteelliset ominaisuudet, kielelliset valinnat, visuaaliset elementit, jne. Sidoksissa viestinnän tavoitteeseen Esim. uutisen kolmiorakenne ja neutraali tyyli Genret muuttuvat ajan kuluessa Hybridit tekstit, genrejen sekoittuminen 13

14 Uudet tai hybridit tekstit Rovion taloustiedote eri genret sekoittava vs. perinteinen 14

15 Tekstilajien tuntemus 1) Johtaa perusteltuihin valintoihin (sanasto, rakenne, kieli ja tyyli) 2) Auttaa analysoimaan ja tulkitsemaan tekstejä 3) Lisää ymmärrystä eri viestintäkanavien merkityksestä 4) Antaa eväitä uusien tekstilajien synnyttämiseen ja vanhojen muokkaamiseen Opitaan tekstejä ja niissä tehtyjä valintoja analysoimalla ja tuottamalla 15

16 Tekstilajit verkossa Laaja kirjo eri tekstilajeja Toisteiset tekstilajit sama verkossa kuin muualla Muuttuvat tekstilajit verkkoversio, esim. HS Kehittyvät tekstilajit muuntelu, esim. nettikeskustelu Spontaanit tekstilajit ei esiinny muualla, esim. FAQ Eri kanavilla omat periaatteensa, esim. Verkkosivu lyhyet kappaleet Pikaviestimet lyhenteiden käyttäminen Blogit yhtenäinen ja persoonallinen tyyli 16

17 Verkkoteksti, ominaispiirteitä 1. Teksti usein vain silmäillään 2. N. 10% jatkaa selaamista etusivulta 3. Sivun latautumista jaksetaan odottaa pari sekuntia 4. Lukija etsii tavallisesti jotain tiettyä tietoa Valikkojen ja otsikoiden keskeinen rooli Tekstissä oltava nopeasti silmäiltäviä elementtejä Teksti lyhyissä kappaleissa Kuvan, videon, ym. yhdistäminen tekstiin 17

18 Esimerkkejä verkkoteksteistä Toimitusjohtajien/työntekijöiden blogit Sijoittajasuhdevastaavien twiitit Virtuaaliset lehdistötilat Mainonta Googlen kaltaisissa hakukoneissa Tärkeillä markkina-alueilla kyseisen alueen kieliset materiaalit 18

19 Tiedotus ja suhdetoiminta Läpinäkyvyys Kumppanuuksien luominen Mielikuvien rakentaminen Brändinäkyvyys Perinteisesti: sisäinen ja ulkoinen integroitu viestintä 19

20 Kumppanuus? (Tiedotteen aloitus, Opiskelijatyö) 20

21 21

22 Lehdistötiedote Yritys/projekti tarvitsee julkisuutta, media tarvitsee uutisia Toimittajan kiinnostuksen herättäminen Uutismaisuus o o o o Kolmiorakenne Otsikko, ingressi, leipäteksti, lisätiedot Kuka, mitä, milloin, missä, miksi, miten Lehden uutiskriteerit ja lukijakunnan profiili Tärkeä Vähemmän tärkeä Vähiten tärkeä 22

23 Miksi mediajulkisuutta? Projektikuvan rakentaminen ja mielikuviin vaikuttaminen Legitimiteetin vahvistaminen Keskustelunaiheiden synnyttäminen Maksuttomuus Nopeus Laaja kohdeyleisö 23

24 Projektiblogi Viestitään tiedotetta vapaamuotoisemmin ja henkilökohtaisemmin projektin vaiheista Esim. projektin osallistujan näkökulmasta tai tiettyyn tapahtumaan keskittyen Yhdistellään tekstiä, kuvaa, videota ja ääntä Vahvistaa projektin läpinäkyvyyttä eri sidosryhmien silmissä Mahdollistaa vuorovaikutteisuuden 24

25 25

26 Pörssitiedote Tiivistelmä, ei havainnollistuskeinoja Pörssiyhtiön säännöllinen (esim. osavuosikatsaus) ja jatkuva (esim. tulosvaroitus) tiedonantovelvollisuus Yhtiön arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttavat päätökset ja muut seikat ilman aiheetonta viivytystä 26

27 27

28 Asiakastiedote Tiedottaminen + markkinointi Ajankohtainen, tärkeä asia Tuote, tapahtuma, toiminnan muutos, kielteinen päätös, tms. Yrityskuvan rakentaminen Otsikossa pääasia Henkilökohtaisuus 28

29 29

30 (Asiakastiedote, Opiskelijatyö) 30

31 Tehtävä tiimeissä Etsikää esimerkki tekstilajista ja perehtykää sen ominaispiirteisiin Markkinointi Kriisiviestintä Rekrytointi Facebook/blogipostaus Tulosjulkistus - Hahmotelkaa projektiinne liittyvä teksti samassa tekstilajissa fläppipaperille (esim. luetelmaviivoin) - Pohtikaa miten tekstilaji eroaa muista tekstilajeista 31

32 Business vs. akateeminen kirjoittaminen 32

33 Loppuraportti Johdon tiivistelmä (n. 1 sivu) Mitä, miksi ja tulokset Varsinainen raportointi (n. 5 sivua) Projektityön sisällön esittely tutkielman tavoin Käytetään vähintään kolmea tieteellistä lähdettä 33

34 Johdon tiivistelmä Tarkoitus tukea yrityksen/organisaation johdon päätöksentekoa Työn tulokset Toimenpide-ehdotukset ja niiden hyödyt Ehdotuksen hyödyllisyyden vakuuttaminen tehtyjen taustaselvitysten pohjalta Perusteluissa huomio käytännön sovellutuksissa Selkeä ja helposti silmäiltävä 34

35 Akateeminen kirjoittaminen Tarkoitus tuottaa uutta tietoa tai avata uusia näkökulmia Voitava arvioida tutkimusprosessin kulkua ja luotettavuutta Vaatimuksia tieteelliselle tekstille 1. Argumentointi (perustelut, arviointi) 2. Läpinäkyvyys (erottelu: lainatut ja omat ideat, lähteet) 3. Menetelmien esitteleminen (esim. aineistonkeruu) 4. Johdonmukainen rakenne 5. Sujuva kieli 35

36 Tieteenteon tekstilajeja Tieteellinen artikkeli Tieteellisessä lehdessä tai kirjassa Kokoomateoksessa Tieteellinen monografia (esim. väitöskirja) Tieteellinen opinnäytetyö Loppuraporttiin soveltuvaa lähdekirjallisuutta Yleistajuinen artikkeli tai kirja Oppaat Lehtijuttu tutkimuksesta ja sen tuloksista Muu esitelmä, luento Taustaksi, ideoita 36

37 Ohjeita vaikuttavaan tekstiin Esimerkkinä loppuraportti 37

38 Johdanto CARS-malli Create a Research Space 1. Aihepiirin esittely (establishing a territory) 2. Markkinaraon esittely (establishing a niche) 3. Markkinaraon haltuunotto (occupying the niche) Suppilomalli : tarkentaminen omaan raporttiin 38

39 1. Aihepiirin esittely Esimerkiksi: Digitaaliset palvelut, mobiiliapplikaatiot Mobiiliapplikaatioiden brändäys, arvolupaus Projektin elinkaari, riskien hallinta projekteissa (Virtuaalinen) tiimityöskentely projekteissa Kommunikaation merkitys projektityöskentelyssä Viestinnän merkitys projektin sidosryhmäsuhteissa 39

40 2. Markkinaraon esittely Esimerkiksi: Tavoitteeni tässä raportissa on kuvata, esittää tarkastella, käsitellä osoittaa selittää argumentoida lisätä ymmärrystä 40

41 3. Markkinaraon haltuunotto Esimerkiksi: Esimerkkinä käytän projektia, jossa kehitettiin kohdeorganisaatiolle X uusi, laajennettiin, parannettiin Case-esimerkkinä raportissani on Havainnollistan käsittelyä projektitiimin työskentelyllä 41

42 Motivointi Aihe on erittäin ajankohtainen, koska hyödyllinen julkisten palveluiden asiakastyytyväisyyden lisäämisessä tärkeä asiakasyrityksen arvolupauksen lunastamisessa merkityksellinen, koska epäonnistuneista projekteista on esimerkkejä niin mediassa kuin tutkimuskirjallisuudessa 42

43 Jäsentelyn esittely Käsittelen seuraavaksi Raporttini etenee seuraavasti Tarkastelen luvussa 2, luvussa 3 kuvaan ja lopuksi luvussa 4 esitän päätelmät ja pohdin 43

44 Argumentointi Tosiasiat (tilanne, tilastotiedot, laskelmat, esimerkit) Todennäköisyydet, tendenssit Auktoriteetit (asiantuntijoiden, tutkijoiden, arvovaltaisten henkilöiden käsitykset) Arvokysymykset (hyvä tai paha; toivottava tai epätoivottava) Ilmeneminen käytännössä (syy-seuraussuhteet, edut tai haitat; tarve; käyttökelpoisuus, kokemukset, havainnot) 44

45 Yhteenveto Rakennetaan rinnan johdannon kanssa (ei kuitenkaan copypasteta samoja lauserakenteita) Tuodaan esiin aiheen käsittelyn olennaiset pointit Suhteutetaan pointteja olemassa olevaan tutkimuskirjallisuuteen Nostetaan itse esiin olennaiset asiat eikä odoteta, että asiat puhuisivat puolestaan Suppilomalli : Laajentaminen aiheen merkitykseen 45

46 Viimeistely 46

47 Läpinäkyvyys Väitteet ja havainnot on perusteltu hyvin ja suhteutettu lähdekirjallisuuteen. Kirjoittaja 1. Ottaa kantaa lähteiden esittämään tietoon 2. Tuo oman äänensä esille 3. Osoittaa omaa ymmärrystään 4. Suhteuttaa omaa ajatteluaan lähdekirjallisuuteen 5. Keskusteluttaa lähteitä keskenään 47

48 Viitetiedot (Tekijän sukunimi + painovuosi + sivu(t)) (Virtanen 2015, 11) Virtasen (2015, 11) mukaan (Virtanen ja Kumpulainen 2016, 12) Sivunumero merkitään aina, kun kyseessä suora lainaus Lisätietoa: 48

49 Esimerkkejä Projektityömme etenemisestä voidaan tunnistaa esimerkiksi Adamsin (2007) esittelemät projektien tyypilliset vaiheet: Projektin sidosryhmien analysointi on todettu huomattavan tärkeäksi projektinhallinnalliseksi menestystekijäksi (Birgelbaum ja Kennedy, 2011). Omassa projektissamme päädyimme pohtimaan sidosryhmiä erityisesti siltä kannalta, mikä Hasselhoff, Hasselhoff ja Burger (1997) esittelevät lukuisia projektin onnistumiseen liittyviä haasteita, joista meidän projektiamme koskee nähdäkseni erityisesti 49

50 Lähteet Kaikki käytetyt lähteet merkitään aakkosjärjestyksessä kirjoituksen loppuun [kirja] Cornelissen, J. (2014) Corporate communication. A guide to theory and practice. 4th edition. London: Sage. [artikkeli kirjassa] Harré, R. (1995) Agentive Discourse. R. Harré R & P. Stearns (toim.) Discursive Psychology in Practice, s London: Sage. [artikkeli lehdessä] Pompper, D. (2014) The Sarbanes-Oxley Act: Impact, processes, and roles for strategic communication. International Journal of Strategic Communication, 8(1),

51 Mistä lähteet? Tehtävänannossa todetaan muutamaan artikkeliin (3+) Vinkkejä yleiseen projektinhallintaan liittyvään kirjallisuuteen: Harvard Business Review: lukuisia artikkeleja yleisistä projektinhallinnallisista opeista International Journal of Project Management: tutkimustuloksia erilaisista projektinhallinnan ilmiöistä Aaltodoc.aalto.fi 51

52 Seuraava tehtävä: tiimiesitys to N. 15min esitys projektin tuloksista valitsemallenne sidosryhmälle - Tavoitteena välittää tietoa, vakuuttaa ja vaikuttaa - Ladatkaa esitys tai sen linkki MyCoursesiin ennen luentoa (DL to klo 16) 52

53 Lähteitä Cornelissen, J. (2011). Corporate Communication. A Guide to Theory and Practice. 3rd Edition. London: SAGE. Helsingin Sanomat Töissä on nyt kysyntää taitaville kirjoittajille näillä vinkeillä pääset eroon kirjoituskammosta ja tuotat parempaa tekstiä. Ura. Juholin, E. (2009). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor: Helsinki. Kauppinen, A., Nummi, J. & Savola, T. (2004). Tekniikan viestintä. Kirjoittamisen j a puhumisen käsikirja. 4. uudistettu painos. Helsinki: Edita. Rogers, P.S. & Hildebrandt, H.W. (1993). Competing values instruments for analyzing written and spoken management messages. Human Resource Management, 32: Åberg, L. (2000). Viestinnän johtaminen. Helsinki: Infor. 53