EVTEK-PROJEKTORI KÄYTTÖOHJE Tekijä: Teemu Tammivaara VBP04S

EVTEK-PROJEKTORI KÄYTTÖOHJE 2007 Tekijä: Teemu Tammivaara VBP04S

SISÄLLYS 1 Projektorin käyttö... 3 2 Projektien julkinen haku ja selailu... 4 2.1 Hakuvaihtoehdot... 4 2.2 Tarkennettu haku... 5 3 Rekisteröityminen EVTEK-projektorin käyttäjäksi... 6 4 Projektien sisäinen haku ja selailu... 7 4.1 EVTEK-projektorin rekisteröitymisestä... 7 4.2 Kirjautuminen Projektien hallintaan... 7 4.3 Projektien hallinnan päävalikko... 8 4.4 Projektien haku, selailu ja muokkaus... 9 4.5 Projektin tiedot... 10 5 Projektitietojen hallinta ja ylläpito... 11 5.1 EVTEK-projektorin käytöstä... 11 5.2 Uusi projekti... 12 5.3 Dokumentit... 13 5.5 Kuvaus... 15 5.6 Lisätiedot... 15 5.7 Luokitus... 16 5.8 Perustiedot... 17 5.9 Raportit... 18 5.10 Tavoitteet ja mittarit... 18 5.11 Vaiheet... 19 2(19)

1 Projektorin käyttö HUOM! Projektori ohjelma toimii parhaiten Microsoft Internet Explorer -selaimella. 1) Kirjoita selain riville ja paina Enter. 2) Jos haluat katsoa projektien julkisia tietoja, paina Projektien selailu -linkkiä (Internet) ja jatka luvusta 2. 3) Jos et ole vielä rekisteröitynyt EVTEK-projektorin käyttäjäksi, Projektien hallinta -linkkiä (Intranet) ja jatka luvusta 3. Jos taas haluat katsoa projektien sisäisiä tietoja, muuttaa niitä tai luoda uuden projektin, paina Projektien hallinta -linkkiä (Intranet) ja jatka luvusta 4. 3(19)

2 Projektien julkinen haku ja selailu 2.1 Hakuvaihtoehdot 1) Vapaasanahaku -linkistä pääset hakemaan projekteja yhdellä hakusanalla. 2) Hae kaikki projektit -linkistä saat listattua näkyviin kaikki projektit. 3) Tarkennettu haku linkistä pääset hakemaan projekteja tietyin hakuehdoin (ks. luku 2.2 Tarkennettu haku). 4) Kirjoita hakukenttään sana, jolla haluat hakea tietoa ja klikkaa HAE -painiketta. 5) Etusivu linkistä pääset takaisin EVTEK-projektorin etusivulle. 4(19)

2.2 Tarkennettu haku 1) Valitse yksi tai useampi hakuehto, joita voit yhdistellä mielesi mukaan. 2) Klikkaamalla HAE -painiketta saa näkyviin valituilla hakuehdoilla löydetyt projektit. 3) Projektin nimeä klikkaamalla avautuu yksityiskohtaisempia tietoja kyseisestä projektista. 4) Henkilön nimeä klikkaamalla saat kyseisestä henkilöstä lisätietoja. 5) Projektiin liitetyt julkiset dokumentit saa avattua tai ladattua koneelle klikkaamalla. 5(19)

3 Rekisteröityminen EVTEK-projektorin käyttäjäksi 1) Kirjoita kenttään käytössäsi oleva EVTEK-sähköpostiosoitteesi, joka on muotoa: etunimi.sukunimi@evtek.fi tai etunimi.sukunimi@wise.evtek.fi. 2) Paina Lähetä -painiketta. 3) Täytä tiedot. Etunimi ja sukunimi ovat pakollisia tietoja. 4) Kirjoita salasana sille varatulle kentälle. Kirjoita Varmistus- kohtaan sama salasana uudestaan. (Salasanan voi myöhemmin muuttaa) 5) Klikkaa Rekisteröidy -painiketta, jonka jälkeen EVTEK-projektori lähettää automaattisesti käyttäjätunnuksen ja salasanan ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen. 6(19)

4 Projektien sisäinen haku ja selailu 4.1 EVTEK-projektorin rekisteröitymisestä HUOM! Rekisteröityneenä EVTEK-projektorin käyttäjänä pääset tutkimaan lähemmin tietokantaan syötettyjen projektien tietoja. Sellaiset tiedot, kuten projektin vaiheistus, raportit, liitetiedostot ja luokitustekijät näkyvät vain sisäisesti EVTEK-projektoriin rekisteröityneille käyttäjille. Tarkemmin projektien sisäisestä hausta ja selailusta kerrotaan luvuissa 4.4 ja 4.5. 4.2 Kirjautuminen Projektien hallintaan HUOM! Etusivun Projektien hallinta -linkistä pääset kirjautumissivulle. 1) Jos et vielä ole rekisteröitynyt EVTEK-projektorin käyttäjäksi klikkaa Rekisteröidy käyttäjäksi -linkkiä ja noudata luvun 3 ohjeita. 2) Kirjoita kenttään käyttäjätunnuksesi. 3) Kirjoita kenttään salasanasi. 4) Klikkaa Kirjaudu -painiketta ja pääset Projektien hallinnan päävalikkoon. 7(19)

4.3 Projektien hallinnan päävalikko 1) PROJEKTIT-otsikon alta olevasta Haku-linkistä (luku 4.4) pääsee selailemaan ja muokkaamaan jo olemassa olevia projekteja. Uusi projekti-linkistä (luku 5.2) voi aloittaa uuden projektin luonnin. 2) KEHITYSOHJELMAT-otsikon alta löytyvät linkit eivät ole käytössä EVTEK-projektorissa, vaikka sieltä löytyvätkin. 3) RAPORTIT-otsikon alta löytyvistä linkeistä pääsee luomaan erilaisia raportteja EVTEKprojektorin projektien tiedoista. Talousraportteja ei voi vielä luoda EVTEK-projektorista. 4) MUUT TOIMINNOT -otsikon alta löytyy kolme linkkiä, joista Omat tiedot linkin alta voi nimen mukaisesti muokata omia henkilötietoja. Yhteistyöorganisaatiot linkin alta voi luoda tarvittaessa EVTEKin ulkopuolisia organisaatioita ja henkilöitä, jotka voi myöhemmin liittää projekteihin. Henkilöhaku asiantuntijarekisteristä linkin takaa pääsee etsimään EVTEK-projektoriin rekisteröityneiden ja projekteissa olevien henkilöiden tietoja. 5) LINKIT-otsikon alta löytyy tärkeitä EVTEK-projektoriin liittyviä linkkejä. Esimerkiksi EVTEK-projektorin Käyttöohje 2007 tulee tämän otsikon alle linkkinä. 6) POISTU-linkistä voi kirjautua ulos EVTEK-projektorista ja päättää istunnon. 8(19)

4.4 Projektien haku, selailu ja muokkaus HUOM! Projektien hallinnan päävalikon PROJEKTIT-otsikon alta löytyvästä Haku-linkistä pääset projektien selailuun. 1) Voit hakea omat käynnissä olevat projektisi klikkaamalla OMAT PROJEKTIT -painiketta. 2) Hae EVTEK-projektorin viisi uusinta käynnissä olevaa projektia klikkaamalla 5 UUSINTA PROJEKTIA -painiketta. 3) Voit hakea projekteja yhdistelemällä eri hakukriteerejä. 4) Projektien haku käynnistyy klikkaamalla (kiikari) -painiketta. 5) Projektin nimeä klikkaamalla pääset katsomaan projektin tietoja ja muokkaamaan niitä (ks. luku 4.5 Projektin tiedot). 6) Takaisin Projektien hallinnan päävalikkoon pääsee klikkaamalla Päävalikkoon -linkkiä. 9(19)

4.5 Projektin tiedot HUOM! Projektin tiedot -näkymä sisältää EVTEK-projektorin sisäisen projektikuvauksen, joka sisältää myös kohtia, jotka eivät näy projektien julkisessa selailussa. 1) Projektin nimi ja vastuuyksikkö löytyvät kuvauksen alusta. 2) Projektissa mukana olevat henkilöt näkyvät listattuna Henkilöt-otsikon yhteyteen. Henkilön nimeä klikkaamalla saat lisätietoa kyseisestä henkilöstä. 3) Projektin vaiheistus näkyy graafisena esityksenä, jota selittävät vaiheiden nimet. Vaiheistus näkyy ainoastaan sisäisessä projektiselailussa. 4) WWW-sivut-otsikon yhteydessä on projektille annettu www-osoite, johon pääsee klikkaamalla osoitteen linkkiä. 5) Dokumentit-kohdassa olevat liitetiedostot saa auki klikkaamalla dokumentin nimeä. 6) Siirry muokkaamaan projektin tietoja klikkaamalla Ylläpito-linkkiä ja jatka luvusta 5. 7) Palaa takaisin projektien selailuun (luku 4.4) klikkaamalla Takaisin-linkkiä. 10(19)

5 Projektitietojen hallinta ja ylläpito 5.1 EVTEK-projektorin käytöstä HUOM! Projektien syöttö EVTEK-projektoriin tapahtuu projektijohtajan/-päällikön toimesta. Henkilö, joka syöttää uuden projektin tietokantaan, on automaattisesti kyseisen projektin projektipäällikkö muokkausoikeuksineen. Projektipäällikön tehtävä on määrittää, ketä henkilöitä hän projektiin liittää ja kenelle antaa muokkausoikeudet projektin tietoihin (ks. luku 5.4). Projektipäällikön on myös otettava selvää onko syötettävän projektin tekijänoikeusasiat kunnossa ja ettei se sisällä salassa pidettäviä tietoja. Projektin näkyvyyteen ulkoisesti ja sisäisesti voi vaikuttaa projektin perustietojen syötössä (ks. luku 5.8). Jo olemassa olevien projektien ylläpitoon pääsee projektien haun kautta lukujen 4.4 ja 4.5 ohjeiden mukaisesti. Projektin ylläpidossa on 11 ylläpitonäkymää, joista EVTEK-projektorissa on tällä hetkellä käytössä yhdeksän. Yhdeksän käytössä olevaa ylläpitovälilehteä ovat: 1. Dokumentit (luku 5.3) 2. Henkilöt (luku 5.4) 3. Kuvaus (luku 5.5) 4. Lisätiedot (luku 5.6) 5. Luokitus (luku 5.7) 6. Perustiedot (luku 5.8) 7. Raportit (luku 5.9) 8. Tavoitteet ja mittarit (luku 5.10) 9. Vaiheet (luku 5.11) Ylläpitotiedoista Dokumentit, Henkilöt, Kuvaus, Lisätiedot, Perustiedot ja Tavoitteet ja mittarit sisältävät kohtia, jotka näkyvät Internetissä / projektien julkisessa selailussa (ks. luku 2.2). Loput tiedot muista ylläpitotiedoista (Luokitus, Raportit, Vaiheet) näkyvät vain sisäisesti projektien hallinnassa (ks. luku 4.5). Kaksi yli ruksattua ylläpitonäkymää ovat Arviointi ja Talous, jotka ovat toistaiseksi poissa käytöstä. 11(19)

5.2 Uusi projekti HUOM! Projektien hallinnan päävalikon PROJEKTIT-otsikon alta löytyvästä Uusi projekti -linkistä pääset aloittamaan uuden projektin luomisen projektoriin. 1) Syötä projektille nimi, valitse vastuuyksikkö ja anna www-osoite (ei pakollinen). 2) Tallenna projekti klikkaamalla (disketti&kynä) -painiketta. 3) (kysymysmerkki) -painiketta klikkaamalla saat ohjeita koskien kyseistä näkymää. 4) Takaisin Projektien hallinnan päävalikkoon pääsee klikkaamalla Päävalikkoon -linkkiä. 5) Uusi projekti on nyt tallennettu. Voit nyt klikata Ylläpito -linkkiä ja pääset syöttämään projektin perustietoja (siirry lukuun 5.8). Projektin ylläpitotoiminnoista kerrotaan yleisesti luvussa 5. 12(19)

5.3 Dokumentit HUOM! Dokumentit -välilehdellä voit liittää projektiin dokumentteja (PPT, DOC, TXT, yms.) liitetiedostoina. 1) Valitse liitettävä tiedosto koneeltasi klikkaamalla Selaa -painiketta ja valitse tämän jälkeen dokumentillesi määritelmä Tyyppi -kohdasta. 2) Anna dokumentille nimi ja järjestysnumero (järjestysnumerolla voi vaikuttaa dokumenttien listausjärjestykseen, mikäli dokumentteja on useampia). 3) Tallenna dokumentti klikkaamalla (disketti&kynä) -painiketta. 4) Luottamukselliset (piillotettu) -kohtaan liitetyt dokumentit näkyvät ainoastaan kyseiseen projektiin muokkausoikeudet omaaville rekisteröityneille käyttäjille. 5) Raportit (näkyy Internetissä) -kohtaan liitetyt dokumentit näkyvät Internetissä / projektien julkisessa selailussa (ks. luku 2). 6) Liitetyn dokumentin voi poistaa projektista klikkaamalla projektin edessä näkyvää ympyrää ja tämän jälkeen sivun alalaidassa olevaa (roskakori) painiketta. 13(19)

5.4 Henkilöt Käyttöohje 2007 HUOM! Henkilöt -välilehdellä voit liittää projektiisi henkilöitä, jotka on a) rekisteröityneet EVTEK-projektorin käyttäjiksi tai b) lisätty jonkun käyttäjän toimesta EVTEK-projektorin tietokantaan MUUT TOIMINNOT Yhteistyöorganisaatiot -osiossa. Projektin syöttäjä on oletuksena projektipäällikkö. 1) Henkilöä voi hakea neljällä eri hakukriteerillä (Yksikkö, Yhteystyöorganisaatio, Osaamisalueet, Sukunimi) tai niiden yhdistelmillä. 2) Henkilön haku käynnistyy klikkaamalla (kiikari) -painiketta. 3) Etsinnän jälkeen hakukriteereiden mukaan löytyneet henkilöt näkyvät Henkilöt -laatikossa. Valitse haluamasi henkilö klikkaamalla. 4) Valitse Tehtävät -laatikosta henkilön rooli klikkaamalla. 5) Voit päättää haluatko lähettää henkilölle tunnukset projektoriin tai/ja antaa muokkausoikeudet projektiin. 6) Liitä henkilö projektiin klikkaamalla (nuoli) -painiketta. 7) Kyseiseen projektiin liitetyt henkilöt näkyvät Projektin henkilöt ja heidän tehtävänsä projektissa -laatikossa. 8) Jos haluat poistaa henkilön projektista, klikkaa ensin kyseisen henkilön nimeä Projektin henkilöt ja heidän tehtävänsä projektissa -laatikossa ja sitten (roskakori) -painiketta. 14(19)

5.5 Kuvaus HUOM! Kuvaus-välilehti sisältää lyhyen kuvauksen projektista. 1) Kirjoita Kuvaus-laatikkoon projektin lyhyt kuvausteksti (maksimi on 3000 merkkiä). Voit myös kopioida tekstin jostakin olemassa olevasta dokumentista ja liittää sen tekstinä laatikkoon. 2) Tallenna kuvaus klikkaamalla (disketti&kynä) painiketta. 5.6 Lisätiedot HUOM! Lisätiedot-välilehti sisältää lisätietoja koskien kyseistä projektia. Tällaisia tietoja voivat olla esim. mukana olevat opiskelijat, tulevat tapahtumat jne. 1) Kirjoita lisätiedot sille varattuun tekstilaatikkoon. 2) Tallenna lisätiedot klikkaamalla (disketti&kynä) painiketta. 15(19)

5.7 Luokitus HUOM! Luokitus-välilehti sisältää eri luokitustekijöitä koskien projektia. Valitut luokitustekijät vaikuttavat erityisesti projektien hakemiseen tietokannasta. Mitä enemmän luokitustekijöitä, sitä helpommin projekti löytyy. 1) Valitse haluamasi luokitustekijät viidestä eri valikosta yksitellen. 2) Liitä valitut luokitustekijät projektiin (nuoli) -painikkeella. 3) Kaikki projektiin liitetyt luokitustekijät näkyvät Projektin luokitustekijät -laatikossa. 4) Jos haluat poistaa luokitustekijän, valitse ensin kyseinen luokitustekijä klikkaamalla sitä ja klikkaa sen jälkeen sivun alalaidassa olevaa (roskakori) -painiketta. 16(19)

5.8 Perustiedot 1) Projektin nimen voi muuttaa vielä tässä kohtaa. Syötä projektille Ajankohta -kenttään alkuja loppupäivämäärä, jos tiedossa. Vastuuyksikön voi myös muuttaa tässä kohtaa. Kehitysohjelma -kohta ei ole käytössä. WWW-sivut -kohdassa voi projektin linkkiä muuttaa. Aloitusvuosi on oletuksena nykyinen vuosi. 2) Julkinen (www) -kohdassa merkintä on oletuksena Kyllä, joka tarkoittaa sitä että projekti näkyy ulospäin Internetissä. Muuta kohtaan Ei, jos haluat että projekti näkyy vain sisäisesti kaikille EVTEK-projektoriin rekisteröityneille käyttäjille (HUOM! Ominaisuudessa on havaittu tekninen vika, jonka johdosta ei julkiseksi määritellyt projektit saa näkyviin julkisessa selailussa henkilökuvauksen kautta. Asiaa korjataan parhaillaan). 3) Julkinen (intra) -kohdassa merkintä on oletuksena Kyllä, joka tarkoittaa sitä että projektin kaikki tiedot näkyvät sisäisesti kaikille EVTEK-projektoriin rekisteröityneille käyttäjille. Merkitsemällä kohtaan Ei muut projektoriin rekisteröityneet käyttäjät näkevät projektista vain nimen ja henkilö, mutta eivät muita tietoja. 4) Kohdassa Aktiivinen / Passiivinen merkintä on oletuksena Aktiivinen, joka tarkoittaa että projekti on käynnissä. Jos projekti on vielä valmisteluvaiheessa, rahoitusta hakemassa, päättynyt tai keskeytynyt merkitse se Passiiviseksi. 5) Tallenna tiedot klikkaamalla (disketti&kynä) -painiketta. 6) Pääset katsomaan yhteenvetoa eli projektin tietoja (luku 4.5) klikkaamalla Projektin yhteenveto -linkkiä. 17(19)

5.9 Raportit HUOM! Raportit-välilehti sisältää tekstiä, jossa voidaan vaikka mainita projektista tuotetut raportit. 1) Kirjoita Raportit-laatikkoon haluamasi määrä vapaamuotoista tekstiä. Voit myös kopioida tekstin jostakin olemassa olevasta dokumentista ja liittää sen tekstinä. 2) Tallenna tiedot klikkaamalla (disketti&kynä) painiketta. 5.10 Tavoitteet ja mittarit HUOM! Tavoitteet ja mittarit -välilehti voi sisältää tietoa projektin tavoitteista ja mittareista. 1) Kirjoita Raportit -laatikkoon haluamasi määrä vapaamuotoista tekstiä. Voit myös kopioida tekstin jostakin olemassa olevasta dokumentista ja liittää sen tekstinä. 2) Tallenna tiedot klikkaamalla (disketti&kynä) painiketta. 18(19)

5.11 Vaiheet HUOM! Vaiheet -välilehti sisältää tietoa projektin vaiheistuksesta ja siitä mikä on projektin tilanne. 1) Voit syöttää kahteen eri sarakkeeseen, Suunnittelu ja Toteutunut, päivämääriä sen mukaan, mitä ovat projektin suunnitellut ja toteutuneen ajankohdat. Vaiheistus näkyy sisäisesti Projektin tiedoissa / yhteenvedossa (ks. luku 4.5). 2) Tallenna tiedot klikkaamalla (disketti&kynä) painiketta. 19(19)