Kilta-rekisterin ohje Yhdistyskäyttäjille

Transkriptio

1 Kilta-rekisterin ohje Yhdistyskäyttäjille Epilepsialiitto

2 Sisällys Kirjautuminen ja valikko... 3 Uuden jäsenen lisääminen Kilta-jäsenrekisteriin... 4 Henkilön tietojen muutos Henkilön jäsenyyden muutos ja jäsenyyden päättäminen Tapahtumahallinta

3 Kilta-rekisteri toimii Epilepsialiiton ja epilepsiayhdistysten yhteisenä jäsen- ja tapahtumarekisterinä. Kilta-rekisteri on ollut käytössä vuodesta Vuoden 2016 aikana on otettu käyttöön Kiltan päivitetty ohjelmaversio. Epilepsiayhdistyksen hallitus nimeää yhdistyksestään 2-3 rekisterinkäyttäjää, joille Epilepsialiiton rekisterin pääkäyttäjä luovuttaa henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ko. yhdistyksen Kilta-rekisterin käyttöön. Kilta-rekisterin käyttäjien tulee olla erityisen huolellisia tietosuojan kanssa. Käyttäjätunnusta ja salasanaa ei saa luovuttaa toiselle henkilölle. Kilta-rekisterin päivitetty ohjeistus löytyy: Olettehan yhteydessä, mikäli teillä herää kysyttävää. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa järjestöassistentti Milla Haglund p Tietosuojavastaava järjestöpäällikkö Virpi Tarkiainen p

4 Kirjautuminen ja valikko Kirjaudu sisään rekisteriin osoitteessa Unohtuneen salasanan voit tilata Epilepsialiiton pääkäyttäjältä. Valitse sivun vasemmasta yläkulmasta näkyviin valikon tekstit. Etusivulla näet tapahtumiin tulleet uudet ilmoittautumiset Poiminta -sivuilla voit määritellä itse hakuehtoja erilaisille raporteille Jäsenyhdistykset -sivulla pääset muokkaamaan yhdistyksesi tietoja Tapahtumat -sivulla pääset luomaan ja muokkaamaan tapahtumianne Raportit -sivulta saat helposti eniten käytetyimmät raportit, kuten uudet jäsenet Tunnusten hallinta -sivulla voit vaihtaa salasanasi 3

5 Uuden jäsenen lisääminen Kilta-jäsenrekisteriin 1. Klikkaa yläreunassa olevaa + -merkkiä ja klikkaa vielä kohtaa Lisää henkilö. 2. Hae lisättävää jäsentä rekisteristä, jotta rekisteriin ei vahingossa lisätä kaksoiskappaleita henkilökorteista. Haun voi tehdä vajavaisin tiedoin, esim. kun ei tiedetä, kirjoitetaanko Nina vai Niina, niin etunimen kohdalle voi täyttää Ni ja sukunimen tarkemmin, niin haku löytää sekä Niinat, että Ninat. 4

6 3. Mikäli henkilö, jota olet lisäämässä, löytyy haun tuloksena, niin klikkaa Lisää yhdistyksen jäseneksi -painiketta ja jatka tämän ohjeen kohdasta Mikäli henkilöä ei löydy rekisteristä, klikkaa Lisää henkilö -painiketta. 5

7 5. Aukeaa Henkilökortin lisäys -näkymä, jossa luodaan uusi henkilökortti. 6. Täytä jäsenestä pakolliset tiedot, jotka ovat merkitty lomakkeella * -merkillä: Sukunimi Etunimi Postiosoite Postinumero Postitoimipaikka (Tämä täyttyy automaattisesti, kun klikkaat postinumeron täyttämisen jälkeen painiketta Hae postitoimipaikka) Kotikunta (Tämä täyttyy automaattisesti, kun klikkaat postinumeron täyttämisen jälkeen painiketta Hae postitoimipaikka) 7. Pakollisten tietojen lisäksi voit täyttää muita tietoja jäsenestä, mikäli jäseneksi liittyvä on ne jäseneksi liittyessään luovuttanut. Et saa rekisteriin lisätä henkilön tietoja, mikäli hän ei ole niitä jäseneksi liittyessä luovuttanut. Sukupuoli Syntymäaika Syntymävuosi Matkapuhelinnumero Sähköpostiosoite Lisätietoja (Huom! Sairaus, erityisruokavalio tms. arkaluonteisia henkilöön liittyviä tietoja ei jäsentietoihin saa tallentaa.) 8. Tietojen täyttämisen jälkeen klikkaa sivun alalaidassa olevaa Tallenna-painiketta. 9. Henkilökortti on nyt luotu Kilta-rekisteriin ja seuraavaksi henkilö lisätään yhdistyksen jäseneksi. 6

8 10. Siirryt Jäsenyyden lisäys -lomakkeelle, jolla jäsen liitetään yhdistyksen jäseneksi. 11. Klikkaa Hae yhdistys -painiketta. 12. Valitse vetovalikosta yhdistys. 13. Valitse vetovalikosta jäsenlaji. 7

9 14. Kirjoita jäsenyyden alkamispäivä (pp.kk.vvvv) tai valitse kalenterista (kalenteri aukeaa, kun klikkaat kenttää). 15. Valitse vetovalikosta liittymistapa, jolla jäsen ilmoitti liittymisestä yhdistyksen jäseneksi. 16. Mikäli jäsen haluaa jäsenetulehden, tee seuraavat valinnat: Valitse jakelutie henkilön tahdon mukaan: Lehti suomeksi (Jos ei ole ilmoittanut mitään, valitse tämä) Lehti suomeksi ja ruotsiksi Äänilehti ja Epilepsialehti Kirjoita Jäsenetulehtien lukumäärä -kenttään 1 8

10 17. Mikäli jäsen ei halua jäsenetulehteä, tee seuraavat valinnat: Ruksaa kohta Ei jäsenetulehteä Valitse Jakelutieksi Ei lehteä Kirjoita Jäsenetulehtien lukumäärä -kenttään Mikäli jäsen haluaa lehtensä toimitettavan johonkin toiseen osoitteeseen, niin kirjaa tiedot tätä varten. 19. Lisätietoja -kenttään ei saa kirjoittaa arkaluonteisia henkilöön liittyviä tietoja (esim. sairaus tai erityisruokavalio). 20. Tietojen täyttämisen jälkeen klikkaa sivun alalaidasta Tallenna. 21. Jäsen on nyt lisätty yhdistyksesi jäseneksi ja sinulle aukeaa näkyviin juuri lisätyn henkilön henkilökortti. 9

11 Henkilön tietojen muutos 1. Hae henkilöä yläpalkissa olevalla hakukentällä (etunimi, sukunimi tai jäsennumero). Haku ehdottaa reaaliaikaisesti päivittyen osumia antamallesi hakuehdolle. Klikkaa sitä nimeä, jonka kortin haluat avata. 2. Aukeaa Henkilökortti-näkymä. 3. Klikkaa oikeassa reunassa olevaa Muokkaa-painiketta, jotta pääset muokkaamaan henkilön tietoja. 10

12 4. Aukeaa Henkilökortin muokkaus -näkymä, joka on henkilötiedot sisältävä lomake. 5. Päivitä tiedot ajan tasalle. 6. Klikkaa lopuksi sivun alalaidasta Tallenna-painiketta. 7. Tietojen tallennuksen jälkeen palataan Henkilökortti-näkymään, jossa tiedot ovat nyt päivitetty syöttämiesi mukaan. 11

13 Henkilön jäsenyyden muutos ja jäsenyyden päättäminen Nykyistä jäsenyyttä ei käytännössä koskaan muokata, jollei sille olla asettamassa päättymispäivää. Jäsenen vaihtaessa jäsenlajia, muuttaessa lehtitilausta, jne, tulee aikaisempi jäsenyys aina päättää ja tämän jälkeen luoda uusi jäsenyys, jossa on eri jäsenlaji, lehtitilaus, jne. Mikäli muutat vanhaa jäsenyyttä, se vaikuttaa aikaisempien vuosien jäsentietoihin. 1. Hae henkilöä yläpalkissa olevalla hakukentällä (etunimi, sukunimi tai jäsennumero). Haku ehdottaa reaaliaikaisesti päivittyen osumia antamallesi hakuehdolle. Klikkaa sitä nimeä, jonka kortin haluat avata. 2. Aukeaa Henkilökortti-näkymä. 3. Siirry sivulla alaspäin kohtaan Jäsenyydet. 12

14 4. Jäsenyyttä pääsee muokkaamaan sivun oikeassa laidassa olevasta Muokkaa-napista. 5. Aukeaa Jäsenyyden muokkaus -näkymä. 6. Lisää Jäsenyyden päättymispvm ja valitse vetovalikosta Muutoksen syy Tässä on käytetty esimerkkitapauksena määräaikaista vuoden jäsenyyttä 7. Klikkaa sivun alalaidasta Tallenna-painiketta. 8. Tietojen tallennuksen jälkeen palataan Henkilökortti-näkymään, jossa jäsenyyden tiedot ovat nyt päivitetty syöttämiesi tietojen mukaan. 9. Mikäli jäsenyys ei päättynyt, vaan se jatkuu erilaisilla jäsentiedoilla, niin nyt tulee jatkaa ohjeen Kilta - Uuden jäsenen lisääminen Kilta-jäsenrekisteriin mukaan. 13

15 Tapahtumahallinta Kilta-rekisterin tapahtumahallinta osio päivittyy kesän 2016 aikana. Lähetämme tästä osiosta erilliset ohjeet syksyn 2016 aikana, jotka voitte lisätä tämän sivun tilalle. 14