KOULUMAITOTUEN SÄHKÖINEN ASIOINTIPALVELU Käyttöohje asiakkaille 1
Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ KOULUMAITOTUEN SÄHKÖISESTÄ ASIOINTIPALVELUSTA...3 1.1. LAITTEISTOVAATIMUKSET...3 1.2. KÄYTTÄJÄTUNNUKSET JA SISÄÄN KIRJAUTUMINEN...3 2. SÄHKÖISEN ASIOINTIPALVELUN SISÄLTÖ JA ULKOASU...4 2.1. NÄYTÖN YHTEISET OSAT...4 3. HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN SÄHKÖISEN ASIOINTIPALVELUN KAUTTA...5 3.1. HAKEMUKSEN TIETOJEN SYÖTTÄMINEN (ITSEHAKIJA)...5 3.1.1. Hakukauden korjaus...8 3.1.2. Hakemustuloste (itsehakija)...9 3.2. HAKEMUKSEN TIETOJEN SYÖTTÄMINEN (KUNTAHAKIJA)...10 3.2.1. Hakemustuloste (kuntahakija)...18 4. YLEISKUVAUS NÄYTÖN VASEMMAN REUNAN LINKEISTÄ...19 4.1. (AVAUSSIVU) UUTISET...19 4.2. SEURANTA...20 4.3. SALASANAN VAIHTO...21 4.4. YHTEYSTIETOJEN PÄIVITYSPYYNTÖ (ITSEHAKIJA)...22 4.5. YHTEYSTIETOJEN PÄIVITYSPYYNTÖ (KUNTAHAKIJA)...23 4.6. KUNNAN TIETOJEN PÄIVITYSPYYNTÖ...24 4.7. KUNNAN KOULUN TIETOJEN PÄIVITYSPYYNTÖ...25 4.8. YHTEYSTIETOJEN MUUTOSPYYNTÖTULOSTE...26 2
1. Yleistä koulumaitotuen sähköisestä asiointipalvelusta 1.1. Laitteistovaatimukset Palvelun käyttöliittymä on toteutettu Internet-selaimella käytettäväksi. Palvelu ei vaadi selaimelta erityisempää tukea vaan se toimii myös vanhemmilla selaimilla. Tietoturvasyistä kuitenkin on syytä käyttää kohtuullisen ajan tasalla olevaa selainta. 1.2. Käyttäjätunnukset ja sisään kirjautuminen Sovelluksen käyttäjätunnukset haetaan Maaseutuviraston sisämarkkinayksiköltä kirjallisesti (esim. sähköpostitse tai faksilla). Jotta asiakkaalle voidaan luoda tunnukset, tarvitaan seuraavat tiedot: Kuka on tuenhakija ja sen rekisterinumero, yksittäisten toimipisteiden ja mahdollisten jakelupisteiden/keskuskeittiöiden tiedot alaisine pisteineen, sähköisen asiointipalvelun yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite sekä varahenkilön nimi ja sähköpostiosoite. Jos kunta on tuenhakijana sillä täytyy olla rekisterinumero. Jos sellaista ei vielä ole, niin kunnan täytyy rekisteröityä Maaseutuvirastoon ennen käyttäjätunnusten hakemista. Ensimmäisellä kerralla kirjauduttaessa sähköiseen asiointipalveluun täytyy sinne täyttää tarvittavat tiedot ja jatkolähettää yhteyshenkilöiden saama sähköpostiviesti Maaseutuvirastoon, josta saa uuden salasanan. Käyttäjätunnusten mukana lähetetään myös A4-kokoinen ohje siitä, kuinka tulee toimia kirjauduttaessa ensimmäisen kerran asiointipalveluun. Sisäänkirjaussivulla käyttäjä voi valita asioinnissa käytettävän kielen (suomi/ruotsi) ja antaa käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Jos käyttäjätunnus ja salasana täsmäävät, näkymä vaihtuu palvelun avaussivuksi (kappale 4). Jos käyttäjätunnus ja salasana ovat virheelliset, tulee ilmoitus virheellisestä käyttäjätunnuksesta/salasanasta. Jos salasana syötetään väärin kolme kertaa, tunnus lukittuu 10 minuutin ajaksi. Jokaiselle asiakkaalle on annettu asiakasrekisteriin talletettujen tietojen perusteella oletusasiointikieli, mutta sisäänkirjautumisnäytön kieli-valintaa käyttämällä asiakas voi asioida haluamallaan kielellä. 3
2. Sähköisen asiointipalvelun sisältö ja ulkoasu 2.1. Näytön yhteiset osat Asiointipalvelun vasemmassa reunassa sijaitsee navigaatio- ja istuntotietopalkki, joka sisältää suoran navigointilinkin nimettyyn toimintoon. Ohjeen lopussa on tarkempia tietoja muista kuin hakemukseen liittyvistä navigointilinkeistä. Navigaatiopalkista voi siirtyä seuraaville asiointipalvelun sivuille: Hakemus, joka on hakemuksen pääsivu Seuranta, josta voi seurata hakemusten tapahtumatietoja Uutiset, jossa on perustietoa koulumaitotuesta ja asiointipalvelun käyttöohje sekä linkki koulumaitotuen www-sivuille. Uutiset-sivu on asiointipalvelun avaussivu. Vaihda salasana, jossa käyttäjä voi vaihtaa salasanansa. Yhteystietojen päivityspyyntö, jossa käyttäjä voi jättää sähköisen yhteystietojen päivityspyynnön Maaseutuvirastolle Istuntotietopalkki näyttää keskeiset tiedot avatusta istunnosta (asiakkaan sähköisen asioinnin vastuuhenkilön tiedot, istunnon numeron ja sisäänkirjautumisajan). Palkki sisältää myös istunnon lopetustoiminnon, sillä valitsemalla toiminnon "Lopeta istunto" aktiivinen istunto katkaistaan ja kontrolli siirtyy lopetussivulle, josta on linkit edelleen takaisin palvelun sisäänkirjautumissivulle. Lopetettaessa istuntoa asiointipalvelu kysyy, haluatko varmasti poistua palvelusta, jos asiointipalvelussa on talletettuja, mutta lähettämättömiä hakemuksia. 4
3. Hakemuksen täyttäminen sähköisen asiointipalvelun kautta 3.1. Hakemuksen tietojen syöttäminen (itsehakija) Hakemuksen pääsivu sisältää joko olemassa olevan hakemuksen yhteenvetotiedot tai toimii hakemuksen hakukauden syöttötietojen pohjana uuden hakemuksen tapauksessa. Tietojen syöttäminen aloitetaan hakukaudesta ja valitsemalla ruoanvalmistuksen osuuden vähennystapa (Lisätietoja asiakaskirjeessä 2/2009). Sen jälkeen hakemukselle lisätään joko yksittäinen piste tai jakelukeittiö/keskuskeittiö ja niiden alaiset pisteet. 5
Tuotesivulla syötetään koulu- tai toimintapäivien lukumäärä, oppilasmäärät ja tukeen oikeuttamattomien lukumäärät sekä tuotetiedot (Haettu määrä). Kun tiedot on syötetty, painetaan Talleta-painiketta. Jos et halua tallettaa tietoja, niin palaa pääsivulle klikkaamalla Palaa pääsivulle painiketta 6
Tukisivu sisältää syötettyjen arvojen perusteella laskettua tietoa tukeen oikeutettujen määristä sekä lasketun tuen määrän euroissa. Palvelun laskemaa euromäärää tulee pitää vain viitteellisenä arvona, sillä varsinainen tukilaskenta tapahtuu viranomaiskäsittelyssä Maaseutuvirastossa. Tukisivun tietosisältö vastaa periaatteeltaan jo aikaisemmin asiakkaiden käytössä olleen Excellaskentataulukon antamia tietoja. Pääset jatkamaan hakemuksen pääsivulle painalla Jatka pääsivulle -painiketta, josta näet hakemuksen päivitetyt yhteenvetotiedot. Hakemuksen pääsivu sisältää painikkeet hakemuksen tietojen tarkastamiseen ennen lähettämistä ja hakemuksen lähettämiseen viranomaisen käsittelyyn. Hakemuksen tiedot täytyy aina tallettaa ja lähettää viranomaisen käsittelyyn, jotta hakemus tulee vireille Maaseutuvirastossa. Sivulta pääsee myös korjaamaan hakukautta ennen hakemuksen lähettämistä (kappale 3.1.1). Hakemuksen lähettäminen viranomaisen käsittelyyn estää hakemuksen tietojen muokkaamisen lähetyksen jälkeen. Sivulta voi myös tulostaa hakemusluonnoksen tai hakemuksen, riippuen hakemuksen tilasta (talletettu/lähetetty käsittelyyn). (kappale 3.1.2.). Näytön alareuna sisältää hakemuksen tapahtumarivit, mahdollistaen käyttäjälle hakemuksen etenemisen reaaliaikaisen seuraamisen. 7
3.1.1. Hakukauden korjaus Hakukauden korjaussivulla voidaan vaihtaa jo hakemukselle talletettu hakukausi. Jos syötetylle hakukaudelle on jo talletettu aikaisempi hakemus tai syötetyt päivämäärät ovat virheellisiä, antaa palvelu virheilmoituksen eikä vaihda hakukautta. Kun olet vaihtanut hakukauden, palaa pääsivulle painamalla Hyväksy-painiketta, jolloin uusi hakukausi tallentuu. Jos painat Palaa pääsivulle -painiketta, asiointipalvelu ei talleta hakukauden muutosta. 8
3.1.2. Hakemustuloste (itsehakija) Käyttäjä voi tulostaa syöttämänsä hakemuksen tiedot hakemustulosteelle. Jos syötetty hakemus on talletettu-tilassa, tulostuu hakemusluonnos, jos taas hakemus on lähetetty käsittelyyn, tulostuu tukihakemus. 9
3.2. Hakemuksen tietojen syöttäminen (kuntahakija) Jos hakemuksen tiedot syötetään täysin alusta alkaen (ilman kopiota vanhasta hakemuksesta), niin tietojen syöttäminen aloitetaan hakukaudesta ja valitsemalla ruoanvalmistuksen osuuden vähennystapa (Lisätietoja asiakaskirjeessä 2/2009). Sen jälkeen hakemukselle lisätään joko yksittäinen piste tai jakelukeittiö/keskuskeittiö ja niiden alaiset pisteet. Jos hakemusten seurannasta avataan loppuun käsitelty hakemus (eli sellainen, josta on saatu Maaseutuvirastolta päätös), näkyy näytöllä myös Kopioi hakemukseksi painike, jota painamalla palvelu luo uuden hakemuksen käyttäen vanhaa hakemusta mallina. Näin vähenee hakemuksen syöttöön kuluva aika ja syöttövirheiden mahdollisuus. 10
Yksittäisen pisteen tuotesivulla syötetään yksittäisen pisteen koulu- tai toimintapäivien lukumäärä, oppilasmäärät ja tukeen oikeuttamattomien lukumäärät sekä tuotetiedot (Haettu määrä). Uutta yksittäistä pistettä lisättäessä lisättävä oppilaitos valitaan valintalistalta. Listalla on ainoastaan sellaiset koulut/päiväkodit, joilla on voimassa oleva hakijasopimus kunnan kanssa. Kun tiedot on syötetty, painamalla Talleta-painiketta asiointipalvelu siirtyy tukisivulle. Painamalla Palaa pääsivulle -linkkiä, asiointipalvelu siirtyy pääsivulle tallettamatta tietoja. 11
Tukisivu sisältää syötettyjen arvojen perusteella laskettua tietoa tukeen oikeutettujen määristä sekä lasketun tuen määrän euroissa. Palvelun laskemaa euromäärää tulee pitää vain viitteellisenä arvona, sillä varsinainen tukilaskenta tapahtuu viranomaiskäsittelyssä Maaseutuvirastossa. Tukisivun tietosisältö vastaa periaatteeltaan jo aikaisemmin asiakkaiden käytössä olleen Excellaskentataulukon antamia tietoja. Pääset jatkamaan hakemuksen pääsivulle painalla Jatka pääsivulle -painiketta, josta näet hakemuksen päivitetyt yhteenvetotiedot. Keskuskeittiöiden/jakelupisteiden tapauksessa näytölle syötetään ensin keskuskeittiön/jakelupisteen tiedot ja talletetaan ne. 12
Sen jälkeen lisätään alaiset pisteet päivä-, oppilas- ja tukeen oikeuttamattomien määrineen. Myös jakelupiste- ja keskuskeittiörivin hakukausitietoja voi syöttää ja muokata painamalla Korjaa hakukausi -painiketta (kappale 3.1.1). Hyväksy keskuskeittiökokoonpano-painikkeella voidaan hyväksyä keskuskeittiökokoonpano, jonka jälkeen syötetään tuotetiedot, ellei niitä ole vielä syötetty. Jos tuotetiedot on syötetty, niin sitten siirrytään pääsivulle. Lisää/muokkaa tuotetietoja -painikkeesta pääsee tuotesivulle muokkaamaan tuotetietoja. Poista tuotetiedot - painikkeesta poistetaan tuotetiedot ja siirrytään pääsivulle. Palaa pääsivulle - linkistä asiointipalvelu palaa pääsivulle tallettamatta tietoja. 13
Jos käyttäjä on luonut uuden hakemuksen vanhan, jo maksetun hakemuksen pohjalta, palvelu on kopioinut uuden hakemuksen rakenteen vanhalta hakemukselta. Jakelupistesivulla käyttäjä syöttää hakukausitiedot, koulu- tai toimintapäivien lukumäärän, oppilasmäärän ja tukeen oikeuttamattomien lukumäärän niille varattuihin kenttiin ja painaa "Hyväksy päivitetyt tiedot" painiketta. Jos jokin kopioitu alainen piste ei enää kuulu kokoonpanoon, jättämällä sen tiedot tyhjäksi palvelu poistaa rivin hyväksynnän yhteydessä. Hyväksyntäpainikkeen painamisen jälkeen kontrolli siirtyy normaalille jakelupistesivulle. Palaa pääsivulle - linkistä asiointipalvelu palaa pääsivulle tallettamatta tietoja. 14
Tuotesivulla syötetään keskuskeittiön/jakelupisteen tuotetiedot (Haettu määrä). Tiedot tulee tallettaa Talleta -painikkeesta, jonka jälkeen asiointipalvelu siirtyy tukisivulle. Palaa pääsivulle - linkistä asiointipalvelu palaa pääsivulle tallettamatta tietoja. 15
Tukisivu sisältää syötettyjen arvojen perusteella laskettua tietoa tukeen oikeutettujen määristä sekä lasketun tuen määrän euroissa. Palvelun laskemaa euromäärää tulee keskeskeittiöidenkin osalta pitää vain viitteellisenä arvona sillä varsinainen tukilaskenta tapahtuu viranomaiskäsittelyssä Maaseutuvirastossa. Tukisivun tietosisältö vastaa periaatteeltaan jo aikaisemmin asiakkaiden käytössä olleen Excel-laskentataulukon antamia tietoja. Pääset jatkamaan hakemuksen pääsivulle painalla Jatka pääsivulle -painiketta, josta näet hakemuksen päivitetyt yhteenvetotiedot. Painamalla Korjaa tuotemääriä -linkkiä pääset tuotetietosivulle muokkaamaan tuotemääriä. (ks. edellinen kuva) Hakemuksen pääsivu toimii kuntahakijan tapauksessa samoin kuin itsehakijan pääsivu (kappale 3.1). Erona itsehakijan sivuun on kuntahakijan sivulla mahdollisuus tallettaa hakemukselle useita yksittäisiä pisteitä tai jakelupisteitä/keskuskeittiöitä. Sivu sisältää painikkeet hakemuksen tietojen tarkastamiseen ennen lähettämistä ja hakemuksen lähettämiseen viranomaisen käsittelyyn. Hakemuksen tiedot täytyy aina tallettaa ja lähettää viranomaisen käsittelyyn, jotta hakemus tulee vireille Maaseutuvirastossa. Sivulta pääsee myös korjaamaan hakukautta ennen hakemuksen lähettämistä (kappale 3.1.1). Hakemuksen lähettäminen viranomaisen käsittelyyn estää hakemuksen tietojen muokkaamisen lähetyksen jälkeen. Sivulta voi myös tulostaa hakemusluonnoksen tai hakemuksen, riippuen hakemuksen tilasta (talletettu/lähetetty käsittelyyn). (kappale 3.2.1.). 16
Näytön alareuna sisältää hakemuksen tapahtumarivit, mahdollistaen käyttäjälle hakemuksen etenemisen reaaliaikaisen seuraamisen. 17
3.2.1. Hakemustuloste (kuntahakija) Kuntakäyttäjä voi tulostaa syöttämänsä hakemuksen tiedot hakemustulosteelle. Jos syötetty hakemus on talletettu-tilassa, tulostuu hakemusluonnos. Jos hakemus on lähetetty Maaseutuviraston käsittelyyn, tulostuu tukihakemus. 18
4. Yleiskuvaus näytön vasemman reunan linkeistä 4.1. (Avaussivu) Uutiset Onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjä siirtyy avaussivulle, jonne pääsee myöhemmin näytön vasemmassa reunassa olevasta Uutiset-linkistä. Avaussivun yläosa sisältää lyhyesti perustietoa koulumaitotuesta sekä linkin Maaseutuviraston koulumaitotukea käsittelevälle Internet-sivulle. Sivun alaosa sisältää käyttäjälle näytettäviä ajankohtaisia tiedotteita. Linkit sivun vasemmassa reunassa Hakemus, joka on hakemuksen pääsivu Seuranta, josta voi seurata hakemusten tapahtumatietoja Uutiset, jossa on perustietoa koulumaitotuesta ja asiointipalvelun käyttöohje sekä linkki koulumaitotuen www-sivuille. Uutiset-sivu on asiointipalvelun avaussivu. Vaihda salasana, jossa käyttäjä voi vaihtaa salasanansa. 19
Yhteystietojen päivityspyyntö, jossa käyttäjä voi jättää sähköisen yhteystietojen päivityspyynnön Maaseutuvirastolle 4.2. Seuranta Hakemusten seurantanäytöllä käyttäjä voi selailla aiemmin tallettamiaan tukihakemuksia. Hakemuksista näytetään hakemuksen numero, hakukausi, hakemuksen tilamuutoksen päivämäärä ja hakemuksen tila (voi saada arvot "talletettu", "lähetetty käsittelyyn", "käsittelyssä", "palautettu täydennettäväksi", "hylätty", "valmis"). Valitsemalla listalta tarvittavan hakemuksen numeron palvelu hakee valitun hakemuksen ja siirtyy pääsivulle (itsehakija kappale 3.1; kuntahakija kappale 3.2). 20
4.3. Salasanan vaihto Salasanan vaihtonäytöllä käyttäjä voi vaihtaa käyttämänsä salasanan uuteen. Uusi salasana täytyy antaa kahteen kertaan. Uuden salasanan syöttämisen jälkeen asiakkaan täytyy painaa Talleta muutokset -painiketta, jolloin asiointipalvelu tarkastaa, että annettu vanha salasana on oikea ja että kahteen kertaan annettu uusi salasana on identtinen. Jos edellä mainitut ehdot täyttyvät, asiointipalvelu vaihtaa salasanan ja palaa pääsivulle. Pääsivulla näytetään viesti salasanan vaihdon onnistumisesta. Toinen vaihtoehto on painaa Jatka tallentamatta -painiketta, jolloin asiointipalvelu siirtyy takaisin pääsivulle tallettamatta tietoja. 21
4.4. Yhteystietojen päivityspyyntö (itsehakija) Yhteystietojen päivityspyyntösivun avulla asiakas voi jättää yhteystietojaan koskevia muutosilmoituksia. Päivityspyynnön tiedot voi tulostaa, pyynnön voi poistaa tai lähettää käsittelyyn. Info-linkistä avautuu muutospyyntötuloste. Poista-linkistä pääsee poistamaan valitun muutospyynnön ja palaamaan takaisin tälle sivulle. Lähetä-linkkiä painamalla muutospyyntö merkitään jätetty käsittelyyn -tilaan, jonka jälkeen asiointipalvelu siirtyy pääsivulle, jossa tulee ilmoitus lähetetystä muutospyynnöstä. Talleta päivityspyyntöpainikkeesta painamalla asiointipalvelu tallettaa syötetyt tiedot yhteystietojen muutospyynnöksi ja palaa takaisin tälle sivulle. Vain käsittelyyn lähetetyt pyynnöt näkyvät Maaseutuvirastossa ja vain käsittelyyn lähettämättömiä pyyntöjä voi poistaa. Jokaisella korjattavalla tiedolla on oma voimaantulopäivämääräkenttänsä, joten yhdellä päivityspyynnöllä voi toimittaa kerralla useita muutoksia yhteystiedoissa. Näytön yläosassa on muutoshistorialoki, jossa näkyy lueteltuna kaikki talletetut päivityspyynnöt. 22
4.5. Yhteystietojen päivityspyyntö (kuntahakija) Yhteystietojen päivityspyyntösivun avulla kuntakäyttäjä voi jättää joko kuntaa tai kunnan kouluja koskevia yhteystietojen muutospyyntöjä: kunnan tietoja (kappale 4.6) pääsee syöttämään valitsemalla näytön yläosan tuen hakijan nimen jälkeen suluissa olevan rekisterinumerolinkin; koulun tietoja (kappale 4.7) taas valitsemalla koulun näytön alaosan listalta. Sivun muu toiminnallisuus on kuten itsehakijan yhteystietojen päivityspyyntösivulla (kappale 4.4). Info-linkistä avautuu muutospyyntötuloste, Poista-linkistä pääsee poistamaan valitun muutospyynnön ja palaamaan takaisin tälle sivulle. Talleta päivityspyyntö-painikkeesta painamalla asiointipalvelu tallettaa syötetyt tiedot yhteystietojen muutospyynnöksi ja palaa takaisin tälle sivulle. Lähetä-linkkiä painamalla muutospyyntö merkitään jätetty käsittelyyn - tilaan, jonka jälkeen asiointipalvelu siirtyy pääsivulle, jossa tulee ilmoitus lähetetystä muutospyynnöstä. Kunnan rekisterinumero -linkistä painamalla asiointipalvelu siirtyy kunnan yhteystietojen syöttönäytölle (kappale 4.6). Kunnan koulun rekisterinumero -linkistä asiointipalvelu siirtyy koulun yhteystietojen syöttönäytölle (kappale 4.7). 23
4.6. Kunnan tietojen päivityspyyntö Sivulla syötetään asioivaa kuntaa itseään koskevat yhteystietojen muutokset. Talleta päivityspyyntö -painikkeesta painamalla asiointipalvelu tallettaa syötetyt tiedot yhteystietojen muutospyynnöksi ja palaa takaisin sivulle "yhteystietojen päivityspyyntö (kuntahakija)", josta muutospyyntö lähetetään Maaseutuvirastoon (kappale 4.5). Palaa koululuetteloon -linkistä asiointipalvelu palaa takaisin sivulle "yhteystietojen päivityspyyntö (kuntahakija)" (kappale 4.5) tallettamatta syötettyjä tietoja. 24
4.7. Kunnan koulun tietojen päivityspyyntö Kunnan koulun yhteystietojen päivityspyyntösivun avulla kuntakäyttäjä voi jättää oman kuntansa koulujen yhteystietoja koskevia muutosilmoituksia. Talleta päivityspyyntö - painikkeesta painamalla asiointipalvelu tallettaa syötetyt tiedot yhteystietojen muutospyynnöksi ja palaa takaisin sivulle "yhteystietojen päivityspyyntö (kuntahakija)", josta muutospyyntö lähetetään Maaseutuvirastoon (kappale 4.5). Palaa koululuetteloon -linkistä asiointipalvelu palaa takaisin sivulle "yhteystietojen päivityspyyntö (kuntahakija)" (kappale 4.5) tallettamatta syötettyjä tietoja. 25
4.8. Yhteystietojen muutospyyntötuloste Yhteystietojen muutospyyntötulosteen avulla käyttäjä (sekä itsehakija että kuntahakija) voi tulostaa jättämistään päivityspyynnöistä paperitulosteen. Tulosteelta näkyy myös pyynnön jättöaika ja tila, joka päivittyy joko tilaan "käsitelty" tai "hylätty" sen mukaan, mikä on muutospyynnön käsittelyn lopputulos Maaseutuvirastossa. 26