OPPILAS- JA PALVELUKULJETUSTEN SEKÄ ASIOINTILIIKENTEEN HANKINTA Kasvatus- ja koulutuslautakunta 17.6.2015 ( 63): Lopen kunnan oppilaskuljetuksista sekä palvelu- ja asiointiliikenteestä sopimuskaudelle 17.8.2015 31.7.2016 sekä optio 2+1 vuotta julkaistiin 30.4.2015 tarjouspyyntö julkisten hankintojen HILMA ilmoitusmenettelyä käyttäen sekä kunnan internet-sivuilla siten, että hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Kasvatus- ja koulutuslautakunta on hyväksynyt tarjouspyynnön kokouksessaan 28.4.2015 ja se on yhä nähtävissä kunnan kotisivuilla www.loppi.fi. Tarjouskilpailu on avoin kaikille liikenteenharjoittajille, joilla on joukkoliikennelain (869/2009) tai taksiliikennelain (217/2007) perusteella oikeus henkilöliikenteen harjoittamiseen. Tarjoukset pyydettiin kohteittain seuraavasti: kohde 1 Launosten suunta kohde 2 Läyliäisten suunta kohde 3 Pilpalan suunta ja kohde 4 Vojakkalan suunta. Kohteiden tarkempi määrittely on esitetty tarjouspyynnön liitteessä. Tarjouspyynnön mukaan tarjoukset tulee tehdä em. kohdekokonaisuuksina eli kohdekohtaista osatarjousta ei hyväksytä. Myöskään tarjouksen sitomista toisen kohteen tarjoukseen tai sen hyväksymiseen ei hyväksytä. Tarkemmin kilpailutusperiaatteet on määritetty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjouskilpailun ratkaisuperusteet ja siten päätöksenteon perusteet ovat hinta 90 % ja laatu 10 %. Perusteet, joiden mukaan em. kriteerit on päätöksen perusteiksi arvioitava, on määritetty tarkemmin tarjouspyynnössä. Tarjoukset tuli jättää 9.6.2015 klo 12 mennessä. Määräaikana tarjouksensa jättivät Forbus Ky, Inter Kuljetus Oy, Kajon Oy, Liikenne Satuli Oy, Lin-Car Oy, Päivin Liikenne Oy ja Rapiditaxi Oy. Tarjoukset avattiin 9.6.2015 klo 13. Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä 1. Saatujen tarjousten käsittelyn ensimmäisenä vaiheena suoritettiin tarjoajien kelpoisuuden arviointi. Tällöin todettiin, että kaikki tarjoukset oli tehty tarjouspyynnön mukaisesti ja sisälsivät pyydetyt tiedot, joten ne voidaan ottaa mukaan lopulliseen vertailuun. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuusvertailu on liitteenä 2. Päätöksenteon perusteet Tarjouspyynnön mukaan valinta tehdään tarjouspyynnön ehdot täyttävien tarjoajien kesken kilpailutuskohteittain siten, että valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus tarjouspyynnössä määritetyt kriteerit ja niiden painoarvot huomioiden. Tarjouksen kohdekohtainen maksimipistemäärä on hinta- ja laatupisteet yhteen laskien 100 pistettä.
Tarjousten vertailut Kohde 1, Launosten suunta Kohteen osalta tarjouksen ovat antaneet Forbus Ky, Inter Kuljetus Oy, Kajon Oy ja Lin-Car Oy. Tarjouspyynnön mukaan hintavertailussa huomioidaan ns. takuukilometrien kilometrihinta ja ns. lisäkilometrihinnasta siten, että saadaan laskelmalla = 0,90 * takuukmhinta + 0,10 * lisäkmhinta. Em. mukaan laskien halvimman hinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 90 pistettä, johon muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan laskentakaavalla: halvin hinta / ko. tarjous * 90 = vertailupistemäärä. vertailupisteet Forbus Ky 3,73 1,50 3,51 90,00 Inter Kuljetus Oy 6,90 6,90 6,90 45,78 Kajon Oy 5,35 2,46 5,06 62,43 Lin-Car Oy 4,73 1,90 4,45 70,99 Tarjouspyynnön mukaan laatukriteerin arviointiin vaikuttaa yrityksen asiakaspalautejärjestelmä huomioiden palautekanavien ja palautteiden käsittelyn kuvaus ja häiriötilanteiden ratkaisumalli. Osana laadunhallintaa on asiakaspalautteen pyytäminen säännöllisesti, sen käsittely ja tulosten perusteella toiminnan parantaminen. Samoin reklamaatioiden antomahdollisuus palautekanavien kautta ja niiden pohjalta toiminnan parantaminen tulee olla suunniteltua. Laatukriteeristä on mahdollista saada maksimissaan 10 pistettä siten, että tilaajan kannalta toimivimmaksi ja tarkoituksenmukaisimmaksi katsottu malli (mallit) saa 10 pistettä ja sen jälkeen muut paremmuusjärjestyksessä käyttäen asteikkoa 9 1 pistettä. Arviointi voi tuoda myös samoja pistemääriä eri tarjouksille. Forbus Ky:ltä puuttuu säännöllinen asiakaspalautteen pyytäminen ja muutoinkin palautelomakkeiden käyttö. Palautekanavina ovat yhtiön yhteystiedot, jotka löytyvät mm. yhtiön kotisivuilta. Saadut reklamaatiot käsitellään kuljettajan ja asianomaisten kanssa. Häiriötilanteisiin on riittävä toimintamalli. Kokonaisarvio kriteerin osalta 3 pistettä. Myös Inter Kuljetus Oy:ltä puuttuu säännöllinen asiakaspalautteen pyytäminen ja palautelomakkeiden käyttö. Palautekanavina ovat yhtiön yhteystiedot, jotka löytyvät mm. yhtiön kotisivuilta. Saadut reklamaatiot käsitellään kuljettajan ja asianomaisten kanssa. Häiriötilanteisiin on riittävä toimintamalli. Kokonaisarvio Kajon Oy:n palautejärjestelmän kuvaus on tarjouksista paras. Järjestelmä on kuvattu tarjouksessa seikkaperäisesti ja sisältää säännöllisen asiakaspalautteen keräämisen ja käsittelyn ja myös palautelomakkeet niin kotisivuilla kuin muutoinkin. Myös häiriötilanteiden ratkaisumalli on riittävä. Kokonaisarvio kriteerin osalta 10 pistettä.
Lin-Car Oy:n palautejärjestelmä on myös hyvin kuvattu ja on palvelun hankkijan käyttäen. Myös häiriötilanteiden ratkaisumallin kuvaus on toimiva. Kokonaisarvio kriteerin osalta 9 pistettä. Vertailun yhteenveto, kohde 1 Launosten suunta hinta-pisteet laatu-pisteet Pisteet Forbus Ky 90,00 3,00 93,00 Inter Kuljetus Oy 45,78 4,00 49,78 Kajon Oy 62,43 10,00 72,43 Lin-Car Oy 70,99 9,00 79,99 tarjouksen Launosten suunnan kuljetusten osalta on tarjouspyynnön mukaisia valintakriteerejä ja painoarvoja käyttäen antanut Forbus Ky. Kohde 2, Läyliäisten suunta Kohteen osalta tarjouksen ovat antaneet Inter Kuljetus Oy, Liikenne Satuli Oy ja Lin-Car Oy. Valintakriteerien perusteet ja määräytyminen kuten edellä. Vertailupisteet Inter Kuljetus Oy 3,88 3,88 3,88 56,13 Liikenne Satuli Oy 4,10 2,25 3,92 55,56 Lin-Car Oy 2,48 1,90 2,42 90,00 Inter Kuljetus Oy:ltä puuttuu säännöllinen asiakaspalautteen pyytäminen ja palautelomakkeiden käyttö. Palautekanavina ovat yhtiön yhteystiedot, jotka löytyvät mm. yhtiön kotisivuilta. Saadut reklamaatiot käsitellään kuljettajan ja asianomaisten kanssa. Häiriötilanteisiin on riittävä toimintamalli. Kokonaisarvio Liikenne Satuli Oy:n palautejärjestelmä sisältää jatkuvan asiakastyytyväisyyden seurannan. Reklamaation antomahdollisuus palautekanavien kautta on riittävä ja palautelomakkeet löytyvät yhtiön kotisivuilta. Myös häiriötilanteiden ratkaisumalli on riittävä. Kokonaisarvio kriteerin osalta 8 pistettä.
Lin-Car Oy:n palautejärjestelmä on hyvin kuvattu ja on palvelun hankkijan käyttäen. Myös häiriötilanteiden ratkaisumallin kuvaus on toimiva. Kokonaisarvio kriteerin osalta 9 pistettä. Vertailun yhteenveto, kohde 2 Läyliäisten suunta hinta-pisteet laatu-pisteet Pisteet Inter Kuljetus Oy 56,13 4,00 60,13 Liikenne Satuli Oy 55,56 8,00 63,56 Lin-Car Oy 90,00 9,00 99,00 tarjouksen Läyliäisten suunnan kuljetusten osalta on tarjouspyynnön mukaisia valintakriteerejä ja painoarvoja käyttäen antanut Lin-Car Oy. Kohde 3, Pilpalan suunta Kohteen osalta tarjouksen ovat antaneet Inter Kuljetus Oy, Liikenne Satuli Oy, Lin-Car Oy ja Rapiditaxi Oy. Valintakriteerien perusteet ja määräytyminen kuten edellä. Vertailupisteet Inter Kuljetus Oy 3,02 3,02 3,02 63,48 Liikenne Satuli Oy 3,65 2,25 3,51 54,62 Lin-Car Oy 2,15 1,90 2,13 90,00 Rapiditaxi Oy 2,75 3,99 2,87 66,79 Inter Kuljetus Oy:ltä puuttuu säännöllinen asiakaspalautteen pyytäminen ja palautelomakkeiden käyttö. Palautekanavina ovat yhtiön yhteystiedot, jotka löytyvät mm. yhtiön kotisivuilta. Saadut reklamaatiot käsitellään kuljettajan ja asianomaisten kanssa. Häiriötilanteisiin on riittävä toimintamalli. Kokonaisarvio Liikenne Satuli Oy:n palautejärjestelmä sisältää jatkuvan asiakastyytyväisyyden seurannan. Reklamaation antomahdollisuus palautekanavien kautta on riittävä ja palautelomakkeet löytyvät yhtiön kotisivuilta. Myös häiriötilanteiden ratkaisumalli on riittävä. Kokonaisarvio kriteerin osalta 8 pistettä.
Lin-Car Oy:n palautejärjestelmä on hyvin kuvattu ja on palvelun hankkijan käyttäen. Myös häiriötilanteiden ratkaisumallin kuvaus on toimiva. Kokonaisarvio kriteerin osalta 9 pistettä. Rapiditaxi Oy pyytää asiakaspalautteen säännöllisesti, mutta sillä ei ole muutoin käytössä jatkuvaa järjestelmää kuten palautelomakkeita vaan palautekanavana ovat yhtiön yhteystiedot. Häiriötilanteisiin varautumisesta on riittävä kuvaus. Kokonaisarvio kriteerin osalta 5 pistettä. Vertailun yhteenveto, kohde 3 Pilpalan suunta hinta-pisteet laatu-pisteet Pisteet Inter Kuljetus Oy 63,48 4,00 67,48 Liikenne Satuli Oy 54,62 8,00 62,62 Lin-Car Oy 90,00 9,00 99,00 Rapiditaxi Oy 66,79 5,00 71,79 tarjouksen Pilpalan suunnan kuljetusten osalta on tarjouspyynnön mukaisia valintakriteerejä ja painoarvoja käyttäen antanut Lin-Car Oy. Kohde 4, Vojakkalan suunta Kohteen osalta tarjouksen ovat antaneet Inter Kuljetus Oy, Lin-Car Oy ja Päivin Liikenne Oy. Valintakriteerien perusteet ja määräytyminen kuten edellä. Vertailupisteet Inter Kuljetus Oy 4,50 4,50 4,50 40,60 Lin-Car Oy 2,99 1,90 2,88 63,44 Päivin Liikenne Oy 2,05 1,86 2,03 90,00 Inter Kuljetus Oy:ltä puuttuu säännöllinen asiakaspalautteen pyytäminen ja palautelomakkeiden käyttö. Palautekanavina ovat yhtiön yhteystiedot, jotka löytyvät mm. yhtiön kotisivuilta. Saadut reklamaatiot käsitellään kuljettajan ja asianomaisten kanssa. Häiriötilanteisiin on riittävä toimintamalli. Kokonaisarvio
Lin-Car Oy:n palautejärjestelmä on hyvin kuvattu ja on palvelun hankkijan käyttäen. Myös häiriötilanteiden ratkaisumallin kuvaus on toimiva. Kokonaisarvio kriteerin osalta 9 pistettä. Päivin Liikenne Oy:n käytäntönä ei ole asiakaspalautteen pyytäminen säännöllisesti, mutta sillä on muutoin käytössä jatkuvana palautekanavana palautelomakkeet yhtiön kotisivuilla. Häiriötilanteisiin varautumisesta on riittävä kuvaus. Kokonaisarvio kriteerin osalta 7 pistettä. Vertailun yhteenveto, kohde 4 Vojakkalan suunta hinta-pisteet laatu-pisteet Pisteet Inter Kuljetus Oy 40,60 4,00 44,60 Lin-Car Oy 63,44 9,00 72,44 Päivin Liikenne Oy 90,00 7,00 97,00 tarjouksen Vojakkalan suunnan kuljetusten osalta on tarjouspyynnön mukaisia valintakriteerejä ja painoarvoja käyttäen antanut Päivin Liikenne Oy. (Talousjohtaja Pekka Leppänen puh. 040 330 6008 / kasvatus- ja koulutusjohtaja Tero Kuusisto puh. 040 330 6030) Päätösehdotus: Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää hyväksyä kohteen 1, Launosten suunnan kuljetusten osalta Forbus Ky:n tarjouksen, tarjoushinta ns. takuukilometrien osalta 3,73 kohteen 2, Läyliäisten suunnan kuljetusten osalta Lin-Car Oy:n tarjouksen, tarjoushinta ns. takuukilometrien osalta 2,48 kohteen 3, Pilpalan suunnan kuljetusten osalta Lin-Car Oy:n tarjouksen, tarjoushinta ns. takuukilometrien osalta 2,15 sekä kohteen 4, Vojakkalan suunnan kuljetusten osalta Päivin Liikenne Oy:n tarjouksen, tarjoushinta ns. takuukilometrien osalta 2,05. Kohteittain edullisimman tarjouksen jättäneen liikennöitsijän kanssa käydään sopimusneuvottelut siten, että tarjouspyynnön ehtoihin perustuva ja tarjouspyyntöasiakirjoihin sisältyvän luonnoksen mukainen hankintasopimus voidaan allekirjoittaa päätöksen saavutettua lainvoiman. Päätös: Hyväksyttiin.
Täytäntöönpano: Ote tarjoajat (sähköpostitse) Tiedoksi koulut päiväkodit kirjanpito