1(8) KALENTERIT Oulun Konttori hankintapalvelut pyytää tarjoustanne kalentereista Oulun kaupungille ja hankintayhteistyökumppaneilleen (jäljempänä myös tilaajat ) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteen mukaisesti. Hankintayksikkö ja hankintayksikön yhteistyökumppanit Sopimuskausi Oulun kaupungin hankintayhteistyökumppanit tämän kilpailutuksen perusteella solmittavaan hankintasopimukseen ovat Hailuodon, Haukiputaan, Iin, Kempeleen, Kiimingin, Limingan, Lumijoen, Muhoksen, Oulunsalon, Tyrnävän, Utajärven, Yli-Iin kunnat ja Pudasjärven kaupunki sekä Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (Osekk) ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ky hankintarengas -liitteessä mainitut yksiköt (liite 1). Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (Oulun yliopistollinen sairaala ja Oulaskankaan sairaala) liittyy mukaan sopimukseen 19.11.2012 alkaen. Oulun seudun koulutuskuntayhtymän organisaatiossa voi sopimuskauden aikana tapahtua järjestelyjä/muutoksia. Mahdolliset muutokset koskevat mm. Hallituksen päätökseen iltakoulussa 16.11.2011 ammattikorkeakoulujen taloudellisen ja hallinnollisen aseman uudistamisen periaatteista sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistukseen osakeyhtiöiden perustamista ja OKM:n kirje 11.5.2012 ammatillisen koulutuksen opiskelijamäärien uudelleen suuntaaminen sekä rakenteellisen kehittämisen toimeenpanosta. Varaamme oikeuden liittää sopimukseen samoin ehdoin uudet organisaatiot. Ii, Simo, Pudasjärvi, Utajärvi ja Vaala muodostivat 1.1.2010 alkaen Oulunkaaren seutukunnan perusterveydenhuollon yhteistoiminta-alueen. Oulunkaari hoitaa näissä kunnissa perusterveydenhuollon alueen. Oulunkaaren seutukunnan osalta Vaala ja Simo ovat hankinnassa mukana. Oulu, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii muodostavat 1.1.2013 Uuden Oulun kaupungin. Suurin osa yhdistyvien kuntien henkilöstöstä on siirtynyt Oulun alustalle jo 1.1.2012 ja loput siirrot tapahtuvat vaiheittain vuoden 2012 aikana. Sopimus tehdään ajalle 24.9.2012 31.7.2014. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan 24.9.2012, kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Optiokausi on mahdollinen ajalle 1.8.2014 31.7.2015. Option käytöstä ilmoitetaan Oulun Konttorin hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen edeltävän sopimuskauden päättymistä. Oulun Konttori hankintapalvelut tekee valitun toimittajan kanssa kirjallisen hankintasopimuksen hankintayhteistyökumppaneidensa puolesta. Oulun Konttori hankintapalvelut voi tehdä sopimuksen ja panna hankintapäätöksen täytäntöön kun 21 päivää on kulunut siitä kun tarjouskilpailussa mukana olleet tarjoajat ovat saaneet hankintapäätöksen hakemusosoituksineen tiedoksi.
2(8) Yleistä Hankinnasta on julkaistu HILMA palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) hankintailmoitus 16.8.2012. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Oulun kaupungin verkkosivuilla (www.ouka.fi/tarjouspyynnot). Hankintamäärät Esimerkkituotteet Hankinnassa noudatetaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajien edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, etteivät tilaajat voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaajat voivat keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaajat pidättävät lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten hinta vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a. se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, b. siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin, c. tarjous ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen, d. tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Liitteessä ilmoitetut kulutusmäärät ovat yhden (1) vuoden ajalta Oulun kaupungin ja hankintayhteistyökumppaneiden arviokulutusmääriä volyymituotteista. Arviokulutusmääristä puuttuvat Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ky hankintarenkaan kulutusmäärät Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymän sekä Lapin sairaanhoitopiirin alueiden osalta. Tilaajat eivät sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin ja pidätämme oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. Tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut tuoteyksilöinnit ja valmistajien tuotemerkit ovat esimerkkejä. Muutkin mainittuja tuotemerkkejä ominaisuuksiltaan ja laadultaan vastaavat tuotteet otetaan huomioon.
3(8) Kalentereiden hankinta Hankittavat valmiiksi painetut kalenterit on listattu tarjouspyynnön liitteessä (liite 2). Tarjoukseen tulee liittää esite tarjoajan tarjoamista tuotteista. Sopimuksella voidaan hankkia myös tarjouslomakkeelle (liite 2) listaamattomia kalentereita. Näille tuotteille on ilmoitettava tarjouslomakkeella alennusprosentti. Pidätämme oikeuden tilata kalentereita useammassa erässä sopimuskauden aikana. Oulun kaupungissa kalenterit tilataan keskitetysti Oulun teknisen liikelaitoksen logistiikkayksikön Keskusvarastolta. Ylimääräisten palautus Pidätämme oikeuden palauttaa ylimääräisiksi jäävät 3. ja 4. vuosikvartaalina tilatut kalenterit veloituksetta ja täysimääräisesti hyvitettynä tilausvuotta seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään saakka. Sähköinen tilausjärjestelmä Oulun kaupungilla ja yhteistyökumppaneilla on käytössään sähköinen ostotilausjärjestelmä. Tilaaja edellyttää, että valittu toimittaja tuottaa hankintapäätökseen ja sopimukseen perustuvan sähköisen tuoteluettelon tämän kilpailutuksen myötä tehtävän sopimuksen mukaisista tuotteista sopimuskauden alkuun mennessä. Tuoteluettelo tuotetaan Oulun Konttorin hankintapalveluilta saatavien erillisten ohjeiden mukaisesti ja yhteistyössä Oulun kaupungin määrittelemän ulkopuolisen palvelun tuottajan kanssa. Edellytämme toimittajalta kykyä ottaa vastaan tilauksia sähköpostin, puhelimen ja faksin välityksellä. Yhteistyö ja raportointi Hinnat Valitun toimittajan tulee vuosittain järjestää asiakaspalvelukysely, jonka yhteenveto toimitetaan Oulun Konttori hankintapalveluille sekä hankintayhteistyökumppaneille. Valitun toimittajan tulee toimittaa Oulun Konttori hankintapalveluille ja hankintayhteistyökumppaneille sopimuskauden tuotetoimituksista yhteenveto koko hankintayhteistyön osalta kerran vuodessa. Yhteenveto toimitetaan kunta, kuntayhtymä- ja sairaanhoitopiiri kohtaisesti. Yhteenvedosta tulee käydä ilmi kaikki toimitetut sopimustuotteet sekä niiden kpl- ja euromäärät. Lisäksi toimittajan tulee analysoida raportti siten, että hankintayksikkö ja hankintayhteistyökumppanit saavat tiedon kyseiseltä toimittajalta hankintarenkaan toimitusyksiköittäin ostetuista volyymituotteista. Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) euromääräisinä nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hintojen tulee sisältää
4(8) Hintojen sitovuus Toimitusehdot Toimitusaika kaikki toimituksesta aiheutuvat kustannukset. Hintojen tulee olla sama kaikille hankintayhteistyökumppaneille. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteenä olevalla tarjouslomakkeella (liite 2). Tarjoushinnat ehdottomasti merkittävä tarjouspyynnön jokaiselle riville. Hinnat ilmoitetaan neljällä (4) desimaalilla. Laskentakaavojen käyttö à-hinta - sarakkeessa on kielletty. Muilla tavoin merkittyjä hintoja ei huomioida tarjousvertailussa. Tarjouslomake (liite 1) tulostetaan ja palautetaan yhdessä cd-levykkeen tai muistitikun kanssa. Tarjouksen mukaan tulee liittää tarjoajan voimassaoleva bruttohinnasto, josta pyydetty prosenttialennus on annettu. Lisäksi tarjoajan tulee toimittaa sähköisesti nettohinnasto, josta alennukset on jo vähennetty. Tarjouksesta tulee selkeästi käydä ilmi, kumpi hinnasto on kyseessä. Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan. Toimittajalla on ennen option käyttöönottoa mahdollisuus ehdottaa muutoksia hinnoitteluunsa. Valitun toimittajan tulee sitoutua siihen, että sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samanaikaisesti voimassaoleva julkinen kampanjahinta. Toimitusehto on TOP Oulun kaupunki ja TOP hankintayhteistyökumppanit (Finnterms 2001). Pientoimitusmaksua ei hyväksytä. Poikkeuksena Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ky hankintarenkaan liitteessä (liite 1) mainituille yksiköille, joiden perässä on merkintä *t, hyväksytään kiinteä porrastamaton pientoimitusmaksu. Pientoimitusmaksun määrä on ilmoitettava tarjouksessa. Oulun kaupungin osalta kalentereiden ensimmäinen toimituserä on toimitettava viimeistään 1.11.2012. Sopimuskauden aikana seuraavat toimitusajat tarkennetaan tilaajien edustajan ja toimittajan kanssa etukäteen. Toimittajaksi valitun on toimitettava Oulun teknisen liikelaitoksen logistiikkayksikön Keskusvarastolle kalenteriesitteet 100 kpl heti niiden ilmestyttyä. Oulun kaupungin hankintayhteistyökumppaneiden osalta kukin tilaa kalenterit erikseen, sopien asian toimittajan kanssa.
5(8) Toimituskohteet ja laskutus Maksuehdot Viivästyskorko Alihankkijat Osatarjoukset Jokainen toimituskohde laskutetaan erikseen. Edellytämme yhtä laskua yhtä tilausta kohti. Oikeat laskutus- ja toimitusosoitteet tulee tilausvaiheessa toimittajan toimesta varmistaa. Laskutuslisää ei hyväksytä. Laskussa on aina mainittava tilausnumero tai muu tilausviite. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus tai sen osa on hyväksytysti suoritettu, tavara tarkastettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Oulun kaupunki, OSEKK ja PPSHP on siirtynyt pelkästään verkkolaskujen vastaanottoon vuoden 2011 alusta. Verkkolaskujen tuottaminen Oulun kaupungille on mahdollista Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla (http://ouka.fi/asiointi/verkkolasku/index.html). Muiden hankintayhteistyökumppaneiden osalta pyydämme lähettämään laskut ensisijaisesti verkkolaskuna. Oikea laskutustapa tulee toimittajan toimesta varmistaa. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri: 30 päivää netto, laskun saapumisesta Muut: 21 päivää netto, laskun saapumisesta Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttö on sallittua. Tarjoaja vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoiset tarjoukset Ympäristöystävällisyys Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Oulun kaupunki on sitoutunut kestävän kehityksen ohjelmaan. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Haluamme raaka-aineiden ja valmistusmenetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen mukaisia (esim. Oulun kaupungin kestävä kehitys ohjelma http://www.ouka.fi/oulu/ymparisto-ja-
6(8) luonto/ymparistopolitiikka) sekä suosimme toimintaa, josta aiheutuu mahdollisimman vähän jätettä. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen yhteydessä selvitys, miten sen toiminnassa ja tuotteissa otetaan huomioon ympäristöystävällisyys. Yhteiskuntavastuut ja eettiset arvot Muut ehdot Tarjoukseen tulee sisältyä kuvaus miten tarjoajan toiminnassa on otettu huomioon yhteiskuntavastuu ja eettiset arvot. Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, tavarat). Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Puitesopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2009 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjoukseen liitettävät selonteot Tarjouksen liitteenä tulee olla veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistukset maksetuista eläkevakuutusmaksuista. Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Mikäli tarjouksen tekijä on aikaisemmin toisen tarjouksen yhteydessä toimittanut Oulun Konttorin hankintapalveluille voimassaoloehdon mukaiset todistukset, uusia todistuksia ei edellytetä ja pyydämme ilmoittamaan siitä tarjouksessa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Päätöksentekoperusteet Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. Vertailu tehdään tarjouslomakkeella (liite 2) mainittujen kalentereiden perusteella. Alennusprosentteja ja pientoimitusmaksuja ei vertailla.
7(8) Vertailujen perusteella hankintapäätöksen tekee Oulun Konttori liikelaitoksen johtaja. Sähköinen tiedoksianto Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 1) sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjoukset ovat julkisilta osin nähtävissä päätöksenteon jälkeen Oulun Konttorin kirjaamossa. Hintatiedot ovat julkisia. Tarjouksen toimittaminen Tarjoukset on toimitettava suljetussa kirjekuoressa 4.9.2012 klo 16.00 mennessä osoitteella: Oulun kaupunki Oulun Konttori / Kirjaamo PL 27, Torikatu 10 A 1. 1. krs 90015 OULUN KAUPUNKI Tarjouskuoresta tulee käydä ilmi tarjoajan yhteystiedot ja kuoreen tulee laittaa merkintä Kalenterit, KONTTORI: 4185/2012., HANKINTAPALVELUT Marjo-Riitta Lalli hankinta-asiantuntija
8(8) Tarjouspyynnön liitteet: Tarjouksen mukana palautettavat liitteet: Liite 1 Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ky hankintarengas: kilpailutukseen osallistuvat yksiköt Liite 2 Tarjouslomake Veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista Työeläkekassan / eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkemaksuista Tarjouspyynnön liite 1. Tarjouslomake täytettynä ja tulostettuna Alennushinnastot tulostettuna CD-levy tai muistitikku sisältäen tarjouksen, tarjouslomakkeen täytettynä, alennushinnastot Muut tarjouspyynnössä pyydetyt liitteet: Tuotekuvasto