ORTOPANTOMOGRAFIA- JA KEFALOSTAATTIKUVAUS- LAITTEESTA 1 Yleistä Valkeakosken kaupunki pyytää tarjousta digitaalisesta ortopantomografia- ja kefalostaattikuvauslaitteesta tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Hankinnan tekemisessä noudatetaan seuraavia säännöksiä: Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Hankinta-asetus (Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 614/2007) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Hankinnassa toteutettava hankintamenettely on avoin. Hankinta on kokonaisarvoltaan EU-kynnysarvon alittava tavarahankinta. Hankinnasta on ilmoitettu 31.8.2012 - Hilma-ilmoituspalvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi - sekä Valkeakosken kaupungin kotisivuilla www.valkeakoski.fi Osatarjoukset eivät ole mahdollisia. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole mahdollisia. 2 Hankintayksikkö ja taustatiedot 3 Hankintakausi Hankintayksikkö on Valkeakosken kaupungin sosiaali- ja terveyskeskus. Valkeakosken väestömäärä on yhteensä noin 21 000. Kuvauksia on noin 600/vuosi. Laite sijoitetaan Valkeakosken terveyskeskuksen hammashoitolaan ja sitä käytetään pääasiassa hammaslääkärin lähetteellä tehtäviin leukojen sekä hampaiden röntgenkuvauksiin. Syksy 2012. 1
4 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on toimitettava tai pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi alla mainittu selvitys. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai muuhun vastaavaan ammatti- tai elinkeinorekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ennakkoperintärekisteriotteen tulee olla voimassa maksupäivänä. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja lakisääteisten vakuutusmaksujen (työeläke- ja tapaturmavakuutusmaksujen) maksamisesta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: tiedot ammatti- ja elinkeinorekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkitsemisestä selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsenä laatima. veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus työeläke- ja tapaturmavakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty Tarjoaja vakuuttaa, että tilaajavastuulain edellyttämät soveltuvuutta koskevat ehdot täyttyvät. 2
Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava edellä esitettyjen vaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. 5 Hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Jos alla mainitut vaatimukset eivät täyty, palveluntuottajan tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Testikäyttömahdollisuus Tarjoajan tulee järjestää laitteelle testikäyttömahdollisuus tai vähintään käyttöpaneelien testikäyttömahdollisuus kuvaukseen asettelussa, ohjelman valinnassa ja koneen säädöissä arviointia varten. Käytännössä testaus voi olla esittelytiloissa, ei tarvitse asentaa koekäyttöä varten. Tarjoajan tulee kuvata tarjouksessaan miten testikäyttö järjestetään. Testikäytön tulisi ajoittua joko viikolle 39 tai 40. Käyttö- ja huoltokoulutus sekä laitteiden käyttöohjeet Toimittajan tulee järjestää laitteille käyttö- ja huoltokoulutus laitteen sijoituspaikalla. Koulutuksessa tulee käydä läpi kaikki laitteen toiminnot ja käyttäjälle kuuluvat huoltotoimenpiteet. Koulutuksen tarkoituksena on, että laitteen käyttäjät pystyvät koulutuksen jälkeen käyttämään laitetta tarkoituksenmukaisesti ja turvallisesti. Koulutuksen kustannukset on sisällytettävä laitteen kokonaishintaan. Lisäksi hintaan ja toimitukseen tulee sisältyä suomenkieliset käyttöohjeet. Käyttö- ja huoltokoulutuksen ajankohta sovitaan tilaajan edustajien kanssa erikseen. Laitteelle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjottava laite on EU-direktiivien mukainen, CE-merkinnällä varustettu ja sen laatu noudattaa terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevaa lakia (629/2010). 3
Laitteen tulee täyttää EU-määräykset; näyttää potilaan saama annos tutkimuksen jälkeen. Kefalostaatissa on oltava mahdollista rajata säteilykentän koko, jolla mm. minimoidaaan pikkuaivojen saama säteilymäärä. Laitteen tulee täyttää Suomen säteilyturvakeskuksen asettamat säteilyturvallisuusvaatimukset (ST-ohje 3.1 ja sen mahdolliset päivitetyt versiot). Laitteella tulee olla mahdollisuus ottaa oikomishoidon diagnostiikassa ja arvioinnissa käytettäviä kefalostaatilla otettavia lateraalikallokuvia. Laitteella tulee voida kuvata myös leukaniveliä sekä poskionteloita. Laitteella tulee voida ottaa kuvia sekä lapsista että aikuisista. Kuvia pitää voida ottaa myös istuvista potilaista. Kuvia pitää voida ottaa vain osakuvina. Laitteen tulee soveltua olemassa olevaan kuvantamisympäristöön. Laitteen tulee soveltua olemassa olevaan kuvantamisympäristöön. Käytössä on WinHit-potilastietojärjestelmä. Kuvat tallennetaan Valkeakosken kaupungin omalle palvelimelle. Takuuaika Takuuajan on oltava vähintään kaksi (2) vuotta. Takuun tulee sisältää kaikki laitteet, ohjelmistot ja varusteet (lukuun ottamatta kuluvia osia) sekä palvelut (esim. asennustyö) sekä lisäksi vikatilanteissa purku- /asennuskustannukset, matka-ajan ja matkakulut, kuljetus- yms. kustannukset. Takuuajan huollon/huoltojen on kuuluttava hankintahintaan. Huoltopalvelut Huoltopalvelua tulee saada arkipäivisin klo 8-15 välisenä aikana. Takuuaikainen huolto suoritetaan pääsääntöisesti laitteen sijoituspaikalla. Huoltoaika sovitaan aina tapauskohtaisesti. 4
Varaosia on saatava vähintään kymmenen (10) vuoden ajan laitteen toimittamisesta. Laitteen laadunvalvonnassa mahdollisesti tarvittavien mittausvälineiden on kuuluttava hankintahintaan. Tarjouksessa on kuvattava laitteen takuu- ja huoltopalvelut vähintään seuraavilta osin: - takuuaika ja takuuhuollon sisältö (selvitys takuuajan huolloista ja takuun muusta sisällöstä) sekä normaalitakuusta poikkeavat osat - takuuajan jälkeisen huollon toimintatavat - huolto-/korjaustyön vasteaika vikailmoituksesta - huoltohinnat (huoltosopimus sisältäen määräaikaishuollot ilman osia ja matkakuluja) - huollon saatavuus (lähin huolto) ja huollon yhteystiedot - mahdollisesti säännöllisesti vaihdettavien osien hinnat - teknisen tuen saatavuus ja yhteystiedot. 6 Alihankkijat 7 Toimitusaika Tarjouksessa tulee ilmoittaa tiedossa olevien alihankkijoiden käyttö. Kunkin alihankkijan suorittamat osuudet ja työt on selvästi ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden töistä kuin omistaan. Sopimuskumppanina tilaajalle toimii vain tarjouksen jättänyt taho. Toimitusaika saa olla enintään kuusi (6) viikkoa tilauksesta. Toimitusaika tulee ilmoittaa tarjouksessa. Toimitusajan ilmoittaminen välimyyntivarauksin tulkitaan siten, että toimittaja ei sitoudu ilmoittamaansa toimitusaikaan. Mikäli toimitus viivästyy toimittajasta johtuvista syistä, tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon, joka määritellään JYSE 2009 ehtojen mukaan. Viivästymiseksi katsotaan myös asentamisen ja käyttöönoton viivästyminen sekä toimituksen osan viivästyminen kuten toimitukseen liittyvän ohjelmiston, laitteiston osayksikön ja muun osatoiminnon viivästyminen, joka merkittävästi haittaa tai estää päivittäistä työskentelyä. 5
8 Toimitusehdot TOP (FIN 01) Valkeakosken hammashoitola, Särpimäenkatu 27, 37600 Valkeakoski. Toimitusehto on pakkauksista purettuna, paikoilleen käyttökuntoon koottuna, kalusteet ja laitteet asennettuna, säädettynä ja testattuna sekä pakkausmateriaalit pois kuljetettuna. Kokonaisuus on toimittajan vastuulla asennuksen suorittamiseen asti. 9 Hintatiedot ja muut kaupalliset ehdot 9.1 Hinnat Tarjouksessa tulee ilmoittaa hankinnan arvonlisäverottomat kiinteät hinnat. Hinnat tulee ilmoittaa oheisella hintaliitteellä (Liite 1). Muulla tavalla ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. 9.2 Laskutus Hintaliitteessä kysytyt laitteen käyttökustannukset (kuluvat osat) tulee eritellä tarjouksessa. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki laitteen asentamiseen ja toimittamiseen liittyvät kustannukset kuten asennus-, toimitus- ja kuljetuskustannukset. Hintojen tulee sisältää laitteen käyttö- ja huoltokoulutus sekä takuuajan huollon/huollot. Hintojen tulee sisältää myös kaikki tilaajan maksettavaksi tulevat kustannukset kuten matka-aika, matka-, majoitus-, postitus- yms. kustannukset. Ilmoitettujen hintojen tulee olla sitovia ja niihin hyväksytään vain yleisen kustannustason nousun mukaiset korotukset takuuajan (2 vuoden) jälkeisinä neljänä vuotena. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 9.3 Maksuehto ja viivästyskorko Maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on enintään voimassa olevan korkolain (633/1982) mukainen. 10 Hankinnan muut ehdot 6
11 Tarjous 12 Tarjousten käsittely Siltä osin kun hankinnan ehtoja ei ole määritelty tässä tarjouspyynnössä hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Tavarat). Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan kelpoisuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja ehtoja. Valkeakosken kaupungilla on oikeus luottaa siihen, että tarjoaja sitoutuu kaikkiin esitettyihin vaatimuksiin ja ehtoihin. Tarjoukseen tulee sisällyttää vähintään seuraavat asiat ja liitteet: tarjoushinnat (liite 1). Tarjouksien vertailussa käytettävät tiedot. kuvalliset tuote-esitteet tai selvitykset, joista selviää tarjottavan laitteen tekniset ja toiminnalliset tiedot. Kaikkien liitteiden, teknisten tietojen ja esitettyjen dokumenttien tulee olla suomenkielisiä. kuvaus huolto- ja varaosapalvelusta selvitys mahdollisista alihankkijoiden käytöstä allekirjoitukset, lisätietojen antajat ja yhteystiedot muut erikseen tarjouspyynnössä pyydetyt todistukset ja selvitykset. Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2012 saakka. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten vertailu ja arviointi tehdään hankintalain mukaisesti seuraavasti: - tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu. 12.1 Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen ja tarjoajan poissulkeminen Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. 7
Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 12.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja siinä esitettyjä vaatimuksia, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 12.3 Tarjousten vertailu ja valintaperusteet Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota arvioidaan seuraavien perustein: Hinta, yhteensä enintään 70 pistettä Vertailuhinta lasketaan hintaliitteen (liite 1) mukaisesti. Halvin hinta saa 70 pistettä, muut tarjoukset suhteessa vähemmän. Laskentakaava on: halvin hinta/tarjottu hinta*70. Laatu, yhteensä enintään 30 pistettä Laatua arvioidaan seuraavilla perusteilla: Soveltuvuus käyttäjäyksikön käyttötarkoitukseen, 20 pistettä. hyvä 20 pistettä tyydyttävä 10 pistettä huono tai ei sovellu lainakaan 0 pistettä Käyttäjien suorittama arviointi tarjouksen ja laitteeseen tutustumisen perusteella. Arvioidaan esivalmistelut, potilaan asettelu, ohjelman valinta, säädöt ja ergonomia. Laitteen ohjelmien päivitysmahdollisuus, 5 pistettä Uusien ohjelmien lisäysmahdollisuus, 5 pistettä. 13 Hankintapäätös ja sopimuksen syntyminen Hankinnasta päättää sosiaali- ja terveysjohtaja. 8
Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Hankintapäätös lähetetään hankintalain (348/2007) 75 :n mukaisesti tarjoajalle tiedoksi käyttäen tarjoajan ilmoittamaa sähköpostiosoitetta. Käytettäessä sähköistä yhteystietoa katsotaan tarjoajan saaneen hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. 14 Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen. 15 Asiakirjojen julkisuus 16 Muut ehdot Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun viranomaisille toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisilla, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Asianosaisilla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Valkeakosken kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hinnat eivät kuulu liikesalaisuuksien piiriin. 9
Valkeakosken kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Valkeakosken kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 17 Tarjouksen toimittaminen Tarjous pyydetään toimittamaan 24.9.2012 klo 15.00 mennessä. Suomenkielinen allekirjoitettu tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Valkeakosken kaupunki Sosiaali- ja terveyskeskus PL 54 Tarjouskuoreen ja tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi ja teksti: Optg- ja kefalostaattikuvauslaite Tarjouksen toimittaminen annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. 18 Lisätiedot Hankintaa koskevat tiedustelut pyydetään esittämään sähköpostitse 7.9.2012 klo 14.00 mennessä osoitteeseen: mikael.orn@valkeakoski.fi. Viestin otsikkokenttään pyydetään kirjoittamaan: Optg- ja kefalostaattikuvauslaite Yhteenveto hankintaa koskevista tiedusteluista ja vastauksista julkaistaan Valkeakosken kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: www.valkeakoski.fi viimeistään 13.9.2012. Valkeakoskella 31.8.2012 Mikael Örn vastaava hammaslääkäri 10