KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Väliraportointi
Aikataulut Aikuiskoulutus 24 kk-hankkeet: interim report 31.10.2016 Tarkistathan oman hankkeen aikataulut vielä rahoitussopimuksesta
Yleistä väliraportista (1) Väliraportti on partneriryhmän laadullinen kuvaus hankkeen toiminnoista, eri vaiheista ja mahdollisista muutoksista peilattuna hakemukseen sillä tasolla, että ulkopuolinen voi saada selkeän kuvan hankkeen etenemisestä > raportoi kaikki hankkeen toiminnot riippumatta siitä onko niihin saatu E+ rahoitusta vai ei anna kokonaiskuva toiminnasta Väliraportti on puolen välin tarkistuspiste: miten on edetty? Raportoinnin lähtökohtana on hakemus/sopimus Jokainen hanke toimittaa vain yhden väliraportin. Koordinaattorin tehtävänä on tietojen kerääminen partnereilta. Muista, että raportin tulee kuvata koko hankkeen etenemistä ei pelkästään koordinaattorin tekemää työtä
Yleistä väliraportista (2) Väliraporttilomake on word-lomake, joka löytyy kunkin sektorin Osallistujalle-sivulta Taloustietoja on hyvä viedä Mobility Tool+ -raportointialustalle jo väliraporttivaiheessa, vaikka tietoja ei yksityiskohtaisesti tarkasteta väliraportin yhteydessä. Raportointikausi ja raportin jättöpäivä on määritelty hankesopimuksessa Raportti tehdään hankkeen työkielellä Talouden osalta raportoidaan vain kokonaiskulutus (tarkempi talouden raportointi tapahtuu loppuraportin yhteydessä MT+ -alustalla) Väliraportissa tarkistetaan, onko hanke käyttänyt vähintään 70% ensimmäisestä maksuerästä > toinen maksuerä voidaan myöntää
Väliraportointilomakkeen sisältö Interim report lomake (Word) 1. Hankkeen perustiedot 2. Project implementation 3. Project management 4. Transnational project meetings 5. Intellectual outputs 6. Multiplier events 7. Learning/teaching/training activities 8. Dissemination and use of project s results 9. Budget grant already used up Kohdat 5-7 raportoidaan vain, jos hanke sisältää näitä toimintoja.
Project identification Hankkeen yleistiedot Action type > valitse hankkeen toiminto (vain yksi valitaan). Voit deletoida listasta toiminnot, jotka eivät koske hanketta Hankenumero Hankkeen nimi Edunsaajaorganisaation nimi Hankkeen yhteyshenkilön tiedot Raportointikausi (väliraportissa esim. 1.9.2015 31.8.2016, ks. hankkeen sopimus)
Project implementation Kuvaa tähän mennessä tehtyä työtä ja toimintaa hankkeessa millaisia toimintoja ja työvaiheita on edessä väliraportin jälkeisellä kaudella. Kuvaa tässä myös pienimuotoisen materiaalin tuottamista, jos hankkeessa ei tehdä varsinaisia tuotteitta (=intellectual output). Onko hankkeen toiminta ollut hakemuksessa esitetyn mukaista (tavoitteet, toiminnot, tulokset)? Onko hankkeen toteutuksessa ollut haasteita? Millaisia?
Project management (1) Kuvaa partneriyhteistyötä Onko partnereiden välinen yhteistyö ollut toimivaa? Mahdolliset ongelmat? Onko partnereiden väliseen työnjakoon tullut muutoksia? Millaisia? Onko hankkeessa ollut/tulossa partnerimuutoksia? Kuvaa tässä myös toimintaa, joka on rahoitettu projektin hallinto ja toiminta kululuokasta (Project Management and Implementation), esimerkiksi: Kansallinen toiminta (esim. sidosryhmäyhteistyö) ja kokoukset
Project management (2) Kuvaa miten hankkeen tavoitteiden toteutumista on seurattu ja arvioitu (monitoring activities): Miten hankkeen onnistumista todennetaan? Millaista arviointitietoa kerätään? Millaisia laadullisia ja määrällisiä mittareita on käytössä? Millaisia riskienhallintamenetelmiä käytetään? Miten esimerkiksi mahdolliset konfliktit ratkaistaan?
Transnational project meetings Kuvaa hankekokouksia: Väliraporttiin mennessä pidettyjen kokousten määrä ja pitopaikat (partneriorganisaatio, maa) Kokousten keskeinen sisältö Osallistujat Mahdolliset muutokset alkuperäiseen suunnitelmaan? Muista dokumentoida kokoukset (muistiot, osallistujalistat). Ei tarvitse liittää raporttiin.
Intellectual outputs Kuvaa työtä tuotteiden tekemisen osalta miten työ etenee? Voit liittää mukaan dokumentaatiota työprosesseista/työsuunnitelmasta/aikatauluista. Onko tuotteiden osalta muutoksia alkuperäiseen suunnitelmaan verrattuna? Käytä tuotteiden kuvauksessa samoja nimiä kuin hakemuksessa mainitut. Mikäli tuotteita on jo valmiina ja ne ovat saatavilla esim. www-sivuilla tai hankkeen sähköisessä työskentelytilassa, liitä mukaan verkkosivujen osoite ja mahdolliset salasanat.
Multiplier events Kuvaa väliraporttiin mennessä järjestettyjä levitystapahtumia: sisältö osallistujat keskeiset tulokset ja mahdollinen osallistujapalaute Mainitse myös mihin tuotteeseen/tuotteisiin (intellectual output) tapahtuma on liittynyt. Jos tilaisuuden materiaali on saatavilla sähköisesti, liitä mukaan verkkosivujen osoite.
Learning/teaching/training activities Kuvaa pidettyjä workshoppeja/ koulutustilaisuuksia: Tapahtumien suunnittelu ja valmistelu (myös esim. opiskelijoiden valmistautuminen liikkuvuuteen) Osallistujat (opettajat ja/tai opiskelijat) ja heidän roolinsa Tapahtumien sisältö ja toteutus Osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen käytännöt Tulokset ja arviointi (mm. osallistujien palaute) Kuvaa myös työskentelyä opiskelijoiden/oppilaiden kanssa virtuaalisesti/omassa oppilaitoksessa Ovatko toiminnot olleen suunnitelman mukaisia (sisältö, määrät)? Jos on muutoksia, kuvaa millaisia muutoksia on tehty ja miksi? Syötä pidettyjen koulutustilaisuuksien tiedot Mobility Tool - alustalle ja viittaa Word-lomakkeen kuvauksissa johdonmukaisesti ko. olevaan tilaisuuteen
Dissemination and use of project s results Kuvaa keskeisiä levitystoimintoja: a) mitä on tehty tähän mennessä ja b) miten hankkeen tuloksia tullaan jatkossa levittämään Kuvaa myös sellaista levitystoimintaa, joihin ei ole hankkeessa myönnetty erikseen rahoitusta (esimerkiksi levitysseminaarit oman oppilaitoksen henkilöstölle jne.) Jos hankkeessa on jo tehty levitystoimintaa kerro myös millaista palautetta kohderyhmiltä on saatu.
Budjetti E+ tuki 1. maksuerä Kulutus väliraporttiin mennessä 2. maksuerä
Mobility Tool+ väliraportoinnissa Tiedot raportointikaudella toteutuneesta tukeen oikeuttavasta toiminnasta on suositeltavaa päivittää Mobility Tool -alustalle mahdollisimman kattavasti jo väliraportointivaiheessa Opastusta talous- ja muiden tietojen syöttämiseen löytyy kunkin sektorin Osallistujalle-sivulta Mobility Toolin tietoja EI väliraportointivaiheessa lähetetä (submit) erikseen, eikä niitä tarkasteta CIMOssa yksityiskohtaisesti Tietoja kannattaa myös hankkeen edetessä päivittää säännöllisesti mm. eri toimintojen (esim. kokousten, koulutusjaksojen) toteutumisen myötä
Muutoksia hankkeeseen? Edunsaajaorganisaation yhteystietojen, laillisen edustajan ja hankkeen yhteyshenkilön muutokset > täytetään yhteystietojen muutosilmoitus Sopimusmuutos (= edellyttää kansallisen toimiston hyväksyntää) tulee tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa: Hankesopimuksen kesto muuttuu Partneriryhmään tulee muutoksia Hankkeen budjettiin tehdään muutoksia, jotka ylittävät sopimuksessa mainitut rajat Keskeiset hankkeen toteuttamiseen vaikuttavat muutokset (esim. muutokset työsuunnitelmaan ja tuotteisiin) > HUOM! hankkeen sisältöön ja tavoitteisiin ei voi tehdä muutoksia, jotka muuttavat hankkeen luonnetta. Täytetään sopimusmuutoslomake (löytyy kunkin sektorin Osallistujalle-sivuilta)
Raportin lähettäminen CIMOon 1) Raportin allekirjoittaa edunsaajaorganisaation laillinen edustaja (esim. rehtori) 2) Skannaa Word-lomakkeen allekirjoitussivu raportin liitteeksi 3) Lähetä väliraportti (Word) liitteineen sähköpostitse CIMOon Aikuiskoulutus: grundtvig(at)cimo.fi