Tiivistelmä auditointiraportista /Tku, 11.10.2011 Raportti perustuu sisäisen auditoinnin menettelytavan mukaisesti itsearviointiimme, auditointiaineistoon ja auditointihaastatteluihin. Julkisuus: raportti on yliopistoyhteisössä julkinen ja se julkaistaan Jyväskylän yliopiston intrassa. Kaikkien auditointiraporttien yhteenveto on julkinen. Edellisen auditoinnin perusteella todetut kehittämiskohteet ja niitä koskevat kehittämistoimet: pedagogisen johtajan asema on yksikössä määritelty yliopistotason pedagogisten johtajien verkostossa on kehitettävää; kokoontunut vain kerran amanuenssin tehtäviä ei ole uudelleen organisoitu palautejärjestelmä on vielä kehittämättä palvelukeskuksen työtä arvioidaan uudelleen verkkosivujen kehittäminen tehtäväkuvien osalta on parhaillaan tekeillä opiskelijat on otettu mukaan tohtoriopiskelijoiden osalta, mutta muilta osin sitä ei ole organisoitu; Avance -fuusiosta odotetaan apua amanuenssi toimii laatuvastaavana; laatutietoisuutta on kehitetty yksikön yhteisen kehittämispäivän avulla tutkimuksen kehittämisryhmässä on tehty laadunarviointia yksikössä on useita laatujärjestelmiä ja yksikkö tähtää useaan akreditointiin 1. Henkilöstöjohtamisen ja -prosessien suunnittelu yksikön strategia ei näytä vielä tulleen tutuksi henkilöstölle strategiailtapäivä Jyväskylän yliopiston henkilöstöohjelmaa ei tunneta yksikön sisällä laajasti strategiailtapäivä yhteisten asioiden suunnittelun koetaan kasaantuneen tietyille henkilöille huomiointi palvelukeskuksen uudistuksessa ja työsuunnitelmissa Visio -päivästä saatiin hyvää palautetta vuosittainen tapahtuma Avance -yhteistyö näyttäytyy toistaiseksi lähinnä mahdollisuutena lisätä johtamiskoulutuksessa opetuksen ja tutkimuksen vuorovaikutusta yksiköllä ei ole henkilöstösuunnitelmaa laatiminen on käynnissä (dekaani & hp)
koulutus- ja kehittämissuunnitelmien merkitystä ei tunnisteta henkilöstöjohtamisen osana koulutus- ja kehittämissuunnitelmien laatiminen niin opetus- kuin hallinto- ja tukipalveluhenkilöstön osalta; työsuunnitelmiin näkyviin kouluttautumiseen käytettävät tunnit kauppakorkeakoululla ei ole viestintäsuunnitelmaa eikä -strategiaa työhyvinvointi ei ilmene henkilöstöjohtamisen tavoitteissa eikä strategioissa 2. Henkilöstöjohtamisen ja -prosessien toteutus Johtamisen vastuut on määritelty selkeästi. Henkilöstöllä on epätietoisuutta mm. siitä, mitä johtoryhmä tekee ja ketkä johtoryhmään kuuluvat. Myöskään dekaanin, hallintopäällikön ja opintoasiainpäällikön toimenkuvasta henkilöstöllä ei ole selkeää kuvaa. henkilöstöjohtamisen prosessit eivät ole vielä vakiintuneita eikä prosessikuvauksia ole laadittu; näin ollen ne ovat henkilöstölle epäselviä tohtorikoulutettavien rekrytointia lukuun ottamatta rekrytointi, seuraajasuunnittelu ja muutosten hallinta ovat yksikössä jäsentymättömiä ongelmalliseksi koettiin se, että yksikkö ei voi itsenäisesti tehdä palkkauspäätöksiä. Rehtorin delegointipäätöstä ei vielä tunneta yksikössä riittävän hyvin. perehdyttäminen ei ole yksikössä järjestelmällistä: tutorin nimeäminen, perehdyttämisvastuiden määrittäminen, työhyvinvoinnin sisällyttäminen perehdyttämiseen työsuunnitelmissa nähtiin paljon kehitettävää: muutosten tekeminen suunnitelmiin, kirjausperusteet jne. Henkilöstö kokee työsuunnitelmat ristiriitaisina; yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja oikeudenmukaisuus eivät toteudu; neliportaista tutkijanuraa ei ole vielä otettu huomioon työsuunnitelmissa yksiköllä ei ole systemaattista osaamisen kehittämisohjelmaa palvelukeskuksessa on viime vuosina laiminlyöty kehityskeskusteluja resurssit kansainvälistymiseen koetaan niukoiksi, kv-asiat tulisi ottaa esiin kehityskeskusteluissa aitoja palkitsemismenettelyjä ei ole yksikön tehtävistä ja arvoista keskustelemiseen kaivataan systemaattisuutta; nyt johtoryhmätasolla, oppiainepalavereissa ja kehityskeskusteluissa tiedonvälityksessä ei ole systemaattisia käytänteitä eikä se ole järjestelmällistä palvelukeskuksen tultua erilliseksi yksiköksi tiedonkulku on vakavasti heikentynyt verkkosivujen ajantasaistaminen ryhmien muistioita ei ole arkistoitu yhdenmukaisesti henkilöstöpäätökset tehdään kysymättä henkilöstön mielipidettä yliopistotasoinen tiedonvälitys nähdään yksikössä heikkona ja häilyvänä yksikön ja yliopiston vuorovaikutus henkilöstöasioissa koettiin heikoksi
työhyvinvoinnissa on paljon kehitettävää; ylikuormitus on johtanut uupumiseen ja sairauspoissaoloihin. Henkilöstö kokee, että vastuu työhyvinvoinnista on työntekijällä itsellään hallinto-organisaatio on helposti haavoittuva; professorit puolestaan kokevat tekevänsä rutiinitehtäviä, jotka kuuluisivat tukipalveluille tukipalveluita ei koeta kauppakorkeakouluun kuuluvaksi kiinteäksi osaksi; palvelukeskuksen toimintaa eivät ohjaa samat tavoitteet ja strategiset linjaukset kuin kauppakorkeakoulun muita yksikköjä Kehittämiskohteet: johtoryhmän tavoitteiden ja työskentelytapojen määrittely selkeästi sekä tiedottaminen koko henkilöstölle; muistioiden laatiminen oppiaine-yksikköjen kiinteämpi yhteistyö ja synergia dekaanin ja oppiaineiden vastuuprofessoreiden roolien selkiyttäminen henkilöstöjohtamisessa ja näkyviin kirjaaminen; työsuunnitelmiin henkilöstöjohtamisen ja esimiestyön edellyttämä työpanos tärkeimpien henkilöstöjohtamisen prosessikuvausten laatiminen seuraajasuunnittelu ja muutosten hallinta perehdyttämisen selkeä vastuuttaminen työsuunnitelmat todellisiksi henkilöstöjohtamisen sekä työnsuunnittelun ja priorisoinnin välineiksi resurssien suuntaaminen kansainvälistymiseen palkitsemiseen aidot menettelyt ja selkeät käytännöt yksikön sisäisen tiedonkulun systematisointi yksikön sisäisiin työhyvinvoinnin tuntemuksiin ja työkuormien vaihteluun puuttuminen palvelukeskuksen ja muiden yksiköiden välisen suhteen määrittely ja palvelukeskuksen toiminnan kehittäminen 3. Henkilöstöjohtamisen ja -prosessien arviointi palautejärjestelmää henkilöstöjohtamisen arvioimiseksi ei ole palautelaatikko hankittu henkilöstön kouluttautumista ei seurata systemaattisesti tukipalvelujen osalta hallintopäällikön tehtävänä on varmistaa tukipalvelujen tarvitsema osaaminen, työvälineet ja muut tarvittavat resurssit; osaamistarpeita ei ole arvioitu; kehityskeskusteluja ei ole pidetty sidosryhmäpalautetta ei kerätä systemaattisesti henkilöstön kehittämistarpeiden tunnistamiseksi; tukipalvelujen palvelupotentiaali voidaan arvioida sillä, kuinka nopeasti kehittämistä vaativat uudet asiat ratkaistaan ja toteutetaan
tukipalvelujen osalta ei ole kerätty tietoa johtamisesta eikä palautetta toiminnasta 4. Henkilöstöjohtamisen ja -prosessien kehittäminen em. kehittäminen tapahtuu johtoryhmätyöskentelyn ja uuden hallintopäällikön toimenpiteiden avulla; resurssien lisääminen nähdään keskeiseksi henkilöstön kehittämiseen tarvitaan systemaattisia käytänteitä päätöksenteon, vuorovaikutuksen ja tiedonkulun kehittämiseksi ei ole koottu arviointitietoa työhyvinvointikyselyn perusteella ei ole tehty parannuksia hallinto-organisaation kehittämiseen liittyvät suuret odotukset kohdistuvat uuteen hallintopäällikköön kv-tukipalveluiden vastuut tulisi jakaa selkeästi Kehittämiskohteet: Pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet ja toimenpiteet yksikön henkilöstöjohtamisen ja -prosessien kehittämiseksi on tarpeen laatia yhdessä koko henkilöstön kansa. 5. Yhteenveto Henkilöstöjohtamisen strategiaa tulisi kehittää niin, että se näkyisi myös operatiivisessa työssä. Resurssien vähäisyyden ja JYU:n hallintokeskuksen linjausten koetaan vaikeuttavan yksikön toimintaa; tarve nykyistä laajempaan autonomiaan. Henkilöstötarpeiden analysointi (pitkän ja lyhyen tähtäimen suunnittelu); systemaattisemmat käytännöt Henkilöstöjohtamisen vastuut ovat oppiainetasolla selviä ja tukipalvelujen osalta selkiytymässä Tukipalveluissa on saatu henkilöstö mukaan suunnitteluprosesseihin; haasteellinen muutostilanne tulee huomioida ja varautua siihen, että lisäresursseja ei saada. Yksikössä on hyvä ja avoin ilmapiiri; oppiainetasoinen yhteistyö tuntuu kiinteältä. Vastuuprofessorit opettavat paljon ja hoitavat rutiinitehtäviä Oppiaineyksikköjen kiinteämpi yhteistyö varmentaisi henkilöstöjohtamisen laatua. Työsuunnitelmat on tarpeen saada todellisiksi henkilöstöjohtamisen ja työnsuunnittelun välineiksi. Yksikön sisäisten työhyvinvointituntemusten ja työkuormien vaihteluun pitää puuttua.
Kehittämisessä tulee huomioida yksikön ja sen henkilöstön voimavarat. Mitä jatkossa? Auditointiraportissa esitettyjen kehittämiskohteiden läpikäynti koko henkilöstön kanssa Ensisijaisten kehittämiskohteiden valinta ja päättäminen konkreettisista toimenpiteistä Kehittämistoimien aikatauluttaminen ja vastuuttaminen Em. raportin toimittaminen laatupäällikölle 18.11.2011 mennessä.