Jyväskylän yliopisto 1(7) n tehtävät n tehtävät on lueteltu ryhmän toimeksiannossa: osallistuu laadunvarmistusjärjestelmän toteuttamiseen, arvioi laadunvarmistusjärjestelmää, osallistuu ulkoisen auditoinnin suunnitteluun, huolehtii, että auditoinnin tulos ja siihen sisältyvät kehittämistoimet välittyvät yliopistoyhteisölle sekä huolehtii, että laatutyö on jatkuvaa yliopiston kehittämistä. Toteutuneet ja toteutumassa olevat tehtävät Toimeksiannon tehtävistä ryhmä on saattanut loppuun laadunvarmistusjärjestelmän toteuttamisen ja ulkoisen auditoinnin suunnitteluun osallistumisen. Yliopiston hallitus arvioi laadunvarmistusjärjestelmän hallituksen kokouksessa johdon katselmuksessa viikolla 11. Sitä ennen laadunkehittämisryhmä arvioi järjestelmää kokouksessaan 6.3.2009. (Kokousta pitänee aikaistaa?) Korkeakoulujen arviointineuvoston tekemän ulkoisen auditoinnin tulos julkaistaan 26.3.2009. Tiedotustilaisuus, johon osallistuvat Korkeakoulujen arviointineuvoston puheenjohtaja, professori Riitta Pyykkö, Jyväskylän yliopiston auditointiryhmän puheenjohtaja, dosentti Helka Urponen ja Jyväskylän yliopiston auditointiryhmän sihteeri Kirsi Hiltunen, pidetään 14.4.2009. Tilaisuudessa laadunkehittämisryhmän puheenjohtaja esittelee tärkeimpien kehittämistoimien suunnitelmat. Laatupäällikkö vastaa auditoinnin tuloksen kirjallisesta tiedottamisesta yliopistossa. Yliopiston ulkopuolelle auditoinnin tuloksen välittää yliopiston viestintäpalvelut. Yliopiston lausunnon tiedotusvälineille antaa rehtori. n vuoden 2009 tehtävien yhteenveto: Laadunvarmistusjärjestelmän arviointi, erityisesti sen tehokkuus ja sopivuus Jyväskylän yliopistoon Tiedotustilaisuuden järjestäminen Ulkoisen auditoinnin perusteella kehitettävien asioiden suunnitteleminen ja niistä viestiminen Jatkuva kehittäminen Tavoite: Yliopiston toimintatapojen parantaminen sellaiseksi, että yliopisto voi helposti saavuttaa (ja ylittää) tulostavoitteensa ja vaikuttaa sekä suomalaisessa yhteiskunnassa että kansainvälisessä toimintaympäristössä. n on huolehdittava siitä, että laatutyö on jatkuvaa yliopiston kehittämistä.
Jyväskylän yliopisto 2(7) Tähän mennessä on luotu laadunvarmistuksen menettelytapoja, kehitetty laatuosaamista ja arviointikäytäntöjä. Toiminnan perustana ovat laadunkehittämisryhmän hallitukselle valmistelemat ja hallituksen päättämät laatuvaatimukset samoin kuin aikaisemman laadunkehittämistyöryhmän luoma laatupolitiikka. Laatuvaatimukset ovat Korkeatasoinen tutkimus tekee Jyväskylän yliopistosta yhden Suomen johtavista yliopistoista ja omilla kärkialoillaan kansainvälisesti merkittävän. Tutkimukseen perustuva koulutus on pedagogisesti korkeatasoista, antaa hyvät valmiudet kansalliseen ja kansainväliseen työelämään sekä elinikäiseen oppimiseen ja säilyttää yliopiston yhtenä Suomen tavoitelluimmista opiskelupaikoista. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus on tavoitteellista yhteistyötä, jolla yliopistossa tuotettu tieto ja osaaminen saatetaan laajalti yhteiskunnan käyttöön. Johtaminen tukee yliopiston strategisia tavoitteita ja koko organisaation tehokasta toimintaa. Jatkuvaan kehittämiseen kuuluvat laadunhallintajärjestelmän tehokkuuden ja sopivuuden arviointi ja kehittäminen. Kehittämisen tulee olla yliopiston strategian mukaista. Meneillään olevassa strategiatyössä kehittämiskohteet täsmentyvät ja terävöityvät laatuvaatimusten ja strategian yhteensitomisen kautta vuoden 2009 aikana. Tämänhetkiset laatutavoitteet on esitetty laatuvaatimuksissa. Laadunvarmistuksen mekanismien kehittämistä on mahdollista jatkaa strategiatyöstä riippumatta. Eniten kehitettävää on arvioinnin ja kehittämisen osa alueilla. Arvioinnin kehittämisessä on mahdollista keskittyä sisäisten auditointien kehittämiseen siten, että kustakin teemasta (tutkimus, koulutus, yhteiskunnallinen vuorovaikutus, johtaminen) priorisoidaan 3 4 toimintatapaa, joita tarkastellaan sen teeman kaikissa auditoinneissa. Yliopistotason laatukäsikirjan käytettävyys ja oikeellisuus pitäisi arvioida. Sen pystyvät tekemään yliopistotoiminnan kaikki tasot erittäin hyvin tuntevat henkilöt, esim. hallintopäälliköt. seuraa tiiviisti strategiatyötä ja huolehtii, että laatuvaatimukset ja strategian painopisteet ovat linjassa. Tarvittaessa laatuvaatimuksia esitetään muutettaviksi. Laadunvarmistuksen mekanismeja kehitetään tiedekunta ja laitostasolla tukemalla yksiköitä kehitystyössä. määrittelee tutkimuksesta, koulutuksesta, yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta ja johtamisesta 3 4 laadunvarmistuksen toimintatapaa, jotka käydään läpi kaikissa kyseisen teeman auditoinneissa. Yliopistotason laatukäsikirjan ja laadunvarmistusjärjestelmän arvioi hallintopäälliköiden joukko.
Jyväskylän yliopisto 3(7) Muut kohteet Strategiatyö Yliopiston strategia uudistuu. Sen aikataulusta, etenemismuodoista ja tämänhetkisestä tilanteesta kertoo suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen. Toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan yhdentäminen Tavoite: Yliopistotason ja yksikkötason toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan yhdentäminen siten, että laatutyön arviointi ja kehittämisvaiheen tuottama informaatio tulee toiminnanohjauksen suunnitteluvaiheen rakennusaineeksi: Laadunhallinta koetaan vielä toistaiseksi jonkin verran irralliseksi muusta toiminnasta, ns. yliopiston ydintehtävistä. Laadunhallinta tehdään oleelliseksi osaksi yksikkötason toimin
Jyväskylän yliopisto 4(7) nanohjauksen arviointi ja kehittämismenettelyjä. Yliopiston johto tukee tulevassa strategiassa ja siitä johdettavissa toiminta ja taloussuunnitelmissa laadunhallinnan menettelyjen arkipäiväistämistä. n suunnitelmat siirtyvät johdon käyttöön vararehtorin, suunnittelupäällikön, tutkimuspäällikön ja laatupäällikön kautta. Yliopiston opetusneuvoston, tiedeneuvoston ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen koordinaatioryhmän ja laadunkehittämisryhmän yhteistyö on ollut puheenjohtajan ja tutkimuspäällikön panosta lukuun ottamatta vähäistä. Yhteistyötä on tarve kehittää. Ryhmien on syytä määritellä strategiatyöhön nojaavasti yliopiston tavoitteiden ja niiden toteutumista tarkastelevien mittareiden kautta tiedontarvetta, tietojärjestelmätarvetta, arviointiprosesseja ja tiedon hyödyntämistä yliopiston johtamisessa. Yliopiston kokonaisstrategia ohjaa myös yksiköiden strategiatyötä. Varsinkin ainelaitoksilla on vielä kuilu toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan välillä. Laatupäällikkö vierailee kaikissa laitoksissa kevään 2009 aikana. Vertailun vuoksi ja hyvien käytänteiden siirtämiseksi laatupäällikkö käy myös kaikissa erillislaitoksissa. Yliopiston laitosjohtajille aloitetaan johtamiskoulutus. Ensimmäiset 20 johtajaa valitaan syksyllä 2009 alkavaan koulutukseen. huolehtii, että johtamiskoulutuksen Jyväskylän yliopiston erityispiirteitä käsittelevissä jaksoissa käsitellään toiminnanohjausta ja laadunhallintaa yhtenä kokonaisuutena. Laatupäällikkö vastaa toimintaprosessien kehittämisestä. Työ on aloitettu hallintoviraston ns. rajapintatyönä, jossa tarkastellaan erityisesti hallintoviraston hoitamien asioiden vastuualueittaisia rajapintoja. Samalla kuvataan hallintoviraston ydinprosessit. Työ laajenee seuraavassa vaiheessa hallintoviraston sekä tiedekuntien ja laitosten rajapintojen kehittämiseen. huolehtii strategiatyössä sekä toiminta ja taloussuunnittelussa laadunhallinnan ja toiminnanohjauksen yhdistämismahdollisuuksien huomioonottamisesta. Opetusneuvoston, tiedeneuvoston, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen koordinaatioryhmän ja laadunkehittämisryhmän yhteistyö aloitetaan. Laatupäällikkö vierailee kaikissa laitoksissa. Johtajia koulutetaan. Prosesseja kehitetään. Tiedontarpeen selvittäminen Tavoite: Laadun arvioinnin, samoin kuin muun arviointitoiminnan edellytysten luominen. Yliopiston itsensä on huolellisesti määriteltävä toiminnanohjauksessa ja johtamisessa tarvitsemansa tieto. Tiedon tarve on johdon määriteltävä. Perustana ovat strategiassa määriteltävät yliopiston tavoitteet.
Jyväskylän yliopisto 5(7) Opetusministeriön raportointivaatimukset vähenevät. Yliopiston aikaisempaa suuremmassa määrin ulkopuolisista jäsenistä koostuvan hallituksen tarvitsema tietomäärä on iso, ja tiedon tulee olla ajantasaista. Myös yksikköjen johto tarvitsee aikaisempaa enemmän tietoa johtamiseensa (tuli esille useissa sisäisissä auditoinneissa). Laatutyön tietotarve on osittain samaa johtamisen tietotarpeen kanssa, mutta myös omia tarpeita on laadun arviointiin. Tietoa on kerättävä systemaattisesti, ja sen on oltava vertailukelpoista vuodesta toiseen. Tietojärjestelmiä on kehitettävä tietovarastojen suuntaan. On kuitenkin huomattava, että kehittäminen ei ole pelkästään tietojärjestelmäasia eikä tietojärjestelmäihmisten asia, vaan määrittelykysymys. Ensi vaiheessa kehitetään toiminnanohjauksen tarvitsemaa tietoa ja tietojärjestelmiä. Toiminnanohjaukseen voi olla tarvetta yhtenäistää arviointisyklejä. yhdessä laitosten, tiedekuntien, erillislaitosten, tietohallintokeskuksen ja muun hallintoviraston kanssa aloittaa tiedontarpeen määrittelyn. Tietohallinnon ja hallinnollisten järjestelmien omistajien kanssa suunnitellaan tietojärjestelmien kehittämistarvetta. n puheenjohtaja vastaa määrittelystä, miten tiedontarpeen kokonaisuuksia hallitaan yhdessä opetusneuvoston, tiedeneuvoston ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kanssa. Arvioinnit Sisäiset auditoinnit Tavoite: Yliopiston jatkuvan kehittämisen tukeminen laadunhallinnan keinoin. Sisäisissä auditoinneissa on otettava huomioon KKA:n ulkoisen auditoinnin esittämät kehittämiskohteet. Ulkoisen auditoinnin tulos saadaan vasta maaliskuun lopussa. n tulisi määritellä sisäisen auditoinnin tavoitteet. Käytännössä tarkan tavoitemäärittelyn voi jättää auditointiohjelmaan. Sisäisten auditointien suunnitelma on liitteenä 2. määrittelee vuoden 2009 sisäisen auditoinnin tavoitteet. huolehtii siitä, että sisäisten auditointien tavoitteissa ja toteutuksessa otetaan huomioon ulkoisen auditoinnin palautteet ja kehittämistarpeet. Itsearvioinnit Sisäisten auditointien jatkeena, sijasta tai lisäksi voisimme ottaa käyttöön laitostasoisen itsearvioinnin ja käyttää siinä CAF työkalua.
Jyväskylän yliopisto 6(7) Benchmarkaus Tavoite: Hyvien käytänteiden jakaminen ja kehittämisideoiden hankkiminen vertaamalla laadunvarmistusjärjestelmäämme toisen yliopiston laadunvarmistusjärjestelmään. Tuleva Itä Suomen yliopisto on esittänyt benchmarkaus kutsun. Suunnitelmat tarkentuvat laatupäällikköjen neuvottelussa 30.1.2009. Benchmarkauksen valmistelu. Osallistuminen benchmarkaukseen. Laadunhallinnan osaamisen kehittäminen Laatutyön ensimmäisen vaiheen toteutumisen jälkeen on aika kehittää yleistä laadunhallinnan osaamista. Osaamista on lisättävä laadunhallinnan toimijoilla yliopiston eri organisaatiotasoilla. Laatupäällikön ja suunnittelijan on kouluttauduttava vastaanottamaan ISOstandardin mukaiset haasteet. Yksikkötasolla laadunhallinnan eri osaamisalueita syvennetään sisäisissä koulutuksissa. Koska laadunhallinnan heikko kohta tällä hetkellä on arviointi, arviointiosaamisen kehittäminen on ensisijaista. Arviointiosaamisen kehittäminen Tavoite: Laadunhallintaa edistävän arviointikulttuurin kehittäminen. Yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän STAK mallin erityisiä kehitettäviä osa alueita ovat arviointi ja kehittäminen. Arviointiosaamisen lisäämiseksi yksiköiden olisi asetettava omat tavoitteensa ja tunnistettava, millaista koulutusta arviointiperiaatteiden, prosessien ja vastuiden määrittelyn tueksi ja kehittämiseksi tarvitaan. Arviointiprosessit kytkeytyvät yliopiston toiminnanohjaukseen sen eri tasoilla (yksikkö, tiedekunta ja yliopisto) ja kehittyvät yliopiston muuttumisen mukana. On mietittävä, kenelle tietoa yliopiston ja yksiköiden toiminnasta kootaan, millaisilla aikasykleillä ja kuka sitä kokoaa. Myös laadunhallintaan sisältyy haasteita riittävän laadun todentamiseksi ja arvioimiseksi. Tulevaisuudessa riittämätöntä laatua määritetään laatupoikkeamin. Koska arviointiprosessit ovat keskeisiä johtamisen välineitä, tulisi arviointiosaamisen kartuttaminen ottaa huomioon yliopiston muutosjohtamisessa ja sitä tukevan koulutuksen sisällöissä. Lisäksi arviointiosaamisen koulutusta voidaan sisällyttää laatutyön koulutuksiin, esimerkiksi sisäisen auditoinnin koulutukseen ja ohjaukseen, koska sisäiset auditoinnit tähtäävät niin yksiköitä kuin yliopistoakin läpäisevien erilaisten arviointimekanismien ja menettelyiden kehittävään arviointiin. Arviointiosaamisen vahvistamiseksi olisi hyödynnettävissä yliopiston yksiköiden, kuten Koulutuksen tutkimuslaitoksen ja Koulutuksen arviointisihteeristön, osaamista.
Jyväskylän yliopisto 7(7) Laadunhallinnan rakenteet Laadunhallintatyön rakenteiden määrittely Tavoite: Laadunhallintatyön yliopistotasoisen vastuun ja tavoitteiden määrittely. Vuoden 2009 aikana on ratkaistava, miten vuodesta 2010 lähtien laadunhallinnan työjärjestelyt hoidetaan. n on jätettävä ehdotuksensa syksyn tulosneuvotteluihin mennessä. Yksiköiden laatutyö hoidetaan oman työn ohella pääosin johtajien nimeämien laatuvastaavien koordinoimina. Lisäksi on määritelty QPR vastaavia ja koulutettu sisäisiä auditoijia. Yliopistotasoisesti pitäisi linjata, että laatutyön koordinointi kuuluu tiettyjen henkilöiden tehtäviin. Lisäksi jokaiselle henkilölle se kuuluu luontaisena osana omia työtehtäviä. Koordinointitehtävät tulee ottaa huomioon VPJ järjestelmässä samoin kuin työsuunnitelmissa. tekee rehtorille esityksen laadunhallintatyön rakenteiksi vuodesta 2010 eteenpäin. tekee esityksen rehtorin tai hallintojohtajan päätökseksi laatuvastaavien työn huomioon ottamisesta työsuunnitelmissa Uusien toimintamallien tuomat tehtävät Strategiatyön lisäksi yliopiston lähihaasteita, joihin laadunhallinta läheisesti yhdistyy, ovat allianssityö, prosessien kehittäminen ja riskienhallinta. Yliopistoallianssi Allianssiyliopistoista JY on tehnyt hankeyhteistyötä Tampereen yliopiston kanssa vuodesta 2006. Opetusministeriön rahoittamat hankkeet (2 kpl) päättyivät vuoden 2008 lopussa. Periaatteellinen mahdollisuus olisi jatkaa yhteistyötä allianssin sisällä. Vertailuyliopistona voisi olla hankekumppanimme Oulun yliopisto. Prosessien kehittäminen Kohdassa Toiminnanohjaus ja laadunhallinnan kehittäminen on käsitelty prosessityön etenemistä. Yliopistosta kuitenkin puuttuu yleislinjaus prosessien kehittämiseksi. n olisi tarpeen määritellä prosessityön linjaukset ja esittää ne hallintojohtajan päätettäviksi. Vaikka vuonna 2009 tuskin päästäneen ISO standardin mukaiseen laadunvarmistusjärjestelmään, siihen varautumisen on syytä alkaa. Prosessit ovat ISO 9000 standardin keskeinen osa. Riskienhallinta Yliopiston sisäinen tarkastus on nostanut esiin monena vuonna riskien kartoittamattomuuden ja riskienhallinnan puuttumisen. Sisäisen tarkastuksen arviointi ja vahvistuslausumassa yliopisto on todennut, että riskienhallinta sisällytetään osaksi laatutyötä.