Tukitehtävien laadun parantaminen. Laatusertifikaatti JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO. laadunkehittämisryhmälle

Transkriptio

1 Jyväskylän yliopiston rehtorin asettaman laadunkehittämisryhmän toimikausi oli Laadunkehittämisryhmä jättää testamenttinaan mahdolliselle seuraajaryhmälleen kehittämisehdotukset. Näiden perässä on ryhmän toiminnan loppuraportti. K E H I T T Ä M I S E H D O T U K S E T Järjestelmästä laatuun Jyväskylän yliopisto on luonut laadunhallintajärjestelmän. Nyt on vuorossa tietoon perustuva laadun parantaminen. Laatua on yliopiston jokaisen yksikön ja jokaisen yksilön toiminta yliopiston, tiedekunnan, erillislaitoksen ja laitoksen tavoitteiden suuntaisesti. Kaiken toiminnan tulee kytkeytyä yliopiston strategisiin linjauksiin. Yliopistoon on synnyttävä laatukulttuuri, jossa laatutyöstä tulee osa yksiköiden johtoryhmissä johdettavaa normaalitoimintaa. Parantamispotentiaali Laadun parantamisessa keskeisenä pidetään johtamisen prosessien parantamista. Yliopiston tavoitteita asetettaessa on otettava huomioon jatkuva kehittäminen. Yliopiston päätöksillä, niiden toimeenpanolla ja käytännön tehtävillä tulee olla kaikilla vastuuhenkilöt, joilla on myös toimintavaltuudet. On huomattava, että kollektiivinen elin, työryhmä tai neuvosto ei voi vastata tehtävien toimeenpanosta. Yliopisto on tyystin erilainen kuin vielä 1980 tai 1990 luvulla. Yhteisten asioiden hoitamiselle ei henkilöstöllä enää ole aikaa. Talkootyön aika on ohi. Prosessijohtaminen Laadunkehittämisryhmä näkee avaimena toiminnan laadukkuuteen prosessijohtamisen. Yliopiston on määriteltävä ydinprosessinsa ja niiden omistajat. Prosessien omistajien tulee vastata prosessien kehittämisestä, ja heillä tulee olla siihen valtuudet. Prosessien pitää olla yliopiston strategian suuntaisia. Toteuttamiskeinot voivat vaihdella yksiköittäin. Prosesseja on lähdettävä kehittämään johdetusti. Yliopiston johdon on päätettävä, mitkä ovat yliopiston ydinprosessit ja tukiprosessit. Prosessityöskentely auttaa yhdenmukaistamaan toimintoja, joiden poikkeavat käytänteet eivät ole tarkoituksenmukaisia. Tiedolla johtaminen Laadunhallinnan kannalta keskeistä on tiedontarpeen ja tiedonkeruun ketjujen loogisuus ja tunnettuus: mitä, miten ja milloin kerätään, kuka kerää, missä tieto käsitellään, ja kuka tietoa voi käsitellä tai kenen saatavilla se on. On tärkeää selkiyttää yliopiston toiminnan arviointisyklit ja se, mitä tiedontuottamisen prosesseja näihin sisältyy. Hyvän, kehittävän arvioinnin periaatetta pitää pystyä jatkamaan. Se onnistuu vain järjestelmällisellä otteella. Yliopiston tulee säilyttää laadunhallinnan kehittämisen resurssi. 1 (8)

2 K E H I T T Ä M I S E H D O T U K S E T Tukitehtävien laadun parantaminen Tuki ja palvelutoimintojen kehittämiseksi on tunnistettava niiden hajanaisuus: palvelua on laitoksilla, tiedekunnissa, erillislaitoksissa, hallintovirastossa ja tästä lähtien myös yliopistojen palvelukeskus Certiassa sekä tiedekuntien palvelukeskuksissa. Palvelu ei aina ole asiakaslähtöistä. Monet tukitehtävät ovat myös liikaa henkilöityneitä. Prosesseja parantamalla ja varahenkilöstöjärjestelmän luomisella voidaan saavuttaa palvelukulttuuri, jonka avulla voidaan vapauttaa tutkijoiden ja opettajien voimavaroja ydintehtäviin. Laatusertifikaatti Laadunhallinnan siirtyessä seuraavalle tasolle yliopiston on keskusteltava, mitä tavoitetasoa halutaan lähestyä. Laadunkehittämisryhmä on todennut, että laadunvarmistus on hengissä pysymisen strategia. Sekä kansallisen että kansainvälisen kilpailun kiristyessä yliopiston mainetta ja mm. koulutusvientiä tukisi kansainvälinen laatustandardi. Tämän lisäksi joillain aloilla koulutuskokonaisuuksien akkreditointi tai muu laatumaininta voi olla tarkoituksenmukainen. Mikäli yliopiston hallitus päättää lähteä tavoittelemaan laatusertifikaattia, laatujärjestelmäksi on valittava ISO 9001 standardin mukainen järjestelmä. Sen olennaisia piirteitä ovat 1. Asiakaskeskeisyys 2. Johtajuus 3. Henkilöstön sitoutuminen 4. Prosessimainen toimintamalli 5. Järjestelmällinen johtamistapa 6. Jatkuva parantaminen 7. Tosiasioihin perustuva päätöksenteko 8. Molempia osapuolia hyödyttävät toimittajasuhteet Näistä suurin haaste on prosessimainen toimintamalli, joka tarkoittaa prosessijohtamista. ISO standardiin siirtymisen pitää perustua nykyjärjestelmän arviointiin. 2 (8)

3 K E H I T T Ä M I S E H D O T U K S E T Konkreettiset toimet Laaturyhmä Toiminnan kehittämiseksi edullista on, jos yliopistossa toimii ydintehtäviin integroitunut laaturyhmä. Sen tehtävänä on koordinoida yliopiston laatutyötä, sen johtamista, prosesseja, arviointia ja kehittämistä kulloinkin tarkoituksenmukaiseen suuntaan. Yliopiston kehittämispäällikkö vastaa laatutyön käytännön toteutuksesta sekä arviointi ja kehittämisprosesseista. Arviointia ja erityisesti arvioinnin analysointia varten tulee olla joko erillinen arviointiryhmä tai tehtävä annetaan laaturyhmälle. Sisäiset auditoinnit Sisäisiä auditointeja jatketaan. Niiden merkitys toiminnan kehittämisessä on keskeinen. Sisäisten auditointien keskusteluissa löytyy yliopistossa pinnalla ja joskus myös pinnan alla olevia ongelmia. Ongelmien paljastumisen lisäksi myös hyvät käytänteet leviävät sisäisten auditointien kautta. Sisäisten auditointien toteuttamistavoissa on vaihtoehtoja, joihin syksyllä 2009 uusittu sisäisen tarkastuksen ohjesääntö avaa uusia mahdollisuuksia. KKA:n auditoinnin tulosten käsittely Yliopiston tulee ottaa huomioon KKA:n auditointiraportin kehittämissuositukset siten, että seuraavassa ulkoisessa auditoinnissa Jyväskylän yliopisto on laadunhallinnaltaan selvästi edelliskertaista korkeammalla tasolla. Lähitulevaisuudessa tulee arvioida vuosi sitten auditointiin laadunhallintajärjestelmän vahvuuksiksi kirjattujen asioiden merkitystä nykyisessä laadunhallinnassa. Laatukäsikirjat Yliopiston uusiutuva toimintamalli aiheuttaa isoja muutoksia laatukäsikirjoihin. Laatukäsikirjat ovat nykyisin raskaita ja toistavat eri tasoilla samoja asioita. Laatukäsikirjasto uusitaan täysin. Uudella verkkosivujen rakentamistekniikalla käsikirjat saadaan hierarkkisiksi ja käytettävyydeltään huomattavasti nykyistä paremmiksi. Prosessikuvaukset Prosessijohtamisen myötä prosessikuvausten merkitys kasvaa. Prosessikuvausten ohjelmistosta QPR:stä luovutaan. Tilalle otettaneen Microsoftin Visio. Asiakirjojen ulkoasu Yliopiston julkikuvaan vaikuttavat muiden asioiden lisäksi yliopiston asiakirjojen ulkoinen muoto. Laatutyön ohessa on asiakirjojen ulkoasua kehitetty. Työtä on jatkettava edelleen Jyväskylän yliopiston asiakirjoiksi tunnistamattomista dokumenteista eroon pääsemiseksi. Nyt se alkaa! 3 (8)

4 Laadunkehittämisryhmä Jyväskylän yliopiston rehtorin asettaman laadunkehittämisryhmän tehtävinä olivat laatupäällikön tukena osallistua laadunvarmistusjärjestelmän toteuttamiseen, arvioida laadunvarmistusjärjestelmää, osallistua ulkoisen auditoinnin suunnitteluun, huolehtia, että auditoinnin tulos ja siihen sisältyvät kehittämistoimet välittyvät yliopistoyhteisölle sekä huolehtia, että laatutyö on jatkuvaa yliopiston kehittämistä. Ryhmällä oli vuonna 2007 kahdeksan, vuonna 2008 kymmenen ja vuonna 2009 yhteensä kymmenen kokousta. Lisäksi 2007 ja 2008 ryhmä kokoontui kumpanakin vuonna kerran kokousta pitempään työpajaan, jossa vapaamuotoisesti ideoitiin laadunvarmistusjärjestelmää ja laatukäsikirjan sisältöä. Kesäkuussa 2009 ryhmällä oli yhteinen kokous tiedeneuvoston ja opetusneuvoston kanassa. Yhtä lukuun ottamatta kaikista kokouksista on kirjoitettu muistiot, jotka ovat luettavissa ryhmän verkkosivulla Ryhmä itsearvioi toimintaansa vuoden 2008 johdon katselmukseen sekä ryhmän työn ollessa lopullaan marraskuussa Laatutyön eteneminen Ensimmäisestä, tammikuussa 2007 pidetystä kokouksesta alkaen laadunkehittämisryhmä loi suuntaviivoja Jyväskylän yliopiston laatutyölle pitämällä pohjana opetuksen laatuhankkeiden OPLAAn ja OPLAApron sekä laatupäällikköä edeltäneen suunnittelijan työtä. Suunnittele Toteuta Arvioi Kehitä kehä, STAK kehä eli Demingin laatuympyrä oli vahvasti mukana kehittämistyössä. Yliopiston hallituksen hyväksymässä laatupolitiikassa oli määritelty laatujärjestelmän perustaksi CAF arviointimalli. Huhtikuussa 2007 laadunkehittämisryhmä päätti laatukäsikirjojen rakenteesta, että se otsikkotasolla noudattaa CAF mallia ja jokaisen pääkohdan alla STAK kehää. CAF mallin prosessit avattiin yliopiston perustehtäviksi eli tutkimukseksi, koulutukseksi ja yhteiskunnalliseksi vuorovaikutukseksi. Koska CAF mallin osa alue Tulokset sulautuu osaksi STAK kehän arviointia ja kehittämistä, Tulokset osa alue jätettiin pois. Rakennetta on noudatettu laadunkehittämisryhmän toimikauden ajan. Laatutyön haasteiksi koettiin arvioinnin vähäistä käyttämistä toiminnan kehittämisen perustana. Huhtikuussa 2007 laadunkehittämisryhmä päätti esittää opetusneuvostolle arvioivaa roolia. Tiedeneuvostolla se jo alkoi olla kehittyvän tiedebarometrin myötä. Laadunkehittämisryhmä esitti harkittavaksi myös yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvoston perustamista. Hallituksen syksyllä 2009 hyväksymän yliopiston uuden johtosäännön mukaan koulutusneuvostoksi muuttuva opetusneuvosto saa koulutuksen tilan arviointitehtävän, tutkimuksen tilan arviointi on vakiintunut tiedeneuvoston tehtäväksi, ja nyt myös perustetaan yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvosto, jolle tosin arviointitehtävää ei ole kirjattu. 4 (8)

5 Laadunkehittämisryhmä on ehdottanut yliopiston johdolle myös kestävän kehityksen ohjelman laatimista ja kestävän kehittämisen organisoinnin luomista. Järjestelmän rakentamisen ohjaamiseen oli nimetty virkamiestyöryhmä. Asia ei ole edennyt. Keväällä 2007 luotiin yliopiston verkkoon Plone instanssi, johon alettiin rakentaa yliopistotason laatukäsikirjaa. Sen ensimmäinen raakaversio oli saatavissa verkosta Toiminnanohjausta ja laatutyötä lähennettiin kevään 2007 toiminta ja taloussuunnittelun ohjeissa, joissa yksiköitä pyydettiin keskittymään aikaisempaa konkreettisempien tavoitteiden asettamiseen ja samalla tavoitteiden saavuttamiskeinojen sekä niiden saavuttamisen mittaamismekanismien miettimiseen. Laadunkehittämisryhmää keskustelutti vielä vakiintumaton sidosryhmätyö. Sidosryhmien kuulemiseksi ideoitiin työseminaaria, johon olisi kutsuttu keskeiset yhteistyötoimijat. Myös sidosryhmäkyselyä harkittiin. Lisäksi laatutyötä suunniteltiin esiteltävän vastaperustetussa Keski Suomen korkeakoulufoorumissa, mikä sittemmin syksyllä 2008 toteutui. Syyskuussa 2007 todettiin, että koulutuksessa monet asiat kytkeytyvät yhteen, mm. ohjaus, HOPS, portfolio, ilmoittautumisasiat ja palautejärjestelmät. Näiden prosessit ovat epäselviä samoin kuin monissa kohdin myös vastuut. Tilanne on jonkin verran kehittynyt laadunkehittämisryhmän toimikaudella, mutta prosesseja on yhä edistettävä. Yhtenä ongelmana on tiettyjen päätösten käytäntöön viemisen puutteellisuus. Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistusta pidettiin alusta asti vaikeana. Vastuutahojen ja prosessien puuttuminen, samoin kuin yliopiston sisäiset erilaiset käsitykset yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen sisällöistä vaikeuttavat yhteiskunnallisen tehtävän laadunvarmistusta. Osittain ongelmana on ollut myös opetusministeriön selkeiden linjausten puuttuminen. Laatusuunnittelija aloitti yliopiston läpäisevien prosessien mallinnuksen. Yliopiston toiminnan prosessimainen ohjaus ja vastuut prosessien esiin tuomien muutostarpeiden ratkaisun toteuttamiseksi olivat usein epäselviä. Todettiin, että toiminnan näkyväksi saamiseksi prosessikuvaukset ovat usein tarpeen. Muun muassa todettiin, että prosessi, mitä yliopiston hallituksen päätöksestä seuraa, on hämärä. Vuoden 2008 laadunkehittämisryhmä valmistautui KKA:n ulkoiseen auditointiin. Huhtikuussa pohdittiin auditointiaineistoon liitettäviä näytteitä ja näyttöjä laadunvarmistuksesta. Toukokuussa 2008 yliopiston hallitus päätti yliopiston laadunvarmistusjärjestelmästä ja laatuvaatimuksista. Korkeakoulujen arviointineuvoston nimeämä auditointiryhmä auditoi Jyväskylän yliopiston joulukuussa Korkeakoulujen arviointineuvosto totesi maaliskuussa 2009, että Jyväskylän yliopisto täyttää laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuudelle ja perustehtävien laadunvarmistukselle asetetut kriteerit. Auditointikohteista tutkimuksen laadunvarmistus ylsi korkeimmalle tasolle edistynyt. Matalimmalla hyväksyttäväksi tulevalla tasolla eli alkavalla tasolla olivat tuki ja palvelutoimintojen sekä yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistus. Muut auditointikohteet saavuttivat arvosanan kehittyvä. 5 (8)

6 Yliopisto valmistautui vuonna 2009 lakimuutokseen. Laadunkehittämisryhmän keskustelussa pohdittiin strategiatyön yhteisöllisyyttä. Laadunkehittämisryhmän tavoitteena oli huolehtia, että strategiatyö alistetaan yhteisön keskusteltavaksi. Keskustelua strategialuonnoksen painopisteistä pidettiin tarpeellisena, jotta yliopistoyhteisö voisi sitoutua esitettyihin linjauksiin. Yliopiston hallitus hyväksyi strategian alustavasti elokuussa Laadunkehittämisryhmän työn päättyessä strategia on edelleen luottamuksellinen eikä siten kaikkien tiedossa. Keväällä 2009 valmistuivat yliopiston riskianalyysi sekä selvitys sisäisestä tarkastuksesta. Riskienhallinta oli jo aiemmin sovittu yhdistettäväksi laadunhallintaan. Riskianalyysin tuloksien perusteella riskienhallintaa käsitellään laatukäsikirjoissa. Käsittely on toistaiseksi kesken. Niin ikään keväällä 2009 raportoidussa sisäisen tarkastuksen selvityksessä ehdotettiin, että sisäinen tarkastus ja laatuauditoinnit muodostavat yhden kokonaisuuden. Auditoinnit käytännössä hallinnoitaisiin yhdessä sisäisen tarkastuksen kanssa. Muodostettava hallituksen alainen tarkastusvaliokunta johtaa tätä työtä. Yliopiston hallitus hyväksyy vuosittaisen auditointisuunnitelman ja myös arvioi sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien suunnitelmallisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä niiden perustumista yliopiston strategiaan ja nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Hallitus myös arvioi auditointiprosessia. Laadun kehittämiseen on liittynyt yliopiston tietovarastohanke samoin kuin projektien laadun kehittämishanke. Yliopistossa on myös edistetty täydentävän rahoituksen hankkeiden dokumentinhallintaa. Laatutyön organisointi Laadunkehittämisryhmän puheenjohtaja lähetti tammikuussa 2007 laitosjohtajille ja dekaaneille pyynnön heidän yksikkönsä laatuvastaavan nimeämiseksi. Syntyi laatuvastaavaverkosto, johon vuoden 2009 lopulla kuului 80 henkilöä, yksi tai useampia henkilöitä toimintayksiköstään. Syyskuussa 2007 laitosjohtajille suunnatussa kirjeessä puheenjohtaja kehotti henkilöiden työsuunnitelmissa otettavan huomioon laatutyöhön kuluva aika. Samoin opiskelijoiden mukanaoloon laatutyössä pyydettiin kiinnittämään huomiota. Keväällä 2007 oli jo tiedossa Korkeakoulujen arviointineuvoston (KKA) tulevan ulkoisen auditoinnin ajankohta. Toimintayksiköitä pyydettiin varautumaan siihen kuitenkin muistaen, että ʺLaatutyön päätavoite on kehittää yliopistoamme laadukkaaksi, kansainvälisesti kilpailukykyiseksi tutkimusja koulutusorganisaatioksi.ʺ Laatupäällikkö aloitti tehtävässään Laatusuunnittelija saatiin heinäkuun alussa Suunnittelija jatkoi tehtävässä elokuun 2009 loppuun. Vuoden 2008 aikana sisäisten auditointien pääauditoijana toimi ympäristöntutkimuskeskuksen (YMTK) tutkija, joka on kokenut auditoija. Hänen työpanostaan on käytetty aikaisempaa vähäisemmässä määrin hyväksi myös vuonna Laatukoulutukset Tiedekuntien ja laitosten henkilöiden kouluttamiset laatutyöhön aloitettiin helmikuussa Kouluttajina ensi vaiheessa toimivat yliopiston omat asiantuntijat, jotka olivat enemmän sub 6 (8)

7 stanssiasiantuntijoita kuin laatutyön eksperttejä. Rehtori tai vararehtori avasi koulutustilaisuudet, mikä osoitti johdon sitoutumista laatutyöhön. Syksyllä 2007 alettiin kouluttaa sisäisiä auditoijia ulkopuolisen kouluttajan avulla. Auditointikoulutukset jatkuivat vuoden 2008 puolella, ja keväällä 2009 ne järjestettiin omin voimin. Kahteen opintopisteeseen (yksi koulutuksesta, yksi auditoijana toimimisesta) oikeuttavana vuoden 2009 koulutukseen osallistui runsaasti opiskelijoita. Yksityiskohtana voi mainita, että riippumatta koulutuksesta ja sen aiheesta, osallistujamäärä oli yleensä 30. Palautekäytännöt Syksyllä 2007 perustettiin laatulista, sähköpostiosoite, johon toivottiin tulevan ilmoituksia yliopiston toiminnan laaduttomuudesta ja ennen kaikkea kehittämisehdotuksia toimintaan. Aluksi listalle tuli viestejä. Ne annettiin tiedoksi asiaa hoitavalle hallintoviraston virkamiehelle tai muulle toimijalle. Ilmoitukset myös raportoitiin johdon katselmuksen yhteydessä hallitukselle. Useimmiten virkamiehen tai muun toimijan vastaus ja suunnitelma asian korjaamiseksi eivät johtaneet korjauksiin. Laadunkehittämisryhmä piti tärkeänä opiskelijapalautteen käytäntöjen kehittämistä systemaattiseksi ja palautteen jälkihoidon kehittämistä. Opetusneuvosto, koulutusjohtaja ja laadunkehittämisryhmän puheenjohtaja rakensivat yliopistotason opiskelijakyselyä, joka toteutettiin ensimmäisen kerran keväällä 2009 yliopiston 1., 3. ja 5. vuoden opiskelijoille. Yliopiston viestinnän keräämä sidosryhmäpalaute hyödynnettiin ensimmäisessä johdon katselmuksessa. Palautteen säännönmukaisuudessa on vielä kehittämistä. Uutena palautemuotona otettiin käyttöön tiedekuntien palaute yliopiston johdolle. Myös ylioppilaskunnan palaute yliopiston johdolle on uusi, laatutyön mukanaan tuoma käytäntö. Arviointikäytännöt Yliopistoon synnytettiin sisäisten auditointien käytäntö. Ulkoinen, KKA:n toteuttama auditointi oli Hallituksen tekemä johdon katselmus pidettiin kahdesti vuosina 2008 ja 2009, ja siitä on tulossa pysyvä käytäntö. Johdon katselmuksen ja toimintakertomuksen osittainen päällekkäisyys lienee poistettavissa, kun tilivirastolta vaadittu, opetusministeriölle tehty toimintakertomus keventynee. Johdon katselmuksessa toisaalta arvioidaan laadunhallintajärjestelmää, toisaalta yliopiston suorituskykyä. Yliopiston tutkimuksen tilaa kuvaava tiedebarometri on luotu ja se on raportoitu kolme kertaa hallitukselle. Vastaava koulutusbarometri on kehitteillä. Sen ensimmäinen versio esiteltiin hallitukselle keväällä Työryhmät ovat arvioineet toimintansa kerran joko vuonna 2008 tai Tavoite on, että myös työryhmän päättäessä toimintansa se arvioi aikaansaannoksiaan sekä työskentelyprosessiaan. 7 (8)

8 Viestintä Yliopiston laatutyölle laadittiin viestintäsuunnitelma lokakuussa Suunnitelma toteutui jokseenkin täysin. Elokuussa 2008 perustettiin laadunhallinnan verkkosivulle Kuukauden hyvä käytänne. Kerrallaan yhdestä sisäisten auditointien tuloksena löydetystä hyvästä käytänteestä ja myöhemmin myös ulkoisen auditoinnin näytöistä on kerran kuussa laadittu lyhyt seloste yliopistoyhteisön käyttöön. Hyvä käytänne on koko ajan näkyvissä laatusivuilla, jonne on linkki yliopiston viikkotiedotteen Sähköjyvän alusta. Lopuksi Laadunkehittämisryhmän työn päättyessä yliopistot ovat uuden aikakauden alussa. Vuoden 2010 alussa voimaantuleva yliopistolaki edellyttää yliopistojen on osallistuttava laatujärjestelmiensä arviointiin säännöllisesti. On täysi syy olettaa, että laadunhallinta on tullut jäädäkseen. Jotta se tulee jokapäiväiseksi asiaksi, on saatava syntymään laatukulttuuri, jossa kaikki voivat tuntea yliopiston toiminnan sujuvaksi ja laadukkaaksi. 8 (8)