SAUNA- JA PÄIVÄTOIMINTAKULJETUKSET Kanta-Hämeenlinna

1 (17) SAUNA- JA PÄIVÄTOIMINTAKULJETUKSET Kanta-Hämeenlinna HANKINNAN KOHDE Seutukeskus Oy Häme pyytää Hämeenlinnan kaupungin (www.hameenlinna.fi) toimeksiannosta tarjoustanne ikäihmisten sauna- ja päivätoimintakuljetuksista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on 31.8.2014 saakka + optio 1.9.2014 31.8.2016. Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) liikenteenharjoittaja. Seutukeskus Oy Häme hoitaa Hämeenlinnan kaupungin toimeksiannosta hankintaprosessin, mutta hankintapäätöksen tekee Hämeenlinnan kaupungin toimivaltaiset viranomaiset. Seutukeskus Oy Hämeestä käytetään termiä tarjouksen pyytäjä. Hämeenlinnan kaupungista käytetään termejä ostaja/tilaaja/hankintayksikkö. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/liikenteenharjoittaja. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan Hämeenlinnan kaupunkia ja valituksi tulevaa tarjoajaa. Tarjouksen pyytäjällä/ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankinnan kohteena ovat ikäihmisten sauna- ja päivätoimintakuljetukset (ikäihmisten hakeminen kotoa päivätoimintaan ja ikäihmisten kuljettaminen päivätoiminnasta kotiin) kanta- Hämeenlinnan osalta. Kohdekuvaus on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Reittejä pyritään optimoimaan sopimuskauden aikana. Tällä hetkellä ei ole erillisiä saunakuljetuksia, vaan ne ovat osa päivätoimintakuljetuksia. Sopimuskauden aikana voi kuitenkin tulla tarve erillisille saunakuljetuksille, joten liikenteenharjoittajan on varauduttava myös niihin. Liikenteenharjoittajan on varauduttava mahdollisiin sulkuaikoihin (esimerkiksi joulun aika ja kesä), jolloin toimintaa ei ole. Vaatimukset kuljettajille sekä autolle/autoille on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2.

2 (17) HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintapäätöksen jälkeen Hämeenlinnan kaupunki tulee käymään valitun liikenteenharjoittajan kanssa yksityiskohtaiset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintakauden aikana kuljetuksissa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä liikenteenharjoittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan liikenteenharjoittaja sitoutuu tähän ehtoon. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen Hämeenlinnan kaupunki tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä/ostajalla oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta.

3 (17) LIIKENNELUVAN AUTOMÄÄRÄ Liikenteenharjoittajan tulee tarjousta tehdessään ilmoittaa se automäärä, jolla hän ottaa osaa tarjouskilpailuun. Tähän määrään tulee sisällyttää niin liikenteenharjoittajan omassa käytössä olevat autot kuin myös esitetyn alihankkijan käytössä olevat autot sekä mahdollisesti hankittavat autot, jotka yhdessä on tarkoitettu kohteen liikennöintiin. Mikäli liikenteenharjoittaja ei tee edellä mainitun kaltaista automäärää koskevaa ilmoitusta, liikenteenharjoittaja vastaa vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu, jos syntynyt sopimus purkautuu siitä syystä, että liikenteenharjoittajan automäärä ei riitä liikennöinnin hoitamiseen. Mikäli liikenteenharjoittaja on hakenut lupaa automääränsä lisäämiseen, hänen tulee esittää uusi lupansa tilaajalle viimeistään 14 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVE- LUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos tilaajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Liikenteenharjoittajalla ei ole oikeutta vaatia tarjouksen pyytäjältä eikä ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Liikenteenharjoittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 4. Tarjous liitteineen Hämeenlinnan kaupunki tekee hankintapäätöksen.

4 (17) Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta liikenteenharjoittajan ja tilaajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus tilaajan ja liikenteenharjoittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Liikenteenharjoittajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus (tavoitteena 1.2.2013 alkaen) ja päättyy aikaisintaan 31.8.2014 ja viimeistään 31.8.2016. Mahdollisesta option käytöstä käydään neuvottelut ennen optiovuosien alkua. Ostaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Jos tulevaisuudessa sauna- ja päivätoimintakuljetukset päätetään yhdistää muihin kuljetuksiin (mm. koulukuljetuksiin), niin ostaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta koulujen lukuvuoden alkuun saakka. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopimusosapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen, toistuvat perustellut valitukset liikenteenharjoittajan toiminnasta tai liikenteenharjoittajan henkilökunnan tai alihankkijan suomen kielen taidon puute sellaisessa kohteessa, jossa se katsotaan turvallisuuden vuoksi tarpeelliseksi. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan turvallisuus- ja salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos liikenteenharjoittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen.

5 (17) SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA HINTA JA HINNANMUUTOKSET Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tilaajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan sopimusosapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy liikenteenharjoittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tilaajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuskauden aikana on oikeus siirtyä menettelyyn, jossa palvelun laatua mitataan asiakastyytyväisyyskyselyillä tms. tavalla ja mikäli palvelun laatu on parantunut edellisestä mittauksesta maksetaan siitä bonusta liikenteenharjoittajalle, mutta mikäli palvelun laatu on heikentynyt edellisestä mittauksesta liikenteenharjoittaja maksaa siitä sanktiota. Tämä menettely ei ole käytössä sopimuskauden alkaessa ja tämän menettelyn mahdollisesta käyttöönotosta neuvotellaan sopimuskauden aikana erikseen. Liikenteenharjoittajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä liikenteenharjoittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina sovittava etukäteen tilaajan kanssa kirjallisesti. Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia liikenteenharjoittajaan sopimussuhteessa olevia osapuolia, jotka osallistuvat liikenteen hoitamiseen. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta sopimusosapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Jos liikenteenharjoittajan omistussuhteissa tapahtuu sopimuskauden kestäessä sellaisia muutoksia, joissa sopimuksen allekirjoitushetkellä liikenteenharjoittajan omistajina olleet omistajat eivät enää omista enemmistöosuutta yhtiöstä, tämä sopimus ei siirry liikenteenharjoittajan uusille enemmistöomistajille ilman tilaajan kirjallista suostumusta. Erityisehto: tällöin tilaajalla on oikeus irtisanoa koko sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 5). Hinta on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mahdollisten odottamisten, takin auttamisen asiakkaan päälle ja muiden palveluun liittyvien asiakaspalvelutehtävien sekä muiden palveluun läheisesti liittyvien työtehtävien, kuten tavanomaisten asiakkaan henkilökohtaisten apuvälineiden ja muiden päivätoiminnassa tarvittavien varusteiden kuljettamisen, on sisällyttävä tarjottavaan hintaan. Kuljetuksiin kuuluvien asiakasnostojen on sisällyttävä tarjottavaan hintaan. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä.

6 (17) LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Liikenteenharjoittajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittama hinta on kiinteä 31.12.2013 saakka. Hintavaraumia ei hyväksytä. Hinta on sopimusaikana kiinteä aina 1.1. 31.12. välisen ajan. Hinnanmuutoksia on esitettävä toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään 1.9. mennessä. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia voi esittää sekä liikenteenharjoittaja että tilaaja. Tilaajan esittämien hinnanmuutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan kaksi (2) kuukautta. Tilaaja pyrkii käsittelemään liikenteenharjoittajan esittämät hinnanmuutokset viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa. Esittäessään hinnankorotuksia tulee valitun liikenteenharjoittajan esittää yksityiskohtaiset perustelut hinnankorotusperusteista. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa postitse tai sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Hämeenlinnan kaupungin ikäihmisten palvelujen tilaajapäällikön tai hänen esimiehensä kirjallisen hyväksymisen jälkeen. Jos hinnanmuutosesityksestä ei päästä yksimielisyyteen, sopimus päättyy sinä ajankohtana, jolloin esitettyjen hinnanmuutosten oli tarkoitus tulla voimaan. Sovitusta hinnanmuutoksesta tehdään aina kirjallinen lisäliite (neuvottelumuistio) sopimukseen. Tarjottu hinta on esitettävä alv 0 %, ja siihen lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Jos asiakkaiden määrä nousee sopimuskauden aikana siten, että valitun liikenteenharjoittajan kuljetuksiin käyttämät autot eivät enää riitä asiakkaiden kuljettamiseen (toisin sanoen tarjoajan on otettava käyttöön ylimääräinen auto kuljetusten hoitamiseksi), niin tällöin mahdollisesta hinnankorotuksesta neuvotellaan erikseen. Jos asiakkaiden määrä vähenee sopimuskauden aikana pidempiaikaisesti siten, että valitun liikenteenharjoittajan kuljetuksiin käyttämistä autoista (jos autoja on käytössä useampi kuin yksi) kaikkia ei enää tarvita asiakkaiden kuljettamiseen, niin tällöin mahdollisesta hinnanalennuksesta neuvotellaan erikseen. Liikenteenharjoittajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Liikenteenharjoittaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi asiakkaiden henkilökohtaisten tietojen on pysyttävä salassa. Maksuehto on 14 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä.

7 (17) Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS SEURANTA JA RAPORTOINTI ASIAKASREKISTERINPITO Laskutus suoraan Hämeenlinnan kaupungilta kuukausittain jälkikäteen paperilaskutuksena tai verkkolaskutuksena. Laskutus toteuman mukaan. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei ostajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. Liikenteenharjoittaja sitoutuu pitämään yllä tilastoa kuljetettavista siten, että ostajan on aina mahdollista tarkistaa kunkin kuljetuspäivän matkustajien määrä ja asiakkaiden nimet. Rekisteriä on ylläpidettävä sähköisessä muodossa (ostaja laatii tätä tarkoitusta varten Excel-taulukon, johon tiedot on syötettävä). Ostajan pyynnöstä liikenteenharjoittajan tulee pystyä selvittämään matka kellonaikoineen. Liikenteenharjoittajan tämän hankinnan kohteena olevia kuljetuksia hoitavien kuljettajien on pidettävä ajopäiväkirjaa, jonka perusteella liikenteenharjoittaja toimittaa ostajalle pyydettäessä kunkin kuljetuspäivän osalta kuljetuksiin käytetyn yhteiskilometrimäärän. Ostajalle on toimitettava kaikkien kuljettajien sellaiset puhelinnumerot, joista kuljettajat saa tarvittaessa kiinni (esimerkiksi ajon aikana). Liikenteenharjoittaja vastaa siitä, että tuotetut palvelut ovat laadukkaita sekä tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen mukaisia. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä, mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Liikenteenharjoittaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta liikenteenharjoittajalta. Hämeenlinnan kaupunki toimii tarjouspyynnössä tarkoitettujen palvelujen osalta henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta Hämeenlinnan kaupungin lukuun. Hämeenlinnan kaupunki vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja liikenteenharjoittaja sen saatavilla pidosta toimintayksikössään. Hämeenlinnan kaupunki rekisterinpitäjänä päättää tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat Hämeenlinnan kaupunki ja liikenteenharjoittaja omalta osaltaan.

8 (17) Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa siitä, että tämän sopimuksen piiriin kuuluvat asiakastiedot ovat erillään liikenteenharjoittajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietoturvasta ja -suojasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa siitä, että liikenteenharjoittajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. Liikenteenharjoittaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa arkistoitavat asiakastiedot siirretään veloituksetta tilaajan käyttöön ja liikenteenharjoittaja huolehtii omien tiedostojensa ja saamiensa kopiokappaleiden tuhoamisesta. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 30.11.2012 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset sauna- ja päivätoimintakuljetuksista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 5).

9 (17) Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on täydellisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 20.12.2012 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien, mutta kuitenkin korkeintaan siihen saakka, kun hankinnasta on tehty sopimus. VASTAUSOSOITE Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Tarjous sauna- ja päivätoimintakuljetuksista ). osoite: Seutukeskus Oy Häme Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Aapo Korte Arvi Kariston katu 1 b 13100 Hämeenlinna PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Edellä oleva osoite on sekä postiosoite että käyntiosoite. Hämeenlinnassa HÄMEENLINNAN KAUPUNKI puolesta Jukka Lindberg tilaajajohtaja

10 (17) TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 Kohdekuvaus Vaatimukset kuljettajille sekä autolle/autoille Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

11 (17) LIITE 1 KOHDEKUVAUS Asiakkaiden hakeminen kotoa Voutilakeskuksen päivätoimintaan (Pollentie 35, 13500 Hämeenlinna) ja asiakkaiden vieminen Voutilakeskuksen päivätoiminnasta takaisin kotiin: - päivätoimintaa viitenä päivänä viikossa - päivätoiminta jaetaan kahteen ryhmään siten, että ensimmäinen ryhmä on klo 9-15 ja toinen ryhmän on klo 10.30-16.30 o ensimmäisen ryhmän oltava päivätoiminnassa aamulla klo 9 ja kotiinlähtö tapahtuu klo 15 o toisen ryhmän oltava päivätoiminnassa aamulla klo 10.30 ja kotiinlähtö tapahtuu klo 16.30 (toisen ryhmän asiakkaista joku voi lähteä kotiin yksilöllisen sopimuksen mukaisesti jo klo 15) - tällä hetkellä asiakkaita on ryhmissä yhteensä noin 16-22 (tulevat koko kantakaupungin alueelta), asiakkaita yhdessä ryhmässä on noin 8-12 o maanantaisin ryhmissä yhteensä noin 22 asiakasta (noin 2-3 rollaattoria ja noin 5 pyörätuolia) o tiistaisin ryhmissä yhteensä noin 18 asiakasta (noin 2 rollaattoria ja noin 1 pyörätuoli) o keskiviikkoisin ryhmissä yhteensä noin 19 asiakasta (noin 2 rollaattoria) o torstaisin ryhmissä yhteensä noin 16 asiakasta (noin 2 rollaattoria ja noin 1 pyörätuoli) o perjantaisin ryhmissä yhteensä noin 16 asiakasta (noin 1 pyörätuoli) - jos kuljetukset ajetaan kahdella autolla, niin kilometrejä kertyy päivässä noin 25-40 km/auto Asiakas saa olla kyydissä korkeintaan yhden (1) tunnin ajan. Asiakkaat saavat olla päivätoiminnassa aikaisintaan 15 minuuttia ennen päivätoiminnan alkua. Kotiinlähdön on tapahduttava kaikkien asiakkaiden osalta puolen (0,5) tunnin sisällä kotiinlähtöajasta. Voutilakeskuksen työntekijät laittavat kyytilistoihin aina erikseen tiedon asiakkaan kohdalle, jos asiakas on haettava sisältä/vietävä sisälle. Tilaajan tavoitteena on jatkossa sijoittaa ryhmiin nykyistä tasaisemmin pyörätuoliasiakkaita ja kiinnittää aikaisempaa enemmän huomiota logistiikkaan, kun asiakkaita sijoitetaan eri päivätoimintakeskuksiin. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava yhden (1) viikon sisällä selvitys siitä, kuinka tarjoaja tulee kuljetukset käytännössä toteuttamaan niillä autoilla, joilla tarjoaja on ilmoittanut tarjouksessaan liitteineen kuljetukset toteuttavansa.

12 (17) LIITE 2 VAATIMUKSET KULJETTAJILLE SEKÄ AUTOLLE/AUTOILLE Vaatimukset kuljettajille Kuljettajalta edellytetään toiminnassaan esimerkillistä ja asiallista mallia sekä ymmärrystä, auttamishalua ja joustavuutta. Asiakaspalvelun tulee olla ystävällistä ja asiakkaan yksilöllisistä tarpeista lähtevää. Kuljettajan on tarvittaessa avustettava asiakas tavaroineen autoon ja autosta. Kuljettajalta edellytetään taitoa vanhusten ja huonokuntoisten asiakkaiden palvelemiseen sekä heidän käyttämiensä apuvälineiden tuntemusta. Asiakkaita tulee tarvittaessa neuvoa matkustamiseen ja asiointiin liittyvissä asioissa. Kuljettajalla tulee olla asianmukainen suomen kielen suullinen taito. Kuljettajan vastuulla on, että: - kuljetettavat otetaan kyytiin ja jätetään turvallisessa paikassa, - tarvittaessa asiakasta avustetaan autoon nousussa ja autosta poistuttaessa sekä tarvittaessa asiakas noudetaan sisältä ja asiakas saatetaan sisälle, - ongelmat ratkaistaan keskustellen, - turvavyöt ovat helposti saatavilla ja niiden käytössä opastetaan tarvittaessa, - kuljetettavien turvavöiden käyttöä valvotaan, eli huolehditaan siitä, että turvavyöt kiinnitetään matkan alkaessa, ja siitä, että turvavyöt pidetään kiinni koko matkan ajan, sekä - jos autossa on turvatyyny (airbag) matkustajan paikalla, niin kyseiselle paikalle sijoitetaan isoin kuljetettava ja istuin vedetään mahdollisimman kauas turvatyynystä (edellyttäen, että kaikki muut matkustajien paikat ovat täynnä). Kuljettaja hakee tarvittaessa asiakkaat sisältä (ja avustaa päällysvaatteet päälle) sekä vie tarvittaessa asiakkaat sisälle (ja avustaa päällysvaatteet pois päältä). Kaikkien kuljettajien on noudatettava nopeusrajoituksia ja muita liikennesääntöjä, käytettävä turvavyötä, noudatettava samoja menettelytapoja sekä pukeuduttava siististi ja asiallisesti. Liikennöinnissä tulee ottaa huomioon työsuojeluun ja noudatettaviin työehtoihin liittyvät velvoitteet.

13 (17) Vaatimukset autolle/autoille Vaatimukset autolle/autoille: - jokainen auto on varustettu niin, että asiakkaat pääsevät vaivattomasti kyytiin (esimerkiksi ylimääräinen väliporras) - jokaisessa autossa on tukitangot ja kahvat sijoitettuina niin, että asiakkaat saavat autoon noustessaan ja poistuessaan tuen niistä - jokaisessa autossa on lähtökohtaisesti vähintään kaksi pyörätuolipaikkaa sekä lakien/määräysten mukainen menetelmä, jolla pyörätuoli saadaan helposti autoon (joko pyörätuolihissi tai matalalattiainen auto rampilla/luiskalla); kuitenkin tilanteessa, jossa kuljetettavat eivät tarvitse pyörätuolipaikkaa, ei autossa tarvitse olla pyörätuolipaikkaa eikä lakien/määräysten mukaista menetelmää, jolla pyörätuoli saadaan helposti autoon - jokaisessa autossa on apuvälineiden ja matkustajien tavaroiden sijoitusmahdollisuus - jokaisessa autossa on turvavyöt kaikissa istuimissa - jokaisen auton on oltava invavarusteinen - jokaisessa autossa on ilmastointi - jokaisessa autossa on GSM-puhelin - jokaisen auton sisätilan on oltava riittävän tilava, ajatellen esimerkiksi talviaikaa, jolloin asiakkaat istuvat autossa paksut toppavaatteet päällä - yhdenkään auton käyttöönottovuosi ei saa olla vuotta 2002 vanhempi - tarjoaja voi itse päättää sen, kuinka monta autoa tarjoaja käyttää kuljetusten hoitamiseen o pääasia on, että päivittäin pystytään kuljettamaan vähintään 24 asiakasta (jokaiselle on löydyttävä istumapaikka) kotoa päivätoimintaan ja päivätoiminnasta takaisin kotiin, ja että päivittäin pystytään kuljettamaan asiakkaiden rollaattorit ja pyörätuolit (vähintään 5 rollaattoria ja vähintään 5 pyörätuolia) sekä muut apuvälineet kotoa päivätoimintaan ja päivätoiminnasta takaisin kotiin - kaikkien henkilöautojen ja tilataksien ja M2-luokan pikkubussien on täytettävä lisäksi seuraavat vähimmäisvaatimukset: o autojen on päästöjen osalta täytettävä vähintään Euro 3 -luokan mukaiset vaatimukset o autojen energiankulutuksen ja hiilidioksidipäästöjen on täytettävä vähintään energiamerkinnän luokan F mukaiset vaatimukset - kaikkien linja-autojen ja kaiken raskaan kaluston on täytettävä lisäksi seuraavat vähimmäisvaatimukset: o autojen on päästöjen osalta täytettävä vähintään Euro 3 -luokan mukaiset vaatimukset o liikenteenharjoittaja sitoutuu siihen, että autojen energiankulutuksen ja hiilidioksidipäästöjen osalta liikenteenharjoittaja seuraa sopimusaikana polttoaineenkulutusta ja raportoi siitä ostajalle kirjallisesti sopimusvuosittain sekä pyrkii energiankulutuksen vähentämiseen

14 (17) LIITE 3 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus verojen maksamisesta/verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. Jos tarjoaja on toimintansa vasta aloittanut yritys siten, että tarjoaja ei pysty toimittamaan tietoja taloudellisesta tilastaan kahdelta edelliseltä tilikaudelta, niin tällöin tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä budjettinsa menossa olevalta tilikaudelta. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä on lisäksi toimitettava tarjoajayrityksestä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportti tai muu vastaava yleisesti hyväksytty luottokelpoisuus- ja talousraportti. 5. Tarjoajan tulee olla yritys, jolla on lupa liikenteen harjoittamiseen (taksilupa tai joukkoliikennelupa) ja jolla on myös muutoin riittävät tekniset ja taloudelliset edellytykset kuljetuspalvelun toteuttamiseksi. Tarjouksen liitteenä on toimitettava kopio voimassa olevasta liikenteen harjoittamista koskevasta luvasta (joukkoliikennelupa tai taksilupa). Liikenteen harjoittamiseen tarvittavan luvan voimassaoloajan umpeutuminen kesken sopimuskauden ei estä liikenteenharjoittajaa ottamasta osaa tarjouskilpailuun. Liikenteenharjoittaja vastaa kuitenkin vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu, jos hankintasopimus purkautuu kesken sopimuskauden siitä syystä, ettei liikenteenharjoittajan liikennelupaa uudisteta. 6. Liikenteestä vastaava henkilö on nimettävä. Liikenteestä vastaavalta henkilöltä edellytetään sitä, mitä voimassa olevassa joukkoliikennelaissa/taksiliikennelaissa säädetään. 7. Tarjoaja sitoutuu kouluttamaan hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaa henkilöstöä riittävästi. 8. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen sekä hankintailmoituksen ja mahdollisten hankintailmoituksen korjausilmoitusten mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 9. Tarjoajan palvelu annetaan asianmukaisella suomen kielellä. Lisäksi hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavalla henkilöstöllä on asianmukainen suomen kielen suullinen taito. 10. Tarjoajalla on oltava viimeistään sopimuskauden alkaessa riittävä varajärjestelmä vakinaisen auton rikkoutumisen, vakinaisen kuljettajan sairastumisen, yms. poikkeustilanteiden varalle. Varajärjestelmän on sisällyttävä tarjottuun hintaan. Riittäväksi varajärjestelmäksi katsotaan se, että poikkeustilanteissakin liikenteenharjoittaja pystyy hoitamaan saman päivän (päivä, jolloin poikkeustilanne on sattunut) ja seuraavien päivien kuljetukset. Tarjouksessa on esitettävä kuvaus tarjoajan varajärjestelmästä. Jos tarjouksen tekee tarjoajayhteenliittymä, on tarjoajayritysten nimettävä yksi yhteinen liikenteestä vastaava henkilö. Mikäli tarjoajayhteenliittymä tulee valituksi liikenteenharjoittajaksi, tehdään sopimus kaikkien tarjoajayritysten kanssa (yksi sopimus, jonka tilaaja ja kaikki tarjoajayritykset allekirjoittavat). Tarjoajayritykset vastaavat sopimuksesta, sen velvoitteista ja sanktioista, yms. yhteismitallisesti. Kaikkien tarjoajayhteenliittymässä mukana olevien tarjoajien osalta on toimitettava edellä vaaditut tiedot, ja kaikkien tarjoajayhteenliittymässä mukana olevien tarjoajien on allekirjoitettava tarjous.

15 (17) Alihankkijan käyttö palvelun tuottamiseen on mahdollista. Alihankkijalta edellytetään samojen kriteerien täyttäminen kuin varsinaiselta liikenteenharjoittajaltakin. Mikäli liikenteenharjoittaja jo tarjouksen jättövaiheessa tietää käyttävänsä palvelun tuottamiseen alihankkijaa, tulee jo tarjousvaiheessa antaa alihankkijan osalta samat selvitykset kuin mitä edellytetään varsinaiselta liikenteenharjoittajalta. Mikäli sopimuksen teon jälkeen ilmenee tarve alihankkijan käyttöön, tulee alihankkija hyväksyttää tilaajalla kirjallisesti ennen alihankkijan käytön aloittamista. Hyväksymisen edellytyksenä ovat samat kriteerit kuin tarjouksen jättövaiheessa on edellytetty tarjouksen jättäneeltä liikenteenharjoittajalta. Mahdollisen alihankkijan käytöstä huolimatta sopimuksessa mainittu liikenteenharjoittaja vastaa palvelun tilaajalle tilatun palvelun toimittamisesta. Kaikkien alihankkijoiden osalta on toimitettava edellä vaaditut tiedot.

16 (17) LIITE 4 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä Hinta 70 % 0 70 pistettä Palvelukyky 30 % 0 30 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0 100 pistettä Hinta Palvelukyky Edullisin hinta saa vertailussa 70 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 70 pistettä. Palvelukyvyn osalta arvioidaan liikenteestä vastaavan henkilön kokemusta ikäihmisten kanssa työskentelystä (arvostetaan monipuolista ja pitkäaikaista kokemusta ikäihmisten kanssa työskentelystä). Parhaaksi arvioitu palvelukyky saa vertailussa 30 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun palvelukykyyn. Tarjoajan on pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä näytettävä toteen ilmoitetun kokemuksen paikkansapitävyys (työtodistukset, vanhainkotien henkilökunnan lausunnot, tms. todistukset). Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

17 (17) LIITE 5 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/