TEKNILLINEN KORKEAKOULU Puunjalostustekniikan osasto. Matias Vakkilainen TEKNOLOGIAPANOSTEN VAIKUTUS TOIMITUSTYÖN KOETTUUN TEHOKKUUTEEN

TEKNILLINEN KORKEAKOULU Puunjalostustekniikan osasto Matias Vakkilainen TEKNOLOGIAPANOSTEN VAIKUTUS TOIMITUSTYÖN KOETTUUN TEHOKKUUTEEN Diplomityö, joka on jätetty opinnäytteenä tarkastettavaksi diplomiinsinöörin tutkintoa varten Espoossa 14.1.2002 Työn valvoja Työn ohjaaja Professori Pirkko Oittinen Professori Pirkko Oittinen

TEKNILLINEN KORKEAKOULU Puunjalostustekniikan osasto DIPLOMITYÖN TIIVISTELMÄ Tekijä Päiväys Matias Vakkilainen 14.1.2002 Sivumäärä Työn nimi 82 s. Teknologiapanosten vaikutus toimitustyön koettuun tehokkuuteen Professuuri Graafinen tekniikka Työn valvoja Koodi AS-75 Professori Pirkko Oittinen Työn ohjaaja Professori Pirkko Oittinen Tekniikan kehitys on ollut viime vuosina nopeaa. Ohjelmien ja laitteiden uusia malleja ja versioita julkaistaan viikoittain. Tämä aiheuttaa työnantajille paineita uudistaa laitteistoja ja ohjelmistoja yhä useammin. Tämän työn tarkoitus oli selvittää lisääkö tällainen teknologia-panostaminen työnteon tehokkuutta toimitusympäristössä. Teknologiapanostamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä toimitusjärjestelmään, uutisprosessin hallintaan, ryhmätyökaluihin ja etätyön päätelaitteisiin tehtyjä laitteisto- ja ohjelmistoinvestointeja. Samalla pyrittiin ottamaan selvää uutistenteosta monimediaympäristöön ja etätyönteosta toimitusympäristössä. Lisäksi kyseltiin toimitushenkilökunnan ajatuksia uutisprosessia auttaviksi tulevaisuuden teknologioiksi. Tehokkuus on vaikea käsite. Sille ei löydy yhtä, eksaktia määritelmää. Ihmisten mielipiteet tehokkuudesta ovat täysin kontekstisidonnaisia. Tehokkuuden määritelmiä selvitettiin kirjallisuuden lisäksi myös sähköposti- ja lomakekyselyillä. Saatujen määritelmien yleisimpinä määritteinä olivat aika ja laatu. Usein määritelmässä oli yhdistetty molemmat määritteet. Joskus laatua jopa korostettiin ajan kustannuksella, muttei koskaan toisin päin. Esimerkkiuutistoimituksina oli kaksi sanomalehtitoimitusta ja yksi television uutistoimitus. Näistä selvitettiin toimitusten teknologiaympäristöt ja saatujen tietojen perusteella laadittiin surveytyyppinen kyselylomake, jolla selvitettiin teknologiapanosten vaikutusta toimitustyön koettuun tehokkuuteen. Asiaa tutkittiin sekä yleisesti että yksittäisten laitteiden ja ohjelmistojen kautta. Vastaukset olivat varovaisen positiivisia. Hyöty nähtiin yleensä paremmin yksittäisten laitteiden ja ohjelmistojen kohdalla kuin asiaa yleisesti kysyttäessä. Tutkimuksessa otettiin myös selvää teknologian asemasta ja vaikutuksesta muihin toimitustyöhön vaikuttaviin tekijöihin (fyysinen työympäristö, kontaktit, luovuus, suhteet työtovereihin ja työnjako). Vastausten mukaan teknologia on suunnilleen tasavertaisessa asemassa muihin nähden. Teknologian vaikutus muihin tekijöihin nähtiin olevan positiivinen. Avainsanat teknologiapanos, tehokkuus, teknologian vaikutus, uutistoimituksen teknologiaympäristö Kieli suomi

HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY Department of Forest Products Technology ABSTRACT OF MASTER S THESIS Author Date Matias Vakkilainen 14.1.2002 Pages Title of Thesis 82 p. The Effect of Technological Investments to the Experienced Effectiveness of Editorial Work Chair Graphic Arts Technology Supervisor Chair Code AS-75 Professor Pirkko Oittinen Instructor Professor Pirkko Oittinen During the recent years the overall technological development has been fast. New versions of software and hardware are being published weekly. Employers are pressured to upgrade their office equipment more and more frequently. The purpose of this study was to find out if these technological investments increase the effectiveness of editorial work. The study also tried to find out about editorial work in multimedia environment and telecommuting in the news process. In addition, the news staff was asked about their hopes and expectations about the future technologies in editorial work. Effectiveness is a difficult concept. In Finnish both efficiency and effectiveness are translated to same the word. Yet it does not have one exact definition. How people define the concept is completely related to the context. The definitions of effectiveness were searched from literature and using e-mail and questionnaire based surveys. The most common attributes in the definitions were time and quality. Some definitions even united both. The study had three case newsrooms: two newspapers and one TV channel. The technological environments of the newsrooms were investigated. Based on this and the knowledge acquired from the preliminary study, a questionnaire was made. The questionnaire tried to get an answer to the main question: what is the effect of technological investments to the experienced effectiveness of editorial work? The subject was investigated both in general and related to specific hardware and software. The response was fairly positive. The benefits were seen to be better with specific hardware and software than in general. The position and the influence of technology in respect to other factors of editorial work (physical working environment, contacts, creativity, relations with peers and the distribution of work) were also investigated. Technology seemed to have more or less equal position compared to the other factors. Also the influence of technology was perceived to be positive compared to the other factors. Keywords Technological investments, efficiency, effectiveness, influence of technology, technological environment of a newsroom Language Finnish

ALKUSANAT ALKUSANAT Tämä diplomityö tehtiin Teknillisen korkeakoulun Viestintätekniikan laboratoriolla kesän ja syksyn 2001 aikana. Työ on osa Graafisen teollisuuden tutkimussäätiön rahoittamaa Uutistoimitusten toimintaprosessien kuvaaminen informaatioketjun, kommunikaation ja työn kannalta hanketta ja haluaisinkin kiittää säätiötä mahdollisuudesta tehdä diplomityö näin mielenkiintoisesta aiheesta. Suuret kiitokset osoitan myös Mika Kalliojalle ja kaikille tutkimuksessa mukana olleille uutistoimituksille heidän panoksestaan tutkimuksessa. Erityiset kiitokset esitän työn ohjaajalle professori Pirkko Oittiselle, jonka innostuneet ideat helpottivat tutkimuksen tekoa suuresti. Opiskelu-urani on ollut pitkä ja touhukas. Tahdonkin esittää kiitokset Dominantekuorolle tuon touhukkuuden ruokkijana. Opiskelujeni vauhdittamisesta tahdon kiittää Tekniikan Akateemisten Liittoa ja Jukka Mäkelää. Työni TEKissä auttoi minua tajuamaan, ettei elämä todellakaan lopu valmistumiseen. Vanhemmilleni, isille ja äitille, esitän suuret kiitokset mahdollisuuksista, joita olen saanut. Lopuksi haluan kiittää rakasta vaimoani Kirsiä kaikesta siitä tuesta mitä olet yhteisen taipaleemme aikana antanut. Espoossa, 14.1.2002 Matias Vakkilainen

SISÄLLYSLUETTELO i SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO... 1 1.1 YLEISTÄ... 1 1.2 TYÖN TAVOITE JA TOTEUTUS... 5 2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY... 8 2.1 YLEISTÄ... 8 2.2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY KIRJALLISUUDESSA... 8 2.3 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY KYSELYTUTKIMUKSELLA... 12 2.3.1 Yleistä... 12 2.3.2 Sähköpostikysely... 13 2.3.3 Toimitukset... 13 2.3.4 Lomake... 14 2.3.5 Tulokset... 15 3 UUTISTOIMITUSTEN TEKNOLOGIAYMPÄRISTÖT... 21 3.1 YLEISTÄ... 21 3.2 TEKNOLOGIATARJONTA... 23 3.3 ALUELEHTI... 26 3.3.1 Yleistä... 26 3.3.2 Toimituksen teknologia... 26 3.4 MAAKUNTALEHTI... 28 3.4.1 Yleistä... 28 3.4.2 Toimituksen teknologia... 29 3.5 VALTAKUNNALLINEN TELEVISIOKANAVA... 30 3.5.1 Yleistä... 30 3.5.2 Toimituksen teknologia... 31

SISÄLLYSLUETTELO ii 4 TEKNOLOGIAPANOSTEN VAIKUTUSTEN SELVITYS... 33 4.1 YLEISTÄ... 33 4.2 KYSELY... 34 4.2.1 Yleistä... 34 4.2.2 Kyselylomakkeen teoriaa... 36 4.2.3 Uusi tekniikka toimitusympäristössä kysely... 39 5 TULOKSET... 43 5.1 TULOSTEN ANALYSOINTI... 43 5.1.1 Yleistä... 43 5.1.2 Parivertailu... 44 5.2 ALUELEHTI... 47 5.3 MAAKUNTALEHTI... 51 5.4 VALTAKUNNALLINEN TELEVISIOKANAVA... 55 5.5 KAIKKI TOIMITUKSET... 60 5.6 RISKIANALYYSI... 67 5.6.1 Yleiset riskit... 67 5.6.2 Tämän tutkimuksen luotettavuusriskit... 70 5.7 JOHTOPÄÄTÖKSET... 71 6 YHTEENVETO... 73 LÄHDELUETTELO... 76

SISÄLLYSLUETTELO iii LIITTEET LIITE 1: Työnteon tehokkuus kyselylomake LIITE 2: Työnteon tehokkuus kyselyn tulokset LIITE 3: Uusi tekniikka toimitusympäristössä kyselylomake LIITE 4: Kaavioissa esitettyjen teknologiapanosten selitykset LIITE 5: Kouvolan Sanomien tulokset eri ryhmittäin vertailtuina LIITE 6: Turun Sanomien tulokset eri ryhmittäin vertailtuina LIITE 7: Nelosen uutisten tulokset eri ryhmittäin vertailtuina LIITE 8: Vastaajien taustatiedot LIITE 9: Tuloskaaviot

1 JOHDANTO 1 1 JOHDANTO 1.1 Yleistä Tietotekniikan historia on automaation historiaa. Jo 1800-luvulla oli käytössä reikäkorteilla ohjattuja kutomakoneita. Pahvisia reikäkortteja käytettiin myös USA:n väestölaskennoissa 1900-luvun alussa. Tietokoneet kehittyivät radioputkikoneiksi, jotka edustavat perinteistä kuvaa tietokoneista: niissä oli paljon vilkkuvia valoja ja virrankulutuskin oli kaupunginosaluokkaa. Vasta transistoreiden ja puolijohteiden keksiminen johti nykyisen kaltaisten tietokoneiden syntyyn. Ensialkuun ne olivat tietysti vielä suuria, mutta nyt jo luotettavia ja varsin tehokkaita. Koon pienentämiseen panostettiin Yhdysvaltain avaruusohjelman takia huomattavia määriä. Tietokonerakennuksen tiennäyttäjänä toimi IBM./31/ Ensimmäinen varsinainen mikrotietokoneen prosessori julkaistiin vuonna 1972 ja siitä alkoi tietokoneiden huima nousu. Apple toi vuosikymmenen loppupuolella markkinoille monen mielestä ensimmäisen oikean mikron ja IBM, joka oli siihen asti pitänyt mikroja leikkikaluina, julkisti IBM PC:n vuonna 1981. Tätä konetta pidetään kaikkien nykyisten DOS-ja Windows-koneiden isoisänä. Samana vuonna tietokonevalmistus rantautui Suomeen Nokian ryhtyessä valmistamaan Mikromikkoa./31/ Vuonna 1984 Apple esitteli uuden Macintosh-koneensa, joka oli monessa suhteessa aikaansa edellä. Tästä lähtien kehitys koneiden nopeudessa, muistin määrässä, näytöissä ja tallennusvälineissä on ollut eksponentiaalista. Kovalevyt ovat kehittyneet viidessätoista vuodessa viidestä megatavusta kymmeniin gigatavuihin, keskusmuisti muutamasta kilotavusta satoihin megatavuihin, prosessorin kellotaajuus alle megahertsistä gigahertsiin. Samalla hinnat ovat laskeneet alle puoleen./31/ Ohjelmistoissa kehitys on tapahtunut standardimaisempaan suuntaan: kaikkien ohjelmien asennusproseduurit ovat samanlaisia ja ohjelmien toiminnot yhtäläistyvät. Kun on oppinut yhden windows-ohjelman, oppii seuraavan huomattavasti helpommin. Applen Macintoshin mukana lanseeraamat hiiri ja graafinen käyttöliittymä helpottavat monen käyttäjän elämää. /30/

1 JOHDANTO 2 Yleisen kehityksen myötä kehittyi myös sanoma- ja aikakauslehtien valmistustekniikka. Lehtitaloissa tekninen myllerrys alkoi 1970-luvulla, jonka lopulle asti lehteä toimitettiin ns. perinteisellä tekniikalla eli kirjoituskonetta, paperia, saksia ja liimaa apuna käyttäen. Tietotekniikkaan perustuva julkaisutekniikka kehittyi 80- luvulla huomattavan nopeasti ja uutta tekniikkaa tehokkaasti käyttäen lehtituotannon tuottavuutta ja laatutasoa pystyttiin parantamaan. Samalla voitiin lisätä ajankohtaisuutta, korottaa palvelutasoa sekä tehostaa yhteydenpitoa lehden, sen lukijoiden ja ilmoittajien välillä./32//60/ Tekniikan tehokas hyödyntäminen vaati kuitenkin organisaation ja työskentelytapojen optimointia, käyttäjien ja koko organisaation kouluttamista ja motivointia sekä lehden teknisen ja työnkulullisen kehittämisen tehokasta ja asiantuntevaa pitkän tähtäimen suunnittelua. Kun tämä vielä nykyisinkin tuntuu olevan joskus vaikeaa, on helppo kuvitella, että 80-luvun lopussa, tekniikan murroskautena, ongelmat olivat vielä suuremmat. Vielä nykyisinkin kehittyvän tekniikan seuraaminen vaatii aikaa ja oikeiden investointipäätösten tekeminen on vaikeaa, mutta kymmenen vuotta sitten osattiin vain aavistaa mihin tekniikan kehitys on toimitustyötä viemässä. /32/ Teknisesti näkyvin muutos on ollut lehtien prepress-tekniikan eli tietokonepohjaisen tekstin-, kuvan- ja sivunkäsittelytekniikan yksinkertaistuminen ja halpeneminen. Kun ennen lehdet taitettiin jokaiselle painolle teetetyillä koneilla ja ohjelmistoilla, tehdään nykyisin kaikki standardityyppisillä, painon tai lehtiyhtiön sisäiseen verkkoon kytketyillä tietokoneilla käyttäen helppokäyttöisiä valmisohjelmia. Kahden vuosikymmenen aikana on taittamisen mahdollisuus siirtynyt alaan varta vasten koulutetuilta henkilöiltä tavallisille toimittajille. /32/ Tärkeää oli myös se, että standardikoneiden ja ohjelmien myötä uuden lehden perustamiskustannukset pienenivät radikaalisti. Tehokkaan sivunvalmistusjärjestelmän pystyi hankkimaan suhteellisen halvalla ja painopalvelut ostamaan alan yrityksiltä, joita markkinoilla oli jo silloin runsaasti. Tämä mahdollisti tehokkaan kilpailuttamisen. Alalletulokynnys pieneni näiden seikkojen takia huomattavasti./32/ Tekniikka kehittyy, mutta parantunut tekninen suorituskyky ei ole itsetarkoitus. Tarkoituksena on edelleen siirtää viesti vastaanottajalle tai halutulle vastaanottajaryhmälle lähettäjän haluamassa muodossa. Teknisen kehityksen avulla lehden

1 JOHDANTO 3 toimitustyötä pyritään nopeuttamaan ja saamaan siihen lisää joustavuutta. Tämän tarkoituksena on vähentää toimituksen kannalta kuollutta aikaa eli aikaa, jolloin lehteen ei enää voida tehdä muutoksia vaikka ulkomaailmassa tapautuisikin jotain raportoimisen arvoista. Pyritään siis saamaan kirjoittajien deadlinea mahdollisimman lähelle lehden ilmestymistä. /32/ Siirtyminen atk-pohjaiseen lehdenvalmistustekniikkaan oli siis suuri muutos. Se aiheutti levottomuutta työpaikoilla, sillä työntekijät pelkäsivät töidensä puolesta, mutta kuohunta laantui, kun alan liitot tekivät puitesopimuksen uuden tietotekniikan hyväksikäytöstä lehdenteossa. Sopimuksessa keskeinen kohta oli se, ettei uuden tekniikan käyttöönotto saanut aiheuttaa irtisanomisia. /60/ Aina eivät hyvät sopimuksetkaan taanneet uusien työmenetelmien häiriötöntä ja sujuvaa käyttöönottoa. Erityisesti graafisella alalla, jossa työtehtävät, tavat ja käytetty terminologia on vanhaa, perinteikästä ja ulkopuoliselle tuntematonta, saattoi uusi ajattelutapa ja tekniikka olla vaikeasti hyväksyttävää./32/ Jo tuolloin oli selvää, ettei atk:n tulo jäisi pelkästään toimittajien henkilökohtaisiin työasemiin. Kun graafinen ala putosi muun teollisuuden mukana lamaan 90-luvun alussa, oli uusi tekniikka jo osittain syrjäyttänyt vanhan. Sähköinen kokosivuntaitto ja rajut tekniset muutokset ilmoitusvalmistuksessa koituivat monen pienen lehtitalon pelastukseksi laman pyörteissä. Siirtyminen elektroniseen sivunvalmistukseen nimittäin vähensi työvoimakustannuksia lähinnä teknisen valmistuksen osalta noin 50 prosentilla./60/ Laman tullessa kaikki romahti. Sanomalehtien tilausmäärät vähenivät eivätkä yritykset käyttäneet rahaa mainostamiseen entiseen malliin. Taloudellinen nousu 90- luvun puolivälissä ei automaattisesti palauttanut menetettyjä tilaajia ja ilmoitusmarkkoja. Pienet ja keskisuuret lehtiyritykset olivat pakkotilanteessa. Vaihtoehdot olivat vähissä: markkojen säästämiseksi tulisi laatua heikentää tai ilmestymiskertoja vähentää. Kumpikaan vaihtoehto ei kuitenkaan tuntunut houkuttelevalta, koska oli odotettavissa, että se pahentaisi alamäkeä entisestään. Kolmas mahdollisuus oli laadun parantaminen ja kustannusten säästäminen kehittämällä teknistä ja toimituksellista yhteistyötä muiden lehtien kanssa./56/

1 JOHDANTO 4 Yhdistymistä ei kuitenkaan voi sanoa vain pakon sanelemaksi välttämättömyydeksi. Se oli myös uuden tekniikan tuoma mahdollisuus. Digitaalitekniikka on luonut mahdollisuuden juttujen, kuvien ja kokonaisten sivujen arkistointiin, hakemiseen ja siirtämiseen tavalla, josta 20 vuotta sitten ei voinut kuin haaveilla. Nämä nykyajan keinot mahdollistavat journalistisen aineiston yhteisen käytön ja siten laajemman yhteistyön eri lehtien välillä./56/ Tekniikka avaa kaksi mahdollisuutta lehden toiminnan kehittämiseen. Lehteä voidaan tehdä toimituskustannusten säästön takia entisessä muodossaan entistä halvemmalla ja täten kompensoida tilaaja- ja ilmoitusmarkkinoinnissa menetetyt tuotot. Liikevaihto laskee, mutta taloudellisen tuoton näkökulmasta tämä on ainakin lyhyellä aikavälillä houkutteleva vaihtoehto. Toinen mahdollisuus on pyrkiä kehittämään ja parantamaan laatua ja siten säilyttää vallattu asema mediakentässä. Pitkällä tähtäimellä tämä saattaa olla voittajan valinta./56/ Niinkin perinteisellä alalla kuin sanomalehtiteollisuudessa, muutokset on aina koettu uhkana. Nykyisin kuitenkin uudistukset ovat niin tavallisia, että niihin suhtautuminen on muuttunut. Jos esimerkiksi yrityksen johto ilmoittaa toimitukselle uudesta kymmenien miljoonien markkojen painokoneinvestoinnista, on reaktio nykyisin enemmänkin ylpeä kuin epäluuloinen. Investoinnillaan työnantaja osoittaa uskovansa lehden tulevaisuuteen ja samalla työntekijöidensä ammattitaitoon. Vaikka painokoneinvestointeja ei tänä päivänä tehdä pelkästään toimituksellisista lähtökohdista, lisää tieto uudesta painokoneesta myös toimituksen työmotivaatiota./60/ Uutisvälitykselle on kaikkialla tyypillistä vakiintuneisuuden korostaminen ja muutosten verkkaisuus. Vanhassa kaksikielisessä ja syrjäisessä maassa, kuten Suomessa, nämä ominaisuudet vain ennen korostuivat, koska välineitä oli paljon ja niiden voimavarat rajalliset. Muutoksen nopeus kuitenkin vaihtelee: ajan mittaan vuorottelevat äkkinäisen nopeat kehityksen hetket ja pitemmät jakson, joissa muutokset kehittyvät hitaasti./40/ Kun 70-luvun lopussa alkanut teknologinen kehitys pääsi kunnolla vauhtiin, oli suomalainen tuotanto- ja välitysteknologia 90-luvun alussa maailman nykyaikaisimpia. Laitteistoja on myös nykyaikaistettu 90-luvun aikana tasaisesti.

1 JOHDANTO 5 Tietoliikenne on kehittynyt samaa tahtia tietotekniikan kanssa. Nykyiset toimitusjärjestelmät tuovat uutistoimistojen, kuten STT:n, Reuterin ja ItarTassin uutiset suoraan toimittajan pöydälle. Merkittävä muutos muutaman kymmenen vuoden takaiseen tilanteeseen, jolloin kaikki ulkomaan uutiset tulivat STT:lle ruotsalaisen Tidningarnas telegrambyrån, TT:n kautta ja lehdet saivat tietonsa STT:ltä. Ainoastaan Helsingin Sanomilla ja Yleisradiolla oli tämän yhteyden yli ulottuva kirjeenvaihtajaverkkonsa./40/ 1.2 Työn tavoite ja toteutus Toimitustyön luonne on siis muuttunut viimeisen viidentoista vuoden aikana huomattavasti. Aiemmin toimittaja kirjoitti juttunsa kirjoituskoneella tai käsin paperille, josta latoja latoi tekstin painolevyiksi. Latoja liitti mukaan kuvaajan ottamista kuvista valmistetut levyt ja teki artikkelista koevedoksen. Tällä hetkellä paikallislehdissä yksi ja sama toimittaja tekee tuon kaiken yksin sähköisesti: ensin teksti valmiiksi tekstinkäsittelyohjelmalla ja sitten mukaan liitetään digikameralla otettu kuva. Lopuksi vedos tulostetaan vieressä olevalla laser-tulostimella. Toisaalta myös informaatiokanavat ovat monipuolistuneet. Kun aiemmin toimittaja kirjoitti uutisia vain omaan lehteensä, ohjautuu uutisvirta nykyisin lehden lisäksi mahdollisesti myös lehden verkko-, wap- ja sms-versioihin. Yhden medialajin ja viestintäkanavan sijaan työ voi käsittää usean medialajin sisältötuotantoa yhteen kanavaan tai yhden medialajin toimittamista useaan kanavaan. Myös tiedonhaku on helpottunut internetin ja sähköisten arkistojen myötä. Uusien tietoverkko- ja ohjelmistoteknologian innovaatioiden myötä kasvaa mahdollisuus tarjota teknologista tukea toimitustyöhön. Nämä liittyvät monimedia- ja monikanavajulkaisemiseen, ryhmätyökaluihin ja etätyöhön. Kehitys on muuttanut ja muuttamassa toimittajien työtä. Verkottumisen ja ryhmätyöteknologian myötä aiemmin suurelta osin yksilösuorituksiin perustuneelle toimittajatyölle olisi edellytyksiä muuttua enenevästi ryhmätyömäiseksi. Sähköinen tekniikka tunkeutuu entistä kiihtyvämmällä vauhdilla toimittajien työpöydille. Tietokoneiden prosessorien nopeudet tuplaantuvat joka puolestoista vuosi /51/. Kaksi vuotta sitten ostettu tietokone on jo auttamattomasti vanha. Miten toimit-

1 JOHDANTO 6 tajat suhtautuvat tähän? Tässä työssä on tarkoitus selvittää, missä määrin viimeisten vuosien aikana tehdyt toimitusten teknologiapanokset ovat lisänneet toimittajien mielestä heidän työnsä tehokkuutta vai onko vaikutusta ollut lainkaan. Teknologiapanoksilla tarkoitetaan tässä yhteydessä toimitus-järjestelmään, uutisprosessin hallintaan, ryhmätyökaluihin ja etätyön päätelaitteisiin tehtyjä laitteisto- ja ohjelmistoinvestointeja. Tutkimuksessa halutaan myös hakea tietoa uutistoimittamisesta monimedia-ympäristöön. Uusien viestintäteknologioiden vallatessa alaa on yksittäisten toimittajien osattava tehdä uutisia eri tyyppisiin kanaviin. Sanomalehdestä on totuttu lukemaan pitkiäkin artikkeleita kun taas SMS-viestin enimmäispituus on 160 merkkiä. Uutisista on siis pystyttävä kertomaan tarvittaessa vain oleellinen. Uusien teknologioiden myötä toimittajille avautuu mahdollisuus kirjoittaa juttunsa helpommin tapahtumapaikalla tai vaikka kotonaan. Jutun valmistuttua se on helppo joko lähettää sähköpostitse toimitukseen tai taltioida suoraan toimitusjärjestelmään langattoman internet-yhteyden kautta. Tutkimuksessa pyritään myös ottamaan selvää, minkälaisia teknologiauudistuksia lehdentekijät työnsä avuksi vielä kaipaisivat. Tutkimus tehtiin kaksiosaisena. Ensin pyrittiin selvittämään mitä toimittajien mielestä on tehokkuus. Tämä tehtiin lyhyellä lomakekyselyllä. Esitutkimuksen perusteella valmisteltiin kyselylomake itse pääkysymykselle: ovatko teknologiapanokset lisänneet toimittajien mielestä tehokkuutta heidän työssään ja jos ovat niin missä määrin? Tutkimuksen kohteina oli kolme eri tyyppistä uutistoimitusta. Uutistoimitukset asetettiin muun tyyppisten toimitusten, kuten kirjatoimitusten tai yrityksen sisäistä lehteä toimittavien toimitusten edelle niiden nopean työrytmin ja uusimman tekniikan tarpeittensa vuoksi. Harvalla yrityksellä on esimerkiksi sisäisen lehden tuotannossaan käytössä toimitusjärjestelmä. Toisaalta haluttiin myös, että kaikki toimitukset ovat tyypeiltään samoja. Vertailu mielipiteiden välillä on näin helpompaa ja tulokset luotettavampia. Tutkimuksessa yhteistyökumppaneina olivat Kouvolan Sanomat, Turun Sanomat ja Nelosen Uutiset. Kouvolan Sanomat valittiin mukaan aiemman, hyväksi koetun yhteistyön takia. Lisäksi lehden emoyhtiö, Kymen Lehtimedia Oy, oli juuri viime syksynä hankkinut kaikille kolmelle aluelehdelleen (KS, Kymen Sanomat, Etelä-

1 JOHDANTO 7 Saimaa) uuden toimitusjärjestelmän, joten teknologiapanosten näkyvä käyttöönotto oli toimittajien tuoreessa muistissa. Turun Sanomat valittiin mukaan maakuntalehtenä. Turun Sanomilla on myös uuteen teknologiaan positiivisesti suhtautuvan lehden maine, vaikka sillä onkin vanhat kunniakkaat perinteet. Vastaava päätoimittaja on vaikuttamassa uutistoimitusten uudistumiseen maailmanlaajuisesti kansainvälisen sanomalehtien yhteistyöjärjestön Newsroom in Change projektissa. Projekti selvittää uutistoimitusten muutoksia niiden siirtyessä uudelle vuosisadalle./26//61/ Nelosen Uutisten valintaan vaikutti useita syitä: selvitykseen haluttiin mielipiteitä myös toisaalta televisiomaailmasta ja toisaalta valtakunnallisesta uutistoimituksesta. Tällä tavoin saadaan vertailukohtaa tietyllä alueella toimiviin lehtiin. Tämän lisäksi uutistoimitus on perustettu vasta muutama vuosi sitten. Sillä ei siksi ole painolastinaan vanhan uutistoimittamisen perinteitä, vaikka itse toimittajat ovatkin kokeneita. Näin asiat on tehty meillä ennenkin mentaliteettiä ei kuitenkaan noin nuoresta toimituksesta löydy. Tämä antaa mielipiteille hieman erilaisen näkökulman, vaikka työtehtävät ovat kuitenkin samat. Tutkimus toteutettiin ns. survey -tutkimuksena, millä tarkoitetaan sellaisia kyselyn, haastattelun ja havainnoinnin muotoja, joissa aineistoa kerätään standardoidusti ja joissa kohdehenkilöt muodostavat otoksen tai näytteen tietystä perusjoukosta/34/. Standardoituus tarkoittaa sitä, että selvitettäviä asioita kysytään kaikilta vastaajilta täsmälleen samalla tavalla. Tässä tutkimuksessa käytettiin sekä kyselylomaketta, että haastatteluita. Haastatteluilla pyrittiin luomaan pohjaa kyselylomakkeen laatimista varten ja ne olivatkin vapaamuotoisempia. Varsinaista tutkimusta ei kuitenkaan kannattanut toteuttaa haastatteluilla, joten oli käytettävä kyselylomaketta.

2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 8 2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 2.1 Yleistä Tehokkuudesta puhutaan jatkuvasti yhä enemmän. Erilaisten laitosten ja yritysten tehokkuuden arviointi on saanut viimeisen kymmenen vuoden aikana sanomalehdissä yhä enemmän palstatilaa./46/ Tehokkuus on vaikea käsite. Vaikean siitä tekee seikka, ettei sillä ole yhtä yleispätevää määritelmää. Määritelmät vaihtuvat aihepiirin mukana. Kun joissain yhteyksissä tehokkuus on puhtaasti aikasidonnainen asia, toisissa se määritellään enemmän panosten ja tuotosten kautta./46/ Tehokkuudella tarkoitetaan usein tuottavuutta ja päinvastoin. Tämä johtuu osittain siitä, että tehokkuus kääntyy englanniksi sekä sanalla efficiency että sanalla effectiveness. Tehokkuustutkimuksissa sanat on käännetty kuvaavammin taloudellisuudeksi (efficiency) ja tuloksellisuudeksi (effectiveness)./46/ Käytettävyystutkimuksessa /4/ sanat efficiency ja effectiveness on määritelty hieman eri tyyppisesti. Effectiveness mitataan sen mukaan kuinka suuren osan tavoitteistaan saavuttaa. Mittayksikkönä tässä on prosentit. Efficiency-sanaan taas liitetään aikaan jolloin tarkastellaan kuinka paljon aikaa tietyn tehtävän tai tehtävien suorittamiseen menee. 2.2 Tehokkuuden määrittely kirjallisuudessa Vaikka tuloksellisuus ja tehokkuus mielletään yleisesti lähes synonyymeiksi, löytyy kirjallisuudesta /42/ myös määritelmä jonka mukaan tehokkuus on yksi komponentti, josta tuloksellisuus muodostuu. Muut vaikuttavat osa-alueet tuloksellisuudessa ovat vaikuttavuus, kannattavuus, laatu, tuottavuus ja taloudellisuus. Toisaalla tuloksellisuus määritellään sillä tehdäänkö asiat annetuilla voimavaroilla oikein sekä sillä tehdäänkö niillä oikeita asioita /47/. Campbell on määritellyt tuloksellisuuden edellä ollutta tuloksellisuuden osa-aluelistaa huomattavasti yksityiskohtaisemmin (Taulukko 1) /46/:

2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 9 Taulukko 1. Campbellin lista niistä muuttujista, joita on ehdotettu tuloksellisuuden indikaattoreiksi (1977) /46/ Campbellin lista tuloksellisuuden kriteereistä yleinen tuloksellisuus tehokkuus laatu kasvu liikevaihto motivaatio kontrolli joustavuus/sopeutuminen päämäärä-konsensus roolien ja normien yhteensopivuus taidot johtotehtävissä informaation jako ja kommunikaatio ulkopuoliset arviot osanotto ja jaettu vaikuttaminen saavutusten korostaminen tuottavuus voitto onnettomuudet poissaolot työtyytyväisyys moraali konfliktit/koheesio suunnittelu ja päämäärien asettaminen organisaation päämäärien sisäistäminen johdon ihmissuhdetaidot valmiudet ympäristön hyödyntäminen stabiliteetti inhimillisten resurssien arvo koulutuksen ja kehittämisen korostaminen Viime vuosisadalla tehtiin paljon tutkimuksia tehokkuudesta. Taulukosta 2 on helppo havaita tehokkuuskäsitteiden moninaisuus. Taulukossa 1 ollut Campbellin lista osoittaa samaa asiaa. Nykyajan tehokkuuskäsityksien kovien mittareiden, kuten liikevaihdon ja voiton lisäksi mukana on myös pehmeitä arvoja, kuten johdon ihmissuhdetaidot ja inhimillisten resurssien arvo. Käsitteiden moninaisuus on johtanut siihen, että tutkijat ovat voineet käsittää tehokkuuden haluamallaan tavalla. Empiirisissä tutkimuksissa onkin syntynyt ongelmia juuri siksi, että yleisiä ja hyväksyttyjä kriteerejä tuloksellisuuden ja tehokkuuden toteamiseksi ei ole voitu löytää. /46/

2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 10 Taulukko 2. Tehokkuuden käsite organisaatiossa 1900-luvulla. /46/ Tutkija Frederick Taylor (1911) Henri Fayol (1916/1925) Elton Mayo (1933) Chester Barnard (1938) Herbert Simon (1947) E.L.Trist ja K.W.Bamfort (1951) Alferd Chandler (1962) Alfred P. Sloan (1963) Douglas McGregor (1960) Rensis Likert (1961, 1967) P.R.Lawrence J.W.Lorsch (1967) Robert Townsend (1970) M.T.Hannan J.Freeman (1977) Thomas Peters Robert Waterman (1983) Tehokkuuden käsite Tuotannon maksimointi, kustannusten minimointi, resurssien optimaalinen käyttö, työtehtäviin erikoistuminen Työnjako, autoritaarisuus ja kuri Tuottavuus työntekijöiden tyytyväisyyden kautta: tyytyväisyys työntekijöiden fyysisten ja emotionaalisten tarpeiden huomioimisen kautta Sisäinen tasapaino ja ulkoisten olosuhteiden yhteensovittaminen Päämäärien rationaalisen kehittämisen kautta saavutettava resurssien säästö, informaatioprosessien tehokkuus Sisäisten prosessien sosiaalinen ja teknologinen yhteensopivuus Rakenteen/strategian yhteensopivuus ilmeten organisationaalisena kasvuna, kilpailukykynä, ympäristön kontrollointina ja joustavuutena/sopeutumisena Skaalatuotot, ROI, tavoitteiden saavuttaminen (MBO) Työntekijöiden tyytyväisyys, tuottavuus, koheesio, lojaalisuus, avoin kommunikaatio Ympäristön ja organisaation yhteensopivuus, nopea muutosprosessi Kannattavuus, henkilökunnan suorituskyky, yksinkertainen rakenne ja yksinkertaiset säännöt Selviytyminen Toiminnan harhat, asiakasläheisyys, itsenäisyys ja yrittäjyys, erilaiset arvot Laitisen tutkimuksessa /46/ määritellään tehokkuuden ja tuloksellisuuden keskinäinen suhde (Kuva 1). Esimerkkinä käytetään liiketoimintaa harjoittavaa yksikköä. Alimmassa pisteessä ei harjoiteta lainkaan liiketoimintaa, jolloin suoritustaso on nolla. Kun liiketoimintaa harjoitetaan ilman tavoitteita ollaan normaalilla suoritustasolla. Tavoitesuoritustaso tuo mukaan tavoiteajattelun. Kun todellinen suoritustaso ja

2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 11 tavoitesuoritustaso ovat samat, voidaan toimintaa pitää tuloksellisena. Organisaatio voi kuitenkin toimia vielä paremmin. Maksimisuoritustasolla yksikön kaikki voimavarat ovat käytössä. Maksimisuoritustasoa ei kuitenkaan voida pitää yllä kovinkaan pitkään uuvuttamatta täysin työntekijöitä. Maksimisuoritustason ja tavoitesuoritustason väliltä voidaan kuitenkin teoriassa löytää taso, jossa organisaatio toimii tehokkaasti eli ottaa työntekijöistä kaiken irti kuitenkaan uuvuttamatta heitä ja myy suoritteensa eteenpäin optimihintaan. Tätä tasoa kutsutaan optimisuoritustasoksi ja tällä tasolla toimiessaan organisaatio on tehokkaimmillaan. Maksimisuoritustaso Tehokkuus Optimisuoritustaso Tuloksellisuus Tavoitesuoritustaso Ei tavoitteita Normaali suoritustaso Liiketoiminta pysähdyksissä (esim. lakko) Nolla-suoritustaso Kuva 1. Suoritustasot liiketoimintaa harjoittavassa yksikössä. /46/ Nykysuomen sanakirjan /57/ mukaan tehokkuus on sama kuin teho. Tehon määritteiksi annetaan tehokkuuden lisäksi vaikutus, voima ja efekti. Yhtä, kaiken kattavaa määritelmää ei löydy. Sanan eksakti merkitys jää epäselväksi /46/. Insinööritieteissä tehokkuus määritellään työn tai muun energian muutokseksi aikayksikköä kohti /57/. Näin mitä nopeammin jokin asia tehdään, sitä tehokkaampaa on työ. Kustannuksia ei oteta huomioon lainkaan.

2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 12 Taloustieteissä /46/ tehokkuus mitataan vertaamalla käytettyjä panoksia rahamittaisiin kustannuksiin. Sillä tarkoitetaan siis kustannustehokkuutta. Näin on kuitenkin vain sen ollessa yhteydessä tekniseen tehokkuuteen. Tehokkuus voidaan myös määritellä vertaamalla toteutuneita määriä tavoitemääriin /42//47/. Toisaalta tehokkuus voidaan jakaa kahteen luokkaan. Allokatiivinen tehokkuus tarkoittaa resurssien allokointia siten, että niistä saadaan irti suurin mahdollinen hyöty. Kun resurssien jaon tehokkuus on selvitetty, on helpompi tarkastella niiden käytön tehokkuutta. Kokonaistehokkuus muodostuu siis näiden kahden osan summasta /46/: Kokonaistehokkuus = allokatiivinen tehokkuus + panosten käytön tehokkuus. Kirjallisuudessa esiintyy siis eri määritelmiä tehokkuudelle sen mukaan missä yhteydessä sanaa käytetään. Usein tehokkuus mainitaan määrittelemättä käsitettä mitenkään /58/. Ihmisten oletetaan tietävän mitä tehokkuus tarkoittaa. Paitsi organisaatioiden, myös työtekijöiden tehokkuuden arviointi nousi viimeistään viime laman myötä yleisesti kiinnostavaksi tutkimuksen kohteeksi. Internetin suosion noustua alkoi sinnekin ilmestyä oppaita ja neuvoja työntekijöiden arvioimiseksi. Sivustot vaihtelevat valmiista lomakkeista yksityiskohtaisiin oppaisiin tehokkuuden mittaamiseksi ja parantamiseksi./7//9/ 2.3 Tehokkuuden määrittely kyselytutkimuksella 2.3.1 Yleistä Tutkimusta varten pyrittiin selvittämään mitä tehokkuus tarkoittaa toimittajien mielestä. Koska yleispätevää määritelmää ei ole, selvitettiin asiaa toimittajille jaettavilla kyselylomakkeilla. Lomakkeiden kysymyksen asetantaa ja sanavalintoja varten haettiin tehokkuuden määritelmiä sekä kirjallisuudesta ja internetistä, että ottamalla selvää mitä tehokkuus ihmisten mielestä yleensä tarkoittaa.

2 TEHOKKUUDEN MÄÄRITTELY 13 2.3.2 Sähköpostikysely Jälkimmäinen toteutettiin valitsemalla ammattiryhmältään satunnainen joukko henkilöitä /69/, joille lähetettiin sähköpostitse kysymys: Mitä teidän mielestänne on tehokkuus? Taustaksi annettiin vain tieto, että kysymys liittyy diplomityöhön, jonka aihetta ei kuitenkaan kerrottu. Tällä pyrittiin saamaan vastauksille mahdollisimman neutraalit lähtökohdat. Vastauksia saatiin kaiken kaikkiaan 17 kappaletta, joissa oli 20 tehokkuuden määritelmää. Näistä lähes kaikki liittivät ajan käsitteen kiinteänä osana tehokkuuteen: Paljon tuloksia lyhyessä ajassa. Suorituksen tapahtuminen mahdollisimman lyhyessä ajassa. Asiat saadaan tehdyksi nopeasti. Työnteon määrä suhteessa aikaan. P=dW/dt Vähemmistö liitti määritelmään laadun: Hyviä tuloksia vähällä vaivalla. Työn tai tehtävän suorittaminen nopeasti ja hyvin, pysyen aikataulussa. Luotettavan ja laadukkaan tuloksen tuottaminen vaaditulla aikataululla. Kuten huomataan, liittyy aika myös kahteen viimeiseen esimerkkiin. Myös työhön keskittyminen, resurssit ja pieni vaivannäkö mainittiin muutamassa vastauksessa. Aika oli kuitenkin se tekijä, joka ensimmäisenä yhdistettiin tehokkaaseen työhön. 2.3.3 Toimitukset Toimittajien tehokkuuskäsitystä selvitettiin kolmessa pääkaupunkiseudun uutistoimituksessa. Kohdetoimitukset valittiin pääkaupunkiseudulle sijoittuneista toimituk-