Yleistä sisällön raportoinnista Loppuraporttiohjeistus Innovaation siirto -hankkeille Päivitetty 10.5.2013 Jokainen hanke toimittaa vain yhden väli- ja loppuraportin. Koordinaattori on vastuussa tietojen kokoamisesta partnereilta. Partnereiden vastuulla on seurata ja dokumentoida toimintoja ja toimittaa tiedot koordinaattorille sovitussa aikataulussa. Raportti on partneriryhmän laadullinen kuvaus hankkeen eri vaiheista sillä tasolla, että ulkopuolinen voi saada selkeän kuvan hankkeen etenemisestä. Liitteet täydentävät raportin tietoja ja mahdollistavat raportin arvioinnin. Yleistä loppuraportista Koko hankkeen kuvaus ja arviointi alusta loppuun saavutettiinko tavoitteet? viimeinen maksatus? Lähtökohtina alkuperäinen hakemus/sopimus Jatkoa väliraportille, huomioidaan väliraportista annettu palaute ja ohjeistus CIMOsta Huomioidaan väliraportissa ja sopimusmuutoksissa ilmoitetut muutokset toiminnoissa, tuotteissa ym. Yhteys talousraporttiin ja arviointiin ( todennus ) Raportti tehdään hankkeen työkielellä Perustuu projektiseurannalle Yleistä Loppuraporttilomakkeen linkki on toimitettu projektin koordinaattorille sähköpostitse Loppuraportti jätetään kolmena kappaleena: 1 alkuperäinen ja 2 kopiota. Tuotteet ja muut sisältöön liittyvät liitteet mukaan kaikkiin kappaleisiin Taloustaulukoiden liitteistä sekä muista taloushallinnon liitteistä (alihankintasopimukset jne.) riittää alkuperäinen ja yksi kopio
A-B. Projektin tiedot ja raportointiaika C. Sopijaorganisaatio D-E. Partneriryhmä, mahdolliset muutokset ja kokoukset F. Hankkeen toiminnot & tulokset/tuotteet G. Innovaation siirron toteutuminen hankkeessa H. Levitys ja tuotteiden/tulosten hyödyntäminen I. Vaikuttavuus J. Hankkeen linkki EU:n koulutuspolitiikkaan K. Palautetta kansalliselle toimistolle TOI-hankkeen hakemisesta ja hallinnosta L. Mahdolliset ongelmat & yleiset kommentit hanketyöstä M. Lista raportin liitteistä N. Talousraportin yhteenveto (lisäksi erillinen excel-raportti) O. Anomus LdV-tuen viimeisestä maksuerästä C. Sopijaorganisaation tiedot Selvitys jos eri allekirjoittaja kuin sopimuksessa Tietoja ei voi muuttaa raporttilomakkeeseen jos tiedot ovat virheelliset korjaa muutokset lomakkeeseen käsin D. Partneriorganisaatioiden tiedot E. E.1. Muutokset partneriryhmässä & kokoukset Muutokset partneriryhmässä, partnerien työnjaossa sekä budjetissa Partnerikokoukset (raportin liitteeksi kokousten pöytäkirjat ) Loppuporttilomakkeen sisältö F.1. F.2. Toiminnot, tulokset ja tuotteet F.1. Yleiskuvaus tehdystä työstä, tavoitteiden saavuttamisesta ja kv-yhteistyöstä hankkeessa F.2. Tuotteet ja tulokset Myös arvioinnin ja testauksen toteutus ja tulokset Hakemuksessa luvatut tuotteet ja tulokset ovat arvioinnin lähtökohta: hakemuksessa ja sopimuksessa sitouduttu tiettyihin tuotteisiin (vrt. hakemus ja contracting form) myös kieliversioihin! Käytä tuotteista samaa nimeä kuin contracting form-lomakkeen kuvauksissa Jos tuotteet saatavilla suljetussa ympäristössä liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä tuotteet löytyvät G. Innovaation siirron toteutuminen Kuvaus tuotteiden siirto prosessista H. Levitys ja tuotteiden/tulosten hyödyntäminen Kuvaa levitystä ja hyödyntämistä tuotteiden ja tulosten osalta sekä loppukäyttäjiltä saatua palautetta Liitteeksi levitysdokumentit (partnerien levitysraportit, esitteet, lehtileikkeet, www-sivujen osoitteet, seminaariohjelmat yms. levitykseen liittyvä dokumentaatio) myös partnereilta!
I.1. I.5. Vaikuttavuus Kuvaus hankkeen vaikutuksista koulutusalaan, kohderyhmään, osallistuvien maiden koulutusjärjestelmiin jne. Kuvaus mahdollisista tulosten käyttäjistä Kuvaus miten tuloksia aiotaan hyödyntää hankkeen päättymisen jälkeen J. Hankkeen linkki EU:n koulutuspolitiikkaan Kuvaa miten hanke on vastannut ohjelman painopisteisiin ja muihin LLP-ohjelman tavoitteisiin K. Palautetta kansalliselle toimistolle TOIhankkeen hakemisesta ja hallinnosta Tässä kohdassa voi antaa palautetta kansallisen toimiston tuesta hankkeen aikana, raportointilomakkeista, tiedon saatavuudesta hakemiseen ja hankkeen hallinnointiin liittyen jne. L. Mahdolliset ongelmat & yleiset kommentit hanketyöstä Kuvaa mahdollisia hankkeessa esiin tulleita ongelmia työprosessissa, partneriyhteistyössä jne. Kuvaa myös millaisia ratkaisuja ongelmiin on löydetty Tässä voi kuvata myös muita hankkeessa esiin tulleita seikkoja, esimerkiksi lisäarvoa tuovia toimintatapoja, prosesseja jne. Raportin liitteet 1/3 Laadi raportin kohtaan M lista liitteistä Partnerikohtaiset liitteet selkeästi järjestetty ja numeroitu Systemaattiset viittaukset tekstissä liitteisiin Jos liitteet tai tuotteet löytyvät netistä, liitä tarkat linkit ja selitykset mukaan raporttiin Salasanat ja käyttäjätunnukset ilmoitettava raportissa (intranet, sähköiset alustat, nettisivut) Pääsivuja kannattaa tulostaa netistä osaksi raporttia Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen jonkinlainen kartta netistä löytyvien asiakirjojen luettavuuden tueksi
Raportin liitteet 2/3 Raporttia ja arviointia tukevat liitteet: partnerikokousten pöytäkirjat ja osallistujalistat sisäiset raportit, selvitykset seminaarien ym. osallistujalistat levitykseen liittyvät artikkelit ja materiaalit (kaikilla partnerikielillä -> autenttisuus) huom! jos saatavilla projektin www-sivuilta/intrasta, liitä paperiversiot harkinnan mukaan tai toimita liitteet tikulla myös liitteistä 1 alkuperäinen + 2 kopiota (talouden dokumenteista riittää 1 alkuperäinen + 1 kopio) Raportin liitteet 3/3 Pakolliset liitteet: alihankintakuitit ja sopimukset ja mahdolliset kilpailutusdokumentit (yhdet kopiot riittää) kopiot maksuista partnereille = pankin tiliotteet (yhdet kopiot riittää) partnerisopimukset (jos ei toimitettu aiemmin) tuotteet Älä liitä raporttiin: muita kuin yllämainittuja kuitteja tulostuksia kirjanpidosta Talousraportti Yleistä: Talousraportti koostuu kahdesta osasta: Sähköisen raportointilomakkeen osio N (syntyneet kustannukset per partneri per kululuokka) tarkista, että luvut täsmäävät excel-raportin kanssa! Varsinainen talousraportti excel-muodossa Talousraportin kaikki osat tulee täyttää Kaikki kulut koko projektikaudelta raportoidaan, myös ne jotka raportoitiin väliraportissa Merkitse boldilla, jos olet korjannut esim. väliraporttipalautteet johdosta raporttia, selitys esim. erilliseen liitteeseen Merkitse taulukkoon jollakin tapaa kohta josta alkaa toisen kauden kulut. Tämä helpottaa arvioijan työtä. Ks. erillinen ohjeistus talousraportointiin: www.cimo.fi/leonardo Innovaation siirto Osallistujalle Vain kriteerit täyttävä raportti tarkastetaan: Virallinen allekirjoitus (sama kuin sopimuksessa) Kaikki sisältö- ja talousraportin osiot täytetty Alihankintasopimukset ja kuitit liitteenä Tiliotteet partnerimaksuista liitteenä Tuoteversiot liitteenä ADAM-tietokanta päivitetty Raportista toimitettu 1 alkuperäinen + 2 kopiota Ks. tarkistuslista osoitteessa www.cimo.fi/leonardo Innovaation siirto -hankkeet Osallistujalle
Arviointiprosessi Loppuraportilla on kaksi arvioijaa: yksi CIMOsta ja yksi ulkopuolinen arvioija Loppuraportin lähettämisen jälkeen hankkeelle ilmoitetaan mikäli projektilta pyydetään kuittikopioita; kustakin vuosikerrasta valitaan lisäksi muutama hanke, johon tehdään tilintarkastus. Myös sisältöön liittyviä tarkennuksia saatetaan kysyä Viimeinen maksuerä suoritetaan, kun tarvittavat kuitit on saatu ja tarkastettu ja loppuraportti hyväksytty