PERSONEC HR-JÄRJESTELMÄ Käyttöohje Esimies Personec HR-järjestelmä sisältää valtion palkkausjärjestelmän (yliopistot) arviointilomakkeet, joihin tallennetut tiedot siirtyvät järjestelmässä VPJ-arviointiprosessin mukaisesti. Järjestelmässä olevat ja sinne tallentuvat tiedot näkyvät käyttäjille kullekin määritellyn käyttäjäroolin mukaisesti, toisin sanoen kukin käyttäjä näkee vain hänelle sallitut tiedot. Roolit määräytyvät VPJ-prosessin mukaisesti. Työntekijällä on oikeus omiin tietoihinsa, esimiehillä työntekijöidensä tietoihin ja yksikön johtajalla oman yksikkönsä henkilökunnan tietoihin. Arviointiryhmien jäsenillä on lukuoikeudet oman arviointiryhmänsä tehtävänkuvauslomakkeisiin ja vaativuustasotietoihin sitten kun ao. lomakkeet ovat tulossa arviointiryhmän käsittelyyn. Työnantajapäätöksen jälkeen työntekijä, esimies ja yksikön johtaja näkevät tehdyn päätöksen sekä prosessin aikana annetut arviointitiedot. Sisäänkirjautuminen Personec HR-järjestelmä toimii Internet Explorer 6 tai 7-selaimella ja Mozilla FireFox (2.0) - selaimella. Personec HR:ää käytetään Lapin yliopiston verkossa. Sisäänkirjautuminen järjestelmään tapahtuu osoitteessa: https://secure.personec.com/hr/ulapland/personahre/ Käyttäjätunnus on sama kuin muihin yliopiston järjestelmiin (esim. mmeikala). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla syötä sinulle sisäisellä postilla jaettu salasana, joka tulee vaihtaa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Huom! Selaimen Back-näppäin ei toimi järjestelmässä! Salasanan muuttaminen Salasanan vaihto tapahtuu jatkossa Vaihda Salasana (Change Password) -painikkeesta. Salasanan tulee olla vähintään 8 ja enintään 32 merkkiä pitkä. Se ei saa olla mikään kolmesta edellisestä salasanasta eikä se saa sisältää erikoismerkkejä (esim. %), skandeja (å, ä, ö) tai välilyöntejä. Järjestelmä edellyttää salasanan vaihtamista 1 vuoden välein.
Tulostaminen 2 Tulostaa voi lomakkeet Tulosta-painikkeella. Järjestelmän tiedot Järjestelmään kirjautumisen jälkeen näytölle avautuu HR-järjestelmän päävalikko. Samanaikaisesti näytölle avautuu luettelo niistä henkilöistä, joiden tietoihin esimiehellä on oikeus. Järjestelmä kattaa seuraavat henkilöstöryhmät: 1. Työntekijät-henkilöstöryhmä käsittää kaikki oman yksikön palvelussuhteessa olevat henkilöt, joiden palvelussuhde on voimassa tarkasteluhetkellä. 2. Pitkä poissaolo-ei ole käytössä 3. Entiset työntekijät-henkilöstöryhmä käsittää Lapin yliopistossa palvelussuhteessa olleet henkilöt, joiden palvelussuhde yliopistoon on päättynyt. 4. Muut-henkilöstöryhmä käsittää sellaiset henkilöt, jotka eivät ole palvelussuhteessa Lapin yliopistoon, mutta joilla on käyttöoikeus HR-järjestelmään esimerkiksi esimiesroolin vuoksi.
3 Henkilöluettelon voi tulostaa tai siirtää Exceliin (Excel-painike) muokattavaksi ja tulostettavaksi. Näytön vasemmassa laidassa olevia otsikoita eli toimintoja klikkaamalla pääsee siirtymään haluttuun toimintoon, esimerkiksi Henkilötiedot, Raportointi, Simulointi ja Ohje (esimiehet ja yksikön johtajat). VPJ-ohjeen linkistä pääsee Lapin yliopiston VPJ-sivustolle, josta löytyvät VPJarviointien suorittamiseen liittyvä ohje, vaativuuskartat ja -kehikot sekä niiden soveltamiseen liittyvät ohjeet. Henkilön nimeä klikkaamalla avautuu Henkilötiedot-linkki, jota klikkaamalla avautuu Henkilötiedot -näyttö. Sivun ylälaidassa olevaa Henkilölista-linkkiä klikkaamalla voi palata Henkilölistalle ja valita uuden tarkasteltavan henkilön tämän nimeä klikkaamalla. Tai Henkilölistalle voi palata myös sivun vasemmassa ylälaidassa olevaa Henkilötiedot-linkkiä klikkaamalla, jolloin sen alle avautuu Henkilölista-linkki. Tämän linkin kautta pääsee uudelleen henkilölistalle ja valitsemaan haluamansa henkilön. Henkilön perustiedot Henkilötiedoissa näkyvät työntekijän perushenkilötiedot ja mm. esimiehen nimi. Palvelussuhdetiedot Palvelussuhdetiedoissa näkyvät aina voimassa olevan palvelussuhteen tiedot. Mikäli henkilöllä on samanaikaisesti useita voimassa olevia palvelussuhteita, kunkin palvelussuhteen tiedot näkyvät erillisinä riveinä henkilölistalla. Mikäli henkilöllä on esimerkiksi kaksi voimassa olevaa palvelussuhdetta, hänelle avautuu henkilölistalle kahdet tiedot. Jos arviointi koskee molempia palvelussuhteita (esimerkiksi 50% tutkimusassistentti ja 50% suunnittelija), tulee arvioinnit tehdä molempiin palvelussuhteisiin erikseen. Koulutustiedot Koulutustiedoissa näkyvät työntekijän suoritetut tutkinnot suorituspäivämäärineen. Palkkatiedot Palkkatiedoissa näkyvät nykyisen tehtävän vaativuustaso, suoritustaso, suorituspisteet ja niitä vastaavat euromäärät. Kokonaispalkka-kentässä näkyy vpj-tasojen mukaisen palkkauksen ja muut henkilölle maksettavat erilliset lisät. Ei vpj:n piiriin kuuluvien työntekijöiden osalta palkkatiedoissa näkyy maksettava euromääräinen palkkaus. Arviointilomakkeet ja arviointiprosessi Arviointilomakkeet avautuvat kullekin työntekijälle automaattisesti sen mukaan, mitä vpjjärjestelmää hänen palvelussuhteessaan sovelletaan eli minkä järjestelmän mukaan palkkaus on alustavilla tasoilla määritelty tai aiemmin vahvistettu. Arviointiprosessin aikana lomakkeet avautuvat kullakin tasolla käyttäjäroolin mukaisesti.
4 Lomakkeisiin tallentuu aina merkinnän tai muutoksen tehneen henkilön käyttäjätunnus ja päivämäärä, jolloin muutos on tehty. Päivämäärä ja käyttäjätunnus näkyvät näytön oikeassa reunassa. 1. TEHTÄVÄN VAATIVUUDEN ARVIOINTI (lomake: Ope Vaati EM ja Muu Vaati EM) Huom! Järjestelmässä on automaattinen yhteyden katkaisu. Mikäli sisäänkirjautumisen jälkeen järjestelmää ei käytetä 20 minuutin aikana, yhteys katkeaa. Kun järjestelmään ollaan kirjaamassa tietoja, on tiedot syytä tallentaa mahdollisimman usein. Esimies (kaikki arviointijärjestelmät) Esimies kirjautuu HR-järjestelmään, jolloin hänelle avautuu Henkilölistalle arvioitavat työntekijät. Työntekijän nimeä klikkaamalla hän valitsee nimen alla olevan Henkilötiedotlinkin, jota klikkaamalla avautuu työntekijän Henkilötiedot-näyttö. Ryhmä-alasvetovalikosta hän valitsee ko. lomakkeen, johon työntekijä on tehnyt tehtävänkuvauksen ja ehdotuksen vaativuustasosta (lomake "Ope Vaati EM" ja " Muu Vaati EM"). Esimies tarkistaa työntekijän tekemän tehtävänkuvauksen oikeellisuuden ja käy työntekijän kanssa arviointikeskustelun tavoitteenaan yhteinen näkemys tehtävänkuvauksesta ja vaativuustasosta. Mikäli keskustelun perusteella tehtävänkuvausta vielä muutetaan, on työntekijällä siihen mahdollisuus niin kauan kunnes esimies on päivännyt ja allekirjoittanut lomakkeen.
5 Esimies merkitsee oman näkemyksensä vaativuustasosta alasvetovalikosta. Mikäli työntekijän ja esimiehen näkemys vaativuustasosta poikkeavat toisistaan, työtekijä voi tehdä erimielisyyden ja kirjaa oman näkemyksensä ja perustelut kohtaan Perustelut. Erimielisyystilanteessa työntekijä kirjautuu uudelleen järjestelmään, valitsee Ryhmäalasvetovalikosta tehtävänkuvauslomakkeen ("Ope Vaati TT" tai "Muu Vaati TT") ja kirjaa oman näkemyksensä Perustelut-kenttään ja tallentaa tiedot. Työntekijä päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv) ja allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot. Tämän jälkeen esimies päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot. Kun esimies on tehnyt arvioinnin, siitä lähtee sähköpostiviesti yksikön johtajalle. Mikäli esimies toimii myös yksikön johtajan roolissa, hänen tulee tehdä merkinnät sekä esimiehenä että yksikön johtajana. Yksikön johtajana hänen tulee klikata esim. henkilölistaa (vasemmassa reunassa) tai kirjautua järjestelmään uudelleen, jotta hän voi tallentaa tiedot myös tässä roolissa. Tämän jälkeen arviointiryhmä käsittelee arvioinnit, tekee ehdotuksen vaativuustasosta ja perustelee näkemyksensä tarvittaessa. Arviointiryhmän sihteeri merkitsee arviointiryhmän näkemyksen, päivää lomakkeen ja tallentaa tiedot. Arviointi avautuu tämän jälkeen työnantajalle päätöksentekoa varten. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikönjohtajalle, minkä jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. Ryhmä-alasvetovalikkoon avautuu lomake Ope Vaati TA-päätös, Muu Vaati TA-päätös, josta mainittuja tietoja voi tarkastella. 2. HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI Opetus- ja tutkimushenkilöstön arviointijärjestelmä (lomakkeet: Ansioiden dokumentointi EM, Ope Suoritus EM) Opetus- ja tutkimushenkilöstön henkilökohtaisen suoriutumisen arviointi alkaa työntekijän ansioiden dokumentoinnilla. Kun työntekijä ilmoittaa esimiehelle tehneensä ansioiden dokumentoinnin, käyvät työntekijä ja esimies arviointikeskustelun. Esimies tarkistaa ansiot (lomake Ansioiden dokumentointilomake EM) ja antaa lausunnon. Mikäli työntekijällä ja esimiehellä on ollut eriävä näkemys, työntekijä kirjautuu järjestelmään ja valitsee alasvetovalikosta Erimielisyys-kohdasta X:n ja kirjaa oman eriävän näkemyksensä Perustelut-kenttään ja allekirjoittaa ja tallentaa tiedot. Tämän jälkeen esimies päivää ja allekirjoittaa lomakkeen. Tämän jälkeen esimies arvioi työntekijän suoriutumisen (Ope Suoritus EM) ja kirjaa järjestelmään seuraavat tiedot:
o Opetukselliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim 60 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) 6 o Tutkimukselliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 30 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) o Yhteiskunnalliset ja yo-yhteisölliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 10 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) Esimiehen kirjattua järjestelmään edellä mainitut tiedot, hän painaa Laske-painiketta, jolloin järjestelmä ilmoittaa painotetun tuloksen, yhteenlasketun tuloksen ja suoritustason. Osuus työtehtävistä-kenttien yhteismäärän tulee olla aina 100%. Järjestelmä huomauttaa mikäli tämä ehto ei täyty. Tämän jälkeen työntekijä kirjautuu järjestelmään ja valitsee lomakkeen Ryhmäalasvetovalikosta ("Ope Suoritus TT"). Mikäli työntekijällä ja esimiehellä on ollut eriävä näkemys suoritustasosta, työntekijä valitsee alasvetovalikosta Erimielisyys-kohdasta X:n ja kirjaa oman eriävän näkemyksensä Perustelut-kenttään ja tallentaa tiedot. Työntekijä päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot ja ilmoittaa esimiehelleen. Esimies päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv) ja allekirjoittaa lomakkeen. Esimiehen tehtyä arvioinnin siitä lähtee tieto yksikön johtajalle sähköpostilla. Mikäli esimies toimii myös yksikön johtajan roolissa, hänen tulee tehdä merkinnät sekä esimiehenä että yksikön johtajana. Yksikön johtajana hänen tulee klikata esim. henkilölistaa (vasemmassa reunassa) tai kirjautua järjestelmään uudelleen, jotta hän voi tallentaa tiedot myös tässä roolissa. Yksikön johtajan arvioinnin jälkeen arviointi avautuu työnantajalle käsittelyä varten. Työnantaja vahvistaa suoritustason.
7 Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikönjohtajalle, jonka jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. ("Ope Suoritus TApäätös"). Muun henkilöstön arviointijärjestelmä (lomake: Muu Suoritus EM) Muun henkilöstön arviointijärjestelmässä henkilökohtaisen suoriutumisen arviointi alkaa esimiehen kanssa käytävästä arviointikeskustelusta. Keskustelun yhteydessä esimies arvioi työntekijän suoriutumisen työtehtävistään ja hänelle asetetuista tavoitteista. Esimies kirjautuu järjestelmään ja valitsee arvioitavan työntekijän Henkilölistalta työntekijän nimeä klikkaamalla. Henkilötiedot-näytöltä esimies valitsee Ryhmä-alasvetovalikosta arviointilomakkeen ("Muu Suoritus EM"). Tämän jälkeen hän kirjaa arvionsa yhdeksän eri osa-alueen osalta asteikolla 1-5 (mukaan luettuna puolet pisteet). Nämä osa-alueet ovat: 1. Ammatinhallinta 1.1 Osaaminen 1.2 Kehittyminen 1.3 Moni-/erityisosaaminen 2. Vastuullisuus 2.1 Oma-aloitteisuus 2.2 Yhteistyötaidot 2.3 Sitoutuminen 3. Laatu ja tuloksellisuus 3.1 Aikaansaavuus 3.2 Työn laatu 3.3 Taloudellisuus Esimiehen kirjattua järjestelmään edellä mainitut tiedot, hän painaa Laske-painiketta, jolloin järjestelmä ilmoittaa yhteispistemäärän ja suoritustason. Tämän jälkeen työntekijä kirjautuu järjestelmään ja valitsee lomakkeen Ryhmäalasvetovalikosta ("Muu Suoritus TT"). Mikäli työntekijällä ja esimiehellä on ollut eriävä näkemys suoritustasosta, työntekijä valitsee alasvetovalikosta Erimielisyys-kohdasta X:n ja kirjaa oman eriävän näkemyksensä Perustelut-kenttään ja tallentaa tiedot. Työntekijä päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot ja ilmoittaa esimiehelleen. Esimies päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv) ja allekirjoittaa lomakkeen. Esimiehen tehtyä arvioinnin siitä lähtee tieto yksikön johtajalle sähköpostilla. Mikäli esimies toimii myös yksikön johtajan roolissa, hänen tulee tehdä merkinnät sekä esimiehenä että yksikön johtajana. Yksikön johtajana hänen tulee klikata esim. henkilölistaa (vasemmassa reunassa) tai kirjautua järjestelmään uudelleen, jotta hän voi tallentaa tiedot myös tässä roolissa. Yksikön johtajan arvioinnin jälkeen arviointi avautuu työnantajalle käsittelyä varten. Työnantaja vahvistaa suoritustason. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja
8 yksikön johtajalle, jonka jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. ("Muu Suoritus TA-päätös"). Raportointi Valmiin raportin käyttö Raportointi-toimintoa voivat käyttää esimiehet omien työntekijöidensä tietojen osalta. Järjestelmässä on valmiit raporttimallit. Raportointi-toiminto käynnistetään järjestelmän pääsivun vasemmassa yläkulmassa olevasta Raportointi-linkistä. Linkkiä klikkaamalla avautuvat Raportointiluettelo- ja Raportointitoiminnot. Raportointiluetteloa klikkaamalla pääsee katselemaan järjestelmään luotuja raportteja. Valitsemalla "Ainoastaan yleiset raportit"-kohdan ja painamalla Hae-painiketta, saa näkyviin nämä raportit, jotka ovat käytössä käyttöoikeuksista riippuen. Valmista raporttia pääsee käyttämään klikkaamalla raportin nimeä. Tämän jälkeen näytölle avautuu "Sarakevalinnat" ja "Käynnistä raportti" -linkit. "Käynnistä raportti" -linkkiä klikkaamalla järjestelmä antaa ko. raportin. Henkilöluettelon tietoja voi tarkastella vielä tarvittaessa tarkemmin henkilöittäin klikkaamalla henkilön nimeä. Raportin tiedot voi siirtää tarkasteltavaksi Excel-taulukkolaskentaohjelmassa klikkaamalla Excelpainiketta. Yleisten raporttien tietoja ei voi muuttaa eikä niihin voi lisätä tietoja.
Käsiteltäessä henkilökunnan palkkaustietoja tulee noudattaa erityistä varovaisuutta. Raportteja ei saa lähettää sähköpostitse kenellekään. 9