31.5.2010 Työsuhde- ja lakiasiain jhtaja Juni Valjakka Infrmaatiteknlgian tiedekunnan kehittämisehdtukset rehtrin delegintipäätökseen 14.12.2009 sekä hallintkeskuksen antamiin hjeisiin tuntipettajien ttamisesta työsuhteeseen sekä alustavan palkkauspäätöksen tekemisestä ja palkan mainitsemisesta työspimuksessa Tiedekunta kats, että ylipist n lähtenyt suuntaamaan hallint- ja päätöksenmenettelykäytäntöjään kevyemmäksi ja näkee erittäin hyvänä, että asiiden valmistelu- ja päätöksentekikeus n j sin siirtynyt tiedekuntiin ja laitksille. Tiedekunnassa ei le llut vielä yhtään julkisen haun kautta tteutettavaa rekrytintia. Käytännön kkemusta n eniten täydentävän rahituksen prjekteille rekrytinneista. Edelleen kuitenkin krstuu vahva hallintkeskuksen rli valvjana, esim. palkkauspäätöksissä. Tiedekuntien ja laitksien esityksiin esim. palkkauksesta ei näytetä luttavan vaan niitä perustelematta muutetaan tai judutaan käymään erillisiä neuvtteluita kirjallisten esityksien lisäksi. Valvnnan sijaan hallintkeskuksen tulisi meidän mielestämme maksua palveluiden ja tuen antajan rli, luttaen, että yksiköissä timii vastuunsa tuntevat ratkaisijat ja valmistelijat. Yleisesti dkumenttien liikkumista n ajittain vaikea seurata, eikä useinkaan tiedetä esityksen tms. tilanteesta tai käsittelyn etenemisestä hallintkeskuksessa ja/tai rehtraatissa. Kaikki nämä hidastavat tehkasta ja sujuvaa henkilöstön rekrytintia. Epäselvyydet, hidasteet ja ei-tiedetämissä-mennään -tilanteet eivät le myöskään hyväksi ylipistn ulkiselle ja sisäiselle kuvalle. Kaiken kaikkiaan, erilaisia hjeita delegintipäätöksen lisäksi n ripteltuna eri dkumentteihin. Tivisimme, että näitä hjeita kerättäisiin yhteen. Lisäksi suullisia linjauksia, sillin kun ne kskevat useita yksiköitä ja usein tistuvia asiita, tulisi tehdä kirjallisina ja kerätä yhteen paikkaan internet-sivulle (vrt. suulliset hjeet mm. irtisanutumiskäytännöistä, tuntityöntekijän työspimuksesta, työspimuksen muuttamisesta). Muuten työntekijöiden yhdenvertaisuus vaarantuu. Lisäksi herää kysymys, mikä n suullisten hjeiden sitvuus. Js hjeet vat tarkitettu vain ratkaisijiden ja valmistelijiden käyttöön, ne vidaan laittaa salasanan taakse. 1. Kehittämisehdtukset rehtrin delegintipäätökseen 14.12.2009 Delegintipäätös liitteineen n sittain vaikeasti luettava. Päätöksen ja erityisesti liitteen 2 asiat menevät ajittain päällekkäin ja päätöstä pitää selata edestakaisin. Yhdistämistä visi harkita tai jättää päätössin yleisten tavitteiden ja periaatteiden linjaaminen, menettelyhjeisiin kaikki timintahjeet ja timintahjeita linjaavat tarkemmat periaatteet. Khta 2. Työspimuksen tekeminen Ensimmäisessä kappaleessa mainitaan valintapäätös, jka tulee tehdä aina ennen työspimuksen tekemistä. Oletettavasti tällä tarkitetaan liitteessä 2 hjeistettua hallinnn sisäistä päätöstä. Termit tulisi yhtenäistää. Hallinnn sisäisen päätöksen nimeäminen esim. työspimuksen valmisteluasiakirjaksi, valmistelumuisti tai valintamuistiksi timisi paremmin ja kuvaisi asiakirjan lunnetta paremmin. Hallinnn sisäisen päätöksen merkitys ja timivuus arviitava millin tarpeen, millin ei? Asiakirja (i.e. valmistelumuisti) timisi parhaiten ratkaisijan päätök- 1
senten tukena työspimusta allekirjitettaessa (valmisteluun liittyvä ei julkinen asiakirja). Khta 3. Vapautus työn tekemisestä Tekstikrjaus liitteen 2 khtaan 3.1. Palvelukeskuksen timinnasta vastaava henkilö vastaa siitä, että ennen työspimuksen allekirjittamista n tehty edellä mainittu päätäs (muisti). Työspimuksen laadinta vidaan alittaa yhtä aikaa päätöksen / muistin valmistelun kanssa, mikä npeuttaa asian etenemistä. Harkinnanvaraisen työstä vapautuksen kestäessä yhteensä vähintään klme vutta tulee vapautuksen peruste aina saattaa hallintkeskuksen arviitavaksi ennen varsinaisen vapautuksen antamista. Mitä käytännön vaikutusta / lisäarva arviinnilla n? Vik estää asian ratkaisijan ratkaisun? Onk muita keinja varmistaa, että ratkaisijalla n kknaiskuva ylipistn linjasta vastaavista tilanteista? Khta 4. Palvelussuhteen päättäminen.. Khta 6. Tutkijanuramalli.. Khta 7. Irtisanmisesta päättämistä ei le siirretty rehtrilta kenellekään tällä hetkellä. Henkilöstöpalveluiden suullinen hjeistus n, että irtisanutumisesta päättää se, jka n slminut työspimuksen. Tämä tulisi delegida ja hjeistaa kirjallisesti. Lisäksi henkilöstöpalveluista n hjeistettu, että ylipistn sisällä ei irtisanuduta, vaan uuden työspimuksen tekevä yksikkö tekee työspimuksen, jka krvaa aiemmin tehdyn spimuksen. Tämä lisi hyvä linjata, jtta kaikki timisivat samalla tavin, nyt erilaisia käytänteitä eri yksiköissä. On erittäin psitiivista, että ylipistlla n lähdetty kehittämään petus- ja tutkimushenkilöstön uramallia. Tivmme, että uramallia kehitettäessä tettaisiin mallia kansainvälisistä periaatteista ja timintamalleista. Näin kehittämistyössä näytetäänkin j etenevän. 6.2 n turha kk päätöksessä, kska se kuvaa epäselvästi jtain tulevaa päätöstä. Khta 6.3. Valmisteluryhmän rli, tehtävä ja kknpan epäselvä. Vivatk valmisteluryhmässä lleet lla tiedekuntaneuvstssa päättämässä esityksestä? Viimeinen kappale n mielestämme turha. On itsestään selvää, että lainsäädäntöä ja hallintkeskuksen hjeita n nudatettava ja siitä muistuttaminen n tarpeetnta. LIITE 1 Tiedekunnassa ei le tteutettu yhtään rehtrille ratkaistavaksi menevää työsuhteeseen ttamista, jten phdinta timivaltuudesta n tekemättä (esim. ylipistntutkijan ja lehtrin tehtävään yli neljän vuden määräajaksi täyttäminen). LIITE 2 Khta 1. Työspimuksen tekeminen 1.1 Lisäehtja khtaan vidaan merkitä tietja vain hallintkeskuksen erikseen antamien hjeiden mukaisesti. Ohjeita n paljn annettu suullisesti, lisäksi tarpeet vaihtelevat tämä ei timi käytännössä. 1.1 Työspimuksen muuttaminen pystyttävä tekemään kevyesti. Mikä n lennainen muuts? Muuttaminen vidaan tehdä kevyemmin erillisellä, työspimukseen järjestelmässä liitettävällä liitteellä (viittaus työspimukseen, kahtena kappaleena, standarditeksti). Uuden työspimuksen tekeminen muutstilanteissa n 2
liian raskas menettely. Kevyt menettely n tarpeen esim. muutettaessa työskentelypaikkakuntaa, nstettaessa työaikaa tai muutetaan nimikettä työtehtävien pysyessä samina (harvinainen). 1.1 Työspimuslmakkeeseen tulee menettelyhjeen mukaan merkitä jatk aikaisempaan työspimukseen js jatketaan uudella työspimuksella samaa tehtävää. Tarkitus n epäselvä, kska hallinnn sisäiseen päätökseen kirjataan jka tapauksessa työsuhteen ehdt. Vai halutaank työspimukseen näkyviin tehtävän jatkuminen? 1.3 Keajan käyttäminen alittavilla thtrikulutettavilla säännönmukaisesti ei välttämättä le perusteltua. Yksittäistapauksissa käyttö vi lla perusteltua. Keaikaa käyttämällä saadaan ehkä räikeimmät tapaukset, jissa työ ei edes ala, pistettua, mutta tämä arviinti tehdään tarkkaankin j ennen työspimuksen slmimista. Keaika (4 kk) n melk lyhyt aika sittaa etenemistä jatk-pinnissa. Lisäksi pelkäämme, että keaikaa saatetaan käyttää väärin siten, että luvutaan kriittisestä arviinnista ennen työspimuksen tekemistä ajattelemalla, että hidetaan arviinti keajalla. Millaisin perustein työsuhde vitaisiin näissä tapauksissa purkaa (perustelut yhteisölle)? 1.6. (numerinnista puuttuu 1.5) Työpaikan llessa ulkmailla tulisi työntekijöiden ssiaaliturva-asiat tulee saada selkeiksi ja hidettua kuntn nykyistä paremmin (i.e. ei lähetyt työntekijät. Vai vidaank kaikki käsitellä kmennusmatkalaisina?). Tämä vaatii erittäin syvää saamista ja näin llen tulee hitaa hallintkeskuksessa keskitetysti. Keitä rehtrin päätös 14.1.1986 kskee? Keitä kuuluu petushenkilöstöön nk tutkijathtri, ylipisttutkija tässä, entä työsuunnitelman mukaisella tutkimusjakslla leva prfessri? Khta 2. Menettelyt työsuhteeseen tettaessa Tiedekunnassa yleisesti katstaan, että hakumenettelyssä ja työsuhteeseen ttamisessa llaan vielä sidksissa vanhihin timintamalleihin ja lakeihin. Uutta timintakulttuuria ei näytä syntyneen ja henkilöstön dtukset kevyemmästä rekrytintimenettelystä eivät le täyttyneet. Hakuprsessi nähdään edelleen raskaana ja liian hitaana ja muun muassa tästä syystä pikkeussääntöä käytetään säännönmukaisesti erityisesti täydentävän rahituksen prjekteihin rekrytitaessa. Avimet ja julkiset haut tulee hia sujuviksi prsesseiksi. Hallintkeskuksen rli tulee lla hakuilmituksen julkaisija, ei arviija. Avin haku termi epäselvä, Sisäinen haku kuvaavampi termi. Nyt vaatii aina termien selvittämistä valmisteltaessa hakuja rekrytivien henkilöiden kanssa. Sähköiset internet-lmakkeet sujuvittaisivat käsittelyä humattavasti. Erityisesti avimessa (sisäisessä) haussa tämä keventäisi prsessia sen kaipaamalla tavalla. Prfessri tms. visi täyttää lmakkeelle vaaditut tiedt, palvelukeskus täydentää ja tarkistaa, palvelukeskus julkaisee lmakkeen ylipistn nettisivuille. Teknisesti yksinkertainen tteuttaa, vrt. tiedekunnan tapahtumatiedtteet. Eriteltävä menettelytavat: kiireelliset haut vs. pysyviin tai pitkäaikaisiin tehtäviin rekrytinnit. 2.3. Täyttösuunnitelma vs. hakuilmitus. Hakuilmitus tulisi laatia palvelukeskuksessa eikä erillistä täyttösuunnitelmaa le tarpeen laatia muullin kuin prfessrin tehtävää täytettäessä. 3
HTV-kertymää ei tällä hetkellä pystytä ajantasaisesti seuraamaan yksiköissä. Käytännössä selvitystä n vaikea antaa lemassa levien tietjen perusteella. Yksiköissä tulee lla välineet rekrytintiin liittyvien riskien kartittamiseksi. 2.4. Rekrytinnin esteiden selvittäminen ei käytännössä timi: lemassa levista järjestelmistä ei saada tarvittavia tietja sujuvan selvityksen tekemiseksi. Khta 3. Perustelujen esittäminen 3.1 Päätösten perusteleminen nähdään tiedekunnassa tärkeänä, mutta esitysmuta tulisi arviida (erit. tuntipettajan ja -työntekijän työspimus). Tekstikrjaus liitteen 2 khtaan 3.1. Palvelukeskuksen timinnasta vastaava henkilö vastaa siitä, että ennen työspimuksen allekirjittamista n tehty edellä mainittu päätäs (muisti). 3.3. Opetusnäyte n vain yksi sa petustaidn arviintia, vrt. rehtrin päätös dsentin arvn myöntämisestä Hyvää petustaita arviitaessa tetaan humin petus- ja hjauskkemus, pedagginen kulutus, tutetut ppimateriaalit, muut petustimessa saavutetut ansit sekä petusnäyte. Muissa tilanteissa *kielitaidn+ arviinnin tekee dekaani/jhtaja, tarvittaessa tiedekuntaa/jhtakuntaa kuultuaan. Pitäisi letettavasti lla tiedekuntaneuvsta/jhtkuntaa kuultuaan. Kielitaidn sittamisesta vapauttaminen hieman turhaa erillisenä päätöksenä. Kielitaidn sittaminen vidaan tdeta valmistelumuistissa ilman erillistä päätöstä sen sittamisesta ja sittamisen vapautuksesta. Khta 4. Henkilöstöä kskevia määräyksiä 4.2. Tutkijathtri vitaisiin ttaa yli neljäksi vudeksi vain erityisellä perusteella. Tyypillisesti tehtävään n tarpeen rekrytida 3-5 vudeksi riippuen henkilöstä. Rekrytinti tulisi vida tehdä viiteen vuteen saakka ilman erityisiä perusteita. Epäselvää: Millin n kyseessä tutkijathtrin tai ylipisttutkijan tai lehtrin tehtävä, jka ei kuulu tutkijanuramalliin? Khta 5. Muita rekrytinnissa humintettavia asiita 5.1. Sivutimiluvan käsittely tulee hitaa tarkituksenmukaisesti. Suunnitteilla leva prsessi, jssa henkilö hakee, laitksen jhtaja pultaa, hallintpäällikkö tarkistaa ja pultaa ja hallintkeskus ratkaisee n liian mniplvinen. Hallintpäällikön rli epäselvä: Valmistelussa tulee timia neuvnantajana, mutta pultaminen / epääminen laitksen jhtajan hitse tuntuu udlta. Lisäksi, millä tavalla käytännössä asian valmistelee palvelukeskus, kun työntekijä itse n velvitettu tekemään sivutimihakemus. 5.2. Velvite yli klmen vuden vapautusta kskevissa hakemuksissa pyytää hallintkeskuksen arvi n epäselvä. Mikä vaikutus arviinnilla n ratkaisuun? Muita keinja? LIITE 3 Tiedekunnassa ei le vireillä prfessrin tehtävän täyttöä, jten käytännön kkemusta menettelyhjeen timivuudesta ei le. Kuten edellä n tutu esille, valmisteluryhmän rli n epäselvä ja tekeekö valmisteluryhmässä timiminen henkilön esteelliseksi asian seuraavien vaiheiden käsittelyssä. Mitä js valmisteluryhmä ja dekaani vat asiista eri mieltä? Prsessi rehtrin kannan selvittämiseksi n epäselvä. Hieman epäselväksi jää valmisteluryhmän, tiedekuntaneuvstn ja dekaanin rlit / timintajärjestys. 4
2. Kehittämisehdtukset hjeisiin tuntipettajien ttamisesta 31.12.2009 ja 1.2.2010 Tuntipetus ja tuntityöntekijän työspimus tulee vida tehdä ilman hallinnn sisäistä päätöstä (vrt. valmistelumuistita). Valmistelumuisti laaditaan tarpeen mukaan, muttei le pakllinen, js tiedt löytyvät työspimuksesta. 20 tunnin / 2 vkn raja n liian alhainen. Esim. 40h / 1 kk lisi käytännön timinnassa humattavasti parempi ja keventäisi byrkratiaa humattavasti. Omalle henkilöstölle ei tehdä yksittäisistä tunneista erillistä tuntipettajan työspimusta (esim. alle 20h?) Palkkisummien tarkistaminen kilpailukykyisiksi. 3. Kehittämisehdtukset alustavan palkkauspäätöksen tekemisestä ja palkan mainitsemisesta työspimuksessa Alle kuuden kuukauden palkkauspäätöksen kierrättäminen hallintkeskuksen kautta hidastaa valmistelua merkittävästi. Päätökset tulee vida tehdä yksiköissä y-tasn linjausten mukaisesti (rajat). Jhtajan tekemien alustavien palkkauspäätöksien rajjen uudelleen arviinti n tarpeen. Käytännössä ne tulee kierrättää edelleen hallintkeskuksen kautta, kska rajat n tehty liian alhaisiksi (menettelyt eivät tue hyvin suriutuvan henkilöstön rekrytintia). Palkkauspäätös tulee tehdä heti ikean tasisena, kska palkkausta ei enää muuteta takautuvasti ikealle taslle. 4. Muuta humiitavaa Tarvitaan mallispimus sellaiselle henkilön tai yrityksen tteuttamalle työlle, jka ei kuulu työspimuslain piiriin. Palkki- / tuntipetus- / tuntityömaksujen tulisi lla kansainvälisesti kilpailukykyisiä. Nyt käytetään valtin laitksen mukaista taulukka, mikä ei vi lla kansainvälisen, kilpailukykyisen ylipistn timintatapa. Tuntityönä teetetty työ (muu kuin petustyö) tulee tehdä kevyeksi tteuttaa. Kansainvälisen henkilöstön rekrytinti tulee saada sujuvaksi. Palveluita tulee keskittää ja merkittävästi parantaa ylipisttaslla. Tarpeet vat usein hyvin erilaiset ja laajemmat kuin sumalaisen ja/tai sumea saavan henkilön tarpeet. Henkilöstön perehdyttämiseen n panstettava. Henkilöstöpalveluiden internetsivujen kehittäminen henkilöstöä palvelevaksi tietpankiksi n tarpeen. Tim Tiihnen Varadekaani, henkilöstöasiat Sanna Hirvla Hallintpäällikkö 5